Проектирование реализация операций бизнес – процесса «Складской учет» ( Выбор комплекса автоматизации задач)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Результативная работа современных предприятий полностью зависит от величины оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем. Современные производственные и сервисные технологии, производство продукции и услуг не возможны без информационных технологий, обеспечивающих потребности.

Информационные технологии дают возможность разумно распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия. Материальные и финансовые ресурсы всегда ограничены, поэтому основным фактором успеха экономической деятельности является принятие правильного и своевременного решения о том, где и как надо их сосредоточить для достижения максимального эффекта. Именно своевременная и актуальная информация позволяет концентрировать ресурсы в нужное время и в нужном месте для реализации главных, приоритетных задач.

Целью данной курсовой работы является проектирование автоматизированной системы складского учета для эффективного управление складскими запасами позволяет не только дать своевременную и адекватную информацию о запасах и исполнении заказов, но и увеличить обороты и прибыльность компании. сократить уровень складских запасов и их потери, и в то же время избегая их дефицита, улучшить обслуживание заказчиков. Задачами данной курсовой работы являются:  разработка модели бизнес-процессов складских операций и  раскрытие существующих бизнес-процессов обработки информации при приемке товаров на склад и отгрузке со склада;  разработка постановки задачи автоматизации складского учета.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКА ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса автоматизации задач

Сегодняшние предприниматели всё чаще устремляют свои взгляд на рынок предоставления складских и логистических услуг. Это и немудрено – так как уровень жизни в нашей стране понемногу растёт, что и дает большинству гражданам возможность не экономить на складировании, а покупать такие услуги у профессионалов. Поэтому склад – это неплохой способ начать свое дело.

Склад может осуществлять три функции: Заказ, прием товаров, его хранение и отгрузку.

Формируемая программа предназначена для того чтобы автоматизировать складской учет. Она будет вести учет товаров, учёт поставщиков и формировать отчеты и документы.

В базе данных разрабатываемой программы будут содержаться сведения о товарах:

- код;

- название;

- группа товаров;

- единица измерения;

- цена;

Версии товара, характеризуются следующими параметрами:

- код;

- наименование;

Также в программе будет содержать данные о поставщиках:

- код поставщика;

- название организации;

- контактное лицо;

- ИНН;

- адрес организации;

Данные о сотрудниках будут охарактеризовать следующими параметрами:

- код сотрудника;

- ФИО;

- должность;

- дата приема;

- дата рождения;

- паспорт серия;

- паспорт номер;

- адрес;

- контактный телефон;

Содержится информация о складах:

- код склада;

- наименование.

В случае, когда сотрудник принимает заказ поставщика, будет формироваться приходная накладная, в котором указываются следующие данные:

- код заказа;

- дата поступления;

- сотрудник, принявший товар;

- поставщик;

- склад;

- название товаров;

- набор характеристик;

- количество;

- цена;

- итоговая сумма.

Если сотрудники отгружают товар, то формируется расходная накладная, и в ней указываются следующие данные:

- код заказа;

- дата;

- склад;

- наименование товаров;

- набор свойств;

- количество;

- цена;

- сумма.

Когда сотрудник склада пожелает пополнить количество товаров на складе, то будет формировать документ «заказ на склад» где будут указаны:

- код;

- дата заказа;

- дата исполнения;

- Сотрудник;

- название товаров;

- набор характеристик;

- численность;

- цена;

- итоговая сумма.

В случае, когда сотрудник получил уведомление о заказе на склад, он договаривается с поставщиками о поставке и формируется документ «Заказ поставщику»:

- код;

- текущая дата;

- дата поставки;

- поставщик;

- объект основание;

- наименование товаров;

- количество;

- единица измерения;

Сотрудники благодаря данному программному продукту могут решать следующие задачи:

- регистрировать поставщиков;

- добавлять и удалять данные о товарах;

- составлять приходные и расходные накладные ;

- вести учет товаров в целом;

- просматривать отчеты о движениях товаров.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

Процесс - это неизменная и целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов занятия, которая соответствует обусловленной технологии видоизменяет входы в выходы, которые имеют ценность для потребителя, и является отображением стандарта ИСА 9000 : 2000 и располагает довольно большими общее понятиями.

Вместе с тем само понятие технологии располагает расхождением с мнением оператора системы, которое, например, употребляется в системном анализе. Этаким образом, употребление системного подхода сравнительного определения системы БП приводит к необходимости более подробного толкования БП как объекта самой организации и как предмета управления с точки зрения субъектов трансформаций и видов ресурсов, которые в них применяются для приобретения результата БП. Для управления процессом или БП необходимо поставить цель, руководителя согласно, стандарта БП, ресурсы, входы, которые обращаются в выходы, и информационные потоки.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Метод создания организационной структуры содержит в себе формулировку целей и задач, установление состава подразделений, их ресурсное обеспечение (включая количество сотрудников), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые реализовываются в организационной системе управления.

