Учетные регистры, их классификация и способы записи в них

Содержание:

Введение

Тема курсовой работы “Учетные регистры, их классификация и способы записи в них”. Тема актуальна тем, что для получения необходимых данных о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, нужны сведения о хозяйственных операциях, которые отражаются в первичных документах, регистрируются и записываются на бухгалтерских счетах, для чего используются учетные регистры.

Бухгалтерский учет занимает одно из ключевых мест в системе управления. Он дает возможность выполнять контроль за обоснованностью и законностью хозяйственных операций, а еще за соблюдением платежной и финансовой дисциплины субъектов хозяйствования.

Бухгалтерский учет ведется по конкретной форме, под которой смыслят образовавшийся порядок учетной регистрации хозяйственных операций во взаимосвязанных учетных регистрах, а еще очередность и способ записей.

Для того чтобы получить требуемые показатели о хозяйственной деятельности, нужна информация об операциях, хранящиеся в документах, объединить в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать. Подобная регистрация исполняется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме этого, контроль за сохранностью документов и должностную обозримость отображенных в них информации.

Учетные регистры представляют из себя листы бумаги, приспособленные для регистрации и сортировки в них данных о присутствии средств и операциях с ними, отмеченных первичными носителями информации.

Используемые в практике бухгалтерского учета регистры можно группировать по внешнему виду, по объему содержания и по очередности записей.

По внешнему виду регистры бухгалтерского учета подразделяются на книги (журналы), карточки и свободные листы.

Выбор того либо иного метода записей заполнения учетных регистров зависит от целого ряда обстоятельств: вида и формы, общеотраслевой принадлежности предприятия и так далее. Впрочем любая техника ведения учетных регистров базируется на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту иного счета. Исключением считаются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них совершается только по дебету или кредиту забалансового счета).

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, первобытными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке либо на самом первичном документе производят должную отметку для облегчения дальнейшей проверки правильности разноски.

По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся результаты. Окончательные записи синтетических и аналитических регистров непременно сверяются путем составления оборотных ведомостей или иным способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности считается коммерческой тайной.

Для обоснования отображения в бухгалтерском учете стоимости полученных произведенных работ главное значение имеет их правильное документальное зарегистрирование. Точное оформление и умение разобрать первичные документы является азбукой бухгалтера.

Предприятия и учреждения, которые оформляют учетные регистры на машиночитаемых носителях, должны обеспечить технические средства для их воспроизведения в подходящем для чтения виде.

Цель моей работы заключается в раскрытии содержания понятия учетных регистров. Задача - порядок и правила отражения записей в учетных регистрах, а еще заполнение данных документов и исправление ошибок, возникающих при их заполнении.

Основная часть

1. Учетные регистры и их назначение

Ведение учета всегда подразумевает, что сведения любой хозяйственной операции, отображены в соответственных документах, после их соответствующей проверки должны быть записаны в учетные регистры. Последние и специализированы для отображения, скопления и хранения учетных данных.

Учетные регистры - это учетные таблицы (бланки) определенной формы и содержания для отображения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Они являются носителями упорядоченной второстепенной информации, источником которой были бухгалтерские бумаги.

Так как в учете отражается присутствие и движение всех средств компании, источников их создания и осуществляемых хозяйственных процессов, для каждого объекта учета необходима информация, которая бы в наибольшей степени полно его характеризовала, отражая его специальные особенности. Собственно этим объясняется надобность применения различных учетных регистров.

Применение тех или иных регистров обусловлено также техникой и технологией ведения бухгалтерского учета^[1], уровнем применения вычислительной техники.

В бухгалтерском учете употребляют такие учетные регистры: книги, журналы, ведомости, карточки, машинограммы, отдельные листки и др.

С целью подробного изучения регистров, выяснения их содержания, назначения и порядка ведения их классифицируют по определенным качественно однородным группам по следующим признакам: задача и характер записи, размер содержания, внешний вид, конструкция.

