Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной работы обусловлена тем, что множество предприятий в данном роде деятельности , не используют предоставленных перед ними технологий. При этом стоить заметить что достаточное количество предприятий на сегодняшний момент не имеют материальных ресурсов для создания собственной информационной системы управления продуктами.

Начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности организации для возможного улучшения и оптимизации методов работы. Использование информационных систем становится неотъемлемой частью деятельности любой организации. Поэтому для оптового склада большую часть актуальности приобретает использование автоматизированных информационных систем, а также освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программного обеспечения.

Методология проектирования информационных систем на основе смыслового моделирования предметной области и являющейся одним из наиболее часто используемых методов в проектировании информационных систем. Рассматриваемая методология представляет собой организованный процесс создания информационных систем, который обычно разбивается на множество пунктов таких как: проектирование, тестирование, внедрение и множество других. Информационная структура программного обеспечения содержит все объекты и их взаимосвязь, которые необходимы для построения актуальной информационной системой, а высокофункциональная структура определяет, каким образом используются и обрабатываются эти объекты. Информационная и функциональная структуры совместно обеспечивают полную спецификацию информационной системы. При использовании данной автоматизированной информационной системы накладывается множество требований, в том числе требований по защите данных о множестве вещей хранящихся на данном предприятии. Опᴛᴏʙый склад принимает партии ᴛᴏʙаров от поставщиков и отпускает его клиентам мелкими партиями. Требуется вести количественный и стоимостной учет поступающих и отпускаемых ᴛᴏʙаров, поставщиков и клиенᴛᴏʙ, формировать приходные и расходные накладные.

Необходимо понимать что реализация данного проекта требует введение как аппаратной части ЭВМ так и программной части , которое должно соответствовать всем современным требованиям предъявленным заказчиками к проекту. В cвязи с этим необходимо изучить все требования к современной информационной системе, a именно гибкость, надежность, эффективность и безопасность . До проектирования данной информационной системе необходимо изучить все аспекты предприятия в которое будет в будущем внедряться данная информационная система.

Количество ресурсов, дата начала поставок и длительность периода их поступления зависят от общепроизводственных программ организации, которые, в cвою очередь, определяются результатами изучения рынков сбыта. Одной из основных проблем, возникающих при закупке товара, является выбор поставщика. Большое значение объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером оптово-посреднической фирмы в реализации ее логистической стратегии.

При этом каждый заказчик продукции должен выполнить основные этапы выбора поставщика, a именно: Определить и оценить требований покупателей к количеству, качеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к товару. Определить тип закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные закупки (в которых меняется поставщик или параметры закупаемых товаров), новые закупки (закупки, связанные с изменением конъюнктуры рынка). Рассмотреть поведение рынка (монополистический, олигополистический, конкурентный). Знание и оценка рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.

Идентифицировать всех возможных поставщиков и предварительно оценить их. Реализовать процесс поставок конкретной номенклатуры товаров от поставщика посреднической фирме: оформление договорных отношений, передача прав собственности на продукцию, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п. И, в конце концов, контролировать и оценивать выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества продукции.

Объектом изучения является совокупность требований предъявляемых к информационной системе в рамках конкретного предприятия. Учитывая специфику данной фирмы необходимо создать проект информационной системы который будет удовлетворять требованиям сотрудников работающих с ней.

Целью данного курсового проекта является проектирование информационной системы "оптового склада", которая позволит автоматизировать процесс управления товарными запасами на данном предприятии.

Задачи работы - описать проектирование бизнес процессов по управлению продовольственными запасами на складе и разработать графическое представление спроектированных процессов. К рассматриваемым процессам относятся - закупка, хранение, учёт и продажа товара.

Для написания курсового проекта необходимо:

1. Изучить предприятие для которого ведется проектирование информационной системы.
2. Проанализировать существующие варианты решения .
3. Собрать все необходимые требования необходимые для

проектирование.

1. Изучить материал .
2. Посмотреть как решение проблем было сделано в других подобных работах.