Весь этот процесс можно сформировать по трем крупным ступеням:

Создание совместной структурной схемы во всех случаях имеет принципиальный смысл, так как при этом обусловливаются основные характеристики организации, а также назначения, по которым должно быть реализовано более основательное проектирование, как организационной структуры, и самых важных аспектов системы (способность переработки информации).

Проектирование основных количественного состава подразделений и согласованности между ними – заключается в том, что предусматривалась реализация организационных решений не только в целом крупным линейно-функциональным, но и самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, разделения конкретных задач между ними, и осуществление внутри организационных связей. Под базовыми подразделениями уясняются независимые структурные единицы (сектора, отделы), на которые организационно распределяются линейно - функциональные и программные целевые подсистемы. Базовые подразделения могут располагать своей внутренней структурой.

Основные правила организационной структуры – содержат в себя разработку качественных характеристик аппарата управления и процедуры управленческой деятельности.

Она включает: атрибут состава внутренних элементов базовых подразделений (должностей); установление проектной численности подразделений; разделение задач и работ между конкретными исполнителями; определение ответственности за их выполнение и нарушение; разработка процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты по затратам на управление, показателям результативности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, разнообразных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает: в не машинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы, справочники),  и внутри машинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1) Выходные и входные документы. Входными документами системы является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение. Выходными документами являются: журнал прихода, журнал отгрузок, отчет  по качеству, отчет по остаткам, отчет по инвентаризации, отчет. За основу форм документов заимствуются бланки, применяемые на предприятии. Их нужно рассмотреть, оценить полноту содержащейся в них информации, и применить при проектировании системы.

2) Экранные формы. Для видения диалога с пользователем допустимы следующие способы: диалог типа «Вопрос - ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм. Для каждого из входных документов будет формироваться экранные формы для ввода первичной информации. При этом надо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Но не обязательно, чтобы внешний вид этих форм был идентичным, но все заводимые элементы данных обязаны размещаться в том же безусловном порядке и иметь такой же формат, что и в заключительном документе. Результатная информация должна отражаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, т.е. на основе применения комбинированной формы с трех зонным месторасположением реквизитов и многострочной содержательной частью. Условно - постоянная информация будет содержаться в справочниках. В системе понадобятся следующие справочники:

- Справочник «Единицы измерения»;

- Справочник «Категории товаров»;

- Справочник «Группы товаров»;

- Справочник «Номенклатура»; -  Справочник «Поставщики»; -  Справочник «Клиенты»;

- Справочник «Должности»

; - Справочник «Сотрудники»; - Справочник «Отделы»;

- Справочник «Дефекты»;

- Справочник «Перечни дефектов».

Конфигурации для ввода справочников должны разрешать просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников используем анкетную форму местоположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников. Для ввода первичной информации потребуются следующие формы:

- Приходная накладная;

- Накладная на внутреннее перемещение;

- Приемка по количеству;

- Приемка по качеству;

- Инвентаризация;

- Управление резервом. Формы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приемка по количеству», «Приемка по качеству», «Инвентаризация» представляют собой экранные формы анкетного  типа и обеспечивают ввод данных согласно реквизитам документов.

Для формы «Управление резервом» необходимо употребить диалог типа «меню», в котором пользователь устанавливает, каким будет его следующий шаг. В данной форме надо предусмотреть возможность выбора товара, наличествующего на складе.

Все экранные формы должны быть удобными, понятными, эргономичными. Общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих утомления пользователя. Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, будет различаться от цвета информационной части. Каждое поле надлежит снабдить подсказкой, которая будет выводиться на экран при ошибочных действиях пользователя. Должна быть обеспечена возможность исправления ошибок во введенных данных.

3) Информационная база. Основным компонентом информационного обеспечения является информационная база, представляющая собой сформированную определенным способом совокупность данных, сохраняемых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Имеются следующие способы организации информационной базы: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, сформированная на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы управления базами данных (СУБД). Локальные файлы обеспечивают более быстрое время обработки данных, но все-таки при таком способе организации информационной базы в информационной системе имеется высокая степень дублирования данных, несогласованность данных, отсутствие гибкости доступа к информации. Интегрированная база данных – это совокупность взаимосвязанных, содержащихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает наилучшее их использование в разнообразных приложениях. Для решения проектируемой программы требуется интегрированная база данных, в которой будут взаимосвязаны данные, попадающие как с участка приемки, так и с участка отгрузки склада. Важнейшими способами организации базы данных являются создание централизованных и распределенных баз данных.

1.5 Информационно - техническое обеспечение

Программное обеспечение – это совокупность программ на носителях данных и программных документов, определенная для отладки, функционирования и проверки работоспособности информационной системы. В состав программного обеспечения входят общесистемные и особые программные продукты, а также техническая документация. К общесистемному программному обеспечению относятся группы программ, сориентированных на пользователей и предопределенных для решения типовых задач обработки информации. Они предназначаются для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

К общесистемному программному обеспечению в нашем случае относятся:

- операционная система;

- система управления базами данных. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели различной степени адекватности, отражающие функциональность реального объекта. Специальное программное обеспечение для проектируемой системы содержит в себе разработанное приложение для автоматизации учета складских операций.

