Проектирование бизнес- процесса «Управление документооборотом»

Содержание:

• 1. ВВЕДЕНИЕ

Понятие управления (в том числе и управление документооборотом) неразрывно связано с понятиями систематизации, внедрение методов, получения обратной связи и оптимизации.

В представленной ниже подборке представлены наиболее полезные и интересные материалы для изучения в сжатом виде вопросов постановки и совершенствования управления документооборотом, в том числе с использованием систем электронного документооборота. Подборка будет полезна специалистам по делопроизводству и ИТ-специалистам, столкнувшимся с этими вопросами.

Периодически редакция будет обновлять подборку, но не расширяя, а оставляя ограниченное число материалов. Наиболее полную подборку можно всегда увидеть в нашей рубрике по вопросам Автоматизации документооборота и делопроизводства.

Перечислим основные действия с документами, которые повсеместно выполняются на предприятии:

1. Создание документа. Для каждого документа определена дата и время создания, автор, статус (черновик, рабочий (редактируемый), утвержденный (не редактируемый), и т.д.), гриф секретности (общего пользования, ограниченного использования, секретный)

2. Утверждение документа. После создания, документ требуется завизировать (что может привести к редактированию документа, и появлению нескольких версий одного и того же документа). Процесс утверждения документа зависит только от специфики документооборота предприятия, и может быть как строго формализован (тогда говорят, что для каждого документа есть свой маршрут утверждения), так и не формализован (тогда говорят, что используется открытый маршрут)

3. Использование документа. После того, как документ был отредактирован и утвержден, он поступает в архив, где доступен группе лиц (в зависимости от грифа секретности).

Глава 1. Системы управления документами.

1.1. Описание Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC :

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

-Функциональность и гибкость системы.

-Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

-Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

-Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

-Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

-Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

-Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

- Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).

1.2. Классификация СУД

Ниже перечислены категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

- Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом .

- Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

- Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

- Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

- Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем.

1.3. Решаемые задачи системами документооборота

Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий.

1. Стадия разработки документа, которая может включать:

собственно разработка содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения; уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение.

Система САДО (система автоматизации деловых операций) и Д (документооборот) позволяют автоматизировать рутинные операции, передавать и отслеживать перемещение документов.

Можно выделить два класса подобных систем:

1) Системы work flow;

2) Системы groupware.

Основное назначение систем обоих классов – автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, однако имеются некоторые различия в их назначении и, следовательно, в наборе реализуемых функций.

Основные характеристики систем автоматизации документооборота

Системы класса groupware Системы класса work flow

Множество работающих Множество работающих

Одна выполняемая задача, т.е поддерживается коллективная работа с одной задачей в данный момент времени. Множество выполняемых задач, т.е. поддерживается многопользовательская работа с несколькими задачами одновременно.

Отсутствие структуризации в организации работ, т.е. нет никаких правил и предписаний кто и как должен работать в рамках системы. Строгая структуризация, т.е. выполнение работ строго расписано по ролям, документам, времени обработки документов.

Реализация на РС и ориентация на небольшие коллективы Реализация в среде «клиент-сервер» и ориентация на масштаб всей организации

Т.о. системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение, т.е. совместное использование информации группой пользователей. Системы класса work flow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т.е выполнение одной большой работы группой исполнителей.

Системы work flow и groupware не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Выбор одной из них, а также использование их в комбинации определяются задачами, решаемыми организацией.

3.Системы управления электронными документами EDMS (Electronic Document Management) призваны:

1) сократить поток бумажных документов;

2) уменьшить сложности, возникающие при их хранении, поиске и обработке.

Основные задачи, решаемые системами документооборота, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Основные задачи

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

В состав информационного обеспечения должны входить:

- потоки входной информации, к которым относятся сведения о поступившем товаре, его количестве, наименованиях, дате отгрузки и поступления на склад и т.д.

- потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения о количестве товара, находящегося на складе, дате его выдачи, наименование получателя, объемы выданного товара и наименование позиций, результаты проводимых ревизий и так далее.

