Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Развитие унификации и стандартизации документов (Понятие унификации и стандартизации документов.)

Содержание:

Введение

В современных экономических условиях унификации и стандартизации документов уделяется все большее внимания. Возрастает роль в жизни государства, коммерческих и некоммерческих структур и общества в целом, возрастает по экспоненте. Научные достижения способствуют тому, что путем стандартизации выявляются и используются наиболее оптимальные методы решения управленческих, производственных, экономических и прочих задач. К сожалению, в Российской Федерации процессы унификации и стандартизации идут крайне медленно, это касается даже адаптированных и опробованных международных стандартов. Истории стандартизации делопроизводства в России берет свое начало в 1920—1921 гг., когда процесс унификации и стандартизации документов начал приобретать организованный и системный характер. Постепенно стандартизация, как вид деятельности государства приобрела исключительно централизованный характер и черты современной организационной структуры. Деятельность по созданию новых необходимых стандартов является сложным процессом. Нельзя представить современную жизнь без существующих стандартов. Под унификацией в широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокращение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.

Понятие унификации и стандартизации документов.

Первые системы электронного документооборота (СЭД) появились в середине 1990-х. Тогда они по существу представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и предназначались канцеляриям крупных предприятий и организаций госсектора. Долгое время считалось, что сфера применения СЭД исчерпывается вопросами организационно-распорядительного документооборота, т.е. делопроизводства. Службы документационного обеспечения организаций требовали предоставления документов в соответствии с установленными правилами и заполнения всех необходимых атрибутов, не особо вникая, что за документы им передаются и в каком объеме. В последующие годы в электронный вид переводится всё больше делопроизводственных функций. Понятие СЭД стало охватывать не только задачи регистрации бумажных документов, но и электронное согласование, электронные резолюции, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины; появляются электронные регламенты. В поле деятельности СЭД попадают договоры, заседания коллегиальных органов, кадровое делопроизводство. Появляются попытки перехода на полностью электронный документооборот для отдельных видов внутренних документов, создаются предпосылки для организации сквозного электронного документооборота между структурами территориально распределенных организаций. В связи с этим расширяется круг пользователей таких систем. Из инструмента работников канцелярий и архивов они превращаются в необходимый атрибут рабочего места специалистов, занимающихся коллективной работой с содержанием документов, использованием структурированных библиотек электронных документов. Важную категорию потребителей составляют бизнес-аналитики и руководители, принимающие управляющие решения. Западный путь развития систем управления документами и контентом был изначально нацелен на поиск, интеграцию и максимально продуктивное использование знаний и ценностей, содержащихся в корпоративной информации и распределенных по различным информационным массивам. Это находит отражение и в названии таких систем: Enterprise Content Management Systems – ECM (системы управления корпоративным контентом). Сейчас практически все ведущие СЭД-продукты (как российские, так и зарубежные) уже по своим возможностям могут рассматриваться как инструменты или платформы класса ECM. Круг потребителей СЭД расширяется за счет федеральных и муниципальных органов власти и управления, которые должны обеспечить предоставление электронных госуслуг и организацию межведомственного взаимодействия.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковы.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:

1) стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. При этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;

2) стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;

3) стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны.

Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В Главном архиве древних актов в Варшаве находится книга Польской коронной канцелярии, содержащая образцы разных формуляров (Formularium).

В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.

Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации документов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:

1) упорядочение форматов бумаг;

2) разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры других наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х годов закрыт, а работники репрессированы). Проектируя формы документов, они учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распространения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол заседания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);

3) выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разновидностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).

Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в середине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов - унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств, ведомств, НИИ. Методика унификации и стандартизации складывается на базе накопленного отечественного и зарубежного опыта.

Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение метод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели -формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая не разработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан комплекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации.

Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Стандартизация имеет огромную значимость для экономики и общества в целом, без нее ни одно государство не может построить взаимовыгодные отношения с другими государствами. Говоря о стандартах, в которых оглашаются требования к ведению документации, важно упомянуть стандарты серии ИСО 9000. Это первые международные стандарты, которые заявили о важном значении делопроизводства и документооборота в деятельности организаций. После выпуска этих стандартов многие предприятия и учреждения начали обращать внимание на организацию работы с документами, т. к. это стали проверять в ходе сертификации [1]. Митченко О. Ю., Рысков О. И. Требования к документации в стандартах ИСО серии 9000.// Секретарское дело.

При появлении стандартов серии 14000 по управлению окружающей среды, в которые также включили разделы по работе с документами, от организаций потребовали разрабатывать правила работы с документами, в т. ч. вопросы защиты, поиска, хранения и уничтожения документов.