Операционные системы можно разделить на следующие типы:

- дисковые операционные системы, реализующие как минимум функций: загрузку пользовательских программ в оперативную память и их исполнение, работу с механизмами долговременной памяти, доступ к устройствам ввода / вывода,  и кое-какой пользовательский интерфейс.

- операционные системы совместного назначения

- рассчитанные на интерактивную работу одного или нескольких пользователей в режиме разделения времени, при не очень жестких требованиях на время реакции системы на внешние события.

Как правило, в таких системах уделяется высокое внимание защите самой системы, программного обеспечения и пользовательских данных от ошибочных и злостных программ и пользователей. Обычно такие системы применяют встроенные в архитектуру процессора средства защиты и виртуализации памяти.

Системы виртуальных машин - это системы, допускающие синхронную работу нескольких программ, но организовывающие при этом для каждой программы иллюзию, что машина находится в полном ее распоряжении

- системы реального времени - это системы, предопределенные для облегчения разработки так называемых приложений реального времени. Это программы, распоряжающиеся оборудованием с весьма жесткими ограничениями по времени. Образцом такого приложения может быть программа системы управления ускорителем элементарных частиц или промышленным оборудованием.

- Кросс – загрузчики - это системы, целиком ориентированные на работу с host - машиной. Чаще всего они применяются для написания и отладки кода, позднее прошиваемого в ПЗУ.

- Системы промежуточных типов. Разбираемая проектная задача не предъявляет больших требований к надежности, производительности и времени реакции системы, что дает широкий выбор между разнообразными системами общего назначения.  

При выборе операционной системы будем исходить из следующих факторов:

Что в организации, где планируем, проектирование программы для дальнейшего использования на рабочих станциях пользователей уже установлена операционная система линейки Microsoft Windows: Windows 7, Windows Vista, Windows XP. На сервере установлено Microsoft Windows 2008 Server. На приобретаемый сервер с целью совместимости всех компонентов системы рекомендуется определить последнюю версию серверной операционной системы Microsoft Windows 2008 Server. СУБД группируются по следующим признакам:

1) По модели данных:  Иерархические;  Сетевые;  Реляционные;  Объектно-ориентированные.

2) По способу доступа к базе данных  файл - серверные;  Клиент-серверные. Наиболее годящейся для нас моделью данных является реляционная модель, т.к. она характеризуется простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением, и потенциалом применения формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Существует большое разнообразие реляционных клиент - серверных СУБД. Разберем такие продукты, как MS SQL Server и MySQL.  MS SQL Server – очень распространенная, довольно надежная, быстрая клиент - серверная СУБД. Часто применяется для индустриальных систем автоматизации. Версия MS SQL Server Express распространяется бесплатно, но располагает некоторыми техническими ограничениями (максимальный размер базы не должен превосходить 4 Гб, поддерживается только 1 процессор, адресуемая память составляет 1 Гб.). Такие ограничения делают её негодной для развертывания крупных баз данных, но она совершенно годится для ведения программных комплексов в масштабах малой компании.  MySQL – свободно распространяемая клиент - серверная СУБД, высокопроизводительная, обеспечивающая высокий уровень защиты данных. Доступ к серверу MySQL можно реализовать в интерактивном режиме с помощью разнообразных интерфейсов, разрешающих вводить запросы и просматривать полученные результаты.

В настоящее время лидерами на рынке сред разработки являются Microsoft Visual Studio, Delphi, C++ Builder, Builder. Любая из перечисленных сред позволит разработать современное клиент - серверное приложение с современным пользовательским интерфейсом. Одни имеются наработки на Delphi, которые можно применить при разработке информационной системы склада. Предпочтение среды разработки Delphi дозволит гораздо стремительнее по сравнению с прочими из перечисленных сред разработки получить готовую систему, с интерфейсом, аналогичным информационной системы отделов снабжения и сбыта.

Delphi – это среда для разработчиков программного обеспечения и приложений баз данных, заинтересованных в быстром создании высокоэффективных и не сложных в обслуживании приложений. Разработчики могут применить сильную интегрированную среду разработки Delphi с рабочим полем визуального проектирования, широкой коллекцией визуальных компонентов и мощной инфраструктурой гетерогенных баз данных для визуальной разработки и поставки приложений в максимально сжатые сроки. Мощный язык Delphi и компилятор обеспечивают большую производительность и доступ ко всем потенциалам, увеличивающим эффективность и скорость разработки на платформе Windows. Delphi предоставляет также широкий набор инструментов редактирования, факторинга и отладки в рамках комплексного решения, ориентированного на ускорение и упрощение разработки.

ГЛАВА 2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационная модель и её описание.

Информационная модель представляет собой схему, воспроизводящую преобразованные информационные реквизиты от источников информации до её адресатов или, другими словами, процесс обработки информации в информационной системе.

