этика делового общения

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.
Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т.е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

• нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);
• наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета — разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых «формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т.д. (например, «здравствуйте», «будьте добры», «разрешите принести извинения», «счастлив познакомиться с Вами»). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

• Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;
• Ориентировка в ситуации общения, осмыслен ие происходящего, выдержка паузы;
• Обсуждение интересующей проблемы;
• Решение проблемы.
• Завершение контакта (выход из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

Основные типы делового общения

Существует три основных типа делового общения, они основываются на общепринятой иерархии внутри коллектива. Так, деловое общение может происходить:

• «Сверху вниз»;
• «Снизу вверх»;
• «По горизонтали».

Для этих трёх категорий существуют различные этические нормы делового общения, хотя есть и общие принципы. В первую очередь, к общим принципам относится уважение к сотруднику, в независимости от роли последнего в компании. Важно быть корректным по отношению к сотрудникам, коллегам из других компаний и клиентам, с которыми вы работаете. Это, например, подразумевает, что неэтично будет расспрашивать собеседника о его личных делах, тем более о проблемах, только потому, что это вам интересно. Общие для всех правила касаются и этикета делового общения по телефону. «Алло» или «да» — неподходящее приветствие для делового человека. Следует вежливо представляться, называть свою должность, название компании, отдела. При телефонном разговоре нужно быть внимательным, если вы впервые говорите с человеком – обязательно запомните его имя и отчество и обращайтесь по ним. Свои мысли всегда нужно излагать ясно, лаконично. Если же по уважительным причинам вы не можете поддерживать разговор, необходимо извиниться перед собеседником и предложить связаться с ним позже.

1.1. Виды делового общения

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

• Приветственная речь;
• Торговая речь (реклама);
• Информационная речь;
• Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

• Деловой разговор — кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.
• Деловая беседа — продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.
• Переговоры — обсуждение с целью заключения соглашения по какому — либо вопросу.
• Интервью — разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.
• Дискуссия;
• Совещание (собрание);
• Пресс-конференция.
• Контактный деловой разговор — непосредственный, «живой» диалог.
• Телефонный разговор, исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на:

• Материальное — обмен предметами и продуктами деятельности;
• Когнитивное — обмен знаниями;
• Мотивационное — обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
• Деятельностное — обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

• Непосредственное — осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;
• Опосредованное — связанное с использованием специальных средств и орудий;
• Прямое — предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;
• Косвенное — осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

1.2. Правила делового общения

У каждого сотрудника есть права и обязанности. Хороший начальник равномерно распределяет нагрузку между подчинёнными. Хотя каждый сотрудник выполняет свою работу, он обязательно сталкивается и контактирует с другими коллегами.

Чтобы не возникало конфликтных ситуаций, мешающих рабочему процессу, важна культура делового общения:

1. На презентациях или митингах в компании иногда возникают непредвиденные ситуации. Чтобы избежать конфликта и перехода на личности, соблюдают этикет делового общения. Руководствуясь правилами, недопустимо перебивать коллег, а если возникнут вопросы или замечания, то задавать их можно только в корректной форме.
2. В погоне за похвалой начальника, некоторые подчинённые допускают ошибки. Это проявляется в виде пустых обещаний, либо работник берёт на себя больше обязанностей, с которыми впоследствии не справляется.
3. Многие не умеют выслушать собеседника. Но в рабочие моменты без этого навыка не обойтись. Речевой этикет в деловом общении помогает правильно распорядиться рабочим временем, слушать и правильно понимать собеседника.
4. Некоторые компании принимают у себя иностранных представителей стран, устраивают в их честь фуршеты. На таких переговорах важно соблюдать этикет делового общения. Зная правила и грамотно их применяя, можно добиться желаемого результата на переговорах. Располагающая атмосфера, умение заинтересовать собеседника приводит к достижению желаемой цели.
5. Правила рабочих контактов во время переговоров или другого делового процесса запрещают прикосновения к собеседнику. Но для каждого правила есть исключения, и здесь это — рукопожатие. Такой жест должен быть кратким и деловым, а рука — сухой и не холодной. На переговорах избегают лишних жестов и мимики. Если человек неуверенный, суетится, прячет взгляд, то вряд ли он добьётся доверия у собеседника.

Важно как сотрудники приветствуют друг друга. Этика делового общения позволяет использовать следующие приёмы:

• приветливый взгляд;
• улыбка;
• уместные комплименты;
• проявление заинтересованности;
• уважение;
• подчёркивание значимости работника;
• тёплые слова.

Такие варианты помогают создать спокойную, рабочую обстановку в коллективе.

1.3. Уровни общения.

Общение может происходить на различных уровнях:

. Манипулятивный — уровень, заключается в том что один из собеседников через определенную социальную роль пытается вызвать сочувствие, жалость партнера.

. Примитивный — уровень, когда один из партнеров подавляет другого

(один постоянный коммуникатор, а другой постоянный реципиент).

. Высший — это тот социальный уровень, когда независимо от социальной роли, статуса партнеры относятся друг к другу как к равной личности.

