Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Автоматизация бизнес-процессов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В век новых технологий постоянно увеличивается объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств и для человека на работе помогает проектирование реализации бизнес-процессов.

Спроектированные бизнес-процессы сокращает время необходимое для введения учета, анализ данных, оформление различных документов и многое другое, что в свою очередь облегчает работу сотрудников и позволяет с меньшим количеством сотрудников выполнять больше работы.

Работа предприятий состоит из многих подразделений и обойтись без грамотно спроектированной информационной системы, просто невозможно. Если не использовать системы, работа предприятия будет медленная, дорогостоящая, неорганизованная, что приведет к огромным убыткам для предприятия. В данной курсовой будет рассмотрена одна из бизнес-процессов предприятия, а именно – учет склада.

Целью курсовой работы является разработка проектирование реализации бизнес-процесса складского учета, а именно системы проектирования по учету складских операций и реализации товаров для организаций, работающей в сфере торговли автомобильных запчастей.

Для того чтобы спроектировать складские операции и реализацию товаров, ставим следующие задачи:

- Собрать информацию об организации ООО «Запчасти.ру»;
- Проанализировать сущность задач учета складских операций и реализации товаров;
- Обосновать проектные решения по информационному решению;
- Обосновать проектные решения по программному решению;
- Построить информационную модель;
- Охарактеризовать нормативно-справочную, входную и оперативную информацию;
- Охарактеризовать результатную информацию;
- Внести общие положения
- Охарактеризовать базы данных
- Описать программные модули
- Сделать контрольный пример реализации складского учета и описать его.

Решение вышеперечисленных задач и является структурой курса.

Главная задача - учет и быстрое регулирование операций, подготовки первичных документов для контрагентов (счетов, счетов-фактур, накладных).

Этой информационной системой будут пользоваться бухгалтеры в блоке выписки. Использовать будет сотрудник, работающий с учетом товаров на складах, а также выпиской первичных документов и заносящим в базу поступившие товары.

Информационная система позволит автоматизировать и правильно организовать работу работников склада. Так как прежде документы делали в ручную, в которых были одни и те же реквизиты, а также огромный список номенклатуры – это занимало большую часть рабочего дня. Автоматизация позволит сократить сотрудников, тем самым увеличить прибыль компании.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

Возникают сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась цена на старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист. Внедрение автоматизированной системы позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры. За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей. Создание личной автоматизированной системы под определенную компанию, позволит учесть все нюансы бизнес-процессов организации.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Организация «Запчасти.ру» занимается продажей запчастей на автомобили иностранного происхождения и работает непосредственно с дилерами заводов-изготовителей и продают розничным клиентам. Организация доставляет товар с производства поставщиков на базу, осуществляет его складирование, сохранение и отгрузку конечным клиентам.

Номенклатура продаваемых товаров составляет десятки тысяч наименований и ежемесячно растет.

Организация осуществляет розничную торговлю за безналичный расчет. Организация зарабатывает на разнице, закупает по оптовой цене, а клиентам продает по среднерыночным ценам.

Во внешней системе предприятие ООО «Запчасти.ру» выполняет роль посредника между дилерами товаров и розничными клиентами. Как можно увидеть из рисунка 1.

Дилер 1

Запчасти.ру

Дилер 2

Дилер 3

Рис. 1 Схема внешней среды фирмы

Внутренняя организационная структура фирмы изображена на рисунке 2.

Генеральный директор

Отдел снабжения

Отдел экономической безопасности

Бухгалтерия

Отдел сбыта

Менеджеры

Гл. бухгалтер

Выписка

Касса

Платежи

Системный администратор

Начальник охраны

Начальник склада

Склад

Кладовщик

Грузчики

Рис. 2 Внутренняя структура организации

Генеральный директор – управление и развитее организации.

Отдел снабжения – закупка товара.

Бухгалтерия – подготовка документов для оплаты.

Менеджеры – работа с клиентами.

Начальник склада – отвечает за товар.

Отдел экономической безопасности – работа ИС.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

Заявка

Клиент

Снабжение

Склад товаров

Менеджер

Поставщики

Счет на оплату

Оплата Заявка на склад

Товары

Заявка на поставку

Товары

Заявка

Оплата Товар на

товар

Рис. 3 Схема информационных потоков предприятия

Разберем схему (рис. 3). Клиент отправляет заявку менеджеру, в заявке указывает позиции (запчасти), которые его интересуют. Затем менеджер отправляет счет клиенту. Если товар в наличии, то бронируется нужное количество. При отсутствии товара отправляется заявка на товар в отдел снабжения (данные в заявке: данные менеджера, артикул/наименование запчасти, крайний срок поставки). Снабженцы заказывают у поставщиков заводов-изготовителей.

