Система Е1-Евфрат (Общая характеристика «Системы Е1-Евфрат» )

Содержание:

1.Введение

Автоматизированная информационная система – это комплекс, включающий в себя:

- Информационное обеспечение – это комплекс методов и средств по размещению и организации информации, включающий системы классификации и кодирования документов, показателей, внутримашинной информационной базы.

- Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, инструктивных материалов и персонала, который обслуживает эту технику.

- Программное обеспечение – это совокупность программных средств для реализации задач управления с использованием вычислительной техники. В состав программного обеспечения входят базовые общесистемные программные средства, инструментальные средства и прикладные программные средства.

- Правовое обеспечение – это совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационных систем.

- Лингвистическое обеспечение – это совокупность языковых средств, которые используются на различных уровнях создания и обработки данных для общения человека с ЭВМ.

- Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, которая позволяет усовершенствовать организационную структуру объектов, разработать должностные инструкции, ориентированные на новые информационные технологии.

Автоматизированная информационная система не всегда работает самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже много десятков и сотен лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Такие системы позволяют только регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Спектр возможностей информационных систем весьма разнообразен, так как они функционируют в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим наиболее подробно информационную систему «Евфрат».

2.Общая характеристика «Системы Е1-Евфрат»

«Система E1-Евфрат» – это информационная система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и построить систему управления документами различной организации, различного предприятия.

Данная система включает в себя набор инструментов для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от формы собственности и численности. «E1 Евфрат» рассчитана на работу, как и в небольшой структуре, т.е. местной организации, так и в территориальной организации, в которой присутствует сложная схема информационных потоков.

Разработчик: Cognitive Technologies

Сайт: http://www.evfrat.ru

Операционная система: Windows

Тип: Системы авторизации документооборота

Лицензия: Проприетарная

Данная система позволяет автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над документами, даёт возможность поиска информации. Также может производиться контроль за выполнением работ, а также может быть отслеживание состояния различных процессов.

Подсистема взаимодействия удалённых серверов создана для обеспечения возможности взаимодействия между филиалами, а вот внутренняя почта позволяет общаться с использованием различных почтовых программ.

«Евфрат-Документооборот» полностью разработан в соответствии с рекомендациями WfMC и удовлетворяет требованиям стандарта под названием ISO 9000. Гибкость этой данной системы позволяет нам автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, которые разработаны и применяемы организацией.

3.Возможности СЭД «Е1-Евфрат»

1. Ввод и регистрация документов

Электронные и бумажные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Технология «понимания» документов – поиск в электронном документе реквизитов и данных – и технология Drag&Recog – распознавание реквизитов с отсканированного документа - обеспечивают оптимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

2. Поиск документов

Возможен поиск для всех случаев в жизни – по документам, по поручениям, расширенный поиск, поиск по форме. Полнотекстовый поиск с использованием морфологии русского языка. Настройка поисковых папок.

3. Работа с электронными документами.

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, создание аналитических отчетов и многое другое.

4.Контроль исполнения

Взаимодействие самих сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, которая гарантированно повышает исполнительскую дисциплину. Важный документ никогда не потеряется в ходе различных согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы находится сам документ, и как следствие, время самого согласования документов сокращается в несколько десятков раз.

5.Оптимизация движения документов

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования таких концепций как WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты разной сложности, где блок-элементы схемы и связи появляются в наглядной графической форме.

Автоматическое выполнение многих стандартизированных операций позволяет максимально упростить и ускорить взаимодействие с системой Е1.

6.Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты избавит от постоянных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Есть возможность настройки уведомлений на все возможные случаи для разных типов пользователей.

7.Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и также позволяет эффективно управлять данным архивом. Поддержка версионности в системе позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни одной малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за несколько секунд, а система автоматического резервного копирования позволит сохранить всю целостность базы документов.

8.Внутренняя и внешняя почта

«Система Е1» позволяет осуществить внутреннюю личную переписку между сотрудниками с использованием некоторого встроенного почтового клиента, который обладает всеми необходимыми функциями стандартных почтовиков, а также дублирует сообщения на электронную почту. В итоге, пользователи могут обмениваться всеми возможными типами информации в рамках единой системы.

9.Настройка и кастомизация

Для удобства пользователей в «Системе Е1» включен инструмент для визуального редактирования форм документов — графический дизайнер форм. Без привлечения программистов пользователь может получить возможность добавлять нужный реквизит на форму документа или может просто сам создать необходимую форму с нуля. «Система Е1» является документо - ориентированной системой, которая оперирует сущностью «документ», что позволяет изменять, добавлять, удалять реквизиты формы документа в системе без изменения структуры базы данных. Шаблонные формы документов могут быть уже созданы сотрудниками организаций пользователей системы в течение получаса, но при этом база данных автоматически будет уже формироваться на основе уже созданных форм.

10.Безопасность и отказоустойчивость

Модуль информационной безопасности, который встроен в «Систему Е1», соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных. Данный модуль обеспечивает комплексную защиту данных неразрешённого доступа, а также этот модуль гарантирует сохранность информации в случае технических сбоев и аварий. Система поддерживает использование протокола SSL для шифрования, поддерживает расширенную электронную подпись КриптоПро и поддерживает другие сертифицированные криптопровайдеры, а также доменную авторизацию.

11.Интеграция с 1C, IBM Domino\Notes, SharePoint

В базовой версии «Система E1» обладает специальным модулем, позволяющий быстро встроить систему в любую существующую программную инфраструктуру компании и организовать удобную связь документов и справочников с другими системами. Пользователи могут самостоятельно организовать двухстороннюю интеграцию с MS SharePoint, 1C, IBM Domino\Notes, XML.

