Разработка конфигурации «Управление документооборотом» в среде 1С:Предприятие 8.3

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы заключается в том, что к какой-либо категории бизнеса не относилось бы предприятие, в его деятельности присутствует необходимость информационной поддержки учета и сопровождение документации.

Объектом данного исследования является отдел логистики в транспортном предприятии.

Предметом настоящего исследования является технологии разработки информационной системы «Управления документооборотом организации перевозок» на платформе 1С: Предприятие.

Целью данной работы является проектирование и разработка информационной системы «Управления документооборотом организации перевозок» на платформе 1С: Предприятие.

Для достижения поставленной цели следует решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации;
2. Охарактеризовать документооборот при организации перевозок груза;
3. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
4. Разработать информационную систему «Управление документооборотом организации перевозок» на платформе 1С: Предприятие.

Данная курсовая работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованной литературы, приложений.

Практическая значимость данного исследования заключается в возможности практического применения результатов данной работы в деятельности Группе компаний «Транс – Логистика».

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Выбор комплекса задач автоматизации

В настоящем исследовании, в качестве предметной области используется транспортная компания Группа компаний «Транс – Логистика», которая, в свою очередь предоставляет следующие услуги:

• Логистический консалдинг;
• Таможенное оформление;
• Складские услуги;
• Международные перевозки;
• Таможенная карта;
• Сертификация;
• Страхование грузов;
• Услуги аутосоринга;
• Доставка и оформление культурных ценностей [13].

Так, в данном исследовании, далее будет представлена разработка информационной системы документооборота в отделе логистики данного предприятия.

Однако, для начала, следует рассмотреть основные понятия данного направления.

Так, грузоперевозки представляют собой огромную инфраструктуру со своими правилами, законами и особенностями. Главная цель данного бизнеса является своевременная доставка продукции с минимальными издержками. Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки. Логистика, представляет собой  часть экономической науки и экономической деятельности, основная задача которой состоит в продвижении товара и услуг от производителя к потребителю. Включает в себя подбор упаковки, упаковывание товара, выбор транспорта, выстраивание оптимального маршрута, организацию промежуточного хранения и многое другое.

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность.

Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.

Так, исходя из вышесказанного модно отметить тот факт, что основными участниками данного процесса является грузоотправитель, сама транспортная компания и грузополучатель.

Так, же стоит отметить, что успешное функционирование данного отдела имеет достаточно большое значение для деятельности всего предприятия в целом. Данный факт связан с тем, что данное предприятие позиционирует свою деятельность как деятельность работы с грузами, их отправкой, хранением и т.д. Следовательно, логистика, в данном предприятии, а именно автоматизация данного процесса, является неотъемлемой частью в деятельности данного предприятия.

В приложении 1 представлена диаграмма отражающая информационные потоки отдела логистики в Группе компаний «Транс – Логистика».

Так, изучая представленную диаграмму следует отметить, что входящими информационными потоками в данном предприятии, а именно если рассматривать отдел логистики, являются:

• Заявка грузоотправиля;
• Информация о грузополучателе;
• Документация на отправку груза.

Выходными информационными потоками отдела логистики являются:

• Доставленный груз;
• Сопровождающая документация.

Управленческими информационными потоками, в деятельности данного отдела являются:

• Коньюктура рынка;
• Законодательство Российской Федерации;
• Устав предприятия

Механизмами же, в данной деятельности являются:

• Персонал отдела бухгалтерии;
• Персонал отдела логистики;
• А так же руководство транспортной компании

В заключении настоящего раздела, следует так же отметить о важности автоматизации данного отдела, путем подсчета общего показателя документооборота в данном предприятии. Так, на рисунке 1 представлена формула, позволяющая произвести подсчет общего показателя документооборота в отделе логистики в Группе компаний «Транс – Логистика».

Рисунок 1 - Формула подсчета объема документооборота

В таблице 1 представлены основные показатели характеризующие документооборот отдела логистики в группе компаний «Транс – Логистика» на момент окончания 2016 года.

Таблица 1 – Показатели документооборота в ООО «Логитек» за 2016 год.

Документы	Подлинники	Копии
Поступившие документы	643	553
Отправленные документы	612	532
Внутренние документы	1067	1067

Так, исходя из представленных выше показателей документооборота стоит отметить, что показатель общего документооборота равен 3.31.

Документооборот отдела логистики в группе компаний «Транс – Логистика».

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока которые представлены в приложении 2.

В данный документооборот входят следующие документы:

1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

• Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
• Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
• Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

• Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
• Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД) [10, 500].

Так, изучив всю информацию о данном документообороте, стоит так же добавить таблицу, отражающую оценку потоков информации в данном документообороте (таблица 2).

Таблица 2 – Оценка документооборота в группе компаний «Транс – Логистика».за 2016 год.

Документы	Объемы документов	Трудоемкость работ в обработки документов
Документы на груз	329	4299 лист/год
Документы на водителя и транспорт	50	50 лист/год
Документы на оформление грузоперевозки	576	5076 лист/год
Договор на страхования груза	157	2588 лист/год

Стоит отметить, что в представленной таблице, столбец отражающий затраченную трудоемкость демонстрирует практически ручной труд персонала при оформлении необходимой документации, и рассчитанный по следующей формуле:

Т^б_раб = Т_сб + Т_обр,=329+3970=4299 лист/год (1)

где:

Т^б_раб – общая трудоемкость работ в базовом варианте;

Т_сб - затраты времени на сбор и анализ информации;

Т_обр – затраты времени на запись и обработку информации.

