Автоматизация учёта арендованных средств(Характеристика предприятия и его деятельности)

Содержание:

Введение

Предметной областью курсового проекта является автоматизация учёта арендованных средств. Аренда является на данный момент одной из самых распространённых видов сделок. Договор аренды уменьшает затраты арендатора и позволяет без существенных трат пользоваться услугами, которые он арендовал. Заключение договора уменьшает финансовый риск. Если организация не получает финансового результата она может отказаться от дальнейшего использования объекта, вернуть его, владельцу. Аренда выгодна и арендодателю, так как временно свободное оборудование продолжает приносить доход.

Главной задачей автоматизации учёта арендованных средств, служит отслеживание услуг, которые сданы в аренду. Таким образом компания-арендодатель может отследить какое оборудование занято, а какое оборудование свободно. На основе этих данных, компания определяет свой ежемесячный доход. Благодаря автоматизации процесса «составления договора аренды» при помощи сайта, все данные арендатора попадают в базу данных компании, а копия договора приходит арендатору на почту.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Компания ООО «Электро-колёса»

Направление деятельности (размер и отрасль):

Размер: Средний бизнес, ООО.

Отрасль: Аренда элетросамокатов.

Предоставляемые услуги:

Компания занимается сдачей в аренду «Электросамокатов». Есть Call center который обзванивает клиентов для подтверждения аренды и спрашивает у них отзывы о нашей компании. Есть технический отдел, который следит за качеством техники и производит техническое обслуживание самокатов раз в несколько дней по расписанию. IT отдел который занимается разработкой и улучшением, сайта компании и базы данных. Есть финансовый отдел, который занимается осуществлением контроля и регулированием финансовой деятельность компании и управлением бюджетом.

Конкурентами являются: EcoWay, Samocat Sharing

Поставщики: Xiaomi

В последнее время на обработку запроса уходило слишком много времени и сервер периодически зависал. Ошибка была в том, что оборудование которое было установлено на сервере устарело, и не хватало ресурсов для их обработки и хранения. Поэтому генеральный директор решил обновить оперативную память и добавить новые SSD диски.

История ООО «Электро-колёса»

Компания ООО «Электро-колёса» была зарегистрирована 15 февраля в 2015. Основным видом деятельности компании является: «сдача в аренду электросамокатов». В начале открытия компании люди для того что бы арендовать электросамокат приходили в специально оборудованный киоск составляли договор аренды, оставляли залог и только потом брали самокат и могли наслаждаться прогулкой. Теперь всё гораздо легче достаточно просто зайти на сайт и забрать свой арендованный самокат в любой точке города. Теперь компания планирует: создать своё приложения для более удобного пользования услугами компании и начать расширяться и уже продавать электросамокаты. И она будет не только сдавать электросамокаты в аренду, но и продавать их. Это позволит увеличить доходы компании. В связи с пандемической ситуацией в 2020 году спрос среди некоторых клиентов упал так как были ограничения на передвижения по городу.

Финансовые показатели ООО «Электро-колёса» отображены в таблице 1

Наименование показателя	За 2016 год	За 2017 год	За 2018 год	За 2019 год	За 2020 год
Прибыль с аренды	1 млн. руб	1,3 млн. руб.	1,8 млн руб.	2,0 млн. руб.	1,4 млн. руб.
Число обслуженных клиентов	1000 чел	1440 чел	2300 чел	2500 чел	1600 чел
Выручка от аренды	500 тыс. руб.	300 тыс. руб.	600 тыс. руб.	831 тыс. руб.	397 тыс. руб.
Численность работников	20	24	22	28	26

Таблица 1 - Основные технико-экономические показатели

1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура ООО «Электро-колёса» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Организационная структура ООО «Электро-колёса»

Краткое описание организации

Отдел кадров учитывает работу сотрудников, определяет количество рабочих и выходных дней, а также подачей сведений в бухгалтерию организации.

Финансовый отдел занимается организацией финансовой деятельности компании с целью эффективного использования финансовых ресурсов, занимается разработкой прогнозов экономического развития компании и участием в формировании ключевых показателей деятельности, а также участием в разработке бизнес-планов, составлением перспективных и текущих финансовых планов. В финансовый отдел входит: главный бухгалтер, юридический отдел, бухгалтера.