После оплаты клиентом счета, клиент может приехать и забрать товар (запчасти). Менеджер передает вместе с товаром все сопутствующие документы.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решение задачи

В создаваемой системе поставленные задачки станут проданы подходящим программным модулем, любой из коих станет владеть вероятность выполнения ряда операций, этих как корректировка инфы, разведка данных, составление докладов. Процессы наполнения, корректировки и розыска данных станут проданы однотипным методикой во всех модулях. При добавлении и редактировании данных станет использоваться контроль редакции ввода юзером инфы, методом ее сопоставления с важным типом, спектром конфигурации вероятных значений, маской ввода и т.д.

Для прибавления и корректировки данных будут применены экранные формы со всеми важными полями ввода, а втомжедухе объяснениями и правящими веществами(к примеру, кнопками), нужные для выработки правящих действий( хранение, отмена конфигураций) и навигации( перемещению) по БД. Для снабжения розыска данных втомжедухе будут применены экранные формы, позволяющие задавать разные смысла( спектры значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений критерий розыска. Поиск информации разрешено станет производит как по единичным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, или совершенное совпадение критерий розыска, без учета регистра букв для удобства юзера, для численных полей и полей типа " дата " станет сбыта вероятность указания диапазонов конфигурации значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается присутствие всех нужных отчетных форм для формирования и печати документов поставленной формы. Все отчеты генерируются автоматом, применяя подборки информации из БД.

Источником оперативной инфы для реализации заключения установленных задач считаются приходные затратные, расходные затратные, счета на плату, банковские выписки, данные со склада.

Эти данные каждый день меняются и выделяются большущим размером обрабатываемой инфы. Данные вводятся в систему с поддержкой особых форм и сберегаются в основе данных в облике таблиц.

Неизменная информация также сберегается в облике таблиц и реализуется с поддержкой особых справочников. Эти данные буквально не меняются, в ведущем прибавляются свежие или же редактируются ветхие, а при надобности удаляются. В предоставленной системе этими справочниками считаются: Спрвочник_Товары, Справочник_Контрагенты и Справочник_Фирмы. В первом справочнике находится информация об ведущих товарах компании, единицах измерения и тарифах на них. В Справочнике Контрагенты сберегается информация о заглавиях компаний покупателей, поставщиков и их адресе. В Справочнике Компания предписано название и адресок предоставленного фирмы.

Для расчета итоговой инфы станут применятся доклады. Доклады станут формироваться в зависимости от данных характеристик.

Ведущими отчетами станут доклад по приходным и расходным документам, доклад по останкам продуктов и составление прайс-листа.

Доклад по приходным и расходным затратным станет объединять эти бумаги в согласовании с данным временем.

Доклад по останкам ТМЦ на складах станет выказывать текущее положение склада, то есть то численность продукта, которое есть на данное время (время сотворения отчета).

Учет поступления ТМЦ.

На основании реальной приходной затратной данные заносятся в компьютер. В затратной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, название продукта, численность, стоимость и итоговая сумма. Эти данные выжны для ведения учета и формирования всевозможных докладов. Данные заносятся в облике документа «Поступление ТМЦ «, сберегается и редактируется в таблице Приход. Заносятся по мере поступления продукта на склад. От юзера потребуется бдительность при занесении документов. Еще приход предусматривается и именно на базе кладовщиком, в следствие этого проконтролировать информацию возможно методом сопоставления данных со склада и данных по компу, при несоответствии данных данных нужно станет поднять отправной документ.

2. Учет реализации ТМЦ.

При отгрузке продуктов покупателю нужно оформить расходные бумаги. Расходными документами считаются счет-фактура и товарная затратная. В данных документах еще как и в приходных указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, названиенаименование продукта, численность, стоимость и итоговая сумма. Бумаги «Товарная накладная» и «Счет-фактура», сберегается и редактируется в таблице Затрата. Данные по затрате еще предусматриваются и на базе, в следствие этого в последствии просто это выяснить. Для юзера нужно выразить бдительность при занесении числа.

Учет излишков.

При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные соответствовали действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Такими документами являются Списание и Оприходование продукции. Документ «Оприходование» предназначен для оформления факта оприходования ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом – построчным вводом или подбором по каталогу. Оприходование ТМЦ может производиться и по произвольным ценам. В результате оприходования создается документ “Оприходование”, который добавляет данные в таблицу Приход. При излишках выписывается Акт списания, который добавляет запись в таблицу Расход.

Отчет по остаткам ТМЦ.

Начальными данными считаются данные из таблиц Приход и Затрата. В данном отчете предусматривается все перемещение продукта за конкретный этап времени. В него входят все повыше перечисленные бумаги. В нем отображается название продукта, поступившее численность, отпущенное численность и итоговое численность. Он имеет возможность выполнятся за год, за луна или же ежедневно.

Отчет по документам.

Доклад разрешает получить перечень документов. Возможно избрать облики документов, включаемых в доклад, и ввести фильтр по реквизитам документа, охватывая компанию, контрагента. Для всякого документа в перечне выводится грядущая информация: номер в перечне, дата, картина документа, номер, сумма, название покупателя. Юзеру нужно избрать картина документа, дату, возможно избрать контрагента (по умолчанию доклад складывается по всем контрагентам).