В состав классификаторов входят следующие:

1. Справочник «Типы договоров»

2. Справочник «Поставщики»

3. Справочник «Клиенты»

4. Справочник «Единицы измерения»

В список первичных документов входят:

1) Договор

2) Счет-фактура

В результате должны формироваться следующие документы:

1) Ведомость заключения договоров;

2) Заключение договоров с клиентами;

3) Виды оказываемых услуг.

Структура информационного обеспечения представлена на Рисунке 2.

Рисунок 2. Структура информационного обеспечения

1.5. Обоснование проектных решений по программному Обеспечению

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.К общесистемному (общему) программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и выполнения часто встречающихся вариантов обработки информации.При выборе комплекса технических средств для разработки системы, одним из важнейших критерием является выбор операционной системы. Операционная система управляет техническими средствами компьютера, поддерживает запуск и выполнение тех или иных программ и приложений, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции.На компьютерах с архитектурой x86, используемых в качестве рабочих мест пользователей, чаще всего применяются следующие операционные системы:

- операционные системы семейства Windows от фирмы Microsoft (Windows 95/98/Me, Windows NT4.0/2000/XP,7,8,10),

- операционные системы Linux/BSD семейства (UNIX подобные) от различных фирм - разработчиков (Red Hat, Debian, Novel, Mandrake soft, Gentoo, Slackware, IBM, Oracle, NetBSD, OpenBSD, FreeBSD)

Наиболее простой подход при выборе СУБД основан на оценке того, в какой мере существующие системы удовлетворяют основным требованиям создаваемого проекта информационной системы. Более сложным и дорогостоящим вариантом является создание испытательного проекта на основе нескольких СУБД и последующий выбор наиболее подходящего из кандидатов. Но и в этом случае необходимо ограничивать круг возможных систем, опираясь на некие критерии отбора. В данном случае можно выделить несколько групп критериев:

1). Моделирование данных

2). Особенности архитектуры и функциональные возможности

3). Контроль работы системы

4). Особенности разработки приложений

5). Производительность

6). Надежность

7). Требования к рабочей среде

8). Смешанные критерии.

Глава 2. Функции и задачи систем управления документами.

2.1. Информационная модель и её описание

Работа проектировщиков базы данных в значительной степени зависит от качества информационной модели. Информационная модель не должна содержать никаких непонятных конструкций, которые нельзя реализовать в рамках выбранной СУБД. Следует отметить, что информационная модель создается для того, чтобы на ее основе можно было построить модель данных, то есть должна учитывать особенности реализации выбранной СУБД.

При создании информационной системы важным является также обеспечение соответствия информационным потребностям пользователя. Состав функциональных задач системы должен полностью обеспечить пользователей информацией, необходимой для выполнения ими своих функций.

Возможны две точки зрения на информационную модель и, соответственно, два уровня модели. Первый - логический (точка зрения пользователя) - описывает данные, и действия в работе с клиентом. Второй - физический - определяет представление информации в БД.

Логическая модель является средством описания предметной области, она содержит инструменты описания структуры входящих в предметную область объектов и взаимосвязи между ними. В модели нет средств манипулирования данными и поддержания их целостности, только структура.

Пример Информационной модели показан на Схема 1.

Схема 1. Информационная модель

• 1. 2.1 Характеристика нормативно-справочной, входной и

оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления протекающими процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:

электронные версии документов производственного документооборота;

график документооборота организации;

структура фирмы и основные сведения;

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

Основными функциями Справочников являются:

обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;

декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;

хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;

оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

Таблица 1 - Входящие, внутренние и исходящие документы:

Таблица 1

Входящие	- прием и первичная обработка -предварительное рассмотрение - регистрация рассмотрение документов руководителем - доставка документов исполнителям - контроль исполнения - подшив исполненного документа в дело
Исходящие	- составление проекта документа - изготовление документа - визирование проекта документа, его согласование - подписание документа - регистрация - отправка документа адресату
Внутренние	- составление проекта документа и его согласование - изготовление документа - визирование проекта документа подписание регистрация - размножение и доставка документа исполнителям - контроль исполнения - подшивка исполненного документа в дело

2.3.Характеристика результатной информации

Характеристика результатных документов является одним из важных пунктов всей проектной части и представляет собой обзор результатов решения поставленных в аналитической части задач с точки зрения предметной технологии. Если решение представляет собой формирование ведомостей (в виде экранных или печатных форм), каждую ведомость необходимо описать отдельно (в приложении следует привести заполненные экземпляры ведомостей и экранных форм документов).

