Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование реализации операции бизнес-процесса «Управление документооборотом»

Содержание:

Введение

Телекоммуникационные технологии играют сегодня огромную роль во всех без исключения сферах современного общества. Эта роль особенно возрастает при решении задач современного этапа развития страны, когда от скорости, качества и своевременной передачи информации зависит правильность принятия стратегически важных решений, как на уровне регионов, так и отдельных субъектов экономических отношений. Кроме того, телекоммуникационные системы исключительно важны в передаче и доведении до каждого члена общества политической, общественной, культурной, образовательной и другой информации. Отрасль связи выполняет важнейшую государственную функцию передачи информации для обеспечения политической и экономической безопасности страны, жизнедеятельности людей, общественного производства, управления на всех иерархических и территориальных уровнях.

На современном этапе развития телекоммуникаций происходит международная интеграция финансовых и технологических ресурсов с целью расширения номенклатуры услуг связи и охвата услугами новых территорий. Этот процесс потребовал обновления всей инфраструктуры связи путем создания глобальной информационной инфраструктуры. Концепция обновления заключается в объединении ресурсов информационных технологий и развитой инфраструктуры электросвязи в целях обеспечения взаимосвязи и взаимодействия всех пользователей для получения любого вида информации в реальном масштабе времени вне зависимости от расстояния и используемых технических средств.

Реалии текущего состояния отечественного рынка телекоммуникаций таковы, что для большинства его территориальных и товарных сегментов понятие «естественная монополия» в ее классическом определении во многом утратило свое значение. Появляется всё больше компаний предоставляющих телекоммуникационные услуги и как следствие растет конкуренция. Конкуренция является решающим стимулом быстрого внедрения прогрессивных технологий, освоения новых территориальных сегментов, развития базовых сетей, улучшения качества услуг и уровня сервиса и, что особенно важно, – снижения тарифов. В этих условиях, для поддержания высокого уровня конкурентоспособности компаниям необходимо выработать чёткий механизм работы с клиентами, быстро реагировать на их запросы и изменение рыночной конъюнктуры.

Вышесказанное и определяет особую актуальность темы работы.

Целью работы является разработка автоматизированной информационной системы управления документооборотом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Провести анализ предметной области;
Построить функциональную модель «как есть» по результатам обследования предметной области;
Выявить недостатки и построить функциональную модель «как должно быть»;
Построить информационную модель данных;
Выполнить проектирование системы, которая позволит более эффективно осуществлять ведение документооборота в рамках ведения проектов, а также подготовку и печать выходных документов;
Разработать систему с учетом выявленных требований и пожеланий.

1. Аналитическая часть

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

На рынке телекоммуникационных услуг Закрытое Акционерное Общество «ЭнергоТелеком» (далее «Общество») работает с 2007 года. Общество является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать со своим полным фирменным наименованием на русском языке и указанием на место его нахождения. Общество имеет лицензию на осуществление деятельности в области оказания услуг связи № 53459 от 16.10.2007 выданное «Федеральной службой по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия». Юридический адрес г. Москва ул. Петра Некрасова, д.1.

Для осуществления повседневной деятельности на предприятии созданы следующие отделы:

Директор руководит деятельностью структурных подразделений, организует и контролирует обеспечение участков рабочими кадрами, изучает, подбирает и размещает кадры инженерно-технических работников и служащих; организует планово-экономическую работу предприятия, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений.

Отдел по работе с клиентами. Занимается поиском клиентов и контрактов с поставщиками в лучших условиях для получения прибыли с минимальными рисками. Занимаются поиском лучшей цены и контролируют условия оплаты.

Бухгалтерия. Обеспечивает правильность постановки и достоверность учета, контроль сохранности собственности, правильного расходования денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов.

Производственно-технический отдел:

Главный инженер. Осуществляет количественный и профессиональный подбор рабочих для производства заданных объемов монтажно-наладочных работ с высоким качеством и в установленные сроки. Своевременно готовит фронт работ, обеспечивает расстановку рабочих, выдавая им задания, контролирует соблюдение технологических процессов, оперативно выявляет и устраняет их нарушения. Проверяет качество работ. Следит за рациональным использованием оборудования, специальных инструментов, расходом сырья и расходных материалов. Обеспечивает правильность и своевременность оформления первичных документов по учету объемов выполненных работ, расходования и списания материалов, рабочего времени, простоев, анализирует результаты производственной деятельности. Контролирует состояние трудовой дисциплины рабочих. Проводит производственный инструктаж и инструктаж по технике безопасности.

Инженеры. В их обязанности входит выезд к клиентам и обследование объектов, а также настройка сетевого оборудования и пусконаладочные работы.

Монтёры. Монтаж оборудования с использованием специализированных инструментов и расходных материалов.

ЗАО «ЭнергоТелеком» предоставляет свои услуги как физическим, так и юридическим лицам. В дальнейшем будем называть их клиентами. Основные функции, выполняемые на предприятии:

работа с клиентами;
закупка оборудования и расходных материалов;
хранение оборудования и расходных материалов на складе;
проведение технических работ:
монтаж и пусконаладочные работы;
ремонт.