Основное назначение учетных регистров - это выполнение контроля над хозяйственной деятельностью компании, дальнейшего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия административных решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый итог работы компании. Также учетные регистры предусмотрены для систематизации и скопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отображения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

1.1Классификация учетных регистров

По предопределению и характеру записи регистры разделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических касаются регистры, в них хозяйственные операции записывают в календарной последовательности их исполнения. Из этих регистров можно указать регистрационный журнал операций, журнал учета поступления грузов, расписание отгрузки и реализации продукции и др.. Специфической чертой подобных регистров является то, что сортировки операций у них не проводится, а назначены их для регистрации и контролирования за данным документов о величине выполненных работ, для оперативного оприходования грузов, поступивших в хозяйство, учета отгруженной продукции точно.

К систематическим учетным регистрам относятся такие, в которых что в хозяйственные операции группируются, систематизируются и отражаются на соответственных синтетических и аналитических счетах. Значит, все регистры, в которых расположены синтетические и аналитические счета, являются систематичними.

Комбинированными именуют подобные регистры, в которых сочетается последовательная и систематическая запись. Наиболее отличительным образцом является Журнал-Главная книга, в которой первая часть является фактически журналом регистрации хозяйственных операций, а вторая - группировкой, отображением этих же операций на соответственных синтетических счетах. Выходит, тут соединяются в одном регистре характерные качества хронологических и систематических учетных регистров.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах проводятся в одно и тоже время, при этом в них отражаются те же операции, но под различным углом зрения. В связи с этим результат по хронологическому регистру соответствует дебетовому или кредитовых оборотов по соответствующим систематическим регистрам. Это наиболее наглядно выражается в Журнале Главной и имеет главное контрольное значение.

По содержанию учетные регистры разделяются на регистры синтетического учета, аналитического учета и комбинированные. Такое деление базируется на различии и назначении синтетических и аналитических счетов, многообразной степени обобщения на них учетных данных. Конструкция синтетических регистров зависит, ключевым образом, от формы учета. Любой учетный регистр, в котором проводится учет по точным синтетическим счетом или группой счетов, представляется синтетическим учетным регистром^[2]. Это Главная книга, Журнал-ордер, Журнал-Главная, машинограммы. В бухгалтерских книгах отдельная страница или определенное количество их отводится для конкретного аналитического счета. В случае ведения аналитического учета на карточках для любого подобного счета открывают отдельную карту.

Отличительным признаком современных учетных регистров является сочетание в них синтетического и аналитического учета. К комбинированным регистрам можно отнести отдельные журналы-ордера, машинограммы.

По форме учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, отдельные листы, машинограммы. Бухгалтерские книги - это сброшюрованные учетные синтетические или аналитические регистры. Книги, в которых сброшюрованны синтетические учетные регистры, именуются бухгалтерскими книгами синтетического учета. К таким касаются Главная книга, Журнал-Главная. Книги, в которых сброшюрованны аналитические учетные регистры, называются бухгалтерскими книгами аналитического учета. Все страницы в них должны быть пронумерованы. Огромного объема книги и существенного количества учитываемых в ней объектов (аналитических счетов) составляют их список (содержание) с директивой соответствующих страниц, что упрощает пользование ею.

Бухгалтерские книги - это прочный способ хранения учетных регистров. Они достаточно обширно применяются для ведения бухгалтеркого счета. Но эти регистры имеют и значительные недостатки. В частности, они усложняют распределение работ между отдельными исполнителями, в книгах трудно определить заранее оптимальный размер (количество страниц) для определенного аналитического счета, а его вынужденное перенесение усложняет учетный процесс.

Данные недочеты практически устраняются употреблением карточек, предназначенных для ведения аналитического учета на соответствующих счетах в течение длительного времени. С целью хранения карт и контроля за их наличием каждую раскрытую карту в непременном порядке регистрируют. Карточки легко сортировать по нужным показателям. Зависимости от учитываемых объекта карточки аналитического учета разделяются на карточки количественно-суммарного учета, назначенные для учета товарно-материальных ценностей, контокоррентные, назначенные для учета расчетов предназначенные для учета расходов на производство. В заключительных отражается не только соответственный процесс в целом, но и регистрируются отдельные виды затрат, для отражения любого из них и предусмотрена отдельная графа. Кроме типичных форм карточек с учетом особенностей учитываемых объектов могут использоваться еще и другие особенные формы, как, к примеру, карточки складского учета, инвентарные карточки и т.д.

