Особенности управления системами класса ERP и CRM

Почти каждый бизнесмен рано или поздно понимает, что для управления компанией ему нужна умная программа. Только вот какая, и чем отличается CRM от ERP? На самом деле оба IT-продукта преследуют одну цель — автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы. Однако набор инструментов и задачи у них разные.

В современном понимании ERP система (Enterprise Resource Planning) представляет собой интегрированную информационную систему управления предприятием. Она обеспечивает автоматизацию планирования, учета, контроля и анализа всех бизнес процессов. В основе работы ERP системы лежит управление единым хранилищем данных, которое содержит всю необходимую корпоративную информацию: финансовую, производственную, кадровую, информацию по запасам и пр.

CRM  (Customer Relationship Management) - это стратегия компании, определяющая взаимодействие с клиентами во всех организационных  аспектах, таких как:

     реклама;

     продажи;

     доставка и обслуживание клиентов;

     дизайн и производство новых продуктов;

     выставление счетов и т.д.

Особенности CRM-систем в зависимости от специфики деятельности хозяйствующих субъектов.

 

Преимущества от внедрения CRM-системы вытекают из более точного понимания нужд клиентов, а также сокращения издержек и увеличения объемов продаж (до 10% на одного менеджера). Торговые агенты начинают работать более эффективно, повышается уровень удовлетворенности клиентов, что уменьшает потребность в дополнительных скидках и повышает финансовую отдачу (примерно на 1-3% на сделку).

После внедрения системы происходит снижение административных издержек на продажи и маркетинг за счет автоматизации рутинных процессов. Персонализация потребностей клиентов позволяет более точно определять целевые сегменты рынка и ориентировать на них продукты и услуги компании, сокращая расходы на неликвидный товар.

CRM - это не просто программа, - это принцип ведения бизнеса. Это другой взгляд на ведение продаж и послепродажного обслуживания,  это ориентация на клиента.

Использование CRM-систем приносит наибольшую выгоду на тесных конкурентных рынках, где приходится бороться буквально за каждого клиента. Именно там без планирования деятельности в соответствии с анализом клиентской базы сейчас трудно представить эффективную работу фирмы. 

Особенно необходимы CRM-системы в следующих компаниях:

     Региональные производители, которые распространяют свою продукцию через сети торговых точек и мелкооптовых баз. Количество покупателей-оптовиков сильно ограничено, и то, чьей продукции окажут предпочтение, часто зависит от личного отношения клиента к производителю. Малый бизнес не может тратить значительные средства на проведение маркетинговых исследований, поэтому значительную помощь предпринимателю могут оказать системы анализа.

     Мелкооптовые фирмы также нуждаются в CRM-системах для отслеживания деятельности конкурентов, поддержания широкого ассортимента товаров разных производителей, точного удовлетворения спроса клиентов.

     Компании, оказывающие различные услуги, испытывают на себе предельно жесткую конкуренцию. Залогом  успеха каждой такой компании является индивидуальный подход к каждому клиенту.

 

CRM для банков

Есть четыре основные проблемы, решаемые CRM в банке.

1.   качество банковского сервиса очень зависит от клиентского менеджера. CRM стандартизирует регламенты работы с клиентом и автоматически напоминает о необходимости того или иного шага;

2.   менеджеры по продажам, особенно успешные и с большим числом клиентов, могут быть плохо управляемы. И в случае увольнения сотрудник может переманить клиентов. Внедрение системы позволяет уменьшить эту зависимость банка, так как каждый шаг работы с клиентом регистрируется в CRM;

3.   внутренняя конкуренция между подразделениями. CRM система автоматически распределяет клиентов между подразделениями;

4.   упорядочение данных по клиентам. В CRM достаточно открыть несколько «закладок», чтобы узнать обо всех операциях между клиентом и банком.

