Переговоры

Содержание:

Введение

В наше время любой человек, живущий в обществе, является человеком, ведущим переговоры. Переговоры – это диалог с одним или несколькими оппонентами с целью достижения соглашения по одному или нескольким вопросам, в решении которых существуют противоречия (см. Рисунок 1. Переговоры)

Рисунок 1. Переговоры

Все мы протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.

Функции переговоров:

- Поиск совместного решения проблемы

- Информационная функция

- Коммуникативная функция

- Регулятивная функция

- Пропагандистская функция

- Решение собственных внутренне- и внешнеполитических задач (см. Рисунок 2. Функции переговоров).

Рисунок 2. Функции переговоров

Также надо отметить, что любые переговоры многофункциональны и предполагают одновременную реализацию нескольких функций. Но при этом функция поиска совместного решения должна оставаться приоритетной.

Чего же хотят добиться люди в процессе переговоров?

К примеру, добиться взаимной договоренности по вопросу, в котором как правило сталкиваются интересы или же достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов, не разрушая при этом отношения.

Для того чтобы достичь этих целей, каждый переговорщик должен знать:

- как решить проблему.

- как наладить межличностные отношения.

- и как справляться со своими эмоциями во время беседы.

Таким образом, со всем этим разнообразием отличается и ход переговоров. Они могут идти напряженно и люди не смогут прийти к единому решению или же легко, когда партнеры спокойно могут договориться друг с другом.

Подготовка к переговорам.

Подготовка к переговорам – это ключевой этап, от качественного выполнения которого зависит то, как пройдет ваша встреча и насколько позитивным для сторон будет ее итог. Пренебрежение этой стадией - прямой путь к провалу, но и решение следовать намеченному плану - тоже не лучший вариант.

Все сейчас ведут в большей степени беспокойную и хаотичную жизнь. Когда мы разговариваем с людьми о переговорах, которые они ведут на работе, чаще всего нам приходится слышать, что у них не хватка времени даже на то, чтобы заниматься тем, что они делают сейчас, и откуда они возьмут дополнительное время, чтобы посвятить его тщательной подготовке к переговорам? Также, мы узнаем, что они часто отправляются на важные переговоры, чувствуя недостаточность своей подготовки и неуверенность в себе.

Есть определенные правила для проведения беседы, которые направлены на успешное проведение, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон. Основной принцип - равноправие и взаимное уважение. Местом проведения обычно является служебное помещение одного из участников переговоров, но не исключена и нейтральная территория. Тот, кто проводит беседу в своем офисе, получает преимущество «своей территории», что отчасти он нарушает принцип равноправия. Это должно быть уравновешено и подчеркнуто внимательным отношением к другому участнику встречи. Продолжительность переговоров, также определяется заранее и каждая из сторон должна понимать это.

Немало важное, что также нужно учесть при подготовке - это интересы. Все участники переговоров обладают своими интересами. Это потребности, желания и страхи, которые направляют ход переговоров. Интересы отличаются от позиций - утверждений, требований и предложений, которые стороны делают во время переговоров. Определенная позиция представляет собой всего лишь один из способов удовлетворения интересов. Позиция - это средство, а не цель. Для того, чтобы добиться успеха на переговорах, недостаточно спорить по поводу определенной позиции. Достигнутый в результате переговоров итог должен удовлетворять запросы обеих сторон по крайней мере лучше, чем если бы никакого соглашения вообще не было. Однако для того, чтобы соблюсти свои интересы, нам следует избегать некоторых наиболее распространенных ошибок во время подготовки к переговорам.

Сейчас мы разберем наиболее распространенные ошибки.

