Информационные технологии в менеджменте

Содержание:

Панели бизнес показателей – как инструмент управления

На сегодняшний момент панели бизнес-показателей (dashboard) – это наилучший инструмент для мониторинга и анализа информации об эффективности бизнес-процессов. Это не просто набор графиков и таблиц, а полноценная информационная система, способная интегрировать данные из ERP-систем и проводить бизнес-анализ. Если компания прошла все этапы построения системы управления результативностью, но не был создан инструмент для регулярного сбора и анализа достоверной информации о результативности, то такая система окажется не жизнеспособной. Данные могут остаться разбросанными по различным учетным системам, быть неформализованными и даже основанными на субъективных оценках, которые необходимо регулярно собирать с экспертов. Если процесс сбора, расчета и хранения показателей не автоматизировать, то информация о результативности бизнес-процессов, подразделений и сотрудников будет собираться не оперативно, а как следствие может стать устаревшей и бессмысленной с точки зрения принятия решений. Применение информационных панелей бизнес-показателей позволяет эту проблему решить.

Панель бизнес-показателей выполняет несколько основных функций: 

• Мониторинга. Показатели, измеряющие эффективность бизнес-процессов на информационной панели представлены в обобщенном, укрупненном виде. Посредством представления информации в графической форме в виде диаграмм, графиков и таблиц, приложение позволяет мгновенно выявлять критически важную информацию на основании актуальных и релевантных данных, выдавать предупреждающие сигналы при возникновении потенциальных проблем. На информационную панель могут быть выведены показатели связанные с выполнением плана по доходам, текущим уровнем операционных затрат, количеством запросов от клиентов, скорости их обработки, степени удовлетворенности клиентов и т.п.
• Бизнес-анализа (BI). Приложение, используемое для этих целей, позволяет проводить исследование и анализ данных об эффективности в различных измерениях и с различной степенью детализации, выявлять закономерности и причинно-следственные связи между различными факторами, влияющими на эффективность бизнеса. При проведении такого анализа пользователь сам определяет параметры и измерения формируемых отчетов, может перейти с верхнего уровня группировки (агрегирования) данных до самого нижнего уровня – документа (транзакции) для лучшего понимания ситуации (техника Drill Down). Например, с использованием этого инструмента, можно оценить динамику объемов реализации продукции с определенной характеристикой в выбранном регионе, построить график загрузки складских помещений с учетом сезонности и т.п.
• Управление реализуется через информирование сотрудников о существующих целях организации, их роли и ответственности в реализации этих целей. Инструмент позволяет распределить ответственность между сотрудниками, подразделениями за конкретные бизнес-показатели. Через него реализуется координация усилий подразделений, обеспечивается регулярная обратная связь и стимулирование персонала. Таким образом, для каждого подразделения и сотрудника формируется матрица показателей, за которые они несут ответственность и она ложится в основу системы премирования сотрудников за результат.

Другими словами, применение информационных панелей бизнес-показателей позволяет регулярно отвечать на вопросы: «Что происходит в компании? Кто виноват? Что делать?». Информационная панель бизнес-показателей – мощный инструмент организационных изменений. При правильном использовании она может многократно повысить эффективность любой работающей организации. С одной стороны она позволяет координировать усилия всех сотрудников в направлении реализации стратегических целей, а с другой стороны предоставляет актуальную и достоверную информацию менеджерам всех уровней о степени достижения этих целей и существующих угроз.

Мониторинг показателей в динамике

Информационная панель бизнес-показателей (dashboards, контрольная, приборная панель) представляет собой инструмент графической визуализации наиболее важных для контроля и управления показателей. Благодаря этому инструменту, руководители разного уровня, одним взглядом оценив ситуацию в компании, могут принимать взвешенные и обоснованные решения. Актуальная информация доступна в режиме реального времени. Посредством гибкой настройки руководитель может самостоятельно собрать на одном экране информацию по результативности и эффективности различных бизнес-процессов компании (маркетинга и продаж, производства, сервиса, управления персоналом и т.д.). При этом он сам выбирает удобный способ отображения информации: в виде таблицы, графика, диаграммы или текста, с учетом динамики и состояния показателя. С использованием цветового оформления данных можно акцентировать внимание на целевых показателях, которые находятся в критических областях (например, красный цвет – критическая зона, в которой находится значение показателя, желтый – приемлемый уровень, зеленый цвет – плановое значение показателя достигнуто). Для получения детальной информации, можно интерактивно перейти («провалиться») в другой информационный слой, в котором проанализировать данные в разрезе аналитик, а также перейти на уровень первичных документов (транзакций).