В настоящее время, в организации ЗАО «ЭнергоТелеком» отсутствует какая бы то ни была автоматизированная информационная система, которая бы позволяла вести системный учёт и обработку документации. Для целей автоматизации учёта используются стандартные программные средства, а именно пакет прикладных программ Microsoft Office. Весь учёт ведётся исключительно с использованием бумажных носителей, что накладывает серьёзные ограничения на скорость обработки и поиска информации. В принципе, для ведения базы данных и обработки документации возможно использование программы входящей в пакет Microsoft Office, программы Microsoft Access. Однако квалификация работников предприятия не позволяют им использовать данное программное средство, так для его использования необходимы довольно серьёзные навыки программирования, и глубокие знания теории баз данных и систем управления базами данных. Следовательно, необходимо внедрение такого программного продукта, который бы, прежде всего, обладал интуитивно понятным интерфейсом, простой в освоении навигацией, продуманными средствами создания отчётов.

В настоящее время практически повсеместно происходит переход к электронному виду отчётности. В связи с этим действительно актуальным является внедрение автоматизированной информационной системы документооборота.

1.1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

На основе анализа деятельности ЗАО «ЭнергоТелеком» построена функциональная модель, описывающая существующую организацию работы. Модель включает:

структурную функциональную модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);
функциональную модель в виде иерархии потоков данных (DFD).

Диаграммы модели в стандарте IDEF0 представлены в приложении А. Они отображают производимые объектом действия и связи между этими действиями. SADT-модель представляет систему в виде контекстной диаграммы – одной работы (бизнес-процесса) «Предоставление услуг связи» и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Эта работа декомпозируется на последующих диаграммах.

SADT-модель деятельности компании ЗАО «ЭнергоТелеком» ориентирована в большей мере на раскрытие особенностей технической деятельности предприятия.

Диаграммы функциональной модели в виде иерархии потоков данных (DFD) представлены в приложении Б. Контекстная диаграмма содержит один процесс «Предоставить услуги связи», взаимодействующий с внешними сущностями «Клиент», «Банк», «Поставщик». Этот процесс также декомпозируется на последующих диаграммах.

Модель потоков данных, в отличие от SADT-модели, ориентирована на раскрытие особенностей документооборота, поэтому именно она будет положена в основу системного проекта будущей автоматизированной информационной системы.

В результате изучения функциональной структуры и системы документооборота компании ЗАО «ЭнергоТелеком» были выявлены следующие недостатки в организации работы:

Неэффективно осуществляется ведение учета прихода, хранения и списания оборудования и расходных материалов.
Значительную часть рабочего времени менеджеров по предоставлению услуг занимает подбор оборудования заказчику. Подбор производится по данным различных поставщиков. Клиенту предлагается несколько вариантов. В настоящее время эта процедура выполняется вручную, тогда как применение средств автоматизации позволит ее ускорить. Возрастет качество и скорость обслуживания клиентов.

Диаграммы структурной функциональной модели в стандарте IDEF0 представлены в приложении В. Изменения, внесенные в SADT-модель, отражены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Изменения внесенные в SADT-модель

Содержание

Внесенные изменения	Диаграмма	Примечание
Добавлена связь «Запрос на склад о наличии оборудования»	Просмотр остатков на складе для формирования списка недостающего для работ оборудования	A0 IDEF0 A2 IDEF0 A3 IDEF0	Данные о наличии на складе оборудования и расходных материалов необходимы при формировании заявки поставщику.
Добавлена обратная связь «Данные на списание оборудования»	Учет операций по списанию оборудования	A3 IDEF0	Списание материалов по актам выполненных работ.
Добавлена связь «Данные приходного ордера».	Проведение на склад поступившего оборудования.	А3 IDEF0	Поступление оборудования на склад.

Диаграммы функциональной модели в виде иерархии потоков данных (DFD) представлены в Приложении Г. Изменения, внесенные в модель потоков данных, отражены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Изменения, внесенные в модель потоков данных.

Содержание

Внесенные изменения	Диаграмма	Примечание
Добавлен поток данных «Техническое предложение»	Подбор оборудования на основе заданных параметров	А0 DFD А1 DFD	На основе заданных параметров клиенту предлагается несколько вариантов подбора оборудования
Добавлен процесс «Сформировать техническое задание»	Выявление требований клиента	A1 DFD	На основе технического задания осуществляется подбор оборудования отвечающего заданным параметрам.
Добавлен поток данных «Данные технического задания»	Характеристики оборудования согласно требованиям клиента	А1 DFD	Требования предъявляемые клиентом к оборудованию.
Связь потока «Заказ» изменена с процесса «Подобрать оборудование» на процесс «Сформировать техническое задание»	Данные заказа клиента	A1 DFD	На основе требований клиента сначала формируется техническое задание, а затем производится подбор оборудования.
Добавлен процесс «Сформировать техническое предложение»	Варианты подобранного оборудования	A1 DFD	Варианты оборудования для обеспечения исходных данных
Добавлен поток «Данные технического предложения»	Характеристики оборудования: наименование, фирма, количество, цена.	A1 DFD	Характеристики оборудования.
Связь потока «Список оборудования» изменена с процесса «Составить договор» на процесс «Сформировать техническое предложение»	Список оборудования	A1 DFD	Список оборудования необходимого для выполнения заказа клиента

Метод IDEF1, разработанный Т.Рэмей (T.Ramey), позволяет построить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. В настоящее время на основе совершенствования методологии IDEF1 создана ее новая версия - методология IDEF1X. IDEF1X разработана с учетом таких требований, как простота изучения и возможность автоматизации. IDEF1X-диаграммы используются рядом распространенных CASE-средств (в частности, ERwin, Design/IDEF).

