Тайм менеджмент студента: Особенности организации времени студента, инструменты, техники, приемы, организации времени.

Содержание:

Введение

Система организации времени в современную информационную эпоху является одной из самых актуальных. Невозможно представить себе современного специалиста, профессионала, вне личных качеств, связанных с отношением к планированию, систематизации и адекватной расстановке приоритетов. Именно расстановка приоритетов определяет как личностный, так и профессиональный рост человека.

Студент, обучаясь профессиональным навыкам в рамках освоения специальности, кроме того, формирует личностные навыки, в том числе, связанные с технологиями организации времени.

В данном реферате будут рассмотрены как сущность тайм-менеджмента, так и основные приемы и инструменты, являющиеся универсальными способами эффективно организовывать задачи в рамках рабочего и свободного времени.

Сущность тайм-менеджмента

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью. Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

В контексте жизни современного студента приемы и технологии тайм-менеджмента особенно актуальны. Жизнь современного студента подчинена не только освоению специальности, но предъявляет требования к организации продуктивного досуга и ,возможно, работы.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

• Каждый день с утра составлять список дел.
• Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли человеку не хватает времени и куда хотел бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования. Это более чем актуально для современного студента, поскольку зачастую самоопределение в раннем возрасте, только в начале карьерного профессионального пути, обеспечит деятельность продуктивностью и нужным результатом.

Особенности организации времени студента

Организация студенческого времени имеет объективные предпосылки, связанные с организацией учебного процесса в образовательном учреждении. Семестровый характер аудиторных занятий, формы отчетности в виде курсовых и дипломных работ, наличии сессий – все это предъявляет определенные требования к навыкам организации самостоятельной систематической работы студентов.

Образовательный процесс современного учреждения высшего образования активизирует изменение позиции студента: из объекта обучения в активного субъекта учебно-профессиональной деятельности, а также активизирует самоуправляемую учебно-познавательную деятельность студентов. Студент должен быть готов самостоятельно приобретать знания, умело применять их на практике, организовывать свою учебную деятельность и время.

Для эффективного управления временем существует множество методик и принципов тайм-менеджмента, применяя которые можно научиться эффективно управлять временем. Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

• постановка целей;
• планирование и распределение времени;
• составление списков;
• приоритезация;
• анализ затрат времени и т.д.

С помощью тайм-менеджмента каждый студент имеет возможность эффективно планировать свой распорядок дня, месяца, года. В учебном процессе есть обязательные дела, которые нуждаются в чёткой организации, контроле, планировании, а главное – в своевременном выполнении. Тайм-менеджмент помогает студенту определить, что является для него главным и нуждается в организации, планировании, а что — второстепенным, помогает контролировать собственное время, распоряжаться им, но речь не идёт о жёстком контроле.

Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Как только студент садится за составление плана и начинает продумывать его, цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную. Но планы и проекты в сознании не приведут к результату до тех пор,пока вы не начнёте действовать практически. Таким образом, между желанием и результатом находится действие, а планирование ускоряет процесс достижения цели, так как представляет собой практическое руководство к действию. Планирование, во-первых, позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки.

Инструменты, приемы и методы организации времени

Существует множество приемов и методов эффективной организации времени. Они составляются под определенные цели и задачи. Рассмотрим наиболее универсальные и оптимально применимые в рамках студенческих целей и задач.

В тайм-менеджменте есть инструмент под названием «To do list» –

список того, что нужно сделать. Это перечень задач на день, неделю или другой чётко очерченный период времени. Недельный или месячный «To do list» будет состоять из задач, требующих для решения целого ряда дневных

действий. Действия, в свою очередь, требуют плана. Такие перечни не нуждаются в дополнительных ресурсах, а позволяют наглядно отображать

всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.

Для того чтобы держать все задачи под контролем, нужны всего три

основных раздела в вашей системе планирования:

1 «День»: задачи на сегодня – план дня в ежедневнике.

2 «Неделя»: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3 «Год»: долгосрочные задачи – все прочие.

Когда мы задумываемся о среднесрочном планировании, первое, что

обычно приходит в голову, — понятия «план на неделю», «план на месяц»,

«план на год». Такое жёсткое планирование вряд ли понадобится студенту. В

личной работе план на неделю и план на месяц рухнут в первый же день.

Нужен не жёсткий план на период, а жёсткие правила перемещения задач

между разделами. А именно:

• при планировании следующего дня просматривается раздел «Неделя». Всё «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».
• раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Всё наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Несоблюдение планов и невыполнение поставленной цели приводит к

постоянной нехватке времени и негативному результату будущих действий.Выделим наиболее эффективные приемы тайм-менеджмента:

1. Принцип Парето

2. Матрица Эйзенхауэра

3. Пирамида Франклина

4. «Сначала съешьте лягушку»

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, какую именно? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.

В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

Рисунок 1. Матрица Эйзенхауэра

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на цель. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

3. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – американский политический деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

4. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Начинать свой день необходимо с самой трудной задачи и выполнить ее так быстро, как только можете. В итоге человеку будет помогать осознание того, что у него еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что все равно человек будет думать об этой задаче весь день, и это будет мешать фокусироваться на выполнении других задач. Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям.