Постепенно появились стандарты по информационной безопасности, к которым в первую очередь необходимо отнести стандарт ИСО 17799-2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Сюда были включены требования по защите документов организации, которые объясняли, что информационную безопасность можно обеспечить лишь при условии единой системы управления документами.

В2001 г. впервые в истории международной организации издали стандарт по делопроизводству и документообороту ИСО 15489, который содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывает процедуру разработки и внедрения систем документооборота [2]. Храмцовская Н. А. Международные стандарты по делопроизводству // Секретарь-референт. 2006. №12.

Стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами» состоит из двух частей. Вторая часть освещает процедуры управления документами организации согласно принципам, стандартизированным в первой части. Этот документ ИСО отнесла к информационным, т. е. он не имеет статуса стандарта. Он был разработан как предложение одной из методологий внедрения систем управления документами. На основе данного документа в России был разработан идентичный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [3]. Варламова Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства. // Секретарь-референт. 2007. №6. После первого в мире стандарта по делопроизводству и документоведению этот процесс не останавливался, и с каждым годом мы видим все больше подобных стандартов.

Этапы стандартизации делопроизводства в России.

В2011 г. международной организацией было принято два стандарта, дополняющие друг друга. Это ИСО 30300 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Основные положения и словарь» и ИСО 30301 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Требования». Здесь предлагается методология, которая обеспечивает системный подход к созданию и управлению документами с помощью системы менеджмента, что способствует экономической эффективности хранения, поиска и извлечения информации, повторного использования информации и др. [4]. Храмцовская Н. А. Стандарты ИСО в области управления документами. // Information management. 2013. №2

Рисунок 1 - Этапы стандартизации делопроизводства в России

В 2012 г. разработан стандарт ИСО 14641 «Управление электронными документами», содержащий технические требования по разработке и функционированию информационной системы электронного хранения информации. Также он описывает ряд технических спецификаций и организационных мер, которые следует реализовать для обеспечения ввода в систему, архивации и доступа к электронным документам, а также читаемости, целостности и отслеживаемости этих документов в течение всего срока их хранения и использования.

Технический отчет 13028–2010 «Информация и документация – Руководство по организации оцифровки документов» дает рекомендации по созданию и поддержанию документов на электронном носителе после перевода бумажных документов в электронный вид путем оцифровки и других средств.

Про обеспечение долговременной сохранности и возможности воспроизведения электронных документов в случаях, когда срок хранения превышает расчетный срок использования технологии, с чьей помощью создаются и поддерживаются эти документы, описывается в ИСО 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Таким образом, значение международной организации по стандартизации с каждым годом растет. Это объясняется тем, что она разрабатывает огромное количество необходимых в современном мире стандартов, распространяющихся на разные сферы деятельности людей, большинство из которых тесно связаны с делопроизводством и работой с документацией. В настоящее время происходит новый этап развития стандартизации, который будет характеризоваться отказом от прямого применения стандартов ИСО и возвращению к практике разработки своих национальных стандартов, учитывающих передовой международный опыт. Одновременно с этим, необходимо актуализировать ГСДОУ с учетом современных реалий и существующей практики работы в СЭД, т.е. разработать что-то вроде е-ГСДОУ и связать ее с МЭДО и СМЭВ. Безусловно, эту масштабную задачу невозможно решить, не имея государственной поддержки и специальной программы, которая может стать элементом «Цифровой экономики» России, и стандартизация здесь может сыграть ключевую роль.

Управление документами играет важнейшую роль в осуществлении управления организацией любой формы собственности и организационно правовой формы. Однако, регулирование этих процессов в РФ пока нельзя признать достаточным, т.к. незначительное количество нормативных актов адресованы специалистам службы документационного обеспечения управления федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ)[2]. Вопросы регламентации документационного обеспечения управления (ДОУ) в других государственных организациях и тем более в организациях, работающих в коммерческом секторе, в принципе отсутствует. В связи с этим, национальные стандарты являются единственным регулирующими документами этой сферы, несмотря на то, что они утратили статус обязательных нормативных документов в 2004 году. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» закрепил принцип добровольности применения стандартов в РФ. В настоящее время действует в редакции от 29.07.17 № 216-ФЗ[1].

С 2007 года, с момента принятия ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, сложилась практика разработки национальных стандартов, используемых в сфере управления документами в целом и ДОУ в частности путем прямого применения международных стандартов ИСО.

Ярким примером взвешенного подхода к внедрению международных стандартов в качестве национальных служит перевод МЭК 82045-1:2001 - одного из важнейших международных стандартов, вышедшего одновременно с ИСО 15489-1:2001 и регулирующего ту же предметную область, что и последний, но с точки зрения процессного подхода. Внедрение его в качестве национального внесло бы путаницу в слаженную и годами выстроенную систему делопроизводства и вступило бы в конфликт с положениями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Однако наличие официального перевода позволило многим производственным компаниям усовершенствовать работу с документами в рамках их основной деятельности.

