Особенности систем электронного документооборота

Содержание:

Введение

Актуальность выбранной темы исследования заключается в том, что в современной организации системы электронного документооборота становятся обязательным элементом информационной инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности промышленные предприятия и коммерческие компании, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи взаимодействия с населением, межведомственного взаимодействия и внутреннего управления. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД, обозначающая систему автоматизации делопроизводства; СЭДО, обозначающая систему электронного документооборота; и САДО, обозначающая систему автоматизации документооборота.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики систем электронного документооборота ориентируют свои продукты на работу не только с организационно-распорядительными документами и корреспонденцией, но и с различными внутренними документами, такими как договора, документы по кадровой деятельности, нормативная, справочная и проектная документация и другие подобные. Системы электронного документооборота также используются для решения прикладных задач, где важной составляющей является работа с электронными документами: обработка обращений граждан, управление взаимодействием с клиентами, организация проектного документооборота, автоматизация работы сервисной службы и другие подобные. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, которая обеспечивает работу с электронными документами.

1 Эволюция и сущность систем электронного документооборота

1.1 Основные понятия систем электронного документооборота

Система электронного документооборота является автоматизированной многопользовательской системой, которая сопровождает процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается основывание процесса управления на человеко-читаемые документы, которые содержат необходимые к исполнению инструкции для сотрудников организации.

Документооборот является движением документов в организации с момента их получения или создания до завершения отправления или исполнения; Документооборот также представляет собой комплекс работ с документами: прием, рассылку, регистрацию, формирование дел, контроль исполнения, повторное использование и хранение документации, справочные работы^[1].

Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документами, который представлен в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ является документом, который пригоден для автоматического считывания информации, содержащейся в нем. Машиночитаемый документ записывают на оптических, магнитных и других носителях информации^[2].

Электронный документ является документом, который создан с помощью средств компьютерной обработки информации и может быть подписан электронной подписью с сохранением на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которая является обеспечивающим возможность контроля подтверждения и целостности подлинности электронных документов средством защиты информации^[3].

Основными принципами электронного документооборота являются:

• однократная регистрация документа, которая позволяет однозначно идентифицировать документ;
• возможность параллельного выполнения операций, которая позволяет сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;
• непрерывность движения документа, которая позволяет идентифицировать ответственное за исполнение задачи лицо в каждый момент времени жизни процесса;
• единая база документной информации, которая позволяет исключить возможность дублирования документов;
• эффективно организованная система поиска документа, которая позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нем;
• развитая система отчетности по различным атрибутам и статусам документов, которая позволяет контролировать движение документов по процессам документооборота и, основываясь на данных из отчетов, принимать управленческие решения^[4] [2, 5].

1.2 Классификация систем электронного документооборота

• Универсальные «коробочные» СЭДО:
  • стандартный набор функций;
  • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
  • низкие временные затраты на приобретение и установку;
  • относительно низкая стоимость;
  • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
• Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
  • максимально персонифицированная система;
  • большие временные затраты;
  • высокая стоимость разработки;
  • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
• Комбинированные СЭДО:
  • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  • полное соответствие нуждам предприятия;
  • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
  • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
  • передача заказчику прав на продукт;
  • простота освоения и использования;
  • полная локализация;
  • удобный интерфейс;
  • взаимодействие с существующими офисными приложениями^[5] [3].

1.3 История развития систем электронного документооборота

Начало 90-х годов XX столетия было ознаменовано технической революцией. В этот период в России произошло внедрение персональных компьютеров в систему документооборота предприятий. Они объединяли сети и стали главным технологическим инструментом офисной деятельности. Целью данного процесса было увеличение эффективности работы с созданием, обработкой и хранением документов^[6].

