Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Техническая характеристика предметной области и предприятия

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот – это первое передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; второе суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени. Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях. Документооборот является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации. Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело.

В настоящее время, как никогда ранее, актуальна проблема автоматизации рабочего процесса. Одним из методов уменьшения затрат компании считается установление точной и быстрой работы. В обстоятельствах сегодняшнего рынка при постоянно нарастающей конкурентной борьбе, каждому предприятию, без автоматизации деятельности отдела работы с покупателями либо отделения продаж почти нельзя. Некоторые из компонентов деятельности отделения продаж должны быть обязательно автоматизированы в той либо иной степени. Главная задача автоматизации – приобрести конкурентно способные достоинства за счет применения нынешних технологий, так как они должны увеличить эффективность работы отдела продаж и в целом всей организации.

С развитием хозяйственной деятельности человека объем информации создаваемой, обрабатываемой и хранимой только растет. И с развитием наук люди учитывают все больше различных факторов, влияющих на экономический результат, это и обуславливает необходимость в эффективных системах документооборота.

Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде структурированном (в базах данных) и неструктурированном.

На долю же информации в бумажном виде сейчас приходится около 70%. Хранение информации в бумажном виде создает немалые трудности при поиске и обработки информации и требуют физического пространства для хранения, а также не позволяет ускорять процесс делопроизводства.

Конечно, сейчас ситуация меняется возможно не так быстро, как хотелось бы и виной тому множество различных причин, это и внутриорганизационные такие как низкий уровень автоматизации и внешние, как например непроработанное законодательство.

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации очень важен.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД). Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.

При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текст, графика, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы.

В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемой оформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другими отделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечивают конкурентоспособность организации на рынке.

Объектом исследования курсовой работы является компания ООО «Бородино Бейкери».

Предметом исследования ведение документооборота в компании ООО «Бородино Бейкери».

Цель работы – повышение эффективности документооборота в компании ООО «Бородино Бейкери».

Перечень задач, которые планируется решить в ходе выполнения курсовой работы:

Сокращение затрат ресурсов;
Разработка ER-модели;
Разработка idef модели;
разработка ИС документооборота в ООО «Бородино Бейкери».

Глава 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Целью функционирования предприятия является:

Максимальное удовлетворение нужд обширной области клиентов в хлебобулочной продукции и услугах посредством изготовления и осуществлении обширного перечня хлебобулочного продукта, соответствующих высоким технологическим и интернациональным стандартам качества. Внедрение на рынок хлебобулочных изделий новых типов продуктов и услуг.

Краткая история его развития и его место на рынке аналогичных товаров и услуг:

Фирма зарегистрирована 2 ноября 2009 года (Межрегиональная проверка Федеральной налоговой службы №46 по г. Москве). Абсолютное наименование: "БОРОДИНО БЕЙКЕРИ", ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ, ОГРН: 1097746677841, НОМЕР: 7710758899. Район: Москва. Компания ООО "БОРОДИНО БЕЙКЕРИ" находится согласно адресу: 125047, г. МОСКВА, ул. 4-я ТВЕРСКАЯ-ЯМСКАЯ, д. 2/11, стр. 2.

Основной тип работы:

"Изготовление пищевых товаров, в том числе напитки. Производство сухих хлебобулочных продуктов и мучнистых кондитерских продуктов длительного хранения".

Частная собственность

Основные виды (направления) деятельности:

Изготовление мяса и мясопродуктов
Изготовление сухих хлебобулочных продуктов и мучных кондитерских продуктов продолжительного хранения
Изготовление хлеба и мучных кондитерских продуктов непродолжительного хранения

Основные параметры его функционирования:

Основными технико-финансовыми особенностями объекта управления считаются: цель и результаты работы, продукт и обслуживание, ключевые этапы и движения рассматриваемой работы, применяемые средства. В процессе рассмотрения перечисленных качеств, для них, согласно возможности, следует определить количественно-стоимостные оценки и ограничения, какие предпочтительно показать в варианте таблицы 1.