Отдельные листки как учетные регистры довольно обширно применяются в бухгалтерском учете. Каждый из них установлен для учета конкретных операций и в зависимости от этого имеет специальное содержание. Это позволяет группировать указанные учетные регистры в соответствии с условиями контроля, составления отчетности. В число таких регистров относятся журналы-ордера, ведомости, разрабатываемые таблицы.

Машинограмы - это учетные регистры в машинной обработке учетной информации, т.е. соответственные таблицы, где отображены учетные данные в запрограммированных разрезах и предусмотренной детализацией. Они могут быть синтетическими, аналитическими или комбинированными. Единство признаков, приведенных в этих регистрах, контролируется автоматически.

По своей структуре учетные регистры довольно многообразны и зависят ключевым образом от учитываемых объектов, объема и детализации сведений о них, периодичности ее обобщения, надобностей контроля и точности. Эти регистры могут быть односторонними, двусторонними и шахматными.

Односторонние регистры подразумевают, что вся учетная информация отражается последовательно на одной стороне листа. К ним относятся, к примеру, все типовые формы карточек аналитического облика.

Двусторонние регистры принимают во внимание деление страницы на две части: одна из них нужна для учета дебетовых оборотов по определенному счету, а другая - кредитовых.

Шахматное строение регистров учитывает их деление вертикальными и горизонтальными линиями на ячейки (в виде шахматной доски), где кредитовые обороты отображают по горизонтали, а дебетовые - по вертикали. Такое строение конкретно сокращает количество записей, так как двойная запись тут осуществляется в один рабочий прием, поднимает текущий контроль за отражением операций и умножает аналитические возможности бухгалтерского учета. Это строение регистров нашло обширное применение в журнально-ордерной форме.

Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры исполняется по мере их поступления для обработки, но с учетом обеспечения возможности своевременной выплаты заработной платы, составления соответственной отчетности, представления деклараций и т.д.

Ответственность за точность и полноту отражения данных в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие их.

1.2 Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета - это группа учетных регистров (Учетные регистры – это счетные таблицы четкой формы, построенные в соответствии с экономической сортировкой данных об имуществе и ключей его создания. Регистры бухгалтерского учета учтены для систематизации и скопления сведений, содержащихся в принятых к учету первичных учетных документах, для отображения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности^[3]) для отображения хозяйственных мероприятий в конкретной последовательности и группировке соответствующими приемами записей. Формы бухгалтерского учета неизменно формируются от простейших бухгалтерских книг при мемориально-ордерной до сегодняшних рационально выстроенных регистров автоматизированных систем.

Мемориально-ордерная форма учета.Мемориально-ордерная форма учета употребляется на фирмах в нескольких вариантах в зависимости от особенностей сферы индустрии и типа компании. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры.

Синтетический учет проводится в книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки.

На каждую хозяйственную операцию (или группу операций, соединенных в сводном документе) оформляется мемориальный ордер. Ключевое содержание мемориального ордера - это бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов), дата ее формирования и сумма. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельного документа, а от случая к случаю место для мемориального ордера или заранее учитывается в типографски изготовленных бланках документов (кассовые ордера, платежные требования-поручения и т. п.), или на документах выполняется соответствующий знак штампом. Крупная часть сделок в течение месяца группируется во вспомогательных накопительных ведомостях. Потом по этим ведомостям раз в месяц оформляются мемориальные ордера, например по сводным ведомостям начисления и распределения заработной платы, по сводному учету издержек на производство и др. Составленные мемориальные ордера заносятся в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются последовательные номера. После отображения в регистрационном журнале информации о хозяйственных операциях сведения мемориальных ордеров записываются в Главную книгу (левая область – хоз. операции по дебету; правая область – по кредиту) или сменяющую ее многографную ведомость. Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги вносятся в оборотную ведомость. При мемориальной-ордерной форме бух. учета бухгалтерский баланс компании составляется на основе оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Недостатки мемориально-ордерной форме учета:

При ее ведении необходимо составлять большое количество мемориальных ордеров; не один раз записывать одни и те же данные в различные учетные регистры; отдельное ведение синтетических и аналитических учетных регистров (отставание аналитического учета от синтетического).

