Проблемы внедрения ИС и способы их решения

Введение

Информационная система - это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для хранения, поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователя. Информационная система позволяет своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией .

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Автоматизация управления является неотъемлемой чертой каждой организации, это связано, прежде всего, с перспективами расширения предприятия, ростом объемов деятельности. Применение различных информационных систем в сфере управления на предприятии целесообразно с целью экономии времени, рабочих ресурсов, повышения качества выполняемой работы, минимизации издержек и затрат. Внедрение информационной системы в организации рассматривается как обычный проект, ничем не отличающийся от закупки оборудования, строительства объектов или реализации плана мероприятий.

Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Основные задачи, которые выполняет ИСУП, представлены в приложении 1.

Учитывая тот факт, что информационные системы играют огромную роль в управлении организации , тема проблемы внедрения информационных систем и пути их решения является актуальной. В своём эссе я хочу рассмотреть вопрос: в чём заключаются проблемы внедрения информационных систем в работу организации?

Основная часть

Прежде, чем приступать к внедрению информационной системы управления на предприятии, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Нельзя автоматизировать хаос, т.к. в результате этого получится автоматизированный хаос. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования и контроля, а также управления процессами. Одной из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули часть информационной системы, автоматизирующая один или несколько бизнес-процессов, интегрированная с другими модулями, но разрабатываемая таким образом, чтобы в случае своего изменения не затрагивать другие управленческого учета и финансового контроля. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр учета, с соответствующим уровнем ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы управления предприятием, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном доступном виде при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако стоит заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы управления предприятием, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента. Внедрение информационной системы управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами.

Не стоит полагать, что работать при наличии информационной системы управления предприятием станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

Часто решение о внедрении информационной системы является не решением компании или хотя бы консолидированным решением топ-менеджеров и акционеров, а решением одного из функциональных руководителей, например, финансового директора или директора по производству. В таком случае информационная система внедряется в интересах именно данного руководителя, большинство же топ-менеджеров предприятия не принимает участие в процессе внедрения и, как следствие, может неоднозначно оценивать как сам процесс, так и результаты внедрения системы в целом.

Зачастую, при внедрении системы акценты могут смещаться настолько, что для дальнейшего комплексного внедрения уже сделанные работы приходится серьезно переделывать. Иногда такие варианты внедрения проводятся для примера, чтоб наглядно пояснить руководству, как не стоит автоматизировать управленческий процесс, на какие аспекты нужно обратить внимание и насколько важно личное участие в вопросах по комплексной автоматизации предприятия.

В данном случае компания на собственных ошибках проходит обучение тому, как правильно внедрять информационные системы, и, как следствие, при повторных проектах руководство предприятия уже значительно точнее понимает, каких целей хочет добиться в результате внедрения системы, какие усилия необходимо организовать для ведения проекта, для чего нужно приглашать профессиональных консультантов и сколько реально может стоить проект внедрения комплексной информационной системы управления.

При внедрении информационной систем управления предприятием в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения.

Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей , принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Также в последнее время выделяют следующую важную проблему информационных систем - защита информации. Дело в том, что защита информационной системы должна быть системной. Понятие системности заключается не просто в создании соответствующих механизмов защиты, а представляет собой регулярный процесс, осуществляемый на всех этапах жизненного цикла это стадии процесса, охватывающие различные состояния системы, начиная с момента возникновения необходимости в такой системе и заканчивая её полный вывод из эксплуатации информационных систем. При этом, все средства, методы и мероприятия, используемые для защиты информации объединяются в единый целостный механизм - систему защиты. К сожалению, необходимость комплексного обеспечения безопасности информационных технологий пока не находит должного понимания у пользователей современных информационных систем.

В то же время, построение систем защиты информации не ограничивается простым выбором тех или иных средств защиты. Для создания таких систем необходимо иметь определенные теоретические знания, а именно: что представляет собой защищенная информационная система, что такое система защиты информации и какие требования предъявляются к ней, какие существуют угрозы и причины нарушения безопасности информационных технологий, какие функции защиты и каким образом должны быть реализованы, как они противодействуют угрозам и устраняют причины нарушения безопасности, как построить комплексную систему защиты информации, как достичь высокого уровня безопасности при приемлемых затратах на средства защиты информации и многое, многое другое.

Оценивая стоимость проекта, не надо забывать, что помимо стоимости лицензий и услуг консультантов по внедрению, существуют значительные затраты на перестройку всех бизнес-процессов и затраты, связанные с огромными усилиями всех вовлеченных в процесс менеджеров и специалистов компании . Последняя составляющая с трудом поддается хотя бы приблизительной оценке. Кроме того, не надо забывать, что требуется постоянная поддержка системы, ее улучшение и корректировка в связи с новыми потребностями компании, периодическое обновление версий и тому подобные затраты уже в процессе эксплуатации. Здесь нужно четко понимать - меньше ли эти затраты тех преимуществ, которые хочется получить от интегрированной системы. Ответ не всегда очевиден, но на практике многие идут на сознательное дублирование информации и внедряют лишь частичные автоматизированные решения, затрагивающие отдельные аспекты финансового и управленческого учета.

Отсутствие программных инструментов и соответствующих специалистов, способных реализовать видение конкретного управленца и специфику компании. Проблемы поддержки автоматизированной информационной системы управления состоят в необходимости регулярной модернизации системы с целью более полного удовлетворения нужд в информации принятой системы управления предприятием.

Заключение

Анализирую вышесказанное, можно сделать вывод ,что внедрение информационной системы, как и любое серьезное преобразование, является сложным процессом, который зачастую сопровождается ломкой существующих на предприятии производственных и управленческих процессов. Приходится подстраивать их под существующие рамки логики системы. Даже при том, что система может являться достаточно гибкой, этого не избежать.

В целом проблемы ,возникающие при внедрении информационных систем в работу организации , достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Ключевым элементом успешности разработки и внедрения информационных систем является правильное определение цели, задачи, а также сочетания всех видов ресурсов и степени готовности организации, особенно с учетом наличия компетентного в области информационных технологий система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники персонала. Однако, наряду с существующими проблемами информационных систем, действительность показывает, что при правильном использовании - это реальное эффективное средство повышения конкурентоспособности компании.

Список использованной литературы

1. Балдин К.В., Уткин В.Б., Информационные системы в экономике: Учебник, Дашков и К, 2012. - 395 стр.

2. Гай Банкер, Тим Коултер, От центра затрат к центру прибыльности, VERITAS Software Corporation, 2004. - 202 стр.

3. Дик В.В., Мизина С.Н., Печенкин А.Е.,Информационный менеджмент: Руководство по изучению дисциплины, Москва, 2007. - 75 стр.

4. http://www.itstan.ru

5. http://www.creativeconomy.ru/articles/3638

Приложение

Приложение 1.