Формирование прайс-листа.

Данные для я прайс-листа находятся в справочнике Запчасти. Данные выводятся в настроенной форме, где располагается реквизиты, дата открытия, перечень номенклатуры со стоимостью на нее.

Ведение справочников.

Вся информация по организации, по запчастям, по клиентам и по поставщикам будут храниться в разных справочниках. С такой организацией данных можно будет формировать необходимые отчеты.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечивание – совокупа единственной системы систематизации и кодировки инфы, унифицированных систем документации, схем информационных струй, циркулирующих в организации, методология возведения баз данных. Предоставленная подсистема предопределена для актуального представления инфы, принятия управленческих заключений.

Информационное обеспечение отдела Выписка является информационной моделью нашего объекта.

Информационное обеспечение автоматизированных ИС состоит из внемашинного и внутримашинного. В создании базы данных учета ТМЦ разумно использовать нижеперечисленные типы баз данных для предприятия.

Основная база – это основабаза, в которой любая запись сберегает информацию, не связанную с другими записями данной же самой БД. Записи из ведущих БД имеют все шансы быть удалены, изменены, запакованы или же упорядочены. К главным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении изначальных приходных документов и основа, имеющая информацию изначальных расходных документов.

Подчиненная база – это БД, которая разрешает беречь данные, относящиеся к какой-нибудь записи ведущей базы. Записи из данной базы имеют все шансы видоизменяться и удаляться. Подчиненной основанием в системе считается основа данных платежных документов.

Справочник – это БД, которая имеет совместные данные, разделяемые другими компонентами. Эти базы работают для сбережения инфы, перемена которой в одном пространстве, надлежит незамедлительно сказаться на всех иных, где она применяется. Достигается это методом ссылок на справочник. Эта эластичность при внесении перемен не допускает поступков с переменой около следования записей в справочнике, а еще удаление из него записей.

Осуществление технологического процесса подключает работу по учету поступления ТМЦ, реализации ТМЦ, движению ТМЦ, ведению информационной базы и составление докладов по подходящим запросам к базам данных. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единственной алгоритмической схеме.

Программка по заключению задач по учету поступления ТМЦ, реализации ТМЦ, движению ТМЦ для всех дел содержит раз вход, реализуемый управляющей компонентой. Работа с программкой наступает с вывода информационного окошка и активизации системы рационы.

Технологический процесс сбора инфы станет представлять собой ввод инфы с изначальных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечивание ввода данных методом выбора из перечня.

Предоставление инфы в системе выполняется в форме документов и при помощи локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПЭВМ). Последнее гарантирует увеличение оперативности.

Период обработки инфы на ЭВМ считается более автоматическим. Тут ведущую нагрузку несут программные способы. Их взаимосвязанная самодействующая работа гарантирует математическую и закономерную обработку инфы, вывод по данным формам результатных данных.

Обеспечивание выдачи инфы выполняется в облике поставленных форм документов на основании критериев, определяемых юзеромпользователем и информационной базы.

В надлежащем разделе разглядим практическую реализацию установленных нами задач с учетом выбора обеспечивающих подсистем.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) подключает совокупа компьютерных программ, описаний и руководств по их использованию на ЭВМ. ПО распределяется на 2 ансамбля: сплошное (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программки и т.д.) и особое (совокупность прикладных программ, созданных для определенных задач в рамках активных подсистем, и контрольные примеры).

К общесистемному программному обеспечиванию относятся программки, рассчитанные на размашистый круг юзеров и пред-назначенные для организации вычислительного процесса и реше¬ний нередко встречающихся задач обработки инфы. Они по¬зволяют расширить активные способности ЭВМ, автома¬тизировать планирование последовательности вычислительных дел, воплотить в жизнь контроль и управление ходом обработки данных, а еще заавтоматизировать работу разработчиков программного обеспечения. К этому классу ПО возможно отнести операционные системы, встроенные способы управления задачками. В рамках сотворения предоставленной АИС намечается внедрение операционной системы Windows 95 (98). Особое программное обеспечивание дает собой совокупа про¬грамм, разрабатываемых при разработке АИС определенного функ¬ционального предназначения. Оно подключает пакеты прикладных про¬грамм, осуществляющих компанию данных и их обработку при заключении активных задач.

Чтобы сотрудники отдела «Выписка» прогрессивно работали с огромными информационным потоком, БД в составе АСОЭИ отвечает требованиям:

хранение огромных объёмов актуальной и верной инфой;
легкое обращений юзеров к базе данных;
возможность редактирование и других действий с БД;
поиск инфы по различным компонентам;
возможность реорганизации данных.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

большой уровень доступности и продуманности интерфейса;
глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;
богатый набор визуальных средств разработки.