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. Фирма собственноручно приспособит журнально-ордерную форму к определенным хозяйственным обстановкам и учетной политике. Данная форма учета рекомендуется для органа учета финансово-хозяйственной деятельности компаний всех сфер народного хозяйства и видов деятельности (не считая банков и бюджетных организаций). В связи от величины отражаемой в учете данных (что обуславливается величинами фирмы и размерами его хозяйственной деятельности, а еще целей внутреннего управления и периодичности представления текущей бух.отчетности) журналы-ордера могут открываться на месяц или квартал.

В основе журнально-ордерной формы бух.учета лежат принципы скопления и систематизации предоставленных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие гарантировать синтетический и аналитический учет средств, источников и хоз.операций по всем разделам бух.учета. Данное исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются сразу как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. Аналитический и синтетический учет исполняется, в единой системе записей, употребляя для этого два вида бухгалтерских регистра: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В виде исключения по неким видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на базе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости. Кроме этого, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета расходов на производство по калькулируемым объектам, а еще сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых товаров.

В основу построения журналов-ордеров^[4] и вспомогательных ведомостей возложен кредитовый признак регистрации хозяйственных мероприятий: информация основных документов вносится только по кредиту соответствующих счетов с синхронным отображением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. (В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке укрепляются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости - по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это нужно для контроля, а еще для того, чтобы не делить кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

Итоговые сведения журналов-ордеров в конце месяца вносятся в Главную книгу. По данным Главной книги оформляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда фрагменты по бухгалтерскому учету нужно представить в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись совершается на базе учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, обоюдной проверки точности выполненных записей по отдельным счетам и для организации сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету (в согласовании с действующим Планом счетов бухгалтерского учета). В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) вносятся исключительно по синтетическим счетам. Обороты по кредиту любого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, сделанных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а еще суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть пропорционально схожи.

Учет кассовых операций:

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 "Касса", предусмотрены журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 к нему. Эти бухгалтерские регистры отражают приход денег в кассу фирмы и их употребление по целевому назначению согласно вложенным первичным бумагам. При этом в журнале-ордере записываются обороты по кредиту счета "Касса" в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов, а в ведомости - по дебету этого счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся результатами за день на основе отчетов кассиров, подтвержденных приложенными к ним первичными документами. При незначимом числе кассовых документов допускаются записи операций в учетные регистры один раз за 3-5 дней или даже реже по одному или нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе "Дата" указываются первое и последнее числа, за которые производятся записи (к примеру, 1 - 3,1 - 5 и т. д.).

Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов уточняются путем подсчета сумм однородных операций, переданных в кассовом отчете и вложенных к нему документах по бухгалтерской разметке, первоначально вписываемой в отчете кассира либо на первичных документах.

Остаток средств по кассе приводится в ведомости лишь на начало и конец месяца. При этом остаток на конец месяца обусловливается путем сложения остатка на начало месяца и результата оборота за месяц по ведомости (т. е. по дебету счета) и вычитания сумм оборота за месяц по журналу-ордеру № 1 (т. е. по кредиту счета). Остаток на конец месяца по счету считается остатком на начало следующего месяца.

Учет операций по расчетному счету в банке:

Для учета операций, отражаемых на счете 51 "Расчетный счет", предусмотрены журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 к нему. При этом в журнале-ордере вносятся кредитовые обороты по счету, а в ведомости - дебетовые. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся на основе выписок банка по расчетному счету и приложенных к ним документов.

В журнале-ордере и ведомости записи производятся по корреспондирующим счетам результатами по одной или нескольким выпискам банка. Когда записи производятся результатами по нескольким выпискам, в графе "Дата" должны быть указаны первое и последние числа данных выписок.

Сортировка сумм для отражения в журнале-ордере^[5] и ведомости необходимых результатов осуществляется путем подсчета соответственных данных в выписках или приложенных к ним документах согласно приведенным в них бухгалтерским разметкам. Корреспонденция счетов указывается как в банковских, так и в первичных документах.

Остаток средств на расчетном счете в банке приводится в ведомости только на начало и конец месяца. Остаток средств на конец месяца определяется аналогично остатку средств по ведомости № 1. В течение месяца для оперативных целей применяются сведения об остатках средств, показанных в выписках банка.