Юридический отдел предприятия занимается
соблюдением законности на предприятии и юридической защитой его интересов, договорной работой, консультированием руководителей структурных подразделений и работников предприятия по юридическим вопросам.

Технический отдел занимается качественным и своевременным решением технических вопросов и заданий руководства предприятия, поддержанием технического оборудования предприятия в рабочем состоянии, обслуживанием электросамокатов которые не находятся в данный момент у арендатора. Если найден дефект который невозможно решить на месте, то забирает его в сервисный центр и уже там проводит необходимую работу. В тех. отдел входит: начальник тех. отдела, инженеры. Задача начальника тех. отдела состоит в том, чтобы составить расписание для каждого инженера и консультировать их в случае возникновения вопросов.

IT отдел занимается разработкой, улучшением сайта и базы данных компании. а также технического обслуживания компьютеров, организационной, вычислительной техники, серверного оборудования Учреждения и программного обеспечения, участие в планировании приобретения и распределения средств вычислительной и организационной техники, программного обеспечения, обеспечение системы доступа к сетевым ресурсам и прав доступа к режимам и функциям прикладного программного обеспечения, планирование, распределение и технический учет средств вычислительной и оргтехники, специального и прикладного программного обеспечения, средств телекоммуникаций и защиты информации, администрирование сетевых ресурсов, баз данных и обеспечение защиты от потери данных в компьютерных системах.

Call center этот отдел занимается тем что бы обзванивать клиентов для получения отзыва о компании и её услугах и подтверждения оплаты аренды.

Непосредственно все отделы предприятия подчиняются генеральному директору.

Предпосылки:

Компания среднего размера с системным подбором персонала, у которого обязательно должны быть навыки соответствующие должности на которую он претендует.

Сфера деятельности-сдачей в аренду электросамокатов.

Задача:

Максимально расширится в больших городах на сколько это возможно. Занять большую часть рынка чем конкуренты. Начать продавать электросамокаты.

Имеющие значения факторы:

• Большое количество конкурентов
• Резкий прирост потенциальных специалистов
• Повышенный спрос на компанию

Предложенные решения:

• Разработка автоматизированной системы, удовлетворяющей потребности заказчика
• Улучшение комплектующих на сервере

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес процессов

Моей задачей, решаемой на предприятии, является автоматизация учёта арендованных средств. Одним из этапов была диагностика на предприятии всех процессов которые связанны с арендой которые будет охватывать информационная система.

Основные функции данного процесса: 

1. получение платы за аренду
2. получение данных от арендатора
3. отправление копии чека арендатору на указанную почту
4. Данные о самокатах которые в прокате
5. Данные о неисправных самокатах
6. Данные о самокатах которые в ремонте

Автоматизация учёта арендованных средств начинается с поступления информации о самокатах, данных арендаторов и получения залога за аренду. Модель данного процесса и его декомпозиция показана на рисунке Рисунок 1.2, Рисунок 1.3 и Рисунок 1.4.

Рисунок 1.2-Контекстная диаграмма автоматизация учёта арендованных средств

Рисунок 1.3-Диаграмма IDEF0 процесса

Рисунок 1.4- Декомпозиция процесса

Для обоснования целесообразности внедрения данного решения был произведен сравнительный анализ уже готовых продуктов и приведен в таблице 1.2.

Название	Возможности	Комментарий
1с база данных версия «8.3.16.1296 (31.03.20)» База данных Microsoft Access	Основное отличие заключается в том, что разработчик «1С:Предприятия 8» не обращается к базе данных напрямую. Непосредственно он работает с платформой 1С описывать структуры данных в конфигураторе, манипулировать данными с помощью объектов встроенного языка, составлять запросы к данным, используя язык запросов. СУБД Access позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными: • добавлять в таблицу одну или несколько записей; • удалять из таблицы одну или несколько записей; • обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях; • находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.	С помощью данного решения можно вести все виды бухгалтерского и налогового учета, совместима с многими продуктами 1С, есть возможность создания отчетной документации, кроссплатформенная, довольно сложна при обучении, но существует огромная база обучающих видео. Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством СУБД Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. СУБД Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации.

Программные средства довольно похожи по функционалу и занимают одни из лидирующих мест на российском рынке, но в выборе оптимального решения предпочтение было отдано программе “Access”, исходя из привычности и простоты интерфейса для специалистов предприятия и приспособленности к специфике производственных процессов.