Многомерный анализ данных (BI – Business intelligence, бизнес-анализ)

Данный инструмент предназначен для помощи руководителю в принятии взвешенных управленческих решений на основании многомерного анализа бизнес-показателей компании. Инструмент способствует сокращению сроков получения необходимой информации за счет того, что построение отчетов происходит в «одно касание». Бизнес-анализ реализован на основании штатного механизма платформы 1С: Предприятие – системы компоновки данных. В программном продукте существует возможность задавать для каждого целевого показателя до 6 разрезов аналитики (один предопределенный и 5 настраиваемых пользователем). Как показала практика – такого количества разрезов аналитики вполне достаточно, чтобы обеспечить глубокое погружение в анализ причинно-следственных связей, сохранив при этом приемлемое быстродействие системы. В качестве аналитических разрезов могут использоваться любые данные учета. Например, для показателя «маржинальная прибыль» помимо предопределенного разреза аналитики (ответственный сотрудник), можно задать дополнительные: по регионам, видам деятельности, номенклатуре, контрагентам, филиалам. Аналитическая система позволяет представлять данные, как в статическом виде (на определенную дату), так и динамике (по любым периодам); в виде структурированных табличных отчетов, так и в виде диаграмм и графиков. Это способствует повышению качества проводимого анализа, а как следствие, положительно влияет на эффективность принимаемых решений.

Определение эффективности сотрудников и подразделений, распределение ответственности за показатели

С использованием этого инструмента руководитель может связать стратегические цели компании и текущую (операционную) деятельность. Программный продукт позволяет создавать матрицы результативности (MBO-матрицы) для каждой должности и подразделения. С одной стороны, через такую матрицу распределяется ответственность сотрудников за достижение определенных бизнес-показателей, а с другой стороны появляется возможность отслеживать степень эффективности и результативности сотрудника или руководителя на этой должности. Такая матрица включает ключевые показатели деятельности (KPI), и позволяет «оцифровать» результативность сотрудника или подразделения – представив ее в виде числа. Для каждого показателя можно определить его приоритет путем установления веса в общем перечне показателей. Используя в расчете плановые целевые ориентиры, мы переводим оценку результативности сотрудника/подразделения в объективную плоскость. Плановые значения по каждому показателю - это своего рода мини-контракт, который руководитель ежемесячно/ежеквартально заключает со своими сотрудниками о достижении определенных результатов. Такой подход позволяет в дальнейшем проводить мониторинг деятельности, оценивать степень достижения целей, наглядно продемонстрировать вклад конкретного сотрудника в результаты компании.

Ключевые преимущества ПП «1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI» 
Методология решения 

Решение опирается на методологию целевого управления (MBO), концепцию сбалансированной системы показателей (BSC) и принципы BPM (business performance management); развивает инновационные идеи в области управления эффективностью и учитывает успешный практический опыт внедрения системы целевого управления в сотнях российских компаний. Отзывы клиентов, внедривших программный продукт, подтверждают эффективность практического применения технологии и программного продукта. Методология целевого управления, используемая в программном продукте изложена в дистанционном интернет-курсе «Целевое управление: Применение KPI и BSC. Информационные панели (dashboards, приборные панели, контрольные панели) в KPI MONITOR представлены одним из графических элементов интерфейса "Панель мониторов". Интерактивная информационная панель позволяет вывести на монитор наиболее важные для контроля и управления показатели, избавляя руководителя от траты времени на сбор необходимой информации от подчиненных, а также обеспечивает оперативное принятие обоснованных и взвешенных управленческих решений.

Пользовательская настройка предусматривает произвольное размещение и масштабирование показателей, систем показателей и отчетов на панели мониторов (dashboard) с помощью "drag-and-drop". Цветовая разметка информационной панели позволяет акцентировать внимание на значениях показателей, находящихся или приближающихся к критическим областям. При необходимости получения детальной информации о значении интересующего показателя, возможно его интерактивное уточнение. В процессе уточнения, пользователь одним щелчком мыши может увидеть весь алгоритм расчета показателя, с отражением дочерних показателей, влияющих на результат, а также динамически детализировать показатель в интересующих аналитических разрезах^[1]

Гибкая настройка 

Информационные панели можно настраивать интерактивно, без участия программистов. Пользователь самостоятельно определяет какие показатели, в каких аналитических разрезах, с какой периодичностью он хочет вывести на информационную панель. При этом он выбирает наиболее приемлемый вид диаграммы. Размер самих «виджетов» и их расположение на панели также легко настраиваются. 

Решение работает на платформе «1С:Предприятие 8» 

1. Интеграция ПП «1С:Предприятие 8. Управление по целям и KPI» с другими учетными системами, работающими на платформе 1С:Предприятие 8 («1С:Управление производственным предприятием, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей и т.п.), позволяет автоматизировать сбор фактических данных по целевым показателям (KPI), использовать все объекты конфигурации (например, в качестве разрезов аналитики по целевым показателям использовать справочники системы – «Контрагенты», «Номенклатура», «Номенклатурные группы», «Сотрудники» и т.п.).
2. Решение использует для проведения анализа данных мощный штатный инструмент – «Систему компоновки данных» (СКД). Отчеты, построенные с использованием СКД, представляют данные по целевым показателям в любых доступных разрезах аналитики.
3. Большая часть модулей решения открыто для доработки под требования конкретной компании. Наличие на рынке специалистов по конфигурированию 1С:Предприятие позволяет обеспечить внедрение системы с минимальными затратами. 
4. Платформа 1С:Предприятие предоставляет мощные инструменты для администрирования базы данных и распределения прав доступа к информации. Платформа позволяет масштабировать информационную систему, обеспечивая одновременную работу сотен и тысяч пользователей в одной информационной базе. 

1. http://kpi-monitor.ru/solutions/dashboards ↑