Таблично-перфокарточная форма бухгалтерского учета. Предоставленная форма бух. учета разработана согласно использованию вычислительной техники – перфокаторов и табуляторов. Она употреблялась на первом рубеже перехода процесса обработки данных на автоматизированный (компьютерный) учет.

В последнее время все огромную распространенность обретает автоматизированная форма бухгалтерского учета. Подобной форме характерна последовательность обработки данных: машинный носитель данных – ЭВМ.

Учреждения активно снабжаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ – компьютерами, которые дают возможность скапливать сведения непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях данных (диске, дискете, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

ПК просты и удобны в эксплуатации, что дает возможность обеспечить ими рабочие места бухгалтеров и на их основе формировать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Использование машинно-ориентированных форм учета гарантирует:

1) высокую точность учетных данных; эффективность данных учета;

2) механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;

3) увязку всех вариантов учета и планирования, так как они используют одни и те же носители данных;

4) повышение производительности учетных рабочих, избавление их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и рассмотрением хозяйственной деятельности.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета. Использование вычислительной техники в учетном процессе дает возможность обеспечить высокую точность и эффективность данных учета, увеличить производительность рабочих, избавить их от исполнения простых однообразных функций и дать большую возможность заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности, согласовать все виды учета и планирования, т.к. они используют одни и те же носители информации.

Компании могут независимо выбирать более соответствующую специфике их деятельности форму бухгалтерского учета.

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему построения учетного процесса, которая содержит в себе первичный учет и документооборот, инвентаризацию, план счетов бухгалтерского учета, форму бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, размер и содержание отчетности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при исполнении хозяйственных мероприятий несут главы организаций. Последние могут в связи от размера учетной работы:

а) организовать бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) установить в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специальной организации или бухгалтеру специалисту;

г) вести бухгалтерский учет самостоятельно.

Главный бухгалтер (бухгалтер) назначается на должность^[6] и освобождается от должности управляющим организации; подчиняется конкретно руководителю; несет ответственность за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности; обеспечивает соответствие произведенных хозяйственных операций законодательству РФ; осуществляет наблюдение за движением имущества и исполнением обязательств; подписывает денежные и расчетные документы. Финансовые и кредитные обязательства без его подписи являются недействительными; его требования по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию нужных информации обязательны для всех работников учреждения.

Может быть некоторое количество альтернатив организации бухгалтерской службы на предприятии: предметный, функциональный, линейный, по вертикали и комбинированный: предметный вариант учитывает организацию бухгалтерской службы в согласовании с названием отделов; функциональный - учитывает конкретную специализацию исполнения работником или группой однородных учетных операций, со-ответствующих стадиям технологического процесса вырабатывания учетной информации. линейная (иерархическая) бухгалтерия - при которой все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру (на маленьких фирмах); по вертикали (линейно-штабная) - при которой формируются промежуточные звенья (группы), возглавляемые старшими бухгалтерами, подчиняющимися главному бухгалтеру (на средних предприятиях); комбинированная (функциональная), при которой особые структурные подразделения осуществляют замкнутый круг работ (на крупных производствах).

Важным этапом в разработке структуры бухгалтерии считается формирование системы должностей, должностных руководств для каждого работника, учреждение графика учетных работ.

Главной задачей управленческого учета является помощь управлению предприятия в управлении бизнесом и принятии правильных и более результативных управленческих решений.

Подходы и методы, употребляемые в управленческом учете, практически полностью настроены на необходимости менеджеров для поддержки им в управлении бизнесом. Менеджеры могут выбирать их по своему усмотрению в зависимости от своих предпочтений, а еще ситуации и условий, в которых действует фирма.

Управленческий учет проводится в соответствии со особыми требованиями того или иного бизнеса.

Управленческий учет выступает составной частью информационной системы компании. Результативность управления производственной деятельностью гарантируется информацией о деятельности структурных подразделений, служб, отделов компании. Управленческий учет формирует такую информацию для управляющих разных уровней управления внутри компании с целью принятия ими правильных управленческих заключений. Содержание управленческого учета определяется целями управления, оно может быть изменено по решению администрации в зависимости от интересов и целей, установленных перед главами внутренних подразделений.

2 Порядок и техника записей в учётных регистрах

Регистрация данных в учётных регистры на основе первичных учётных документов именуется счётной записью.

