Система Directum

Содержание:

Введение

Системы электронного документооборота все чаще используются на предприятиях и перед IT отделом часто стоит выбор из большого числа систем, которые имеют свои преимущества и недостатки.

Системы электронного документа оборота это - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Также СЭД классифицируются на:

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
   • стандартный набор функций;
   • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
   • низкие временные затраты на приобретение и установку;
   • относительно низкая стоимость;
   • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
   • максимально персонифицированная система;
   • большие временные затраты;
   • высокая стоимость разработки;
   • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3. Комбинированные СЭДО:
   • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
   • полное соответствие нуждам предприятия;
   • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
   • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
   • передача заказчику прав на продукт;
   • простота освоения и использования;
   • полная локализация;
   • удобный интерфейс;
   • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Целью данной работы является описание возможностей системы Directum, недостатков и преимуществ данной системы.

Directum – это система автоматизированного электронного документооборота и управления, созданная для простого и эффективного ведения документа оборота на предприятиях любого уровня, с простым интерфейсом для сотрудников любой квалификации.

Система Directum является ECM-системой которая позволяет поддерживать и вести весь цикл жизни документа на всем его пути, также Directum позволяет совмещать в себе классический бумажный документоборот с электронным, она позволяет проводить согласование документов, обрабатывать сложные заказы, проводить совещания.

Состав системы Directum:

• Система directum включает в себя модуль управления, хранения, создание хранения и редактирования версий документов, структурированной хранение документов в каталогах и дирректориях по различным критериям
• Модуль управления и контроля деловых процессов, модуль поддержки и ведения документа на всем пути его жизненного цикла, регистрацию прав доступа к отдельным документам, составление и хранение логов истории работы, модуль поиска по атрибутам документов
• Модуль создания, регистрации и последующего контроля за управлением договоров и документов сопутствующим договорам
• Модуль управления и организации совещаний который позволяет, назначить время место, состав, совета, также вести протокол совещания.
• Модуль канцелярии который позволяет регистрировать и вести документы по всем правилам ГСДОУ, вести номенклатуру дел с гибкими правилами нумерации, производить рассылку, и контролировать все процессы связанные с бумажными документами
• Модуль взаимодействия с клиентами и контрагентами, что включает в себя ведение и создание электронной базы данных, хранение журнала переписки, сопровождение процесса продажи, анализ маркетинговых решений, и взаимодействий.

Система directum является одной из самых современных систем ведения электронного документа оборота. Совмещая в себя множество модулей позволяющих удобно вести работу в разных областях документооборота

2.2 Преимущества системы Directum

• Основным преимуществом системы directum является ориентированность программы в целом на ведение быстрой и эффективной работы
• Одно из самых современных возможностей работы с контентом, с поддержкой создания и отслеживания жизненного цикла, ввода различных документов, хранение документов в четко разделенном архиве и совмещение разных форматов
• Современные средства упрощающие поиск, анализ и работу бумажной документации
• Наличие бизнес решений и средств создания ведения и редакции бизнес маршрутов контента
• Современная система организации хранилища документов с удобным поиском по атрибутам.
• Расширенный функционал системы работы с совещаниями
• Расширенная система сертификация электронной цифровой подписи, созданная по стандартам Российской Федерации по всем ликалам криптографии РФ
• Универсальная модульная система работы с ERP-системами (SAP)
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Наличие крупных проектов внедрения федерального и международного уровня
• Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
• Возможность работать онлайн, и используя мобильное приложение
• Модуль создания и организации электрного обмена документами с сохранением грифов, истории маршрута, истории редактирования с сохранением версий.
• Гибкость и масштабируемость системы позволяющая работать с ней нескольким тысячам пользователям одновременно из разных частей мира
• Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

2.3 Недостатки системы Directum

• Зависимость от платформ Зависимость от платформ Microsoft.
• Использование собственного (проприетарного) языка программирования ISBL.
• Перегруженность интерфейс
• Отсутствие поддержки unix систем

Заключение

Использование систем электронного документа оборота, значительно проще и удобнее для ведения управления контентом в организациях любого уровня.

Система Directum является наилучшим вариантом СЭД для компаний среднего и высокого уровня. Также обладает рядом преимуществ перед другими СЭД.

Система Directum является ведущей СЭД в России, а также обладает лучшим соотношением цена-качество.

Но у данной системы есть два серьезных недостатка это собственная среда для программирования дополнительных модулей, что требует денежных и временных затрат на переподготовку IT специалиста, а также зависимость от платформы Windows, это может стать проблемой если на предприятии используется серверное оборудование под управлением unix систем.

Список источников

• 1. Сайт производителя системы “Directum ”- режим доступа https://www.directum.ru/
  2. Сайт doc-online.ru Directum-отзывы режим доступа www.doc-online.ru/tool/1006/
  3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам ред 2018 – КонсультантПлюс