Мероприятия, направленные на повышение эффективности работы группы

Введение

В условиях развития рыночных отношений правильная организация труда и заработной платы должна обеспечивать воспроизводство рабочей силы, формирование мотивов и стимулов к труду, повышение его качества и эффективности.

Повышение эффективности деятельности групп является наиболее актуальной проблемой, определяющей темпы расширенного воспроизводства на предприятии, полное удовлетворение потребностей населения в его продукции. Успешная работа любой организации складывается из таких факторов, как слаженное взаимодействие сотрудников и начальства. В то же время большая часть ответственности за это лежит на плечах руководства. Здесь следует использовать все возможные методы и средства, которые могут дать сотрудникам организации ощущение хорошего начальника и любимой работы. Именно от этих психологических категорий будет зависеть эффективность конечного результата работы.

Каждая компания, которая серьезно относится к управлению человеческими ресурсами или, по крайней мере, планирует будущее, пытается разработать свои собственные способы повышения эффективности групп.  

Прежде чем дать конкретные рекомендации относительно повышения эффективности собраний рассмотрим общие факторы эффективности группы.

Эффективность группы в достижении целей зависит от следующих факторов: размера, состава, групповых норм, уровня сплоченности и конфликтности, статуса и функциональных ролей членов группы.

Размер. Теоретики менеджмента уже давно пытаются определить идеальный размер группы. Представители школы управления считали, что формальная группа должна быть небольшой. По мнению Р. К. Дэвиса, например, в нее должны входить 3-9 человек. Более современный ученый, посвятивший много лет изучению групп, Кит Дэвис, в целом согласен с ним, утверждая, что лучшим числом является 5.согласно исследованиям, на самом деле в групповых собраниях участвуют от 5 до 8 человек. Ряд исследований показал, что группы из 5-11 человек, как правило, принимают лучшие решения, чем группы других размеров, и что члены групп из 5 человек, как правило, испытывают большее удовлетворение, чем члены больших или меньших групп. Кажется, что в группах из 2-3 человек люди связаны с большой ответственностью; в группах из более, чем 5 человек они могут стесняться выступать перед большим количеством людей.

В целом, по мере роста группы ее членам становится все труднее общаться друг с другом и достигать консенсуса в отношении ее деятельности и целей. Кроме того, большая группа имеет тенденцию разделяться на неформальные подгруппы, что обычно приводит к непоследовательным целям и кликам.

Композиция. В данном случае под композицией понимается степень сходства личностных характеристик и точек зрения членов группы, влияющих на решение проблемы. Одной из основных причин вовлечения группы в процесс принятия решений является использование различных мнений для определения оптимального решения. Поэтому рекомендуется – и это подтверждается исследованиями – включать в группу людей с различными характеристиками. Одни люди уделяют больше внимания деталям проектов, другие пытаются увидеть общую картину, третьи пытаются подойти к проблеме с системной точки зрения и рассмотреть взаимосвязь различных аспектов. По словам Дж. Майнера, если "группа состоит из очень разных людей, она вырабатывает более качественные решения, потому что на обсуждение выносится больше точек зрения и мнений". Как обнаружили ранние исследователи рабочих групп, их нормы оказывают большое влияние на поведение индивидов и на то, насколько группа стремится достичь организационных целей. Нормы передают членам группы ожидания относительно их поведения и эффективности и оказывают такое сильное воздействие, потому что только координируя свои действия с ними, индивид может рассчитывать на принятие и поддержку со стороны группы. Это относится как к неформальным, так и к формальным группам.

Можно сказать, что с точки зрения организации нормы могут быть как положительными, так и отрицательными. Позитивные поддерживают цели и задачи организации и поощряют поведение, направленное на их достижение; негативные, наоборот, поощряют поведение, не способствующее достижению целей организации. Нормы, побуждающие людей упорно трудиться, преданно служить своей организации, стремиться к высокому качеству и удовлетворенности клиентов, являются примерами позитивных норм. Негативные нормы поощряют неконструктивную критику компании, воровство, прогулы и низкую производительность труда.

Уровень сплоченности. Сплоченность группы-это степень, в которой члены группы притягиваются друг к другу и к группе. Очень сплоченная группа-это группа, члены которой любят друг друга и считают себя похожими людьми. Такая группа хорошо работает как команда, поэтому высокий уровень сплоченности, при условии, что их цели согласованы, обычно способствует повышению эффективности всей организации. Они обычно менее склонны к серьезным коммуникативным проблемам, недопониманию, напряженности, враждебности и недоверию; и они более эффективны, чем некогерентные. Однако если цели группы и всей организации не совпадают, то высокая степень групповой сплоченности отрицательно сказывается на эффективности организации в целом. Это наглядно продемонстрировал эксперимент Хоторна на базе кабельно-сборочного цеха.

Руководство может усилить положительный эффект, сплоченности группы, проводя периодические совещания, на которых подчеркиваются общие цели группы и каждый член понимает свой вклад в их достижение. Вы также должны разрешить периодические встречи подчиненных для обсуждения их потенциальных или актуальных проблем, предстоящих изменений и новых проектов.

Степень конфликтности. Как уже упоминалось, разнообразие повышает эффективность групп, но оно также увеличивает вероятность конфликтов. Хотя активный обмен мнениями полезен, такие дискуссии часто чреваты спорами и другими проявлениями открытого конфликта, что всегда вредно. Причины конфликтов в малых группах и методы их разрешения такие же, как и в любом другом подразделении организации.

Статус индивида в организации или группе определяется рядом факторов: опытом работы, должностью, расположением офиса, образованием, коммуникативными навыками, осведомленностью и опытом. Влияние этих факторов зависит от ценностей и норм группы. Исследования показали, что чем выше статус члена группы, тем большее влияние он оказывает на ее решения, но это не всегда способствует повышению ее эффективности.

Человек, проработавший в компании недолго, может обладать лучшими идеями и большим опытом в той или иной области, чем сотрудник с высоким статусом, приобретенным за долгие годы работы в компании. Для принятия эффективных решений необходимо учитывать всю необходимую информацию и объективно взвешивать все идеи. И иногда группа должна работать вместе, чтобы избежать доминирования мнений членов с более высоким статусом.

Роли членов группы. Важным фактором эффективности работы группы является поведение каждого ее члена. Чтобы группа была эффективной, поведение ее членов должно способствовать достижению ее целей и социальному взаимодействию. Существуют две основные ролевые ориентации для создания эффективной групповой среды.

Менеджеры проводят много времени на различных совещаниях, эффективность которых зависит от тех же факторов, что и эффективность работы групп.

Для повышения эффективности мероприятий выделяют следующие рекомендации:

• Четко сформулируйте повестку дня совещания и еще раз просмотрите ее перед началом
• обеспечить свободный обмен информацией между участниками группы. Это будет возможно, если члены группы будут играть на собрании как вспомогательную, так и целевую роль
• в полной мере использовать потенциал членов группы и поощрять их к участию в обсуждении. Следует использовать знания, опыт, информацию и идеи всех членов группы
• создайте атмосферу доверия, чтобы члены группы могли открыто и тактично высказываться против идей, которые они не разделяют
• рассматривайте конфликт как положительный фактор и старайтесь эффективно им управлять
• завершите совещание кратким описанием дискуссии и перечислите будущие конкретные действия в свете этой дискуссии.

Таким образом, менеджер играет ключевую роль в управлении человеческими ресурсами, он руководит и координирует работу исполнителей, которые должны подчиняться ему и выполнять все его требования. Его задача - определенным образом организовать деятельность подчиненных и добиться от людей эффективных результатов.