Первой ошибкой является, сосредоточение на том, что хотим именно мы.
Может возникнуть мнение, что подготовка заключается только в том, чтобы думать о том, что хотим мы. Это не так. Возможное соглашение, которое отвечало бы только нашим интересам, бесполезно, если оно не отвечает интересам противоположной стороны. Мы обязаны соблюсти их интересы по крайней мере на приемлемом уровне. Кроме того, если мы начнем говорить исключительно о своих собственных интересах, мы как бы пошлем противоположной стороне сигнал о том, что не желаем работать бок о бок с ней. Это затруднит проведение мозговых атак, а также поиск более конструктивных вариантов (см. Рисунок 3. Первая ошибка в переговорах).

Рисунок 3. Первая ошибка в переговорах

Вторая ошибка, чрезмерное внимание, уделяемое презентации.
К примеру, излишняя уверенность в коммерческом предложении может помешать правильно реагировать на реальные нужды собеседника. Конечно, подготовка презентации необходима. Однако не стоит слепо пользоваться ею, не обращая внимания на слова другой стороны. Напротив, большое значение имеет гибкость, учет важности тех или иных моментов для собеседника (см. Рисунок 4. Вторая ошибка в переговорах).

Рисунок 4. Вторая ошибка в переговорах

Также важным моментом в переговорах является хорошая подготовленность.

Нужно обсудить и определить приоритеты в своих интересах. После обдумывания всех своих интересов полезно разобраться в их относительной важности. Это поможет оценить и сравнить предлагаемые варианты с большей быстротой и эффективностью. Кроме того, это может оказать помощь в достижении оптимального результата - вы сможете переработать предлагаемое соглашение в соответствии с самым важными личными интересами. Если приближается конечный срок, определение приоритетов среди ваших интересов появятся вопросы, на которых вы должны заострить внимание.

Независимо от того, какой подход вы используете, будет полезно иметь хотя бы какое-то представление об интересах другой стороны, прежде чем отправляться на переговоры.

Нередко переговоры — это состязание, требующее большой выдержки, воли, быстрого анализа и принятия решений. Все это требует больших затрат: волевых, умственных и физических. Основная задача психологической подготовки состоит в том, чтобы к началу переговоров вы были в наилучшей форме. Для этого необходимо знать особенности своего характера и физические возможности организма. Это позволит применить восстановительные мероприятия для сглаживания естественных спадов работоспособности и поддержания оптимального режима труда и отдыха.

Особое внимание следует обращать на построение отношений в процессе подготовки и проведения беседы, опираясь на принцип равноправия сторон, проявляя уважение, предупредительность, соблюдая баланс интересов. Анализируя вербальные и невербальные проявления в поведении собеседника надо следить за колебаниями уровня эмоционального напряжения, не допуская обострения ситуации, использовать приемы управления напряжением в разговоре. Основой корректного делового стиля является уверенное поведение, и совершенно недопустимы малейшие проявления агрессии.

При проведении переговоров обязательно нужно исходить из того, что переговоры необходимы и полезны для решения кооперационных задач отдела предприятия комбината. Если вы хотите, чтобы переговоры прошли конструктивно и с пользой для обеих сторон надо учитывать и понимать приведенные ниже рекомендации.

Старайтесь добиваться намеченной цели, убедительно аргументируйте свои предложения, но не будьте слишком упрямы и глухи к мнению партнера: на переговорах, как известно приказов не отдают.

Достойно представляйте свои интересы собеседнику, предлагайте варианты по решению обсуждаемой на переговорах проблемы.

Стремитесь достичь таких соглашений, которые бы отвечали интересам не только вашей организации, но и общества в целом.

Надо помнить, что для всех важнейшими условиями успешного ведения переговоров являются: политическая компетентность и сознательность, реалистичный подход и заинтересованность в деловом общении, сила воображения и дар комбинирования.

На любых переговорах не обойтись без терпеливой целенаправленной аргументации. Чтобы переговоры развивались успешно необходимо сразу же после их начала постараться найти общую с партнером позицию. В начале переговоров затроньте бесспорные не вызывающие разногласий аспекты обсуждаемого предмета. После этой фразы переходите к обсуждению таких пунктов, договориться по которым можно относительно легко. И только после этого остановитесь на важнейших вопросах переговоров требующих тщательного обсуждения.