В Т_обр входят затраты времени на запись (Т_зап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Т_расч):

Т_обр = Т_зап + Т_расч.=470+3500=3970 лист/год (2)

Значение Т_зап находится из выражения:

Т_зап = Q_год/Н_выр,= 1750/(5600/1500)=470 лист/год (3)

где

Q_год – годовой объем записываемой информации в знаках (один условный лист содержит примерно 1500 знаков);

Н_выр – норма выработки при записи, зн/ч.

Так, исходя из выше представленного можно сделать вывод о том, что в данном документообороте, а именно в процессе его оформления, среди персонала ответственного за оформление и ведение данного документооборота, присутствует большая затрата трудоемкости, что в свою очередь провоцирует низкую оперативность в выполнении основных функций отдела, а так же несовершенство организации и сбора исходной информации, которая так же, находится не в одном месте, и вводится в документы персоналом вручную. Как уже известно, целью настоящего проекта является разработка информационной системы устраняющая представленные недостатки в деятельности отдела логистики в группе компаний «Транс – Логистика».

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Изучив более подробно предметную область и документооборот отдела логистики в группе компаний «Транс – Логистика», было принято решение в разработки информационного обеспечения «Управление документооборотом организации перевозок».

Так, в данном документообороте, а именно в отделе логистики присутствуют документы имеющие унифицированные формы, которые необходимы присутствовать в данном информационном обеспечении такие как:

• Счет – фактура;
• Путевой лист;
• Товарно –транспортная накладная.

Так же, в данной информационной системе, необходимо наличие и внутренних документов отдела логистики, таких как договор между клиентом и транспортной компанией.

Информационная система должна отвечать требованиям возможности оперативного ввода информации, а так же оперативного вывода информации в должном виде определенной формы, а так же система должна поддерживать возможности представление необходимых отчетов.

Из назначения и функций системы классификации  вытекают и основные требования, предъявляемые к ней:

1. Удобство практического пользования отдельными классификаторами и системой классификации в целом;
2. Соответствие системы классификации действующему законодательству.

Система классификации должна полностью отражать действующее законодательство. Это требование в большей степени относится к предметному классификатору. Это выражается, во-первых, в том, что система классификации построена таким образом, что каждому правовому акту в ней находится свое место, и, во-вторых, в том, что каждая рубрика классификатора - это юридическое понятие, сложившееся в действующем законодательстве, научно обоснованное, не противоречащее другим используемым в классификаторе понятиям.

1. Относительная стабильность системы классификации.

Несмотря на продолжающееся обновление Российского Законодательства, можно говорить об относительной его стабильности. В его основе лежат федеральные кодексы и ряд крупных Федеральных Законов, являющихся кодифицированными актами. Поскольку система классификации отражает систему законодательства, она также должна быть относительно стабильной.

Разработка на платформе1С:Предприятие включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности предприятий, используя единую технологическую платформу.

Состав прикладных механизмов «1С:Предприятие» ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.

Гибкость платформы позволяет применять «1С:Предприятие» в самых разнообразных областях:

• Автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.;
• Поддержка оперативного управления предприятием;
• Автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
• Ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
• Широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;
• Решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
• Расчет зарплаты и управление персоналом.
• Ведение реестра документации предприятия [12].

Данные, которые определяют логику функционирования системы на базе 1С:Предприятия, относятся к информационной базе. Хранение информационной базы осуществляется в базе данных с виде набора таблиц, для чего 1С:Предприятие 8 может использовать одну из пяти систем управления базами данных (СУБД):

• Встроенную в 1С:Предприятие 8 (файловый вариант информационной базы). В этом случае все данные информационной базы хранятся в файле с именем 1cv8.1cd. Этот файл имеет двоичный формат и по сути является базой данных для встроенной в 1С:Предприятие 8 СУБД;
• Microsoft SQL Server (клиент-серверный вариант информационной базы). Все данные информационной базы хранятся в базе данных Microsoft SQL Server;
• PostgreSQL (клиент-серверный вариант информационной базы). Все данные информационной базы хранятся в базе данных PostgreSQL.
• IBM DB2 (клиент-серверный вариант информационной базы). Все данные информационной базы хранятся в базе данных IBM DB2.
• Oracle Database (клиент-серверный вариант информационной базы). Все данные информационной базы хранятся в базе данных Oracle Database.

На уровне объектов базы данных (таблиц, полей, индексов и т. п.) как файловый так и клиент-серверный вариант информационной базы имеют сходный формат (отличающийся несущественными деталями). Некоторая информация об этом формате содержится ниже.

