Проектирование реализации операции бизнес-процесса  "Управление документооборотом"

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Фильмы смотрят абсолютно все. Но далеко не всегда есть возможность посетить кинотеатр, а по телевизору увидеть желаемую картину, в результате чего усиливается популярность видеопрокатов. Надо сказать, что с точки зрения бизнеса видеопрокаты уже прошли этап получения сверхприбылей. Более того, на сегодняшний день этот рынок считается перенасыщенным. Тем не менее, даже не смотря на это, видеопрокаты привлекают инвесторов простотой организации.

Основными преимуществами этого вида бизнеса являются:

• легко просчитывается;
• практически не имеет рисков;
• требует небольших затрат;
• имеет прогнозируемый доход;
• сопровождается стабильностью.

Большинство инвесторов, обладающих средствами в объеме до 30 тыс. долларов, рассматривают в качестве сферы вложения капитала создание видеопроката. Во многом на это повлиял опыт других стран, в которых, не смотря ни на что, прокатный бизнес не только успешно функционирует, но и активно развивается. Поэтому тема актуальна.

Целью настоящей курсовой работы является разработка информационной системы для автоматизации документооборота, сопровождающего бизнес-процессы видеосалонов ООО «Инфинито», которая представляет собой автоматизированную информационно-справочной систему для осуществления оптимального руководства рассматриваемой компанией.

Поставленная цель достигается путем последовательного решения целого ряда задач, а именно: определения исходных данных для разработки системы; разработка информационной модели; документирование общего построения системы; разработка плана внедрения управленческой информационной системы; определение преимуществ и недостатков системы, перспектив ее дальнейшего применения.

Объектом исследования является предприятие ООО "Инфинито".

Предметом является процесс, который позволит вести учет выданной в прокат видеопродукции.

Система автоматизации документооборота позволит достичь следующие функции:

• автоматизация ввода, контроля и загрузки данных первичных документов в базу данных с использованием экранных форм;
• ведение файлов с условно-постоянной информацией в базе данных;
• автоматизация выдачи результатных документов;
• автоматизация выдачи справочной информации;
• автоматизация обмена информацией между подразделениями компании;
• автоматизация системы формирования актуальной отчетности для оценки эффективности и качества выполняемых работ с целью принятия необходимых управленческих решений;
• сокращение времени обработки и получения оперативных данных для принятия управленческих решений;
• повышение степени достоверности обработки информации;
• повышение степени автоматизации получения первичной информации;

ИС должна обеспечивать выполнение всех этих действий, а также должна обладать удобным и простым для восприятия интерфейсом и справочной системой.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Видеопрокат на сегодняшний день является одним из популярных видов бизнеса. Даже, несмотря на то, что этот сектор уже в некоторой степени перенасыщен, инвесторы с большой охотой вкладывают свои средства в данное предприятие. Одним из представителей данного рынка услуг в Москве, является компания ООО "Инфинито".

Организационно-правовая форма предприятия - Общество с ог­раниченной ответственностью, так как компания ООО "Инфинито" по всем критериям подходит под категорию малого предприятия и пользуется льготами по налогообложению и правом на использование патента на упрощенное налогообложение.

Компания ООО "Инфинито" имеет сеть видеосалонов по городу и предоставляет услуги видеопроката и реализации видеопродукции на DVD дисках. Видеосалоны компании преимущественным образом расположены в спальных районах города, так как они достаточно густо населены и, к тому же, в таких районах обычно нет кинотеатров. Каждый видеосалон имеет площадь около 40 кв. м. Для функционирования видеопроката все видеосалоны оборудованы стеллажами и шкафами, предназначенными для хранения видеозаписей. Кроме того, видеосалоны оснащены каталогами фильмов и цветными рекламными плакатами новинок кино, а также кассовыми аппаратами, телевизорами, проигрывателями видео и компьютерами.

На сегодняшний день каждый видеосалон компании ООО "Инфинито" имеет видеотеку в количестве более 2500 DVDдисков, выпущенных на лицензионный рынок России компаниями "VideoGram", "WestMulimedia", "CP Digital", "Twister и др. Видеофонд компании еженедельно пополняется киноновинками и увеличивается на 50 – 100 кинокартин ежемесячно. Все диски снабжены специальными голографическими марками «Легализовано для видеопроката». Поставка товара на реализацию осуществляется по договору франчайзинга с концерном «Викинг-Видео». Согласно договору концерн предоставляет право на торговую марку «Викинг-Видео», обеспечивает техническое обслуживание оборудования и поставку товара.Согласно договору «Викинг-Видео» выплачивает агентское вознаг­раждение 70% от выручки проката и 15% от выручки продажи.Деятельность видеосалонов обусловлено договорам франчайзинга с поставщиком на право проката DVDдисков. Данный договор даёт право проката DVD дисков на одной точке проката, и заключается на один календарный год.Цены на видеопрокат устанавливаются концерном «Викинг-Видео» от 20 до 50 рублей в сутки. Вся продукция лицензирована, сертифицирована и защищена патентами.

Потенциальные потребители услуг видеосалонов ООО "Инфинито" население всех возра­стных групп. Каждый видеосалон ООО «Инфинито» в сутки посещает в среднем 40 – 60 человек, а каждый DVDдиск может принести доход от 20 до 100 рублей в день. Для расширения границ бизнеса и увеличения доходов в видеосалонах компании ООО "Инфинито" предлагается дополнительная услуга по продаже чистых DVDдисков, Flash-накопителей, батареек и других сопутствующих товаров.

Таким образом, ежемесячный средний доход от одного видеосалона составляет по прокату 100-180 тысяч рублей по продаже - 50-70 тысяч рублей.

Сотрудники видеосалонов ООО "Инфинито" занимаются проведением рекламных акций в виде поощрения наиболее актив­ных и постоянных клиентов привлечением внимания будущих клиен­тов и увеличением выручки от существующих клиентов. Конкурентоспособность продукции компании обусловлена не только высоким сервисом обслуживания клиентов и гибкой системой скидок для постоянных клиентов, но и высоким качеством продукции и скоростью появления новинок.

Среди функций управления, осуществляемых в компании ООО «Инфинито»в ходе его деятельности, можно выделить следующие функции:

Работа видеосалонов.

Складской и бухгалтерский учет.

Управление компанией.

Для характеристики существующих бизнес-процессов компании ООО «Инфинито» с помощью CASE-средства BPWin, которое предназначено для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов, была составлена структурно-функциональная диаграмма в методологии IDEF0. Модель «AS-IS»

(«КАК ЕСТЬ») А-0Деятельности компании ООО «Инфинито», представлена на Рис. 1.1.

Рис. 1.1 – Основные процессы компании ООО «Инфинито»

Декомпозиция модели «AS-IS» А-0 (модель «AS-IS» А0 Деятельность компании ООО «Инфинито») представлена в на Рис. 1.2.

Рис. 1.2 – Развёрнутая схема процессов компании ООО «Инфинито»

В результате анализа построенной модели, можно отметить что функции «Управление компанией» и «Складской и бухгалтерский учет» автоматизированы с помощью программного продукта «1C:Бухгалтерия 8.0».

