Автоматизация контроля выполнения задач

Содержание:

ВЕДЕНИЕ

Как и во многих современных компаниях, так и в ООО “Авокадо” есть взаимосвязанные между собой компоненты: информационные технологии и бизнес. В своей курсовой работе я решил рассмотреть и автоматизировать бизнес-процесс по контролю выполнения задач.

Тема автоматизации бизнес-процесса актуальна и важна для любой современной компании.

Объектом моей курсовой работы я выбрал компания ООО “Авокадо”, которая занимается предоставлением образовательных услуг и обладает более 30 различными образовательными курсами по вхождению в профессии IT индустрии.

По-моему мнению компании, которые предоставляют образовательные услуги и организуют онлайн, и оффлайн мероприятия играют очень важную роль в поддержании необходимого уровня знаний для людей с технической IT специальностью.

Компания работает на Российском рынке с 2019 года. В ближайших планах компания планирует стать узнаваемым брендом среди работодателей и соискателей в IT. ООО “Авокадо” ведет активную компанию по продвижению своего бренда в интернете это необходимо для привлечения новых клиентов и повышения узнаваемости среди работодателей. Одной из особенностей предоставления услуг, является проведение онлайн курсов, что в свою очередь позволяет потенциальным клиентам осуществлять обучения вне зависимости от местонахождения, главным условием для успешного прохождения курса, является стабильный интернет и желание клиента.

Основным инструментом предоставления услуг компании, является web-сайт, на котором представлены активные курсы, планируемые онлайн и оффлайн события, сведения о компании, контактная информация. Так как web-сайт является основным инструментом в предоставлении услуг компании, то его необходимо активно поддерживать и вводить новые функциональные возможности для клиентов, исходя из этого это и будет одним из перспективных направлений для автоматизации процессов.

Предмет исследования: автоматизация бизнес-процесса по контролю выполнения задач на примере образовательной компании ООО “Авокадо”.

Цель данной работы - повышение эффективности деятельности образовательной компании ООО “Авокадо” путем автоматизации бизнес-процесса по контролю выполнения задач.

Соответственно с целью ставятся следующие задачи:

1. рассмотреть организационную структуру образовательной компании ООО “Авокадо”;
2. выявить функциональные обязанности подразделений;
3. описать бизнес-процесс по контролю выполнения задач;
4. разработать информационную модель;
5. спроектировать базу данных;
6. автоматизировать бизнес-процесс по контролю выполнения задач;
7. разработать экранные формы ключевых элементов.

Глава 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Одним из самых важных направлений в компании это развитие функциональности web-сайта, именно поэтому данное направление было выбрано для оптимизации и автоматизации процессов.

Главные технико-экономические характеристики компании ООО “Авокадо” на 01.02.2020 указаны в таблице 1.

Таблица 1.

Главные технико-экономические характеристики компании ООО “Авокадо”

№ п/п	Наименование характеристики (показателя)	Среднемесячное значение показателя
1	Количество клиентов	250
2	Оборот компании на одного клиента	25 тыс. руб
3	Количество предлагаемых курсов	15
4	Количество проведенных мероприятий	3
5	Количество штатных сотрудников	100
6	Среднее время оформления заявки	15 минут

Исходя из таблицы 1 видно, что оборот компании достигается с помощью доступности курсов, что позволяет предоставить услуги большему количеству клиентов.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Рисунок 1.1. Организационная структура компании ООО “Авокадо”

Отдел продаж, занимается:

1. формированием потенциальной базы клиентов;
2. формированием выгодных предложений предоставления услуг;
3. обзвоном потенциальных клиентов.

Департамент образования, занимается:

1. формированием курсов;
2. организацией онлайн и офлайн мероприятий;
3. проведение образовательных мероприятий.

IT - департамент, занимается:

1. Отдел дизайна:
   1. разработкой дизайн макетов для web-сайта;
   2. разработкой дизайн макетов для лендинговых страниц.
2. Отдел разработки:
   1. версткой дизайн макетов;
   2. разработкой основного функционала для web-сайта;
   3. поддержкой существующих проектов компании.

Бухгалтерия, занимается:

1. качественной подготовкой документов;
2. разработкой планов закупок;
3. ведением бухгалтерской и налоговой отчетности в полном объеме;
4. разработкой, внедрением и выполнением мероприятий, направленных на минимизацию налогообложения;
5. формирование учетной политики.

Юридический отдел, занимается:

1. урегулированием спорных ситуаций между клиентом и компанией.

Отдел кадров, занимается:

1. поиском специализированных кадров;
2. обучением персонала;
3. организацией повышения квалификации;
4. оцениваем работы персонала.

