История развития BPM-систем

Содержание:

Введение

Сейчас уже никто не станет оспаривать необходимость, полезность описания и регламентирования бизнес-процессов на предприятии. Существует очень большое количество инструментов для описания бизнес-процессов. Полученная информация позволяет оптимизировать процесс развития бизнеса. В этой работе я постараюсь описать историю развития BPM - систем.

Наиболее прогрессивным с точки зрения предоставляемых возможностей сегодня можно назвать процессный подход к управлению бизнесом и BPM-системы, как инструмент для реализации данного подхода.

Что такое BPM и BPMS?

Концепция BPM (Business Process Management) – сочетание процессной методологии управления предприятием и технологий для её реализации. BPM предоставляет информацию о поставленных задачах – где, когда, зачем и как исполняется работа и кто отвечает за ее выполнение.

BPMS (Business Process Management System) — программное обеспечение для поддержки концепции BPM. Отличия BPM-системы от ERP и систем электронного документооборота, в том, что сфокусирована на бизнес-процессах, не привязываясь при этом к документации или работе конкретных специалистов.

Бизнес-процессом можно назвать, например, весь жизненный цикл задачи от получения заказа до доставки клиенту заказанной продукции. Как видим, BPM-системы предполагают максимально широкое мышление, не зацикленное на работе определённого отдела предприятия или создании электронного документа. Всё это входит в бизнес-процесс, но имеет для него второстепенное значение. Если BPM-система, с которой работает предприятие, привязана к второстепенному, то есть риск, что самое главное – сами бизнес-процессы и потребности клиентов – останутся незамеченными.

Что такое Business Intelligence?

Business intelligence (сокращённо BI) — обозначение компьютерных методов и инструментов для организаций, обеспечивающих перевод транзакционной деловой информации в удобную для восприятия форму, пригодную для бизнес-анализа, а также средства для массовой работы с такой обработанной информацией.

Цель BI — обработать большое количество данных, заостряя внимание лишь на ключевых факторах эффективности, моделируя исход различных вариантов действий, отслеживая результаты принятия решений.

BI поддерживает множество бизнес-решений — от операционных до стратегических. Основные операционные решения включают в себя позиционирование продукта или цен. Стратегические бизнес-решения включают в себя приоритеты, цели и направления в самом широком смысле. BI наиболее эффективен, когда он объединяет данные, полученные из рынка, на котором работает компания (внешние данные), с данными из источников внутри компании, таких как финансовые и производственные (внутренние данные). В сочетании внешние и внутренние данные дают более полную картину бизнеса, или те самые «структурированные данные»— аналитику, которую нельзя получить только от одного из этих источников.

История BPM

Понятие управления эффективностью бизнеса дало толчок развитию систем Business Intelligence. В основе BI лежит анализ различных структурированных данных о бизнесе. BI системы не просто обеспечивают доступ к корпоративным данным, но и позволяют пользователям формировать заключения, находить оптимальные пути решения задач бизнеса.

Впервые понятие BPM (Business Performance Management) было введено международной аналитической компанией IDC. Под BPM-системой (BPMS) аналитики IDC понимают систему, обладающую не только расширенными аналитическими возможностями, но и охватывающими процессы бюджетирования, планирования и финансового анализа. BPM-системы позволяют объединять такие понятия, как миссия предприятия, стратегия ее развития, цели, долгосрочные планы, среднесрочные перспективы и конкретные бюджеты на ближайший период.

Gartner Group, которой принадлежит авторство ERP, ERP II, предложила свою альтернативную аббревиатуру - EPM (Enterprise Performance Management) или СРМ (Corporate Performance Management, управление эффективностью корпорации).

EPM, по определению Gartner Group это:

«Процесс мониторинга всех операционных индикаторов на предприятии, с целью улучшения производительности в целом. EPM интегрирует и анализирует информацию из различных источников, включая, системы электронной коммерции, информационные хранилища, front-office и back-office приложения, внешние источники информации, причем этот перечень не ограничен. Развитый EPM может поддерживать множество операционных методик, например, систему сбалансированных показателей».

Как синонимы BPM были введены также и другие синонимы:

MPC (Management Planning and Control )

SEM (Strategic Enterprise Management)

В марте 2004г. Была создана создания BPM Standards Group (Группа стандартов BPM ), в которую вошли ведущие поставщики программного обеспечения и аналитические компаний и организаций (IBM, SAP AG, Hyperion Solutions Corp., IDC, META Group, и др.). Создание подобной влиятельной группы решило вопросы терминологии, хотя некоторые другие аббревиатуры встречаются и сейчас.

Одним из первых результатов работы Группы стало определение сущности BPM которая закладывает следующие основные принципы:

• BPM - это совокупность интегрированных циклических процессов управления и анализа и поддерживающих их технологий, направленных как на финансовую, так и на операционную деятельность;
• BPM делает определяет стратегические цели, а затем измеряет эффективность деятельности по отношению к этим целям и управление процессом достижения поставленных целей;
• ключевые BPM - процессы включают финансовое и операционное планирование, консолидацию и отчетность, моделирование, анализ и мониторинг ключевых показателей эффективности (KPIs) связанных с организующей стратегией.

