Развитие систем электронного документооборота (ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

При управлении бизнесом в компании образуются различные документы, которые она активно использует не только внутри своей организации, но и вне её. Со временем большинство её бизнес-процессов автоматизируется, то есть организация вводит такие программные системы, которые бы выполняли типовые процедуры по современным алгоритмам. [1] Ни одна компания не сможет осуществлять свою деятельность без документов. Она не сможет заниматься торговлей, управлением, финансовыми операциями, если у организации не будут создаваться документы, с определёнными правилами оформления, хранения и использования. Следовательно, в её стенах создаётся документооборот, потому что оборот документов является основополагающей частью детальности фирмы.

На сегодняшний день активно развиваются информационные технологии, которые присутствуют почти во все сферах жизнедеятельности человека. С их развитием для документооборота появилось много возможностей, например, электронная почта, благодаря которой взаимодействие с сотрудниками и с другими организациями стало куда проще и быстрее. Поэтому, уже тяжело представить компанию, в которой не были бы развиты информационные технологии, и если бы она не использовала электронный документооборот.

Основная цель данной работы заключается в ответе на вопрос: как развивалась система электронного документооборота в истории. Будут рассмотрены: «Понятие электронного документооборота», «факторы, влияющие на развитие электронного документооборота», «системы электронного документооборота», «развитие систем электронного документооборота».

ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для организации эффективной работы компании, в ней создаются различные документы, то есть происходит документооборот, под которым понимается система создания, интерпретации, передачи, приёма и архивирования документов, а также контроля над их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.[2]

Так как информационные технологии активно развиваются, то вместе с ними появляется возможность большую и основную часть документов организации перевести в электронный вид, поскольку это значительно способствует упрощению работы с ними для более эффективной работы во всей организации.

В Федеральном законе от 07,07,2006 № 149-ФЗ «об информации, информационных технологиях и о защите информации», пункт 11,1 статья 2 даёт определение электронного документа. Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, которая пригодна для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. [3]

Поэтому, из этого можно сделать вывод о том, что электронный документооборот – совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей. [4]

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора, включенного в сеть доверия федеральной налоговой службы РФ. Процесс передачи электронных документов сравним с электронной почтой, и за данную передачу оператор автоматически проверяет не только легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, но и проверяет на соответствие формата документа требованиям законодательства.

Компании используют электронный документооборот для: [5]

1. Уменьшения количества бумажных документов в офисе;
2. Сокращения финансовых затрат и трудозатраты на содержание архива;
3. Снижения расходов на печать, канцтовары, отправку документов;
4. Уменьшения трудозатрат за счёт исключение ручных действий и автоматизации процесса;
5. Избавления от потерь документов и необходимости восстановлять их заново.

ФАКТОРЫ, КОТОРЫЕ ВЛИЯЮТ НА РАЗВИТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Управление компанией невозможно без использования информационных технологий, потому что постоянно появляется потребность в сборе, хранении, обработки и анализе той информации, которая поступает в компанию каждый день из окружающей среды. Поэтому, организации стараются на постоянной основе как-то увеличивать производственные функциональности своих информационных систем, так как создание и эффективное использование информационных систем – основополагающее условие для эффективной работы компании.[12]

К факторам, которые могут повлиять на развитие электронного документооборота можно отнести, например, неуверенность в надёжности бумажного документа, заверенного подписью и печатью, может препятствовать переход на электронное ведение документов, потому что вопрос о сохранности информации и об её безопасности довольно-таки актуален в настоящее время.

Также многие сотрудники привыкли работать с бумажными документами, поэтому работа в какой-нибудь компьютерной программе может создать для них определённые сложности. Поэтому, при вводе автоматизации документооборота в компании, необходимо затратить определённые ресурсы на обучение сотрудников.

Ещё немало важно то, что сама Федеральная налоговая служба не готова отказаться от бумажных носителей. Существует несколько форматов электронных документов, которые она может принять от налогоплательщиков.

Несмотря на отрицательные моменты, на развитие электронного документооборота влияют и положительное факторы: в электронной системе намного быстрее и проще осуществлять контроль над созданием, исполнением и получением документов при коммуникации организации не только внутри организации, но и с внешней средой.

Также улучшается исполнительность работников, потому что руководители могут мониторить работу их работу.