Сущность в методологии IDEF1X является независимой от идентификаторов или просто независимой, если каждый экземпляр сущности может быть однозначно идентифицирован без определения его отношений с другими сущностями. Сущность называется зависимой от идентификаторов или просто зависимой, если однозначная идентификация экземпляра сущности зависит от его отношения к другой сущности.

Построение информационной модели (модели данных) предметной области предполагает выделение сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между сущностями и разрешение связей многие-ко-многим, нетипичных для реляционной модели данных. Логическая модель данных предметной области представлена в Приложении Д.

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Анализ поставленных задач приводит к тому, что учет, обработка и хранение документов возможно в бумажном виде, но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества документов. Для такой крупной компании количество документов может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о клиентах, проектах в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любом выполненном проекте компании можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями его выполнения быстро и удобно.

Сотрудники офиса в ЗАО тратят на рутинную обработку документов не меньше 60% своего рабочего времени. При этом одна пятая рабочего времени уходит на поиск и ожидание документов, а одна десятая – на передачу документов между подразделениями.

Таблица 1.3

Время, затрачиваемое на обработку документов

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя до автоматизации
1	Время регистрации одного документа	3мин.
2	Время поиска документов	до нескольких часов
3	Время для подготовки документов	до 120мин ежедневно
4	Время для подготовки отчетов	144мин ежедневно

Приведем схемы документооборота до (рис.1.1) и после (рис.1.2) автоматизации.

Рисунок 1.1. Схема документооборота до автоматизации

Рисунок 1.2. Схема документооборота после автоматизации

Осуществление секретарем-делопроизводителем своих функций без использования автоматизированных информационных систем имеет множество недостатков:

- ручная регистрация заказов и клиентов;

- расхождение данных;

- затрудненный поиск документов;

- низкая производительность труда;

- большая трудоемкость;

- необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения всего комплекса задач;

- низкая оперативность;

- несовершенство организации сбора и регистрации информации;

- недостоверность получаемых результатов.

Однако использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитической информации. Ранее, при использовании системы бумажного учета получить информацию о совершенных сделках, проанализировать наиболее востребованные услуги можно было, только подняв всю документацию и договора, то теперь это стало гораздо более быстрым и доступным, что позволит лучше оценивать востребованность разных услуг на рынке.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Для решения перечисленных проблем целью данной работы является разработка автоматизированной системы делопроизводства и документооборота.

1.2. Обоснование проектных решений

1.2.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой информационную модель работы сотрудников предприятия. Различают внемашинное и внутримашинное обеспечение.

Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО, информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.

Внемашинное обеспечение – это вся совокупность информации, основную часть которой составляют документы. Различат первичные документы (входные) такие, как налоговые декларации и другая отчетность налогоплательщиков, и отчетные (выходные) документы, к которым относятся отчетность налогоплательщиков, обработанная и подготовленная для отдела по работе с налогоплательщиками и отдела камеральных проверок.

Внутримашинное ИО – это представление данных на машинных носителях в виде специальным образом организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей. Внутримашинное информационное обеспечение подсистемы создает информационную среду, направленную на выполнение сотрудниками своих профессиональных обязанностей. Эта область характеризуется набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого объекта выделяется набор его характеристик, свойств.

Информационные потоки внешне машинного ИО – это направленное регулярное движение документов от источников их формирования к ее получателям [10].

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.[13]

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы.

В проектируемой задаче использовались следующие общероссийские классификаторы:

ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации;

ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых форм [4].

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов. [13]

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает почти половину времени работников. При необходимости упростить систему документации, используют следующие подходы:

проведение унификации и стандартизации документов;
введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других задачах и выводятся программными средствами).

Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении различных задач.

К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм.

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении экранных форм для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

При разработке системы использовалась реляционная модель базы данных. Реляционная модель данных некоторой предметной области представляет собой набор отношений изменяющихся во времени. При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области, моделировать связи между ними. При этом сами данные хранятся в таблицах [6]. Для удобства идентификации каждая таблица созданной базы данных обладает уникальным кодом.

Основными функциями справочников являются:

обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;
декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;
оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:

база данных;
экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
экранные формы для вывода результирующей информации.

База данных позволяет хранить большие объемы информации в структурированном виде в едином источнике. При необходимости, соблюдая принципы целостности баз данных, можно использовать одну и ту же базу данных для нескольких проектов или задач, а также с легкостью вносить необходимые изменения в ее структуру, не затрагивая самих данных, хранящихся в ней.

