Основные характеристики ЕСМ-систем

Содержание:

Введение

Актуальность темы исследования. В нынешней России уровень кризисной неопределенности с ее многочисленными рисками и угрозами достигает высокого уровня, экономические проблемы стоят довольно остро. В таких условиях важной задачей для предприятий является возможность максимально снизить затраты, минимизировать риски и повысить свою конкурентоспособность на рынке. Это возможно осуществить в том числе за счет совершенствования управления контентом: грамотное управление контентом способно снизить расходы компании, повысить эффективность выполнения работ и соблюдение сроков.

Организация работы с документами оказывает сильное влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда его работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Для улучшения управления контентом современные компании используют ЕСМ-системы. В связи с этим изучение основных характеристик ЕСМ-систем представляется актуальным.

Целью исследования является изучение основных характеристик ЕСМ-систем. Данная цель обусловила необходимость решить следующие задачи:

• раскрыть понятие, сущность и назначение ECM-систем;
• изучить функциональные возможности и характеристики ECM-систем.

Объект исследования – ЕСМ-системы. Предметом исследования являются основные характеристики ЕСМ-систем.

Теоретико-методологической базой исследования послужили положения и гипотезы, изложенные в трудах отечественных и зарубежных исследователей систем управления контентом.

Методы исследования. В ходе исследования применялся диалектический метод познания, использовались методы индукции и дедукции, методы классификации, обобщения, сравнения.

Структура исследования. Работа состоит из введения, двух глав основного содержания, заключения и списка использованной литературы.

1. Понятие, сущность и назначение ECM-систем

ECM (Enterprise Content Management) называется комплекс приложений для управления корпоративным контентом, который предназначен для создания единого информационного пространства организации. Иначе говоря, ECM-системы предназначены для решения критически важных ИТ-задач, связанных с управлением, хранением и интеграцией документов и другой неструктурированной информации, которая содержится в разного рода автоматизированных системах и бизнес-приложениях, применяемых в компании. ECM-технологии нацелены на поддержку работы с данными различных типов и форматов на протяжении всего их жизненного цикла.

Таким образом, можно сказать, что ECM-система интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри организации, создает единую инфраструктуру для грамотной организации документооборота, снижает необходимость развертывания и поддержки множества технологий для решения разных бизнес-задач. Благодаря подобного рода инфраструктурному подходу корпоративное содержимое становится доступным практически для всех бизнес-приложений предприятия. Но в некоторых случаях ECM-система может не обладать решающими преимуществами перед «чистым» электронным архивом или workflow системой. Поэтому выбор СЭД должен обуславливаться задачами, стоящими перед компанией, ее структурой, готовностью ИТ-решений и множеством других факторов.

Стоит уточнить различие понятий СЭД и ECM. Основой единицей, с которой работает СЭД, является документ, у которого имеются реквизитная и информационная (текст, изображение, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.) части. СЭД обязательно содержит в себе модуль автоматизации работы канцелярии согласно особенностям отечественного делопроизводства (работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В составе СЭД могут быть модули автоматизации работы с обращениями граждан, договорами, модуль автоматизации работы секретариата для подготовки и проведения совещаний и т.д.

ECM также работает с документами, но при этом цели управления документами другие и, соответственно, иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в различных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном ему виде.

За счет внедрения ECM-системы в организации обеспечивается рост эффективности труда сотрудников, значительно уменьшаются операционные издержки, растет качество совместной работы специалистов.

2. Функциональные возможности и характеристики ECM-систем

В качестве функциональных возможностей ECM-систем можно выделить:

• Управление документами (Document Management, DM) – регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловой документации;
• Работа с образами документов (Document Imaging, DI) – полный цикл работы с бумажными документами, включая их преобразование в электронный вид и оцифровку;
• Управление записями (Records Management, RM) – долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями;
• Управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями;
• Управление веб-контентом (Web Content Management, WCM) – автоматизация функций веб-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем;
• Документо-ориентированная групповая работа (Document-Centric Collaboration) – коллективная работа с документами и поддержка проектных команд.

Функциональные требования к ECM-системам показаны в таблице 1.

Таблица 1 ‒ Функциональные требования

Таким образом, можно сделать вывод, что ECM-система харакетризуется наличием таких обязательных компонентов, как перевод документов из «бумажного» в электронный вид, управление документами; управление записями и хранением; распределение и маршрутизация информации; защищенное долгосрочное сохранение, то есть обеспечение сохранности и непрерывности доступа к информации.

Заключение

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

ECM представляет собой стратегическую инфраструктуру и техническую архитектуру для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов в организации.

ECM-система обеспечивает управление цифровыми документами и контентом других типов, а также хранение, обработку и доставку контента в рамках организации. При этом контент может быть слабо структурированным, то есть представлять собою электронные документы с различными наборами полей, рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео, аудиофайлы.

За счет внедрения ECM-системы в организации обеспечивается рост эффективности труда сотрудников, значительно уменьшаются операционные издержки, растет качество совместной работы.

Список литературы

1. Жильников А.Ю., Михайлова О.С. Электронный документооборот // Территория науки. ‒ 2017. ‒ №2.
2. Курако Е.А., Орлов В.Л. Системы объектно-связанного документооборота и организация их взаимодействия с бизнес-процессами // Проблемы управления. ‒ 2017. ‒ №2.
3. Лейфер А.А. Системы управления корпоративным контентом как инструмент реагирования на изменение банковского законодательства // Скиф. ‒ 2018. ‒ №1(17).
4. Мещерякова К. И., Иванов Д.Р., Иванова И. Г. Сущность системы электронного документооборота // Colloquium-journal. ‒ 2020. ‒ №32(84).
5. Парамонова М.Г. Системы электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. ‒ 2018. ‒ №12.
6. Серпуховитин Д.А. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии // Cloud of science. ‒ 2019. ‒ №4.
7. ECM-системы [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.it.ru/services/detail.php?ID=366 (дата обращения: 02.02.2021).