С помощью CRM можно выделять фокусные группы и сегментировать клиентов для повышения доходности бизнеса. В зависимости от важности клиента, с ним будет организована работа по соответствующему бизнес-процессу. Благодаря этому же можно сократить временные и финансовые издержки на работу с неприбыльными клиентами. CRM позволит гораздо точнее проводить рекламные кампании и программы лояльности и объективно оценивать их эффективность.

CRM для торговых компаний

Чаще всего CRM-системы используются предприятиями, предлагающими достаточно дорогие товары (оборудование, автомобили). В данном сегменте путь к заключению контракта может оказаться достаточно длительным. Потеря каждого клиента может обернуться значительными убытками для компании. Преимущества CRM в данном случае заключаются в хранении информации и истории взаимоотношений с клиентом, ведение бизнес-процесса продаж (сделки), планирование и контроль всех его этапов («воронка продаж»).

Для компаний, торгующих более дешевыми товарами характерны такие особенности, как большой ассортимент, достаточно большое число клиентов, высокая конкуренция в отдельно взятом географическом регионе и быстрая оборачиваемость активов (низкая наценка). Исходя из вышеперечисленного, основные задачи, которые решает CRM система - это повышение лояльности клиентов за счет направленных маркетинговых воздействий и программ лояльности, ведение грамотной ассортиментной политики, основываясь на отчетах о продажах, данных о различных группах клиентов и ассортименте конкурентов, плюс - уменьшение сроков хранения товара.

 

CRM для туроператоров

 

Для туристических компаний важно обеспечить качественное обслуживание и впечатления для клиентов, чтобы те пользовались услугами туроператора из года в год. Турфирмы поддерживают эффективные взаимоотношения с большим количеством партнеров и агентов, вынуждены хранить и постоянно обновлять информацию о ценах на билеты, проживание, о правилах оформления документов. CRM-система позволяет организовать единую базу для всей этой информации и предоставить менеджерам актуальные сведения о предпочтениях клиента, истории его поездок, финансовых возможностей. Таким образом, менеджер сможет быстро подобрать оптимальное предложение для каждого клиента.

В CRM-системе может быть автоматизирована значительная часть документооборота компании: регистрация, визирование договоров и других документов.

  

CRM для страховых компаний

 

Для страховых компаний характерно наличие большого числа клиентов, требующих оперативного, персонализированного обслуживания на разных стадиях их взаимодействия со страховой компанией. Также характерна разрозненность информации о клиентах по разным отделам. Зачастую отделы, непосредственно работающие с клиентами, не обладают информацией о клиентах и наоборот, информация с этих отделов поступает на обработку и принятие решений в другие отделы зачастую лишь устно либо на бумаге.

CRM-система позволяет составить списки держателей страховых полисов по территориальному признаку и по страховому агенту, к которому приписан клиент, упорядочить и хранить информацию о предпочтениях клиента, его образе жизни и интересах, составе семьи, днях рождениях, наличии недвижимости и т.д. Имея собственную достоверную базу данных о клиентах, страховая компания сможет разрабатывать комплексные программы страхования с учетом нужд конкретных, четко определенных категорий существующих и потенциальных клиентов. При этом маркетинговое подразделение страховой компании превращается из «исследовательского центра», дающего рекомендации, в организатора комплексных продаж, в основе которых лежит системный подход к клиенту, предполагающий рассмотрение объекта как совокупности взаимосвязанных элементов, сочетание которых как раз и позволяет клиенту финансово защитить свои ресурсы.

 

CRM для агентств недвижимости

 

Для успеха на рынке недвижимости необходимы две составляющие: правильное управление базой объектов, построение долгосрочных отношений с клиентом. Внедрение CRM-системы позволяет решить такие проблемы, как отсутствие единой базы объектов и клиентов, неполноту информации, наличие большого количества «непроверенных» объектов, различное информационное содержание (один и тот же район разные маклеры могут назвать по-разному, не говоря уже об орфографических ошибках). Кроме того, CRM позволяет повысить качество работы с клиентом, повысить эффективность работы маклеров - сократить затраты времени.