Техническая архитектура предприятия указана на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 Техническая архитектура предприятия

На всех компьютерах в ООО «Электро-колёса» используется операционная система Windows 10 Корпоративная от Microsoft, а также Office 2013 для удобства совместимости.

Для обеспечения безопасности используется Kaspersky Antivirus Protection.

Полный список программного обеспечения:

1. операционные системы: Windows 10 Корпоративная;

2. СУБД: Oracle 12.2, Microsoft SQL Server;

3. средства обеспечения информационной безопасности и защиты данных: Kaspersky Antivirus Protection, Kaspersky Internet security;

4. офисные приложения: Office 2013 (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Visio);

Таблица 5 – Программное обеспечение в ООО «Электро-колёса»

№п/п	Программное средство	Описание ПО
1	Windows 10	Операционная система
2	Архив ZIP – WinRAR	Архиватор
3	Visual Studio	Среда для разработки
4	Visio 2013	Программа для построения схем
5	Microsoft word 2016	Тестовый редактор
6	Office 365	Пакет офисных программ
11	Windows 7	Операционная система
12	Kaspersky Internet Security	Антивирус
13	Microsoft Access	Для создания базы данных

№п/п	Аппаратное средство	Конфигурация	Установленное ПО
1	Рабочая станция Моноблок HP 200 G3 3VA45EA (11 шт.)	Процессор: Intel Core i3-8130U Число ядер процессора: 2 Тип памяти: DDR4 Оперативная память, ГБ: 4 Общий объем HDD, ГБ: 1000 Общий объем SSD, ГБ: 128 Интерфейсы и разъемы: HDMI, USB 2.0, USB 3.2 Gen 1, RJ-45 Ethernet, Комбинированный 3.5 мм (выход на наушники/микрофонный вход)	Windows 10 Корпоративная, 1С: Бухгалтерия 8, PostgreSQL, Kaspersky Endpoint Security для бизнеса расширенный, Microsoft Office 2016
2	Телефон Xiaomi Redmi 9С 3/64Gb (Синий) Global Version NFC (8 Штук)	Android 10 поддержка двух SIM-карт экран 6.53", разрешение 1600x720 двойная камера: 13 МП, датчик глубины процессор MediaTek Helio G35 память 64 ГБ, слот для карты памяти 3G, 4G LTE, Wi-Fi, Bluetooth, NFC объем оперативной памяти 3 ГБ аккумулятор 5000 мА⋅ч вес 196 г, ШxВxТ 77.07x164.90x9 мм	Kaspersky Endpoint Security для бизнеса расширенный, Microsoft Office 2016
3	Сервер HP Proliant ML30 G10 P16928-421 (2 шт.)	Производитель Intel Линейка: Xeon Модель: E-2224 Количество ядер:4 Объём установленной памяти: 16 Гб Тип памяти: DDR-4 Количество слотов: 4 Форм-фактор HDD: 3.5" Интерфейс: SATA Сетевой интерфейс: 2x Gigabit Ethernet (1000 Мбит/с)	Windows server 2016, Active Directory, 1С: Бухгалтерия 8, PostgreSQL, Kaspersky Endpoint Security для бизнеса расширенный
4	ASUS RT-AC87U Модем (1 шт.)	Стандарт Wi-Fi 802.11: b, a, g, n, ac Частотный диапазон устройств Wi-Fi: 2.4 / 5 ГГц Одновременная работа в двух диапазонах: есть Поддержка MIMO: есть Макс. скорость беспроводного соединения: 2334 Мбит/с
5	Коммутатор (switch) TP-Link TL-SF1024D (2 шт.)	Количество LAN-портов: 24 Базовая скорость передачи данных: 100 Мбит/с Внутренняя пропускная способность: 4.8 Гбит/сек Размер таблицы MAC адресов: 8192 Сетевые стандарты: автоопределение MDI/MDIX Тип управления коммутатора: неуправляемый
6	Веб-сервер на платформе IBM System x3250	Сервер IBM x3250 M2 Core 2 Duo E4600 2.4GHz/800MHz 2MB L2  2x 512MB DVD-RW multiburner, O/Bay SAS/SATA 1U Rack Модуль памяти 2 GB (2x1GB) PC2-5300 CL5 ECC DDR2 SDRAM DIMM Kit Жесткий диск 500GB 7200-rpm Hot-Swap SATA II HDD

2.Информационное обеспечение задачи.