Таблица 1.

Характеристика предприятия

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя
1	Масштабы деятельности	Российская Федерация
2	Численность персонала	около 3000 чел.
3	Количество клиентов, регулярно закупающих продукцию	более 500
4	Годовой оборот	более 2,5 млрд. рублей 2016г.	а
5	Отгруженная хлебобулочная продукция	более 60 000 тонн за 2016 г.
6	Надежность	346 место в регионе Московская обл
7	Нахождение офисов компании	Москва и московская область

1.2 Организационная структура управления предприятием

Компания «Бородино Бейкери» имеет линейную структуру управления и вертикальное подчинение (рисунок 1).

Для нее характерна линия: наивысший управляющий - линейный управляющий (отделения) - исполнители. Имеются только лишь только вертикальные взаимосвязи. В обычных организациях отдельные многофункциональные отделения отсутствуют. Данная структура формируется на основе выделения функций.

Линейная структура управления:

Достоинства: простота, точность задач и исполнения.

Недостатки: высокие условия к квалификации управляющих и существенная нагрузка управляющего. Линейная структура применяется и эффективна в небольших компаниях с простой технологией и минимальной квалификацией.

$C:\Users\SViDoZ\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image002.png$

Рисунок 1. Организационная структура

Генеральный директор осуществляет оперативное управление компанией. Он является главным администрирующим органом. Генеральный директор осуществляет все свои функции руководствуясь существующим законодательством в форме стандартных нормативно-правовых актов, руководств, кроме того, устава учреждения.

В функциональные обязанности генерального директора входит контроль за выполнением всех работ в учреждении и обеспечение поддержания требуемых стандартов качества для сохранения и роста конкурентоспособности предприятия. Он обеспечивает наблюдение за правильным осуществлением выработанных задач и планов предприятия, кроме того, помогает плодотворному протеканию взаимодействий разных секторов в организации.

Директор по персоналу занимается управлением персоналом компании. Он рассчитывает необходимую численность сотрудников, обеспечивает привлечение новых и удержание существующих специалистов, формирует кадровый резерв. Также он разрабатывает кадровую политику, систему мотивации и обучения персонала. Иными словами, делает все возможное, чтобы люди в организации работали хорошо и были довольны своей работой.

Директор по производству

В его подчинении и ответственности находятся несколько подразделений, деятельностью которых он руководит. Директор по производству отвечает за качество выпускаемой продукции, контролирует процесс производства в целом и следит за тем, чтобы работа была выполнена в поставленные сроки.

Директор по информатизации

Устанавливает информативную стратегию фирмы, берет на себя решения на высшем уровне, как правило, руководит работой департамента или службы по информационным технологиям (ИТ или АйТи (от англ. IT)) компании. В обычной схеме управления фирмой зачастую захватывает должность вице-президента и подотчётен президенту фирмы либо ведущему начальнику.

Финансовый директор является одним из высших руководящих лиц компании — он управляет финансовой системой, денежными потоками, заведует финансовой отчетностью. Должность финансового директора является одной из ключевых в любой компании. Именно от его действий зависит положение предприятия на рынке и его финансовая стабильность. Подчиняется финансовый директор непосредственно генеральному директору.

Администратор – это должностное лицо, деятельность которого сопряжена с управлением общегосударственной или торговой системой.

Бухгалтер — это эксперт, функционирующий согласно по системе учёта в согласовании с функционирующим законодательством. Его проблемы: своевременно и грамотно оплатить налоги, отчитаться пред муниципальными органами и владельцами фирмы, осуществить службу с покупателями и партнёрами компании, следить за финансовым состоянием предприятия и так далее. Если говорить проще, то бухгалтер, это специалист ответственный за финансовый учет и отчетность на предприятии, в организации.

Отдел маркетинга – разрабатывает новые названия, товарный вид продукции, управляет рекламой.

Кондитерский цех – производство кондитерских изделий.

Булочный цех – производство хлебобулочных изделий.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Объектом проектирования является модуль планирования производства продукции компании ООО «Бородино Бейкери». В нём существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других алгоритмов решения. Необходимо разработать информационную систему для ООО «Бородино Бейкери». Разрабатываемая система должна автоматизировать и сделать эффективными процессы:

Для проведения анализа и реорганизации бизнес - процессов предназначено CASE-средство верхнего уровня Ramus, поддерживающее следующие методологии:

IDEF0 (функциональная модель);
DFD (DataFlow Diagram);

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии (так называемая модель AS-1S) и идеального положения вещей того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы.

Рисунок 2. Структурно-функциональная диаграмма выбранного комплекса задач

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается во входном уровне - «Бумажные документы», «Внешние электронные документы» и выходном – «Электронные документы организации», сопровождается механизмом – «Сотрудники» и управляется «стандартами». Все эти ресурсы необходимы для функционирования компании ООО «Бородино Бейкери»

«Стандарты» — это определённые условия изготовления продукции, при которых создаётся готовый продукт.

«Бумажные документы» — это информация, которая зафиксирована на бумажном носителе и обладает определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

«Внешние электронные документы»- Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы.

«Делопроизводители» - служащий, ответственный за ведение документооборота организации (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации.

«Сотрудники» — это сотрудники, занимающиеся производством продукции, начиная с управления процесса изготовления продукции и заканчивая пекарями, которым ставится задача на производство конкретного количества хлебобулочных изделий.

«Программное обеспечение» — это набор инструкций, позволяющий пользователю взаимодействовать с компьютером, его аппаратной частью, выполнять задачи.

«Электронные документы организации»- Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции IDEF 0. Обеспечения электронного документооборота

Процесс обеспечения электронного документооборота делится на несколько этапов:

Ввод — это могут быть любые данные, введённые в систему компьютерной обработки данных.

Управление- представляет собой совокупность приемов и методов целенаправленного воздействия на объект для достижения определенного результата.

Использование документов- применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации.

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Рисунок 4. Информационная модель

Область 1 показывает начальные этапы создания документа.

Область 2 отображает основные рабочие функции ИС.

Область 3 показывает, что получается на выходе системы.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, её необходимо представить в цифровом виде, с этой целью её нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, место, время выполнения процессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации.

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Это описание состава входных документов и справочников, соответствующих им экранных форм размещения данных и структуры файлов. При этом следует уделять внимание следующим вопросам:

1. При описании входных документов необходимо привести в приложении формы документов; перечень содержащихся в них первичных показателей; источник получения документа, в каком файле используется информация этого документа, описывается структура документа, число строк, объемные данные, частоту возникновения документа;

2. Описание экранной формы входного документа должно содержать макет экранной формы в приложении, особенностей организации рабочей и служебной зон макета, состав и содержание подсказок, необходимых пользователю для заполнения макета, перечень справочников, автоматически подключаемых при заполнении этого макета;

3. Описание структур входных файлов с оперативной информацией должно включать таблицу с описанием наименований полей, идентификатором каждого поля и его шаблона; по каждому файлу должна быть информация о ключевом поле, длине одной записи, числе записей в файле, частоте создания файла, длительности хранения, способе обращения (последовательный, выборочный или смешанный), способе логической и физической организации, объеме файла в байтах;

4. Описание структур файлов с условно-постоянной информацией содержит те же сведения, что и для файлов с оперативной информацией, но добавляются сведения о частоте актуализации файла и объеме актуализации (в процентах).

Необходимо отметить соответствие проектируемых файлов входным документам или справочникам. Описывается структура записи каждого информационного файла. Если информационная база организована в форме базы данных, то приводится описание и других её элементов (ключей, бизнес-правил, триггеров).

Таблица 2.

Реквизиты входной информации

№ п/п	Наименование	Описание	Тип
1	Тема сообщения	Действия, которые необходимо выполнить	Текст
2	Название клиента	Название клиента получателя	Текст
3	Тип договора	Тип договора	Текст
4	Номер договора	Номер договора	Число
5	Дата начала договора	Дата начала действия договора с клиентом	Дата
6	Код плательщика	Код плательщика (хозяина сети магазинов)	Число
7	Код получателя	Код получателя продукции	Число
8	Вид оплаты	Вид оплаты	Число
9	Группа	Группа цен: скидки на определенные виды товара	Число
10	Адрес краткий	Краткий адрес	Текст
11	Адрес полный	Полный адрес	Текст
12	Телефон	Телефон контактного лица	Текст
13	Тип кредита	Тип кредита	Текст
14	Тип клиента	Тип клиента	Текст
15	Тип магазина	Тип магазина (киоск, универмаг)	Текст
16	Менеджер договора	Менеджер, заключивший договор	Текст

№ п/п	Наименование	Описание	Тип
17	Округ	Округ города Москвы	Текст
18	Старое название	Старое название клиента при переименовании	Текст, число
19	Тип доставки	Тип доставки (самовывоз, централизация и т.п.)	Текст
20	Менеджер	Менеджер клиента	Текст
21	Время доставки	Время доставки продукции клиенту	Время

Т.к. документы электронной почты принимаются и обрабатываются автоматически, экранной формы для их ввода нет.

В решении задачи «Обработки списков клиентов» входной информацией являются отредактированные списки клиентов, поступающие серверной части от менеджеров посредством отправки этих списков клиентскими частями, установленными на рабочих компьютерах менеджеров.

2.4 Характеристика результатной информации

В процессе работы системы появляются потоки информации, такие как, запись во внутреннюю БД предприятия поступающей из электронных писем от оператора информации о клиентах.

Реквизитный состав этих данных представлен в таблице 3.

Таблица 3.

Реквизитный состав данных на запись во внутреннюю

БД предприятия

№ п/п	Наименование	Описание	Тип
1	Тема сообщения	Действия, которые необходимо выполнить	Текст
2	Название клиента	Название клиента получателя	Текст
3	Тип договора	Тип договора	Текст
4	Номер договора	Номер договора	Число
5	Дата начала договора	Дата начала действия договора с клиентом	Дата
6	Код плательщика	Код плательщика (хозяина сети магазинов)	Число
7	Код получателя	Код получателя продукции	Число
8	Группа	Группа цен: скидки на определенные виды товара	Число
9	Адрес краткий	Краткий адрес	Текст
10	Адрес полный	Полный адрес	Текст
11	Тип клиента	Тип клиента	Текст
12	Тип магазина	Тип магазина (киоск, универмаг)	Текст
13	Округ	Округ города Москвы	Текст
14	Старое название	Старое название клиента при переименовании	Текст, число
15	Тип доставки	Тип доставки (самовывоз, централизация и т.п.)	Текст
16	Менеджер	Менеджер клиента	Текст

Формирование сообщений о проделанных изменениях в справочнике клиентов в журнал. При успешном внесении данных в журнал заносится сообщение об успешном выполнении задачи и прочитанная информация о клиенте. Журнал является не типизированным файлом и сохраняется в папке с программой. Первые 8 байт описывают количество записей в журнале.

Далее следуют сами записи. Их реквизитный состав описан в таблице 4.

Таблица 4.

Реквизитный состав записи в журнале

№ п/п	Название	Описание	Тип
1	Дата/время	Дата/время возникновения сообщения	Дата/время
2	Тип сообщения	Уведомление, ошибка, предупреждение	Число
3	Заголовок	Краткое описание сообщения	Текст
4	Текст	Полный текст сообщения	Текст

Отправка сообщений об ошибках в тексте писем оператору. В сообщение записывается информация об ошибке и о клиенте, при обработке которого возникла ошибка.

Составление списков клиентов для менеджеров. Реквизитный состав данных в списке клиентов приведен в таблице 5. Эти данные берутся из таблицы t_ReceiverProps, описанной в таблице 3 внутренней БД предприятия.

