Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом (Моделирование бизнес-процессов «как есть»)

Содержание:

Введение

Актуальность темы обусловлена тем, что теоретические разработки в сфере совершенствования документационного обеспечения управления на практике используются далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Традиционным же методам совершенствования документирования и оптимизации документооборота зачастую не уделяется должного внимания. Руководители организаций не понимают, что без наведения порядка в традиционном, «бумажном» делопроизводстве переход на электронную технологию не принесет желаемого эффекта.

Отдельного внимания заслуживают компании, имеющие непосредственный и долгосрочный контакт с конечным клиентом. Примером таких компаний являются компании, предоставляющие риэлтерские услуги. Развитие компаний неразрывно связано с расширением клиентской базы и, как следствие, возросшей значимостью процессов взаимоотношения с клиентами. Однако такие компании часто сталкиваются с большим количеством препятствий связанных со слабой технической реализацией бизнес-процессов документооборота во взаимоотношения с клиентами и отсутствию их автоматизации. Что приводит к различным потерям. Чаще всего в компаниях, не уделяющих должного внимания взаимодействию с клиентами, данные хранятся в Excel таблицах и БД Access. Такие способы хранения имеют множество недостатков. Средства Excel и Access не предоставляют удобного решения для хранения информации о переговорах с клиентами и личной информации о них. Это приводит к тому, что сотрудники, ответственные за переговоры с клиентами, зачастую хранят важные данные в личных записях. Как результат, что новые сотрудники сталкиваются с проблемами получения важных данных о клиентах, с которыми им предстоит работать, а в случае ухода сотрудника из компании, данные безвозвратно исчезают.

Целью работы является исследование теоретических и методических вопросов разработки регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».

Для достижения цели были поставлены и решены следующие задачи:

Дать оценку бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор»;
представить бизнес-процессы «как есть» риэлторской компания ООО «Простор»;
обосновать предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов документооборота;
разработать моделирование бизнес-процессов документооборота «как должно быть».

Объектом исследования является риэлторская компания ООО «Простор», предоставляющая услуги недвижимости.

Предмет исследования – бизнес-процесс «Управление документооборотом» риэлторской компания ООО «Простор».

Структура работы. Структурно курсовая работа включает в себя введение, две главы, заключение, список литературы и приложения. Содержание курсовой работы обусловлено следующей структурой: в первом разделе рассмотрены современное состояние бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор». Во втором разделе работы приводится разработка направлений совершенствования документооборота, исследованы критерии выбора программного продукта для автоматизации риэлторской компания ООО «Простор» и построены модели бизнес-процессов документооборота «как должно быть».

Глава 1. Оценка бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор»

Описание предметной области ООО «Простор». Постановка задачи

Риэлторская компания ООО «Простор» была основана в 2000-м году и уже более 17-ти лет работает в Москве и области в сегментах:

сделки с жилыми помещениями.
сделки с коммерческой недвижимостью.
сделки с загородной недвижимостью.
реализация новостроек.
содействие в ипотечном кредитовании.

Более 370 сотрудников компании ежедневно помогают нашим клиентам успешно решать свои вопросы в области недвижимости, оказывая профессиональные брокерские услуги. Основой качества наших услуг стала ориентация на потребности клиента в сочетании с повышенной надежностью сделок.

Профессиональная ответственность Компании перед клиентами застрахована в одной из самых надежных страховых компаний России – СОАО «ВСК» – на сумму 1 000 000 долларов США.

Это добровольная дополнительная гарантия нашей надежности перед клиентами, которую практикуют далеко не каждая риэлторская компания Москва.

Сейчас Агентство «Простор» является холдинговой структурой, в которую входит 29 отдельных компаний. На сегодняшний момент под прямым управлением холдинга на базе Агентства «Простор» находятся более 3100 кв.м. собственных нежилых помещений в г. Москве, проинвестированы более 15 000 кв.м. жилой и загородной недвижимости в Московской области.

Агентство недвижимости представляет собой организацию, оказывающую все виды услуг по обмену, продаже, покупке и аренде жилья. В распоряжении компании - исчерпывающие базы данных, содержащие информацию обо всех актуальных предложениях на рынке недвижимости города, что позволяет в кратчайшие сроки предоставить клиенту информацию о предлагаемом объекте, полностью соответствующем его индивидуальным запросам.

Данное агентство недвижимости имеет главный офис (в Центральном районе города), а также дополнительные офисы в других районах города (рис. 1). Это значительно облегчает работу с клиентом, а также способствует более широкому охвату рынка недвижимости. В центральном офисе находится единая база данных, которая создается и корректируется с учетом информации от филиалов.

Главный офис

Филиал №1

Филиал №2

Филиал №3

Рисунок 1 – Структурная схема агентства недвижимости ООО «Простор»

Миссия агентства недвижимости заключается в оказании клиентам риэлтерских услуг на уровне, соответствующем высшим профессиональным и этическим стандартам.

Агентство недвижимости ООО «Простор» выполняет следующие действия:

ведение и поддержка актуальности БД покупки, продажи, обмена и аренды недвижимости;
прием заявок от клиентов;
проведение переговоров с клиентами;
подбор подходящего варианта;
помощь в оформлении документов, поэтапная поддержка всего процесса купли-продажи, обмена и аренды недвижимости.

Схема функционирования агентства недвижимости ООО «Простор» представлена на (Рис. 2)

Рисунок 2 – Схема функционирования агентства недвижимости ООО «Простор»

Этапы продажи квартиры (комнаты)

Проведение консультации со специалистом.
Определение приблизительной стоимости продаваемой квартиры (комнаты). Риэлтор предоставляет предложения на рынке.
Заключение договора с агентством.
Проведение агентством рекламной кампании: ежедневная подача объявления во все газеты по всем квартирам, которые продаются, а также в межагентские базы данных; договоренности с основными интернет-порталами.
Показ квартиры (комнаты) (производится только в присутствии агента), выбор покупателя.
Получение аванса/задатка (происходит в офисе агентства).
Подготовка агентом пакета документов, необходимых для регистрации договора купли-продажи.
Оформление сделки.
Получение денег.
Выписка, фактическое освобождение квартиры (комнаты).
Регистрация, подписание передаточного акта.

Этапы покупки квартиры (комнаты).

Консультация со специалистом.
Заключение договора с агентством.
Поиск квартиры в соответствии с пожеланиями клиента, организация просмотров.
Проведение юридической экспертизы выбранной квартиры.
Сбор и подготовка пакета необходимых документов.
Проведение сделки купли-продажи.
Передача квартиры от продавца к покупателю, оформление акта сдачи-приемки.
Оформление квартиры в собственность, помощь в регистрации по новому месту жительства.

Этапы обмена квартиры (комнаты).

Проведение консультаций по вопросам, связанным с обменом недвижимого имущества (юридическим, финансовым и др.).
Проведение агентством рекламной кампании: ежедневная подача объявления во все газеты по всем квартирам, которые продаются, а также в межагентские базы данных; договоренности с основными интернет-порталами.
Организация просмотра наиболее подходящих квартир в удобное для клиента время.
Сбор и подготовка пакета необходимых документов.
Проведение сделки обмена.

Этапы аренды квартиры (комнаты).

Консультация со специалистом.
Поиск квартиры в соответствии с пожеланиями клиента.
Организация просмотра квартиры.
Проверка правоустанавливающих документов на квартиру.
Заключение договора аренды жилья.
Проведение сделки аренды.

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Деятельность организаций девелопмента имеет специфику, которая не позволяет просто копировать традиционные методы информационного анализа и моделирования бизнес-процессов, известные в теории и на практике (методология ARIS, IDEF) [22, с. 14]. Поэтому чрезвычайно актуальной становится задача объективного выбора адекватного Case-средства моделирования, позволяющего проводить дальнейшую модификацию в соответствии с принципиальными целями и задачами моделирования.

В России для моделирования и анализа бизнес-процессов достаточно широко используются следующие средства моделирования: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства как System Architect, Ithink Analyst, ReThink и др. В Таблице 1 представлен перечень инструментальных средств, участвующих в рассмотрении. Представленная информация включает [18, с. 19]:

наименование инструментального средства;
данные о поставщике и представителе в России;
краткая характеристика инструментального средства.

Таблица 1 – Перечень инструментальных средств

№	Наименование	Краткая характеристика
1	BPWin и ERWin	BPWin - инструмент визуального моделирования бизнес-процессов. ERWin - средство, используемое при моделировании и создании баз данных произвольной сложности на основе диаграмм "сущность - связь". Один из лидеров российского рынка. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.
2	Oracle Designer	Функциональное средство для описания предметной области. Входит в комплекс инструментальных средств Oracle9i Developer Suite по проектированию программных систем и баз данных, реализующих технологию CASE и собственную методологию разработки ИС компании Oracle - "CDM", позволяющих команде разработчиков провести проект, начиная от анализа бизнес-процессов через моделирование к генерации кода и получению прототипа, а в дальнейшем и окончательного продукта. Это средство имеет смысл использовать при ориентации на всю линейку продуктов Oracle, применяемую для проектирования, разработки и реализации сложной программной системы. Участник российского рынка. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.
3	Rational Rose	Средство моделирования объектно-ориентированных информационных систем. Позволяет решать практически любые задачи в проектировании информационных систем: от анализа бизнес-процессов до кодогенерации на определенном языке программирования. Позволяет разрабатывать как высокоуровневые, так и низкоуровневые модели, осуществляя тем самым либо абстрактное проектирование, либо логическое. Один из лидеров российского рынка. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.
4	ARIS	Интегрированное средство моделирования бизнес-процессов, объединяющее разнообразные методы моделирования и анализа систем. В первую очередь, это средство описания, анализа, оптимизации и документирования бизнес-процессов, чем средство проектирования ПО. Лидер на мировом рынке. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.
5	System Architect	System Architect представляет собой универсальное CASE-средство, позволяющее осуществить не только проектирование данных, но и структурное моделирование. Средство проектирования данных и создания ER-диаграмм является одной из составных частей этого продукта. Один из мировых лидеров, пока еще не представлен на российском рынке. Локализация ориентировочно к июлю 2006 г. Продажа и поддержка пока из Нидерландов.
6	Power Designer	PowerDesigner - средство моделирования бизнес-процессов, проектирования баз данных и объектного моделирования. Участник российского рынка, преследователь лидеров на мировом рынке. Поддержка, продажа, обучение в России есть. Нет информации по количеству проданных лицензий, количеству пользователей, поэтому достаточно сложно оценить распространенность в России.
7	Re-Think	Графическая объектно-ориентированная среда создания и сопровождения интеллектуальных приложений мониторинга, диагностики и управления сложными динамическими системами в реальных и моделируемых ситуациях. Один из преследователей мировых лидеров.
8	Ithink Analyst	Пакет для ситуационного моделирования. Позволяет строить наглядные и точные модели самых сложных политических и экономических ситуаций, используя библиотеку базовых моделей и методы системной динамики. Также используется при анализе инвестиционных проектов и реинжиниринге. Один из участников мирового рынка. Пакет не распространен на российском рынке. Русского интерфейса нет. Продажа, поддержка и обучение в России осуществляется только одной компанией. Учебные материалы на русском существуют.
9	Workflow Modeler (ранее Design/IDEF)	Пакет для функционального и информационного моделирования, анализа и проектирования бизнес-процессов. Используется как составная часть в некоторых известных пакетах типа CIM (Computer Integrated Manufacturing) и САЕ (Computer Aided Engineering) и принят в качестве стандарта для проектов, финансируемых американскими и европейскими спонсорами. Один из участников мирового рынка.

Укажем основное предназначение каждого рассматриваемого продукта из множества его применений [20, с. 19]:

для моделирования баз данных больше подходят инструменты Erwin, Power Designer и Rational Rose;
для моделирования компонентов разрабатываемых приложений больше подходят Oracle Designer, Power Designer и Rational Rose;
для моделирования бизнес-процессов больше подходят BPwin, ARIS и Rational Rose.

В Таблице 2 ниже приводится сравнение функциональных возможностей и свойств инструментальных сред, предназначенных для моделирования бизнес-процессов.

Таблица 2 – Сравнительный анализ по базовым функциям

	Функциональные возможности, среда	ARIS	BPWin	Rational Rose
1	Поддерживаемый стандарт	еEPS (расширение IDEF3), ERD, UML, собственные методы в другой нотации, в которых реализован основной смысл методов IDEF, DFD	IDEF0, IDEF3, DFD	UML
2	Наличие выразительных средств графического отображения моделей	Репрезентативность моделей высока	Репрезентативность моделей низка	Репрезентативность моделей низка
3	Моделирование диаграмм различных типов	+	+/-	+/-
4	Функционально-стоимостной анализ	+	+	+/-
5	Имитационное моделирование	+	+/-	-
6	Возможность декомпозиции объекта	+	+	+
7	Оформление проектной документации: генерация технологических и рабочих инструкций	+	+/-	+
8	Хранение моделей деятельности предприятий	+	+/-	+/-
9	Контроль и обеспечение целостности проектных данных	+	+/-	+
10	Ведение библиотеки типовых бизнес-моделей	+	+/-	+/-
11	Возможность групповой работы	+	+	+
12	Простота освоения продукта	Сложно	Просто	Сложно
"+" - да "+/-" - частичная реализация, требующая доработки иными инструментальными средствами "-" - нет

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высокозатратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации [6, с. 12]

Возможности BPwin:

поддерживает сразу три стандартные нотации - IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ) [17, с. 34]. Эти три основных ракурса позволяют описывать предметную область наиболее комплексно;
позволяет оптимизировать процедуры в компании;
полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной деятельности (функционально-стоимостной анализ, ABC);
позволяет облегчить сертификацию на соответствие стандартам качества ISO9000;
интегрирован с ERwin (для моделирования БД), Paradigm Plus (для моделирования компонентов ПО) и др.;
интегрирован со средством имитационного моделирования Arena;
содержит собственный генератор отчетов;
позволяет эффективно манипулировать моделями - сливать и расщеплять их;
имеет широкий набор средств документирования моделей, проектов.

BPwin автоматизирует решение многих вспомогательных задач, которые обычно связаны с построением модели процесса, и обеспечивает логическую строгость, необходимую для достижения корректных и согласованных результатов [20, с. 18]. BPwin отслеживает связи в диаграммах, сохраняя их целостность при внесении изменений в модель Кроме этого, BPwin поддерживает заданные пользователем свойства, что позволяет вносить соответствующую вашим потребностям информацию.

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Модель организационной структуры агентства недвижимости ООО «Простор» «как есть» представлена на Рис. 3.

Начальник филиала

Отдел юридической службы

Начальник филиала

Старший менеджер

Ген. директор

Филиал №1

Филиал №2

Филиал №3

Отдел оформления документации

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Начальник филиала

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Бухгалтер

Администратор

Отдел оценки и аналитики

Риэлтор по купле/продаже

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Риэлтор по купле/продаже

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Риэлтор по купле/продаже

Рисунок 3 – Организационная структура агентства недвижимости ООО «Простор»

Функциональные обязанности сотрудников фирмы (Таблица 3):

Таблица 3 – Функциональные обязанности сотрудников фирмы

Ген. директор	- Прогнозирование и планирование деятельности предприятия - Внешние коммуникации - Постановка задач - Определение сроков сдачи отчетов - Поиск партнеров - Координация работы агентства - Контроль и мотивация
Главный бухгалтер	- Ведение ежемесячной финансовой отчетности - Работа с банковскими структурами
Администратор	- Ежедневное изучение поступающей информации о рынке и событиях на нем - Формирование и предоставление отчетов о недвижимости. - Работа с гос. Структурами - Предоставление постоянного обновления БД «Валюты»
Бухгалтер	- Уплата налогов - Начисление заработной платы - Учет движения недвижимости - Расчет прибыли и убытков
Начальник филиала	- Заключение договоров - Координация и контроль деятельности риэлторов - Составление и предоставление отчетов в бухгалтерию и ген. директору
Риэлтор	- Проверка квартиры на юридическую чистоту, изучение всей истории квартиры, выяснение, имели место нарушения законов на предыдущих стадиях или нет - Помощь и подготовка в сборе документов - Обеспечение безопасной передачи денег - Ведение справочников - Непосредственное обслуживание клиентов - Предоставление различных гарантий: подтверждение права продавца на реализацию квартиры, подтверждение реальных сроков строительства, предоставление полного пакета документов
Юрист	- Толкование нормы различных отраслей права - Оперирует юридическими понятиями и категориями - Составляет документы правового характера - Анализирует и решает юридические проблемы в сфере гражданско-правовых, и трудовых, административно-правовых отношений - Использует вычислительную технику для формирования справочно-информационного фонда нормативно-правовых актов.
Оценщик	- Оценка недвижимости

Модель потоков работ «как есть» для покупки/продажи

Модель потоков работ «как есть» для обмена

Модель потоков работ «как есть» для аренды

Модели потоков данных приведены в Приложении 1.

Спецификация потоков данных

1. Заявка клиента на аренду:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Наличие мебели;

• Наличие телефона;

• Наличие техники;

• Стоимость.

2. Заявка клиента на обмен:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Стоимость.

3. Заявка клиента на обмен:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Стоимость.

4. Данные о клиентах:

• ФИО клиента,

• паспортные данные,

• адрес,

• контактный телефон.

5. Договор на куплю/продажу

• № договора,

• дата заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

6. Договор на аренду:

• № договора,

• дата заключения сделки,

• срок заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

7. Договор на обмен:

• № договора,

• дата заключения сделки,

• срок заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

8. Договор с агентством о предоставлении услуг:

• № договора,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• ФИО риэлтора, сопровождающего сделку,

• вид услуг,

• стоимость оказываемых услуг,

• печать.

9. Пакет документов на недвижимость:

• Справка БТИ о баллансовой стоимость квартиры.

• Свидетельство о регистрации права собственности.

• Нотариальная доверенность всех собственников старше 14 лет, включая супруга.

• Справка из налоговой инспекции об отсутствии задолженности по налогам на имущество.

Уязвимым местом компаний является документооборот. Большинство документов хранится в бумажных архивах, а электронные документы в большинстве случаев создаются с нуля. Это приводит к различным потерям (Рис. 1 и 2). Так же в случае создания документа с нуля происходят временные потери на поиск информации для заполнения полей. Модель документооборота «как есть» представлена в приложении 2.

Рисунок 4 – Проблемы, возникающие при использовании бумажного документооборота

Рисунок 4 – Временные затраты на поиск документа в архиве

Можно поделить выявленные проблемы на несколько групп по причинам их возникновения и потерям от них:

Отсутствие централизованного контроля бизнес-процессов взаимоотношения с клиентами ведет к временным затратам на поиск исполнителя на данном этапе протекания бизнес-процесса и выяснению статуса текущего процесса.
Отсутствие средств хранения данных о клиентах и переговорах приводит к дублированию данных, временным затратам на поиск необходимой информации и потере данных.
Отсутствие автоматизации документооборота связанного с бизнес-процессами взаимодействия с клиентами приводит к потерям времени на формирование документов и поиск информации для их заполнения.

Временные задержки также приводят к денежным потерям (Рис. 4).

Рисунок 5 – Увеличение стоимости одной транзакции с учетом потерь от различных источников [7]

Для решения данных проблем необходима автоматизация бизнес-процессов документооборота.

Описанный выше бизнес-процесс имеет множество недостатков. Первая проблема возникает на момент старта процесса. Как уже было указано выше, заявка может поступить из разных источников. При этом в зависимости от источника заявки, ее регистрацией могут заниматься разные сотрудники. Это может привести как к дублированию информации, так и сложности поиска информации о заявке сотрудником не создававшим ее.

Следующая проблема возникает на этапе оценки стоимости и сроков работ. На этом этапе определяется сотрудник, занимающийся непосредственным решением проблемы и формированием ответа клиенту. Однако, нет четко определенной процедуры выбора сотрудник какого отдела будет выполнять работу, что приводит к проблеме контроля дальнейшей работы.

Третья проблема связана с контролем выполнения поставленных задач. Она возникает на двух этапах процесса: “оплата счета клиентом” и “отправка в работу”. Проблема заключается в том, что на этих этапах Менеджер Клиентского отдела становится контролирующим участником процесса и должен регулярно проверять статус выполнения процесса и делать напоминания исполнителям, вместо выполнения другой работы.

Таким образом, недостатки существующей системы документооборота заключаются в следующем:

двойной ввод данных: паспортные данные клиента указываются в заявке, договорах на продажу/обмен/аренду недвижимости и договоре с агентством о предоставлении услуг;
ручная работа может приводить к появлению ошибок;
невозможность быстрого осуществления поиска нужной информации;
невозможность осуществления быстрой передачи данными между филиалами.

Глава 2. Разработка направлений совершенствования документооборота

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов документооборота

Преимущества внедрения информационных технологий по совершенствованию документооборота:

получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
обеспечение достоверности информации;
замена бумажных носителей данных на электронный вид, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
уменьшение затрат на производство услуг;
уменьшение времени на обмен данными между филиалами.

Системы-аналоги:

1. DL: Агентство Недвижимости – компьютерная программа учета объектов недвижимости;

2. ИС «REALTYX»;

3. ИС «Аренда+»;

4. ИС «VARIANT 7.0.1»;

5. ИС «Недвижимость-Эксперт»;

6. ИС «Лидер»;

7. ИС «Недвижимость 067».

DL: Агентство Недвижимости – компьютерная программа учета объектов недвижимости

С помощью данного пакета Вы сможете без особых усилий и знаний компьютеров и сетей развернуть в своём офисе информационную среду для доступа к единой базе данных объектов недвижимости.