Для ввода/вывода данных разрабатываются макеты экранных форм, которые затем будут внедряться непосредственно в саму систему, отвечающую за решение поставленной задачи автоматизации.

Все указанные элементы совокупно составляют информационное обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных, попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена (по запросу) в форму для вывода результирующей информации.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

отделы;
роли пользователей;
пользователи;
виды документов;
номенклатура;
папки.

Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:

учет отделов;
учет ролей;
составление номенклатуры;
учет пользователей;
создание папки;
регистрация документа.

В качестве входной информации используются следующие документы:

трудовая книжка;
штатное расписание;
документ.

Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства являются следующие документы:

список сотрудников;
список документов по категориям и типам;
список контрагентов;
список клиентов.

На основании классификаторов производится взаимодействие между таблицами базы данных.

1.2.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В разрабатываемом приложении все данные будут храниться в таблицах и справочниках. Для создания, управления базами данных существуют множество различных программ, которые значительно облегчают эти операции. Все они имеют свои преимущества и недостатки. Для выбора оптимального варианта СУБД был проведен их сравнительный анализ. Для сравнения были взяты следующие СУБД: Access, Paradox и Visual FoxPro.

Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL – сервере. Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Access построена на основе усовершенствованной версии ядра базы данных Microsoft Jet 4.0. Эта версия имеет высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики.

Jet 4.0 обеспечивает поддержку двухбайтового представления символов Unicode, позволяющего использовать символы нескольких национальных алфавитов. Чтобы скомпенсировать возрастающий объём памяти, применяется сжатие данных, сохраняемых в формате Unicode. Для лучшей совместимости Microsoft Jet 4.0 и Microsoft SQL Server и соответствия языка SQL спецификации ANSI SQL 92 были внесены изменения в реализацию Microsoft Jet 4.0 SQL. Ядро Jet 4.0 имеет встроенную поддержку интерфейсов OLE DB, благодаря которой Microsoft Access может быть использован в качестве универсальной основы разработки клиентских приложений Microsoft SQL Server.

В Access получили значительное развитие два технологических направления, составляющих основу корпоративных сетей:

- технология клиент/сервер, для реализации которой в Access включены средства создания проекта – приложения, работающего в качестве клиента баз данных SQL – сервера. Подключение к серверу реализуется с помощью нового интерфейса OLE DB без использования ядра баз данных Microsoft Jet. В Microsoft SQL Server 7.0 этот интерфейс является базовым. Благодаря этому Access становится универсальной основой для построения клиентских приложений, работающих с SQL – сервером;

- Internet – технология, позволяющая эффективно распространять и получать доступ к разнородной информации в глобальных и корпоративных сетях. Эта технология обеспечивает унифицированный доступ к данным различных приложений в разнородных сетях. Для реализации Internet технологии в Access включены новые интерактивные средства конструирования Web – страниц доступа к данным в базах данных Access SQL – серверов. При этом Web – браузер используется как универсальный интерфейс для доступа и работы с информацией из внешней среды вне зависимости от аппаратно – программной платформы компьютера пользователя и компьютера – источника информации. Страницы могут использоваться подобно формам Access – для ввода и редактирования данных или подобно отчётам Access – для отображения иерархически сгруппированных записей.

Paradox. Если вам нужна мощная 32-разрядная система разработки с объектно-ориентированным языком, новейшие средства работы с OLE и впечатляющая среда разработки, то Paradox как раз то, что требуется. Он включает все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL – сервере.

Новейшая редакция СУБД Paradox for Windows компании Borland - пакет Paradox 7 - это существенно улучшенный продукт, в полной мере использующий особенности Windows, более простой в употреблении и предоставляющий более мощные средства разработки.

Этот пакет идеально подойдет тем пользователям Paradox, которые собираются модернизировать свои приложения, оснастив их функциями клиент /сервер. Он обладает всеми качествами, которыми славен Paradox, включая изящную интеграцию пользовательского интерфейса с Windows и повышенную производительность языка SQL.

Paradox 7 способен выступать как в роли OLE-клиента, так и в роли OLE-сервера, что позволяет на более высоком уровне осуществлять интеграцию между Paradox и другими OLE-программами, особенно офисными комплектами типа Microsoft Office и Perfect Office фирмы Novell. Например, можно использовать язык программирования ObjectPAL для выполнения процедур и доступа к свойствам OLE-серверов, таких, как Microsoft Word. Кроме того, теперь и Paradox представляет собой OLE-сервер, и OLE-клиенты, например Microsoft Excel или Visual Basic, могут обращаться к процедурам и свойствам, предоставляемым Paradox.

В СУБД Paradox 7, как и в других инструментах разработки Borland (Visual dBase, Delphi и C++), используются система Borland Database Engine (BDE) и базовые программные средства промежуточного уровня производства самой компании. BDE с помощью SQL Links связывается с интерфейсом InterBase API и тем самым реализует в Paradox функциональность модели клиент-сервер.