CRM позволяет вести единую базу объектов, клиентов, контактов, что позволяет решить информационную группу проблем. Автоматизированные отчеты позволят сделать анализ любой информации, находящейся в базе, благодаря чему всегда можно оперативно отследить качество работы сотрудников, оперативно реагировать на изменения рынка, вести реальный учет финансов (поскольку в информацию о сделках можно вносить не только стоимость по договору, но и реальную). С помощью CRM-системы можно проводить и анализировать рассылки и опросы.

CRM для производителей

Кроме систем планирования ресурсов предприятия (ERP), производственные компании могут использовать CRM системы. Основная задача CRM на производственном предприятии - это обеспечить достоверную обратную связь от рынка до производства. Точное планирование ассортимента и загрузки производственных мощностей невозможно без информации о планируемых продажах, которую предоставляет CRM система. Кроме того, часто компания-производитель проводит маркетинговые акции и рекламные кампании для привлечения новых клиентов и повышения лояльности существующих.

CRM-система позволяет автоматизировать многие рутинные функции менеджеров по работе с партнерами, освобождая время для непосредственного общения с дистрибуторами, т.е. для выполнения непосредственных служебных обязанностей. Любому менеджеру на производстве приходится иметь дело с подготовкой коммерческих предложений, спецификаций, договоров и прочих документов, связанных с оформлением сделок. Задача автоматизации такой подготовки весьма актуальна, особенно, когда каталог продукции составляет сотни и тысячи наименований. С другой стороны, дистрибуторы зачастую проводят закупки по одним и тем же спецификациям, хранить и менять которые позволяет система.

CRM для IT-компаний

Для IT-компаний очень важно организовать доверительные отношения с каждым клиентом, ведь от этого во многом зависит успех IT-проекта. Начиная с предпродажной стадии, CRM позволяет фиксировать важную информацию о клиенте, историю встреч, звонков и переписки с каждым контактным лицом в компании-клиенте. Также очень важно организовать с помощью системы бизнес - процесс работы с клиентом, чтобы не упустить важных деталей и контролировать ход выполнения проекта. CRM позволяет организовать коллективную работу над проектом и улучшить коммуникации между техническими и коммерческими службами.

В отделах продаж CRM-система используется при формировании сложных спецификаций проектов и подготовки тендерных предложений и ведения других документов. Кроме того, CRM-система часто используется для формирования листов учета времени и автоматизации расчета прибыли по проекту с учетом трудозатрат и накладных расходов. Еще одной важнейшей функцией CRM в IT-проектах является организация обработки заявок клиента на сервисное обслуживание.

CRM для СМИ

Одной из проблем для средств массовой информации (журналов, радио-, телеканалов и т.д.) является проблема коммуникаций между рекламным и журналистским отделами. Например, известно, что одно и то же физическое или юридическое лицо может выступать для издательства в роли и эксперта, и рекламодателя, и читателя газеты или журнала. А задача издания - отслеживать эти роли и получать хорошие результаты: постоянного подписчика, крупного рекламодателя, информационно-открытого и компетентного эксперта. Отсюда главная задача, которую предстоит решить CRM - системе - эффективное управление информацией (в первую очередь о клиентах), которая различными каналами поступает в издательство.

CRM-система автоматизирует большую часть рутинной работы менеджеров (подготовку стандартных коммерческих предложений, подготовку договоров, счетов и актов, а также генерацию отчетов) и позволяет организовать работу с каждым клиентом максимально эффективно. Опыт пользователей CRM-систем говорит об увеличении количества клиентов на одного сотрудника отдела рекламы в 1,5-2 раза. Кроме того, CRM позволяет фиксировать не только факты продажи рекламных площадей, но и планировать будущие продажи. При грамотно выстроенной CRM-системе, такое планирование осуществляется с учетом вероятности осуществления сделки, перехода от стадии к стадии продажи, учета всех действий менеджера, связанных с данной продажей.

