Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы обусловлена тем, что в современных рыночных условиях эффективная деятельность компании, возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности организации, где это возможно.

Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, и что самое главное для промышленной компании это стать более клиент - ориентированными, перейти к следующей стадии ведения бизнеса – ориентированность на клиента. Польза от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.

Посредством автоматизации учета формируется отлаженный механизм получения разносторонней и качественной информации.

Задачами дипломной работы являются:

1) Технико-экономический анализ деятельности компании.

2) Изучение существующего процесса взаимодействия споставщиками компании, анализ этого процесса.

3) Исследование теоретических аспектов.

4) Принятие проектных решений по функциональным и обеспечивающим подсистемам.

5) Проектирование подсистемы, в том числе информационного, программного обеспечения.

6) Оценка планируемой экономической эффективности от внедрения.

7) Разработка системы.

Была изучена и обобщена информация об оснащенности средствами вычислительной техники, периферийными устройствами, а также программным обеспечением. На основании исследования был сделан вывод, о целесообразности автоматизации учета работы с поставщиками оборудования и сформулирована тема дипломной работы - «автоматизация учета отказа оборудования по поставщикам»».

Дипломная работа включает три раздела.

Аналитическая часть посвящена описанию ЗАО «Верхнекамская калийная компания» которая входит в группу предприятий «Акрон», ее организационной структуры. В данном разделе приводится, экономическая сущность комплекса задач по автоматизации учёта и анализа работы с поставщиками, необходимости использования вычислительной техники. Здесь же обосновываются проектные решения по информационному, программному обеспечению, проектные решения по технологии сбора, хранения, анализа, обработки, передачи и выдачи информации.

Проектная часть содержит характеристику разработанной системы и описание технологии ее работы. В данном разделе описывается информационное обеспечение применительно к создаваемой системе.

Обоснование экономической эффективности проекта освещает вопросы экономической целесообразности автоматизации работы с поставщиками в рамках типовой методики расчета эффективности.

1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Группа «Акрон» — динамично развивающаяся компания. Основными активами являются два производственных предприятия — ОАО «Акрон» и ОАО «Дорогобуж» — составлявшие основу советской отрасли по производству минеральных удобрений. После распада Советского Союза оба предприятия были приватизированы, проведена крупномасштабная реорганизация производств. В начале 2000-х годов компания взяла курс на построение вертикально интегрированного холдинга. Сегодня в состав Группы входят логистические и сбытовые компании, а также проекты по добыче сырья. Для укрепления своих позиций на крупнейшем мировом рынке минеральных удобрений, в Китае, Группа приобрела предприятие по производству комплексных удобрений «Хунжи-Акрон» и создала широкую сбытовую сеть.

Группа «Акрон» — один из ведущих производителей минеральных удобрений в России и мире. Широкий ассортимент производимой продукции включает как сложные удобрения (NPK и сухие смеси), так и азотные удобрения (карбамид, аммиачная селитра и карбамидо-аммиачная селитра). Основными рынками сбыта Группы являются Россия, Китай и прочие страны Азии, Европа, Северная и Южная Америка.

Транспортно-логистические возможности Группы «Акрон» включают парк собственных железнодорожных вагонов и три перевалочных терминала в балтийских портах — в Калининграде (Россия), Силламяэ и Мууга (Эстония). Группа владеет собственными сбытовыми сетями в России и Китае. Персонал группы «Акрон» насчитывает более 14 тысяч человек.

Статьей 2 Устава Общества определены следующие цели и основные виды деятельности Общества:

2.1 Основной целью деятельности Общества является получение прибыли. 2.2 Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

2.3 Основными видами (предметом) деятельности Общества является: - добыча минерального сырья для химических производств и производства удобрений; - производство удобрений и азотных соединений; - оптовая торговля удобрениями; - капиталовложения в ценные бумаги; - консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления предприятием; - исследования конъюнктуры рынка; - деятельность по управлению финансово-промышленными группами, холдинговыми и иными компаниями; - геолого-разведочные, геофизические и геохимические работы в области изучения недр; - геодезическая и картографическая деятельность; - топографо-геодезическая деятельность; - инженерные изыскания для строительства; - оказание прочих услуг; - маркшейдерские работы; - иные виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.