Приложения, перемещенные в среду клиент-сервер, перенимают все преимущества и отличительные черты реляционных СУБД. InterBase поддерживает декларируемую целостность ссылок, внешние связи, хранимые процедуры, триггеры, крупные двоичные объекты, обновляемые окна просмотра и расширенный набор функций SQL. Приложения могут осуществлять одновременный доступ к нескольким устройствам; кроме этого, полностью поддерживаются возможности начала/принятия/отказа от транзакций. InterBase Server поддерживает протокол двухфазной фиксации транзакций (two-phase commit), в том числе и в случае одновременной работы с несколькими базами данных. Наличие специальных библиотек позволяет разрабатывать приложения-клиенты с использованием Embedded SQL и Dynamic SQL.

Недостатками Paradox являются: устаревший пользовательский интерфейс InterBase, который приводит к рассогласованию внешнего вида различных компонентов пакета; недостаточность документации по взаимодействию и преобразованиям между различными компонентами Paradox 7 и InterBase.

В сравнении с MS Access Paradox имеет значительно более слабую собственную среду программирования, проигрывает в мощности языка программирования и интегрированности с другими продуктами. Кроме того, в отличие от MS Access развитие среды Paradox практически прекращено.

Visual FoxPro – это среда, позволяющая разработчикам создавать приложения по обработке информации. Язык Visual FoxPro принадлежит к так называемой xBASE – группе, ведущей свою историю от первых версий dBASE. Помимо Visual FoxPro, в эту группу входят Clipper, FoxBase и некоторые другие продукты.

Основной задачей приложений по обработке информации является поддержка одной или нескольких таблиц с данными, хранящимися на жестком диске компьютера. В мире xBASE таблицы часто называют DBF – файлами, так как они по большей части имеют расширение DBF(DataBaseFile). Таблицы представляют собой один или несколько столбцов для хранения однотипной информации. Обычно столбцы называют полями.

Visual FoxPro использует активный словарь данных, то есть таблицы описаны и управляются из единого места – контейнера баз данных, или просто базы данных. Это таблица таблиц, содержащая не только информацию о таблицах, но и об индексах, отношениях между таблицами, представления и даже процедурах и функциях, перемещаемых вместе с базой данных.Visual FoxPro относится к реляционным СУБД, так как таблицы могут быть связаны между собой посредством индексов, выполняющих функции синхронизации положения указателя записей. Важным инструментом использования таблиц Visual FoxPro является индекс – файл с расширением CDX, имя которого совпадает с именем таблицы. Каждому ключевому выражению присваивается имя, по которому его можно активизировать, чтобы заставить Visual FoxPro рассматривать записи в определённом порядке. Visual FoxPro использует интерпретатор языка. Программы, написанные на большинстве языков программирования, требует компиляции или преобразования в машинный код, прежде чем их можно будет запускать на исполнение. В отличие от этого, Visual FoxPro позволяет исполнять отдельные команды, набираемые в командном окне, и анализировать результаты их выполнения.

Возможность обработки формы или объекта во время исполнения программы вместо новой генерации и компиляции приводит к огромной разнице программирования на предыдущих версиях FoxPro и Visual FoxPro. Форма может быть модифицирована непосредственно во время работы Вашего приложения посредством обращения к её свойствам.

Недостатки: отдельные файлы таблиц довольно часто могут терять индексы, физически портиться, кроме того, при изменении каскада таблиц нельзя прерывать это изменение иначе может нарушиться ссылочность данных; программисту приходится изучать еще и язык СУБД, помимо встроенного языка; при переносе программ необходимо на клиентской машине установить сам Visual FoxPro, чтобы он мог прописать свои библиотеки и драйвера для работы с dbf-файлами; хотя FoxPro взаимодействует с другими продуктами Microsoft, подчас реализация этого взаимодействия запаздывает.

В результате сравнительного анализа СУБД было выявлено, что оптимальным будет выбор сделанный в пользу Microsoft Access, поскольку он обладает рядом преимуществ по сравнению с другими СУБД, а именно: удобство использования и одновременно мощность продукта — в сочетании с возможностью построения комплексных решений на базе современных технологий; совместим с большинством приложений работающих из под Windows; не требует установки драйверов доступа к данным в этом формате, так как они поставляются с операционными системами Windows 2000/XP.

В качестве среды разработки приложения было решено использовать Borland Delphi 7.0. Выбор обусловлен тем, что для связи с таблицами Access предполагается использование механизма Microsoft ActiveX Data Objects (ADO), который предоставляет по сравнению с BDE гораздо больше функциональных возможностей, и Delphi поддерживает эту технологию. Так же Delphi имеет ряд преимуществ по сравнению с другими программными продуктами:

быстрота разработки приложения;
высокая производительность разработанного приложения;
низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;
наращиваемость за счет встраивания новых компонент и инструментов в среду Delphi.
возможность разработки новых компонент и инструментов собственными средствами Delphi (существующие компоненты и инструменты доступны в исходниках)
удачная проработка иерархии объектов

Borland включила в Delphi поддержку технологии ADO, которая усиленно развивается корпорацией Microsoft. На основе этого механизма созданы соответствующие компоненты-наборы TADOTable, TADOQuery, TADOStoredProc, повторяющие в функциональном отношении компоненты Table, Query, StoredProc, но не требующие развёртывания и настройки на клиентской машине BDE, т.к. технология ADO является специальной надстройкой над механизмом OLE и органически входит в Windows 32.

