Юридическая сила документа

Носителем инфор­мации является документ. Документ использу­ется для сбора информации, анализа, разработки и принятия уп­равленческого решения. Документ должен быть официальным, достовер­ным и объективным. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой.

Юридическая сила документа — это свойство, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документ является свидетельством фактов, действий, которые в нем отражены.

Многие документы, такие как правовые акты федеральных органов, судебные, нотариальные изначально обладают юридической силой. Для прочих документов юридическую силу необходимо определить.

Орган управле­ния или должностное лицо, при подготовке документа, обязаны учитывать следующие требования:

1. соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
2. издавать документы только в пределах своей ком­петенции;
3. соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов;
4. соблюдение письменной формы.

Юридическая сила документа опре­деляется содержанием и формой документа. Для определенных видов документов в действую­щих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Документы, имеющие юридическую силу, содержат следующие реквизиты:

1. наименование организации;
2. наименование вида документа;
3. дата документа;
4. регистрационный номер документа;
5. текст;
6. подпись;
7. гриф «утверждаю»;
8. гриф «согласовано»;
9. печать организации(предприятия).

В случае отсутствия в документе какого-либо юридически значимого реквизита, теряется его юридическая сила. Такой документ не может быть принят к исполнению.

Так же документ может создаваться не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

Юридическую силу электронному документу придают:

• обязательные реквизиты;
• подтверждение полномочий создателя;
• подлинность и аутентичность.

Таким образом, документ может иметь юридическую силу в том случае, если он содержит достоверную информацию и подпись. Подпись должна быть поставлена собственноручно уполномоченным лицом, наделенным правом подписи. Электронный документ приобретает юридическую силу при условии соблюдения технологии применения электронной подписи и процедуры подписания электронного документа. Для установления юридической силы документа может потребоваться помощь юриста.