2.4 Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, Общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) не вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

Весной 2008 года ООО «Верхнекамская Калийная Компания» (г. Москва), входящая в группу "Акрон", заплатив 16,8 млрд.рублей, выиграла по итогам аукциона право пользования недрами с целью разведки и добычи калийно-магниевых солей на Талицком участке Верхнекамского месторождения (69,6 кв. км в окрестностях поселка Железнодорожный на границе с БКПРУ-2) и получила на это лицензию.

Балансовые запасы Талицкого участка позволяют обеспечить производственную потребность заводов компании "Акрон" в течение почти 100 лет. Запасы участка имеют самое высокое содержание хлористого калия - в среднем 35 процентов. Глубины залегания продуктивных пластов Талицкого участка по сравнению с двумя другими относительно небольшие, в среднем - 278 м. В сочетании с хорошей водозащитной толщей и относительной компактностью участка (69,6 кв. км) все это позволяет снизить общий объем капитальных затрат, обеспечить хорошие технико-экономические показатели проекта и приемлемые сроки окупаемости капитальных вложений. Немалой ценой досталось "Акрону" калийное месторождение, но цель оправдывает средства.

Основной вид деятельности: Добыча минерального сырья для химических производств и производства удобрений. Эта группа включает: добычу минерального сырья для химических производств и производства удобрений.

Подкатегория: Добыча прочих полезных ископаемых. Эта группа включает не только добычу ископаемых из карьеров, но также разработку аллювиальных отложений, скальных пород, соляных месторождений. Получаемые продукты используются, главным образом, в строительстве (например песок, камень и т.п.), в производстве материалов (например глина, гипс и т.п.), в производстве химических веществ и т.п. В этой группировке также классифицируется производство рафинированной соли, пригодной для потребления человеком.

В таблице 1.1 представлены финансовые данные организации за 2009 год.

Таблица 1.1 - Финансовые данные организации за 2009 год.

Оборотные активы	2009 год	16 868 762 000
Прочие операционные доходы	2009 год	13 000
Уставный капитал	2009 год	3 000 000
Основные средства	2009 год	1 530 000
Нераспределенная прибыль	2009 год	-2 414 592 000
Займы и кредиты краткосрочные	2009 год	56 747 000
Активы всего	2009 год	17 753 310 000
Прочие операционные расходы	2009 год	13 448 000
Денежные средства	2009 год	1 597 000
Запасы	2009 год	16 858 307 000
Незавершенное строительство	2009 год	9 670 000
Капитал и резервы	2009 год	557 408 000
Чистая прибыль	2009 год	-1 520 268 000
Займы и кредиты долгосрочные	2009 год	16 865 830 000
Кредиторская задолженность	2009 год	943 000
Дебиторская задолженность краткосрочная	2009 год	8 858 000
Краткосрочные обязательства	2009 год	57 690 000
Долгосрочные обязательства	2009 год	17 138 211 000
Прибыль до налогообложения	2009 год	-1 900 234 000
Внешние активы	2009 год	884 548 000

В настоящее время компании приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности компании в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности компании на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современной компании является необходимым и обязательным условием для ее успешного функционирования.

Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней компании. Исходя, из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы компания работала максимально эффективно.

В данной дипломной работе рассматривается планирование закупок и размещение заказов поставщикам.

Учет и анализ поставщиков производственного оборудования - задача, от эффективности, решения которой зависит эффективность работы компании в целом.

Автоматизация даст возможность, быстрее и полнее реагировать на пожелания людей работающих с поставляемым оборудованием, производить различные выборки, даст преимущество, что существенно улучшит сложившуюся на данный момент ситуацию, когда все данные хранятся в бумажном виде и в текстовых документах формата Microsoft Word, что значительно снижает аналитическую информативность.

