Связь информации и документа

В современном постиндустриальном мире нас повсюду окружает информация, которая является, кроме того, основным производственным ресурсом. С течением времени информация все больше обретает значимость для людей, становится ценнейшим инструментом для взаимодействия.

Информация закрепляется в документах, которые представляют собой носитель данных, включающий в себя необходимую информацию. Эта информация может предстать в виде текста, изображения, видео или аудио. Любая деятельность сопровождается с получением и обработкой информации. Однако важны и ее свойства – полнота и достоверность, именно от них зависит принятие каких-либо решений и умозаключений.

Документы появляются в нашей жизни с самого рождения. В них фиксируются важнейшие события каждого человека, среди которых свидетельство о рождении, окончании школы, заключения брака, смерти, а также дипломы о получении образования. Но документы играют роль не только в жизни каждого человека, но и общества в целом. Особую роль играет юридическая сила документов, они должны быть официальными, особенно в управленческой деятельности. Государственная деятельность целиком и полностью состоит из документов, которые проявляются в виде различных законов и актов. Эти документы определяют поведение людей, закрепляют их права и обязанности. Документ, несущий в себе информацию, выступает в качестве связывающего элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, т.к. он обеспечивает взаимодействие их частей.

Связь между информацией и документами неразрывна. Это две вещи, которые взаимопроникают друг в друга, ибо находящаяся в документе информация полностью определяет его содержание. В данном случае понятие «информация» шире, так как она может существовать обособленно, не превращаясь в документ, в то время как документ без информации не может существовать. Понятие информации можно интерпретировать как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах вне зависимости от формы их представления. Стоит отметить, что информация может быть недокументной, то есть не зафиксированной на материальном носителе, и документной, то есть закрепленной на нем. Документоведение как наука имеет дело с документной информацией соответственно.

Документ был создан для хранения и передачи информации, для более структурированного и упрощенного ее нахождения среди неограниченного объема. Информация различных видов заключена в документах. Это и научная информация, и массовая. Обобщенно такую информацию можно назвать социальной. Именно она определяет сведения, предназначенные для передачи в обществе. Данная информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения.