Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации)

Содержание:

Введение

База данных является важнейшей составной частью информационных систем, которые предназначены для хранения и обработки информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность для создания и широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы.

Актуальность данной работы состоит в том, что использование базы данных в сфере торговли способно облегчить учет поставок товаров на склад и позволит в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности. Также созданная база данных даст возможность в любой форме и в короткие промежутки времени ориентироваться в огромной массе информации. Использование программы значительно упрощает и ускоряет работу сотрудников магазина, тем самым экономя их рабочее время. Также позволяет клиентам узнать интересующую их информацию о товарном ассортименте магазина.

Целью данной курсовой работы является создание базы данных для автоматизации работы в сфере продажи.

Для достижения цели потребуется выполнить следующие задачи:

Изучить основные возможности Microsoft Access
Собрать и проанализировать полученные данные о работе в сфере продажи, разделить их на отдельные группы, из которых и будет состоять вся база данных;
Определить инструменты, которыми можно воспользоваться для лучшей автоматизации предприятия;
Разработать вариант базы данных на бумаге с указанием всех задач,
Создать базу данных в электронном виде с использованием таблиц, отчетов и запросов.

1. Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Задача современных систем автоматизации продаж – предоставить менеджеру по продажам возможность в рамках системы решить все возникающие у него профессиональные вопросы и осуществить все необходимые действия. Система должна стать единым интерфейсом для менеджера и верным спутником в работе. За счет этого эффективность его работы должна существенно увеличиться. Диапазон функций, необходимых менеджеру по продажам, может быть очень широк – начиная с простого управления календарем и планирования задач и заканчивая информированием менеджера о ключевых клиентских событиях в режиме реального времени. Вне зависимости от производителя все системы в этой области решают определенный набор задач.

Системы автоматизации продаж – это технология поддержки основных функциональных возможностей продаж, включая обработку заказов, управление контактами, обмен информацией, контроль запасов, отслеживание заказов, управление клиентами, анализ прогнозов продаж и оценку эффективности сотрудников. Система наблюдает за тем, чтобы пользователь стал более эффективным и продуктивным при выполнении административных задач из-за быстрого и точного извлечения информации.

На эти системы, как правило, возлагаются следующие функции:

ведение календаря событий и планирование работы; управление контактами (благодаря ему ни один важный звонок или личное обращение не будут пропущены);
работа с клиентами (каждый клиент будет обслужен на высочайшем уровне, благодаря зафиксированной истории взаимодействия с ним);
мониторинг потенциальных продаж (ни одна потенциальная возможность не будет упущена, каким бы плотным не было расписание сотрудника);
поточная организация продаж (эффективное управление циклом продаж);
повышение точности прогнозов продаж;
автоматическая подготовка коммерческих предложений (освобождает сотрудников от рутинной работы);
предоставление информации о ценах;
автоматическое обновление данных о размере бонуса в зависимости от выполнения поставленных задач;
предоставление актуальной информации о состоянии дел в региональных представительствах;
формирование отчетов (эффективный инструментарий автоматического создания отчетов по результатам деятельности);
организация продаж по телефону (создание и распределение списка потенциальных клиентов, автоматический набор номера, регистрация звонков, прием заказов).

Функциональный прототип систем автоматизации продаж является полезным, особенно для торговых представителей. Эта работа может быть дополнительно расширена систем и интеграции SFA в другие системы, используемые организацией.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Рассмотрим контекстную диаграмму текущих бизнес-процессов компании по организации продаж. К управляющим документам, которые регламентируют деятельность предприятия, можно отнести:

законодательство РФ;
техническую документацию.

К механизмам можно отнести:

персонал;
материально-технические средства.

На вход поступают:

денежные средства;
потребности клиентов;
сырье, материалы и готовая продукция (со склада).

На выходе можно увидеть:

денежные средства;
готовая продукция (клиентам).

Рисунок 1 – Процесс «Организация продаж»

Декомпозиция блока «Организация продаж» представлена на рисунке 2. Процесс декомпозируется на четыре процесса:

принятие заказа;
подбор;
оплата;
отправка.

Рисунок 2 – Декомпозиция процесса «Организация продаж»

1.3. Характеристика документооборота

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Рисунок 3 – Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация – исполнение – согласование – утверждение – регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

На основе анализа текущих бизнес-процессов и принципам маркетинга торговая компания должна обладать различными функциями, разделенными по уровню доступа. Для клиентов компании:

формирование заказов;
приём оплаты;
расчёт доставки.

Для администраторов и менеджеров:

создание/редактирование/удаление номенклатуры;
расчёт финансовых показателей;
ведение базы данных клиентов.