Технология ADO основана на возможностях СОМ, а именно интерфейсов OLE DB. OLE DB и ADO — часть универсального механизма доступа к данным Microsoft (Microsoft Universal Data Access), позволяющая осуществить доступ как к реляционным, так и к нереляционным источникам данных, таким как файловая система, данные электронной почты, многомерные хранилища данных и др. ADO использует библиотеки OLE DB, предоставляющие низкоуровневый интерфейс для доступа к данным. OLE DB предоставляет доступ к данным с помощью COM-интерфейсов. Можно также использовать OLE DB непосредственно, минуя ADO. Приложения БД, обращающиеся к данным через ADO, независимы от процессора БД Borland Database Engine.

OLE DB представляет собой набор специализированных объектов СОМ, инкапсулирующих стандартные функции обработки данных, и специализированные функции конкретных источников данных и интерфейсов, обеспечивающих передачу данных между объектами.

Согласно терминологии ADO, любой источник данных (база данных, электронная таблица, файл) называется хранилищем данных, с которым при помощи провайдера данных взаимодействует приложение. Минимальный набор компонентов приложения может включать объект соединения, объект набора данных, объект процессора запросов.

Объекты OLE DB создаются и функционируют так же, как и другие объекты СОМ. Каждому объекту соответствует идентификатор класса CLSID, хранящийся в системном реестре. Для создания объекта используется метод CoCreateinstance и соответствующая фабрика класса. Объекту соответствует набор интерфейсов, к методам которых можно обращаться после создания объекта.

В результате приложение обращается не прямо к источнику данных, а к объекту OLE DB, который "умеет" представить данные (например, из файла электронной почты) в виде таблицы БД или результата выполнения запроса SQL.

Технология ADO в целом включает в себя не только сами объекты OLE DB, но и механизмы, обеспечивающие взаимодействие объектов с данными и приложениями. На этом уровне важнейшую роль играют провайдеры ADO, координирующие работу приложений с хранилищами данных различных типов.

Такая архитектура позволяет сделать набор объектов и интерфейсов открытым и расширяемым. Набор объектов и соответствующий провайдер может быть создан для любого хранилища данных без внесения изменений в исходную структуру ADO. При этом существенно расширяется само понятие данных — ведь можно разработать набор объектов и интерфейсов и для нетрадиционных табличных данных. Например, это могут быть графические данные геоинформационных систем, древовидные структуры из системных реестров, данные CASE-инструментов и т. д.

Так как технология ADO основана на стандартных интерфейсах СОМ, которые являются системным механизмом Windows, это сокращает общий объем работающего программного кода и позволяет распространять приложения БД без вспомогательных программ и библиотек.

Основным достоинством ADO является её естественная ориентация на создание “облегчённого” клиента. В рамках этой технологии на машине сервера данных (это может быть файловый сервер в рамках стандартной файл - серверной технологии или машина с сервером данных – в технологии клиент-сервер) устанавливается так называемая технология OLE DB v.2.1 и выше, а на клиентской машине – несколько базовых объектов ADO, обеспечивающие все необходимые запросы пользователя к данным. В рамках OLE DB созданы несколько провайдеров данных, которые выбираются в соответствии с типом обслуживаемых данных (существуют провайдеры для файл/серверных таблиц типа dBase, Paradox, FoxPro и ряда других, а также для промышленных серверов MS SQL Server и Oracle). Базовые объекты ADO, как и любые другие ActiveX компоненты, после компиляции становятся неотъемлемой частью клиентской программы, осуществляя всю необходимую связь с провайдером. На рисунке 1.3 показана схема доступа к данным через ADO.

Рисунок 1.3. Cхема доступа к данным через ADO

Технология ADO завоевала широкую популярность у разработчиков благодаря универсальности — базовый набор интерфейсов OLE DB имеется в каждой операционной системе Microsoft. Поэтому для обеспечения доступа приложения к данным достаточно лишь правильно указать провайдер соединения ADO и затем переносить программу на любой компьютер, где имеется требуемая база данных, и, конечно, установленная ADO.

ADO становится все более популярным способом доступа к данным, так как входит в состав таких широко используемых продуктов, как Microsoft Office и Microsoft Internet Explorer, а также включен в ядро операционных систем семейства Windows 2000.

2. Проектная часть

2.1. Информационное обеспечение задачи

2.1.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель – это схема движения как входных, промежуточных, так и результативных потоков, а также и функций предметной области. Помимо прочего, она дает объяснение тому, как на основании каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение тех или иных функций по обработке данных и тому, как происходит формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рис. 2.1.

В соответствии с представленной информационной моделью, рассмотрим как осуществляется работа системы.

Пользователь (или же администратор) системы проводит регистрацию сотрудников, применяя справочник «Должности», изменив при этом содержимое таблицы «Сотрудники». Также, либо пользователь, либо администратор (в зависимости от того, на кого возложены функции администрирования системы) имеет возможность изменить содержимое данной таблицы, отредактировав при этом данные для доступа к системе каждого сотрудника.