Каждый оператор сможет в несколько мгновений найти объекты, удовлетворяющие требованиям Вашего Клиента.

Если в Вашем офисе несколько компьютеров, то все сотрудники получают возможность доступа к одной общей базе данных. Также программу можно использовать локально на одном компьютере.

ИС «REALTYX»

REALTYX - является на сегодняшний день самой скоростной и мощной программой для агентств недвижимости и Частных Маклеров. В программе по Недвижимости REALTYX максимально учтены профессиональные особенности работы риэлторов, что позволяет существенно сократить время от первого звонка клиента в агентство недвижимости до подписания с ним

договора. Имея у себя программу по недвижимости REALTYX, можно оперативно руководить агентами, распределять соответсвующий объем работ между ними, и в тоже время в Вашем распоряжении будет находиться самая скоростная и надежная поисковая система по Вашей базе данных. Удобный и дружелюбный интерфейс программы по недвижимости REALTYX создавался и совершенствовался в течении ряда лет с учетом многих пожеланий профессионалов рынка недвижимости, поэтому простота и оперативность доступа к основным функциям позволяет легко и быстро научиться работе с программой.

Программа по недвижимости REALTYX осуществляет создание, управление и анализ риэлторской базы данных по аренде и продаже жилых и нежилых помещений и другим видам риелторской деятельности, включенных в описание стандарта формата МАК-файла, принятого Московской Ассоциацией Риэлторов для описания объектов недвижимости.

ИС «Аренда+»

Программа Аренда+ предназначена для автоматизации деятельности агентств недвижимости, занимающихся арендой жилья.

Программа позволяет вести учет сдающихся в аренду квартир и комнат, контролировать сроки обзвона арендодателей и отслеживать дублирующиеся квартиры. Программа позволяет отключать вывод на экран контактной информации (режим «клиент за спиной»). Для быстрого освоения работы с программой Аренда+ не требуется специальных знаний. На освоение программы потребуется не более часа.

Аренда+, как и положено хорошей программе по аренде, делает это:

• при добавлении квартиры ищутся арендодатели с похожими телефонами

• при добавлении квартиры ищутся похожие квартиры.

Все это делается автоматически, быстро и незаметно - пока не будет найден дубликат.

ИС «VARIANT 7.0.1»

Прикладная компьютерная программа по учету предложений купли-продажи объектов недвижимости и автоматизации деятельности риэлторской фирмы.

Программа разрабатывалась под заказ для конкретной риэлторской фирмы в тесном взаимодействии с ее директором и сотрудниками. Реализованные в программе функции обусловлены практической необходимостью и более года корректировались в соответствии c требованиями реальной риэлторской деятельности.

Главной отличительной особенностью программы Variant является поиск и построение многоступенчатых (до 5-ти звеньев) цепочек вариантов покупки/продажи с учетом пожеланий всех участвующих в этой цепочке продавцов и покупателей. Это полезная и эффективная функция.

Реализован механизм многовариантного учета клиентов: работа с текущими клиентами, оповещение и опрос по результатам просмотра, перенос данных по клиентам из активной в пассивную часть базы данных и обратно и многое другое.

Программа отслеживает сроки эксклюзивных договоров, авансов и процесс оформления объекта недвижимости.

Программа формирует продуманные и очень подробные прайсы-отчеты двух вариантов: для риэлторов и для клиентов.

В программе предусмотрены статистический и графический анализ данных и много полезных сервисных функций.

Из базы данных можно в присутствии клиента за несколько секунд подобрать подходящие варианты.

Интерфейс рассчитан на пользователя любой квалификации.

ИС «Недвижимость-Эксперт»

Программа может работать почти на любых операционных системах, в том числе и бесплатных. Не требует установки вспомогательных программ на других компьютерах вашего предприятия, т.е. вы можете подключить к программе любое количество пользователей (рекомендуемое кол-во до 2000), что не требует дополнительных затрат. Работа в программе в любой точке мира в режиме реального времени. Для пользования программой достаточно любого мобильного устройства с GPRS.

Сочетание высокой скорости работы, надежности и безопасности. Удобная выборка данных, учтены все необходимые параметры для выбора объектов. Для каждого объекта недвижимости существует возможность добавления графической и документальной информации. Система печати в программе — одно из важных преимуществ, поскольку все отчёты строятся в Exсel смежных программах, отредактировать или же что-то добавить в отчёт вам не составит труда. Добавление регионов, городов, улиц из единой общероссийской базы данных. Встроенная функция передачи данных между филиалами агентств недвижимости.

ИС «Лидер»

Программа для риэлторов «Лидер» - это продукт нового поколения, который позволяет обрабатывать информацию намного быстрее и удобнее чем аналогичные программы, созданные для рынка недвижимости.

Программа для риэлторов «Лидер» позволяет организовать работу агентства по недвижимости в едином информационном пространстве, если сказать простым языком, то все агенты будут работать с одной базой данной, в которой будет храниться вся информация по заявкам клиентов и объектам недвижимости. Если у компании имеется несколько офисов, которые расположены территориально далеко друг от друга, то эта проблема тоже решается. Все офисы объединяются и обмениваются информацией через программу Лидер.

Если кратко, то программа для риэлторов «Лидер», это:

- Клиент-серверная архитектура.
- Использование новейших информационных технологий.
- Использование мощных средств для создания отчетов любой сложности.
- Справочные данные.
- Быстрый поиск и выборка нужной информации.
- Подбор подходящих вариантов для клиентов.
- Совместная работа в единой информационной системе.
- Защита и безопасность информации.