Комплекс по управлению технической документацией. Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, базирующееся на наиболее передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей, построенное в архитектуре клиент-сервер.

Комплекс позволяет:

- преобразовывать в электронную форму документы с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.),

- работать с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами,

- производить поиск документов по неограниченному числу критериев, контекстный поиск на русском языке, а также нечеткий поиск,

- использовать средства свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; вести мониторинг работ: полную историю работы с документами и историю выполнения заданий и работ; получать полную информацию о статусе документа, состоянии работы и задействованных исполнителях,

- обеспечивать надежный контроль за доступом к документам и защиту от несанкционированного доступа.

Для установки и визуализации логических связей между документами может использоваться дополнительный модуль "Смотритель", который также включает возможность отображения логической структуры архива, используя механизм представлений.

Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun, Digital и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Internet. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.

2.4.Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В процессе управления органы управления выполняют определенные функции, совокупность которых охватывает весь состав задач управления и характеризует содержание управления. Эта совокупность представляет собой систему взаимосвязанных функций управления. Такая система (совокупность) функций может быть расчленена на более простые совокупности задач управления и представлена деревом функций. Нижний уровень дерева функций может быть представлен отдельной управленческой работой (операцией) .

Теорией и практикой управления выработаны следующие признаки членения системы функций управления:

- по сущности управления, в силу которой они содержатся в любой задаче управления и в совокупности образуют замкнутый цикл управления, - общие функции;

- по однородности управленческой деятельности, определяющей специализацию управленческого труда, - конкретные функции управления;

- по однородности целевой ориентации - специальные функции управления;

- по направленности на формирование элементарного управляющего воздействия - задачи управления;

- по дифференциации управленческого труда на его элементарном уровне - работы управления .

В разрабатываемой системе мы выделили основные и вспомогательные функции.

К основным относятся:

- создание и добавление документов;

- поиск в системе документов, их удаление из нее;

- работа с документами в системе электронного документооборота;

- создание событий;

- добавление и удаление шаблонов в системе, по которым возможно создание новых документов.

К вспомогательным:

- ведение личной папки пользователя, в которой хранятся созданные им документы и ведется протокол назначенных событий;

- изменение пароля пользователя.

2.5. Характеристика базы данных

В Базе данных можно выделить следующие таблицы: «Дата поступления», «Входящая корреспонденция», «Отписано», «Отдел», «Сотрудники».

Для создания таблицы в Access следует описать ее структуру в режиме конструктора. Описание поля включает: имя, тип данных, примечания, свойства поля.

Действия юридических лиц:

Нотариальные действия.

Доверенная зарплата:

Реестровый номер;

Наименование предприятия;

Период времени.

Доверенность:

Реестровый номер;

Дата выдачи;

Доверенное лицо;

№ паспорта.

Документ для физического лица:

Документ.

Документ юридического лица:

Документы.

Реестр:

Реестр юридического лица;

Реестр физического лица.

Справка:

Реестровый номер;

Степень родства;

Фамилия.

Физическое лицо:

Реестровый номер;

Фамилия и имя;

Документы;

Дата регистрации.

Юридическое лицо:

Реестровый номер;

Дата регистрации;

Документы.

База данных представлена на Рисунке 3.

Рисунок 3. База данных

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Работа с программой начинается с вывода главного окна программы и активизации системы меню. Программа работает по диалоговому и событийному режиму. Под диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. Диалоговая система состоит из главного меню с соответствующими всплывающими подменю и диалоговых окон. На основании событий активизируются процедуры контроль допустимости данных. Под событием, понимается процесс, активизируемый пользователем ( нажатие функциональных клавиш), а также программные события - получение определенным полем фокуса редактирование или потери фокуса ввода.