Анализ существующих бизнес-процессов выявил низкую эффективность организации продаж из-за отсутствия:

системы учёта клиентов;
системы ведения заказов;
системы информирования клиентов о деятельности компании, предоставляемых услугах и товаров.

Для того чтобы избежать потери потенциальных покупателей и увеличить эффективность предприятия, необходимо разработать информационную систему, со следующими функциональными возможностями:

Для пользователей интернет-магазина:

формирование заказов;
приём оплаты;
расчёт доставки.

Для администраторов и менеджеров:

создание/редактирование/удаление номенклатуры;
расчёт финансовых показателей;
ведение базы данных клиентов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Исследования выявили несколько возможных средств, которые могут быть использованы при создании разрабатываемой АИС. В их число вошли такие среды разработки, как Microsoft Excel и Microsoft Access из пакета Microsoft Office, 1С, MS SQL.

В крупных проектах, как правило, используются такие среды, как 1С и MS SQL, рассчитанные на большие компании, способные работать с несколькими сотнями клиентов одновременно, обрабатывая большие потоки информации. Но эти системы, вместе со своими большими достоинствами, имеют небольшой недостаток – лицензия даже на одного клиента имеет высокую стоимость.

Количество пользователей АИС «Продажи» не предполагается достаточно большим, а также количество обрабатываемой информации не столь велико, чтобы использовать мощные среды разработки. Оплачиваемый продукт не будет окупаться, так как слишком дорог для поставленной задачи. Кроме того, для обслуживания 1С и MS SQL необходим специальный персонал.

Сложность обучения пользования данными продуктами персонала, также имеет значение. Достаточно большое количество обучающей литературы требует дополнительного времени работников для ее изучения. И поэтому выбор пал на пакет Microsoft Office. Он включает в себя два продукта, которые могут быть использованы для создания базы данных. Сравнив их между собой, увидим, что Excel, несмотря на свою низкую стоимость и простоту использования, имеет ряд недостатков в сравнении с Access. Например, отсутствие защиты ключом, сложность использования более чем одним человеком, а также, неудобство работы с данными в текстовом формате, так как изначально программа была нацелена на табличную обработку цифровой информации.

Плюсы Access:

удобный интерфейс как для программиста, так и для простого пользователя ПК;
создание экранных форм;
большой выбор функциональных возможностей, которые предоставляют Мастера (Wizard);
хранение информации в едином файле, что позволяет не просматривать каталоги в поисках необходимого файла;
достаточно большое количество литературы для программиста (некоторые среды не имеют документации на русском языке);
высокая надежность сохранности информации при пользовании небольшим количеством клиентов;
OLE (Object Linking and Embedding) при помощи которого можно связывать компоненты MS в Access.

Широкий диапазон возможностей, который предоставляет Access и который наиболее подходит под заданные требования, заставляет делать выбор в его пользу.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и ее описание

Клиент, входя в систему, наполняет корзину товарами магазина, заполняет форму заказа, вводит параметры заказа адрес, ФИО, время доставки, номер электронного кошелька.

Выбор продукции осуществляется из справочника (каталога) «Товары», информация о клиенте попадает в таблицу «клиенты».

После совершения операции клиент получает отчет о проведенной операции, купленные товары, размер списания, остаток на счете и т.д.

Менеджер получает либо сообщение об успешном проведении платежа и дает заказ в отдел доставки, либо получает сообщение о не выполненном платеже – операция приостанавливается.

Информационная модель работы платежной системы представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Информационная модель

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В данной курсовой работе используется предметный подход системного анализа. В качестве предметной области рассматривается склад магазина бытовой техники. База данных решает следующие задачи: учёт товара (наименование, модель, производитель, цена, кол-во, характеристики товара), выдача данных о поставщиках и поставляемых ими товарах (фирма – поставщик, его реквизиты), данные о клиентах, купивших товары (ФИО, адрес, телефон), данные о сотрудниках магазина (ФИО, адрес, должность).

Реализует запросы, упорядоченные по полям: товары, поставщики, сотрудники и т.д. Через них рассчитывает средний уровень работы сотрудников магазина, выявляет постоянных клиентов, сотрудников, виноватых в порче товара, а также поиск информации о поставщике через указание названия поставщика, информации о товаре, указав лишь его наименование. Производит подсчет стоимости и количества оставшегося в магазине товара, проданного товара, а также выдает отчеты об отсутствующих товарах, испорченных товарах, затратах на бензин, затратах на покупку товаров, подсчет прибыли за отчетный период. [2]

Исходные данные о складе: склад располагается непосредственно в магазине, в одном помещение. У фирмы есть поставщики, у которых закупается товар, и сотрудники магазина сами осуществляют доставку товара на склад.