2.1 Информационная модель и её описание.

Таблица 6– Актеры и их описание

Актер	Краткое описание
Call-center	Сотрудник, занимающийся обзвоном клиентов для подтверждения
Программист	Занимается разработкой сайта
IT-отдел	Занимается поддержкой, обновлением серверов и техническим обслуживанием компьютеров в офисе
Финансовый отдел	Занимается расчётом стоимости аренды и подтверждением получения залога за аренду
Юридический отдел	Занимается составлением договора аренды

Таблица 2.1 – описание актеров

По описанному выше, составлена диаграмма прецедентов – рисунок 2.1.

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и результатной информации.

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов.

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных информации по услугам банка для физических лиц.

Нормативно-справочная информация представлена исключительно на электронных носителях, что значительно облегчит работу с документами и уменьшит объем документов на бумажных носителях. Всю информацию можно теоретически поделить на два класса: оперативная и условно-постоянная. В связи с тем, что постоянная информация составляет до 80% общего объема информации, циркулирующей в системе, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы справочной службы. Условия создания правильной организации хранения постоянной информации, приведут к устранению дублирования

информации, быстрому поиску необходимых данных, уменьшению объема хранимых данных.

В таблице 7отображены данные о хранении документов, используемых в АИС.

Таблица 7 – Данные о хранении документов, используемых в АИС

Документ			Информационные потоки				Хранение		Вывод на принтер
Наименование	регистрация в БД	формирование	внешний	внутренний	входящий	исходящий	на бумаге	в БД
Должностная инструкция	+	+		+		+	+	+
Табель учета рабочего времени		+		+		+	+	+	+
Трудовой договор	+	+			+		+	+	+
Штатное расписание			+		+	+	+	+
Отчеты	+		+	+		+	+	+
Итого	2	3	2	3	2	4	5	5	2

- в столбце “Регистрация в БД” указать знак “+” только для тех

документов, для которых в БД будут сохраняться значения идентифицирующих реквизитов и некоторых других, состав

которых должен быть определён на данной стадии проектирования;

- в столбце “Формирование” указать знак “+” для тех документов,

которые будут формироваться автоматически, на основе запросов к БД;

- столбцы “Входящий”, “Исходящий” заполняются только для внешних информационных потоков.

2.3 Характеристика базы данных.

Для проектирования ИС была создана модель сущность-связь. В ней определены все основные объекты (сущности) и связи, которые существуют между ними. Были выделены 2 сущностей: Самокаты, ДанныеКлиента.

Сущность «ДанныеКлиента»

Сущность «Самокаты»

Данный запрос создан для того что бы посмотреть «Арендованные самокаты».

Данный запрос создан для того что бы посмотреть «Самокаты в ремонте».

Данный запрос создан для того что бы посмотреть «Свободные самокаты

Для всех запросов была использована одинаковая модель построения запросов, так как она удовлетворяет то что от неё требовалось. Единственное различие в формуле которая определяет какую информацию вывести.

Формулы которые были использованы: «Самокаты: IIf([Арендованный] Is Null;"Арендованный";[СостояниеСамокатов])»- выводит арендованные самокаты.«Самокаты:IIf([Свободный]IsNull;"Свободный";[СостояниеСамокатов]) » -выводит свободные самокаты «Самокаты: IIf([Времонте] Is Null;"В ремонте";[СостояниеСамокатов])»-выводит самокаты которые находятся в ремонте.

Заключение

Мной проведена работа по теме автоматизация арендованных средств. В ходе работы мной была собрана и сгруппирована информация о работниках, спроектирована и разработана база данных автоматизация арендованных средств.

В первой части я произвел описание деятельности компании, рассмотрена проблема в устаревшем оборудовании, выполнена работа над входными данными базы данных. Также было составлено техническое задание на разработку базы данных «Автоматизация арендованных средств».

Во второй части я реализовал поставленную цель и решила задачи. Также я создала структуру базы данных благодаря программе Microsoft Office Access, разработаны таблицы и запросы.

В третьей части я привела показательный пример запросов..