Преимущество электронного документооборота является ещё и в том, что с помощью него получается быстрее не только создавать, рассылать, искать и обрабатывать документы, но и составлять отчёты и сводки. Этот факт уменьшает определённые риски для компании из-за оптимизации бизнес-процессов.

Хоть множество компаний переживают за информационную безопасность, но электронный документооборот повышает конфиденциальность, потому что есть возможность ограничить доступ к той или иной информации для определённых категорий сотрудников.

С помощью электронного документооборота появляется возможность к упрощённой адаптации новых сотрудников и создания новых процессов в компании.

Для компании ещё одним положительным моментов от электронного документооборота является то, что он позволяет улучшить корпоративную культуру в организации.

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система электронного документооборота – система, позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Данные системы обеспечивают эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, повышают контроль исполнения работ по документам и продуктивности работ сотрудников. При развитии бизнеса системы электронного документооборота должны решать задачи, которые связанны с оптимизацией затрат и с возможностью экономики внутренних ресурсов предприятия. [6]

Системы электронного документооборота используют для: [6]

1. Возможности создания, изменения, хранения и маршрутизации документов и др.
2. Организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками.

Документы, которые используются в данных системах, могут быть как структурированные объекты ИС, обладающие набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные, к которым относят файлы Word, Excel, .pdf и так далее. Системы электронного документооборота включают в себя также электронных архив и систему автоматизации деловых процессов – workflow.

Данные системы обладают множественными положительными моментами: [6]

• Возможность однократной регистрации электронного документа;
• Параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение;
• Наличие эффективно организованной системы поиска документа;
• Наличие развитой системы отчётности.

Можно выделить такие виды электронного документооборота:[7]

1. В зависимости от применяемых технологий работы

• Клиент-серверные системы, в которых основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере;
• Системы на основе баз данных, которые обычно интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle;
• Системы на основе web технологий, которые обеспечивают работу на основе удалённого доступа к серверу;
• Системы на основе «облачных» технологий.

1. В зависимости от степени интеграции

• Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы) – независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией;
• Системы управления групповой работой, которые обеспечивают распределённую работу с документами и данными группы пользователей;
• Встроенные модули в составе информационных систем управления.

Системы электронного документооборота помогают решать управленческие задачи, выполняя функции:

• Контроль документов, приказов и поручений;
• Быстрое согласование и рассмотрение документов в электронном виде;
• Обмен электронными документами с федеральными, судебными и региональными органами власти;
• Поддержка принятия управленческих решений на основе отчётности, исполнения поручений, приказов и распоряжений, контроля;
• Управление электронными архивами документов с десятками миллионов единиц хранения;
• Обеспечение защиты документов от несанкционированного доступа и потери.
• Организация электронного документооборота с контрагентами и ФНС;
• Чётко прописанные маршруты документов позволяют структурировать внутренние процессы в организации;
• Электронный документооборот наводит порядок в организации, требует введения новых инструкций по делопроизводству, регламентации процессов согласования, контроля.

РАЗВИТИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Впервые системы электронного документооборота появились на российском рынке в конце 1980 годов, когда шла разработка первых автоматизированных систем. Функционал систем первого поколения был довольно-таки ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек в систему, ведение журналов входящих-исходящих внутренних документов и так далее.

Первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы, то есть разрабатывались конкретно под определённую организацию собственным ИТ отделом. Такие системы не были универсальными, потому что при любом изменении в процессе документооборота проводило к полному пересозданию самой электронной системы. Поэтому можно сказать, что система охватывала только какой-то определённый узкий процесс движения документов.

Когда всё же возникла необходимость гибкой и адаптируемой системы электронного документооборота, в 1990 годах появилось несколько компаний, которые начали заниматься данным вопросом. Они создали системы, которые легко масштабировались под нужды заказчиков. Технология создания данных систем усложнилась и стала двухэтапной: сначала создавалось унифицированное ядро системы, а потом компания его внедряла и корректировала под нужды конкретной компании. Это позволяло снизить стоимость конечных решений и обеспечить возможности организационного и функционального масштабирования.

В период с 1994 по 2002 года Правительством РФ был принято несколько законов и постановлений, которые определили использование систем электронного документооборота в государственных учреждениях. А также с помощью них они подтвердили сотрудничество с несколькими странами в области информационной связи. Это решение считалось законодательным одобрением и подтверждением использование ИС и электронного документооборота в государственных учреждениях и коммерческих предприятиях.