Формы делового общения

Деловая беседа — межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Наиболее распространенная и чаще всего применяемая форма деловой коммуникации.

Деловая беседа по телефону — способ оперативной связи, значительно ограниченной по времени, требующей от обеих сторон знание правил этикета телефонных разговоров (приветствие, взаимопредставление, сообщение и обсуждение предмета звонка, подведение итогов, выражение признательности, прощание).

Деловые переговоры — обмен мнениями для достижения какой-либо цели, выработки соглашения сторон.

Служебное совещание — один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, инструмент управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

Деловая дискуссия — обмен мнениями по деловому вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных её участников.

Пресс-конференция — встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам.

Публичная речь — монологическая ораторская речь, адресованная определенной аудитории, которая произносится с целью информирования слушателей и оказания на них желаемого воздействия (убеждение, внушение, воодушевление, призыв к действию и т. д.).

Деловая переписка — письменная форма взаимодействия с партнерами, заключающаяся в обмене деловыми письмами по почте либо по электронной почте. Деловое письмо — это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии.

Также формами делового общения являются Публичные торги и Презентация.

Анализ состояния делового общения в ТОО " LUMOS Interior"

2.1. Краткая характеристика организации ТОО " LUMOS Interior"

Товарищество и ограниченной ответственностью "LUMOS Interior" было организовано в 2006 году и по сей день занимает на рынке лидирующие позиции в области освещения.

ТОО " LUMOS Interior" взаимодействует с большим числом партнеров и имеет постоянных клиентов. Компания имеет договора с крупными строительными компаниями, такими как Базис А.

В ТОО " LUMOS Interior" можно выделить ряд принципов, которыми они характеризуют свою деятельность. Среди них:

• надежность. Рынок освещения весьма динамичен. Только постоянный мониторинг рынка и знание его "подводных камней" позволяет оберегать клиентов от испорченного товара, потери времени и денег;
• предоставление объективной информации, которая в первую очередь основывается на отзывах наших клиентов;
• профессионализм. Большинство сотрудников имеют опыт работы более 10 лет, побывали во многих странах мира;
• универсальность;
• индивидуальный подход. Каждый клиент для нас - индивидуален.

ТОО " LUMOS Interior" постоянно ориентируется на расширение ассортимента предлагаемых услуг, поэтому фирма всегда открыта для сотрудничества с предприятиями. Это динамично развивающаяся компания, имеющая свою яркую индивидуальность.

2.2. Анализ поведения персонала ТОО " LUMOS Interior" в различных ситуациях делового общения

При анализе ситуаций делового общения мы предполагаем, что сотрудники ведут себя так, как это закреплено в Кодексе деловой этики ТОО " LUMOS Interior" и негласными правилами делового общения. Целью Кодекса документа является описание норм поведения сотрудников, способствующих эффективному развитию ТОО " LUMOS Interior". Исходя из положений Кодекса и наблюдения за сотрудниками можно проанализировать, как они ведут себя в ситуациях делового общения, какие недочеты и недостатки при этом имеются.

Деловое общение ТОО " LUMOS Interior" представлено в следующих формах:

·  деловая беседы;

·  деловые переговоры;

·  совещания;

·  телефонные беседы;

·  деловая переписка, (в том числе Email);

·  презентации.

При этом в Кодексе деловой этики закреплены расплывчатые правила деловой беседы, общие правила телефонных бесед и правила проведения совещаний. В остальных формах делового общения сотрудники ведут себя, руководствуясь общими правилами вежливости.

В кодексе сказано, что Обслуживание клиентов – важнейшая задача ТОО " LUMOS Interior". С любым посетителем офиса сотрудники должны вести себя уважительно и приветливо. Не должно возникать ситуаций, когда клиент находится в офисе один. На появление клиента сотрудник ТОО " LUMOS Interior" должен отреагировать немедленно. Сотрудники при любых обстоятельствах не должны обсуждать и критиковать личные недостатки других сотрудников, коллег и клиентов. Обсуждению и критике могут подвергаться лишь принимаемые ими производственные решения и совершаемые действия. Деловая беседа наиболее распространенная и общепринятая форма делового общения, но при этом закрепленные правила ее ведения в Кодексе или другом документе - отсутствуют.

На деле выходит так, что общение с клиентами, партнерами ведется вежливо, корректно, но работник часто отвлекается на внутренние и даже личные телефонные звонки. Это мешает ведению деловой беседы, у клиента может сложиться неблагоприятное впечатление на первых же минутах разговора. В ходе беседы недопустимо долгое ожидание, которое может быть вызвано сбоями в технике, недостатком справок, бланков, бумаги.

Каждый сотрудник обязан уметь грамотно общаться по телефону. Недопустимо игнорирование телефонных звонков: не позднее третьего, четвертого сигнала звонка должен следовать ответ. Отвечая на телефонный звонок, необходимо вежливо поздороваться, произнести название ТОО " LUMOS Interior". Телефонные переговоры должны вестись громким четким голосом, речь должна быть внятной, доброжелательной.