Вся информационная база представляется в базе данных в виде набора таблиц. Среди них есть несколько таблиц, которые обязательно присутствуют в представлении любой информационной базы:

• Config - основная конфигурация информационной базы. Эта конфигурация соответствует реальной структуре данных и используется 1С:Предприятием 8.0 в режиме Предприятия;
• ConfigSave - конфигурация, редактируемая Конфигуратором. Конфигурация из ConfigSave переписывается в Config при выполнении "Обновления конфигурации базы данных" в Конфигураторе, а наоборот - при выполнении в Конфигураторе операции "Конфигурация - Конфигурация базы данных - Вернуться к конфигурации БД".
• Files содержит служебную информацию, например, о работе с хранилищем конфигурации.
• Params содержит параметры информационной базы. Среди них:
  • • Национальные настройки информационной базы.
    • Таблица соответствия объектов метаданных и объектов базы данных (таблиц, полей, индексов).
    • Некоторая другая информация.
• _YearOffset - смещение дат в базе данных. Эта таблица создается только при использовании Microsoft SQL Server.
• DBSchema содержит информацию о структуре базы данных 1С:Предприятия и определяет другие объекты базы данных, используемые данной информационной базой.
• v8users  - cписок пользователей.
• _UsersWorkHistory  - история работы пользователей.
• _SystemSettings  - хранилище системных настроек.
• _RepSettings  - хранилищe настроек отчетов.
• _RepVarSettings  - хранилище настроек вариантов отчетов.
• _CommonSettings  - хранилище общих настроек.
• _FrmDtSettings - хранилище настроек данных форм.

При старте 1С:Предприятие проверяет наличие в информационной базе перечисленных таблиц и в случае отсутствия какой-нибудь из них выдается сообщение "информационная база разрушена". Отсутствие всех перечисленных таблиц означает, что информационная база пустая. В последнем случае эти таблицы будут созданы.

Перечень и структура других таблиц базы данных определяется конкретной конфигурацией, а именно, определенными в ней объектами метаданных. Имя каждой таблицы состоит из буквенного префикса и следующего за ним номера. Префикс определяет назначение таблицы, а номер позволяет различать таблицы одинакового назначения, относящиеся к разным объектам метаданных. Если в качестве СУБД используется IBM DB2, то описанную структуру имеют не имена таблиц, а их псевдонимы.

Так, на основе всего выше сказанного, для группы компаний «Транс – Логистика».более предпочтительным продуктом является 1С:Предприятие в виду следующих причин:

• Достаточная низкая цена по сравнению с другими продуктами;
• Возможность постоянного обновления в связи с необходимостью;
• Ориентирована на русского пользователя. Следовательно, менее сложное обучения персонала.
• Не последним плюсом в использовании платформы 1С:Предприятие для разработчика является интерфейс разработки в режиме конфигуратора данном программы.

ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

Характеристика разработанных справочников в информационной системе «Управление документооборотом»

Как было указанно ранее в настоящем исследовании, комплекс задач автоматизации связан с организацией документооборота организации перевозок, так, на основе этого, в разрабатываемой конфигурации присутствуют следующие справочники:

• Водители. Данный справочник характеризует персонал осуществляющий перевозки. Ответственным за ведения справочника является менеджер, он так же создает новые записи в данном справочнике по мере появления новых сотрудников, и удаляет записи в связи с выбытием сотрудников. Структура данного справочника представлена в таблице 3.

Таблица 3 – Справочник «Водители»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Табельный номер	Число	10
Номер водительского удостоверения	Число	10
Дата выдачи удостоверения	Дата
Номер телефона	Строка	50

• Заказчики. В данном справочнике описана вся необходимая информация о заказчиках для составления документации. Ответственным за ведения справочника является менеджер, он так же создает новые записи в данном справочнике по мере появления новых заказчиков, с целью более быстрого оформления документации перевозки. Данный справочник, как правило имеет достаточно частую актуальность. Структура данного справочника представлена в таблице 4.

Таблица 4 – Справочник «Заказчики»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Статус заказчика	ПеречислениеСсылка.Статус_заказчика
Форма собственности	ПеречислениеСсылка.Форма_собственности
Груз	СправочникСсылка.Груз

Так же, в данном справочнике реализована табличная часть представленная в таблице 5.

Таблица 5 – Табличная часть справочника «Заказчики»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
ФИО (Наименование)	Строка	50
Юридический адрес	Строка	50
Фактический адрес	Строка	50
Контактная информация	Строка	50
Номер расчетного счета	Число	10
БИК	Число	10
ИНН	Число	10
Наименование банка	Строка	50

• Справочник «Транспорт» характеризует наличие а так же создание записей о имеющемся транспорте на предприятии. Структура данного справочника представлена в таблице 6.

Таблица 6 – Справочник «Транспорт»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Гос номер	Строка	10
Грузоподъемность	Строка	10

• Справочник «Груз» содержит информацию об отправляемом грузе в соответствии с путевым листом. Ответственным за ведения данного справочника является менеджер, так как он занимается комплектацией заказа. Данный справочник используется по мере необходимости регистрации отпущенного груза. Структура данного справочника представлена в таблице 7.

Таблица 7 – Справочник «Груз»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Вес	Строка	10
Количество мест	Строка	10
Назначенный транспорт	СправочникСсылка.Транспорт

• Справочник «Пользователи» необходим для создания бизнес процессов в данной конфигурации, как правило, актуальным данный справочник не является, так как используется по мере выбывания какого либо пользователя, а именно менеджера или бухгалтера, или создания новой записи в связи с появлением нового штатного сотрудника. Структура данного справочника представлена в таблице 8.

Таблица 8 – Справочник «Пользователи»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
ФИО	Строка	50
Должность	Строка	50
Контактная информация	Строка	50

Так же, данный справочник имеет табличную часть (таблица 9 ).

Таблица 9 – Табличная часть справочника «Пользователи»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Табельный номер	Строка	10
Номер кабинета	Строка	10
Телефон/Факс	Строка	10
Мобильный телефон	Строка	10

• Справочник «Роли пользователей», так же разработан для создания бизнес процессов в данной конфигурации. Данный справочник имеет структуру представленную в таблице 10.

Таблица 10 – Справочник «Роли пользователей»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Бухгалтер	Строка	10
Менеджер	Строка	10

Описание документов, необходимых для получения исходной информации

В разрабатываемой конфигурации на платформе 1С:Предприятие, а именно в настоящем исследовании, реализованы следующие документы:

• Товарно – транспортная накладная. Настоящий документ создается с целью содержания информации о грузе, грузоотправители, грузополучателе, продавце и другой информации касающейся перевозки груза. Макет настоящего документа представлен в приложении 3.

Структура информации содержащейся в данном документе представлена в таблице 11.

Таблица 11 – Документ "Товарно-транспортная накладная"

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Контрагент	СправочникСсылка.Заказчики
Договор	Строка	50
Счет-фактура	ДокументСсылка.Счет_Фактура

Так же, в структуре данного документа содержится и табличная часть представленная в таблице 12.

Таблица 12 – Табличная часть документа "Товарно-транспортная накладная"

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Артикул груза	СправочникСсылка.Груз
Вес	Строка	10
Количество	Число	10
Цена	Число	10
Сумма	Число	10
НДС	Число	10
ВСЕГО	Число	10

Стоит отметить, что для расчетов строк Сумма и Всего в данном документе разработан код представленный в приложении 4, позволяющий осуществлять расчет по следующей схеме:

1. Пользователь вводит цену единицы товара в строку «Цена»;
2. Далее пользователь вводит количество товара в поле «Количество».

После реализации представленных действий, информационная система рассчитывает общую сумму в строке «Сумма» по формуле Строка «Цена» * строка «Количество. Далее, информационная система рассчитывает цену НДС в строке НДС путем расчета 18% от общей суммы, и в заключении, в поле «ВСЕГО» фиксируется конечный показатель отражающей результативную стоимость перевозки с учетом НДС. Так же, стоит отметить, что при выводе на печать, строка «Всего так же рассчитывается в соответствии с программным кодом представленном в приложении 7.

Ответственным за оформление данного документа является бухгалтер.

• После того как менеджером найден автомобиль и водитель, который в последующем осуществит перевозку груза заказанного клиентом, менеджер составляет путевой лист, который содержит информацию о месте и времени выбытия груза и его прибытия. Макет данного документа в приложении 5.

Структура данного документа представлена в таблице 13.

Таблица 13 – Документ «Путевой лист»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Договор	Строка	10

Так же, в данном документе присутствует и табличные части. Табличная часть «Основные данные» представлена в таблице 14.

Таблица 14 – Табличная часть «Основные данные» документа «Путевой лист»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Дата	Дата
Заказчик	СправочникСсылка.Заказчики
Водитель	СправочникСсылка.Водители
Водительское удостоверение	Строка	10
Транспорт	СправочникСсылка.Транспорт
Гос номер	Строка	10

Табличная часть «Период» представлена в таблице 15.

Таблица 15 – Табличная часть «Период» документа «Путевой лист»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Дата выезда	Дата
Место выезда	Строка	50
Дата прибытия	Дата
Место прибытия	Строка	50

Как уже отмечалось выше, ответственным за создание и редактирование данного документа является менеджер, он реализует данный документ при каждом отправлении груза, следовательно данный документ используется часто.

• Документ счет – фактура. Данный документ является финансовым а так же отражающем информацию о грузоотправителе, грузополучателе, о грузе и ответственных лицах. Настоящий документ печатается в двух экземплярах, которые так же подписываются обеими сторонами (продавцом и покупателем). Ответственным за создание данного документа является бухгалтер. Макет данного документа представлен в приложении 7.

Стоит так же отметить, что в данном документе присутствуют расчеты таких полей как Общая стоимость. Программный код осуществляющий данный расчет представлен в приложении 8. Структура информации в данном документе представлена в таблице 16.

Таблица 16 – Документ «Счет фактура»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Наименование ТК	Строка	50
Адрес ТК	Строка	50
ИНН ТК	Строка	50
Грузоотправитель	СправочникСсылка.Заказчики
Грузополучатель	СправочникСсылка.Заказчики
Адрес грузополучателя	Строка	50
ИНН грузополучателя	Строка	50

Так же, в данном документе есть табличные части. Табличная часть «Данные груза» представлена в таблице 17.

Таблица 17 – Табличная часть «Данные груза» документа Счет – фактура»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Артикул груза	СправочникСсылка.Груз	50
Количество мест	Число	10
Цена за место	Число	10
Налоговая ставка	Число	10
Общая стоимость	Число	10

Табличная часть «Подписи сторон» представлена в таблице 18

Таблица 18 – Табличная часть «Подписи сторон» документа Счет – фактура»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Руководитель ТК	Строка	50
Главный бухгалтер	Строка	50

• Документ «Заправка ГСМ» является отчетным документом о расходе топлива за всю перевозку. Создается данный документ бухгалтером и передается водителю назначенного транспорта, который водитель в последующем заполняется заверяя данный документ товарными чеками. Ответственным за создание данного документа является бухгалтер. Макет данного документа представлен в приложении 9.

Структура настоящего документа представлена в таблице 19.

Таблица 19 – Документ «Заправка ГСМ»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Организация	Строка	50
АЗС	Строка	50
Вид заправки	Строка	50

Так же в данном документе присутствует табличная часть «Данные заправки» представленная в таблице 20.

