Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Технологии распознавания текстов

В работе любых организаций могут складываться ситуации, когда важные документы постоянно не успевают вовремя обработать и передать адресату, входящая или исходящая корреспонденция регулярно теряется, а у сотрудников фирмы нет четкого понимания, какие операции нужно производить с документами.

Ведение делопроизводства посредством специализированного программного решения 1С:Документооборот, созданного на современной технологической платформе «1С:Предприятие», помогает избежать вышеперечисленных проблем. В программе 1С для автоматизации документооборота реализован учет движения официальной документации организаций с учетом положений законодательства РФ, требований ГОСТ и традиций, которые сложились в сфере делопроизводства нашей страны и других государств.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

Создание документов (документирование);
Постановка движения и учёта документов (документооборот);
Архивация и сохранение документов (архивное дело).

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ – «ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФИЛЬТР» ОРГАНИЗАЦИИ

Одна из главных задач делопроизводителя – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы.

Делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов.

Халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации: через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов.

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

2. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТОПОТОКА

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов*:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

содержанием или функциональной принадлежностью;
структурой;
режимом или цикличностью;
направлением;
объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Основные требования современности к документопотоку

Регулярность. Любой затор или сбой в движении потока информации в человеческой деятельности ведет к нарушениям работы всей системы в целом. Увеличение объемов документов необходимо учитывать и планировать заранее.

Управляемость. Потоками информации можно и должно управлять. Система делопроизводства должна быть не только устойчивой, но и гибкой при работе; персонал должен быть универсально обучен всем операциям делопроизводства.

Постоянное повышение эффективности документооборота за счет рационализации, механизации и автоматизации труда.

Регулярное составление и обновление маршрутно-технологических карт движения документов с указаниями сроков, исполнителей и т.д.

Стандартизация документов, способов их обработки, правильное архивирование, обозначение мест хранения каждого документа ускоряют поиск документов и работу с ними.

3. Концепция территориально-распределенной системы электронного документооборота (ТРСЭД)

При проектировании распределенной системы необходимо решить четыре важные задачи: соединение пользователей с ресурсами, прозрачность, открытость, масштабируемость.

Главной задачей при проектировании распределенной СЭД является интеграция процессов обработки корпоративных документов в удаленных обособленных подразделениях и юридических лицах холдинга, находящиеся в разных городах и странах, в условиях ограниченности ресурсов (аппаратных, сетевых, программных, трудовых), отсутствия полного единообразия программного и аппаратного комплекса, разницы во времени. При этом информация (корпоративные документы) на всех предприятиях организации с территориально-распределенной структурой должна быть полной, достоверной и актуальной.

10 требований к ТРСЭД

В связи с существующими проблемами пропускной способности, надежности и безопасности передачи данных по каналам связи между городами, а также высокой стоимостью расширения каналов связи, которая возникает по причине увеличения объема передачи данных, предлагается следующая концепция организации территориально-удаленной работы в СЭД

1. при наличии в одном городе нескольких юридических лиц и удаленных обособленных подразделений в зависимости от условий и имеющейся инфраструктуры принимается решение об их подключении к одному серверу или об установке отдельных для них серверов и баз данных;

2. юридические лица и подразделения, подключенные к одной БД, условно назовем Промышленной площадкой;

3. на каждой Промышленной площадке используется единая классификация документов;

4. используются единые корпоративные справочники (например, пользователей и организационной структуры) для всех баз данных территориально-распределенной системы;

5. механизм «полной» репликации используется только для обновления данных корпоративных справочников;

6. передача информации между серверами, кроме данных корпоративных справочников, осуществляется специальными механизмами (например, используются XML-пакеты по сокетным соединениям);

7. используется принцип: «электронный документ доставляется только туда, где он нужен пользователям для работы». Это означает, что если с документом работает Управляющая компания и один из ее филиалов, то он должен находиться на этих двух площадках и нигде более;

8. при согласовании и рассылки документа передается сам документ и все относящиеся к нему документы (сопроводительные), в том числе при согласовании передаются все результаты согласования (визы) по текущей версии документа, комментарии к визам, новые версии и редакции документа;

9. передача документов между Промышленными площадками должна быть настолько быстрой, насколько позволяют каналы передачи данных;

10. должна быть обеспечена простота администрирования СЭД и защита от ошибок сопровождающего СЭД персонала (администраторов).

4. Схема документопотоков

Приём Распределение Регистрация

Контроль за исполнением Исполнение

Отправление