ГЛАВА 1. Разработка требований к программному обеспечению

1.1 Анализ существующих решений

На основе изученного предприятия типа "Оптовый Склад" можно сделать вывод что на сегодняшний день практически все фирмы ,которые работаю в этой сфере не используют предоставленных перед ними возможностей. В своей основе данные предприятия пользуются ручным способом учета данных на складе без использования электронной аппаратуры. В данном проекте мы попытаемся рассмотреть все способы решения проблемы автоматизации учета материалов на оптовом складе, а так же их доставку в определенные пункты сбыта больших партий товаров.

Данные системы построены на создании базы данных и в последующем внесением в неё количества материалов доступных на данный момент на складе.

Основной задачей информационной системы является облегчение деятельности сотрудников предприятия в некоторых аспектах таких как:

• Ведение документооборота на предприятии.
• Ведение учета товаров и их распределение.
• Контроль поставки товаров большими партиями по заказчикам.

Для данных целей информационная система является самым лучшим решением. Во многих организациях данный проект решается разными способами . В данной курсовой работы было принято решение на основе полученных ранее знаний ввести базу данных созданную в программе Microsoft Access. Данная программа дает возможность создать необходимую для предприятия базу данных и систему управления базой данных. Основными и главными аспектами современной информационной системы являются база данных (БД) и система управления базой данных (СУБД).

Система специализированна для организации автоматизированной обработки следующих элементов учета:

1. Прием заявок от покупателей на поставку товаров
2. Формирование заявок поставщикам на основании полученных заявок от заказчика
3. Учет текущих товарных остатков, отражение в учете прихода и расхода материалов.
4. Оформление актов несоответствия
5. Учет реализации товара покупателям и контроль своевременности оплаты.
6. Полный контроль поставок товаров на необходимые точки сбыта.

1.2 Анализ предметной области

Особенность анализа предметной области состоит в том, что он позволяет увидеть всю совокупность операций организации.

Для проведения анализа необходима наглядная демонстрация решений для внедрения информационной системы для этого используется различный спектр программ в основном такой программой является ERWIN. ERWIN предлагает средство, для сбора всей необходимой информации о работе предприятия и графического изображения этой информации в виде целостной и непротиворечивой модели. В данном случае данная программа значительно облегчает проектирование информационной системы, наглядно показывая как информационная система должна работать.

Модели ERWIN дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высокозатратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.

Внешние обстоятельства зачастую вынуждают вносить изменения в деятельность организации. Последствия этих изменений должны быть тщательно изучены и осмыслены перед тем, как система будет переделана с их учетом. ERWIN может помочь пользователю на протяжении всего цикла, предоставив возможность оптимизировать бизнес-процесс, которого коснутся эти изменения. На рисунке ниже представлен интерфейс программы ERwin предназначенной для построения контекстных диаграмм и наглядной демонстрации своего проекта в свете функциональности системы.

Рис.1 Пример программы CASE-средств ER-WIN.

В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов-работ, которые взаимодействуют между собой, а также показывается информационные, людские и производственные ресурсы, потребляемые каждой работой. Функциональная модель установлена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться. Методология IDEF0 предписывает построение последовательной системы диаграмм, т.е. единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействие с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая система описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее для достижения нужной степени подробности.

Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, ERWIN позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3. С точки зрения последовательности выполняемых работ. И еще более точную картину можно получить, дополнив модель диаграммами IDEF3. Этот метод привлекает внимание к очередности выполнения событий. В IDEF3 включены элементы логики, что позволяет моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса.

Для рассмотрения бизнес – процессов выполняющихся на оптовом складе, необходимо использовать только две методологии IDEF0 и DFD. Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т.е. наиболее абстрактного уровня описания системы или бизнес-процессов в целом.

1.3 Сбор требований

При проектировании информационной системы (ИС) «Оптового Склада», было необходимо собрать требования, которые помогли бы создать интерфейс таким образом, что конечному пользователю (работнику магазина) было удобно работать с разработанной (ИС).

Разработка требований - это процесс, включающий мероприятия, необходимые для создания и утверждения документа, содержащего спецификацию системных требований.

Для реализации проекта автоматизированной информационной системы на предприятии необходимо:

1. Ввести систему учёта материалов количества материалов имеющихся в наличии.
2. Спроектировать систему для документооборота из всех отделов на предприятии
3. Спроектировать систему для обратной связи поставщика и клиента.