Так же, важным моментом работы конфигурации является проведение документов по регистрам накопления. Движения регистров являются результатом проведения документов и источником данных для формирования отчетов.

Результат работы показана на Схеме 2

Модуль регистрации

Физическое лицо

Юридическое лицо

Доверенность

Работа с документами

Данные физического лица

Схема 2. Результат работ

2.7. Описание программных модулей

Программа описана в блок схемах на Схеме 3., Схеме 4., Схеме 5.

Начало

Регистрация

выбор входа

вход

регистрация

админ

вход с админа

Запись в фаил

Конец

Схема 1. Регистрация

Начало

3 кнопки

админ

удаление

редактирование

добавления

Вывод действий

Начало

Схема 2. Администратор

Начало

Запись в фаил

not(eof(f))

счет файла

вывод из memo1

Начало

Схема 3. Работа с документами

Так же представлена диаграмма программы на Диаграмме 1.

Диаграмма 1. Результат работы

2.9.Контрольный пример реализации проекта и его описание

Код программы:

unit Unit1;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, jpeg, ExtCtrls;

type

TForm1 = class(TForm)

Edit1: TEdit;

Edit2: TEdit;

Button1: TButton;

Button2: TButton;

Button3: TButton;

Image1: TImage;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

procedure Button3Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form1: TForm1;

implementation

uses Unit2, Unit3;

{$R *.dfm}

procedure TForm1.Button1Click(Sender: TObject);

var

myFile : TextFile;s1,s2 :string ;

begin

AssignFile(myFile, 'c:\Test.txt');

ReWrite(myFile);

s1:=edit1.text;

s2 :=edit2.text;

WriteLn(myFile,s1) ;

WriteLn(myFile,s2) ;

showmessage('Áëàãîäàðèì çà ðåãèñòðàöèþ');

closefile(myFile);

end;

procedure TForm1.Button2Click(Sender: TObject);

var

myFile : TextFile;s1,s2 :string ;

begin

AssignFile(myFile, 'c:\Test.txt');

Reset(myFile);

readln( myFile,s1);

readln( myFile,s2);

if (s1=edit1.text) and(s2=edit2.text) then

form2.show else

showmessage('Äîñòóï ðàçðåøåí') ;

closefile(myFile);

end;

procedure TForm1.Button3Click(Sender: TObject);

var

myFile : TextFile;s1,s2 :string ;

begin

AssignFile(myFile, 'c:\Test1.txt');

Reset(myFile);

readln( myFile,s1);

readln( myFile,s2);

if (s1=edit1.text) and(s2=edit2.text) then

form3.show else

showmessage('Äîñòóï íå ðàçðåøåí') ;

closefile(myFile);

end;

end.

unit Unit2;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, Grids, DBGrids, DB, ADODB, jpeg, ExtCtrls;

type

TForm2 = class(TForm)

DataSource1: TDataSource;

ADOConnection1: TADOConnection;

ADODataSet1: TADODataSet;

DBGrid1: TDBGrid;

Button1: TButton;

Image1: TImage;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form2: TForm2;

implementation

uses Unit6;

{$R *.dfm}

procedure TForm2.Button1Click(Sender: TObject);

begin

showmessage(' Ïåðåõîä ê ñïðàâêà') ;

form6.Show;

form2.close ;

end;

end.

unit Unit3;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, DB, ADODB, Grids, DBGrids, StdCtrls, jpeg, ExtCtrls;

type

TForm3 = class(TForm)

Button1: TButton;

Button2: TButton;

Button4: TButton;

DataSource1: TDataSource;

ADOConnection1: TADOConnection;

ADODataSet1: TADODataSet;

DBGrid1: TDBGrid;

Label1: TLabel;

DBGrid2: TDBGrid;

DataSource2: TDataSource;

ADOConnection2: TADOConnection;

ADODataSet5: TADODataSet;

Label2: TLabel;

DataSource3: TDataSource;

DBGrid3: TDBGrid;

ADOConnection3: TADOConnection;

ADODataSet6: TADODataSet;

Button5: TButton;