ИС «Недвижимость 067»

Программа для агентств недвижимости «Недвижимость 067» предназначена в первую очередь для облегчения ведения базы данных объектов недвижимости в агентствах и у отдельных риэлтеров.

Наличие справочников и удобные формы добавления новых объектов позволяют значительно упростить и ускорить процесс добавления новых объектов в программу. Любой добавленный объект легко изменить или удалить. Для каждого объекта недвижимости указывается дата внесения последних изменений и можно указывать дату продажи. Это позволяет хранить в базе не только актуальные данные, но и просматривать проданные ранее варианты. Встроенная система поиска и сортировки всех видом недвижимости позволяет легко и быстро находить нужную информацию по большому количеству параметров. Полученный в результате сортировки и фильтрации список объектов недвижимости можно вывести на печать в виде таблицы в Word, чтобы, например, предоставить такой список потенциальному клиенту.

Анализ рассмотренных систем аналогов приведен в таблице 4.

Таблица 4 – Сравнение систем-аналогов

Критерии	DL: Агентство Недвижимости	ИС «REALTYX»	ИС «Аренда+»	ИС «VARIANT 7.0.1»	ИС «Недвижимость-Эксперт»	ИС «Лидер»	ИС «Недвижимость 067»
1. удобный ввод недвижимости	+	+	+	+	+	+	+
2. проверка вводимой недвижимости на дублирование	-	-	+	+	-	+	-
3. эффективные механизмы поиска и сортировки нужных вариантов	+	+	+	+	+	+	+
4. печать различных отчетов	+	+	+	+	+	+	+
5. резервное копирование и восстановление данных	+	+	+	+	+	+	+
6. защита данных от потери и несанкционированного копирования	+	+	+	-	+	+	-
7. автоматическое оповещение об освобождающихся квартирах (при аренде)	-	-	+	-	-	-	-
8. вид производимой деятельности: 8.1. аренда 8.2. обмен 8.3. купля/продажа	+ + +	+ - +	+ - -	- - +	+ - +	+ + -	+ + +
9. возможность учёта нескольких валют	+	-	-	-	-	-	-
10. работа локально и в сети	+	+	+	+	+	+	+
11. хранение нескольких изображений для каждой записи	+	+	-	-	-	-	-
12. ведение истории объектов недвижимости	-	+	-	+	-	-	-
13. адаптация рабочей среды программы с множеством настроек, фильтров, полная автоматизация процессов	-	+	-	+	-	-	-
14. элементы обучения	-	+	-	-	-	-	-
15. поиск и построение многоступенчатых цепочек вариантов	-	-	-	+	-	-	-
16. статистический и графический анализ данных	-	-	-	+	+	-	-
Итого +	11	12	9	11	9	9	8

Условное обозначение:

«+» - наличие критерия;

«-» - отсутствие критерия.

Из таблицы 2 можно сделать вывод, что самыми оптимальными программами для автоматизации деятельность агентства недвижимости являются DL: Агентство Недвижимости – компьютерная программа учета объектов недвижимости, ИС «REALTYX», ИС «VARIANT 7.0.1» (были выбраны в результате анализа по сумме плюсов по каждому из критериев).

В разрабатываемую АИС будут включены самые необходимые для автоматизации работы агентства недвижимости функции, такие как, например, удобный ввод недвижимости, проверка вводимой недвижимости на дублирование, эффективные механизмы поиска и сортировки нужных вариантов, резервное копирование и восстановление данных, поиск и построение многоступенчатых цепочек вариантов и т.д. [25, с. 17]

Данная АИС «АН» предназначена для автоматизации деятельности агентства недвижимости. Назначение АИС главным образом должно состоять в автоматизации работы агентства недвижимости:

Сбор информации;
Хранение информации;
Обработка данных по различным признакам (по предназначению: продажа, обмен, аренда; а также по другим критериям: район, этажность, планировка, число комнат, стоимость, площадь);
Выдача информации по запросам;
Ведение архивов (заявок, договоров, отчетов);
Возможность статистического и графического анализа данных;
Занесение информации в базу;
Возможность учета нескольких валют;
Осуществление резервного копирования и восстановления данных;
Автоматическое оповещение об освобождающихся и пустых квартирах (при аренде);
Проверка вводимой недвижимости на дублирование;
Обеспечение передачи данными между филиалами;
Хранение нескольких изображений на каждую запись по недвижимости;
Разграничение прав доступа (путем ввода паролей);
Формирование отчетов (по проданной, арендованной недвижимости, по обмену, по оплате за недвижимость, по заявкам клиентов);
Быстрый и удобный поиск необходимых вариантов;
Предоставление отчетов (по проданной, арендованной недвижимости, по обмену, по оплате за недвижимость, по заявкам клиентов).

Основной целью создания системы является повышение эффективности деятельности агентства недвижимости за счет:

Увеличения скорости обработки данных;
Уменьшения времени на поиск данных;
Уменьшения времени на формирование и выдачу отчетов;
Повышение надежности хранения данных.

Объектом автоматизации является документооборот агентства недвижимости по работе с клиентами, а именно, ведение справочников, удобный поиск необходимых вариантов, продажа, обмен, аренда недвижимости, оформление договоров.

Для успешного функционирования системы, ЭВМ на которых она будет установлена должны работать в условиях, оговоренных в документах об их эксплуатации (температура воздуха, влажность, помехозащищенность и т.д.).