Таблица 5.

Реквизитный состав данных в списке клиентов

№ п/п	Наименование	Описание	Тип
1	Код плательщика	Код плательщика (хозяина сети магазинов)	Число
2	Название плательщика	Название плательщика	Текст
3	Код получателя	Код получателя продукции	Число

№

п/п

Наименование

Описание

Тип

Название клиента

Название клиента получателя

Текст

Составление результатного списка клиентов и отправка его по электронной почте оператору. Реквизитный состав данных такой же, как в предыдущем пункте, а именно в таблице 5

Результатный список формируется на основе полученной от менеджеров информации. При получении от менеджера списка неактивных клиентов, этот список сохраняется в отдельном файле, имя которого задается как ManReportsN.rep, где N – это код менеджера в справочнике менеджеров (Managers). В этом файле содержатся только числовые коды клиентов, т.е. записи по 8 байт.

Глава 3. Программное обеспечение задачи

3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В данном пункте следует привести иерархию функций управления и обработки данных, которые призван автоматизировать разрабатываемый программный продукт. При этом можно выделить и детализировать основные функции управления и обработки данных: ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, ответов на запросы и др.

Дерево функций показывает иерархию функций управления и обработки данных, которые автоматизирует разрабатываемая информационная система. При этом можно выделить функции, реализующие основные функции управления и обработки данных: ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, ответов на запросы.

Рисунок 5. Дерево функций

В разработанном приложении взаимодействие пользователя и программы осуществляется в форме простого и удобного диалога, что позволяет обеспечить доступность данного приложения даже для неопытного пользователя.

Диалог – это процесс обмена сообщениями между пользователем и ИС, при котором осуществляется постоянная смена ролей информатора и реципиента (пользователя, принимающего информацию), причем смена ролей достаточно оперативна. Рисунок 6. Диалоговое окно

3.2 Характеристика базы данных

ER-модель предназначена для логического представления данных. Любой фрагмент предметной области представляется как множество сущностей, между которыми существует множество связей различных типов. ER- модель реализуемого проекта автоматизации представлена на рисунке 7.

При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует одна или более записей в связанной таблице. Для реализации такого отношения используются две таблицы. Одна из них представляет сторону «один», другая - сторону «много».

Рисунок 7. ER-модель

Описание структуры таблицы клиентов t_ReceiverProps представлено в таблице 6.

Таблица 6.

Структура таблицы клиентов t_ReceiverProps

№ поля	Название поля	Краткое описание	Тип	Размер, байт
1	Id	Ключевое поле	Счетчик	4
2	ProdTypeID	Тип продукции	Целое	4
3	PayerId	Плательщик	Целое	4
4	ReceiverId	Получатель	Целое	4
5	Caption	Название клиента	Строка	100
6	StartDate	Дата начала договора	Дата/время	8
7	EndDate	Дата окончания договора	Дата/время	8
8	price_grp	Группа цен	Целое	4
9	ManagerId	Менеджер	Целое	4
10	ClientKindId	Тип клиента	Целое	4
11	DeliveryKindId	Тип доставки	Целое	4
12	geo_AreaId	Область	Целое	4
13	geo_RayonId	Район	Целое	4
14	geo_TownId	Город	Целое	4
15	geo_CityAdmAreaId	Административный округ Москвы	Целое	4
16	POSKindId	Тип торговой точки	Целое	4
17	new_Reciever	Состояние активности	Целое	4
18	f_addr	Полный адрес	Строка	255
19	FactAddress	Краткий адрес	Строка	60

Длина записи таблицы составляет L₁= 487 байт

Количество записей в таблице n₁ = 5000

Описание структуры справочника типов продукции ProdType представлено в таблице 7.

Таблица 7.

Структура справочника типов продукции ProdType

№

поля

Название поля

Краткое описание

Тип

Размер, байт

Ключевое поле

Счетчик

Name

Название типа продукции

Строка

Длина записи справочника составляет L₂= 4 байта

Количество записей в справочнике n₂ = 4

Описание структуры справочника менеджеров Managers представлено в таблице 8.