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов создания системы:

Системность
Гибкость
Устойчивость
Эффективность

Сообразно принципу системности, АРМ идет по стопам рассматривать как системы, конструкция коих ориентируется активным предназначением.

Принцип эластичности значит приспособленность системы к вероятным перестройкам, спасибо модульности возведения всех подсистем и стандартизации их составляющих.

Принцип стойкости заключается в том, собственно что система АРМ обязана исполнять главные функции автономно от влияния на нее внутренних и наружных возмущающих моментов. Это означает, собственно что проблемы в отдельных ее частях обязаны быть просто устраняемы, а функциональность системы проворно восстанавливаема.

Эффективность АРМ идет по стопам рассматривать как интегральный показатель значения реализации приведенных повыше основ, отнесенного к расходам на создание и использование системы.

Функционирование АРМ имеет возможность предоставить желанный эффект при условии верного рассредотачивания функций и нагрузки меж человеком и машинными способами обработки инфы, ядром которой считается компьютер.

Глава 2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и ее описание

В основе данных отражается информация об конкретной предметной области (ПО). ПО – это доля реального мира.

Инфологическая модель (ИМ) предметной области – это описание предметной области, выполненной без ориентации на применяемые в последующем программные и технические способы. Имеет начальную информацию о предметной области. Период сотворения ИМ именуется инфологическим проектированием.

Запросы, предъявляемые к инфологической модели:

- Адекватное отражение (язык для представления ИМ обязан владеть необходимыми выразительными возможностями)

- Непротиворечивость (не обязана допускаться спорная трактовка модели)

- Просто расширяемость (обеспечение ввода свежих данных без конфигурации раньше определенных)

- Гибкий язык (язык обязан быть применим как при ручном, например и при автоматическом проектировании)

- Понятность всем юзерам

Задача инфологического моделирования — сделать четкое и пол¬ное отражение реального мира, применяемое в последующем в качестве источника инфы для возведения БД.

Для заключения задач рассмотренных в предоставленном дипломном плане разработана инфологическая модель представленная на рисунке 2.1.

Предоставленная модель демонстрирует главные сути, главные поля и атрибуты, входящие в любую суть. Еще показаны информационные связи и струи инфы, дозволяющие решить установленные задачки автоматизации учета складских операций и реализации.

Приведенную схему данных возможно поделить на 3 ведущих блока.

1-ый блок данных демонстрирует долговременную информацию, реализованную облике справочников. В предоставленной системе удаленно 2 ведущих и 3 запасных справочника. Справочник Продукты и Справочник Покупатели – это главные, они считаются источником инфы при учете поступления и реализации продуктов, а еще при формировании отчетной сути Останки. Запасные справочники считаются источником инфы для ведущих справочников. Разбиение Справочников на главные и запасные сотворено для удобства при их заполнении.

2 блок – это блок учета товародвижения. Данный блок произведено из надлежащих сущностей: Приход, ПриходТов, Затрата, РасходТов. Для заключения задач предоставленного блока применяется промежная информация, которая в последствии применяется для выполнения надлежащих расчетов. В итоге обработки предоставленной инфы складываются итоговые бумаги, итоговые ведомости, а еще итоговые таблицы, нужные для формирования итоговых докладов. Вся данная информация важна для контроля процесса учета и анализа его итогов.

3-ий блок – это блок отчетной инфы. С учетом конфигурации входных данных складываются сводные сути, в коих все эти конфигурации предусматриваются. Это Журнальчик и Останки, они выжны для формирования отчетной инфы и благоприятны тем, собственно что укрепляют любое перемена данных, т.е информация, хранящаяся в их животрепещуща на всякий момент времени.

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, важная для заключения задачки и расположенная на всевозможных носителях: изначальных документах, машинных носителях, в памяти индивидуального компа.

От здравой организации входной инфы оптового фирмы, методик сбора, регистрации, передачи, сбережения и обработки инфы, ее состава и актуального получения находятся в зависимости оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном плане автоматической системы считается:

• для отблеска приходных операций приходные затратные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти бумаги выжны для учета поступления продукта на склад от поставщиков, а еще для учета излишков, образующихся на базе.

• Для отблеска расходных документов: товарно-транспортная затратная и счет-фактура, которые заполняются от руки (Приложение). Эти бумаги признают прецедент отгрузки продукции со склада.

Для дизайна операций болванки и покупки запчастей применяются расчетные бумаги поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные затратные и иные бумаги.