При выполнении функции «Работа видеосалонов» протекают бизнес-процессы, которые сопровождаются формированием сопроводительной документации. В данный момент времени, функция «Работа видеосалонов» частично автоматизирована с помощью программных продуктов пакета «MSOffice 2007». Таким образом, решаемая в ходе работы видеосалонов компании ООО «Инфинито» экономическая задача, касается следующих направлений экономической деятельности предприятия:

• оперативное обслуживание клиентов видеосалонов;
• сокращение сроков формирования сопроводительной документации и отчетности;
• снижение трудоемкости и сокращение стоимости работ при формировании сопроводительной документации и отчетности;
• освобождение работников от ручной работы за счёт её автоматизации;
• оперативный контроль за выданной в прокат продукции;
• повышение уровня организации и улучшение качества обслуживания клиентов;

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В видеосалонах компании ООО «Инфинито» проводится работа с клиентами по продаже и сдаче в прокат видеопродукции. Клиент видеосалона имеет возможность получить устную консультацию по продукции и новинкам от продавца-консультанта, просмотреть рекламный каталог продукции и выбрать необходимую продукцию.Оплата купленной видеопродукции, либо взятой в прокат происходит в кассе видеосалона и сопровождается записью в журнале учета проданной и выданной видеопродукции. Кассир с помощью программного продукта MSExcel 2007 ведет учет продукции и клиентов видеосалона, а также формирование отчетности, необходимой для предоставления в бухгалтерию и руководству компании. С помощью программного продукта MSWord 2007 происходит формирование сопроводительной документации, необходимой для реализации, либо сдачи видеопродукции в прокат.

Для декомпозиции функции «Работа видеосалона», с помощью CASE-средства BPWin, была построена диаграмма IDEF0 модели А1 «Работа видеосалонов», которая представлена на Рис. 1.3.

Рис. 1.3 – Модель "AS-IS" A1 "Работа видеосалонов"

Ежемесячно формируется отчет о списанной видеопродукции, который отображает информацию о видеопродукции, списанной по причине не сдачи клиентом, за определенный период.

Для обеспечения учета должников необходимо формировать отчет о том, сколько видеопродукции находится у клиентов видеосалона, которые не сдали её в запланированный срок. Отчет о должниках, которые не сдали в срок видеопродукцию, взятую в прокат, формируется ежедневно.

В обязанности кассира видеосалона входит учет и предупреждение клиентов видеосалона об истечении срока сдачи видеопродукции с проката.

Функции кассира видеосалона:

• Выдача видеопродукции в прокат и формирование квитанции
• Расчет суммы аренды видеопродукции
• Учет выданной в прокат видеопродукции
• Учет не сданной в срок видеопродукции
• Расчет суммы штрафа за не выполнение сроков сдачи видеопродукции
• Списание видеопродукции и формирование акта списания
• Прием оплаты от клиентов видеосалона за услуги проката
• Ведение журнала учета
• Формирование выходной отчетности

Для предоставления справочной информации о видеоновинках и видеопродукции находящейся в прокате, а также формирования отчетов и сопроводительной документации используютсяфункция поиска и фильтры продукта MSExcel. Использование большого количества не связанных таблиц обуславливает высокую трудоёмкость сбора, регистрации и обработки информации (от 2 до 10 мин. на одну операцию), а так же снижению оперативности работы подразделения.

В связи с тем, что от 50 до 60 процентов DVDдисков видеосалона постоянно находится на руках у клиентов, а в сутки видеосалон посещает в среднем 40 – 60 человек, требуется формирование и учет большого количества сопроводительных документов. Это, в свою очередь, обуславливает необходимость в большом количестве сотрудников, работающих с документацией и отчетностью, что влечет за собой дополнительные трудовые затраты.

Схема документооборота документа «Квитанция», сопровождающего оплату заказа, представленана Рис. 1.4.

Рис. 1.4 – Схема движения документа «Квитанция»

Аналогичным образом выглядит схема документооборота документа «Товарный чек», которая сопровождает продажу видеопродукции и представлена на Рис. 1.5.

Рис. 1.5 – Схема движения документа «Товарный чек»

Схема документооборота документа «Договор о прокате», сопровождающего прокат видеопродукции, представлена на Рис. 1.6.

Рис. 1.6 – Схема движения документа «Договор об аренде»

Технология «бумажного» и «частично автоматизированного» документооборота выражается в неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами и несоответствии современным требованиям управления организациями.

К тому же, отсутствие информационной системы для автоматизации ручной работы сотрудников видеосалонов ООО «Инфинито», приводит к|до| очень низкой скорости обработки и формирования отчетов и сопроводительных документов и не позволяет эффективно контролировать|выданную в прокат видеопродукцию. Из-за больших объемов ручной работы сотрудников видеосалонов ООО «Инфинито» возникают следующие проблемы:

• Увеличение времени на обработку и формирование сопроводительных документов и отчетов.
• Затруднение поиска документов в журнале учета.
• Усложнение контроля выданной в прокат видеопродукции.
• Некорректный учет проданной и выданной в прокат видеопродукции.
• Неэффективный анализ работы видеосалона.
• Замедление документооборота.

Для решения всех проблем связанных с документооборотом видеосалонов компании ООО «Инфинито», необходима автоматизация документооборота сопровождающего деятельность рассматриваемого подразделения.

Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота организации повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке. Таким образом, в связи с увеличением объемов информации связанной с выданной в прокат продукцией, возникла необходимость в разработке автоматизированной технологии документооборота – информационной системы, которая бы обеспечивала ведение централизованной базыдокументов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования и организации работы с документами, а также ведения корпоративного архива электронных документов.

Разработка автоматизированной системы необходима для повышения оперативности и качества обслуживания клиентов видеосалонов ООО «Инфинито». Основным назначением системы является автоматизация документооборота сопровождающего бизнес-процессы, протекающие в видеосалонах компании. С помощью автоматизации управленческой функции возможно решение всех вышеперечисленных проблем. Таким образом, разрабатываемая информационная система должна выполнять следующие функции:

• Хранение информации о клиентах видеосалона и их скидках.
• Хранение информации о видеопродукции.
• Автоматический расчет суммы заказа и начисление штрафа.
• Автоматическое списание видеопродукции.
• Оперативный учетвыданной в прокат видеопродукции.
• Автоматическое формирование отчетов и сопроводительных документов.
• Ведения корпоративного архива электронных документов.
• Повышение степени автоматизации документооборота.
• Автоматизация ввода, контроля и загрузки данных первичных документов в базу данных с использованием экранных форм.

Исходя из описанных недостатков, осуществляется расчёт планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков. Экономия во времени (), которая достигнута благодаря внедрению системы, рассчитывается по формуле:

(1.1)

где,

– время, необходимое на выполнение функций по формированию отчетности и сопроводительной документации;

– время, необходимое на выполнение функций по формированию отчетности и сопроводительной документации;

Суммарная экономия в рублях за год будет равна:

(1.2)

где,

– экономия во времени, которая достигнута благодаря внедрению системы;

Зарплата – сумма заработной платы кассира видеосалона в час;

Прагматические оценки экономии времени необходимого на выполнение функций по формированию отчетности и сопроводительной документации от внедрения представлены в Таблице1.1.