В базе данных созданы 3 интерфейса – для клиентов, для работников и руководства. Интерфейс для клиентов содержит информацию о товарах и характеристиках товаров. Интерфейс для работников включает информацию о клиентах, поставщиках, сотрудниках и заказах. Интерфейс для руководства показывает отчеты по товарам, прибыли, уровню работы сотрудников отдела продаж, затратам на бензин и т.д.

2.3. Характеристика результатной информации

В проектируемой базе данных, должны участвовать следующие сущности:

Сущность «Заказы» (хранит информацию о том какой товар заказан, кем заказан, кем продан, дата и время продажи)
Сущность «Клиенты» (в этой таблице собраны сведения о всех клиентах магазина, а именно ФИО, адрес, номер телефона)
Сущность «Описание товара» (хранится вся информация о технических характеристиках товара)
Сущность «Поставка» (храниться информация, о том кто поставил, кто принял товар, дата поставки)
Сущность «Поставщики» (в этой таблице собраны все сведения о поставщиках товаров, а именно название фирмы, адрес, телефон, удаленность от магазина)
Сущность «Сотрудники» (храниться вся информация о сотрудниках магазина, начиная с директора и заканчивая охранниками, а именно ФИО, адрес проживания, должность, телефон)
Сущность «Товары» (храниться полная информация о находящихся на складе товарах, а именно наименование товара, модель, производитель, стоимость закупки, наличие на складе, количество, стоимость продажи. Для большей наглядности, добавлено поле, где хранится изображение товаров)

Между сущностями в данной базе данных существует связь типа «1:М», «М:1» и «1:1». Определенный сотрудник может выполнить множество заказов, а определенный заказ не может быть выполнен несколькими сотрудниками. Также сотрудник может вообще не выполнить заказ, но заказ обязательно выполняется сотрудником. В одном заказе обязательно может быть множество экземпляров товаров, но у одного экземпляра товара есть только один заказ. Определенный клиент может заказать несколько экземпляров товара или вообще не заказать, но экземпляр товара не обязательно имеет одного клиента. Один товар может иметь множество экземпляров, т.е. таких же товаров только разных по цвету, но экземпляр товара принадлежит одному товару. У каждого товара есть множество характеристик, но определенные характеристики принадлежат одному товару. Поставщики могут осуществить множество поставок, могут вообще не поставить товар, но одна поставка имеет одного поставщика. В одной поставки может быть множество товаров, но один товар обязательно находиться в одной поставке.

2.4. Общие положения

Дерево функций системы приведено на рис. 5 [12].

Рисунок 5 – Дерево функций

2.5. Характеристика базы данных

Для хранения данных в MS Access создано 10 таблиц. Ниже указаны наборы полей каждой таблицы с расшифровкой их характеристик.

Таблица 1 – Таблица «Сотрудники»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код сотрудника	Код сотрудника	Числовой	Целое	Ключевое поле
Фамилия	Фамилия	Короткий текст	50
Имя	Имя	Короткий текст	50
Отчество	Отчество	Короткий текст	50
Дата рождения	Дата рождения	Дата и время	Краткий формат даты
Должность	Должность	Короткий текст	50
Город	Город	Короткий текст	50
Улица	Улица	Короткий текст	50
Дом	Дом	Короткий текст	50
Квартира	Квартира	Короткий текст	50
Телефон	Телефон	Короткий текст	30

Таблица 2 – Таблица «Клиенты»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код клиента	Код клиента	Числовой	Длинное целое	Ключевое поле
Фамилия	Фамилия	Короткий текст	50
Имя	Имя	Короткий текст	50
Отчество	Отчество	Короткий текст	50
Город	Город	Короткий текст	50
Улица	Улица	Короткий текст	50
Дом	Дом	Короткий текст	50
Квартира	Квартира	Короткий текст	50
Телефон	Телефон	Короткий текст	50

Таблица 3 – Таблица «Поставщики»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код поставщика	Код поставщика	Числовой	Целое	Ключевое поле
Название поставщика	Название поставщика	Короткий текст	50
Фамилия представителя	Фамилия представителя	Короткий текст	50
Имя представителя	Имя представителя	Короткий текст	50
Отчество представителя	Отчество представителя	Короткий текст	50
Контактный телефон поставщика	Контактный телефон поставщика	Короткий текст	50
Город	Город	Короткий текст	50
Улица	Улица	Короткий текст	50
Дом	Дом	Короткий текст	50
Удаленность от поставщика	Удаленность от поставщика	Числовой	50