В конце сентября 2004г. Группа опубликовала первый рабочий вариант документа "Отраслевая структура BPM".

Этот документ определяет ядро технологий связанных с каждым из четырёх основных BPM процессов и дополнительных технологий, что обеспечивают основу для многих сторон BPM, как и другие типы аналитических приложений. С таким множеством программных решений, эти технологии доступны как набор приложений в начальной стадии, так и в качестве полноценного комплексного набора решений. 

Ядро технологий поддерживают четыре процесса BPM приложений: 

• Strategize (Стратегия)
• Plan (План)
• Monitor and analyze (Мониторинг и анализ)
• Take corrective aktion (проведение корректирующих мероприятий) 

Две широкие категории технологий включены в эти разделы: 

Аналитическая инфраструктура (сбор данных)

Смежные аналитические и операционные приложения 

И определение Gartner Group, и определение BPM Standards Group, дает широкую и всеобъемлющую трактовку BPM. Но определение BPM Standards Group четко определяет систему управления компанией, как самоорганизующуюся систему с обратной связью. Стратегия компании определяет ее планы, а постоянный мониторинг и анализ выполнения планов формирует корректирующие действия, обеспечивающие достижение этих планов в изменяющихся внешних условиях.

Ключевые достоинства BPM-систем

Мониторинг бизнес-процессов

Структура BPM-систем такова, что позволяет «вести» каждый отдельный процесс от момента его начала до логического завершения.

Например, если клиент А прислал заявку, то его заявка не может потеряться: в каждый момент времени она будет находиться на определённом этапе активного цикла до самого момента её завершения

Поиск проблем и возможных решений

Помимо обеспечения текущей деятельности предприятия в соответствии с регламентом бизнес-процессов, постоянной функцией систем BPM является поиск проблем и «узких мест бизнеса». К ним могут относиться, например, избыточные или ненужные процессы, которые тратят ресурсы компании, но не приносят ощутимой пользы. Также бывает так, что чаще всего отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Зная это, можно разобрать ситуацию и выработать решения, которые помогут преодолеть существующие трудности.

Поскольку BPM-системы позволяют окинуть работу предприятия «широким взглядом» и увидеть на практике, где имеются проблемы, то внедрение BPMS действительно может стать хорошим шансом для того, чтобы оптимизировать работу предприятия.

Анализ в BPMS

В структуре BPM-систем огромное место занимает анализ. Благодаря им появляется возможность проанализировать множество показателей:

• Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
• Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
• Кто из сотрудников обрабатывает свои задачи быстрее всего, кто наоборот.
• Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
• Где чаще всего возникают трудности.

Такой анализ предоставляет действительно много возможностей для того, чтобы всё оптимизировать. Например, вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами медленной и неудовлетворительной работы отдельных людей. Сотрудник может работать на устаревшем ПО или не до конца разбираться в новых функциях.

Пользователи часто как раз и ценят BPMS за то, что удаётся решить проблемы с относительно небольшими затратами. Например, установить новое дорогое ПО только на компьютеры тех сотрудников, которые действительно обслуживают важнейшие этапы бизнес-процессов и имеют большую загрузку, вместо того чтобы модернизировать весь отдел из полусотни машин.

Заключение

Описать бизнес-процессы – это не цель проекта. Описание бизнес-процессов – это инструмент для повышения эффективности бизнеса с помощью применения комплексного подхода для построения архитектуры бизнеса одновременно по пяти направлениям.

• Бизнес-процессы управления компанией (Регламентация работы блоков учета, принятия решений и планирования)
• Бизнес-процессы проектные (Стандартизация проектных работ)
• Бизнес-процессы технологические (Документирование технологий и повышение воспроизводимости технологий)
• Бизнес-процессы процедурные (Стандартизация общих процедур, создание универсальных бизнес-процессов, выполняемых на ролевой основе)
• Бизнес-процессы исполняемые (Автоматизация рутинных операций — документооборот, обмен информацией и т.д.)

Здесь мы подходим к понятию полной цифровой трансформации процессов в компании. Что это означает помимо высокой скорости выполнения процессов, сокращения затрат, повышения производительности и т.п.?

Это генерация инновационных проектов, высокая скорость адаптации под задачи клиента, полное раскрытие потенциала каждого сотрудника, экология и безопасность, эффективные коммуникации сотрудников при выполнении сквозных процессов (ну прямо коммунизм, право слово), что в конечном итоге укрепляет устойчивость компании в условиях жесткой конкуренции.

Использованные материалы

https://ru.wikipedia.org/wiki/BPM_(управленческая_концепция)

https://ru.wikipedia.org/wiki/Business_Intelligence

https://www.comindware.com/ru/blog-bpm-системы/

https://corpsys.ru/history/bpm/bpm.aspx