В выстроенной модели можно выделить последовательные уровни:

1) источники информации:

- информационная система, в которой содержатся наполненные справочники;

- информационная система отдела снабжения и информационная система отдела сбыта, из которых импортируются файлы данных;

- кладовщик участка приемки, контролер сектора приемки по качеству, кладовщик участка отгрузки, начальник склада, вводящие исходные данные в систему;

2) первичная информация:

- файлы «Заказы», «Предполагаемые поставки», импортируемые из смежных ИС;

- документы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение»;

- формы ввода «Приемка по количеству», «Приемка по качеству», «Инвентаризация»;

3) таблицы с первичными данными :

- таблицы «Приход» и «Расход»;

- таблица «Повреждения»;

- таблица «Качество»;

- таблица «Резерв»;

- таблица «Инвентаризация»;

4) таблицы с промежуточной и результатной информацией:

- таблица «Остатки»;

5) результатные документы и файлы:

- документы «Журнал прихода», «Журнал отгрузок»;

- отчеты «Отчет по качеству», «Отчет по остаткам», Отчет по инвентаризации», «Резервы отделов »;

- файл, хранящий данные о приходе и отгрузке товаров на складе; эти файлы экспортируется в бухгалтерию для проведения бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей;

6) получатели информации:

- информационная система бухгалтерии;

- менеджеры отдела снабжения;

- менеджеры отдела сбыта;

- начальник склада.

Область 1 информационная модель отражает процесс приемки товаров на склад:

- таблица «Планируемые поставки» наполняется данными, импортируемыми из информационной системы отдела снабжения;

- кладовщик участка приемки вводит в систему данные первичного документа «Приходная накладная» и итоги приемки по количеству;

- заведенные данные хранятся в таблицах «Приход» и «Повреждения»;

- контролер сектора приемки по качеству совершает приемку по качеству и вводит результаты приемки в форму «Приемка по качеству»; данные записываются в таблице «Качество»;

- на основе этих данных складываются итоговые документы «Журнал прихода» и «Отчет по качеству»;

- данные о поступлении товара автоматически прибавляются к таблице «Остатки».

Область 2 отражает процесс ведения справочников информационной системы.

Область 3 отражает процессы обрабатывания информации при проведении складских операций инвентаризации и резервирования товаров:

- начальник склада заводит в систему данные инвентаризации;

- на основе итогов инвентаризации редактируется учетное значение товара на складе;

- с помощью формы «Управление резервом» кладовщик создает резерв товаров и при необходимости меняет значение резерва.

Область 4 отображает процесс отгрузки товаров клиентам:

- файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» импортируются из информационной системы отдела сбыта;

- кладовщик наполняет исходными данными форму ввода документа «Накладная на перемещение»;

- извещение об отгрузках сохраняется в таблице «Расход»;

- количество отгруженного товара автоматически вычитается в таблице «Остатки»;

- на основании таблицы «Расход» формируется результатный документ «Журнал отгрузок».

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Справочники системы

В системе задействованы следующие справочники:

Справочник «Группы номенклатуры» – хранит общию информацию о группах товаров. Хранит реквизиты: «код», «наименование».

Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о товарах, попадающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование», «описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «признак активности номенклатуры». Так как номенклатура очень часто изменяется, в справочнике нужно иметь признак активности, чтобы обозначать товары, которые лишились актуальности.

Справочник «Категории» - содержит добавочную информацию о категориях товара. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание».

Справочник «Единицы измерения» - содержит перечень единиц измерения, которые применяются для указания количества товара. Пример: «шт.», «кг», «г» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование».

Справочник «Поставщики» - содержит перечень поставщиков товаров. Содержит реквизиты «код», «название», «комментарий».

Справочник «Клиенты» - содержит перечень, приобретающих товары. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город», «адрес доставки».

Справочник «Должности» - содержит перечень должностей сотрудников. Примеры: «кладовщик участка приемки», «начальник склада», «менеджер по продажам» и т.п. Содержит реквизиты «код», «название», «описание».

Справочник «Отделы» содержит перечень отделов КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Примеры: «Отдел сбыта», «Отдел снабжения», «Отдел приемки», «Отдел контроля качества» и т.п. Содержит реквизиты: «код», «краткое название», «полное название».

Справочник «Сотрудники» - содержит список сотрудников, имеющих отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код», «ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».

Входные файлы

1) Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы» поступают из информационной системы.

информационной системы отдела снабжения.

Файл «Планируемые поставки» хранит следующие первичные показатели:

- вероятная дата поступления;

- поставщик;

- основание поставки (номер и дата договора на поставку);

- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.

Файл «Ожидаемые артикулы» содержит данные о поступающих товарах:

- артикул;

- категория товара;

- количество товара;

- ссылка на справочник «Перечни дефектов».

Файлы из информационной системы отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Ожидаемые артикулы» содержит в среднем 20 записей, а файл «Планируемые поставки» - 10 записей.