При поступлении первичных документов заполняются следующие таблицы:

Таблица №1 Структура таблицы «Приход»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Дата операции	Дата совершения операции	Дата/время	Краткий формат даты
№ документа	Номер документа	Текстовый	50
idКлиента	Наименование клиента	Текстовый	50

Также заполняется подчиненная таблица «ПриходТов», которая имеет следующую структуру:

Таблица №2 Структура таблицы «ПриходТов»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Код Прихода	Индивидуальный код прихода	Числовой	Длинное целое
Код Товара	Наименование товара	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество товара	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена товара	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

Оперативная входная информация по расходу товара вносится в следующие таблицы:

Таблица №3 Структура таблицы «Расход»:

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Дата операции	Дата совершения операции	Дата/время	Краткий формат даты
№ документа	Номер документа	Текстовый	50
idКлиента	Наименование клиента	Текстовый	50

А также в подчиненную ей таблицу «РасходТов»:

Таблица №4 Структура таблицы «РасходТов»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Код Расхода	Индивидуальный код расхода	Числовой	Длинное целое
Код Товара	Наименование товара	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество товара	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена товара	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

Все данные заносятся в компьютер с поддержкой нарочно созданных форм. С поддержкой данных форм комфортно вносить информацию, а еще конфигурация разрешает элементарно избирать подходящую сделку из предложенного перечня, собственно что разрешает сберечь единство данных.

На основании изначальных данных возможно распечатать приходные затратные, товарные затратные, счет-фактуры и действие списания продукта.

Предоставленная входная информация разрешает создавать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а еще, с внедрением запросов, итоговые доклады.

Кроме входных данных, в проектируемой системе есть и неизменные данные, которые сберегаются и заносятся в справочники системы.

2.3 Характеристика результатной информации

В ходе создания автоматического решения задач учета разных складских операций и продажи товаров, показателями являются (напечатанные формы разных отчетов, приведены ниже):

- Печать приходной накладной;
- Печать товарной накладной;
- Печать счет-фактуры;
- Печать журнала по приходу;
- Печать журнала по расходу;
- Печать акта списания;
- Ведомость по остаткам на складе;
- Формирование прайс-листа;
- Поиск документа по дате;
- Поиск документа по клиенту;
- Поиск документа по номеру;

В итоге учета поступления ТМЦ на сложения фирмы получаем машинный выходной документ Приходная затратная и счет-фактура (Приложения). Эти бумаги получаются в итоге обработки инфы из таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Покупатели, Справочник Продукты. Эти бумаги остаются на компании и подшиваются в отдельную папку для ведения отчетности по учету поступления продукта.

Еще учет поступления ТМЦ проводится с поддержкой Журнальчика по приходу, где отражаются все операции по приходу с указанием даты операции, номера документа, суммой документа и названием поставщика за конкретную дату (Приложение). Журнальчик по приходу складывается в итоге обработки таблиц Приход, ПриходТов, Журнальчик с поддержкой запроса Журнальчик по приходу. Журнальчик по приходу считается регистром всех приходных затратных.

При реализации продукта клиентам получаем выходные машинные бумаги Расходная затратная и счет-фактура (Приложение). Расходная затратная и счет-фактура получаются в итоге обработки инфы таблиц Затрата, РасходТов, Справочник Покупатели, Справочник Продукты. Эти бумаги выжны для учета реализации продуктов покупателям. Раз экземпляр документов остается у покупателя, а 2 остается на компании.

Журнальчик документов по затрате разрешает регистрировать все расходные бумаги за конкретный этап, к примеру за луна. В журнальчике регистрируются дата реализации продукта, номер документа реализации, сумма реализации и название покупателя. Журнальчик документов по затрате разрешает производить учет по затрате.

Журнальчик документов складывается в итоге обработки инфы таблиц Затрата, РасходТов и Журнальчик с поддержкой запроса Журнальчик документов по затрате.

При избытках на базе случается списание продукта со склада, выходным машинным документом при списании считается Действие списания. Действие списания разрешает производить учет излишков на базе. Данный документ выходит в итоге обработки инфы таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Покупатели, Справочник Продукты.

При разработке автоматического заключения задачки учета перемещения ТМЦ на складах получаем выходной машинный документ Ведомость по останкам на базе (Приложение). Предоставленная ведомость выходит в итоге обработки инфы лежащей в таблице Останки. Данные данной таблицы обновляются при любом поступлении продукта и при любом затрате, в следствие этого они остаются животрепещущими на всякий момент времени.

Выходной машинный документ Прас-лист выходит в итоге обработки инфы, лежащей в таблице Справочник Продукты.

При формировании докладов Разведка документа по дате, Разведка документа по покупателю, Разведка документа по номеру применяются данные таблицы Журнальчик, этот доклад отражает все бумаги за обозначенную дату, по обозначенному покупателю и номеру.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Рассмотрим систему меню автоматизируемой системы рис. 2.2

Главная кнопка

Документы по приходу

Документы по Расходу

Справочники

Отчеты

Приходные накладные

Оприход-ие товара

Поиск документов

Товарные накладные

Списание товара

Поиск документов

Клиенты

Товары

Журнал по приходу

Журнал по расходу

Остатки на складе

Прайс-лист

амиГлавн Главная кнопочная форма

ая к Главная кнопочная форма

кнопочная форма

нопочная форма

кнопочна Главная кнопочная форма

я форма

Рис. 4 Система меню автоматизированной системы

Взаимодействие юзера с системой исполняется в диалоговом режиме. Главным связывающим составляющей разрабатываемой АИС считается система рационы, состоящего из головного рационы и подменю (рис. 3). Созданная система считается рационы - направленной.