В соответствии с условиями, предъявляемыми к учетным записям (документальность, оперативность, достоверность, ясность, точность) учетной практикой выработан ряд законов ведения записей в учетных регистрах.

- записи в учетные регистры должны производиться на основе оформленных, проверенных и размеченных документов;

- любая хозяйственная операция, оформленная актом, должна найти отражение в учетном регистре;

- записи в учетных регистрах обязаны проводиться вовремя; записи в учетных регистрах должны производиться в надлежащем порядке:

а) по документам, не носящим массовый характер, запись действий производиться конкретного в соответственном регистре по счету;

б) по массовым документам хозяйственные операции до записи в регистры по счету, первоначально группируются в различных ведомостях; по окончании отчетного времени результаты ведомостей выносятся в регистры по соответствующим счетам;

• по окончании записи в регистры на каждом документе делается знак с указанием номера учетного регистра (во избежание повторного применения документов);

• в конце месяца в учетных регистрах подсчитываются результаты оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам. Сумма результатов подсчитывается по каждой графе и записывается в особо отведенных для данного строках и графах;

• осуществляется взаимосверка окончательных сумм одних учетных регистров с другими в целях контроля над точными счетными записями;

• перенос результатов регистров по счетам в Главную книгу.

2.1 Способы исправления в учетных записях

Поправка ошибок в регистре бухгалтерского учета должна быть обоснована и утверждена подписью лица, занесшего исправление, с установкой даты поправления. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистах подчистки и неоговоренные корректирования не допускаются.

Для поправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах, составленных ручным способом (за исключением банковских и кассовых документов), используется последующий способ:

Корректурный – неверный текст или сумма зачеркиваются, над перечеркнутым текстом заносятся правильный текст или сумма. Зачеркивание делается одной чертой, для того чтобы скорректированный текст можно было прочитать. Поправка ошибки оговаривается и подтверждается: в документе подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – лицом, производившим редактирование. Замечание делается на полях против уточненной записи.

Корректурным приемом используют в случаях допущенных описок, неправильного подсчета результатов, а еще записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. В приходных и расходных кассовых ордерах поправления не допускаются^[7]. При перенесении результатов в Главную книгу никакие поправления не допускаются. В данном случае на сумму допущенной ошибки оформляют бухгалтерскую справку, данные которой записываются в Главную книгу отдельной строкой.

Редактирование ошибок в учетных регистрах кроме корректурного метода производится методом дополнительной проводки и методом красного сторно: добавочная проводка применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана верная нумерация счетов, но записана сумма операции меньше реальной. красное сторно – применяется в тех случаях, когда в учетных регистрах указана ошибочная корреспонденция счетов или большая, чем должно сумма операции. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов красными чернилами (в автоматизированных системах со знаком минус). Данная проводка отражается во всех сопряженных с ней учетных регистрах красными чернилами. При подсчете результатов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами не прибавляются, а вычитаются из результатов, тем самым неправильная запись аннулируется. После данного составляется новая проводка с верными данными и вносится в регистры обычным способом.

Пример. В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 40 000 AMD. Начальное сальдо сч. 50 “Касса” = 100 000.

Ошибочно была составлена проводка:

1) Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

40 000 AMD

Кредит счета 50 “Касса”

При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нужно не на счет расчетов по оплате труда, а на счет подотчетных лиц). Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры:

1а) Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”

– 40 000 AMD

Кредит счета 50 “Касса”

1б) Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

40 000 AMD

Кредит счета 50 “Касса”

На счетах эти суммы будут отражены следующим образом.

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Дебет	Кредит
40000 1а) – 40000
Оборот (40000 – 40000)

С –

Счет 50 «Касса»

Дебет	Кредит
С-100000	1) 40000 –40000 1а) 1б) 40000
Оборот –	Оборот 40000 (40000 – 40000 + 40000)
С 60000

Счет 71 «Расчеты с подотчётными лицами»

Дебет	Кредит
1б) 40000
Оборот 40000
С 40000

Способ “красное сторно” используют для корректирования ошибок и в тех вариантах, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для корректирования такой ошибки оформляют вторую сторнировочную проводку на отличие между преувеличенной и правильной суммами операции. Метод обратных записей заключается в том, что ошибочно указанные счета меняются местами, и новые обороты арифметически устраняют старые, неверные. Однако обратные записи, создавая искусственные обороты, заранее завышают обороты настоящие.