Таблица 4 – Таблица «Товары»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код товара	Код товара	Короткий текст	50	Ключевое поле
Наименование товара	Наименование товара	Короткий текст	50
Модель	Модель	Короткий текст	50
Производитель	Производитель	Короткий текст	50
Изображение	Изображение	Вложение
Стоимость закупки (ед/руб)	Стоимость закупки (ед/руб)	Денежный
Наличие на складе(шт)	Наличие на складе(шт)	Логический
Кол-во	Кол-во	Числовой	Целое
Стоимость продажи (ед/руб)	Стоимость продажи (ед/руб)	Денежный

Таблица 5 – Таблица «Экземпляры товаров»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код экземпляра	Код экземпляра	Числовой	Длинное целое	Ключевое поле
Код товара	Код товара	Короткий текст	50
Код характеристики	Код характеристики	Короткий текст	50

Таблица 6 – Таблица «Описание товара»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код характеристики	Код характеристики	Короткий текст	50	Ключевое поле
Характеристики	Характеристики	Короткий текст	20

Таблица 7 – Таблица «Заказы»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код заказа	Код заказа	Числовой	Целое	Ключевое поле
Код сотрудника	Код сотрудника	Числовой	Целое
Код экземпляра	Код экземпляра	Числовой	Длинное целое
Дата заказа	Дата заказа	Дата и время	Полный формат даты
Время заказа	Время заказа	Дата и время	Краткий формат времени

Таблица 8 – Таблица «Поставки»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код поставки	Код поставки	Числовой	Целое	Ключевое поле
Код поставщика	Код поставщика	Числовой	Целое
Дата поставки	Дата поставки	Дата и время	Крат формат дат
Код сотрудника	Код сотрудника	Числовой	Целое

Таблица 8 – Таблица «Поставки»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код поставки	Код поставки	Числовой	Целое	Ключевое поле
Код поставщика	Код поставщика	Числовой	Целое
Дата поставки	Дата поставки	Дата и время	Крат формат дат
Код сотрудника	Код сотрудника	Числовой	Целое

Таблица 9 – Таблица «Содержимое поставки»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код товара	Код товара	Короткий текст	50	Ключевое поле
Код поставки	Код поставки	Числовой	целое
Состояние товара	Состояние товара	Короткий текст	50

2.6. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Работа с программной начинается с запуска стартовой формы (рис. 6).

Рисунок 6 – Стартовая форма

Нажимая «Вход в базу данных», видим информационную форму (рис. 7).

Рисунок 7 – Информационная форма

Выбирая меню «Информация для клиентов» и меню «Товары» затем, видим форму информации о товарах (рис. 8).

Рисунок 8 – Форма «Товары»

Аналогично может открыть характеристики товаров (рис. 9).

Рисунок 9 – Форма «Характеристики пароварок»

Аналогично в меню для работников можем открыть форму для заказов (рис. 10).

Рисунок 10 – Форма «Заказы»

Переходя в режим для руководителей появляется запрос для задания стоимости бензина (рис. 11).

Рисунок 11 – Ввод стоимости бензина

В результате получаем ряд отчетов (рис. 12-14).

Рисунок 12 – Отчет о затратах на бензин

Рисунок 13 – Отчет по прибыли

Рисунок 14 – Стоимость испорченных товаров сотрудниками склада

Заключение

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач склада магазина бытовой техники, позволяет автоматизировать работу склада, а именно вести учет товаров, клиентов, поставщиков. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. В результате выполнения данного курсового проекта были решены задачи, поставленные в начале работы. Была разработана структура базы данных; разработан интерфейс программы; в программу были включены выполнения различных запросов и отчетов. При этом были учтены все требования, выдвинутые в начале выполнения данного проекта.

Список использованных источников

Аткинсон Л. MySQL: Библиотека профессионала. – М.: O’Reilly, 2016. – 316 с.
Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 320 с.
Балабанов И.Т. Торговля через виртуальный магазин // Электронная коммерция. – 2014. – №4. – С.195-197
Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 239 с.
Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 288с.
Васкевич Д. Стратегии клиент/сервер. – К.: Диалектика, 2016. – 244 с.
Григоренко Г.П., Данелян Т.Я. Системы автоматизированной обработки экономической информации (САОЭИ): Учебное пособие. – М.: МЭСИ, 2012. – 126 с.
Гурвиц Г.А. Разработка приложения в среде клиент-сервер. – М.: ДВГУПС, 2015. – 204 с.
Иванцов А.А., Серегин С.П., Программирование интерфейсов под Windows. – СПб.: DHV, 2016. – 214 с.
Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2017. – 416 с.
Карпова Г.Е. Базы данных модели, разработка, реализация. / Г.Е. Карпова. – СПб.: Питер, 2014. – 304 с.
Куницына Л.Е. Информационные технологии и системы в экономике: Методический комплекс. – Ростов-на-Дону: РГЭА, 2015. – 175 с.
Информационные Системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. – М.: Финансы и Статистика, 2016. – 340 с.