Чтобы не мешать развитию переговоров не акцентируйте внимание на расхождение во взглядах, если они не принципиальны. Пытайтесь говорить спокойно, не торопитесь и контролируйте свою речь, когда вы знакомите партнера с соответствующей проблемой, разбирайте причины ее возникновения и возможные последствия, а также невыясненные пункты переговоров.

Обобщая сказанное, следует отметить, что поведение должно соответствовать возникающим на переговорах ситуациям. Они оцениваются через визуальный контакт с собеседником: участники переговоров должны говорить убедительно и спокойно, но не навязчиво (см. Рисунок 5. Поведение на переговорах)

Рисунок 5. Поведение на переговорах

Также очень важно определить варианты соглашения. Данный этап также очень важен, достижение согласия предполагает, что вы подробно рассмотрели интересы участников, установили связь между интересами участников и теми вариантами решения проблемы, которые удалось найти вам, оценили эффективность каждого из вариантов решения проблемы.

Финальное обсуждение вариантов решения проблемы. Этот этап достижения согласия предполагает, что вы и ваши собеседники выбрали из имеющихся в наличии вариантов решения проблемы один, который разрешает все проблемы, или же участники переговоров идут друг другу на уступки. Также определили наиболее эффективный и совершенный вариант на основе выбранного, должны сформулировать окончательные решения (см. Рисунок 6. Финальное обсуждение).

Рисунок 6. Финальное обсуждение

Есть множество вариантов для проведения эффективной беседы. Сейчас мы рассмотрим несколько правил проведения эффективных переговоров.

Правила ведения эффективных переговоров.

Очень важно сохранять спокойствие и баланс во время переговоров. Не нужно перед самой беседой загружать себя работой или другими делами. Вы сможете перепроверить и обсудить еще раз все свои цели и интересы за несколько часов до начала переговоров, тем самым вы будете более спокойны и уверены в себе.

Итак, первое, избегайте высказываний, которые могут принизить личность ваших собеседников. Старайтесь придерживаться правил этикета, будьте вежливыми, общайтесь культурно, без выкрикиваний и оскорблений в сторону других людей. В случаях, когда обстановка накаляется настолько, что вы близки к потере контроля, лучшей идей будет предложить вашему собеседнику сделать паузу и продолжить чуть позже (см. Рисунок 7. Пауза в переговорах).

Рисунок 7. Пауза в переговорах

Никогда не игнорируйте и не пренебрегайте мнением своего собеседника – принимайте во внимание то, что он говорит. Ведь очень важно, чтобы стороны переговоров чувствовали свою причастность и справедливость во время беседы.

Нередко бывает так, что один из участников переговоров, не объяснил свои цели и атаковал другого вопросами, стремясь что-то разузнать. Такой поворот поведения не является эффективным, т.к. отвечающий участник чувствует на себе давление. Чтобы переговоры прошли гладко, в самом начале следует определить цели и задачи друг друга.

Если вам не удалось с первого раза определить, что является главным в переговорах, и вы вследствие этого начали уходить в сторону от основной темы, ваш оппонент имеет право поправить вас или дополнить вашу речь, вы же свою очередь должны воспринять это как можно спокойнее и постараться впредь не допускать таких ошибок.

Избегайте перефразирования сказанного вашим оппонентом, в противном случае это может повлечь за собой новую расстановку приоритетов, повторение того, что оппонент главным не считает, или обобщение, в итоге это может привести к недопониманию и накалу обстановки (см. Рисунок 8. Недопонимание)

Рисунок 8. Недопонимание

Старайтесь также развивать мысль - если оппонент по какой-то причине не указал на то, что он имеет в виду, прямо, делайте выводы из его слов сами. Развивая мысль, используйте те рамки, которые задал оппонент, иначе он может подумать, что вы игнорируете его. Если вам не понятно что-либо из сказанного оппонентом, в обязательном порядке уточняйте все у него.