Форма «Ожидаемые грузы» для просмотра импортированных данных и их дальнейшего употребления при приемке грузов.

2) Файл «Заказы» поступает из информационной системы отдела сбыта, и заключает в себе следующие первичные показатели:

- номер заказа;

- дата заказа;

- номер отдела;

- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.

Файл «Заказанные артикулы» содержит данные о товарах, участвующих в заказе:

- артикул;

- количество товара.

Файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем 10 записей, а файл «Заказанные артикулы - 20 записей.

Форма «Заказы» для просмотра импортированных данных и их дальнейшего использования при отгрузке товаров.

Входные документы системы:

1) Приходная накладная. При зачислении товара на склад формируется документ приходная накладная.

Основные реквизиты, являются:

- дата поступления товара;

- номер накладной;

- поставщик;

- основание;

- ФИО сотрудника склада, принявшего товар;

- ФИО менеджера, ответственного за поставку;

- ФИО водителя, привезшего груз.

Данные табличной части:

- артикул;

- название;

- единицы измерения;

- количество;

- цена;

- сумма без НДС;

- итоговая сумма с НДС.

При вводе данных автоматически подсоединяются справочники «Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Номер накладной создается автоматически.

2) Накладная на перемещение. Документ формируется при отгрузке товара. Дальнейшее оформление продажи клиентам реализовывается отделом сбыта.

Документ заключает следующие реквизиты:

- номер заявки;

- номер накладной;

- получатель;

- дата отгрузки;

- ФИО сотрудника склада, осуществляющего отгрузку.

А в табличной части документа существуют следующие реквизиты:

- артикул;

- наименование;

- единицы измерения;

- количество;

- цена;

- сумма без НДС;

- итоговая сумма с НДС.

2.3 Характеристика результатной информации

Журнал прихода. Журнал хранит данные о зачислениях товара за определенный промежуток времени (рисунок 1). Данные формируются на основе таблиц «Приход», «Повреждения» и «Качество». При поддержке справочниками «Номенклатура» и «Сотрудники»

Рисунок 1 Макет документа

Журнал прихода. Журнал содержит реквизиты:

- «дата» из таблицы «Приход»;

- «номер накладной» из таблицы «Приход»;

- «поставщик» из таблицы «Приход»;

- «артикул» из таблицы «Приход»;

- «наименование товара» из справочника. «Номенклатура»;

- «количество» из таблицы «Приход»;

- «повреждения» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если дефектов нет; «Да», если дефекты есть (сообщение об имеющихся повреждениях хранятся в таблице «Повреждения»); и знак «?» – если контроль по количеству еще не была произведена; - «качество» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если нет претензий по качеству; «Да», если обнаружены дефекты (сообщение о анализе качества содержится в таблице

- качество – вычисляемые поля «Общее количество» и «Хорошее количество» - если они равны, значит дефектов не выявлено), и «?» – если контроль по качеству еще не была сделана;

- кладовщик – сотрудник склада, выполнявший приемку (из справочника «Сотрудники»). В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру накладной. Журнал прихода является существенным отчетом о работе отдела приемки грузов. Его просматривают начальник склада и менеджер отдела снабжения.  

Отчет об инвентаризации. Отчет об инвентаризации (рисунок 2) хранит итоги инвентаризации склада. Охватывает следующие реквизиты:

- дату проведения инвентаризации;

- состав комиссии (ФИО и должность).

В табличной части документа содержатся данные:

- артикул;

- наименование;

- учетное количество;

- фактическое количество;

- расхождение в абсолютных единицах;

- учетное количество после корректировки;

- примечание.

Отчет формируется по запросу начальника склада

Рисунок 2 Макет документа «Отчет об инвентаризации»

 Журнал отгрузок. Журнал (рисунок 3) заключает в себе данные об отгрузках товаров за выбранный период времени. Данные сформировываются на основе таблиц «Расход», «Заказы» и справочника «Клиенты». Журнал содержит реквизиты:

- дата из таблицы «Расход»;

- номер накладной из таблицы «Расход»;

- отдел из таблицы «Расход»;

- клиент из таблицы «Заказы»;

- город из справочника «Клиенты»;

- комплектация

- вычисляемое поле: возвращает количество в процентах отгруженного товара сравнительно заказа;

- статус текущий статус отгрузки: «готово» или «отгружено»;

- номер автомобиля – гос. номер автомобиля, осуществляющего доставку;

-водитель - ФИО водителя, привозящего груз.