Площади для размещения персонала и технических средств, параметры сетей электроснабжения должны соответствовать строительным нормам и правилам. Обслуживание технических средств АИС осуществляется в соответствии с действующими технологическими процессами в организации с периодичностью, установленной заводами-изготовителями технических средств и согласовывается с фирмами, осуществляющими ремонт и профилактическое обслуживание системы.

Диаграмма иерархии функций системы представлена в Приложении 3.

Моделирование бизнес-процессов документооборота «как должно быть»

Модель потоков работ «как будет» для покупки/продажи

Модель потоков работ «как будет» для обмена

Модель потоков работ «как будет» для аренды

На основе анализа узких мест бизнес-процесса была сформирована to-be модель бизнес-процесса. В ней были учтены существующие проблемы. Так же, ввиду предполагаемой автоматизации, некоторые части процесса были сокращены либо объединены в единую операцию.

Модели потоков данных «как должно быть» приведены в Приложении 4. Модель документооборота агентства недвижимости «как будет» представлена в Приложении 5.

Для реализации скорректированного бизнес-процесса и его автоматизации необходимо внедрение в компании АИС «АН». Первым этапом до внедрения системы является формирование требований к системе. Формирование требований было выполнено на основе стандарта ГОСТ 34. В данной работе рассмотрены 3 группы требований, наиболее связанные с задачей автоматизации бизнес-процесса.

Требования к функциям (задачам), выполняемым системой. Данные требования описывают предполагаемое протекание бизнес-процесса “Клиентская заявка” в информационной системе.
Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами. Данные требования описывают связь данных связанных с взаимоотношениями с клиентами.
Требования к численности и квалификации персонала системы. Данные требования позволяют определить количество сотрудников, задействованных в реализации и поддержке бизнес-процесса “Клиентская заявка” и основные задачи, выполняемые ими.

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы была проанализирована деятельность агентства недвижимости. Построены: модель организационной структуры агентства недвижимости; модель потоков работ; модель потоков данных; модель документооборота.

На основе анализа предметной области и систем аналогов было предложено в целях совершенствования документооборота создание АИС «АН» для автоматизации деятельности агентства недвижимости.

Разработанная информационная система позволяет:

Обеспечивать автоматическое заполнение документов, что в свою очередь должно привести к ускорению обмена информацией между подразделениями предприятия;
Вести справочники: сотрудники, клиенты, реализованная недвижимость, недвижимость: покупка/продажа, обмен, аренда;
Регистрировать контакты с клиентами, информация о каждом из которых заносится в базу данных;
Регистрировать недвижимость, информация о которой заносится в базу данных;
осуществлять быстрый и удобный поиск необходимых вариантов;
осуществлять передачу данных между филиалами;
обеспечивать возможность выдачи информации по запросам;
обеспечивать возможность статистического и графического анализа данных;
обеспечивать создание различных отчётов.

С внедрением автоматизированной информационной системы «АН»: увеличится скорость обработки данных; уменьшится время на поиск данных; уменьшится время на формирование и выдачу отчетов;

повысится надежность хранения данных.

Список литературы

Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федер. закон [от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, в ред. от 13.07.2015 г.] // Российская газета. – 2006. – 29 июля. – С. 9–13.
Андросова А. А., Конторусова С. С. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности // Молодой ученый. — 2017. — №4. — С. 412-414.
Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно-практический журнал. 2012.- № 5.
Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2013. - 287 с.
Бурмистрова, Е.С., Арасланова, В.А. Роль систем документации в современном информационном обществе // Проблемы и перспективы развития современной гуманитаристики: история, филология, философия, искусствоведение, культурология: сборник трудов VI Международной дистанционной научно-практической конференции. - Ростов-на-Дону: издательство Международного издательского центра «Научное сотрудничество». - 2014. - С. 31-44.
Васина Г. И., Масленников А. В., Калачев И. А., Кузьмин М. С. Автоматизированная обработка фотографии рабочего дня // Современные проблемы науки и образования. – 2012. – № 5. – С. 1–8.
Галкина О. А. Управление требованиями пользователей при разработке СЭД: собираем, анализируем, используем // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 9. – С. 15– 19.
Гвоздева В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 544 с.
Дуплий Е.В. О некоторых проблемах в деятельности службы ДОУ Управления делами Министерства иностранных дел. // Материалы Ивановских чтений. 2016. № 2 (6). – С. 34-39.
Дикунова М.С., Бровко С.А., Дикунов С.А. Управленческий контроль: содержание и основные требования // Социальные науки. 2016. Т. 1. № 1-1 (11). С. 14-17.
Застрожнов И. И., Рогозин Е. А., Багаев М. А. Методологические основы безопасности использования информационных технологий в системах электронного документооборота: монография. -Воронеж: Научная книга, 2017. -251 с.
Иванова М.Д. Современные тенденции формирования системы документационного обеспечения управления человеческими ресурсами организации / М.Д. Иванова, Д.Н. Уралов // Инновации в менеджменте. – 2015
Иритикова В. С. Формы документов в СЭД на базе классификаторов и справочников // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. – №5. – С. 12–26.
Каймин В. А. Информатика: Учебник/Каймин В. А., 6-е изд. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 285 с.
Кобелев Н. Б. Имитационное моделирование объектов с хаотическими факторами: Учебное пособие / Кобелев Н.Б. - М.: КУРС, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 192 с.:
Кожанова Е. Государственные стандарты в сфере ДОУ // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – №11. – С. 69–77.
Кожанова Е. Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. – 2015. – № 10. – С. 18–20.
Кудрявцев Н.В., Лысова Т.В. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. / Н.В. Кудрявцев, Т.В. Лысова. – Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. – 416 с.
Лычкина Н. Н. Имитационное моделирование экономических процессов: Учебное пособие / Н.Н. Лычкина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 254 с.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: уч. пособ. / О.П. Солугуб. 3-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2013. 207 с.
Теоретико-прикладные аспекты управления персоналом в малом и среднем бизнесе: Колл. монография / Н.Н. Богдан, О.В. Горшкова, М.Ю. Дикусарова [и др.]. – Владивосток: ВГУЭС, 2015. – 240 c.
Толстяков Р. Р. Информатика [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Р. Р. Толстяков, Т. Ю. Забавникова, Т. В. Попова. - 2-е изд., стер. - М.: ФЛИНТА, 2013. - 112 с
Ульянцева, С.Э. Подготовка к автоматизации документооборота: быстро, эффективно, своими силами. – М.: Фирма «1С», 2014. – С. 15 – 21.
Фионова Л. Р. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами // Делопроизводство. – 2014. – № 3. – С. 14–20.
Царев Р. Ю. Теоретические основы информатики/ЦаревР.Ю., ПупковА.Н., СамаринВ.В. и др. - Краснояр.: СФУ, 2015. - 176 с.
Blanchard B. S., Fabrycky W. J. Systems Engineering and Analysis. 5th Edition. -USA: Prentice Hall, 2010. -800 p.
Elizondo D. A., Silanas A., Martinez-Balleste A. Computational Intelligence for Privacy and Security. -Berlin: Springer, 2012. -259 p.
Vinichenko M.V., Melnichuk A.V., Kirillov A.V., Makushkin S.A., Melnichuk Y.A. Modern views on the gamification of business. // Journal of Internet Banking and Commerce. April 2016, vol. 21, no. S3.