Если на каком-то из этапов переговоров вы почувствовали, что начинаете поддаваться эмоциями, будет вполне адекватными, если вы это озвучите, то озвучьте не эмоционально, а спокойно и легко. Ещё раз отметим, что неумение управлять своими эмоциями ни к чему хорошему в переговорах не приводит.

Если на каком-то этапе вы почувствовали, что оппонент начинает поддаваться эмоциям, будет вполне приемлемо, если вы озвучите, как воспринимаете в данный момент его состояние.

По мере ведения переговоров и обсуждения отдельных тем подводите промежуточные итоги - это поспособствует взаимопониманию, а также послужит маячком, который будет подавать сигнал всякий раз, когда переговоры будут отходить в сторону от основной темы.

Часто участникам переговоров кажется, подготовка не имеет значения, но это не так. Поскольку мы уверены, что нас не смогут заставить согласиться на что-то, мы не видим особой опасности в готовности выслушать противоположную сторону. Как говорится, «послушаем, если им есть что сказать». Если сказанное ими нам понравиться, мы можем согласиться с этим. Если нет, мы всегда можем удалиться. Однако, есть множество примеров, что отсутствие подготовки весьма опасно. Откуда нам знать, что нам надо согласиться, если у нас не будет под рукой каких-либо прецедентов или других ориентиров для сравнения, чтобы оценить вырисовывающееся соглашение? Откуда нам знать, что пора уходить с переговоров, если у нас не будет ни малейшего понятия о том, насколько велики шансы добиться своего в каком-либо другом месте?

Однако, возможно, еще более важным является то, что, не чувствуя должной подготовки, вы передаете инициативу противоположной стороне. Этими действиями уменьшаете вероятность того, что сможете выдвинуть какие-то хорошие идеи и аргументы, которые позволяют быстро разрешить стоящую перед вами проблему общему удовлетворению. Таким образом, вы лишаете себя и другую сторону переговорного процесса, а то есть возможности творческого подхода.

Подготовка действительно требует тщательного рассмотрения всех целей, занимает много времени, однако она, по всей видимости, экономит больше времени, чем занимает. Хорошо подготовленные участники переговоров смогут сузить рамки возможного соглашения, сформулировать элегантные варианты или оценить промежуточные предложения значительно быстрее и мудрее, чем те, которые не готовы в такой степени, как они. На подготовку в среднем необходимо столько же времени, сколько, по вашему мнению, уйдет на сами переговоры лицом к лицу. Разумеется, что некоторые вопросы тривиальны и не требуют усердной подготовки. При рассмотрении других, однако, на карту поставлено многое, они приводят к трудно разрешимым разногласиям и могут, вероятно, касаться нескольких участвующих в переговорах сторон. В этом случае тщательная подготовка окажется весьма кстати. Независимо от складывающейся ситуации, если не пожалеть времени на подготовку к переговорам, то можно утверждать, что в долгосрочной перспективе с большей долей вероятности это будет способствовать его экономии (см. Рисунок 9. Подготовка)

Рисунок 9. Подготовка

Подчеркнув все выше сказанное, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что важнейшими предпосылками успешного проведения переговоров является хорошая подготовка в презентации и вашего психологического настроя, стремление выработать общую позицию, учесть личностные качества вашего партнера, а также соблюдение интересов и тп.

Список используемой литературы.

1. Подготовка к переговорам [Электронный ресурс]- https://academy-of-capital.ru/blog/podgotovka-k-pereg..
2. Подготовка к переговорам [Электронный ресурс]- https://www.klerk.ru/boss/articles/445049/
3. Подготовка к переговорам [Электронный ресурс]- https://4brain.ru/peregovory/etapy.php