Имеющаяся организационная структура компании позволяет эффективно решать поставленные задачи перед бизнесом.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Основным видом деятельности компании организация и проведение образовательный курсов и мероприятий. Характеристика процесса представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Схема основного бизнес-процесса ООО “Авокадо”

Декомпозиция основного бизнес-процесса отражена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3. Декомпозиция основного бизнес-процесса ООО “Авокадо”

На входе имеется заявка на получение образовательных курсов, на выходе получаем проведенный образовательный курс.

Управлением, имеющими место в данном бизнес-процессе, являются нормативно-правовые акты, а также внутренние документы компании.

Механизмами работы в данном процессе, являются сотрудники отдела продаж, программное обеспечение необходимое для проведение заказов и формирования отчетности, сотрудники департамента образования.

Проанализировать основные бизнес-процессы делаем вывод, что основным процессом является оказание услуги по проведению образовательного курса, декомпозиция процесса проведения образовательных курсов представлена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4. Декомпозиция процесса по проведению образовательного курса

Проведение образовательных курсов состоит из следующих процессов:

1. формирование образовательных групп;
2. проведение теоретической части образовательного курса;
3. проведение практической части образовательного курса;
4. формирования отчета о проведенном образовательном курсе.

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Контроль выполнения задач осуществляется посредством формирования отчета по выполненным задачам, где отражена ключевая информация:

1. статус;
2. название;
3. исполнитель;
4. проект;
5. затраченное время.

Пример информационной модели описывающей процесс контроля за выполнением задач представлен на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1. Информационная модель процесса контроля за выполнением задач

Область 1

Отображает необходимые данные, которые должны находиться в информационная система(далее ИС) для корректной работы, а именно:

1. т. Пользователи;
2. т. Проекты;
3. т. Статусы;
4. т. Задачи.

Область 2

Отображает процесс формирования таблиц:

1. задачи;
2. проекты;
3. статусы.

Для создания задачи необходимо использовать информацию из таблиц:

1. пользователи;
2. проекты;
3. статусы.

Таблица “Пользователи” заполняются с помощью интеграции со старой базой данных(далее БД) или разработчиком при разработке ИС.

Таблица “Проекты”, “Статусы” заполняется непосредственно в интерфейсе существующей ИС.

Область 3

Отображает процесс взаимодействия пользователя с задачами.

Процесс взаимодействия состоит из следующих этапов:

1. редактирование статуса;
2. редактирование комментария;
3. редактирования затраченного времени.

Область 4

Отображает выходные экранные формы с данными ИС.

Менеджер проектов может сформировать отчет по выполненным задачам.

Пользователь может просмотреть список текущих задач, пользователей, проектов, статусов.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Таблица “задачи” формируется менеджером проектов, поля для заполнения:

1. название;
2. дата создания;
3. описание;
4. исполнитель;
5. проект;
6. статус;
7. комментарий;
8. оценка задачи;
9. затраченное время.

Для полей исполнитель, проект, статус предоставляется предзаполненный список для поля выбора, который формируется из справочников представленных в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Поля, содержащиеся в справочниках

Справочник	Поля
Пользователи	Код пользователя ФИО Номер телефона Электронная почта Должность Отдел
Проекты	Код проекта Название проекта Описание проекта
Статусы	Код статуса Название статуса

Экранные формы представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2.

Входные экранные формы

Название экранной формы	Роль	Справочники
Создание задачи	Менеджер проектов	Пользователи Проекты Статусы
Редактирование задачи	Менеджер проектов Разработчик Дизайнер	Пользователи Проекты Статусы

Рисунок 2.1. Экранная форма создания задачи

Рисунок 2.2. Экранная форма редактирования задачи

2.3. Характеристика результатной информации

При создании новых или редактировании существующих задач, происходят изменения в таблице “задачи”. Данная таблица формируется на основе пользовательских данных из экранных форм “создание задачи” и “редактирования задачи”, а также справочников пользователи, проекты, статусы.

Таблица “задачи” имеет обязательные поля для заполнения:

1. дата создания;
2. название;
3. проект.

А также поля, которые возможно оставить не заполненными:

1. описание;
2. исполнитель;
3. проект;
4. статус;
5. комментарий;
6. затраченное время;
7. оценка задачи.

Результаты выгрузки таблицы “задачи” представлены на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3. Экранная форма текущие задачи

Глава 3. Программное обеспечение задачи

3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разрабатываемая ИС для автоматизации контроля выполнения задач подойдет для IT – отделов.

Взаимодействие с ИС будет происходить с помощью браузера.

ИС должна, иметь функции:

1. авторизоваться в системе;
2. создавать задачи;
3. редактировать задачи;
4. формировать отчеты по различным параметрам.

Для создания базы пользователей в ИС необходимо провести интеграцию с имеющейся БД, либо завести собственную БД на основе бумажных носителей.

БД с проектами формируется внутри ИС.

