Способы контроля за исполнением документов

Содержание:

Контроль исполнения документов — неотъемлемая часть управления документацией в любой организации. Его можно отнести как к административным процессам, так и к делопроизводственным. Контролирующие процессы имеют большое значение для эффективного менеджмента.

Под данным термином обычно подразумевают комплекс организационных, технических и информационных мероприятий, направленных на обеспечение исполнения документов. При этом исполнение должно быть своевременным, максимально точным и полным. Кроме того, эти мероприятия позволяют получать аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности организационных подразделений и персонала.

Контроль можно разделить на два вида:

1. контроль по существу решения вопроса – осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
2. контроль за сроками исполнения документов – ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме –секретарь.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Организация контроля исполнения документов - это важный этап работы с документами в службах документационного обеспечения управления, без которого не может обойтись ни одна структура, учреждение или предприятие. Обеспечение четкой работы контроля исполнения документов позволяет не только вовремя закончить работу с документами, но и повысить исполнительскую дисциплину отдельных должностных лиц или структурных подразделений.

Организация системы контроля позволяет решать следующие задачи:

- учет хода исполнения документов;

- выявление нарушений сроков исполнения;

- информирование руководства организации о ходе исполнения документов;

- выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов;

- повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов;

- укрепление исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат в первую очередь документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на регистрационно-контрольной карточке, которая заполняется при регистрации. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Во время постановки документа на контроль на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, он может ставиться на контроль сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения устанавливаются в соответствии с:

- требованиями законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ;

- предписаниями, содержащимися в документах, подлежащих исполнению;

- резолюцией (решением) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения и, в том числе, сроки исполнения тех или иных документов.

Однако контроль должен распространяться на все исполняемые организацией документы.

Сроки исполнения документов могут быть:

· типовые

Определяются для повторяющихся видов документации на законодательном уровне (в актах высших органов власти и управления) или закрепляются в инструкции по делопроизводству компании;

· индивидуальные

Указываются в основном тексте или резолюции руководства. Могут быть определены по-разному для отдельных положений. Установленные сроки исчисляются с даты подписания или утверждения. Для входящей корреспонденции — с даты поступления. В случае, когда срок не указан, на выполнение отводится не более 30 календарных дней.

На законодательном уровне суть контролирующих выполнение документации процессов определена ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как "совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение служебной документации". В настоящее время существует другой, более полно отражающий суть контролирующих мероприятий термин: «контроль за исполнением поручений». С 2005 года он используется в Типовых регламентах федеральных органов власти, которые отражают его организационные основы. Он лучше соответствует реалиям современного делопроизводства. Распоряжения и поручения руководства зачастую содержатся не в тексте отдельной служебной бумаги, а в резолюции на входящую или исходящую корреспонденцию, внутреннюю документацию. Что касается технологии процесса, нормативных документов, регламентирующих этот вопрос, в настоящее время не существует. Исключением можно считать лишь Типовую инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом №536 Минкультуры (08.11.2005). Однако она содержит лишь общие положения.

Таким образом, основным нормативным актом, регламентирующим контроль за сроками исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ, по существу. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

· Ручная сроковая картотека;

· Автоматизированная система контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации.

Ручная сроковая картотека

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроком исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документ, расставляют карточки по срокам исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Автоматизированная система контроля исполнения документов

Автоматизированный контроль исполнения документов однозначно может помочь в трудоёмких процедурах, таких как ведение карточек, контроль сроков, рассылка напоминаний, ведение журналов, постановке и снятии документа с контроля. Однако целиком и полностью система контроля исполнения документов не может заменить человека. Зато она может значительно облегчить его работу и как следствие повысить в целом эффективность контроля исполнения документов в организации.

При работе с бумажными документами в роли контролёра выступает человек, которому входит в обязанности осуществление функций контроля. Следует отметить, что контролёр, в большинстве случаев, работает только с документами, имеющими гриф «На контроль», или как ещё говорят «поставленными на контроль».

В чём заключается контроль срока исполнения документа? Во-первых, в том, чтобы заранее сигнализировать и напоминать исполнителям и контролёру о его приближении. Это позволит им своевременно приложить усилия и исполнить документ в срок. Если срок указан в бумажной карточке, то чтобы оповестить исполнителя о приближении срока нужно ему позвонить. Целесообразно функции уведомления и напоминаний возложить на автоматизированную систему. Это снимет большой объём работы с контролёра. Кроме того, автоматическая фиксация факта прочтения сотрудником уведомления позволяет не сомневаться, что он теперь в курсе.

Программа АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов) контролирует исполнение документов в положенный срок. В программе организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического пошагового номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий или исходящий номер, отправитель, дата отправления или получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

Преимущества автоматизированных систем контроля исполнения документов:

1. Позволяет вести контролирующие мероприятия на всех уровнях организационной структуры.
2. Отображает “срез” работ по выполнению поручений в заданный момент времени.
3. Имеет ряд встроенных инструментов для поддержания обратной связи между исполнителями и руководством.
4. Позволяет организовать совместную работу территориально удаленных друг от друга подразделений и филиалов.
5. Обладает сравнительно низкой стоимостью внедрения, технической поддержки и обучения пользователей.

Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.

Литература:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.
2. 4. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005