Сущность, виды и принципы эффективного управленческого контроля

Контроль — это одна из функций менеджмента, которая состоит в сравнении результатов работы с планами, нормами и стандартами, а также в устранении возникающих отклонений. Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу. Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и

ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно - хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом. Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений. На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются, изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль - децентрализации. Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества, как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания децентрализации в управлении фирмой в целом. Виды контроля:

 Предварительный. Проводится до принятия решения по тому или иному вопросу. Цель – предупредить неверные и необоснованные решения. Применяется трудовым, материальным и финансовым ресурсом. Например, профессиональные навыки, качество сырья.

 Текущий. Осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий). Цель – своевременно выявить отклонения, препятствующие исполнению решений в полном объеме и в установленные сроки. Производится в виде контроля работы

подчиненного его непосредственным начальником. Для осуществления такого контроля необходима обратная связь.

 Заключительный. Осуществляется после реализации решения. Цель – предотвратить ошибки в будущем. В рамках этого контроля также используется обратная связь. Вместе с тем он осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения.

 Стратегический. Предусматривает учет, оценку, анализ результатов, разработки и реализации стратегии. Объектами становятся: маркетинг, научно-технические прогнозы, продуктово - тематический портфель.

 Оперативный. Нацелен на текущий учет и анализ осуществляемых процессов. Задача – обеспечение выполнения плановых заданий. Объекты – тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работы, предусмотренные планом ресурсы.

 Финансовый. Ориентирован на конечные экономические результаты деятельности. Проводится на разных уровнях управления. Объекты – прибыль, издержки, объемы производства и продаж, инвестиции, финансовое состояние организации.

 Административный. Распространяется на процессы управления. Объекты – производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, сроки поставок, ситуации в коллективах, выполнение производственных программ.

 Полный. Строится как целостная система в организационной структуре.

 Выборочный. Организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер. Например, проверка качества продукции, научнотехнического уровня, соблюдение нормативных требований.

Условия эффективности управленческого контроля:

 Определение наиболее значимых факторов;

 Моделирование контрольного процесса;

 Внимание к динамике контролируемого процесса;

 Регулярная корректировка значимости факторов;

 Анализ разрыва между плановыми и фактическими показателями контролируемого процесса;

 Разработка возможных корректирующих мер. Осуществление функции управленческого контроля не зависит от степени доверия внутри организации. Данная функция является обязательным и необходимым компонентом системы менеджмента. Реализация функции управленческого контроля осуществляется на базе ряда принципов, которые обеспечивают ее эффективность:

 Всеохватность – контролю следует подвергать все операции организации;  Централизованность – контроль над наиболее важными процессами должен осуществляться с непосредственным участием высшего менеджмента компании, ему также должны оперативно сообщаться все значимые отклонения и сбои в процессах;

 Адекватность содержанию деятельности – реализация функции контроля должна соответствовать особенностям деятельности конкретной компании;  Контроль должен быть прямым – контроль должен осуществляться с участием ответственного за процесс лица; Стратегическая направленность – функция контроля должна отражать и поддерживать общие цели организации;

 Объективность – недопустимость влияния личных качеств и взаимоотношений руководителя с подчиненными на процесс контроля, невозможность использования контроля как средства наказания, необходимость создания системы контроля на основе объективных, понятных и общепринятых показателей;

 Гибкость – система контроля должна приспосабливаться к организационным изменениям;

 Контроль должен работать на опережение – контролирование процессов должно способствовать предотвращению возможных проблем и отклонений от плана;

 Нацеленность на решение проблемы – действительной целью контроля является решение проблемы (или ее предотвращение), а не констатация факта возникновения;

 Простота – простая система контроля способствует лучшему пониманию целей и методов контроля сотрудниками организации; Постоянство – регулярность процедур контроля позволяет оперативно принимать меры по предотвращению проблем;

 Своевременность – контроль должен осуществляться таким образом, чтобы избежать серьезных потерь из-за временных промежутков между проблемой и реакцией на нее.

Можно выделить и другие принципы управленческого контроля, которые применяются каждой конкретной организацией в зависимости от особенностей ее деятельности и характеристик управленческого цикла.