С 2002-2003 года на российском рынке начали появляться иностранные ИС, представленные компаниями Microsoft, Documentum и так далее. Благодаря им на рынке РФ появились Workflow движения. При помощи таких ИС можно создать автоматизированную систему управления движением документов в организации. Преимуществом является то, что данное ПО имеет гибкий интерфейс, легко дорабатывается и видоизменяется. Поскольку данные системы объединили в себе механизмы Workflow и возможности организации электронных архивов документов, то можно сказать о появлении полноценных систем электронного документооборота.

Также в этих годах создавались собственные платформы разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Как раз в 2004 на выставке-конференции данные технологии были иллюстрированы.

В 2006 году начали появляться современные ECM-системы, которые объединили в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. В этот период были определены критерии, которым должны отвечать данные системы. За данный год начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе ECM-платформы.

С 2011 появились отдельные требования к системе электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Также в 2011 году и на сегодняшний день не только в ECM, но и во всей сфере информационных технологий, появилась тенденция ориентации на пользователя: упрощались системы для пользования, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Разрабатываются мобильные решения, которые стали необходимым условием существование современных ECM-систем. Началось развития облачных продуктов, документооборот в организациях готов перейти к SaaS-решениям.

На сегодняшний день реализуются системы all in one, то есть «в одну систему» входит довольно-таки большое количества функционала. Одной из такой системы является ERP – планирование ресурсов предприятия. В данной системе очень большой функционал, она охватывает большое количество бизнес-процессов компаний.

Также на сегодняшний день активно развивается ИТ-аутсорсинг – передача функций по администрированию компьютерной инфраструктуры компании другой организации. [9]

ВЫВОД

Таким образом, я хочу сделать вывод о том, что системы электронного документооборота очень важны сейчас на данном этапе времени, когда информационные технологии лежат в основе всей работы организации.

С помощью информационных систем компания значительно упрощает себе работу, снимания с людей большое количество работы, из-за которой уваливаются риски по допущению ошибок, приводящих компанию к каким-нибудь негативным последствиям.

С помощью систем электронного документооборота организации значительно упрощают для себя весь документооборот, улучшая для себя возможности коммуникации внутри компании и с внешней средой.

Системы электронного документооборота начали свою историю с 1890 года и улучшают до сих пор. На сегодняшний день создаются новые возможности, которые бы позволили организациям улучшить свою работу и эффективно функционировать.

ИСТОЧНИКИ

1. UNISENDER

https://www.unisender.com/ru/support/about/glossary/chto-takoe-avtomatizacija-business/ 10.12.2019

1. DOCFLOW

http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946 10.12.2019

1. 1С ИТС

https://its.1c.ru/db/eldocs#content:12:hdoc 10.12.2019

1. Audit-it.ru

https://www.audit-it.ru/terms/agreements/edo_elektronnyy_dokumentooborot.html 10.12.2019

1. Контур.диадок

https://www.diadoc.ru/docs/faq/faq-166 10.12.2019

1. Питер Софт

https://piter-soft.ru/knowledge/glossary/edo/sistema-elektronnogo-dokumentooborota.html 10.12.2019

1. Менеджмент качества

https://www.kpms.ru/Automatization/EDMS_system.htm 12.12.2019

1. Cyberleninka.ru

https://cyberleninka.ru/article/n/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-razvitie-i-transformatsiya/viewer 12.12.2019

1. IT-partner.ru

http://it-partner.ru/articles/preimushchestva-it-autsorsinga 12.12.2019

1. ВЕГА

http://vegaproject.ru/company/news/Istoriya_i_perspektivy_elektronnogo_dokumentooborota/ 12.12.2019

1. ECM-Journal

https://ecm-journal.ru/docs/Rossijjskijj-rynok-SEhDECM-istorija-sovremennost-perspektivy-Intervju-Istomina-KJu.aspx 12.12.2019

1. Милостивая Ю.С. ПРОБЛЕМЫ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ // Научное сообщество студентов XXI столетия. ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ: сб. ст. по мат. XLVI междунар. студ. науч.-практ. конф. № 9(45). https://sibac.info/archive/technic/9(45).pdf 13.12.2019