Таблица 20 – Табличная часть «Данные заправки» документа «Заправка ГСМ».

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Дата заправки	Дата
Транспортное средство	СправочникСсылка.Транспорт
Водитель	СправочникСсылка.Водители
ГСМ	Строка	50
Количество	Число	10
Путевой лист	ДокументСсылка.ПутевойЛист
Цена	Число	10
НДС	Число	10
Сумма	Число	10
Всего	Число	10

• Документ «Начисление премии водителю». Данный документ бухгалтер создает по мере необходимости расчета вознаграждения водителям за поездку. Структура данного документа представлена в таблице 21.

Таблица 21 – Документ «Начисление премии водителю»

Наименование поля	Тип поля	Длина поля
Дата заправки	Дата
Сотрудник	СправочникСсылка.Водители
Вид расчета	ПланВидовРасчетаСсылка.ОсновныеНачисления
Дата начала	Дата
Дата окончания	Дата
Размер	Строка	10
График	СправочникСсылка.ГрафикРаботыВодителей

Описание разработанных форм отчетов, необходимых для отражение результатов документооборота организации перевозок.

В настоящем исследовании, разработанная конфигурация характеризует документооборот существующий при организации перевозок грузов. Так, с целью получения итоговой информации данной конфигурации разработаны следующие отчеты:

• Отчет «Загруженность водителей» отражает список характеризующий количество поездок и водителей осуществивших данную поездку. В настоящем отчете информация берется из документа «Путевой лист». Схема компоновки данных отчета «Загруженность водителей» представлен в приложении 10.

Так, в данном отчете присутствуют показатели представленные в таблице 22.

Таблица 22 – Структура отчета «Загруженность водителей»

Наименование поля	Источник
Водитель	Документ «Путевой лист»
Дата выезда	Документ «Путевой лист»
Место выезда	Документ «Путевой лист»

Данный отчет формируется ежеквартально с целью отчетности. Ответственным за формирование данного отчета является менеджер.

• Отчет «Затраты на ГСМ» характеризует затраченные средства на топливо при осуществлении перевозки. Информация для составления данного отчета предоставляется с документа «Заправка ГСМ». Схема компоновки данных настоящего отчета представлена в приложении 11.

Структура представленных показателей в данном отчете представлена в таблице 23.

Таблица 23 – Структура отчета «Затраты на ГСМ»

Наименование поля	Источник
Водитель	Документ «Заправка ГСМ»
Всего	Документ «Заправка ГСМ»
Количество	Документ «Заправка ГСМ»
Транспортное средство	Документ «Заправка ГСМ»
Дата	Документ «Заправка ГСМ»

Настоящий отчет формируется бухгалтером ежеквартально в отчетный период.

• Отчет «Учет ТТН» предназначен для учета имеющихся в бухгалтерии товарно – транспортных накладных а так же информации о них с целью восстановления информации при ее потери. Данный отчет формирует бухгалтер с целью демонстрации списка выполненных ТТН за определенный период. Схема компоновки данных данного отчета представлена в приложении 12.

Структура показателей в данном отчете представлена в таблице 24.

Таблица 24 – Структура отчета «Учет ТТН»

Наименование поля	Источник
Дата	Документ «Товарно_транспортная_накладная»
Номер	Документ «Товарно_транспортная_накладная»
Проведен	Документ «Товарно_транспортная_накладная»
Счет на оплату	Документ «Товарно_транспортная_накладная»

Описание реализации периодических расчетов в среде 1С:Предприятие

В данной конфигурации реализован расчет премии водителям за совершенные поездки. Так, для начала, в конфигурации был создан план видов расчетов «Основные начисления»предопределенные показатели которого являются:

• Оклад (основной показатель);
• Болезнь (вытесняющий показатель);
• Высокие показатели (ведущий показатель).

Далее, в данной конфигурации, реализован регистр расчета «Основные начисления», содержащий в себе следующие характеристики:

• План видов расчетов в данном регистре является «Основные начисления»;
• График – справочник график работ водителей;
• Значение графика – количество часов;
• Дата графика – дата.

Структура данных в данном регистре следующая:

• Измерения – сотрудник , данный показатель ссылается на справочник «Водители»;
• Ресурсы – сумма (тип данного показателя число);
• Реквизиты:
  • График (ссылка на справочник график работы водителей);
  • Параметр.

Структура данных данного регистра представлена в приложении 13.

Главным показателем, который необходимо рассчитать в данном регистре является сумма к оплате (премия водителю). Так, для получения данного конечного результата следует в зависимости с графиком работы и количеством отработанных часов, а так же в зависимости от оклада рассчитать сумму премии.

Программный код данной реализации представлен в приложении 14.

Описание созданной карты маршрута бизнес-процесса в среде 1С:Предприятие

В приложении 15 представлена карта бизнес процесса «Документооборот организации перевозок».

Так, рассматривая данную карту можно составить следующий алгоритм последовательности действий:

• Первоначально, клиент обращается в транспортную компанию с целью организации перевозки груза;
• Менеджер, в случае если клиент обращается в первый раз оформляет всю необходимую документация путем запроса информации у заказчика. В случае если клиент ранее обращался в транспортную компанию, то менеджер заполняет шаблон договора организации перевозки по имеющимся данным в организации о данном заказчике;
• Далее, после составления договора, бухгалтер составляет финансовые документы, такие как счет – фактура и товарно-транспортная накладная;
• Далее, менеджер совершает поиск необходимого транспортного средства для организации перевозки с учетом всех габаритных характеристик заказа, если в предприятии есть свободное транспортное средство отвечающее требованиям, то менеджер регистрирует его к заказу, если такого нет в наличии по причине занятости, то менеджер арендует транспортное средство;
• Далее, менеджер организовывает поиск водителя для организации перевозки. Если водителя по каким либо причинам нет, то менеджер нанимает водителя с другой организации, и оформляет путевой лист.
• В завершении перевозки, после прибытия водителя обратно, бухгалтер рассчитывает премию данного сотрудника.