Таблица 8.

Структура справочника менеджеров Managers

№ поля	Название поля	Краткое описание	Тип	Размер, байт
1	Id	Ключевое поле	Счетчик	4
2	Name	ФИО менеджера	Строка	50
3	TabNum	Табельный номер	Целое	4

Длина записи справочника составляет L₃= 58 байт

Количество записей в справочнике n₃ = 40

Описание структуры справочника типов торговых точек POSKinds представлено в таблице 9.

Таблица 9.

Структура справочника типов торговых точек POSKinds

№

поля

Название поля

Краткое описание

Тип

Размер, байт

Ключевое поле

Счетчик

Name

Тип торговой точки

Строка

№

поля

Название поля

Краткое описание

Тип

Размер, байт

Name1

Тип торговой точки кратко

Строка

Длина записи справочника составляет L₄= 74 байта

Количество записей в справочнике n₄ = 14

Описание структуры справочника типов доставки DeliveryKinds представлено в таблице 10.

Таблица 10.

Структура справочника типов доставки DeliveryKinds

№ поля	Название поля	Краткое описание	Тип	Размер, байт
1	Id	Ключевое поле	Счетчик	4
2	Name	Тип доставки	Строка	100
3	Name1	Тип доставки кратко	Строка	20

Длина записи справочника составляет L₅= 124 байта

Количество записей в справочнике n₅ = 8

Описание структуры справочника типов клиентов ClientKinds представлено в таблице 11.

Таблица 11.

Структура справочника типов клиентов ClientKinds

№ поля	Название поля	Краткое описание	Тип	Размер, байт
1	Id	Ключевое поле	Счетчик	4
2	Name	Тип клиента	Строка	100
3	Data3	Тип клиента кратко	Строка	20

Длина записи справочника составляет L₆= 124 байта

Количество записей в справочнике n₆ = 8

Описание структуры справочника активности клиентов new_Receiver представлено в таблице 12.

Таблица 12.

Структура справочника активности клиентов new_Receiver

№

поля

Название поля

Краткое описание

Тип

Размер, байт

Ключевое поле

Счетчик

Name

Тип клиента

Строка

Длина записи справочника составляет L₇= 54 байта

Количество записей в справочнике n₇ = 3

Описание структуры справочника областей geo_Areas представлено в таблице 13.

Таблица 13.

Структура справочника областей geo_Areas

№ поля	Название поля	Краткое описание	Тип	Размер, байт
1	Id	Ключевое поле	Счетчик	4
2	Name	Название области	Строка	100
3	Name1	Краткое название	Строка	20

Длина записи справочника составляет L₈= 124 байта

Количество записей в справочнике n₈ = 86

Описание структуры справочника городов geo_Towns представлено в таблице 14.

Таблица 14.

Структура справочника городов geo_Towns

№ поля	Название поля	Краткое описание	Тип	Размер, байт
1	Id	Ключевое поле	Счетчик	4
2	Name	Название города	Строка	50
3	Area_Id	Ссылка на область	Число	4
4	Rayon_Id	Ссылка на район	Число	4

Длина записи справочника составляет L₉= 62 байта

Количество записей в справочнике n₉ = 288

Описание структуры справочника районов geo_Rayons представлено в таблице 15.

Таблица 15.

Структура справочника районов geo_Rayons

№ поля	Название поля	Краткое описание	Тип	Размер, байт
1	Id	Ключевое поле	Счетчик	4
2	Name	Название района	Строка	50
3	AreaId	Ссылка на область	Число	4

Длина записи справочника составляет L₁₀= 58 байта

Количество записей в справочнике n₁₀ = 47

Описание структуры справочника административных округов geo_CityAdmAreas представлено в таблице 16.

Таблица 16.