ГЛАВА 2. Проектирование информационной системы

2.1 Архитектурное проектирование

При проектировании любой информационной системы критическим аспектом является ее архитектура, где она представляет собой видение структуры будущих функциональных процессов и технологий на системном уровне и во взаимосвязи. Обычно сложные информационные системы организаций проектируются как композиция компонентов, взаимодействующих на высоком уровне, которые сами могут быть системами. Архитектура информационной системы делает понимание системы легче, определяя ее функциональность и структуру способом, который раскрывает проектировочные решения и позволяет обозревателю задавать вопросы об удовлетворении проектных требований, распределении функциональности и реализации компонентов.

Архитектура информационной системы организации представляет собой модель того, как информационная технология будет поддерживать основные цели и стратегию развития автоматизируемого объекта. Она позволяет критически мыслить и ясно выразить представление того, как интегрированные наборы информационных систем должны быть структурированы для реализации этих целей. Архитектура информационной системы описывает, как информационные системы, приложения и люди работают в пределах всей организации в единообразной объединенной манере.

2.2 Диаграммы ERwin

Таким образом, архитектура информационной системы включает в себя набор компонентов обеспечивающих основу информационной системы. Данная основа и её характеристики определены на соответствующем уровне для удовлетворения потребностей, производимым планировочным решениям.

При проектировании информационных систем их архитектура должна разрабатываться с учетом многих требований, она должна быть понятной пользователям, дать возможность разработчикам иметь обратную связь с пользователем, позволять определять ключевые интерфейсы, функции и технологии, а также позволять оценить график и бюджет исполнения проекта. При этом от архитекторов информационных систем требуется ответственность за создание удовлетворительной и осуществимой концепции системы на самом раннем этапе ее разработки, поддержки цельности этой концепции на протяжении разработки и определения пригодности результирующей системы для использования клиентом. С другой стороны, разработка архитектуры информационной системы – это процесс описания архитектур информационных систем в достаточной деталировке, чтобы сделать их более полезными для разработки информационных систем.

Рассмотрим метод проектирования информационной системы на примере диаграмм бизнес-процессов. Для автоматизации деятельности склада и наглядной демонстрации , построим диаграмму бизнес-процессов

.В данной курсовой работе, мною было принято решение для его проектирования использовать каскадную модель жизненного цикла информационной системы. Так как я считаю что именно эта модель лучше всего подходит для проектирования информационной системы. На основе изученных мною материалов по деятельности данной организации, в программе для моделирования бизнес-процессов была составлена диаграмма.

Данная диаграмма является одной из самых распространенных представлений проекта. При представлении каскадной модели ИС данный вид диаграмм соответствует всем современным стандартам их применения. Этот вариант диаграммы и его последующей декомпозиции является основным для проектированных бизнес процессов. Диаграммы типа IDEF0 работают только на вход и на выход ,то есть информация поступает по одному каналу и выходит через него же.

Рис 2. Диаграмма нулевого уровня IDEF0

На данной диаграмме нулевого уровня IDEF0 представлено как выглядит ИС организации "Оптовый склад". Необходимо понимать что у данного предприятия есть ряд требований для информационной системы. Так как у всех организаций требования разные в данной диаграмме учитываются все требования организации по данному проекту. На диаграмме показано упрощенное видение деятельности склада оптовой продукции. Так как данная диаграмма является наиболее простой для понимания и изучения из всех представленных диаграмм необходимо перейти к следующей. Для более углубленного изучения данного предприятия необходимо произвести декомпозицию.

Каждая последующая диаграмма является более полным и точным представлением одной из работ на вышестоящей диаграмме. Вся система разбивается на множество различных подсистем и развивается до нужного уровня детализации, данная система разбивается на три уровня.

Далее каждый из блоков декомпозиции системы будет развиваться по иерархической структуре и наследовать определенные элементы от предыдущих элементов.

Рис 3. Разветвленная модель бизнес процессов для оптового склада.

На данной диаграмме проиллюстрирована деятельность склада оптовой продукции в более развернутом виде. Здесь мы можем наблюдать взаимодействие различных аспектов которые способствуют работе склада предприятия . На данной диаграмме показывающей проект информационной системы декомпозированный в методологию IDEF3.

