Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( Бизнес-процессы на основе документов )

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В условиях глобальной интеграции мировой экономики перед современным предприятием стоят сложнейшие задачи по обеспечению эффективной работы предприятия. Новые возможности, предполагающие движение информационных потоков, привели к изменениям в принципах работы предприятий и вызвали изменение структуры управления предприятием.
Все больше появляется организаций, не имеющих четкой структуры управления, а ставшее возможным удаление не только филиалов, но и отделов организации несет в себе сложности построения технологий управления. На этом пути базой для построения системы управления становится не под-разделение предприятия как при функциональном подходе, а процесс, отражающий деятельность организации посредством процессного подхода.
Возникающая необходимость оптимизации процессов предприятия и оценке их эффективности приводит к понятиям показателя и систем показателей управления процессами.
Целью данной работы является рассмотрение процессного подхода и технологий использования этого подхода в системах управления предприятием

Что же лучше? Обработка документа в цифровом виде или с помощью бумаги? Если оба метода занимают одинаковое количество времени и усилий - ответ очевиден.

Для оптимизации бизнес-процесса требуется больше усилий, чем просто покупка нового программного обеспечения. Это требует критического анализа работы организации и минимизации ресурсов, необходимых для достижения цели.

Глава 1. Бизнес-процессы на основе документов

Каждая организация, независимо от того, предоставляет ли она образование ученикам или вино потребителям, опирается на повторяющиеся задачи для достижения своих целей «большой картины». Контрактное управление, выставление счетов и найма - всего лишь несколько примеров процессов, которые ведут бизнес. Задачи, которые попадают под каждый процесс, должны обрабатываться внимательно и последовательно.

Управление контрактами является одним из примеров повторяющегося процесса, который ведет к перемещению операций организации.

Эти процессы на основе документов необходимы для бизнес-операций, но в некоторых случаях они скорее являются ахиллесовой пятой, чем планом успеха. Выполняет ли какая-либо из ваших повседневных задач более обременительная, чем продуктивная? Об этом необходимо помнить, когда мы проходим фазы оптимизации бизнес-процессов.

Этап 1: Определение

После того, как вы определите, какой бизнес-процесс нуждается в «капитальном ремонте», первым шагом будет список всех ключевых компонентов процесса. Это должны быть фундаментальные, неизменные аспекты процесса. Чтобы определить ключевые компоненты, необходимо задать следующие вопросы:

• Какова цель или желаемый результат этого процесса?

• Когда процесс начинается и заканчивается?

• Какие действия продвигают процесс вперед?

• Какие сотрудники задействованы?

• Какая информация передается между этапами?

Например, в случае найма сотрудников необходимо ответить на следующие вопросы:

• Какова цель или желаемый результат этого процесса? Нанять квалифицированного кандидата на работу.

• Когда процесс начинается и заканчивается? Он начинается, когда приложение получено и заканчивается решением нанять или отклонить.

• Какие действия продвигают процесс вперед? Обзор приложений, интервью, одобрения и отклонения.

• Какие сотрудники задействованы? HR и соответствующих менеджеров отделов.

• Какая информация передается между этапами? Приложения, резюме, сопроводительные письма, даты / время интервью и заметки от рецензентов.

Этап 2: Переосмысление

На этом этапе следует рассмотреть вашу уникальную методологию и выявить потенциальные области для улучшения. Подумайте о каждом шаге, который вовлечен в бизнес-процесс, который вы анализируете, затем задайте следующие вопросы:

• Сколько бумаги используется в этом процессе?

• Сколько копий одного и того же документа?

• Сколько человеко-часов требуется для завершения процесса?

• Из тех часов, сколько потрачено на выполнение избыточной или посторонней работы?

• Где процесс останавливается и почему?

• Когда происходят ошибки?

Важно сравнить эти ответы со списком ключевых компонентов. Вы будете понимать задачи, которые кажутся важными, например, фотокопирование документа для каждого менеджера отдела, фактически не соответствуют цели процесса. Вы также поймете, что исправление ошибки является существенным только при возникновении ошибки - устранить ошибку и устранить дополнительную задачу, которая ничего не делает для продвижения процесса вперед.

Давайте посмотрим на другой пример: компания по производству медицинских изделий, ответила на вышеуказанные вопросы и обнаружила, что процессы управления документами были неэффективными. Важная информация для каждого заказа была составлена ​​в большой папке и доставлена ​​вручную между отделами в магазине площадью 155 000 кв. Футов. Компания бросила книгу (буквально) и начала использовать инструменты автоматизации бизнес-процессов для оцифровки заказов и автоматического направления их в соответствующие отделы в соответствующее время. Это время обработки заказов сократилось с 8-10 недель до 72 часов и сэкономило более 200 часов рабочего времени в год.

Цель оптимизации бизнес-процессов - сократить или устранить временные отходы, отходы ресурсов, ненужные затраты, узкие места и ошибки при достижении цели процесса.