При выборе рационы Бумаги по приходу юзер попадает в подменю, в котором отнесены:

 Приходные накладные;

 Оприходование товара;

 Поиск документов;

 Назад.

Место рационы Приходные затратные специализирован для занесения прихода и просмотра приходных затратных. Благоприятный интерфейс разрешает избрать подходящего поставщика из предложенного перечня, избрать подходящую сделку номенклатуры из перечня, а еще единицу измерения. В строке суммы механически является сумма по предоставленной позиции, равная произведению числа на стоимость. Из сего пункта затратная ведется, то есть регится прецедент прихода и печатается счет-фактура и затратная. Истечь из рационы Приходные затратные возможно нажав кнопку Затворить.

Для учета недостач применяется место рационы Оприходование продукта. В предоставленном пункте возможно ввести на склад практически отсутствующий продукт. Оприходованный продукт предусматривается в таблице Приход. Тут еще работу с документом упрощает благоприятный интерфейс с вероятностью выбора необходимой позиции из предложенного перечня.

Выбрав место рационы Разведка документов юзер попадает в форму, где он имеет возможность отыскать необходимый документ по 3 характеристикам:

- 1) Поиск по № документа;
- 2) Поиск по дате документа;
- 3) Поиск по контрагенту;

Обработанная информация выдается в облике отчета.

При выборе пункта рационы Обратно юзер воротится к ключевой кнопочной форме.

При выборе рационы Бумаги по затрате юзер попадает в подменю, в котором отнесены:

-  Товарные накладные;
-  Списание товара;
-  Поиск документов;
-  Назад.

При выборе пункта рационы Товарные затратные юзер попадает в форму, где возможно сделать свежую расходную затратную или же просмотреть уже выписанные бумаги. При разработке свежего документа нужно установить номер сего документа, дату, при этом по умолчанию ставится дата важная на денек сотворения документа. Еще как в приходных затратных при выборе покупателя предлагается избрать подходящего покупателя из поля со перечнем имеющихся покупателей. Номенклатура и единицы измерения продуктов еще выбираются из предложенного поля со перечнем. Впоследствии такого, как все позиции документа занесены, надо надавить кнопку ОК, дабы операция затраты зафиксировалась во всех важных таблицах. Приобретенный документ возможно распечатать, а еще распечатать Счет-фактуру, сделанную механически при разработке документа. Впоследствии окончания работы с документом его возможно затворить, нажав кнопку Затворить.

Для учета излишков используется пункт меню Списание товара. Форма списания товара основана на форме Товарная накладная и работа с ней идентична работе с формой Товарная накладная. Операция Списание товара регистрируется в таблице Расход.

Пункт меню Поиск документов имеет те же параметры что и Поиск документов в меню Приходные документы. То есть поиск осуществляется по трем основным параметрам: поиск по № документа, поиск по дате документа и поиск по контрагенту.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

По мере ввода с первичных документов данные сохраняются в соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Справочники пользователь попадает в подменю, в котором определены:

- Клиенты;
- Товары;
- Назад.

Пункт меню Клиенты позволяет войти в форму, с помощью которой можно завести нового клиента или изменить данные уже занесенных клиентов. При занесении нового клиента необходимо указать форму собственности организации в поле аббревиатура. Аббревиатура можно выбрать из предложенного списка, а при необходимости также можно завести новый вид аббревиатуры, нажав на кнопку справа от поля. Дальше необходимо ввести наименование клиента, его адрес, ИНН и расчетный счет. Расчетный счет выбирается из поля со списком, при необходимости можно завести новый расчетный счет, нажав на кнопку справа от поля. Это вызовет новый справочник Расчетные счета, где необходимо будет указать новый банк, город банка, БИК, Корреспондентский счет и расчетный счет.

При выборе пункта меню Товары пользователь попадает в форму, в которой он может завести новый вид товара или внести изменения в уже занесенные товары. При этом необходимо забить наименование товара, единицу измерения, цену и при необходимости комментарий. Поле Единица измерения имеет список из которого нужно только выбрать подходящую позицию. Для занесения новой единицы измерения нужно нажать на кнопку, расположенную рядом с данным полем. При нажатии на кнопку появится новый справочник Единицы измерения, куда и заносится новый вид.

Чтобы выйти из меню Справочники и вернуться к главной кнопочной форме нужно выбрать пункт меню назад.

Пункт меню Отчеты предназначен для формирования на экране или в виде распечатки на принтере отчетов установленной формы.

2.5 Характеристика базы данных

Ведение данных неизменной инфы разрешает ликвидировать условно-постоянную информацию из изначальных документов, собственно что воздействует на понижение трудоёмкости их наполнения, а еще разрешает заавтоматизировать отчётный процесс.