Параметры для формирования отчетов:

1. статус;
2. проект;
3. исполнитель.

Типы статусов задачи:

1. открыта;
2. в работе;
3. выполнена;
4. завершена.

Так же при формировании отчета задается временной промежуток, если данный промежуток не задан, то по умолчанию равен 2 неделям.

В сформированном отчете, в названии задачи, содержится ссылка на задачу в ИС.

Таблица 1

Описание входных параметров

Наименование	Первичные показатели	Источник поступления
Создание проекта	Дата создание Название Проект	Менеджер проектов
Редактирование проекта	Название Описание	Менеджер проектов
Создание пользователя	Фамилия Имя Отчество Должность Отдел	Отдел кадров
Редактирование пользователя	Фамилия Имя Отчество Должность* Отдел*	Пользователь *Отдел кадров
Создание задачи	Дата создания Название Описание Исполнитель Проект Оценка задачи Затраченное время Комментарий Статус	Пользователь
Редактирование задачи	Название Описание Исполнитель Проект Затраченное время Статус	Пользователь
Формирование отчета по статусу	Статус Временной промежуток	Менеджер проекта
Формирование отчета по проекту	Проект Временной промежуток	Менеджер проекта
Формирование отчета по исполнителю	Исполнитель Временной промежуток	Менеджер проекта

Таблица 2

Описание выходных документов

Наименование	Реквизиты	Таблицы, на основе которых формируется	Способ отображения
Список проектов	Код проекта Дата создания Название Описание	Проекты	Экранная форма
Список пользователей	Фамилия Имя Отчество Должность Отдел	Пользователи	Экранная форма
Список задач	Код задачи Дата создания Дата окончания Название Описание Исполнитель Проект Оценка задачи (время) Затраченное время Статус	Пользователи Проекты Задачи	Экранная форма
Отчет по статусу	Статус Название Исполнитель Проект Затраченное время	Пользователи Проекты Задачи	Экранная форма
Отчет по проекту	Статус Название Исполнитель Проект Затраченное время	Пользователи Проекты Задачи	Экранная форма
Отчет по исполнителю	Статус Название Исполнитель Проект Затраченное время	Пользователи Проекты Задачи	Экранная форма

Дерево функций представлено на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1. Дерево функций

Сценарий диалога представлен на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2. Сценарий диалога

3.2. Характеристика базы данных

Таблицы представленные в БД представлены в таблицах 3.1. - 3.7.

Таблица 3.1.

Пользователи

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Первичный ключ
Код пользователя	id_employee	Int	50	Да
Фамилия	last_name	Str	100
Имя	name	Str	100
Отчество	patronymic	Str	100
Дата рождения	birthday	Date	100
Дата создания	date_created	Date	100
Коды ролей	id_roles	Array	25
Код должности	id_position	int	10
Код отдела	id_department	int	10
Электронный адрес	email	Str	100
Мобильный телефон	tel	Str	25
Логин	login	Str	100
Пароль	password	Str	100

Таблица 3.2.

Роли

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Первичный ключ
Код роли	id_role	Int	100	Да
Название роли	role_name	Str	100

Таблица 3.3.

Отделы

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Первичный ключ
Код отдела	id_department	Int	100	Да
Название отдела	department_name	Str	100
Коды проектов	id_projects	Array	25

Таблица 3.4.

Должности

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Первичный ключ
Код должности	id_position	Int	100	Да
Название	position_name	Str	100

Таблица 3.5.

Проекты

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Первичный ключ
Код проекта	id_project	Int	100	Да
Название проекта	project_name	Str	100

Таблица 3.6.

Статусы

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Первичный ключ
Код статуса	id_status	Int	100	Да
Название статуса	status_name	Str	100

Таблица 3.7.

Задачи

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Первичный ключ
Код задачи	id_task	Int	100	Да
Дата создания	date_created	Date	100
Название	task_name	Str	255
Описание	task_description	Str	255
Исполнитель	id_employee	Int	100
Проект	id_project	Int	100
Оценка задачи	task_time_estimate	Int	100
Комментарий	task_comment	Str	255
Затраченное время	task_time_elapsed	Int	100
Статус	id_status	Int	100

На рисунке 3.3. представлена ER-модель для ИС, которая решает проблему с автоматизации контроля выполнения задач.

Звездочкой помечены поля, которые должны быть уникальными.
Знаком “*” помечены поля, которые обязательны для заполнения.

Рисунок 3.3. ER-модель БД для ИС

Глава 4. Контрольный пример реализации и его описание

На рисунке 4.1. представлена экранная форма авторизации пользователя.

Рисунок 4.1. Экранная форма авторизации пользователя

На рисунке 4.2. представлена главная страница ИС для автоматизации контроля выполнения задач.