Button6: TButton;

Label3: TLabel;

Button7: TButton;

Image1: TImage;

Image2: TImage;

Image3: TImage;

Image4: TImage;

Button3: TButton;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

procedure Button3Click(Sender: TObject);

procedure Button5Click(Sender: TObject);

procedure Button6Click(Sender: TObject);

procedure Button7Click(Sender: TObject);

procedure Button4Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form3: TForm3;

implementation

uses Unit4, Unit5, Unit7, Unit9;

{$R *.dfm}

procedure TForm3.Button1Click(Sender: TObject);

begin

adodataset1.Delete;

end;

procedure TForm3.Button2Click(Sender: TObject);

begin

form9.show;

end;

procedure TForm3.Button3Click(Sender: TObject);

begin

form3.close ;

end;

procedure TForm3.Button5Click(Sender: TObject);

begin

showmessage('Äîñòóï ê äîêóìåíòàì') ;

form4.Show;

end;

procedure TForm3.Button6Click(Sender: TObject);

begin

showmessage('Äåéñòâèÿ Þðèäè÷åñêèõ ëèö') ;

form5.Show;

end;

procedure TForm3.Button7Click(Sender: TObject);

begin

showmessage('Ñïðàâêà') ;

form7.Show;

end;

procedure TForm3.Button4Click(Sender: TObject);

begin

form9.Show;

end;

end.

unit Unit4;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, DB, ADODB, Grids, DBGrids, StdCtrls;

type

TForm4 = class(TForm)

DBGrid1: TDBGrid;

DataSource1: TDataSource;

ADOConnection1: TADOConnection;

ADODataSet1: TADODataSet;

Button1: TButton;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form4: TForm4;

implementation

{$R *.dfm}

procedure TForm4.Button1Click(Sender: TObject);

begin

form4.close ;

end;

end.

unit Unit5;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, Grids, DBGrids, DB, ADODB, jpeg, ExtCtrls, StdCtrls;

type

TForm5 = class(TForm)

ADOConnection1: TADOConnection;

ADODataSet1: TADODataSet;

DataSource1: TDataSource;

DBGrid1: TDBGrid;

Image1: TImage;

Button1: TButton;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form5: TForm5;

implementation

{$R *.dfm}

procedure TForm5.Button1Click(Sender: TObject);

begin

form5.close ;

end;

end.

unit Unit6;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, DB, ADODB, Grids, DBGrids, StdCtrls, jpeg, ExtCtrls;

type

TForm6 = class(TForm)

DBGrid1: TDBGrid;

DataSource1: TDataSource;

ADOConnection1: TADOConnection;

ADODataSet1: TADODataSet;

Button1: TButton;

Image1: TImage;

Image2: TImage;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form6: TForm6;

implementation

uses Unit8;

{$R *.dfm}

procedure TForm6.Button1Click(Sender: TObject);

begin

showmessage('Ïåðåõîä ê Îôîðìëåíèþ') ;

form8.Show;

form6.close ;

end;

end.

unit Unit7;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, DB, ADODB, Grids, DBGrids, StdCtrls;

type

TForm7 = class(TForm)

DBGrid1: TDBGrid;

DataSource1: TDataSource;

ADOConnection1: TADOConnection;

ADODataSet1: TADODataSet;

Button1: TButton;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form7: TForm7;

implementation

{$R *.dfm}

procedure TForm7.Button1Click(Sender: TObject);

begin

form7.close ;

end;

end.

unit Unit8;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, jpeg, ExtCtrls;

type

TForm8 = class(TForm)

Edit1: TEdit;

Edit2: TEdit;

Edit3: TEdit;

Edit4: TEdit;

Edit5: TEdit;

Edit6: TEdit;

Button1: TButton;

Image1: TImage;

Label1: TLabel;

Label2: TLabel;

Label3: TLabel;

Label4: TLabel;

Label5: TLabel;

Label6: TLabel;

PrintDialog1: TPrintDialog;

Button3: TButton;

Button2: TButton;

Button4: TButton;

Memo1: TMemo;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure Button3Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

procedure Button4Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form8: TForm8;

implementation

uses Unit10;