Описание разработанных подсистем в среде 1С:Предприятие

В данной конфигурации разработаны 2 подсистемы. Одна подсистема содержит в себе всю информацию об участниках документооборота «Организации перевозок». Вторая подсистема содержит все документы.

В таблице 25 представлено функциональное описание подсистем

Таблица 25 – Функциональное описание подсистем

Наименование подсистемы	Функции подсистемы
Участники	Содержит в себе информацию об участниках организации грузоперевозок, а именно информацию для оформления документов организации перевозок. Так же, в данной подсистеме предусмотрено формирование отчетности характеризующей «Загруженность водителей», а именно список водителей и совершенных ими поездок
Документация	Данная подсистема содержит в себе всю документацию по организации грузоперевозок. Так же, данная подсистема отвечает за формирование документации данного типа, вывода её на печать и формирование отчетности учета финансовых документов.

Командный интерфейс подсистемы «Участники» представлен в приложении 16.

Так, состав данной подсистемы следующий:

1. Справочники:
   1. Водители;
   2. Заказчики;
   3. Пользователи;
   4. Роли исполнителей;
   5. График работы водителей.
2. Перечисления:
   1. Статус заказчика;
   2. Форма собственности.
3. Отчеты:
   1. Загруженность водителей.

Командный интерфейс подсистемы «Документация» представлен в приложении 17.

Состав данной подсистемы следующий:

1. Справочники:
   1. Транспорт;
   2. Груз.
2. Документы:
   1. Товарно-транспортная накладная;
   2. Путевой лист;
   3. Счет-фактура;
   4. Заправка ГСМ;
   5. Начисление премии водителю.
3. Отчеты:
   1. Затраты на ГСМ;
   2. Учет ТТН.
4. Планы видов расчета:
   1. Основные начисления.
5. Регистры сведений:
   1. Регистр адресации;
   2. График работы.
6. Регистры накопления:
   1. Регистр накопления1.
7. Регистр расчета:
   1. Основные начисления.
8. Бизнес – процессы:
   1. Документооборот грузоперевозок.
9. Задачи:
   1. Задача исполнителя.

Описание разработанного интерфейса пользователя в среде 1С:Предприятие

В настоящем исследовании, а именно в разрабатываемой конфигурации присутствуют 3 пользователя, для каждого из которых разработан интерфейс. Так, в данной конфигурации следующие пользователи:

• Администратор. У данного пользователя есть все права на работу со всеми элементами конфигурации;
• Бухгалтер. Данный пользователь обладает правами на работу с элементами необходимыми для формирования финансового документооборота;
• Менеджер. Права данного пользователя ограничиваются на создании и редактировании остальных элементов, не вхожих в состав интерфейса бухгалтера.

Так, состав элементов входящих в интерфейс бухгалтера следующий:

• Справочники необходимые для хранению данных в последующем используемых для создания и редактирования документации организации перевозок:
  • Транспорт;
  • Груз;
  • Заказчики;
  • Водители;
• Документы, которые, в свою очередь, после создания и проведения, так же имеют функцию печати (вывода документа):
  • Начисление премии водителю;
  • Счет – фактура;
  • ТТН;
  • Заправка ГСМ;
  • Начисление премии водителю;
• Регистр расчета:
  • Основные начисления;
• Планы видов расчета:
  • Основные начисления.
• Отчеты:
  • Загруженность водителей;
  • Затраты на ГСМ;
  • Учет ТТН.

Интерфейс менеджер основан на собираемой информации менеджером для составление последующей документации организации перевозок. Так, в данный интерфейс входят следующие элементы конфигурации:

• Справочники в данном интерфейсе выполняют роль регистрации и хранения необходимой информации для создания и редактирования документации:
  • Груз;
  • Транспорт;
  • Пользователи;
  • Заказчики;
  • Водители.
• Документ путевой лист менеджер, как было указанно ранее составляет при отправки груза, после регистрации всей необходимой информации. Стоит так же отметить, что данный документ является выходным в данной конфигурации.

Интерфейс администратора имеет в своей структуре все представленные выше элементы конфигурации, а так же дополнительные элементы, такие как составление бизнес процесса конфигурации.

Контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие и его описание на примере задачи автоматизации «Управление документооборотом организации перевозок».

В данном исследовании разработана конфигурация доступ к которой имеют три пользователя, так, на основе этого вход в систему представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Вход в конфигурацию

Контрольный примет реализации данного проекта представлен под именем пользователя «Админ», так как данный пользователь имеет доступ ко всем элементам конфигурации.

В данной конфигурации, с целью ввода необходимой информации присутствуют ряд справочников экранные формы которых представлены в приложении 18. К данным справочникам относятся справочник «Водители», справочник «Заказчики», отражающий информацию о заказчиках, справочник «Пользователи» отражающий информацию о пользователях информационной системы, справочник «Груз» характеризующий информацию о заказе клиента справочник «Транспорт» хранит информацию о действующих машинах на предприятии, справочник «график работы водителей» хранит информацию о существующих графиков работы данного персонала

В данной конфигурации содержится регистр расчета «Начисление премии водителю». Форма данного расчета представленный в приложении 19.