Рисунок 4.2. Главная страница ИС

На рисунке 4.3. представлена экранная форма, которая отображает существующих пользователей

Рисунок 4.3. Экранная форма с пользователями

На рисунке 4.4. представлена экранная форма, которая отображает существующие проекты

Рисунок 4.4. Экранная форма с проектами

На рисунке 4.5. представлена экранная форма, которая отображает существующие статусы

Рисунок 4.5. Экранная форма со статусами

На рисунке 4.6. представлена экранная форма, которая отображает существующие задачи

Рисунок 4.6. Экранная форма с задачами

На рисунке 4.7. представлена экранная форма, которая отображает отчет по задачам

Рисунок 4.7. Экранная форма с отчетом по задачам

На рисунке 4.8. представлена экранная форма, которая отображает отчет по задачам отфильтрованные по статусу

Рисунок 4.8. Экранная форма с отчетом по задачам отфильтрованные по статусу

На рисунке 4.9. представлена экранная форма, которая отображает отчет по задачам отфильтрованные по исполнителю

Рисунок 4.9. Экранная форма с отчетом по задачам отфильтрованные по исполнителю

На рисунке 4.10. представлена экранная форма, которая отображает отчет по задачам отфильтрованные по проекту

Рисунок 4.10. Экранная форма с отчетом по задачам отфильтрованные по проекту

На рисунке 4.11. представлена экранная форма, которая отображает профиль пользователя

Рисунок 4.11. Экранная форма с профилем пользователя

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В начале курсовой работы были поставлены задачи, которые были успешно выполнены.

Рассмотрена и спроектирована организационная структура компании ООО “Авокадо”, посчитаны экономические показатели, выявлены функциональные обязанности основных подразделений компании.

Описан основной бизнес-процесс компании ООО “Авокадо” с помощью функциональной модели IDEF0, а также декомпозиция главных процессов внутри функциональной модели IDEF0 это необходимо для эффективного анализа бизнес-процесса.

Разработана информационная модель работы информационной системы это необходимо для правильного и эффективного проектирования информационной системы.

Разработана база данных для спроектированной ранее информационной системы.

Проведена работа по автоматизации бизнес-процесса по контролю выполнения задач это необходимо для повышения эффективности работы сотрудников компании.

Для спроектированной ранее информационной системы были разработаны ключевые экранные формы на которых отражены наиболее важные части системы, а именно:

1. страница авторизации;
2. главная страница информационной системы;
3. страница со списком задач;
4. страница со списком проектов;
5. страница со списком статусов;
6. страница со списком пользователей.
7. страница редактирования задач;
8. страница создания задач;
9. страница с отчетами по задачам;
10. страница с профилем пользователя.

Разработка данных форм необходимо на данном этапе для представления визуальной части информационной системы.

Была рассмотрена специфика работы компании ООО “Авокадо”, а именно цели и задачи, которые ставит перед собой образовательная организация.

Внедрять спроектированную информационную систему следует начать с IT-отдела, так как данный отдел отвечает за развитие и поддержку web-сайта, что крайне необходимо для образовательной компании ООО “Авокадо”.

После успешного внедрения информационной системы в IT-отдел, следует заметный прирост показателей эффективности работы компании с внутренними задачами, ускорится процесс и повысится качество выполнения задач, а следовательно увеличится конкурентоспособность организации в целом.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Антонов В.Ф., Москвитин А.А. Методы и средства проектирования информационных систем: учебное пособие.
2. Баранов В.В. и др. Автоматизация управления предприятием - М.: ИНФРА - М. 2010. - 239 с.
3. Бова В.В., Кравченко Ю.А. Основы проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие.
4. Грекул В.И. Проектирование информационных систем: учебное пособие / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. - 2-е изд., испр. – М.: БИНОМ. ЛЗ, ИНТУИТ.РУ, 2012. – 300с.
5. Заботина Н.Н. Проектирование информационных систем: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 331с.
6. Ивасенко А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: учебное пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. - М.: КНОРУС. 2009. - 160 с.
7. Корнеев В.В., Гареев А.Ф., Васютин С.В., Райх В.В. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации. – М: "Ноллидж", 2000.
8. Кугаевских А.В. Проектирование информационных систем. Системная и бизнес-аналитика: учебное пособие.
9. Назарова С.В. Компьютерные технологии обработки информации. – М.: Финансы и статистика, 1995.
10. Рак И.П., Платёнкин А.В., Терехов А.В. Основы разработки информационных систем: учебное пособие.
11. Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я.Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовский. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2015. - 463с.
12. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.
13. Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджмент: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко». 2012. - 472 с. автоматизация учет программный.
14. Федорова Г.Н. Информационные системы: учебник. - 3-е изд., стер. - М.: Академия, 2013. - 208с.