 Журнал отгрузок Журнал (рисунок) заключает в себе данные об отгрузках товаров за выбранный период времени. Данные сформировываются на основе таблиц «Расход», «Заказы» и справочника «Клиенты». Журнал содержит реквизиты:

- дата из таблицы «Расход»;

- номер накладной из таблицы «Расход»;

- отдел из таблицы «Расход»;

- клиент из таблицы «Заказы»;

- город из справочника «Клиенты»;

- комплектация

- вычисляемое поле: возвращает количество в процентах отгруженного товара сравнительно заказа;

- статус, текущий статус отгрузки: «готово» или «отгружено»;

- номер автомобиля – гос. номер автомобиля, осуществляющего доставку;

-водитель - ФИО водителя, привозящего груз

Рисунок 3 Макет журнала отгрузок
 

2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Проектируемый программный продукт автоматизирует функции обработки данных и подготовки документов по учету товаров на складе

Выделяется два подмножества функций складской системы

(рисунок 1):

- служебные функции, к которым относятся вход в систему с учетной записью пользователя, импорт, экспорт, содействие по работе с программой;

- важнейшие функции обрабатывания данных: ведение справочников системы, операции складского учета, просмотр и печать складских документов, планы на поступление и выгрузку товаров.

Система должна функционировать в многопользовательском режиме. При входе в систему под установленной учетной записью, пользователь приобретет доступ к тем функциям системы, которые ему доступны.

Все операции, объединенные с вводом информации, должны осуществляться в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени. Для такого взаимодействия пользователей с программой благоприятнее всего применить язык диалога. Программа обладает довольно большим количеством функций, и для осуществления такого диалога удобно применить меню. Структура меню показана на рисунке 4.

Рисунок 4 Дерево функций системы

2.5 Характеристика базы данных

База данных системы осуществляется на MS SQL Server. Разработаем

ER-модель (Entity-Relationship model, модель «сущность - связь») базы данных.

ER модель (рисунок 5) отражает состав и взаимосвязи таблица 1, отражающих содержание информационной модели в терминах конкретной СУБД.

Таблица 1

Перечень сущностей и их соответствие информационной модели

№	Название сущности в информационной модели	Идентификатор таблицы
	Справочник «Единицы измерения»	Measure Units
	Справочник «Группы товара»	Groups
	Справочник «Номенклатура»	Assortment
	Справочник «Категории»	Categories
	Справочник «Дефекты»	Defects
	Справочник «Группы дефектов»	Defect Groups
	Справочник «Перечни дефектов»	Defect Sets
	Справочник «Поставщики»	Supplier
	Справочник «Клиенты»	Client
	Справочник «Должности»	Positions
	Справочник «Отделы»	Division
	Справочник «Сотрудники»	Employee
	Файл «Планируемые поставки»	Expected Arrivals
	Файл «Ожидаемые артикулы»	Expected Articles
	Таблица «Приход»	Arrivals
	Таблица «Поступившие артикулы»	Arrival Articles
	Таблица «Повреждения»	Damages
	Таблица «Качество»	Quality Tests
	Таблица «Обнаруженные дефекты»	Quality Defects
	Таблица «Остатки»	Rests
	Файл «Заказы»	Demands
	Файл «Заказанные артикулы»	Demand Articles
	Таблица «Расход»	Expense
	Таблица «Отгружаемые артикулы»	Expense Articles
	Таблица «Резерв»	Reserved
	Таблица «Инвентаризация»	Inventory
	Таблица «Состав комиссии»	Commission
	Таблица «Результат инвентаризации»	Result

Рисунок 5 Структура базы данных

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Рисунок 6. Структурная схема пакета

Таблица 2

Отображение функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
	Модуль безопасности	Содержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и контроль пароля, вход пользователей в систему, автоматический выход из системы через установленный промежуток времени
	Модуль инициализации интерфейса программы	После удачного входа в систему, запускает программу, применяя настройки прав доступа для учетной записи пользователя
	Модуль импорта/экспорта	По назначенному расписанию или по запросу пользователя определяет соединение с серверами баз данных внешних систем и осуществляет импорт или экспорт данных
№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
	Модуль взаимодействия с базой данных	Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных ИС, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных
	Модуль справочной системы	Содержит процедуры и функции, нужные для отображения справочной информации
	Модуль «Главная форма программы»	Содержит главное меню, из которого реализовывается вызов остальных экранных форм
	Модуль «Отчеты»	Содержит процедуры и функции для ввода параметров запроса, просмотра и печати отчетов
	Модуль «Справочники»	Содержит процедуры функции, разрешающие просмотр содержимого справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа)
	Модуль ввода данных «Приемка товаров»	Содержит процедуры и функции, разрешающие вводить / редактировать данные, связанные с приемкой товара по количеству и качеству
	Модуль ввода данных «Отгрузка товаров»	Содержит процедуры и функции для ввода данных по отгрузке товаров
	Модуль ввода данных «Инвентаризация»	Содержит процедуры и функции для ввода данных по инвентаризации товаров на складе
	Модуль ввода данных «Управление резервом»	Содержит процедуры и функции для ввода данных по резервированию товаров на складе

2.7 Описание программных модулей

Важнейшие вычисления в программе происходят при вводе данных о приемке и об отгрузке товара.

Разберём работу модуля «Приход товара» (рисунок 7).