1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов возможно, но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций при ведении поставщиков и поставляемого оборудования. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о поставщиках и их свойствах, оборудовании и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска данных в информационной системе по сравнению с поиском такой информации в папках бумажных документов.

Однако использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска, обработки информации и оформления документов, но и поднимает эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования вычислительной техники является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Следовательно, цель использования вычислительной техники – избежать потерь, неизбежных при традиционных методах ввода данных и их обработки.

А результатом использования вычислительной техники является защищенный и контролируемый обмен информацией, а также:

1) Экономия времени и денег.

2) Уменьшение ошибок и повышение точности взаимодействия.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Главной целью дипломной работы является автоматизация учета поставщиков ЗАО «Верхнекамская калийная компания».

Основные задачи системы:

- ввод и просмотр входной информации;

- добавление, удаление и корректировка информации;

- обработка входной информации;

- получение оперативной информации по поставщикам;

- формирование выходных документов.

Можно выделить следующие цели автоматизированного варианта решения задачи:

- сокращение времени обработки и получения данных о поставленном оборудовании;

- автоматизированный учет оборудования;

- автоматизированная подготовка документов;

- повышение степени достоверности информации об оборудовании;

- повышение степени защищенности информации.

Целесообразность решения задачи заключается в том, что она уменьшает ручной труд, сокращает затраты, количество ошибок, повышает оперативность получения информации.

Методом решения задачи являются программные средства, которые реализуются посредством Microsoft Access для Windows. База данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат Microsoft Access 2000). Обновление файла базы данных происходит по мере необходимости при корректировке данных хранящихся в базе. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.

Требования к программному обеспечению. Система, работающая в операционной среде MS Windows 98 и выше, использующая высоконадежную и профессиональную СУБД.

Основные преимущества:

- устойчивость при работе с программой, гарантированную полноту сохранности информации;

- режим реального времени, возможность в любой момент получить отчет, соответствующий текущему состоянию;

- простота освоения, встроенная система гипертекстовой справкой позволяет начинать работу с программой любому пользователю, знакомому с основными работами в операционной среде MS Windows;

- минимальные требования к аппаратному и системному обеспечению.

Требования к организации сбора входной информации:

- точность;

- своевременность;

- полнота;

- достоверность.

Алгоритм решения задачи учет и анализ объектов недвижимости состоит из следующих этапов:

1) Сбор информации о поставщиках.

2) Создание и заполнение справочников на основе собранных данных (создание справочников Варианты заключения сделок, сведения о поставщиках, сотрудники, приобретенное оборудование).

3) Создание форм – Главная форма ЗАО «Верхнекамская калийная компания», Варианты заключения сделок, Сведения о поставщиках, Сотрудники, Приобретенное оборудование, Договора, Поиск объекта.

Формирование выходных документов – запрос Поиск объекта, отчет оборудование по поставщику, Учет приобретенного оборудования.

Все эти этапы проводятся в диалоговых окнах, вызываемых по соответствующим командам из меню Access.

После создания справочников начинается формирование главной таблицы, в которой используется данные из этих справочников. Также заносится информация из поступающих в компанию входных документов.

Затем вся входная информация обрабатывается (группировка, сортировка, подведение итоговых сумм). После этого формируются выходные документы - отчеты. На последнем этапе осуществляется их распечатка.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Функционирование любой системы управления опирается на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент автоматизированных информационных систем - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутримашинного ИО.

Внемашинное ИО можно классифицировать иерархически: документы группируются по дате создания документа, затем в своих группах по предприятиям и т.д. Плюсы такого подхода: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы - жесткая структура: сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Основа внутримашинного ИО - информационная база. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ.

Требования при формировании массивов в информационной базе:

1) Полное отражение состояния объекта.

2) Включение расчетных данных из первичных массивов.

3) Рациональное построение базы.

4) Минимизация времени на поиск данных.

5) Использование эффективных технических носителей, обеспечение надежности хранения.

6) Обеспечение своевременности обновления массивов.