Таблица № 1.1

Прагматические оценки экономии времени

№ п/п	Наименование операции	Количество операций за год	Время на одну операцию до, минут	Время на одну операцию после, минут	Время до, часов	Время после, часов
1	Ввод данных в систему	24000	1	0.5	400	200
2	Поиск данных в системе	24000	2	0.25	800	100
3	Формирование сопроводительной документации	24000	2.5	0.6	1000	250
4	Формирование отчетов	4850	6	1	485	80
ИТОГО					2685	630

Разница (экономия) во времени по формуле (1.4) составляет:

Вывод: автоматизация документооборота в ООО "Инфинито" экономически выгодна

Обоснование проектных решений

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Для решения поставленной задачи используется условно-постоянная и оперативная входная информации. Условно-постоянная входная информация отражается в справочниках системы, таких как:

• КЛИЕНТ – содержит информацию о клиентах видеосалона «Инфинито».
• ВИДИОПРОДУКЦИЯ – содержит информацию о видеопродукции, реализуемой и предоставляемой в прокат в видеосалоне компании «Инфинито».
• ЖАНР – содержит информацию о жанрах видеопродукции, реализуемой и предоставляемой в прокат в видеосалоне компании «Инфинито».

Оперативная входная информация отражается в следующих таблицах:

• ПРОКАТ – содержит информацию о жизненном цикле договора об аренде и видеопродукции сданной в прокат.

Входная информация заносится в справочники и таблицы оперативного учета на основании входных документов:

• Карточка товара.
• Карточка клиента.

Документ «Карточка клиента» – содержит информацию о новом клиенте видеосалона компании «Инфинито», его скидке и его реквизитах.

Документ «Карточка товара» – содержит информацию о новой видеопродукции, поставляемой в видеосалон от поставщиков.

Оперируя соответствующей информацией из справочников и таблиц оперативного учета, с помощью информационной системы можно сформировать необходимые выходные документы:

• Квитанция.
• Штраф.
• Акт списания.
• Отчет о лидерах продаж/проката с диаграммой.
• Отчет о должниках.
• Отчет о списанной видеопродукции.

В качестве модели представления данных выбрана реляционная модель. Именно реляционная модель является результатом более развитых представлений о формировании и ведении баз данных. Реляционные модели наиболее логично и наглядно отражают структуру хранимой информации и внутренних связей, что позволяет более полно анализировать структуру базы данных при разработке. Это привело к тому, что именно реляционные модели баз данных наиболее распространены в настоящее время и являются стандартом, на который переводятся все существовавшие ранее базы данных с иерархической и сетевой моделью. Ещё одним веским доводом в пользу выбора реляционной модели является тот факт, что подавляющее большинство предоставляемых средств для разработки баз данных ориентированы исключительно на реляционную модель. Кроме того, реляционные базы данных в последствии легче расширять и интегрировать, что является неотъемлемой частью дальнейшего развития баз данных, с увеличением возлагаемых на них задач.

Реляционнойназывается база данных, в которой все данные, доступные пользователю, организованны в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами.

Достоинства обработки информации реляционной БД:

• Связность
• Точность
• Гибкость
• Секретность
• Простота внедрения
• Независимость данных

Поскольку среди логических моделей данных реляционная модель обладает значительными преимуществами и малыми недостатками, то она и будет взята в основу для построения СУБД.

1.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

На рабочих станциях видеосалонов компании ООО «Инфинито» установлена операционная система Microsoft Windows 7 Корпоративная. Данная

операционная система соответствует всем требованиям для полноценного функционирования разрабатываемой информационной системы. Поэтому разработка информационной системы для автоматизации задачи не потребует дополнительных затрат на приобретение новой операционной системы предприятия.

Для успешной реализации проекта, объект проектирования (ИС) должен быть, прежде всего адекватно описан, должны быть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационные модели ИС. Накопленный к настоящему времени опыт проектирования ИС показывает, что это логически сложная, трудоемкая и длительная по времени работа, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов. Действительно, вручную очень трудно разработать и графически представить строгие формальные спецификации системы, проверить их на полноту и непротиворечивость, и тем более изменить. Ручная разработка обычно порождает следующие проблемы:

• Неадекватная спецификация требований.
• Неспособность обнаруживать ошибки в проектных решениях.
• Низкое качество документации, снижающее эксплуатационные качества.
• Затяжной цикл и неудовлетворительные результаты тестирования.

Перечисленные факторы способствовали появлению программно-технических средств специального класса – CASE-средств, реализующих CASE-технологию создания и сопровождения ИС.

CASE-технология представляет собой методологию проектирования ИС, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область. К тому же имеется возможность анализировать модель на всех этапах разработки и сопровождения ИС и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей. BPWin – средство, предназначенное для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов предприятий, поддерживающее методологию IDEF0 (функциональная модель). Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии или идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться.

Таким образом, для функционального моделирования целесообразно использование такого CASE-средства, как BPwin.

Для автоматизации информационного моделирование целесообразно использование такого CASE-средства, как ERwin.

ERwin - средство разработки структуры базы данных (БД). ERwin сочетает графический интерфейс Windows, инструменты для построения ER-диаграмм, редакторы для создания логического и физического описания модели данных и прозрачную поддержку ведущих реляционных СУБД и настольных баз данных. С помощью ERwin можно создавать или проводить обратное проектирование (реинжиниринг) баз данных.

В качестве модели представления данных выбрана реляционная модель. Так как реляционные модели наиболее логично и наглядно отражают структуру хранимой информации и внутренних связей, что позволяет более полно анализировать структуру базы данных при разработке.

После проектирования структуры базы данных на физическом уровне с помощью Erwin, можно импортировать схему данных в практически любую СУБД. На сегодняшний день существует много разнообразных систем управления базами данных. Это такие СУБД как Paradox, FoxPro, Clipper, Access и др. Так как в видеосалонах компании ООО «Инфинито» уже установлена лицензионная версия пакета MSOffice 2007, то для хранения данных разрабатываемой информационной системы будут использоваться таблицы MSAccess.

В качестве инструмента разработки клиентского приложения для работы с базой данных была выбрана визуальная среда проектирования BorlandDelphi 10.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель данных предназначена для представления семантики предметной области в терминах субъективных средств описания - сущностей, атрибутов, идентификаторов сущностей, супертипов, подтипов и т.д.Одним из ключевых моментов создания ИС с целью автоматизации информационных процессов организации является всестороннее изучение объектов автоматизации, их свойств, взаимоотношений между этими объектами, и представление полученной информации в виде информационной модели данных.

Информационная модель предметной области базы данных содержит следующие основные конструкции:

• диаграммы "сущность-связь";
• определения сущностей;
• уникальные идентификаторы сущностей;
• определения атрибутов сущностей;
• отношения между сущностями;
• супертипы и подтипы.