Для регистрации, сотрудник фирмы делает регистрацию документов, использовав при этом документ и имеющийся справочник «Типы документов», изменяя при этом содержание таблицы «Документы».

Для того, чтобы руководитель сформировал резолюцию к документы, ему необходимо использовать таблицу «Документы» и сформировав при этом таблицу «Резолюции».

Рисунок 2.1. Информационная модель системы

2.1.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Рассмотрим справочники, которые используются в системе. Их классификация приведена в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Перечень используемых справочников

Название справочника	Ответственный за ведение	Средний объём справочника в записях	Среднюю частоту актуализации	Средний объем актуализации, %
Отделы	Администратор	100	1 раз в месяц	10
Должности	Администратор	10	1 раз в год	10
Руководители	Администратор	20	1 раз в год	10
Типы документов	Администратор	500	1 раз в месяц	25

Реквизиты справочника «Отделы»:

- код отдела (idOtd);

- полное наименование отдела (nameOtd);

- сокращенное наименование отдела (KrNameOtd).

Реквизиты справочника «Должности»:

- код должности (idd);

- наименование должности (namedolg).

Реквизиты справочника «Руководители»:

- фамилия (Fam);

- имя и отчество (Name Otch);

- код должности (idd);

- код отдела (idOtd).

Справочник «Типы документов» состоит из:

- наименование типа документа (named);

- код (idkd).

В качестве входной информации используются следующие документы:

- трудовая книжка (trud_knij) ;

- штатное расписание (shtatn_rasp);

- документ (docum).

Трудовая книжка сотрудника в системе используется только в момент регистрации его в системе. И то, из нее нужны лишь следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество (Fam_Name_Otch);

- дата рождения (Data_rojd);

- наименование должности (namedolg);

- наименование отдела (nameOtd).

Модуль «Документ» - это основной входной документ. В момент регистрации документа в системе применяются следующие реквизиты:

- наименование (named) ;

- тип документа (idkd);

- дата подготовки или поступления (datepod);

- количество страниц (kolvostr);

- описание документа (prim);

- электронная копия документа.

2.1.3. Характеристика результатной информации

Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства являются следующие документы:

- список сотрудников;

-список документов по категориям и типам;

- список контрагентов;

- список клиентов.

В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество сотрудников;

- дата регистрации;

- должность;

- отдел;

- дата рождения;

- логин и пароль для доступа в систему.

Данный документ формируется на основе справочников Отделы и Сотрудники.

Списки документов имеют следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дата регистрации;

- краткое описание;

- количество страниц;

- адресат;

- ссылка на электронную версию документа;

-тип документа;

- категория документа;

- код клиента.

Список контрагентов содержит перечень контрагентов со всеми реквизитами, так же, как и список клиентов.

2.2. Программное обеспечение задачи

2.2.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В автоматизированной системе электронного документооборота будет предусмотрено 3 вида пользователей;

Сотрудник (или же секретарь), который осуществляет регистрацию документов;
Руководитель;
Администратор.

Для каждого пользователя дерево функций представлено на рис.2.2-2.3.

Рисунок 2.2. Дерево функций системы для пользователя

Рисунок 2.3. Дерево функций системы для администратора

Рисунок 2.4. Дерево функций для руководителя

Сценарии диалога для каждого из пользователей системы электронного документооборота приведены на рис.2.5-2.7.

Рисунок 2.5. Сценарий диалога для пользователя

Рисунок 2.6. Сценарий диалога для руководителя

Рисунок 2.7. Сценарий диалога для администратора системы

2.2.2. Характеристика базы данных

При проектировании базы данных созданы таблицы, наименование которых и их назначение приведено в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Описание таблиц базы данных

Наименование	Хранимые данные
dokument	Информация о документах
dolg	Должности сотрудников
history	История посещения
otdel	Инфа об отделах
resnach	Резолюции руководства
sotr	Сотрудники
tip	Типы документов

база

Рисунок 2.8. ER-диаграмма базы данных

2.2.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Схема программных модулей системы состоит из двух частей: клиентской и серверной. Каждая часть, из которых имеет свои модули, которые отвечают за те или иные функции управления, обработки, ввода/вывода информации или ее хранения.

Схема взаимосвязи программных модулей представлена на рисунке 2.9.

Mod

Рисунок 2.9. Дерево вызова программных модулей

2.2.4. Описание программных модулей

Основной модуль – модуль реализации прикладной логики. Он содержит алгоритмы, необходимые для выполнения прикладных функций системы. В его задачи входит проверка сценария на ошибки заполнения экранных форм документа, либо неполноты заполнения. На рисунке 2.10 представлена блок схема модуля.

Рисунок 2.10. Модуль реализации прикладной логики

2.3. Контрольный пример реализации проекта и его описание

После запуска программы появляется окно идентификации пользователя, рисунок 2.11.