2.2 Правила исправления ошибок в бухгалтерских документах

Присутствуют три способа корректирования ошибок:

1) корректурный;

2) добавочной записи;

3) сторнировочной записи, или «красное сторно», имеются в виду обратные записи на предмет устранения неправильной записи.

Корректурный способ подразумевает зачеркивание тонкой чертой ошибочных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписи правильных сумм и текста. Одновременно делается оговорка о сделанной корректировке.

Например, если вместо 100 тыс. AMD. отражено 120 тыс. AMD., следует зачеркнуть 120 тыс. AMD. и написать сверху "100 тыс. AMD.", а сбоку указать: "зачеркнуто 120 тыс. AMD. и сверху написано 100 тыс. AMD. Исправленному верить (подпись)".

На денежных документах (чеках, кассовых приходных и расходных ордерах и т. п.) никаких исправлений и помарок не допускается, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции указана меньше надлежащей (ошибочно занижена).

Например, за полученные товары с расчетного счета в банке перечислены 12 тыс. AMD. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 10 тыс. AMD. Была сделана следующая бухгалтерская запись: Д-т сч. "Товары", К-т сч. "Расчетный счет" - 10 тыс. AMD. Но поскольку за указанные товары следует перечислить 12 тыс. AMD, то на недостающую сумму 2 тыс. AMD необходимо составить дополнительную проводку: Д-т сч. "Товары", К-т сч. "Расчетный счет" - 2 тыс. AMD.

Добавочные проводки даются в текущем или следующем месяце. Это правило корректирования ошибок применяется в двух вариантах: в случае если в учетном регистре отдельной строчкой не записаны сведения первичного документа и при отображении в учетном регистре неверно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочная запись представляет корреспонденцию по счетам, но отрицательными (красными) числами. Сторнировки могут иметь место при неверной корреспонденции четов или при записи преувеличенной суммы, если в последнем случае уже невозможно применить корректурный способ. Способ "красное сторно" состоит в том, что первоначальная неверная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами в той же сумме. При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются, и таким образом первоначальная неверная запись исключается из счетов бухгалтерского учета. После данного делается правильная запись учитываемых хозяйственных операций.

Если в отчетности компании за текущий год при инвентаризации или в других случаях допущены искажения отчетных данных, то поправка этих информации производится в отчетах за тот период (месяц, квартал, год), в котором были допущены искажения, а еще в нарастающих окончательных данных (за квартал, с начала года) во всех дальнейших отчетах.

Заключение

Техника бухгалтерского учета - средство регистрации учетной информации (средствами вычисляемыой техники или вручную) в учетных регистрах.

Учётные регистры - специальные таблицы, показанные в виде карточек, книг, ведомостей, магнитных лент, магнитных дисков, дискет и иных машинных носителей.

Учетные регистры классифицируются по внешнему виду, по строению, по объему данных, по характеру регистрации, по порядку записи.

По внешнему виду учетные регистры бывают в виде:

• магнитные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и т.д.) - любой учетный регистр в письменной форме;

• ведомости (свободные листы) - ведомость учета износа (амортизация основных средств и т.д.);

• книги - кассовая книга, главная книга;

• карточки - инвентарные карточки учета основных средств, карточки складского учета материалов и др.

По структуре учетные регистры отличаются по трём признакам:

• комбинированное размещение - шахматные оборотные ведомости и др.;
• последовательные графы - журналы-ордера, ведомость оборотов по дебету счета «Касса» и др.;
• синхронные графы - авансовые отчеты т.п.

По объему информации учетные регистры бывают:

• аналитические - карточки аналитического учета отдельных видов средств (материалов, МПБ и др.);
• синтетические - главная книга, журналы-ордера.

По характеру регистрации учетные регистры делятся на:

комбинированные - машинограммы, журналы-ордера;

систематические - ведомость учета остатков материалов на складе, Главная книга и т.д.;

• хронологические - ведомость оборотов по дебету счете «Расчетный счет», кассовая книга и пр.
• Порядок записи в учетные регистры бывает:
• машинный - любой учетный регистр при надобности;
• ручной - инвентарные карточки и т.п.