Элементы информационной модели данных предметной области являются входными данными для решения задачи проектирования базы данных - создания логической модели данных.

IDEF1 (Information Modeling) — одна из методологий семейства IDEF. Применяется для построения информационной модели, которая представляет структуру информации, необходимой для поддержки функций производственной системы или среды. Метод IDEF1, разработанный Т. Рэмей, также основан на подходе П. Чена. Он позволяет построить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. В настоящее время на основе совершенствования методологии IDEF1 создана ее новая версия — методология IDEF1X. IDEF1X разработана с учетом таких требований, как простота изучения и возможность автоматизации. IDEF1X–диаграммы используются рядом распространённых CASE–средств (в частности, ERwin, Design/IDEF).

Сущность в IDEF1X описывает собой совокупность или набор экземпляров похожих по свойствам, но однозначно отличаемых друг от друга по одному или нескольким признакам. Каждый экземпляр является реализацией сущности. Таким образом, сущность в IDEF1X описывает конкретный набор экземпляров реального мира. Связи в IDEF1X представляют собой ссылки, соединения и ассоциации между сущностями. Связи это суть глаголы, которые показывают, как соотносятся сущности между собой.

С помощью CASE-средства ERwin была построена IDEF1X-диаграмма ER-уровня предметной области автоматизации, которая отображает выделенные сущности и связи между ними. Описание реальных объектов предметной области, которые отражают выделенные сущности, представлено в Таблице 2.1.

Таблица № 2.1

2.1.2 Описание сущностей

№ п/п	Сущность	Определение
1	КЛИЕНТ	Лицо, взявшее хотя бы один раз в прокат видеопродукцию видеосалона ООО "Инфинито"
2	АРЕНДА	Факт выдачи видеопродукции в прокат клиенту видеосалона ООО "Инфинито"
3	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	DVD-диски предоставляемые в прокат видеосалоном ООО "Инфинито"
4	КАТЕГОРИЯ	Жанр видеопродукции

Функции по обработке данных и формирование выходных документов происходит на основании следующих входных документов и справочно-нормативной информации:

Входные документы:

• Карточка товара
• Карточка клиента

Входные сообщения:

• Сообщение о новом клиенте
• Сообщение о новой видеопродукции
• Заказ клиента на аренду видеопродукции
• Возврат видеопродукции

Нормативно-справочная информация:

• Законы РФ о защите прав потребителей
• Корпоративные правила работы с клиентами
• Справочник КЛИЕНТЫ
• Справочник ВИДЕОПРОДУКЦИЯ
• Указания и распоряжения руководства компании
• Выходная форма отчетности и сопроводительной документации

В результате обработки данных происходит формирование следующих выходных документов и сообщений:

Выходные документы:

• Договор об аренде
• Квитанция
• Штраф
• Акт списания
• Отчет о лидерах видеопроката с диаграммой
• Отчет о должниках
• Отчет о списанной видеопродукции

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе. При построении модели следует однозначно понимать физические основы работы информационной системы и технологии её взаимодействия с внешними ИС и пользователями моделируемой ИС.

Построенная схема информационной модели задачи кассира видеосалона «Инфинито», связанных с выдачей в прокат и учетом выданнойвидеопродукции, а также формированием сопроводительной документации и отчетности, представлена на Рис. 2.1

2

1

4

3

Рис. 2.1 – Схема информационной модели задач

Анализируя построенную схему можно выделить следующие области:

• Область 1, представленная на схеме, отображает процесс конфигурирования ИС в части ввода пользователей ИС, которые необходимы в рамках задачи для того, чтобы можно было зафиксировать информацию о выдавшем в прокат видеопродукции сотруднике.
• Область 2 – отображает используемые справочники и таблицы ИС в рамках задачи, а также их заполнение
• Область 3 – отображает процесс ввода данных о прокате видеопродукции клиентам видеосалона «Инфинито».
• Область 4 – отображает процесс формирования сопроводительной документации и выходной отчетности.

2.1.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи, и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов.

Входная информация содержится во входных документах:

• Карточка товара
• Карточка клиента

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных экранных форм первичных документов по проектам.Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также пополняются и изменяются.

Для автоматизации поставленной задачи была разработана информационная система, которая представляет собой базу данных необходимую для качественного обслуживания клиентов предприятия «Инфинито» и автоматизации документооборота, сопровождающего бизнес-процессы видеосалона. В верхней части формы находится панель управления, которая служит для перехода к справочникам системы и формирования сопроводительной документации и отчетности. При переходе к справочнику «Видеопродукция» необходимо нажать на кнопку панели управления Видеопродукция → Все. Также имеется возможность просмотра видеопродукции по категориям, нажав на соответствующую кнопку панели управления. При этом автоматически подсчитывается количество видеопродукции в каждой категории. Для ввода информации о новой видеопродукции необходимо нажать на кнопку панели управленияВидеопродукция → Все→ Новый…Макет формы для добавления новой информации о видеопродукции в справочник «Видеопродукция» с указанием реквизитов, представлен на Рис. 2.2.

Рис. 2.2 – Форма для ввода информации о новой видеопродукции

Для добавления новой информации в справочник «Видеопродукция» необходимо заполнить соответствующие поля формы и выбрать категории, под которые подходит видеопродукция. Если не выбрана ни одна категория, либо не введен какой-либо реквизит, программа автоматически предупреждает пользователя об этом соответствующим сообщением (Рис. 2.3).

Рис. 2.3 – Сообщение об ошибке при добавлении информации о видеопродукции

Для ввода информации о клиентах видеосалона разработан справочник «Клиенты», переход к которому осуществляется с помощью соответствующей кнопки меню. Справочник «Клиенты», позволяет пользователю оперативно зафиксировать либо просмотреть информацию о новом клиенте видеосалона «Инфинито». К тому же имеется возможность навигации по справочнику и поиска клиента по первым буквам фамилии.

Если видеопродукция должна быть сдана на текущую дату, то высвечивается соответствующая надпись «Сегодня день сдачи! НАПОМНИТЬ!». При этом работник видеосалона может позвонить клиенту и напомнить ему об этом. Если видеопродукция не сдана в срок, автоматически рассчитывается сумма штрафа и высвечивается соответствующая надпись «Начислить штраф! ДОЛЖНИК!». Если видеопродукция не сдана в срок и сумма начисленного штрафа превышает сумму залога внесенного клиентом, программа автоматически предупреждает об этом пользователя, соответствующим сообщение и предлагает списать видеопродукцию.

Описание справочников представлено в сводной таблице 2.2.