Классификация массивов:

1) По отношению к системе управления: входные (содержат исходные данные, а также запросы на решение задач), выходные (содержат результаты машинной обработки данных, предназначенных для дальнейшего использования), внутренние (создаются и используются внутри автоматизированных информационных систем).

2) По содержанию: базисные (содержат данные для решения задач); служебные (для управления процедурами обработки данных и повышения качества результативной информации, (справочники, каталоги)).

3) По длительности использования: постоянные (содержат неизменные данные), условно-постоянные (записывается информация, которая продолжительный период остается неизменной), переменные (включаются постоянно изменяющиеся данные).

Условно-постоянные массивы подразделяются на группы:

1) Нормативные.

2) Справочно-табличные.

3) Постоянно-учетные.

4) Регламентирующие.

Переменные массивы организуются в виде оперативных, накапливаемых, промежуточных, результативных массивов.

Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта автоматизации и обеспечении информационных потребностей функциональных задач.

Для организации информационной базы для автоматизации учета и анализа объектов недвижимости выбирается база данных Microsoft Access.

Для работы с базой данных необходимы следующие справочники:

1) Варианты заключения сделок

2) Сведения о поставщиках.

3) Сотрудники.

4) Приобретенное оборудование.

Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена.

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

1) Добавлять в базу данных одну или несколько записей.

2) Удалить из базы данных одну или несколько записей.

3) Найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

4) Обновить в базе данных значение некоторых полей.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах довольно давно. К сожалению, эти программы либо оказывались элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Что до легкости использования, то с появлением Microsoft Access здесь произошел настоящий переворот, и многие люди для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к этой программе.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

1) Доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных.

2) СУБД полностью русифицирована.

4) Интегрированность с пакетами Microsoft Office.

5) Визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их.

6) Широко и наглядно представлена справочная система.

7) Наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.

Программа Microsoft Access представляет собой систему управления базами данных и входит в состав широко распространенного семейства офисных приложений Microsoft Office. С помощью этой программы решаются следующие задачи:

1) Организация данных. Эта задача предполагает возможность создания таблиц и предоставление пользователю возможности работать с данными, хранящимися в них.

2) Ввод и редактирование данных. Microsoft Access позволяет работать с данными не только в режиме таблицы, но и позволяет пользователю разработать и использовать удобные формы для ввода, редактирования и просмотра данных. Это удобно при большом объеме таблиц, особенно когда она содержит большое значение количество полей.

3) Связывание таблиц. Означает возможность создания запросов, форм и отчетов для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

4) Отбор данных. Данная СУБД предоставляет пользователю широкие возможности отбора необходимых данных с помощью запросов.

5) Предоставление данных. Обеспечивает создание отчетов, предоставляющих всевозможные итоговые данные таблиц в удобном и наглядном виде, которые можно просматривать, печатать или публиковать в Интернет.

База данных, создаваемая, и обрабатываемая с помощью Microsoft Access представляет собой один файл с расширением .mdb. Этот файл может включать в себя объекты несколько типов: таблицы, запросы, отчеты.

СУБД Microsoft Access имеет три основных рабочих режима:

1) Начальный режим. В этом режиме Access функционирует после запуска, до того как будет открыта какая либо база данных. При этом с базами данных можно работать как с файлами: сжимать, конвертировать, зашифровать, а также восстанавливать поврежденные данные.

2) Режим конструктора. Этот режим предназначен для создания и изменения структуры таблиц и запросов, разработки форм и страниц доступа к данным и формирования отчетов для печати.

3) Режим выполнения или просмотра. В этом режиме пользователь работает с данными таблиц, форм и отчетов, открытых в отдельных окнах.

Microsoft Access – это полнофункциональная реляционная СУБД. Эта модель характеризуется простой структурой данных, удобным для пользователя табличным представлением для обработки данных. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двухмерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двухмерный массив и обладает следующими свойствами:

1) Каждый элемент таблицы – один элемент данных.

2) Все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный, и т.п.) и длину.

3) Каждый столбец имеет уникальное имя.

4) Одинаковые строки в столбце отсутствуют.

5) Порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Совершенствуясь от версии к версии, Microsoft Access стал инструментом, который может удовлетворить потребности самых разных категорий пользователей: от новичка, которому нравится дружественный интерфейс системы, позволяющий ему справиться с задачами, до профессионального разработчика.

При сборе информации особое значение придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации.

Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления компании особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накоплению и передаче информации по каналам связи в ЭВМ с целью формирования первичного документа.

Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации в базу данных с первичных документов содержащие сведения о поставщиках оборудования.

Хранение информации – перенос информации во времени. Обеспечивает накопление опыта, запоминание информации о ходе развития процессов. Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Информация хранится и накапливается в информационной базе, на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования поименованному порядку.

С хранением информации непосредственно связан поиск данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке либо замене. Процедура поиска выполняется автоматически на основе составленного пользователем или компьютером запроса на нужную информацию.

Анализ определяется как деятельность по изучению данных. Информационный анализ выполняется c целью исследования количественных и качественных характеристик информации, используемой в системе управления.

Под обработкой информации понимается ее преобразование с целью подготовки к практическому использованию. В процессе обработки информации всегда решается некоторая информационная задача, заключающаяся в получении итоговой информации на основании исходных данных. Обработка информации производится на компьютере.

Обработка информации - это упорядоченный процесс ее преобразования в нужный вид.

Возможность передачи информации – основа прогресса всего общества в целом и каждого человека в отдельности.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Для реализации проектных решений по проектированию базы данных в качестве инструментального средства выбрана СУБД Microsoft Access, которая обладает возможностями гибкого ввода данных, поиска, сортировки и корректировки данных, используя визуальные средства проектирования баз данных [10 ].

MS Access позволяет быстро создавать формы пользовательского интерфейса без использования навыков программирования. Используя визуальные построители, пользователи могут создать необходимые отчеты для вывода данных или результатов анализа. Библиотеки шаблонов и мастера-построители помогают убыстрить и облегчить создание профессионально оформленных интерфейсов и документов. Возможность включать графику и мультимедиа повышает выразительность создаваемых средств.

MS Access предоставляет мощные средства программирования, основанные на Visual Basic, позволяющие создавать эффективные клиентские системы для корпоративных баз данных (БД).

Учитывая достоинства, функциональные возможности в качестве средства обработки баз данных выбрана платформа MS Access. База данных должна хранится в системе виде одного или нескольких файлов, должна быть предусмотрена возможность сохранения и архивирования базы данных на определенную дату.

2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель предназначена для описания информационных потоков предметной области. Информационная модель отражает не только состав и способы получения исходной информации, но и распределение ее по задачам. При описании процесса преобразования информационного потока в информационной модели фиксируются характеристики информации на каждом этапе ее обработки, а также отображаются взаимосвязи входных и результатных данных. Для каждого информационного потока указывается способ выдачи результатных данных и приводится перечень адресатов, для которых эти данные предназначены. [25]

В результате проектирования была разработана информационная модель системы, которая представляет из себя, модель организации работы системы и схематично поясняет, на основании каких входных документов, а также нормативно-справочной информации происходит функционирование автоматизированной системы по реализации торгового товаров и получение выходных данных, т.е. процесс преобразования данных в информационной системе.

Информационная модель имеет три области.

Область 1 отражает процесс ввода и редактирования данных в справочниках, что относится к подсистеме ведения справочников разрабатываемой системы. Для просмотра списка каждого справочника и редактирования, данных справочника существует отдельная экранная форма, которая позволяет оператору системы вводить данные в справочник, просматривать и редактировать существующие данные. В результате работы оператора справочники изменяются: в них добавляются новые данные, изменяются или удаляются существующие записи.

Информационная модель приведена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Информационная модель комплекса задач

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для формирования базы данных необходимо заполнить справочники нормативно-справочной информации (НСИ). НСИ исполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задачи. Информация, поступает в систему во время диалога, по содержанию является либо командами, выполняя те или иные операции, либо данными.

Данные – это информация числового или текстового характера, помещаемая в базу данных. Занесение данных ведется с использованием экранных форм в соответствующие справочники.