В практике бухгалтерского учета используется несколько методов счетной проверки результатов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль базируется на системе обоюдной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий результат по вертикали должен совпадать с окончательной суммой по горизонтали.

По мере завершения контрольных операций данные выносятся в Главную книгу, которая в свою очередь становится информационной основой финансовой отчетности.

В сегодняшнее время в бухгалтерском учете используются многочисленные учетные регистры. С развитием автоматизации учета все огромное распространение обретают регистры в виде машинограмм. Однако нужно указать, что при употреблении машинных носителей предприятие должно за свой счет делать копии этих регистров на бумажных носителях для остальных пользователей. С развитием видеотехники в бухучет начинаются внедряться регистры в виде видеограмм. Не исключается, что по мере развития техники мы будем сталкиваться со все новыми формами учетных регистров.

Впрочем независимо от характера регистрации бухгалтерских записей общим правилом остается соблюдение правила равенства результата оборотов по дебету и кредиту, так называемое «правило Мендеса» — золотое правило бухгалтерии.

Книги, карточки, журналы-ордера, ведомости, отдельные листы применяются для учетной регистрации в различных комбинациях. Подобная совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса определяет форму бухгалтерского учета.

В заключение можно сказать, что в сегодняшнее время практически на всех фирмах ведётся автоматизированный учёт хозяйственных операций, что приводит к облегчению труда бухгалтеров, уменьшению трудозатрат при разнесении операций по счетам, сокращению человеческого фактора при совершении ошибок в ведении учёта.

Автоматизированный учёт ведёт к высвобождению времени для более глубокого анализа хозяйственной деятельности компании.

Список использованной литературы

Бухгалтерский управленческий учет: Учебник / Д.В. Лысенко. - М.: НИЦ

ИНФРА-М, 2016.

Бухгалтерский (финансовый) учет: Теория и практика: Учебное пособие

/Погорелова М.Я. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2015

Бухгалтерский управленческий учет: Учебник / В.Б. Ивашкевич. - 3-e изд.,

перераб. и доп. - М.: Магистр: НИЦ ИНФРА-М, 2015.

Пласкова, Н.С. Анализ финансовой отчетности, составленной по МСФО:

Учебник / Н.С. Пласкова. - М.: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2015.

История бухгалтерского учета: Учебное пособие / Ю.И. Сигидов, М.С.

Рыбянцева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016.

Внутренний контроль: методология сквозного контроля автономных

учреждений: Монография / А.В. Порфирьева, Т.Ю. Серебрякова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016.

Введение в профессию бухгалтера: Учебное пособие/Андреев В. Д.,

Лисихина И. В. - М.: Магистр, НИЦ ИНФРА-М, 2016.

Бухгалтерский учет финансовых резервов и оценочных обязательств:

Монография / Л.А. Мельникова, А.М. Петров. - М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2015.

Бухгалтерский учет и аудит: Учебное пособие / Ю.И. Сигидов, М.Ф. Сафонова, Г.Н. Ясменко и др. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016

Бухгалтерский учет: учет оборотных средств/В.И.Бережной, Г.Г.Суспицына,

О.Б.Бигдай и др. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016

1. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник / В.Б. Ивашкевич. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Магистр: НИЦ ИНФРА-М, 2015 ↑

2. Бухгалтерский учет финансовых резервов и оценочных обязательств: Монография / Л.А. Мельникова, А.М. Петров. - М.: Вузовский учебник: НИЦ ИНФРА-М, 2015. ↑

3. Бухгалтерский учет и аудит: Учебное пособие / Ю.И. Сигидов, М.Ф. Сафонова, Г.Н. Ясменко и др. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016 ↑

4. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник / Д.В. Лысенко. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. ↑

5. Введение в профессию бухгалтера: Учебное пособие/Андреев В. Д., Лисихина И. В. - М.: Магистр, НИЦ ИНФРА-М, 2016. ↑

6. Пласкова, Н.С. Анализ финансовой отчетности, составленной по МСФО: Учебник / Н.С. Пласкова. - М.: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2015. ↑

7. Внутренний контроль: методология сквозного контроля автономных учреждений: Монография / А.В. Порфирьева, Т.Ю. Серебрякова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. ↑