Сегодня международные стандарты ИСО являются широко применимыми документами, стандартизирующими основные принципы создания и использования информационных технологий в управлении документами, опережающими нормативно-правые акты, регламентирующие эту сферу деятельности. В связи с этим их использование крайне важно для актуализации нормативной базы ДОУ.

Международные стандарты ИСО серии 30300 под общим названием «Информация и документация. Системы управления документами» закладывают методологическую базу для формирования, внедрения, оценки и сертификации систем управления документами. Это стандарты нового поколения, в основе которых лежит комплексный подход к решению проблем сферы управления документацией на международном уровне с одной стороны, и применимый в любой стране, включая Россию, с другой.

В рамках процессов оценки и сертификации систем управления документами возникает вопрос конкурентной борьбы со специалистами системы менеджмента качества от исхода которой во многом зависит статус и полномочия специалистов сферы документационного обеспечения управления. Роль международных стандартов в отечественной системе стандартизации становится все более значительной. Знание и применение международных и национальных стандартов по работе с документами сегодня особенно необходимы, поскольку существует множество организаций, взаимодействующих с зарубежными партнерами. Применение стандартов серии ИСО не является обязательным, однако в современных условиях следование международным стандартам является средством повышения конкурентоспособности, гарантией надёжности и качества. Поэтому крайне важно разработать и внедрить национальные стандарты – аналоги международных стандартов ИСО серии 30300 через терминологическую систему документоведов и в рамках их методологии работы с документами.

Диапазон применения термина «работа с документами» за последние несколько лет существенно расширился: на смену привычному «получил зарегистрировал расписал исполнил сдал в архив – забыл» пришла деятельность по типу работы со знаниями (Knowledge Work), когда документы являются не способом общения сотрудников друг с другом, а имеют ценное в контексте работы компании содержание. И на смену функционалу по атрибуции и маршрутизации приходят совсем другие запросы полнотекстовый поиск, организация хранения и разделения доступа (причем в сторону упрощения процедур получения доступа), способы совместной работы над документами, вовлечение экспертов по предметным областям в работу и т.д. Системы становятся комплексными, полнофункциональными, происходит «ECM'зация СЭД» У рынка СЭД/ECM отличные перспективы. Растет число пользователей, к бизнесу добавляются госорганы. СЭД получили официальный статус; федеральные органы исполнительной власти должны иметь системы электронного взаимодействия. На рынке действуют мощные разработчики (и не только отечественные). Это означает, что нас ожидает новый уровень автоматизации государственных и муниципальных услуг, улучшение юзабилити и пользовательского интерфейса продуктов. Новые разработки будет отличать кроссплатформенность, возможность интеграции с различными информационными системами и, конечно, известная триада: «мобилизация, социализация и виртуализация» – активное развитие мобильных решений, взаимодействие сотрудников между собой, миграция документооборота в «облака». Использование электронной подписи делает документооборот юридически значимым, а бизнес-процессы более эффективными. Будущее индустрии и рынка СЭД за мобильными технологиями, средствами совместной работы и большей ориентированностью на контент, а не на процессы документооборота.

Заключение

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.

Основные задачи совершенствования содержания документа:

1) при унификации:

отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

2) при стандартизации:

установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ.

В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:

• целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.

при стандартизации:

• формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документ должны способствовать унификации управленческой документации в организациях, организация централизованного выполнения бланков - созданию возможности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Список литературы:

Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О техническом регулировании»// Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Справочноправовая система «КонсультантПлюс»
Варламова Л.Н. Международные стандарты ИСО серии 30300 и их российские аналоги // Научный вестник Крыма, №5 (16) 2018. С.11-17
Варламова Л.Н. Стандартизация как элемент методической базы информационно-документационного обеспечения управления. История и архивы. 2017;(3):9-17
Официальный сайт Росстандарта [Электронный ресурс]. Открытые данные. Технические комитеты по стандартизации. Режим доступа: http: // www.gost.ru (дата обращения: 02.12.2020)
Официальный сайт Росстандарта [Электронный ресурс]. Открытые данные. Историческая справка. Режим доступа: http: // www.gost.ru (дата обращения: 02.12.2020)

Библиографический список

Митченко О. Ю., Рысков О. И. Требования к документации в стандартах ИСО серии 9000.// Секретарское дело.
Храмцовская Н. А. Международные стандарты по делопроизводству // Секретарь-референт. 2006. №12.
Варламова Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства. // Секретарь-референт. 2007. №6.
Храмцовская Н. А. Стандарты ИСО в области управления документами. // Information management. 2013. №2.