{$R *.dfm}

procedure TForm8.Button1Click(Sender: TObject);

var

myFile : TextFile;s1,s2,s3,s4,s5,s6 :string ;

begin

AssignFile(myFile, 'c:\Test3.txt');

ReWrite(myFile);

s1:=edit1.text;

s2 :=edit2.text;

s3:=edit5.text;

s4:=edit3.text;

s5:=edit4.text;

s6:=edit6.text;

WriteLn(myFile,s1) ;

WriteLn(myFile,s2) ;

WriteLn(myFile,s3) ;

WriteLn(myFile,s4) ;

WriteLn(myFile,s5) ;

WriteLn(myFile,s6) ;

showmessage('Áëàãîäàðèì çà óñëóãó');

closefile(myFile);

end;

procedure TForm8.Button3Click(Sender: TObject);

begin

form10.show;

end;

procedure TForm8.Button2Click(Sender: TObject);

begin

form8.close ;

end;

procedure TForm8.Button4Click(Sender: TObject);

var

f:textFile;

str:string;

begin

AssignFile(f, 'c:\Test3.txt');

reset(f);

memo1.Lines.Add(edit1.Text+'/ '+edit2.Text+'/ '+edit3.Text+'/ '+edit4.Text+'/ '+edit5.Text+'/ '+edit6.Text+'/ ');

readLn(f, str);

CloseFile(f);

end;

end.

unit Unit9;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, Buttons, Mask, DBCtrls;

type

TForm9 = class(TForm)

DBEdit1: TDBEdit;

DBEdit2: TDBEdit;

DBEdit3: TDBEdit;

DBEdit4: TDBEdit;

BitBtn1: TBitBtn;

procedure BitBtn1Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form9: TForm9;

implementation

uses Unit3;

{$R *.dfm}

procedure TForm9.BitBtn1Click(Sender: TObject);

begin

form3.adodataset1.post;

close;

end;

end.

unit Unit10;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, jpeg, ExtCtrls;

type

TForm10 = class(TForm)

Image1: TImage;

Edit2: TEdit;

Edit3: TEdit;

Label2: TLabel;

Label3: TLabel;

Button1: TButton;

Button2: TButton;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

end;

var

Form10: TForm10;

implementation

{$R *.dfm}

procedure TForm10.Button1Click(Sender: TObject);

var a: integer;

s:integer;

begin

writeln ('Ââåäèòå a');

readln (a);

s:=a*10;

readln (s);

end;

procedure TForm10.Button2Click(Sender: TObject);

begin

form10.close ;

end;

end.

Рисунок 4. Авторизация

Рисунок 5. Кнопки действий

Рисунок 6. Работа с документами

Рисунок 7. Вход под пользователя

Рисунок 8. Справки и оформление заявок

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В моей курсовой работе представленная программа нотариуса. Нотариус включает в себя важные функции работы с документами. Имеет регистрацию как и с физического лица так и с юридического лица, а так же список документов и важную информацию про физическое лицо. Имеется справка для большего удобства работы с документами.

В результате усложнения как структуры документов, так и процессов использования документов возникают дополнительные задачи управления документами:

Во-первых, с одним документом, возможно, должны работать несколько человек, причем, в реальном времени (и одновременно). Более того, одни фрагменты данных требуется регулярно обновлять, в то время как другая часть информации должна оставаться статичной.

Во-вторых, в документе могут использоваться внедренные объекты (например, данные, чертежи и изображения), когда необходимо модифицировать такие объекты в одних проектах и оставлять без изменений в других.

Управление документооборотом состоит в том, чтобы все обновления документов и их частей, которые выполняет пользователь, проходили процесс утверждения, и фиксировались.

Внедрение компьютеризованной системы управления документооборотом (системы электронного документооборота) должно не просто обеспечить хранение всех версий всех внутренних и внешних документов предприятия, но также фиксировать все действия (создание, рецензирование, редактирование, утверждение, списание в архив) над документами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Владимир Грекул, Нина Коровкина, Юрий Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013

2. Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014

3. В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013