Этап 3: Автоматизация

Повторите ненужные задачи, повторите успешную тактику, и бизнес процветет. После того как вы отделите существенное от несущественного в своем бизнес-процессе, пришло время применить решение.

Предоставляя программному обеспечению «автоматизировать» задачи, организации могут управлять процессами быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Системный подход

Системный подход можно отнести к одному из базовых направлений методологии научных исследований. Он, в своей основе, рассматривает объ-ект исследования как целостную совокупность связанных между собой и ока-зывающих друг на друга влияние объектов и их отношений .
Системный подход к исследовательской деятельности является спосо-бом, с помощью которого можно организовать процесс изучения взаимных связей и закономерностей развития объекта комплексно, благодаря чему дос-тигается увеличение эффективности его функционирования . Фактически, системный подход можно считать не методом, решающим задачи, а методом, осуществляющим постановку задач на уровень, качественно превышающий предыдущие

Глава 2. Принципы

2.1 Определение оптимизации процесса

Оптимизация бизнес-процесса - это дисциплина корректировки процесса, для достижения оптимизации определенных задач и целей

Наиболее распространенными задачами являются минимизация затрат, максимизации пропускной способности и / или эффективности. Это один из основных количественных инструментов для принятия решения.

Общие принципы

Долгое время оптимизация бизнес-процессов рассматривалась как задача управления качеством, но сегодня она все больше растет в рамках комплексного и совокупного управления процессами в организациях. Ориентация и оптимизация процессов в качестве основы для эффективного типа теперь является неотъемлемой частью любого современного управления бизнесом, чтобы выжить в международной конкурентной среде.

Для этого необходимо определить цепочки процессов между отделами, а не думать в иерархическом отделе структур.

Для начала, рабочие процессы должны регистрироваться и классифицироваться в контексте, которые должны быть описаны, должны быть реализованы соответствующие ключевые показатели (ключевой показатель эффективности).

С помощью полученных описаний процессов может быть создана карта процесса, которая обеспечивает основу для дальнейших оптимизаций.

Это может затронуть все следующие бизнес-сектора: исследования и разработки, производство, администрирование для покупки и продажи.

В идеале, все бизнес-процессы, а также человеческие и материальные ресурсы такой оценки и классификации рассматриваются в контексте единой концепции электронного бизнеса.

Известными концепциями управления в этом контексте являются, например, реинжиниринг бизнес-процессов

Когда вы хотите оптимизировать процесс, вы можете сделать это из разных подходов. Ниже приведен список из пяти общих процедур, которые можно реализовать, когда вы выбрали подход, который соответствует вашему процессу.

BPR (англ. Business process reengineering) - Реинжиниринг бизнес-процессов

«Фундаментальный и радикальный подход к реинжинирингу процессов с« сверху вниз »

Реинжиниринг бизнес-процессов - это стратегия управления бизнесом, ориентированная на анализ и проектирование рабочих процессов и бизнес-процессов внутри организации. BPR призван помочь организациям принципиально переосмыслить, как они выполняют свою работу, чтобы значительно улучшить обслуживание клиентов, сократить эксплуатационные расходы и стать конкурентами мирового класса.

BPR стремится помочь компаниям радикально перестроить свои организации, сосредоточив внимание на дизайн их бизнес-процессов. Реинжиниринг подчеркнул целенаправленную ориентацию на бизнес-цели.

Порядок проведения

• Разработка корпоративной стратегии

• Определение ключевых компетенций, которые необходимы для внедрения стратегии

• Подробный анализ существующих процессов

• Выявление процессов, требующих изменения

• Определение ключевых показателей эффективности для бизнес-процессов

• Собственно реинжиниринг

Контроль и постоянное совершенствование новых процессов на основе ключевых показателей эффективности

Глава 3. Процессный подход для определения гибкости бизнеса

Организации все чаще ориентируются на чрезвычайно изменчивую и сложную среду, в которой неопределенность, изменение и рост технологий, новые бизнес-модели и конкурентные угрозы являются единственными константами. Компании, стремящиеся выйти из этой среды, требуют оперативности, а гибкость бизнеса имеет решающее значение для реагирования на все более изменяющиеся рыночные условия. Прагматичное и оперативное определение эффективности бизнеса и гибкости бизнеса, то есть, достижение и поддержка в их в контексте ИТ-среды, значительно варьируется. Несмотря на растущую активность в отрасли вокруг определения гибкости бизнеса, часто с базовой повесткой дня продажи программного обеспечения или услуг, согласованное или признанное определение гибкости бизнеса остается уклончивым.

Заинтересованные стороны используют различные рычаги для достижения гибкости бизнеса. На рисунке 1 показаны примеры рычагов, которые часто используются для повышения гибкости бизнеса.

Рисунок 1.

Сосредоточение внимания на одном рычаге или даже наборе рычагов не может привести к желаемому результату в бизнесе. Например, акцент на совершенствовании процесса открытых счетов может привести к увеличению краткосрочных доходов и счетов. Однако, что, если бизнес-результат, стратегический генеральный директор, должен был стать лидером на рынке, измеряемым тем, что он стал первым в доходах и прибылях в сфере розничных банковских услуг? Оптимизация процесса открытия счета, приводящая к увеличению количества новых контрольных и сберегательных счетов, является хорошей работой, но недостаточной.