Рисунок 7 Блок-схема работы модуля

Рисунок 8 Выбор операции

Работа модуля «Приход товара» начинается с выбора пункта меню «Журнал прихода грузов» (рисунок 15). В раскрывшейся форме кладовщик жмет кнопку «Добавить», после это раскрывается форма «Ожидаемые грузы».

Рисунок 9 Блок-схема работы с формой «Ожидаемые грузы»

В форме «Ожидаемые грузы» (рисунок ) кладовщик выбирает запись, отвечающую поступившему товару, и жмет кнопку «Приемка». Если подходящая запись не обнаружена то, чтобы работа склада не приостанавливалась, кладовщик может завести все данные вручную, нажав кнопку «Новая». В обоих случаях раскроется форма «Приход». Если груз регистрируется на основе записи «Ожидаемые грузы», то большинство полей формы «Приход» будет наполнена данными, поступившими из отдела снабжения. Если же груз регистрируется через кнопку «Новая», то все данные придется завести вручную.

На рисунке 10 показана блок - схема заполнения приходной накладной при поступлении груза из списка ожидаемых грузов. При этом кладовщик заполняет только столбец «Количество мест», и при надобности может отредактировать значения «Количество» и «Цена». Прочие показатели приходной накладной заполняются автоматически.

Во время приемки по количеству (рисунок 33), кладовщик вводит действительное количество поступившего товара, а система автоматически подсчитывает расхождение с количеством по накладной, в абсолютных единицах и в процентах. Также, в форме «Приемка по количеству» кладовщик может дать описание повреждений упаковки товара, если таковые имеются; кроме этого можно фиксировать количество поврежденных упаковок. После завершения приемки по количеству товар приходуется на склад: если в таблице «Остатки» имеется запись для артикула, то поступившее количество товара прибавляется к остаткам, имеющимся на складе. Если в таблице «Остатки» нет данных по артикулу, то в таблицу «Остатки» прибавляется новая запись, в которой значение поля «Остаток» приравнивается поступившему числу товара.

Рисунок 10 Блок-схема регистрации прихода товара

Рисунок 11 Блок-схема приемки по количеству

Рисунок 12. Блок-схема приемки по качеству

2.8 Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим на примере работа с информационной системой при приемке и отгрузке товаров.

Кладовщик участка приемки заблаговременно до зачисления товара может просмотреть список ожидаемых поставок (рисунок 13), который импортируется с информационной системой отдела снабжения.

Рисунок 13. Список ожидаемых поставок

Затем после прихода товара, кладовщик выбирает соответствующую запись в списке ожидаемых грузов, и нажимает на кнопку «Приемка». Раскрывается окно «Приход» (рисунок 36). Часть параметров в этом окне копируется из таблицы ожидаемых поставок. Другие заполняются кладовщиком (количество мест, количество товара в одном месте).

Рисунок 14. Окно «Приход»

Соответствующие записи появляются в журнале прихода грузов (рисунок 18). Для каждого товара, зачислившегося по накладной, в журнале приемки грузов прибавляется новая строка. В журнале для вновь добавленных строк в столбцах «Поврежден» и «Качество» воспроизводится вопросительный знак. Это обозначает, что для этих партий товара не была еще проведена приемка по количеству и приемка по качеству.

Для каждого товара кладовщик обязан произвести приемку по количеству. Для этого кладовщик находит строку в журнале прихода грузов, и жмет кнопку «Приемка по количеству». Откроется окно «Приемка по количеству» (рисунок 16), в котором кладовщик заводит информацию о действительном количестве товара. Расхождение между фактическим количеством и количеством по документам в натуральных единицах и в процентах вычисляется автоматически. Затем кладовщик закрепляет в этом окне информацию о повреждениях упаковок товара, если есть.

Рисунок 15 Журнал прихода грузов

Рисунок 16 Окно «Приемка по количеству»

Если при приемке по количеству выявлены нарушения (расхождение больше 0 и встречаются записи в таблице повреждений), то в журнале прихода грузов в столбце «Поврежден» воспроизводится красный восклицательный знак. Если же нарушений не обнаружено, то в столбце «Поврежд.» отображается кнопка «ОК».

После того как сделана приемка по количеству, возникает возможность провести приемку по качеству (рисунок 14). Кнопка «Приемка по качеству» доступна только под учетной записью контролера сектора приемки по качеству.

Рисунок 17 Приемка по качеству

Если при приемке по качеству нарушений не обнаружено, то в столбце «Качество» журнала приемки грузов отображается «ОК». Если же обнаружены нарушения (расхождение больше 0), то в журнале прихода грузов в столбце «Качество» отражается красный восклицательный знак.

После приемки по количеству и качеству товара «Ручка пластиковая Х-8 белая» запись в журнале прихода грузов будет выглядеть как на рисунке 40, т.е. при приемке по численности кладовщиком были выявлены повреждения упаковки, но приемка по качеству показала, что изъянов товаров не обнаружено.

Заявки на отгрузку товаров поступают из отдела сбыта. На рисунке 18 представлено окно просмотра заявок, которое доступно кладовщику участка отгрузки.