Структура справочника административных округов

geo_CityAdmAres

№

поля

Название поля

Краткое описание

Тип

Размер, байт

Ключевое поле

Счетчик

№ поля	Название поля	Краткое описание	Тип	Размер, байт
2	Name	Название округа	Строка	100
3	TownId	Ссылка на город	Число	4
4	ShortName	Краткое название	Строка	50

Длина записи справочника составляет L₁₁= 158 байт

Количество записей в справочнике n₁₁ = 13

Описание структуры справочника плательщиков ClientGroups

представлено в таблице 17.

Таблица17.

Структура справочника административных округов ClientGroups

№

поля

Название поля

Краткое описание

Тип

Размер, байт

Ключевое поле

Счетчик

Name

Название округа

Строка

100

Длина записи справочника составляет L₁₂= 104 байта

Количество записей в справочнике n₁₂ = 2143

3.3 Описание программных модулей

Система состоит из серверной и клиентской частей. Структурная схема пакета серверной части представлена на рисунке 5.

Рисунок 8. Структурная схема пакета серверной части

Клиентская часть отображена на рисунке 9.

Рисунок 9. Структурная схема пакета клиентской части

Функции модулей серверной части представлены в таблице 18.

Таблица 18.

Функции программных модулей серверной части

№ п/п	Классификатор	Имя модуля	Краткое описание
1	S1	Unit1	Модуль главной формы. Содержит описание главной формы и ее компонентов. Управляет настройками программы, сохранением и считыванием настроек из файла, а так же описывает процесс получения и обработки электронных писем от оператора
2	S2	U Data Module	Модуль с описанием компонентов баз данных
3	S3	U Managers	Модуль настройки списков клиентов для менеджеров. Содержит описание серверной части обработки списков клиентов от менеджеров. Служит для настройки списков менеджеров, мониторинга состояния отосланных списков клиентов, а так же для отправки списков клиентов менеджерам и генерации общего списка для отправки его оператору

№ п/п	Классификатор	Имя модуля	Краткое описание
4	S4	U Log	Модуль формы журнала. Содержит описание формы журнала и ее компонентов. В этом модуле описывается работа по чтению записей из журнала и вывода их в табличной форме
5	S5	Sys Opt	Служебный модуль, обрабатывающий массивы
6	S6	Format Text	Модуль обработки текстов. Содержит описание функций и процедур, позволяющих обрабатывать тексты
7	S7	uBase64	Модуль кодировки Base64. расшифровка закодированного текста методом Base64
8	S8	Math	Модуль математических функций
9	S9	U Consts	Общий модуль констант. В нем описаны текстовые команды обмена данными для клиентской и серверной частей.

Функции модулей клиентской части представлены в таблице 19.

Таблица 19.

Функции программных модулей клиентской части

№

п/п

Классификатор

Имя модуля

Краткое описание

Unit1

Модуль главной формы клиентской части. Описывает процесс получения списков клиентов и вывода его в табличной форме на экран для последующей обработки менеджером. Так же в этом модуле описан процесс отправки отредактированного списка серверной части.

№

п/п

Классификатор

Имя модуля

Краткое описание

uConsts

Общий модуль констант. В нем описаны текстовые команды обмена данными для клиентской и серверной частей.

uOptions

Модуль настройки содержит описание формы настроек для клиентской части: задание сервера и имени менеджера, для которого будут высылаться списки клиентов

Глава 4. Контрольный пример реализации и его описание

Рисунок 10. Перенос документов

Рисунок 11. Внутренние перемещение документов

Рисунок 12. Авто сохранение документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель контрольной работы была достигнута. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

В ходе курсового проекта была создана база данных документооборота, в которой были указаны факторы, необходимые для управления планированием документов, а именно:

Сокращение затрат ресурсов;
Разработка ER-модели;
Разработка idef модели;
разработка ИС документооборота в ООО «Бородино Бейкери».