Приложение

Приложение 1

Модель потоков данных «как есть»

Модель потоков данных «как есть» для покупки/продажи

Рис.1 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.2 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.3 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.4 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора купли/продажи»

Рис.4.5 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Модель потоков данных «как есть» для обмена

Рис.6 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.7 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.8 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.9 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора обмена»

Рис.10 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

4.3 Модель потоков данных «как есть» для аренды

Рис.11 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.12 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.13 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.14 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора аренды»

Рис.15 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Приложение 2

Таблица 1 – Модель документооборота агентства недвижимости «как есть»

Подразделения Документы	Риэлторы	Отдел аренды	Отдел купли-продажи	Отдел обмена	Отдел оформления документации	Директор	Бухгалтерия	Отдел юридической службы
1. Заявки	Составление				Хранение
2. Договор между клиентом и агентством недвижимости	Сбор данных				Оформление документов Хранение(1 экземпляр)	Утверждение
3. Договор аренды		Составление			Оформление документов Хранение(1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
4. Договор обмена				Составление	Оформление документов Хранение(1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
5. Договор купли-продажи			Составление		Оформление документов Хранение(1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
6. Квитанция об оплате услуги					Составление Хранение(1 экземпляр)		Подпись

Приложение 3

АИС «АН»

Регистрация

клиентов

Отчёт по оказанным услугам

Ведение

справочников

Формирование

отчетов

Оформление

договоров

Отчет по количеству клиентов

Справочник «Сотрудники»

Справочник «Клиенты»

Справочник «Недвижимость»

Справочник «Аренда»

Справочник «Обмен»

Справочник «Купля/продажа»

Поиск подходящего варианта

Рис.1 - Диаграмма иерархии функции АИС «АН»

Приложение 4

Модель потоков данных «как будет» для покупки/продажи

Рис.2 - Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.3 - Модель потоков данных первого уровня

Рис.4 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»

Рис.5 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»

Рис.6 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.4 «Подбор подходящего варианта»

Рис.7 - Модель потоков данных второго уровня для блока «Оформление договора купли/продажи»

Рис.8 - Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Модель потоков данных «как будет» для обмена

Рис.9 - Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.10 - Модель потоков данных первого уровня

Рис.11 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»

Рис.12 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»

Рис.13 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.4 «Подбор подходящего варианта»

Рис.14 - Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора обмена»

Рис.15 - Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Модель потоков данных «как будет» для аренды

Рис.16 - Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.17 - Модель потоков данных первого уровня

Рис.18 - Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Работа с клиентом»

Рис.19 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.1 «Регистрация клиента»

Рис.20 - Модель потоков данных третьего уровня для блока 1.4 «Подбор подходящего варианта»

Рис.21 - Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора аренды»

Рис.22 - Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Приложение 5

Модель документооборота агентства недвижимости «как будет»

Подразделения Документы	Риэлторы	Отдел аренды	Отдел купли-продажи	Отдел обмена	Отдел оформления документации	Директор	Бухгалтерия	Отдел юридической службы
1. Заявки	Внесение инф-ии о клиенте в БД				Хранение в БД
2. Договор между клиентом и агентством недвижимости	Сбор данных				Оформление документов Хранение в БД (1 экземпляр)	Утверждение
3. Договор аренды		Заполнение унифицированных форм договоров аренды			Оформление документов Хранение в БД (1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
4. Договор обмена				Заполнение унифицированных форм договоров обмена	Оформление документов Хранение в БД (1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
5. Договор купли-продажи			Заполнение унифицированных форм договоров купли-продажи		Оформление документов Хранение в БД (1 экземпляр)	Утверждение		Утверждение
6. Квитанция об оплате услуги					Составление стандартной формы квитанции Хранение в БД (1 экземпляр)		Подпись