Рисунок 18. Отражение в журнале прихода грузов результатов приемки по количеству и качеству

Для выбранной строки в таблице «Заказы» в нижней таблице отображаются заказанные товары (рисунок 19), а также добавочная информация об их наличии на складе. В разбираемом примере для комплектации заказа недостаточно товара «CD-R». Несмотря на то, что общее количество этих дисков на складе превышает заказанное, однако 1000 шт. зарезервирована за другими отделами.

Кладовщик участка отгрузки обязан решить эту ситуацию. Согласовав свои действия с менеджером отдела сбыта, кладовщик может снять резерв с отделов, либо отгрузить доступное количество товара, а именно 485 шт. в место заказанных 500.

Рисунок 19. Окно просмотра заявок на отгрузку

Для того чтобы просмотреть резервы по этому товару за отделами, надо открыть окно «Управление резервами» (рисунок 42). В этом окне отражается список отделов, за которыми значится резерв. Зарезервированное количество можно поменять, либо вовсе удалить резерв определенного отдела. Также в этом же окне есть возможность прибавить резерв.

Заключение

В курсовой работе была с проектирована автоматизированная информационная система для складского учета. В аналитической части были проанализированы:

- характеристики, существующие системы автоматизации бизнес-процессов;

- характеристики документооборота, возникающего при решении задачи

- потоки данных при решении задач.

Были обнаружены следующие несовершенства:

 многократное дублирование одной и той же информации в разных документах;

 малая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. подбор подходящих партий товара для отгрузки исполняется вручную;  неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» товара на складе, в следствии чего этот товар лишается актуальности;  

большие затраты времени на составление отчетов;

 высокая трудоемкость обработки информации;  

Неполное и не результативное использование технических средств, существующих в наличии.

Для ликвидации этих недочетов была разработана задача для проектирования системы:

Проектируемая система обеспечивает функции приемки товаров от поставщиков, отгрузку товаров клиентам, функция управления складскими остатками, функция подготовки отчетов;

- проектируемая система обеспечивает взаимодействие с информационными системами таких отделов как сбыт, снабжение и бухгалтерия;

- учетные карточки материалов будет вестись в автоматическом режиме.

В проектной части курсовой работы спроектирована информационная модель, структурная схема пакета, состав справочников, исходных и результатных документов.

Приведены экраны формы для ввода первичной и условно - постоянной информации, формы результатных документов.

Разработано программное обеспечение: описана его архитектура, структура меню, структура базы данных, описаны программные модули.

Благодаря увеличению прозрачности склада, усовершенствуется управление запасами предприятия. Отделы снабжения и сбыта будут всегда иметь оперативную информацию со склада, а склад будет иметь предварительные данные о планируемых поставках и отгрузках. Кроме того, система даст возможность снизить трудо затраты при учете товарно-материальных ценностей в бухгалтерии

Список использованной литературы

1. Игорь Ощенко Азбука программирования в 1С. Предприятие 8.2 БХВ-Петербург 2013 .- 272 с.

2. М.Г. Радченко, Е.Ю. Хрусталева 1C: Предприятие 8.2. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы БХВ-Петербург Питер 2009. - 874 с.

3. Гончаров Д.И., Хрусталева Е. Ю. Технологии интеграции 1С: Предприятия 8.21С-Паблишинг 2011. - 250 с.

4. Кашаев Сергей Михайлович 1С: Предприятие 8.2. Программирование и визуальная разработка на примерах. Руководство БХВ-Петербург 2015.-336 с.

5. Ощенко Игорь Арнольдович Азбука программирования в 1С: Предприятие 8.2 БХВ-Петербург 2015. - 288 с.

6. Ощенко И.А. 1C: Предприятие. Торговля и склад для начинающих. Экспресс-курс БХВ-Петербург 2012. - 256 с.

7. Рязанцева Н.А. 1C: Предприятие. Комплексная конфигурация. Секреты работы БХВ-Петербург 2012. - 624 с.

8. Елена Хрусталева Язык запросов "1С: Предприятия 8" Издательство «1С-Паблишинг»  2013.-369 с.

9. Гладкий А.А. 1С: Управление торговлей 8.2 с нуля. Конфигурирование и настройка. БХВ-Петербург 2012. - 240 с.

10. Борисов, В.В. Компьютерная поддержка сложных организационно- технических систем.

11. В.В Борисов, И.А. Бычков, А.В. Дементьев. - Горячая линия - Телеком, 2002 -300с.

12. Гайдамакин, Н. А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных ввод. курс : учеб. пособие для вузов ./ Н.А. 13. Гайдамакин - М: Гелиос АРВ , 2002 . - 101 с.

13. Баженова, И. Ю. Основы проектирования приложений баз данных . [Тек: учеб. пособие .

14. И.Ю. Баженова - М. : Интернет-Ун-т информационные тТехнологий БИНОМ. Лаб. знаний , 2006 . - 252 с.