К неизменной инфы относится информация, хранящаяся в надлежащих справочниках:

Справочник Клиенты;
Справочник Товары;
Справочник Единицы измерения;
Справочник Аббревиатуры;
Справочник Расчетные Счета.

Таблица №5 Структура таблицы «Клиенты»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Abr	Аббревиатура	Текстовый	50
Name	Наименование клиента	Текстовый	50
Adres	Адрес клиента	Текстовый	50
INN	ИНН клиента	Числовой	Длинное целое
RasSchet	Расчетный счет	Числовой	Длинное целое

Таблица №6 Структура таблицы «Товары»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Name	Наименование товара	Текстовый	50
EdIzm	Единица измерения	Текстовый	50
Price	Цена	Денежный	Денежный
Comment	Комментарий	Текстовый	50

Таблица №7 Структура таблицы «Единицы измерения»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Name	Название единицы измерения	Текстовый	50

Таблица №8 Структура таблицы «Аббревиатуры»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Name	Название аббревиатуры	Текстовый	50

Таблица №9 Структура таблицы «Расчетные счета»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Bank	Название банка	Текстовый	50
AdrBanka	Адрес банка	Текстовый	50
BIK	БИК	Числовой	Длинное целое
KorSchet	Корреспондентский счет	Числовой	Длинное целое
RashChet	Расчетный счет	Числовой	Длинное целое

Основными функциями Справочников являются:

обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;
декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;
оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разработка внутримашинной организации задается последовательностью реализуемых процедур - схем связи программных модулей и информационных массивов. Эта схема дает собой декомпозицию совместного процесса заключения задачки на отдельные процедуры переустройства массивов, называемыми модулями (это - ввод, контроль, перезапись инфы с 1-го МН на иной, сортировка, уплотнение данных, редактирование, скопление, вывод на пресса и т.п.).

Ведущее предназначение образовываемой АИС – это автоматизация учета складских операций и реализации продукции. Значит, структуру программ возможно обрисовать надлежащими ведущими блоками Рис. 5.

Рис. 5 Блок-схема основных модулей программы

Работа с программкой наступает с вывода информационного окошка и активизации системы рационы. Работа программки исполняется по диалоговому и событийному режиму, при данном по диалогом понимается передача юзеру нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят ключевое рационы с надлежащими всплывающими подменю а еще диалоговые окошка. Под мероприятиями понимаются процессы активизируемые юзером (например - нажатие активных клавиш), а еще программные действия – получение конкретным полем фокуса редактирование или же утрата фокуса ввода. На основании данных мероприятий активируются процедуры контроля допустимости данных.

2.7 Описание программных модулей

Модуль Ведущее рационы специализирован для пуска ведущих процедур программки и окончания работы с программкой. Модуль работы со справочниками подключает в себя 5 справочников:

 Справочник Товары;

 Справочник Единицы измерения;

 Справочник Клиенты;

 Справочник Аббревиатуры;

 Справочник Расчетные счета;

Предназначение предоставленного модуля считается разведка и просмотр инфы по товарам и контрагентам, а еще подготовка справочной инфы.

Информационной основанием предоставленного модуля считаются таблицы: Справочник_Абревиатуры, Справочник_Единицы, Справочник_Клиенты, Справочник_РасчетныеСчета, Справочник_Товары. Структуру данных таблиц возможно увидать на рис. 2.6 – 2.9. Данные в информационную основание заносятся с поддержкой особых форм, которые вызываются из головного рационы программки.

Модуль Составление входной инфы специализирован для ввода изначальных данных и просмотра раньше занесенных. Этот модуль продаст задачки учета поступления и реализации ТМЦ, обеспечивая ввод документов по приходу, затрате, оприходованию и списанию с поддержкой особых форм.

В компьютерных системах баз данных юзеры для ввода, просмотра и распечатки докладов с информацией базы данных имеют все шансы использовать формы. Главные выдающиеся качества применения форм надлежащие:

 При вводе данных в поля формы, приложение имеет возможность считывать лексика данных сервера и механически выяснить допустимость данных в согласовании с правилами единства.

 Поле ввода в форме имеет возможность представлять перечень разрешенных значений, из коих юзеры имеют все шансы просто избрать необходимое.

 Область формы имеет возможность выводить шаблон, сообразный текущей выводимой в форме записи.

 Командные кнопки в форме имеют все шансы исполнять воздействия, связанные с выводимой в форме текущей записью.

Формы для занесения прихода, издержки, списания и оприходования вызываются из головного меню программы. Информационной базой данного модуля числятся таблицы Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов.

Технологический процесс произведено из 2-ух ведущих рубежей – сбор и учет данных складских операций, поступления и реализации продукции, ведение информационной базы и составление докладов по подходящим запросам к базам данных.

Они имеют все шансы производиться в всякий календарный момент времени и включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единственной алгоритмической схеме. Программка по заключению задач учета складских операций и реализации продукции продана в среде MS Access.

Работа с программкой наступает с вывода информационного окошка и активизации системы рационы.

