Информационное пространство менеджера

В последние годы все чаще приходится слышать об инструментах и технологиях эффективного управления. На мой взгляд, в XXI веке уже невозможно обходиться без информационной поддержки упоминаемых инструментов и технологий.  Рассуждая над темой эссе, сначала считаю необходимым рассмотреть некоторые понятия.

Информационное пространство - совокупность информационных ресурсов, информационных систем и коммуникационной среды.

Единое информационное пространство - совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов, по общим правилам, обеспечивающим информационное взаимодействие организаций и граждан.

Информационная культура - умение целенаправленно работать с информацией и использовать для её получения, обработки и передачи компьютерную информационную технологию, современные технические средства и методы.

Новое информационное пространство представляет собой систему взаимоотношений информации и индивида, управляющего этой информацией. Управление информацией может быть доверено управленцу - менеджеру, чьи умения и навыки позволяют управлять персоналом организации, рационально использовать информационные ресурсы, принимать управленческие решения.

Важным в деятельности менеджера являются такие умения, как ставить перед собой задачи, решать текущие проблемы в сложившихся ситуациях, управлять персоналом учреждения. Умение вести диалог со своими подчиненными зачастую предполагает положительный результат в сложившейся проблемной ситуации. Это является немаловажным фактором успешного современного менеджмента.

Менеджер обязан быть ознакомлен с опытом других организаций. Также менеджер должен уметь пользоваться современными информационными технологиями, инструментами, используя которые будут обеспечены качественное управление и развитие в организации.

Менеджер должен развивать в себе такие профессиональные компетенции, как базовые и специальные. Специальные компетенции включают умения и навыки, помогающие определить стратегию развития организации, навыки принятия решений в неопределенных и динамичных условиях. Наряду со специальными компетенциями существуют базовые, которые включают в себя личностные качества, такие как умственные, нравственные, коммуникативные, эмоциональные и волевые. Менеджер должен внушать доверие сотрудникам организации.

Основными компонентами информационного пространства являются менеджера:

1) информационные ресурсы,

2) средства информационного взаимодействия,

3) информационная инфраструктура.

Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах (архивах, базах данных и т.д.).

Также в быстроменяющихся условиях современного общества менеджер отвечает за персонал организации, в которой работает. Персонал - это главный ресурс успешной организации, без него нельзя получить желаемого результата. Правильно подобранный персонал предполагает успех в деятельности организации.

Современный менеджер должен следить за финансовой составляющей организации, отвечать за планирование, учет и контроль бюджета организации.

Менеджмент - сфера деятельности, самым непосредственным образом связанная с общением, поэтому для успешной работы в ней менеджеру необходимо быть коммуникабельным. Умение легко заводить беседу, свободно общаться и убеждать активно способствует обмену информацией, позволяет склонять собеседника к своей точке зрения и добиться, таким образом, поставленной цели. В процессе общения менеджеру приходится принимать важные решения, поэтому необходимо контролировать свои чувства, чтобы иметь возможность объективно оценивать ситуацию.

Информационная деятельность менеджера - это деятельность, обеспечивающая сбор, обработку, хранение, поиск и распространение информации, а также формирование организационного ресурса и организацию доступа к нему.

Информационную деятельность можно еще определить, как деятельность, которая «представляет собой часть общественного производства, связанную с подготовкой информационных продуктов и услуг, направленных на удовлетворение определенной группы общественных потребностей».

Информационная деятельность менеджера складывается из нескольких составляющих:

1) информационное мировоззрение - это система взглядов на природу и общество через призму своих знаний и навыков, полученных из потока информации;

2) информационный стиль мышления или информационный менталитет менеджера, в основе которого заложен приоритет информации. Информационный стиль мышления - это: умение видеть явление во всей важности, включая породившие его причины и их последствия; умение связывать факты; умение ориентироваться в быстроменяющейся информационной ситуации и правильно оценивать сложившуюся обстановку с точки зрения рациональных, эстетических и морально-этических критериев; умение адекватно реагировать на поступающую информацию;

3) владение информационными технологиями и их применение на практике.

Информационные технологии - это последовательность процедур информационной деятельности, протекающих в информационной сфере: в области создания и распространения информации:

- процедуры аналитико-синтетической обработки информации;

- самостоятельной работы с различными источниками информации;

- разной техники чтения текста, в том числе - определения содержания документа при беглом его просмотре;

- извлечения информации из текста;

- систематизации и документального оформления полученных сведений и др.

Менеджер в современном обществе должен владеть технологиями информационной деятельности. Это предполагает:

- знание правил пользования информацией, знаниями, умениями на практике;

- ориентацию в источниках, в том числе и в устных, и литературных, и т.д.;

- систематичность и последовательность обработки информации, умение выбрать конкретную среди большого объема данных;

- владение приемами рационального восприятия информации, обеспечивающими ориентацию в информационном потоке, усвоение и глубокое понимание полученного знания;

- умение использовать и применять на практике полученную информацию, почерпнутую из различных источников.

Все многообразие деятельности менеджера в информационной сфере можно сгруппировать в два больших блока (роли) - коммуникации и контроль. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями - все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85 % своего рабочего времени. Коммуникативная деятельность менеджера включает в себя сбор и распространение информации. Сбор информации складывается из двух взаимосвязанных процессов - отбора и систематизации полученных сведений

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация. Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем эти догадки, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать домыслы.

Подводя итог, можно сказать, что наиболее оптимальной моделью управления для менеджера является модель, когда менеджер является не начальником, а лидером в коллективе. В таком коллективе персонал лучше раскрывает свой потенциал.

Литература:

1. Донев Д. Д. «Характеристика информационной деятельности менеджера / Молодой ученый».

2. Баймишева Т.А. «Организация производства».

3. «Менеджмент фирмы» //https://grandars.ru.

4. «Теортико - методические аспекты формирования единого информационного пространства в организации» //https://studbooks.net.