Особенности организации времени с помощью информационных технологий

Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с целью получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). В широком понимании информационные технологии охватывают все области создания, передачи, хранения и восприятия информации^[1].

Развитие информационных технологий существенно разнообразило методы передачи информации, постоянный поток которой требует контроля и успешной обработки данных, что непосредственно сопряжено с экономией времени. В современном понимании, информационные технологии ассоциируют с компьютерными технологиями, т.к. именно их появление вывело тайм-менеджмент на новый уровень: персональные компьютеры, Интернет, КПК, смартфон, сопутствующие информационные технологии дают возможность наиболее точно зафиксировать расходы времени и упростить их анализ.

Как механизм планирования программное обеспечение предоставляет возможность точно распределять время по выполняемым задачам. В настоящее время даже самые обычные сотовые телефоны включают такой комплект инструментов и средств тайм-менеджера, как: контакты (телефонная книга), календарь, перечень задач, возможность создавать заметки и диктофонные записи и т.д. Смартфоны объединяют в себе как форму и базисный комплект функций мобильного телефонного аппарата, так и дополнено интерфейс и функциональность компьютера. Неотъемлемым условием современных смартфонов считается наличие операционной системы. При этом, смартфоны оборудованы такими же возможностями, однако установленные на них программы предельно приближены к возможностям компьютера, используя большой экран. При этом, синхронизация всех составляющих смартфона, как с домашним, так и портативным компьютерами, гибко и просто настраивается, требуя в последствии минимально внимания. Благодаря функциям портативного компьютера (к примеру, использование файлов Word, Excel, PDF и т. п.) смартфон дает возможность воспроизводить рабочую обстановку неразрывной по времени и независимой от месторасположения^[2].

Для оптимизации рабочего времени на компьютере существуют разные программы-органайзеры, которые избавляют от множества бумажных записей. Электронные органайзеры являются прикладными программами, при помощи которых в системе управления временем можно собирать и хранить различные данные, а также осуществлять поиск необходимой информации, сохраненной ранее.

Удобство электронных органайзеров заключается в следующем:

1. Использование гипертекста. На бумажных носителях выстроить упорядоченную информацию можно каким-либо одним лишь способом, т.е. один стикер с записью 1 задачи может быть положен лишь в 1 раздел органайзера. Но взаимные связи между задачами, как правило, значительно сложнее, и использование гиперссылок позволяет отображать эти сложные связи, что значительно упрощается поиск необходимой информации в сложной структуре заметок и задач.

2. Возможность поиска информации, представленной в электронном виде, по ключевым словам. При этом, что особо важно – возможность «видеть» единицу информации из различных тематических разделов. 3.Резервирование и дублирование информации. Информацию, находящуюся в электронном виде с тем чтобы к примеру, направить однокурсникам копии расписания, гарантировать совместный доступ к списку задач и т.п., значительно проще продублировать. Таким образом, названные свойства электронных носителей предоставляют широкие возможности автоматизированной работы с крупными объемами текстов. Использование такого программного обеспечения является отличным решением проблемы тайм-менеджмента для людей, которым необходимо организовать и запланировать свое время. Программы тайм-менеджмента обеспечивают слежение за событиями, определение задач, и осуществление контроля за их исполнением.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве. Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Заключение

При рассмотрении основных вопросов реферата было сформулировано определение тайм-менеджмента. Показана актуальность этого направления в студенческой жизни. Рассмотрены и описаны основные приемы и способы организации времени для повышения эффективной учебы и саморазвития. Особое внимание уделено информационному аспекту данной темы. Современные компьютерные и смарт-технологии могут быть как поглотителями времени, так и успешными инструментами по организации времени.

Список литературы

1. Архангельский В.А. Тайм-менеджмент: Полный курс. Учеб. пособие / Под. ред. Г.А.Архангельского. - М.: ДС Маркет, 2014. – 311 с.
2. Болотова А.К. Психология организации времени: Учебное пособие / А.К.Болотова. - М.: Аспект Пресс, 2012. - 254 с. Бондаренко С. Офисный компьютер. Как делать больше, работая меньше / С.Бондаренко, М.Бондаренко. - СПб.: Питер, 2008. - 304 с.
3. Дод П. 25 способов и приемов тайм-менеджмента: Пер. с англ. / П.Дод, Д.Сандхайм. - СПб.: Диля, 2008. - 128 с.  
4. Зайверт Л. Если спешишь – не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире: семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени / Л.Й.Зайверт; перевод с немецкого Н.С.Сироткина. – М.: Интерэксперт, 2011. – 255 с.
5. Сидорова Н.А. Тайм-менеджмент / Н.А.Сидорова, Е.Б.Анисинкова. - M.: Дашков и К, 2012. - 220 с.

1. Хотинская Г.И. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Г.И.Хотинская. - М.: Дело и Сервис, 2013. – 128 с.
   
   ↑

2. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем / С.И.Калинин. - СПб.: Речь, 2012. – 371 с.
   
   ↑