В случае, если сотрудник, у которого звонит телефон, обслуживает присутствующего клиента, на телефонный звонок должен ответить кто-то из коллег. Телефонный звонок не должен быть оставлен без внимания.

2.3. Анализ уровня этики и этикета менеджера ТОО "LUMOS Interior"

Менеджер является неотъемлемой частью любой организации. Для достижения высоких результатов своей работы, менеджер ТОО "LUMOS Interior" обладает высоким качеством этикета приветствия, ведения собеседования, ведения деловых приемов, этикетом поведения. Относится к коллегам в компании с уважением.

Компания стремится создать на работе безопасные, здоровые, и стимулирующие высокую производительность труда условия. Каждый сотрудник несет личную ответственность перед коллегами и компанией за содействие в устранении причин и обстоятельств, подрывающих такие условия и отрицательно сказывающихся на обстановке в коллективе.

Менеджер, исследуемой компании, ожидает, что при приеме на работу каждый сотрудник будет поддерживать компанию в ее стремлении создать равные условия для всех кандидатов. Организация берет на себя обязательство соблюдать все действующие законы и правила в отношении равных возможностей при приеме на работу, недопущения дискриминации и соблюдения иных положений трудового законодательства.

Для успеха деятельности компании ТОО "LUMOS Interior", менеджер компании считает необходимым создавать на своих предприятиях моральный климат, который полностью исключил бы не только дискриминацию, но и любые преследования или запугивание по причине расы, цвета кожи, религии, пола, возраста, гражданства или физической неполноценности. Сотрудникам рекомендуется информировать свое руководство о любых проблемах или конфликтах такого рода. Непременным условием работы каждого сотрудника в компании является недопущение подобного поведения. При нарушении данного правила принимаются строгие дисциплинарные меры воздействия, вплоть до увольнения.

2.4. Способы повышения этического уровня ТОО " LUMOS Interior" .

В последнее время значительное внимание уделяется этическим проблемам, возникающим у людей на рабочем месте.

В целях повышения этичности поведения руководителей и рядовых сотрудников можно использовать следующие мероприятия и методы:

• Этические кодексы - описывают систему общих ценностей и правил этики, которые должны бы придерживаться ее работники. Этические нормативы разрабатываются с целью описания целей организации, создания нормальной этичной атмосферы и определения этических рекомендаций в процессе принятия решений. Обычно организации доводят этические нормативы до своих работников в виде печатных материалов;
• Обучение этичному поведению. Еще один подход, используемый организациями для повышения показателей этичности поведения - обучение этичному поведению руководителей и рядовых сотрудников. Работники знакомятся с этикой бизнеса, что повышает их восприимчивость к этическим проблемам, которые могут перед ними возникнуть.

Критерии оценки этики и этикета менеджера ТОО "LUMOS Interior":

• Внешний вид;
• Речевой этикет;
• Рабочее место;

Для оценки этих критериев, проводился опрос среди сотрудников и клиентов ТОО "LUMOS Interior". Респондентам нужно было по каждому предложенному критерию оценить менеджера по шкале от о до 10, после чего я проанализировала результаты.

По полученным данным можно сделать вывод, что внешний вид менеджера ТОО "LUMOS Interior" максимально приближен к идеальному по этическим критериям. В данном случае для усовершенствования можно предложить следующее:

- больше внимания уделить аксессуарам (часы, парфюм, ремень и тд.)

- рекомендуются одноцветные костюмы синего, бежевого цвета.

Обладание речевым этикетом значительно высокий уровень у менеджеров.

По результатам можно сделать вывод, что рабочее место менеджера находится в порядке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе необходимо каждому менеджеру. Это умение лежит в основе жизненного и профессионального успеха. Поэтому тема "Этика и этикет менеджера" данной курсовой работы помогает в усвоении психологических знаний и умений в области этики и этикета делового общения.

В результате написания курсовой работы можно подвести итоги и сделать следующие выводы: овладение навыками делового общения является необходимым для менеджеров. Это не просто, как кажется, не и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Этика делового общения охватывает широкий круг вопросов, относящихся к целям и средствам ведения бизнеса.

Список использованной литературы

1. Берн Э. Игры, в которые играют люди. Люди, которые играют в игры: Пер. с англ. — М., 1988.

2. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя- практика: Пер. с англ. — М., 1991.

3. Головаха Е. И., Панина Н. В. Психология человеческого взаимопонимания.-., 1989.

4. Дружинина Г. А., Чайка Г. Л. Пути формирования профессиональных качеств лектора. Лекционная пропаганда: вопросы теории, организации и методики. — К., 1989.

5. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей: Пер. с англ. — М., 1989.

6. Конева Е. В. Психология общения: Учеб. пособие. — Ярославль, 1992.

7. Лабунская В. А. Невербальное поведение. — Ростов, 1986.

8. Ниренберг Д., Калеро Г. Как читать человека словно книгу: Пер. с англ.

— М., 1988.

9. Леонтьев А. А. Психология общения. — М., 1997.

10. Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н. Лавриненко. — М.,

1997.

11. Щёкин Г. В. Практическая психология менеджмента. Как делать карьеру.

Как строить организацию.— К., 1994.