Данная система будет работать с персональных компьютеров всех сотрудников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Захарьин, В.Р. Учет финансовых результатов [Текст]: учебник / В.Р. Захарьин - М.: Финансы и статистика, 2009. - 139с. Котлер, Ф. Основы маркетинга [Текст]: учебное пособие / Ф. Котлер. - Перевод с английского. - М.: Бизнес-книга, 2007. - 702с.
Назаров, С.А. Компьютерные технологии обработки информации [Текст]: учеб. пособие / С.А. Назаров - М.: Финансы и статистика, 2009. - 248 с.
Пулер, Дж. Почему мы покупаем. Мотивация и стратегия продаж [Текст]: учебное пособие / Дж. Пулер. - М.: Олимп, 2010. - 244с.
Рацкий, К.А. Экономика предприятия [Текст]: учебное пособие / К.А. Рацкий. - М.: Маркетинг, 2009. - 696с.
Марков, Е.П. Delphi 2005 для .NET / Е.П. Марков, В.В. Никифоров. - М.: БХВ-Петербург, 2005. - 896 c
Балабанов, И.Т. Финансовый анализ и планирование хозяйствующего субъекта [Текст]: учебное пособие / И.Т. Балабанов. - 2-е изд. доп. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 208с.
Алла, Удовикова und Елисей Сыроватский Методика расчета уровня существенности и аудиторского риска / Алла Удовикова und Елисей Сыроватский. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2013. - 152 c.
Мальгранж, Б. Идеалы дифференцируемых функций / Б. Мальгранж. - М.: [не указано], 2001. - 901 c
Гембл Маркетинг взаимоотношений с потребителями / Гембл и др. - М.: ФАИР-Пресс, 2002. - 512 c.
Глушаков, В. Е. Маркетинг. Поиск, удержание и развитие взаимоотношений с клиентами (идеи, решения, советы): моногр. / В.Е. Глушаков. - М.: Издательский центр БГУ, 2011. - 112 c.
Губич, Л. В. Внедрение на промышленных предприятиях информационных технологий поддержки жизненного цикла продукции / Л.В. Губич, М.Я. Ковалев, Н.И. Паткевич. - М.: Беларуская Навука, 2013. - 190 c.
Жизненный цикл малого предприятия. - М.: Новое литературное обозрение, Либеральная Миссия, 2009. – 336 c. 3. Рассел, Джесси Жизненный цикл изделия / Джесси Рассел. - М.: VSD, 2013. - 217 c.
Елена, Патрушева und Елена Большакова Оценка экономической эффективности инновационных кластерных проектов / Елена Патрушева und Елена Большакова. - М.: Palmarium Academic Publishing, 2014. - 164 c.
Климов, Владислав Обоснование экономической эффективности инновационных проектов / Владислав Климов. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2011. -416c.
Лукашев, В. И. Научно-технический прогресс и экономическая эффективность транспортного производства: моногр. / В.И. Лукашев. - М.: Интекст, 2003. - 352 c.
Бланшар, Кеннет 3 ключа к созданию новой структуры управления / Кеннет Бланшар , Джон П. Карлос, Ален Рэндолф. - М.: Попурри, 2004. - 304 c.
Кубарева, Е. Ю. Бюджетирование на проектно-ориентированном предприятии с матричной структурой управления. Организационно-методические основы / Е.Ю. Кубарева. - М.: ДПК пресс, 2011. - 248 c.
Интернет ресурсы
Бородино Бейкери [Электронный ресурс] http://www.rusprofile.ru/id/1924418
Информационный портал Delphi [Электронный ресурс] http://rsdn.org/article/Delphi/DelphiJCL.xml
Информационный портал Википедиа [Электронный ресурс] https://ru.wikipedia.org/wiki/ODBC
Информационная система учета клиентов [Электронный ресурс] http://www.refbuhuchet.ru/referattext-3975-1.html
Форум «Cyber» [Электронный ресурс] http://www.cyberforum.ru/delphi-database/thread63879.html
Сайт «Уроки программирования» [Электронный ресурс] http://ds-release.ru/borland-delphi-7/prostaya-baza-dannyx-na-delphi7/