Рисунок 2.11. Окно идентификации пользователя

После успешной идентификации пользователя, открывается основное окно приложения, рисунок 2.12. Основное окно остается открытым до завершения работы, дополнительные окна, диалоги и другие элементы появляются и исчезают по мере необходимости.

Рисунок 2.12. Основное окно приложения

Окно «Клиенты» предназначено для управления списком клиентов организации, рисунок 2.13.

Рисунок 2.13. Окно «Клиенты»

Окно «Поставщики» предназначено для управления списком поставщиков организации, рисунок 2.14.

Рисунок 2.14. Окно «Поставщики»

Окно «Оборудование и расходные материалы» предназначено для управления списком материалов и просмотра состояния склада, рисунок 2.15.

Рисунок 2.15. Окно «Оборудование и расходные материалы»

Окно «Заказы» предназначено для управления списком заказов поставщикам, рисунок 2.16.

Рисунок 2.16. Окно «Заказы»

Окно «Договоры» предназначено для ввода данных заключенного с клиентом договора, рисунок 2.17.

Рисунок 2.17. Окно «Договоры»

Окно «Платежные поручения» предназначено для ввода данных платежного поручения в банк, рисунок 2.18.

Рисунок 2.18. Окно «Платежные поручения»

Окно «Отчет по договорам» предназначено для формирования отчетов по договорам, рисунок 2.19.

Рисунок 2.19. Окно «Отчет по договорам»

Окно «Отчет по расходу материалов» предназначено для формирования отчетов по расходу материалов, рисунок 2.20.

Рисунок 2.20. Окно «Отчет по расходу материалов»

Заключение

В результате работы была достигнута цель проекта - разработана автоматизированная система управления документооборотом в рамках ведения проектов, соответствующая требованиям, предъявленным заказчиком ЗАО «ЭнергоТелеком».

В результате выполнения работы были решены следующие задачи:

Проведен анализ предметной области;
Построена функциональная модель «как есть» по результатам обследования предметной области;
Выявлены недостатки и построена функциональная модель «как должно быть»;
Построена информационная модель данных;
Выполнено проектирование системы, которая позволяет более эффективно осуществлять ведение документооборота в рамках ведения проектов, а также подготовку и печать выходных документов;
Разработана система с учетом выявленных требований и пожеланий.

Список литературы

Бритов Г., Осипова Т. Моделирование бизнес-процессов. - М.:LAP, 2014. – 124 с.
Гамма Э., Хелм Р., Джонсон Р., Влиссидес Дж. Приемы объектно-ориентированного проектирования. Паттерны проектирования. - СПб.:Питер, 2015. – 368 с.
Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2012. - 400 c.
Гурвиц Г. Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере. - СПб.: БХВ-Петербург, 2010. - 497с.
Давыдова Е. М. Базы данных Учеб. пособие для вузов / Е. М. Давыдова, Н. А. Новгородова. - 3-е изд., перераб. и доп. - Томск : В-Спектр, 2012. - 128 с.
Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных. - К.: Диалектика, 2012. - 360 c.
Илюшечкин В. Основы использования и проектирования баз данных. Учебник. - М.:Юрайт, 2014. - 214с.
Исаев Г. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. - М.: Омега-Л, 2015. - 432с.
Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013. - 240 c.
Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных.Введение в реляционные базы данных / В.В. Кириллов, Г.Ю. Громов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2012. - 464 c.
Коваленко В. Проектирование информационных систем. - М.: Форум, 2012. - 320с.
Кузин, А.В. Базы данных: Учебное пособие для студ. высш. учеб. заведений / А.В. Кузин, С.В. Левонисова. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 320 c.
Кузнецов С. Базы данных. - М.: Academia, 2012. - 496с.
Лычкина Н. Имитационное моделирование экономических процессов. - М.:Инфра-М, 2012. - 256с.
Малыхина М. Базы данных. Основы, проектирование, использование. - СПб.: БХВ-Петербург, 2012. - 528с.
Марков А.С., Лисовский К.Ю. Базы данных. Введение в теорию и методологию: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2015. – 512 с.
Наумов А.Н., Вендров А.М., Иванов В.К. и др. Системы управления базами данных и знаний - М.: Финансы и статистика, 2014. - 352 c.
Озкарахан Э. Машины баз данных и управление базами данных. - М.: Мир, 2013. - 551 c.
Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие / В.Ю. Пирогов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 528 c.
Редько В.Н., Бассараб И.А. Базы данных и информационные системы. - М.: Знание, 2015. - 602 c.
Советов, Б.Я. Базы данных: теория и практика: Учебник для бакалавров / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. - М.: Юрайт, 2013. - 463 c.
Туманов В.Е. Основы проектирования реляционных баз данных - М.: Бином, 2012. - 420 c.
Уткин В., Балдин К. Информационные системы в экономике. - М.: Academia, 2012. - 288с.
Фуфаев, Э.В. Базы данных: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования / Э.В. Фуфаев, Д.Э. Фуфаев. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 320 c.
Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных - М.: Мир, 2014. - 453 c.
Шаймарданов Р.Б. Моделирование и автоматизация проектирования структур баз данных - М.: Юнити, 2016. - 469 c.

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

Model