Таблица № 2.2

Справка

Название справочника	Поле	Ответственный	Частота обновления
ВИДЕО-ПРОДУКЦИЯ	Название	Кассир видеосалона	По мере поступления новой видеопродукции
	ОригинальноеНазвание
	Год
	Страна
	Режиссер
	Актеры
	Описание
	Длительность
	ЦенаПродажи
	ЦенаПроката
КЛИЕНТЫ	ФИО	Кассир видеосалона	По мере появления новых клиентов
	Дата Договора
	Телефон
	Скидка
ПРОДАЖИ	КодКлиента	Кассир видеосалона	По мере поступления заказов
	КодВидео
	ДатаПродажи
	Количество
АРЕНДА	КодКлиента	Кассир видеосалона	При выдачи/принятии видеопродукции в прокат
	КодВидео
	ДатаАренды
	КоличествоДней
	Статус
	Дата Сдачи
	ДатаСписания
КАТЕГОРИИ	Жанр	Администратор	При появлении новой категории
ПОЛЬЗОВАТЕЛИ	Имя	Администратор	При появлении нового пользователя
	Пароль
ПРАВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ	Имя	Администратор	При изменении прав пользователей
	Права

2.1.4. Характеристика результатной информации

Разработка информационной системы в рамках курсового проекта направлена, прежде всего, на автоматизацию документооборота видеосалонов, поэтому результатная информация является важнейшей информацией, так как ради нее и создаются системы подобного класса. Результатная информация представлена в виде следующих документов и отчетов:

Выходные документы:

• Квитанция
• Штраф
• Акт списания

Отчеты:

• Отчет о лидерах видеопроката с диаграммой
• Отчет о должниках
• Отчет о списанной видеопродукции

Документ «Квитанция» формируется при выдаче видеопродукции в прокат клиенту и содержит информацию о видеосалоне, клиенте и видеопродукции выданной в прокат. К тому же указывается число дней проката и сумма к оплате за прокат. Для формирования данного документа необходимо нажать на кнопку панели управления Документы → Квитанция. Макет документа «Квитанция», с указанием реквизитов документа, представлен на Рис. 2.3.

Рис. 2.3 – Документ «Квитанция»

Перечень и описание реквизитов документа «Квитанция» представлен в Таблице 2.3.

Таблица № 2.3

Перечень и описание реквизитов документа «Квитанция»

Реквизит	Поле	Таблица	Назначение
Номер квитанции	Код Аренды	АРЕНДА	Уникальный номер квитанции об аренде, который присваивается ей во время регистрации
Дата квитанции	Дата Аренды	АРЕНДА	Дата выдачи в прокат видеопродукции
Клиент	ФИО	КЛИЕНТ	Фамилия имя отчество клиента видеосалона
Телефон	Телефон	КЛИЕНТ	Контактный телефон клиента
Скидка	Скидка	КЛИЕНТ	Скидка клиента на видеопродукцию
Видеопродукция	Название	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Название видеопродукции
Цена проката	ЦенаПроката	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Цена одного для проката видеопродукции
Кол-во дней проката	Количество Дней	АРЕНДА	Количество дней аренды видеопродукции
Цена проката со скидкой	ЦенаПроката, Скидка, Количество Дней	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ, КЛИЕНТ, АРЕНДА	Цена проката видеопродукции с учетом скидки клиента и количеством дней проката
Залог	ЦенаПродажи	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Цена реализации видеопродукции
Цена итого	ЦенаПродажи, ЦенаПроката, Скидка, Количество Дней	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ, КЛИЕНТ, АРЕНДА	Цена проката видеопродукции с учетом скидки клиента, количеством дней проката и суммой залога

Документ «Штраф» формируется при начислении штрафа клиенту, в случае если видеопродукция сдана не в срок. Данный документ содержит информацию о видеосалоне, клиенте и видеопродукции выданной в прокат, дате выдачи видеопродукции в прокат и плановой дате сдачи видеопродукции. К тому же указывается число дней за которые начисляется штраф и сумма штрафа. Для формирования данного документа необходимо нажать на кнопку панели управления Документы → Штраф. Макет документа «Штраф», с указанием реквизитов документа, представлен на Рис. 2.4.

Рис. 2.4 – Документ «Штраф»

Перечень и описание реквизитов документа «Штраф» представлен в Таблице 2.4.

Таблица № 2.4

Перечень и описание реквизитов документа «Штраф»

Реквизит	Поле	Таблица	Назначение
Номер штрафа	Код Аренды	АРЕНДА	Уникальный номер штрафа, который присваивается ему во время регистрации квитанции о прокате
Дата штрафа	Дата Сдачи	АРЕНДА	Дата возврата видеопродукции с проката
Клиент	ФИО	КЛИЕНТ	Фамилия имя отчество клиента видеосалона
Телефон	Телефон	КЛИЕНТ	Контактный телефон клиента
Скидка	Скидка	КЛИЕНТ	Скидка клиента на видеопродукцию
Видеопродукция	Название	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Название видеопродукции
Дата выдачи	Дата Аренды	АРЕНДА	Дата выдачи в прокат видеопродукции
Срок аренды (дней)	Количество Дней	АРЕНДА	Количество дней аренды видеопродукции
Дата сдачи	Дата Аренды, Количество Дней	АРЕНДА	Запланированная дата сдачи видеопродукции с проката.
Просрочено (дней)	Дата Аренды, Количество Дней, Дата Сдачи	АРЕНДА	Количество просроченных дней сдачи видеопродукции с проката.
Итого сумма штрафа	ЦенаПроката, Дата Аренды, Количество Дней, Дата Сдачи	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ, АРЕНДА	Сумма штрафа с учетом количества просроченных дней сдачи видеопродукции с проката.

Документ «Акт списания» формируется автоматически при списании видеопродукции, в случае если сумма начисленного штрафа превышает сумму залога за видеопродукцию. Данный документ содержит информацию о видеосалоне, клиенте и видеопродукции выданной в прокат, дате выдачи видеопродукции в прокат и плановой дате сдачи видеопродукции. К тому же указывается число дней, за которые начисляется штраф и сумма залога, которая списывается в пользу видеосалона. Для формирования данного документа необходимо нажать на кнопку панели управления Прокат → Списать (Акт списания). Макет документа «Акт списания», с указанием реквизитов документа, представлен на Рис. 2.5.

Рис. 2.5 – Документ «Акт списания»

Перечень и описание реквизитов документа «Акт списания» представлен в Таблице 2.5.

Таблица № 2.5

Перечень и описание реквизитов документа «Акт списания»

Реквизит	Поле	Таблица	Назначение
Номер акта	Код Аренды	АРЕНДА	Уникальный номер акта, который присваивается ему во время регистрации квитанции о прокате
Дата акта	Дата Списания	АРЕНДА	Дата списания видеопродукции
Клиент	ФИО	КЛИЕНТ	Фамилия имя отчество клиента видеосалона
Телефон	Телефон	КЛИЕНТ	Контактный телефон клиента
Скидка	Скидка	КЛИЕНТ	Скидка клиента на видеопродукцию
Видеопродукция	Название	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Название видеопродукции
Дата выдачи	Дата Аренды	АРЕНДА	Дата выдачи в прокат видеопродукции
Срок аренды (дней)	Количество Дней	АРЕНДА	Количество дней аренды видеопродукции
Дата сдачи	Дата Аренды, Количество Дней	АРЕНДА	Запланированная дата сдачи видеопродукции с проката.
Просрочено (дней)	Дата Аренды, Количество Дней, Дата Сдачи	АРЕНДА	Количество просроченных дней сдачи видеопродукции с проката.
Итого сумма списания	ЦенаПродажи	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Цена реализации видеопродукции

Ежемесячно формируется отчет о списанной видеопродукции, который отображает информацию о видеопродукции, списанной по причине не сдачи клиентом, за определенный период. Для формирования данного отчета необходимо нажать на кнопку панели управления Отчеты → Списанная продукция.

