Устройство и функционирование информационных систем
Введение
Системы управления электронным документооборотом
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:
- интеграции процесс повышение информированности руководства и специалистов за счёт увеличения объёмов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и, соответственно, подготовки отчётов и докладов, а также за счёт повышения полноты и достоверности отчётов;
- уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счёт перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счёт получения точной адресации в электронном виде;
- интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
- создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.
СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:
- процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема "Электронный архив");
- процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема "Ввод стандартных форм документов");
- управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема "Делопроизводство").
Объектом автоматизации являются процессы:
- создание документов;
- подготовки, учёта, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчётно-статистических, учётных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
- работы с документами (передача, учёт, контроль исполнения и др.).
Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удалённые пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.
СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).
Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих её дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности, технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (ёмкие).
Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавание документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объёмам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.
Подсистема "Электронный архив" предназначена для следующих целей:
- оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путём сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);
- оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
- передачи электронных документов в подсистему "Делопроизводство";
- реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
- хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
- адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
- поиска и извлечения документов из электронного архива;
- вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
- связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;
Подсистема "Ввод стандартных форм документов" обеспечивает:
- проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
- потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы "Электронный архив" (включая сканирование, OCR(ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).
Подсистема "Делопроизводство" обеспечивает:
- создание электронных документов средствами подсистемы;
- ведение версий (редакций) документов и их авторства;
- защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
- электронное визирование документов (электронная подпись);
- связывание документов в логические группы;
- организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
- допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
- протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
- управление маршрутами движения документов;
- контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
- передачу и извлечение документов в/из подсистемы "Электронный архив".
Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:
- средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
- средства для создания электронных документов;
- средства для организации и работы с электронным архивом;
- технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;
- технологические средства, ориентированные на управление документами;
- инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.
Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.
Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.
Выводы
Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
- Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели;
- Обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся);
- Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата;
- Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта;
Список используемой литературы
URL: https://studfiles.net/preview/6017808/
URL: https://otherreferats.allbest.ru/programming/00382017_0.html
URL: https://helpiks.org/2-71706.html
- Угрозы экономической безопасности предприятия (организации): виды и характеристика, задачи, методы и инструменты реализации мониторинга, оценки и нейтрализации
- Истинное лидерство произрастает из индивидуальности
- I’ve wanted to write something
- В наше время индустрии нужны не боссы, а лидеры
- Система ХАССП и ее внедрение на ПОП
- I am writing in reply to your advertisement
- Связь информации и документа
- Взаимодействие дизайна Запада и Востока
- НУЖЕН ЛИ МЕНЕДЖМЕНТ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ? ЕСЛИ НЕТ, ТО ПОЧЕМУ, ЕСЛИ ДА, ТО ЗАЧЕМ?
- Особенности обеспечения кадровой безопасности корпораций
- Угрозы экономической безопасности предприятия (организации): виды и характеристика, задачи, методы и инструменты реализации мониторинга, оценки и нейтрализации
- Устройство и функционирование информационных систем