ERP системы

ERP системы состоят из различных модулей, которые реализуют потребности организаций в автоматизации процессов. Каждый из модулей ориентирован на определенную область деятельности или бизнес процесс. Так как ERP системы появились в результате эволюционного развития систем предыдущего поколения, то в составе этих систем находятся элементы MRP и MRP II систем.

По составу применяемых модулей, структуру ERP системы можно разделить на две составляющие: базовые элементы и расширенные элементы.

К базовым элементам относятся все функции системы, которые осуществляют управление производством: укрупненное и детальное планирование мощностей, разработка основного плана производства, планирование потребности в материалах, обработка спецификаций изделий, маршрутизация производства, управление закупками и запасами. Эти элементы могут быть реализованы в одном или нескольких модулях ERP системы (в зависимости от разработчика).

К расширенным элементам относятся все функции, которые обеспечивают работу производства. Как правило, эти элементы реализованы в виде отдельных модулей.

К таким элементам относятся:

Управление финансами. Этот элемент ERP системы позволяет вести главную книгу, управлять расчетами с дебиторами и кредиторами, выполнять учет основных средств, осуществлять управление наличными средствами, планирование финансовой деятельности, вести финансовую отчетность и бухгалтерский учет и др.

Управление человеческими ресурсами. Он позволяет осуществлять кадровый учет, выполнять расчет заработной платы, вести учет рабочего времени, графики работы, планировать кадровый состав, управлять мотивацией персонала.

Управление цепочками поставок. Этот элемент является одним из ключевых в ERP системе. Он позволяет прогнозировать спрос, планировать и управлять логистикой как внутри предприятия (складская и производственная логистика), так и вне его (логистика внешних поставок и сбыта готовых изделий), управлять закупками и поставщиками.

Управление взаимосвязью с Заказчиками. Этот элемент ERP системы выполняет такие же функции, как и отдельные CRM системы. Их функциональность во многом зависит от производителя, но основные действия включают в себя управление продажами, учет взаимодействия с клиентами, управление маркетингом.

Управление жизненным циклом изделия. Он позволяет управлять жизненным циклом изделия от его разработки, до утилизации. Модули ERP системы дают возможность управлять данными о продукте, контролировать проектирование, управлять жизненным циклом оборудования, управлять потребностями клиентов.

Управление продажами и сбытом. Этот модуль ERP системы позволяет планировать и управлять каналами сбыта, управлять заказами, управлять ценообразованием, осуществлять управление транспортом.

В зависимости от производителя ERP системы, состав элементов и модулей может изменяться. Например, некоторые производители предлагают модули управления качеством, модули управления проектами, модули управления окружающей средой и пр. Современные ERP системы позволяют внедрять как полный функционал, так и отдельные модули.

Применение ERP систем значительно повышает качество управления организацией. Они упрощают контроль над потоком работ между подразделениями, снижают затраты, связанные с дублированием информации и задач, сокращают издержки, возникающие из-за работы разрозненных систем управления.

Помимо указанного, применение полноценной ERP системы дает организации следующие преимущества:

Контроль процессов. ERP системы дают возможность осуществлять контроль над всеми важными процессами организации. Контроль может быть построен по иерархической системе: от оперативного уровня, до уровня стратегического управления.

Синхронизация процессов. Все процессы организации могут быть организованы в виде последовательного и взаимосвязанного потока работ, передаваемого от подразделения к подразделению. За счет применения ERP системы потоки работ могут быть синхронизированы. Это гарантирует эффективное выполнение процессов, замкнутых на отдельных подразделениях, но влияющих на общие для нескольких подразделений процессы.

Стандартизация отчетности. Средства отчетности ERP системы унифицируют все виды отчетов и статистических данных, необходимых для управления. Эти отчеты можно создавать по всем процессам, подразделениям или функциям в режиме реального времени.

Унификация информационных систем. Т.к. ERP система внедряется во всех подразделениях организации (при внедрении всего функционала ERP системы), то нет необходимости поддерживать разрозненные информационные системы управления. Все функции отдельных систем могут быть интегрированы в ERP систему.