Рис 4. Подробное описание обработки товаров поступающих на оптовый склад

При дальнейшей декомпозиции мы получаем более подробное описание проектируемой информационной системы мы получаем проработанный в конкретных аспектах проект будущей информационной системы. Проект должен удовлетворять всем требованиям современных технологических стандартов которые заданы в сегодняшних рамках развития данной сферы деятельности.

В дальнейшем после проведения более подробного анализа деятельности персонала на оптовом складе можно сделать вывод, что необходимо учитывать множество факторов для организации стабильной и безотказной работы информационной системы. При проектировании необходимо учитывать тот факт что данной информационной системой может пользоваться персонал у которого может быть недостаточно для этого квалификации. По сему внешняя начинка информационной системы предназначенная для непосредственного управления всеми потоками информации должна быть проста и понятна рядовому пользователю который будет на ней работать, но в то же время система должна быть достаточно функциональной для решения всех задач поставленной перед ней. Оптимальным решением этой задачи является проектирование простого и понятного интерфейса программы управления информационной системой.

Помимо всех перечисленных критериев необходимых для создания простой и понятной информационной системы необходимо оценивать её актуальность. Так как большинство из представленных в данном проекте решений были использованы ранее в других проектах. В данной отрасли большинство удачных решений были реализованы в подобных этому проектах . Так как в основе проектирования информационной системы лежит использование CASE-средств необходимо опираться на последующие варианты построения диаграмм. С каждой новой декомпозицией диаграмма становиться более подробной и расширенной . С точки зрения методологии информационной системы данный подход является более чем правильным, поскольку позволяет отразить в диаграммах множество проработанных аспектов современной информационной системы.

Рис 5. Модель обработки товара поступающего на склад.

При проведении очередной декомпозиции диаграммы бизнес процессов мы можем в разы лучше понимать устройство проектируемой нами автоматизированной информационной системы. В данной декомпозиции представлено более тесное взаимодействие всех частей проектируемой информационной системы . На данном этапе декомпозиции видно тесное взаимодействие персонала и документации сопровождающей товар для поставки заказчику. На данном этапе ИС взаимодействует непосредственно с персоналом и выходящей в последствии товарам .Данное решение позволяет в разы снизить документооборот на предприятии. принимая данное решение необходимо отталкиваться от изученных ранее материалов по данному предприятию для которого ведется проектирования данной информационной системы. Принятое решение о введении информационной системы части которой представлены на диаграммах бизнес процессов сделанных в программе ERwin должно соответствовать всем общепринятым мировым стандартам и требованиям. Основным стандартом информационных сетей используемых для предприятий является MRP (Material Requirements Planning) и его дальнейшее развитие MRP II. Данные стандарты используются на сегодняшний день во всех информационных системах действующих в рамках определенной организации. Рассмотрим ещё один уровень декомпозиции проектируемой информационной системы.

Рис 6. Законченная модель оптового склада с описание.

На данной диаграмме можно отчетливо видеть как информационная система может выполнять все поставленные перед ней задачи порой замещая работу сотрудников оптового склада. В настоящее время данные информационные системы широко применяются в различном спектре организаций. Применение диаграмм бизнес-процессов позволяет наглядно показать структуру проектируемой информационной системы. Для автоматизации документооборота необходимо оперировать как со статичными данными которые остаются не измененными, так и динамическими с постоянно обновляемой информацией. Помимо информации о сотрудниках, перечни товаров, документов необходимо анализировать поступающие заявки. Для решений данной задачи служит описанная выше база данных в программе Microsoft Access. В большинстве организаций используется более совершенная программная база нежели использованная в данном курсовом проекте. Во множестве современных информационных системах большое внимание уделено такому весьма важному аспекту как защита информации.

Безопасность информации является одной из основных частей информационной системы. Необходимо учитывать что любая информация является очень уязвимой к различным вирусам и вредоносному программному обеспечению , а так же к простому хищению ценной для организации информации путём взлома.

Для решения задачи по защите информации необходимо выполнить несколько простых защитных операций. Так как проектируемая система как и большинство других является открытой она является уязвимой к вмешательству в свою структуру других людей. В теории любой понимающий в этом человек может как внедрить что-то новое в систему для улучшения и возможного упрощения работы ранее созданной системы, так и потенциальные злоумышленники которые могут вмещаться в информационную систему дабы саботировать её работу ради своих целей.