В данной задаче создаются файлы базы данных реляционного типа, которые связаны с файлами баз данных входной оперативной информации.

При ведении системы нормативно-справочной информации соблюдаются следующие принципы организации:

• уникальность и единство обозначения одного и того же объекта для любой задачи в рамках системы, что обеспечивает информационную связь между задачами;
• возможность подключения новых классификаторов и справочников и сопряжения их с существующими;
• взаимоувязка элементов НСИ;
• оперативность внесения изменений в элементы НСИ.

Справочники разработанной базы данных:

1) Варианты заключения сделок

2) Сведения о поставщиках.

3) Сотрудники.

4) Приобретенное оборудование.

Главная таблица:

1) Договора.

Поставщики

Рисунок 2.2 - Структура таблицы «Поставщики»

Рисунок 2.3 – Содержание таблицы «Поставщики»

Сотрудники

Рисунок 2.4 – Структура таблицы «Сотрудники»

Рисунок 2.5 – Содержание таблицы «Сотрудники»

Договора

Рисунок 2.6 – Структура таблицы «Договора»

Рисунок 2.7 – Содержание таблицы «Договора»

Форма это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов.

С помощью форм значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных. В форме можно автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять отображаемые значения, скрывать или выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи или от выбранных пользователем параметров.

Формы предназначены для ввода информации в базу данных. С помощью этих форм очень удобно вносить и корректировать данные.

2.3 Характеристика результатной информации

Характеристика выходной информации

Выходная информация по учету поставляемой продукции представлена в запросе и отчете.

Запрос это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет это объект, предназначенный для формирования, вычисления итогов и печати выбранных данных.

Рисунок 2.8 - Отображение запроса по договорам

Рисунок 2.9 - Отображение запроса по договорам

Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификаторы позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество, также обеспечивают сокращение объема хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации и ее обработку.

Кодированием называется процесс присвоения объектам кодовых обозначений. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов и в обеспечении достоверности кодируемой информации.

Выбор системы классификации зависит от количества классификационных признаков. Различают иерархическую и многоаспектную системы классификации.

Иерархическая система предполагает разбиение на подмножества, которые находятся в соподчиненности между собой.

Системы кодирования делятся на регистрационные и классификационные. Для идентификации объектов, которые не требуют предварительной классификации и не зависят от решаемой задачи, используется регистрационная система кодирования.

Различают порядковую и серийно-порядковую системы кодирования. При порядковой объекты регистрируются в последовательном порядке, признаки классификации отсутствуют. При серийно-порядковой кодируются объекты с одинаковыми признаками, находящимися в соподчиненности между собой. Таким образом, существует возможность расширения кодируемого множества объектов и разбиение по признакам классификации.

При проектировании системы классификации и кодирования были учтены следующие требования:

В ЗАО «Верхнекамская калийная компания для учета поставляемой продукции применяется порядковая система кодирования, т.к. порядковая система наиболее соответствует простоте и стабильности номенклатур применяемых в компании, где каждому элементу кодируемого множества присваивается номер по порядку, без какого – либо пропуска номеров, что обеспечивает сплошное использование емкости кода и его минимальную длину, но не оставляет резерва для включения дополнительных позиций.

2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В данном проекте можно выделить следующие категории функций: функции вода информации в справочники, функции ввода данных номенклатурных позиций и их характеристик и функции получения аналитических отчетов. Каждая из этих категория относится соответствующей подсистеме разрабатываемого приложения: подсистеме ведения справочников, подсистеме ввода документов и подсистеме получения аналитических отчетов.

Приложение обеспечивает удобный и понятный диалог пользователя с программой для вызова всех функций. Доступ пользователя к функциям производится через главное меню главной формы приложения. Главная форма приложения кроме предоставления основного интерфейса доступа ко всем функциям приложения выполняет также роль контейнера для всех остальных экранных форм.