Расширение управленческих функций. Большинство ERP систем позволяют применять модули управления корпоративными знаниями. Это дает возможность организации существенно расширить управленческие функции за счет создания корпоративной базы знаний.

Интеграция с поставщиками/клиентами. Многие современные ERP системы позволяют поставщикам/клиентам выполнять часть функций организации (формирование и отслеживание заказа, контроль запасов и их пополнение и пр.).

Адаптация под нужды бизнеса. В ERP системах существуют различные модули, которые могут работать как в привязке к базовым функциям, так и отдельно от них. Состав решаемых задач в каждом модуле настраивается под потребности организации.

Централизация данных. Принцип работы ERP системы подразумевает создание единой базы данных, в которой хранится вся управленческая информация. Данные хранятся централизованно, что обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации, надежную защиту и архивирование. Защита данных. Для каждой группы пользователей в ERP системе могут быть созданы свои политики безопасности, что обеспечивает более надежную защиту данных. Работа каждого пользователя может быть проконтролирована. Все операции и действия, выполненные пользователем, могут контролироваться за счет средств ERP системы.

Улучшение взаимодействия. ERP системы обеспечивают «прозрачность» результатов работы каждого из подразделений. Это дает возможность наладить горизонтальные связи между подразделениями и улучшить их взаимодействие.

Интеграция с низкоуровневыми системами управления. За счет применения API интерфейса, ERP системы обеспечивают связь с низкоуровневыми системами управления (станками, производственными комплексами и другим оборудованием).

Контроль взаимосвязанных видов деятельности. За счет наличия различных модулей, ERP системы облегчают отслеживание заказов, запасов, выручки, продаж и всех смежных видов деятельности.

Масштабирование. Для больших компаний, имеющих распределенную структуру и территориально удаленные подразделения, ERP системы позволяют масштабировать решения. Это дает возможность территориально удаленным подразделениям иметь единую систему управления.

Основного отличия CRM от ERP в том, что CRM полезна для любых компаний, а ERP — для крупного бизнеса.

Как мы видим, проведя сравнение CRM и ERP-системы, разница существенная. Невозможно сказать, что какая-то из них лучше, а какая-то хуже. Все зависит от потребностей и размера бизнеса. При выборе системы решающую роль играют следующие моменты:

Масштаб предприятия. ERP — это глобальная экосистема, которая объединяет все возможные процессы компании. Небольшому бизнесу такая сложная платформа ни к чему. Имеет значение и наличие филиалов. В рамках одного города, и тем более офиса, можно легко зайти в нужный кабинет и все выяснить лично. Если же представительства компании разбросаны по стране или даже нескольким странам, ERP становится единой системой, в которой работают все сотрудники.

Сложность бизнес-процессов. Для крупного производства, которое закупает сырье, обрабатывает, перевозит и реализует, лучше всего подходит ERP. В противном случае “голова не знает, что делают ноги”. То же самое, если в компании проект поэтапно переходит от одного отдела к другому. А вот интернет-магазину, который работает по схеме “купи-продай”, больше подходит CRM. Так как здесь усилия сфокусированы на построении взаимоотношений с клиентами.

Финансы. Если на все предыдущие пункты вы ответили “Да”, а вот с последним проблемы, то придется вас огорчить. ERP — удовольствие не из дешевых. В его стоимость входит настройка ПО под запросы конкретного бизнеса, время специалистов, который изучит вашу нишу, внедрение системы, обучение сотрудников работе с ней и многое другое. В этом случае имеет смысл начать с CRM. Эта система доступней, ее можно настроить самостоятельно, менеджерам будет несложно разобраться, а руководитель получит эффективный инструмент контроля.

 ERP многозадачен. В то время как CRM — это исключительно инструмент для автоматизации продаж.

Список использованной литературы:

1. Алёхина Г.В.Руководство по изучению дисциплины «Клиентно-ориентированные ИС: CRM и CSRP системы».
2. Менеджмент качества.
3. Ringostat Blog blog.ringostat.com
4. HR-RJRTAI https://hr-portal.ru/