Так, регистром данного расчета является документ «Начисление премии водителю» экранная форма данного создания данного документа представлена в приложении 20

Так же, данный расчет основывается на справочнике «График работы водителей», а так же регистра сведений «График работы»

После проведения документа «Начисления премии водителю», при переходе на вкладку «Основные начисления» отображается результат представленный в приложении 20.

Так же, в данной конфигурации присутствуют следующие отчеты структура которых указанная ранее, представленные в приложении 21

Отчет «Затраты на ГСМ» основан, как было ранее указанно на документе заправка ГСМ. Пример заполнения данного документа представлен в приложении 21.

Так, на основе сформированных документов данного типа, реализуется отчет «Затраты на ГСМ» представленный в приложении

Отчет «Учет ТТН» формируется на основе информации содержащейся в документе «Товарно-транспортная накладная». Пример запыления данного документа представлен в приложении

Отчет «Учет ТТН» представлен в приложении

Отчет «Загруженность водителей» отражает информацию в документе «Путевой лист», а именно количество поездок и дата их организации. Пример запыления документа «Путевой лист» представлен в приложении

Отчет «Загруженность водителей» представлен в приложении 21.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате написания данной курсовой работы была разработана информационная система «Документооборот организации перевозок».

Так, в первой главе данного исследования представлена аналитическая часть, а именно в данной главе представлен круг задач автоматизации, а так же характеристика имеющегося документооборота на примере предприятия Группа компаний «Транс-логистика».

Во второй главе данного исследования представлен проект разработки конфигурации на платформе 1С:Предприятия «Документооборот организации перевозок». Так, в данной главе представлена разработка элементов конфигурации, а именно:

• Справочников;
• Документов;
• Подсистем;
• Ролей;
• Интерфейсов;
• Перечислений;
• Отчетов;
• Планов вида расчета;
• Регистры сведений;
• Регистры накопления;
• Регистры расчета;
• Бизнес-процессы;
• Задачи.

Так же, стоит отметить, что при создании некоторых элементов, а именно документов конфигурации был создан код для реализации расчетов суммы документа.

Так, на основании всего вышесказанного стоит отметить, что задачи, поставленные в начале исследования решены, а следовательно и цель данного исследования достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления – М.: Бизнес-Пресс, 2012. – 316 с.
2. Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию – М.: Делопроизводство, 2012. №2.
3. Бычков, В. Экономика автотранспортного предприятия: Учебник / В. Бычков. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 384 c.
4. Брауде Э. Технология разработки программного обеспечения – СПб.: Питер, 2012 – 698 с.
5. Девятин П.Н. Модели безопасности компьютерных систем. Управление доступом и информационными потоками – М.: Горячая линия–Телеком, 2013.– 338 с.
6. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник – М. :ИНФРА-М, 2007. – 319 с.
7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления – М.: Термика, 2010. – 144 с.
8. Коваленко В.В. Проектирование информационных систем – М.: Форум, 2012 – 320 с.
9. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Документирование управленческой деятельности. Учебник и практикум – М.: Юрайт, 2016.– 384 с.
10. Куняев Н.Н., Демушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот – М.: Логос, 2013. – 500 с.
11. Малюк А.А. Информационная безопасность: концептуальные и методологические основы защиты информации. Учеб. Пособие для вузов – М.: Горячая линия–Телеком, 2011. – 280 с.
12. Официальный сайт 1С:Документооборот 8 [Электронный ресурс]. URL: http://v8.1c.ru/doc8/ (дата обращения: 01.10.2017)
13. Официальный сайт Группа компаний Транс - Логистика [Электронный ресурс]. URL: http://trans-logistika.ru (дата обращения: 01.10.2017)
14. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2010 – 512 с.
15. Федотова Д.Э., Семёнов Ю.Д., Чижик К.Н. CASE-технологии: учебное пособие – М.: «Горячая линия – Телеком», 2008. – 160 с.
16. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота – М.: РАГС, 2009. – 84 с.
17. Щеглов А.Ю. Защита компьютерной информации от несанкционированного доступа. – М.: Наука и техника, 2010. – 384 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

&НаКлиенте

Процедура ДанныеКоличествоПриИзменении(Элемент)

СтрокаТабличнойЧасти = Элементы.Данные.ТекущиеДанные;

СтрокаТабличнойЧасти.Сумма = СтрокаТабличнойЧасти.Количество * СтрокаТабличнойЧасти.Цена;

СтрокаТабличнойЧасти.НДС = СтрокаТабличнойЧасти.Сумма/100*18;

СтрокаТабличнойЧасти.ВСЕГО = СтрокаТабличнойЧасти.СУММА + СтрокаТабличнойЧасти.НДС;

КонецПроцедуры

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

&НаКлиенте

Процедура Данные_грузаКоличество_местПриИзменении(Элемент)

СтрокаТабличнойЧасти = Элементы.Данные_груза.ТекущиеДанные;

СтрокаТабличнойЧасти.Общая_стоимость = СтрокаТабличнойЧасти.Количество_мест * СтрокаТабличнойЧасти.Цена_за_место;