Работа программки исполняется по диалоговому и событийному режиму, при данном по диалогом понимается передача юзеру нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят ключевое рационы с надлежащими всплывающими подменю а еще диалоговые окошка. Под мероприятиями понимаются процессы активизируемые юзером (например – нажатие активных клавиш), а еще программные действия – получение конкретным полем фокуса редактирование или же утрата фокуса ввода. На основании данных мероприятий активируются процедуры контроля допустимости данных.

Для учета поступления, реализации и излишков ТМЦ реализуются надлежащие операции: ввод с документов по приходу, списанию и оприходованию запчастей.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описанию

Ключевая процедура - форма наружной, создание головного экрана программки, составление системы главного рационы и надлежащих подменю, активизация рационы.

Процедура обработки главного рационы – активация требуемой процедуры.

Процедура ввода данных - обеспечивание ввода инфы с изначальных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечивание ввода данных методом выбора из перечня.

Процедуры формирования докладов – обеспечивание выдачи поставленных форм документов на основании критериев, определяемых юзером и информационной базы.

Запасные процедуры и функции – осуществление запросов, извещений, составление списков выбора а еще контроль за вводимыми данными.

Все модули в программке связаны меж собой по сведениям, которые анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают сквозь разговор с юзером, характеристики и бумаги информационной базы. Предоставление данных от 1-го модуля к другому исполняется лишь только сквозь хранимые бумаги.

Для ведения информационной базы имеют все шансы быть исполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а еще создание архивов и восстановление документов БД. Операции исполняются методом выбора надлежащих пунктов в основном и подчиненных рационы.

Данные сквозь разговор имеют все шансы быть получены прямым и косвенным методикой. Прямой метод реализуется методом их ввода по шаблону ( затратные, акты и иные документы) или же по запросу определенных значений реквизитов ( номер отряда, табельный номер и др.). Косвенный метод – методом рационы или же закономерных ( других ) запросов –

«да» , «нет». При косвенном методе данные, поступающие в модуль, заблаговременно учтены методом, но наружно смотрятся в учете популярными тирадами ( технологическими операциями, наименованиями выходных форм и т.п.).

Характеристики ( входные бумаги ) – входные данные, приобретенные в облике определенных значений, переданных в оперативной памяти смежным модулям ( функциям ).

Заключение

В итоге проведенной работы было автоматизировано 2 трудящихся пространства отдела Выписка. Стало вероятным понижение количества служащих, занятых в работе по учёту складских операций и реализации запчастей в ООО «Запчасти.ру», с четырёх до 2-ух человек. Остальные 2 работника загружены на половину, собственно что разрешает применить их свободное от учёта время для иных целей. Важно снизилось численность допускаемых промахов при проведении нормальных операций оперативного учета.

В процессе описания финансовой сути задач учета складских операций и реализации продукции дается понятие об объекте управления и его черта, описаны главные активные задачки управления объектом. Дальше были обнаружены наружные и внутренние информационные струи фирмы. В итоге исследования информационных струй отдела Выписка были обнаружены операции, которые нужно заавтоматизировать.

Дальше проведено обоснование применения вычислительной техники для заключения установленных задач. В данной части детально описано, какие трудности дозволит решить автоматизация работы бухгалтера. Тут сформулированы цели применения вычислительной техники для рассматриваемого ансамбля задач. Рассмотрено превосходство внедрения автоматической системы над ручным трудом. Приведены аспекты выбора технических средств. А еще предоставлены образцовый состав и главные свойства ПЭВМ, предназначенной для заключения рассматриваемого ансамбля финансовых задач.

На надлежащем рубеже проведена черта организации обработки инфы. Тут дается описание как станут проданы решаемые задачки в проектируемой системе. Дана черта расчетов, производимых на ЭВМ, короткая черта итогов (название ма-шинных документов, форм отражения на экранах мониторов и их назначение).

Вслед за тем приводится описание структуры диалога и его содержания. При разработке структуры диалога была спроектирована работа с первичными документами, со справочниками и отчетами.

Дальше рассмотрена схема связи программных модулей и информационных файлов. Дано отвечающее описание работы предоставленной схем.

При описании технологического процесса сбора, пе¬редачи, обработки и выдачи инфы дается пооперационное описание технологии и видется схема техпроцесса, то есть порядок работы юзера с разрабатываемой системой.

Оканчивающим рубежом разработки информационной системы считается разработка инструкционных карт ведущих операций технологического процесса, в коих дается доскональное описание работы юзера с системой, а еще главные способности системы.

Список литературы

Бойко В.В., Савинков В.М. “Проектирование информационной базы автоматизированной системы на основе СУБД.” М.: Финансы и статистика, 1982.
Волков С.И., Романов А.И. Организация машинной обработки экономической информации, 1988.
Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных, 2000.
Владимир Грекул, Нина Коровкина, Юрий Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013.
Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014.
В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013.

Приложения

Приложение №1 «Экранные формы»

Безымянный