Перечень и описание реквизитов отчета «Списанная видеопродукция» представлен в Таблице 2.6.

Таблица № 2.6

Перечень и описание реквизитов отчета «Списанная видеопродукция»

Реквизит	Поле	Таблица	Назначение
Начало периода	Дата Списания	АРЕНДА	Начало периода отчетности (вводится при формировании отчета).
Конец периода	Дата Списания	АРЕНДА	Конец периода отчетности (вводится при формировании отчета).
Видеопродукция	Название	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Название видеопродукции
Клиент	ФИО	КЛИЕНТ	Фамилия имя отчество клиента видеосалона
Дата выдачи	Дата Аренды	АРЕНДА	Дата выдачи в прокат видеопродукции
Дата Списания	Дата Списания	АРЕНДА	Дата списания видеопродукции
Залоговая сумма	ЦенаПродажи	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Цена реализации видеопродукции
Итого сумма списания	ЦенаПродажи	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Итого сумма списания с учетом количества списанной видеопродукции за выбранный отчетный период
Итого количество единиц списанной продукции	Статус	АРЕНДА	Количество списанной видеопродукции за выбранный отчетный период

Отчет о должниках, которые не сдали в срок видеопродукцию, взятую в прокат, формируется ежедневно с помощью кнопки панели управления Отчеты → Должники.

Перечень и описание реквизитов отчета «Должники» представлен в Таблице 2.7.

Таблица № 2.7

Перечень и описание реквизитов отчета «Должники»

Реквизит	Поле	Таблица	Назначение
Клиент	ФИО	КЛИЕНТ	Фамилия имя отчество клиента видеосалона, не сдавшего в срок видеопродукцию с проката
Телефон	Телефон	КЛИЕНТ	Контактный телефон клиента
Видеопродукция	Название	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Название видеопродукции
Дата выдачи	Дата Аренды	АРЕНДА	Дата выдачи в прокат видеопродукции
Срок аренды (дней)	Количество Дней	АРЕНДА	Количество дней аренды видеопродукции
Дата сдачи	Дата Аренды, Количество Дней	АРЕНДА	Запланированная дата сдачи видеопродукции с проката.
Просрочено (дней)	Дата Аренды, Количество Дней, Дата Сдачи	АРЕНДА	Количество просроченных дней сдачи видеопродукции с проката.
Сумма штрафа	ЦенаПроката, Дата Аренды, Количество Дней, Дата Сдачи	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ, АРЕНДА	Сумма штрафа с учетом количества просроченных дней сдачи видеопродукции с проката.
Дата Списания	Дата Списания	АРЕНДА	Дата списания видеопродукции
Залоговая сумма	ЦенаПродажи	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Цена реализации видеопродукции
Итого сумма штрафа	ЦенаПроката, Дата Аренды, Количество Дней, Дата Сдачи	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ, АРЕНДА	Итого сумма штрафа с учетом количества должников на данный период
Итого количество должников	Статус	АРЕНДА	Количество должников на данный период

Отчет о лидерах видеопроката формируется по мере необходимости с помощью кнопки панели управления Отчеты → Лидеры продаж. При этом открывается форма «ЛИДЕРЫ ВИДЕОПРОКАТА», на которой представлена информация о видеопродукции, пользующейся спросом проката. К тому же, отчетная информация представлена в виде диаграммы. Макет формы отчета о лидерах видеопроката на Рис. 2.5.

Рис. 2.5 – Макет формы отчета о лидерах видеопроката

Перечень и описание реквизитов отчета «Лидеры проката» представлен в Таблице 2.8.

Таблица № 2.8

Перечень и описание реквизитов отчета «Лидеры проката»

Реквизит	Поле	Таблица	Назначение
Название видеопродукции	Название	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Название видеопродукции
Год	Год	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Год выпуска видеопродукции
Режиссер	Режиссер	ВИДЕОПРОДУКЦИЯ	Режиссер фильма
Кол-во дней проката	Количество Дней, Статус	АРЕНДА	Количество дней проката видеопродукции с учетом количества квитанций о прокате видеопродукции

2.2.Программное обеспечение задачи

2.2.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Иерархия функций управления и обработки данных, которые призван автоматизировать разработанный программный продукт, представлена на Рис. 2.6.

Рис. 2.6 – Дерево функций системы

Сценарий диалога очень прост и схож с интерфейсом множества программных продуктов, с которыми пользователь уже возможно имел дело. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу разработанной информационной системы в процессе работы не возникает проблем с поиском, просмотром и редактированием информации, а также с формированием отчетов. В процессе заполнения возможно исправление и дополнение справочников, если это необходимо. Работа с отчетами необходимыми для принятия решений вызываются соответствующими кнопками, и их использование тоже очень просто.Интерфейс всех экранных форм унифицирован, и работа с одной экранной формой схожа с работой других экранных форм, что обеспечивает комфортную работу пользователя.

Одна из главных особенностей современных ИС — это общение с пользователями на языках, близких к естественному языку, являющихся его подмножествами. При этом естественность данных языков состоит, в первую очередь, в том, чтобы они позволяли вести взаимодействие с компьютером при минимальной подготовке пользователя, без необходимости предварительного обращения к инструкциям и запоминания различных правил построения высказываний. Сценарий диалога представляет собой модель общения пользователя с системой, реализуемый пользовательским интерфейсом информационной системы.

Сценарий диалога представлен на рисунке 2.7.

Меню

ВЫХОД

Ввод первичных данных

Регистрация нового факта аренды

Регистрация нового клиента

Регистрация нового факта сдачи

Регистрация новой видеопродукции

Регистрация нового факта списания

Действие

Ввод

Корректировка

Удаление

Просмотр

Загрузка

Справочники

Актуализация

Корректировка

Добавление

Удаление

Поиск

ПРОКАТ

КЛИЕНТЫ

ВИДЕОПРО-ДУКЦИЯ

Формирование документов и отчетности

Вывод

На экран

Печать

Отчет о лидерах видеопроката с диаграммой

Отчет о списанной видеопродукции

Квитанция

Акт списания

Отчет о должниках

Штраф

Рис. 2.7 – Сценарий диалога

2.2.2. Характеристика базы данных

Описание атрибутов сущностей,с указанием владельцев сущностей и ключевых атрибутов, представлено в Таблице 2.9 – Атрибуты.