12.Отчёты, журналы

«Система Е1» содержит в своём составе мощный встроенный Менеджер отчетов, позволяющий настроить любые шаблоны отчетов в табличной форме по сложности, в виде диаграмм и графиков, а также выгрузить отчеты во все популярные офисные приложения: MS Excel, MS Word, PDF, MS PowerPoint и Open Office.

4. Модули системы Е1-Евфрат:

Система Е1-Евфрат состоит из базовых и из дополнительных модулей.

Итак, рассмотрим несколько из них:

Базовые модули:

- Модуль «Дизайнер Форм» - это средство, позволяющее создавать, регистрировать, настраивать регистрационно-контрольные карточки.

- Модуль «Менеджер отчётов и журналов» - это специальный инструмент, который создаёт новые шаблоны журналов и отчетов, которые осуществляют анализ деятельности той или иной организации.

- Модуль «Дизайнер Маршрутов» - это модуль, в котором прописаны те или иные маршруты движения документов в различные организации. При этом пользователь может сам создавать свои маршруты, используя для этого всего лишь простые инструменты программы.

- Модуль «Настройка ЭЦП» - это модуль, который позволяет любому пользователю получить его личную электронно-цифровую подпись (ЭЦП), при этом параметры самой подписи администратор указывает в карточке сотрудника. Эта подпись действует только внутри конкретной организации, и позволяет сделать документооборот полностью электронным и абсолютно непрерывным.

Дополнительные модули:

- Модуль «Архивариус» - это модуль, который нужен для того, чтобы хранить документы, которые вышли из обращения

- Модуль «Руководитель» - это модуль, с помощью которого у руководителя компании или у руководителя организации есть удобный и удалённый доступ к системе документооборота определённой организации в системе Интернет.

- Модуль «HTTP-сервер» - это модуль, предоставляющий доступ пользователям к определённым документам и к некоторым поручениям с помощью обыкновенного веб-браузера. И прежде всего, это обеспечивает абсолютную доступность к данной системе в любом уголке мира.

5. Преимущества и недостатки системы «Е1-Евфрат»

Данная система «Евфрат» позволит повысить эффективность деятельности организации, отдела, улучшить исполнительскую дисциплину, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Преимущества системы «Евфрат»:

- Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ» не требуется наличия доп. ПО. В отличие от аналогичных программ, данная программа работает на собственной встроенной СУБД «Ника», которая уже входит в комплект поставки.

- Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

- Данная система обладает понятным интерфейсом, понятна и удобна в настройке и использовании.

- Реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии Workflow.

- Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

- Возможности работы с поручениями и документами при помощи веб-браузера из любой точки мира.

- Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

- Наличие в данной системе встроенного инструментария для адаптации системы под требования организации (Дизайнер форм, Менеджер журналов и отчётов)

- Простое администрирование системы возможностями APM «Администратор».

- Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag & Recog, а также встроенный модуль просмотра и печати.

- Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

- Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

- Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

- Открытый API для создания интеграционного ПО на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

У Системы «Евфрат» есть свои недостатки, как и у любой другой системы. Рассмотрим поподробнее недостатки Системы Евфрат.

Недостатки Системы «Евфрат»:

- Данная система не даёт никакой возможности отслеживания получения документа и возврат документа, что может значительно усложнить коллективную работу с документами.

- У данной системы не присутствует система кодирования при передаче данных через определённый протокол(TCP/IP) управления передачей(TCP) и интернет протокол (IP).

- У данной системы очень сильно загружен сам интерфейс.

6. Технические характеристики

- Высокая скорость работы

- Удобный графический редактор маршрутов документов

- Понятный и удобный интерфейс

- Гибкая система передачи прав и назначения заместителей

- Регистрация различных документов из внешних источников

- Создание форм документов любой сложности без программирования

- Удобство внедрения и модификации системы без программирования

- Клиент для мобильных устройств

- Комплексная автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов

- Интеграция с распространённой СУБД MS SQL и бесплатной СУБД Postgre.

- Управление правами доступа на уровне документов и их разделов.

- Соответствие требованиям информационной безопасности РФ, поддержка усиленной ЭП, гибкая система разграничения доступа

- Интеграция с MS Office и возможность интеграции с 1С, Excel и т.д.

- Возможность работы удалённых офисов по протоколу «http», «https».

- Уникальная алгоритмы распознавания и сжатия в формат PDF/а отсканированных документов.

- Трехзвенная архитектура.

Заключение

«Е1-Евфрат» - это весьма хороший и оптимальный выбор для организации эффективного документооборота, как в небольшой компании, так и в частной корпорации или госструктуре. Данная система обрабатывает абсолютно все форматы документов: картинки (JPEG,GIF и т.д.), тексты (DOC, KOI-8, HTML и т.д.), Интернет-страницы, видеофайлы и звуковые файлы. Система индексирует все данные документов. Эту систему можно применить и в качестве поисковика, при помощи которого можно найти абсолютно любой документ по словосочетанию или ключевому слову.

Система «Е1-Евфрат» сохраняет каждый запрос по поиску документа и сохраняет отдельный файл с результатами данного поиска. Если будет необходимо повторно начать поиск, то будет достаточно одного щелчка мыши по ярлыку того или иного сохранённого запроса.

Система «Е1-Евфрат» выпускается в нескольких модификациях. Например, один из вариантов, самый простой, HOMIE, способен обрабатывать до 50 тысяч документов.

Самый профессиональный вариант обрабатывает документы во всей локальной сети, и он включает в себя некоторые специальный средства для работы в группе.

Итак, информационная система «Е1-Евфрат» является весьма практичной и простой, с довольно минимальными требованиями и с относительно небольшой ценой. Именно благодаря этим качествам эта система и получила весьма широкое распространение.