Эффективный поиск документов

Под поиском понимается совокупность логических и технических операций, имеющих конечной целью нахождение документов, сведений о них, фактов, данных и т.п. в информационно-поисковом массиве. Информационно-поисковый массив представляет собой упорядоченную совокупность поисковых образов документов вместе с адресами их хранения. Примерами информационно-поискового массива могут служить каталоги библиотек, компьютерные базы данных.

Сам поиск представляет собой творческий процесс, несмотря на то, что многие его стороны жестко формализованы. Этапы поиска следующие:

• формулировка запроса;

• анализ запроса и составление поискового предписания — перевода запроса с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, предметной рубрики, перечня дескрипторов и т.д.);

• реализации поискового предписания в информационно-поисковом массиве и выборка релевантных документов, т.е. соответствующих данным формальным признакам;

• выбор из релевантных документов пертинентных, т.е. соответствующих реальным потребностям пользователя.

Для быстрого поиска нужных документов необходимо создание единой системы классификации документов с общими для всей системы правилами индексирования по этой системе, едиными правилами расстановки и хранения первичных документов, взаимосвязь со справочным аппаратом. Всякий раз, когда возникает потребность произвести поиск, пользователю необходимо решить следующие проблемы: определить цель поиска, отводимое время на поиск, материальные ресурсы, используемые при поиске, необходимые точность и полноту поиска. Перечисленные факторы оказывают значительное влияние на результаты поиска.

Любой поиск - довольно трудоемкое и дорогое мероприятие. Чем выше точность и полнота поиска, т.е. чем больше документов найдено и чем более они релевантны, тем дороже и дольше сам поиск. Поэтому цель поиска должна определить оптимальную полноту и точность (большую или меньшую), соответственно и задействованные материальные ресурсы и затрачиваемое время.