Таблица № 2.9

Атрибуты

Владелец	Атрибут	Ключ	Определение	Тип данных
ВИДЕО-ПРОДУКЦИЯ	Код Видео	Первич-ный	Уникальный номер видеопродукции, который присваивается ей при регистрации.	Счетчик
	Название		Название видеопродукции	Текстовый (50)
	ОригинальноеНазвание		Оригинальное название видеопродукции	Текстовый (50)
	Год		Год выпуска видеопродукции	Числовой
	Страна		Страна производитель видеопродукции	Текстовый (30)
	Режиссер		Режиссер фильма	Текстовый (100)
	Актеры		Актеры, играющие роли в фильме	Мемо
	Описание		Подробное описание видеопродукции	Мемо
	Длительность		Продолжительность видео	Числовой
	ЦенаПродажи		Цена реализации видеопродукции	Денежный
	ЦенаПроката		Цена одного для проката видеопродукции	Денежный
КАТЕГОРИИ	Код Видео	Первич-ный	Уникальный номер видеопродукции, который присваивается ей при регистрации	Числовой
	Жанр		Категория видеопродукции	Текстовый (20)
АРЕНДА	Код Аренды	Первич-ный	Уникальный номер квитанции об аренде, который присваивается ей во время регистрации	Счетчик
	Код Клиента	Вторич-ный	Уникальный код клиента, на имя которого выписана квитанция	Числовой
	Код Видео		Уникальный номер видеопродукции, которая выдается в прокат	Числовой
	Дата Аренды		Дата выдачи в прокат видеопродукции	Дата / время
	Количество Дней		Количество дней аренды видеопродукции	Числовой
	Статус		Факт нахождения видеопродукции в прокате	Текстовый (20)
	Дата Сдачи		Дата возврата видеопродукции с проката	Дата / время
	Дата Списания		Дата списания видеопродукции	Дата / время
КЛИЕНТ	Код Клиента	Первич-ный	Уникальный код клиента, который присваивается ему во время регистрации	Счетчик
	ФИО		Фамилия имя отчество клиента видеосалона	Текстовый (100)
	Дата Договора		Дата регистрации клиента	Дата / время
	Телефон		Контактный телефон клиента	Текстовый (14)
	Скидка		Скидка клиента на видеопродукцию	Числовой
ПРОДАЖА	Код Продажи	Первич-ный	Уникальный номер квитанции об продаже, который присваивается ей во время регистрации	Счетчик
	Код Клиента	Вторич-ный	Уникальный код клиента, на имя которого выписана квитанция	Числовой
	Код Видео		Уникальный номер видеопродукции, которая продается	Числовой
	Дата Продажи		Дата продажи видеопродукции	Дата / время
	Количество		Количество единиц проданной видеопродукции	Числовой
	Имя пользователя	Вторич-ный	Пользователь зарегистрировавший продажу	Текстовый (100)
ПОЛЬЗОВА-ТЕЛИ	Имя пользователя	Первич-ный	Пользователь зарегистрировавший продажу	Текстовый (100)
	Пароль		Фамилия имя отчество клиента видеосалона	Текстовый (50)
	Права	Вторич-ный	Дата регистрации клиента	Текстовый (50)
ПРАВА ПОЛЬЗОВА-ТЕЛЕЙ	Права	Первич-ный	Права доступа к системе	Текстовый (50)
	Описание		Описание прав пользователя	Текстовый (255)

После определения типов данных, средствами Erwin, была построена физическая модель данных, представленная на Рис. 2.8. После этого физическая модель данных экспортируется в выбранную СУБД.

Рис. 2.8 – Физическая модель данных

Многомерная модель данных физически реализована в реляционной СУБД на платформе Access. С помощью Erwin, была сгенерирована схема данных в Access, которая представлена в на Рис. 2.9

Рис. 2.9 – Схема данных Access

2.2.3. Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

Главное меню системы представлено структурной схемой на рисунке 2.10.

Рис. 2.10 – Структурная схема пакета

На основании разработанной информационной системы, была составлена Таблица 2.10, отражающая описание функций модулей.

Таблица № 2.10

Описание программных модулей

Модуль	Описание
МОДУЛЬ ДАННЫХ (UnitDM)	Служит для связи с базой данных, хранящейся в таблицах Access. Связь реализована с помощью технологии ADO. Связь с базой данных осуществлена с помощью компонента ADOConnection вкладки ADO. Запросы реализованы с помощью компонентов ADOQuery вкладки ADO. Визуализация данных осуществлена с помощью связующего компонента DataSource вкладки Data Access. Для генерации отчетов и сопроводительной документации используются шаблоны документов Word, связь с которыми реализуется с помощью компонентов WordApplication и WordDocument вкладки Servers.
МОДУЛЬ ГЛАВНОЙ ФОРМЫ (UnitMain)	Служит для отображения и редактирования информации из справочников системы. Визуализация данных из таблиц Access осуществлена с помощью компонента DBGridвкладки DataControls. Навигация по таблицам осуществляется с помощью компонентов DBNavigatorвкладки DataControls.
Модуль формы для добавления новой видеопродукции (UnitVideo)	Служит для добавления и редактирования записей таблицы ВИДЕОПРОДУКЦИЯ и КАТЕГОРИИ базы данных. Визуализация данных из таблиц осуществлена с помощью компонента DBGridвкладки DataControls. Навигация по таблице осуществляется с помощью компонентов DBNavigatorвкладки DataControls.
Модуль отчета о лидерах видеопроката (UnitDiagr)	Служит для отображения отчета и диаграммы о лидерах видеопроката. Визуализация данных из таблиц АРЕНДА осуществлена с помощью компонента DBGridвкладки DataControls. Диаграмма создана с помощью компонента DBChart1 вкладки TeeChart Std.
Модуль формы для выбора периода отчетности (UnitPriod)	Служит для выбора периода отчетности и формирования отчета о списанной видеопродукции.

2.2.4 Описание программных модулей

Под технологическим процессом обработки экономической информации понимается определённый комплекс операций, выполняемых в строго регламентированной последовательности, с использованием определённых методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных и заканчивая передачей результатной информации пользователю для выполнения функций управления.

В качестве схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации будем использовать в соответствии с ГОСТ 19.701-90 (ИСО 5807-85) схему работы системы. Данная схема отображает процессы управления операциями и потоки данных в системе. Схема представляет собой блок-схему и состоит из:

• символов данных, указывающих на наличие данных (символы данных могут также указывать вид носителя данных);
• символов процесса, указывающих операции, которые следует выполнить над данными, а также определяющих логический путь, которого следует придерживаться;
• линейных символов, указывающих потоки данных между процессами;
• специальных символов, используемых для облегчения написания и чтения блок-схемы.

Блок-схема расчетного модуля регистрации читателей приведена на рис. 2.11.

Рис. 2.11 - Блок-схема расчетного модуля регистрации пользователей

2.3. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Для установки приложения копируем папку с файлами программы (с именем Видеосалон_1.0) на диск С. Так чтобы путь к базе данных выглядел таким образом: С/Видеосалон_1.0/Видеосалон.mbd. Запускаем файл Видеосалон.exe. Поле User и Passwordоставляем пустыми, нажимаем кнопку ОК. Для демонстрации контрольного примера рассмотрим более детально работу с программой при выдаче видеопродукции в прокат клиенту.