Первая группа экранных форм предоставляет пользователю доступ к подсистеме ведения справочников системы. Эта группа экранных форм вызывается из главного меню программы «Реквизиты». Каждый подпункт этого пункта меню соответствует вызову экранной формы, которая позволяет редактировать соответствующий справочник.

Все экранные формы просмотра и редактирования справочников похожи друг на друга и позволяют выполнять функции просмотра списка справочника, ввода новых данных в справочник, редактирования существующих данных и удаления имеющихся данных. Для ввода новых и редактирования существующих данных справочников вызываются формы редактирования соответствующих справочников. Эти же формы служат и для просмотра подробной информации записи справочника, так как в списке справочника представлены только основные данные.

Далее представлен сценарий диалога.

Рисунок 2.10 – Дерево функций

Рисунок 2.11 – Сценарий диалога

2.5 Характеристика базы данных

В данной структуре представлена взаимосвязь «один ко многим», «(рис.2.9)».

Технология внутримашинной организации задается последовательностью реализуемых процедур − схем взаимосвязи программных модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это − ввод, контроль, перезапись информации с одного носителя на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод на печать и т.п.).

Рисунок 2.12 - Схема БД

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Алгоритм функционирования разработанного приложения-модуля имеется возможность кратко описать следующей последовательностью действий (рис. 2.9). При загрузке модуля ожидается выбор одной из альтернатив главного меню. В зависимости от выбранной альтернативы главного меню происходит активация соответствующей процедуры, и синтез необходимых дочерних форм. После этого вычислительный процесс ожидает задействования элементов управления, которые имеют возможность приводить к запуску различных программных процедур, входящих в состав проекта.

Рисунок 2.13 - Блок-схема работы приложения

Элементы управления компоненты кнопки активируют процедуры, соответствующие названным действиям. Все процедуры функционируют по типизированным алгоритмам. В качестве основных этапов этих алгоритмов необходимо выделить следующее:

• считывание данных из компонентов редактирования, расположенных на динамически создаваемых формах;
• поиск записей базы данных соответствующих определенному динамически создаваемому запросу;
• выполнение вычислительных операций с результатами информационного поиска;

- внесение необходимых изменений в базу данных.

Назначение главного модуля приложения. Выборка, обработка, поиск данных, редактирование, добавление, удаление данных. Данная разработка предназначена для автоматизации действий сотрудника, проводящего оценку кредитоспособности заемщика.

Модуль является главным и управляющим для остальных объектов проекта. Разработанный модуль включает в себя серверную и клиентскую часть Серверная часть является приложением для взаимодействия с базой данных, клиентская – веб-интерфейсом для ввода данных и получения отчетной информации.

2.7 Описание программных модулей

Программа разбита на модули, что соответствует принципам модульного программирования. Рассмотрим каждый из этих модулей подробно.

Модуль главной формы приложения предоставляет пользователю интерфейс доступа ко всем основным функциям программы. Доступ ко всем функциям программы осуществляется через главное меню и панель кнопок быстрого доступа. Все кнопки и пункты меню снабжены подробными подсказками. Модуль снабжен вызовом функций построения аналитических диаграмм.

Подсистема редактирования справочников включает в себя ряд модулей, которые предназначены для просмотра и редактирования содержимого справочников. Отметим, что эти же формы используются и в других подсистемах. Так форма просмотра списка товаров, являющаяся частью подсистемы ведения справочников, вызывается из подсистемы учета товаров при оформлении операций прихода или расхода для выбора товаров.

В подсистему ведения справочников входят следующие модули:

• Модуль просмотра и редактирования списка товаров предназначен для просмотра списка номенклатуры, а также для выбора товара в какую-либо вызывающую форму;
• Модуль контрагентов предназначен для просмотра и редактирования списка контрагентов.

Подсистема учета движения товаров содержит модули. Отвечающие за основной функционал программы: обеспечение движения товаров на складах и подсчет остатков товаров:

• Модуль документов реализации содержит список документов реализации товаров, которые записаны в таблицу реализации базы данных;
• Модуль документов поступления товаров предназначен для просмотра и редактирования операции по поступлению товаров на склад. Подсистема аналитической отчетности включает в себя следующие модули:
• Модуль составления отчета по учету состояния реализации товаров;
• Модуль составления отчета по срочности поставок.