Полезно реализовать прагматичное и оперативное определение эффективности бизнеса и гибкости бизнеса; в частности, как достичь и поддерживать каждого в контексте поддерживающей ИТ-среды. Какую вспомогательную роль должны играть ИТ-инфраструктура, архитектура программного обеспечения, разработка приложений, лучшие практики или любые рычаги гибкости для достижения бизнес-целей и поддержания производительности с течением времени? В контексте оптимизации бизнес-процессов (BPO) предприятиям необходимо выходить за рамки классической разработки приложений и рычагов гибкости для достижения результатов бизнеса.

Попробую описать практические определения, принципы и концептуальную модель для гибкости и эффективности бизнеса как с точки зрения бизнеса, так и с точки зрения ИТ. Основная аудитория - деловые и технические руководители и архитекторы, которым необходимо понимать, как достичь гибкости бизнеса и стимулировать свои организации к инновациям и постоянному совершенствованию бизнеса, при сохранении и превышении уровня эффективности бизнеса.

Для достижений цели, поддержании и повышении эффективности бизнеса посредством ВРО следует:

• Включить гибкость в различных аспектах бизнеса и ИТ, чтобы иметь возможность управлять и включать изменения в бизнес и технологии.

• Помощь в создании компромиссов между маневренностью и эффективностью.

• Научиться справляться с сложностью и управлять ею в условиях непрерывных изменений, включая предсказуемые и непредсказуемые изменения.

• Оптимизация бизнес-архитектуры и предоставление услуг в условиях непредсказуемых рыночных или бизнес-сдвигов.

В целом цель состоит в том, чтобы иметь возможность оптимизировать процесс изменений, поскольку он, естественно, происходит в динамично меняющихся средах, рынках и организациях.

2.2 Роль ориентированной на вариации оптимизации бизнеса

Повышение гибкости бизнеса в значительной степени зависит от применения вариационно-ориентированного анализа и проектирования для определения и формирования основы для предсказуемых, ожидаемых изменений и непредсказуемых непредвиденных изменений.

Обычно существует четыре оси вариации: информация (структура), процессы (поток), события и правила или политики образуют оси вариации, которые дают возможность изменения в бизнесе. Дополнительные оси вариации могут быть сопоставлены с остальными приспособлениями для маневренности, такими как организация и сотрудничество. Вместе эти средства гибкости образуют ряд аспектов, которые можно определить как изменяющиеся.

Вариационно-ориентированный бизнес-анализ признает меняющийся характер бизнес-экосистемы и направлен на оптимизацию бизнес-процессов за счет правильного проектирования, планирования, мониторинга и оптимизации выполнения. Вариационно-ориентированная оптимизация бизнеса помогает управлять и смягчать сложность в неоднозначных, непредсказуемых и мучительно меняющихся обстоятельствах с использованием бизнес-сенсоров в бизнес-контексте, чтобы инициировать интеллектуальные изменения, необходимые для адаптации и оптимизации ответа, поэтому бизнес не излишне расходует скудные ресурсы или игнорирует критические угроз и сложностей.

Заключение

Чтобы достичь и улучшить бизнес-производительность, необходимо понять ее элементы и как использовать основополагающие понятия, которые должны быть на месте, такие как гибкость бизнеса, чтобы производительность бизнеса была реалистичной, устойчивой и способной обеспечить постоянное улучшение ,

Два пункта по оптимизации бизнес-процессов:

1. Достижение и поддержание эффективности бизнеса:

• Изменение модели бизнеса на скорость, стоимость, качество и предсказуемость, соответствующие стратегическим потребностям.

• Мониторинг бизнес-мероприятий в режиме реального времени с использованием новых комбинаций информационных технологий.

• Предоставление корректирующих действий или организационных изменений в качестве средства поддержки результатов бизнеса.

1. Включение оперативной гибкости для решения проблем с сложностью, выявленных руководителями:

• Оптимизация эффективности бизнеса на основе четко определенных точек.

• Оптимизация процесса изменений.

• Целенаправленное использование ИТ и бизнес-операционных изменений в качестве средства защиты.

• Достижение лучших результатов бизнеса от данных и процессов в бизнесе.

• В режиме реального времени понимание и мониторинг для улучшения принятия решений.

• Освободите бизнес от хрупкости существующих приложений, которые требуют жесткого кодирования процессов и использования информации

Список использованной литературы

1. «Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов» В.Репин, В.Елиферов
2. «Бизнес-процессы: Моделирование, внедрение, управление» В.Репин
3. «Системность во всем Универсальная технология повышения эффективности» С.Карпентер
4. «Бережливое производство программного обеспечения От идеи до прибыли» М.Поппендик, Т.Поппендик
5. «Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса» Д.Гараедаги