Для выдачи в прокат видеопродукции необходимо нажать на кнопку панели управления Прокат → Выдать. При этом открывается справочник «Видеопродукция» и с помощью сообщения (Рис. 2.12) пользователю предлагается выбрать необходимую видеопродукцию.

Рис. 2.12 – Сообщение о выборе видеопродукции для выдачи в прокат

Для выдачив прокат выбранной видеопродукции, необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки по афише видеопродукции. При этом открывается справочник «Клиенты» и с помощью сообщения (Рис. 2.12) пользователю предлагается выбрать необходимого клиента, которому будет выдана в прокат выбранная видеопродукция.

Рис. 2.13 – Сообщение о выборе клиента для выдачи в прокат видеопродукции

Для выбора клиента необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки по фамилии клиента в таблице справочника «Клиенты». При этом спомощью сообщения (Рис. 2.13) пользователю предлагается ввести необходимое количество дней проката и сохранить заказ.

Рис. 2.14 – Сообщение о вводе количества дней проката и сохранении заказа

Для того чтобы принять, возвращаемую клиентом с проката видеопродукцию, необходимо выбрать данную видеопродукцию и нажать на кнопку панели управления Прокат → Принять. При этом если видеопродукция сдается клиентом не в срок, то сначала необходимо распечатать квитанцию для оплаты штрафа, нажав на кнопку панели управления Документы → Штраф.

Для того чтобы списать видеопродукцию, в случае если сумма начисленного штрафа превышает сумму залога, необходимо выбрать данную видеопродукцию, нажать на кнопку панели управления Прокат → Списать (Акт списания). При этом формируется документ «Акт списания», который можно распечатать и сохранить. Для выхода из приложения необходимо закрыть главную форму программы.

Рис. 2.15 – Главная форма программы

Для того чтобы попасть в справочник клиенты, следует нажать на раздел "Клиенты"

в верхнем меню программы (рис. 2.16)

Рис. 2.16 – Справочник «Клиенты»

Для того чтобы посмотреть учёт видеопродукции выданной в прокат, следует нажать на раздел "Прокат" ---> "В прокате" (рис. 2.17).

Рис. 2.17 – Форма для учета видеопродукции выданной в прокат

Для того, чтобы сформировать отчёт о списанной продукции, следует нажать на раздел "Отчёты" ---> "Списанная продукция" (рис.2.18).

Рис. 2.18 – Отчет о списанной видеопродукции

Для того, чтбы сформировать отчёт о должниках, следует нажать на раздел "Отчёты" ---> "Должники" (рис.2.19).

Рис. 2.19 - Отчёт о должниках

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В рамках курсового проекта была разработана информационная система, предназначенная дляавтоматизации документооборота сопровождающего бизнес-процессы видеосалонов ООО «Инфинито». Информационная система автоматизирует весь спектр задач кассира видеосалона связанных с выдачей в прокат и учетом выданной видеопродукции, а также формированием сопроводительной документации и отчетности.

Система позволяет решать следующие задачи:

• Учет клиентов компании
• Поиск клиентов по базе (автозаполнение по первым буквам)
• Учет видеопродукции
• Поиск видеопродукции по базе (автозаполнение по первым буквам)
• Учет выданной в прокат видеопродукции
• Автоматический расчет суммы аренды видеопродукции
• Автоматическое начисление штрафов за не сданную в срок видеопродукцию
• Учет списанной видеопродукции
• Учет должников видеопродукции
• Анализ данных о видеопрокате
• Автоматическое формирование сопроводительной документации
• Подготовка отчетности

Преимущества:

• Возможность анализа работы видеосалона
• Развитые возможности фильтрации, сортировки и поиска информации;
• Автоматизация документооборота;
• Автоматизированный расчет необходимых параметров.

При проектировании базы данных использовалось такое мощное CASE-средство как ERwin 4.0, поскольку от того, насколько хорошо спроектирована база данных, зависит удобство ее дальнейшего использования и администрирования. Также использовалась система управления реляционными базами данных Microsoft Access, которая предоставляет пользователям функциональные возможности, позволяющие осуществлять доступ к важным данным, и производить их глубокий анализ, а также является серьезной средой разработки приложений. Для реализации пользовательского интерфейса была проведена разработка Windows-приложения с учетом принципов создания дружественных интерфейсов и программная реализация проекта с помощью визуальной среды проектирования BorlandDelphi 2010, на объектно-ориентированном языке программирования ObjectPascal. Для доступа к данным хранящимся в таблицах MSAccess используется наиболее передовая технология доступа к данным – технологияMicrosoft ADO.

В процессе выполнения курсовой работы были достигнуты следующие результаты: спроектирована концептуальная модель базы данных, спроектирована логическая модель с учетом нормализации и ссылочной целостности данных, осуществлена выборка СУБД и построена физическая модель с определением полей и типов данных, выбран комплекс технических средств, реализованы основные программные модули системы, проведен анализ экологических и учет эргономических требований при проектировании пользовательского интерфейса.

Таким образом, цели курсового проекта достингуты.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Вейцман В. М. «Проектирование экономических информационных систем: Учебное пособие». – Яр.: МУБИНТ, 2012. – 506с.
2. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов / Под ред. Г. А. Титоренко. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 463 с.
3. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: Диалог-МИФИ, 2013. — 256 с.
4. Питер Роб, Карлос Коронел. Системы баз данных: проектирование, реализация и управление, БХВ-Петербург, Сп-б, 2014 г.
5. Попов Ф.А., Ануфриева Н.Ю. Интеллектуализация пользовательских интерфейсов информационных систем // Вестник Томского государственного университета. - 2016.- №300(1).- с.130-133.
6. Программирование в Delphi 5: 2-е изд., переработанное и дополненное / А.Я. Архангельский. – М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 2016.-1072с.: ил.
7. Сибилёв В.Д. Проектирование баз данных: Учеб. пособие. —Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2016. — 201 с.
8. Фаронов В. В. Программирование баз данных в Delphi 7. Учебный курс. – СПб.: Питер, 2016. – 459 с.: ил
9. Элисон Балтер. Профессиональное программирование в Microsoft Office Access 2003 (+CD-ROM), Вильямс, М, 2016 г..
10. ФРЕГАТ-ВидеоПрокат: http://www.frigat.ru/107/
11. Идеи и бизнес планы для малого бизнеса. Организация видеопроката: http://www.bizidei.ru/organizatsiya_videoprokata.html
12. КАК ОСНОВАТЬ ВАШ СОБСТВЕННЫЙ БИЗНЕС ВИДЕОПРОКАТА: http://www.toptrainer.info/idei-biznesa/biznes-videoprokata-bipi-group.html
13. Золотые идеи бизнеса. Новое рождение видеопроката: http://www.gold-zona.com/business-ideas/services/75-novoe-rozhdenie-video-prokata.html
14. Ю-Софт: Видеопрокат 8.0: http://www.1c-ural.ru/special_solutions.html?cid=651
15. Свой бизнес: Инвестиции в видеопрокат: http://realcommerce.ru/svoj-biznes-investicii-v-videopro