2.5 Описание контрольного примера реализации проекта

Модуль работы со справочниками включает в себя справочники:

1) Сведения о поставщике.

2) Сотрудники.

3) Поставщики

4) Договора.

Назначением данного модуля является поиск и подготовка справочной информации.

Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режимам, под диалогом понимается предоставление работнику нескольких альтернатив и обработка его выбора. К диалоговой системе относятся главное меню и диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы, активизируемые пользователем или программные события.

Рисунок 2.14 - форма таблицы «Договора»

Рисунок 2.15 – Форма таблицы «Продукция»

Рисунок 2.16 – Форма таблицы «Сотрудники»

Рисунок 2.17 - Форма таблицы «Поставщики»

Технологический процесс начинается со сбора данных. Сбор данных осуществляется с бумажных носителей и текстового редактора Word.

Входные данные заносят в справочники вручную. Далее идет операция ввода данных в ЭВМ.

Сортировку и корректировку данных осуществляет риэлтор по мере поступления новых данных.

Передача информации по каналам связи осуществляется с помощью электронной почты.

Схема технологического процесса сбора, хранения, анализа, обработки, передачи и выдачи информации представлена на рисунке 2.18.

Формирования НСИ:

справочники

Поставщики, Продукция, Сотрудники, Договора

Сбор данных

Ввод данных

Обработка анализ данных

Формирование

отчетов

База данных

База данных

Формирование

отчетов

Обработка анализ данных

Рисунок 2.18– Схема обработки информации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Динамично развиваясь, группа предприятий «Акрон» выстраивает вертикально интегрированную структуру своей компании.

В современных рыночных условиях эффективная деятельность компании возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности компании.

Автоматизация позволяет повысить эффективность работы, что самое главное для компании. С помощью автоматизации учета формируется отлаженный механизм получения многосторонней и качественной информации.

Автоматизация даст возможность, быстрее и полнее реагировать на пожелания клиентов, производить различные выборки, даст преимущество перед конкурентами, у которых отсутствует автоматизация.

Автоматизация задачи обеспечивается с помощью базы данных Microsoft Access.

База данных обеспечивает автоматический подсчет итогов тем самым, уменьшая объемы хранимой информации. Запрос и отчеты с помощью мастеров Microsoft Access создаются автоматически.

Расчет показателей экономической эффективности показал, что при использовании средств автоматизации прямая экономия составляет 49440 рублей в год.

Целью дипломной работы являлась автоматизация учета поставщиков оборудования в ЗАО «Верхнекамская калийная компания».

В результате проделанной работы, были решены сформулированные задачи и достигнута поставленная цель.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Рагулин П.Г. Информационные технологии. Электронный учебник. - Владивосток: ТИДОТ Дальневост. ун-та, 2004. - 208 с.

2. Хоменко А.Д., Мальцев М.Г. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений. - М.: Бином – Пресс;СПб.: КОРОНА принт, 2006. – 736с.

3. Агальцов В.П., Титов В.М. Информатика для экономистов. Учебник. - М.: ИД «Форум»: ИНФРА – М, 2010. - 448 с.

4. Елинова Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004. – 39с.

5. Рузакова О.В. Теория проектирования информационных систем:

Учеб. посо­бие. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2003. – 70 с.

6. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2000. - СПб.: "БХВ - Санкт-Петербург", 1999. – 480 с.

7. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 158 с.

8. Плещёв В.В. Базы данных. Visaul FoxPro, Access, SQL Server, Oracle с примерами и упражнениями: Учеб. пособие 3‑е изд., испр. и доп. (реком. УМО Мино­бразования РФ) ‑ Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2007. ‑ 323 с.

9. http://www.acron.ru/

10. www.verkhnekamskpotashcompany.ru/

11. Устав ЗАО «Верхнекамская калийная компания».

12. http://www.datbases.net/access.html

13. http://ru.wikipedia.org/wiki/MS_Access