Поэтому необходимо учитывать такой аспект как защита информации на предприятии в спроектированной информационной системе. В малых организациях для данных целей зачастую используют такие программы как: RipeExe, FoxSecret , R.I.P Exe, Folder Guard и другие. В более крупных организациях используются программы заточенные под конкретные запросы и задачи необходимые исключительно на данном предприятии. Для решения проблемы защиты информации предпринимаются различные решения, а именно частая смена кодов допуска (паролей) к базе данных и другой информации доступной узкому кругу лиц в данной организации.

Так же данная проблема решается созданием локальной сети для быстрого доступа к закрытой части информации.

Общими принципами для организации зашиты конфиденциальной информации являются:

• Эффективность
• Согласованность данных
• Комплексность
• Непрерывность
• Достаточность

Для реализации мер безопасности на организационных систем должен применяться набор сертифицированных в установленном порядке технических средств защиты информации.

Заключение

После написания курсового проекта можно сделать вывод что информационная система является весьма сложным комплексом различного спектра программных элементов связанных друг с другом. В процессе того, как была спроектирована информационная система, мы окончательно убедились в её необходимости на любом предприятии. Хотя она и является достаточно сложным в понимании ,автоматизирующим все процедуры преобразования данных, но преимущества от её внедрения перевешивают данный аспект. Различные организации подходят к созданию своей заточенной под их нужды системы по- разному.

Каждая информационная система создаваемая для предприятия должна в первую очередь соответствовать и требованиям и задачам поставленным перед ней.

В каждом аспекте информационная система должна соответствовать всем современным требованиям по множеству критериев в данной курсовой работе учтены практически все требования предъявляемые к современной информационной системе, такие как безопасность , актуальность на данном этапе, целостность, масштабируемость ,доступность рядовому пользователю и.т.д.

Для предприятия важнейшим компонентом является прибыль данный элемент необходимо учитывать при создании системы хоть это не является важным компонентом но и необходимо понимать .

Кроме того в информационных системах необходимо учитывать и принимать во внимание существующие схемы обработки информации и её внедрения в организацию.

Таким образом , в рамках данного курсового проекта было рассмотрено множество решений которые применялись в других подобных организациях и на основе них составлено главное и основополагающее в данный момент решение.

Оценивая проделанную работу можно сделать вывод что при проектировании информационной системы есть множество факторов которые необходимо учитывать. Требования к информационным системам постоянно меняются, дополняются и постепенно обрастают новыми деталями необходимыми для корректной работы качественной информационной системы.

Проектирование актуальной на данный момент информационной системы представляет ряд сложных управленческих, клиентских и многих других решений.

При соответствии информационной системы одной из моделей жизненного цыкала информационных систем в данном случае каскадной ,необходимо обращать внимание но множество факторов способствующих развитию данной информационной системы

В данном случае при проектировании было рассмотрено и проанализировано множество источников информации

Таким образом , подводя итоги можно сказать что план курсовой работы выполнен.

Список использованной литературы

1. Александров, Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные системы / Д.В. Александров. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 224 c.
2. Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
3. Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.
4. Емельянов, С.В. Информационные технологии и вычислительные системы: ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ. МАТЕМАТИЧЕСКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ. ПРИКЛАДНЫЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАТИКИ / С.В. Емельянов. - М.: Ленанд, 2015. - 96 c.
5. Лихтенштейн, В.Е. Информационные технологии в бизнесе. Практикум: применение системы Decision в решении прикладных экономических задач: Учебное пособие / В.Е. Лихтенштейн, Г.В. Росс.. - М.: ФиС, 2009. - 560 c.
6. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования / К.Н. Мезенцев. - М.: ИЦ Академия, 2013. - 176 c.
7. Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие / В.Ю. Пирогов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2009. - 528 c.
8. Гаврилов Д.А. Управление производством на базе стандарта MRP I I. - СПб.: Питер, 2003.
9. Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Бондаренко А.С. Информационные технологии управления. - М. ЮНИТИ, 2004.
10. Липунцов Ю.П. Управление процессами Методы управления предприятием с использованием информационных технологий. М.: ДМК-Пресс: Компания АйТи, 2003.