СтрокаТабличнойЧасти.Налоговая_ставка = СтрокаТабличнойЧасти.Общая_стоимость/100*18;

СтрокаТабличнойЧасти.Общая_стоимость = СтрокаТабличнойЧасти.Общая_стоимость + СтрокаТабличнойЧасти.Налоговая_ставка;

КонецПроцедуры

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт

//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)

Макет = Документы.Товарно_Транспортная_Накладная.ПолучитьМакет("Печать");

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст =

"ВЫБРАТЬ

| Товарно_Транспортная_Накладная.Дата,

| Товарно_Транспортная_Накладная.Договор,

| Товарно_Транспортная_Накладная.Контрагент,

| Товарно_Транспортная_Накладная.Номер,

| Товарно_Транспортная_Накладная.Счет_на_оплату,

| Товарно_Транспортная_Накладная.Данные.(

| Артикул_груза,

| Вес,

| Количество,

| Цена,

| Сумма,

| НДС

| )

|ИЗ

| Документ.Товарно_Транспортная_Накладная КАК Товарно_Транспортная_Накладная

|ГДЕ

| Товарно_Транспортная_Накладная.Ссылка В (&Ссылка)";

Запрос.Параметры.Вставить("Ссылка", Ссылка);

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть("Заголовок");

Шапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");

ОбластьДанныеШапка = Макет.ПолучитьОбласть("ДанныеШапка");

ОбластьДанные = Макет.ПолучитьОбласть("Данные");

ТабДок.Очистить();

ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;

Пока Выборка.Следующий() Цикл

Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда

ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();

КонецЕсли;

ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);

Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);

ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());

ТабДок.Вывести(ОбластьДанныеШапка);

ВыборкаДанные = Выборка.Данные.Выбрать();

Пока ВыборкаДанные.Следующий() Цикл

ОбластьДанные.Параметры.Заполнить(ВыборкаДанные);

ТабДок.Вывести(ОбластьДанные, ВыборкаДанные.Уровень());

КонецЦикла;

ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;

КонецЦикла;

//}}

КонецПроцедуры

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

&НаКлиенте

Процедура Данные_грузаКоличество_местПриИзменении(Элемент)

СтрокаТабличнойЧасти = Элементы.Данные_груза.ТекущиеДанные;

СтрокаТабличнойЧасти.Общая_стоимость = СтрокаТабличнойЧасти.Количество_мест * СтрокаТабличнойЧасти.Цена_за_место;

СтрокаТабличнойЧасти.Налоговая_ставка = СтрокаТабличнойЧасти.Общая_стоимость/100*18;

СтрокаТабличнойЧасти.Общая_стоимость = СтрокаТабличнойЧасти.Общая_стоимость + СтрокаТабличнойЧасти.Налоговая_ставка;

КонецПроцедуры

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

Процедура РассчитатьНачисления(Регистратор, НаборЗаписей) Экспорт

//Оклад

Запрос=Новый Запрос;

Запрос.Текст="ВЫБРАТЬ

| ЕСТЬNULL(ОсновныеНачисленияДанныеГрафика.КоличествоЧасовФактическийПериодДействия, 0) КАК ЧасовФакт,

| ОсновныеНачисленияДанныеГрафика.Параметр,

| ЕСТЬNULL(ОсновныеНачисленияДанныеГрафика.КоличествоЧасовПериодДействия, 0) КАК ЧасовПлан,

| ОсновныеНачисленияДанныеГрафика.НомерСтроки

|ИЗ

| РегистрРасчета.ОсновныеНачисления.ДанныеГрафика(

| Регистратор = &Регистратор

| И ВидРасчета = &ВидРасчетаОклад) КАК ОсновныеНачисленияДанныеГрафика";

Запрос.УстановитьПараметр("Регистратор", Регистратор); // передаём документ регистратор чтобы поиск выполнялся только по текущему документу

Запрос.УстановитьПараметр("ВидРасчетаОклад", ПланыВидовРасчета.ОсновныеНачисления.Оклад); //устанавливаем вид расчёта оклад т.к. рассчитываем оклад

Выборка=Запрос.Выполнить().Выбрать();

СтруктураПоиска=Новый Структура;

СтруктураПоиска.Вставить("НомерСтроки",0);

Для Каждого Запись Из НаборЗаписей Цикл //цикл по набору записей текущего документа

СтруктураПоиска.НомерСтроки=Запись.НомерСтроки; //заполняем номер строки для поиска

Если Выборка.НайтиСледующий(СтруктураПоиска) Тогда //ищем в выборке данные для расчёта по текущему номеру строки

Запись.Сумма =?(Выборка.ЧасовПлан=0,0, Выборка.ЧасовФакт/Выборка.ЧасовПлан * Выборка.Параметр); //рассчитываем ЗП пропорционально отработанным дням, в Параметр - текущий оклад

КонецЕсли;

Выборка.Сбросить(); //сбросим выборку, нужно чтобы следующая запись набора записей делала поиск по выборке сначала

КонецЦикла;

НаборЗаписей.Записать(,Истина); //записываем рассчитанные записи в базу, передаём параметр Замещать = Истина

КонецПроцедуры

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

ПРИЛОЖЕНИЕ 16

ПРИЛОЖЕНИЕ 17

ПРИЛОЖЕНИЕ 18

ПРИЛОЖЕНИЕ 19

ПРИЛОЖЕНИЕ 20

ПРИЛОЖЕНИЕ 21