Первоочередной задачей, решаемой персональными компьютерами был автоматизация делопроизводственной деятельности, т.е. создания документов, их регистрации, перемещения, контроля, хранения и т. д. Не вызывает сомнений тот факт, что первые системы электронного документооборота (СЭД) были примитивными и были далеки по выполняемым функциям от современных. Они способствовали проведению исключительно учета документов в централизованной делопроизводственной службе предприятия (управлении делопроизводства, канцелярии, секретариате и т. д.). В системах того времени происходило хранение и обработка преимущественно регистрационно-контрольной информации о документах, а также их исполнении и движении^[7]. Они представляли собой более современный аналог систем журнально-карточного учета. Системы электронной документации позволяли осуществлять хранение электронных версий документов, используемых для информационно-справочных целей.

Вторым этапов развития произошло установление рабочих мест систем электронного документооборота за пределами централизованной делопроизводственной службы, т.е. в подразделениях предприятия. Это позволило повысить оперативность доведения до отделов (подразделений) информации о направленных в их адрес документах, а в ответ получать отчет о состоянии работы с ними. В последующем происходит расширение действия систем электронного документооборота. Они начинают обеспечивать документационную деятельность сети территориально взаимосвязанных предприятий, обеспечивая при этом обмен электронными версиями документов и документационной информацией^[8].

На третьем этапе произошло развитие систем электронной документации уже за традиционными рамками делопроизводственной деятельности. В этот период к системам стали подключать рабочие места всех должностных лиц предприятия, которые участвуют в работе с документами: как руководителей, так и исполнителей. Для этих групп пользователей наиболее важной была не столько работа с учетными данными, сколько непосредственно работа с документами. Это привело к росту во внутреннем документообороте предприятий систем электронного документооборота^[9].

Современный этап развития систем электронного документооборота позволяют и вовсе отказаться от работы с бумажными носителями внутри предприятия, однако, только с изданием соответствующего официального документа^[10]. По окончании работы с электронными версиями производится формирование бумажного проекта официального документа, подписываемого руководителем. Бумажные копии (или оригиналы) хранятся и передаются в архивы, а также при необходимости отправляются в другие организации, гражданам. Таким образом, было выявлено, что современные электронные системы документооборота направлены на оптимизацию работы и обслуживание бумажных оригиналов. Это вызвано множеством факторов, таких как недостаточный уровень информатизации, неполнота нормативной базы использования электронных документов и др.

Системы электронного документооборота появились относительно недавно и в настоящее время уже прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но никак не замена циркулирующих на предприятии документных потоков.

Многое изменилось в тот момент, когда производители систем электронного документооборота стали не просто копировать процессы предприятий, которые обеспечивают движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие перед этими процессами в частности и перед всем документооборотом в целом^[11].

Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в системы электронного документооборота далеко не сразу. Более того, многие современные муниципальные федеральные и органы власти до сих пор используют простейшие системы электронного документооборота, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не его оптимизация и замена, и поддержка структуры управления^[12].

Хронологически первый этап эволюции систем электронного документооборота начался в 80-х годах XX века и продолжался около 20 лет. Данный период характерен разрозненностью решений, появившейся вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, который необходим для решения задач такого рода.

К необходимости автоматизации документопотоков привел такой этап развития компаний, когда объемы документации еще не достигли критических показателей, за счет разрозненности длительности процедур согласования руководителями. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, а параллельное согласование требовало очень больших временных затрат, за счет чего его использование применялось исключительно пределах одного здания и сводилось к минимуму. После достижения отметки объемов документооборота критических значений, понадобилась перестройка и оптимизация процессов^[13].

Таким образом, первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Достоинствами такого подхода были общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации и четкое соответствие построенной системы электронного документооборота фактическим регламентированным процессам документооборота. В качестве недостатков можно отметить немасштабируемость системы, что приводило к невозможности развития^[14].

Для решения этой проблемы сразу несколько компаний в середине 90-х годов начали создавать универсальные системы электронного документооборота, легко масштабируемые под нужды практически любых заказчиков. Сама технология создания конечного решения систем электронного документооборота стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро системы электронного документооборота, на втором этапе происходило внедрение. Данный метод позволял снижать стоимость конечных решений и обеспечивал возможности функционального и организационного масштабирования системы^[15].

В конце XX века в сферу автоматизации документооборота процессный подход к управлению вместе с понятие WorkFlow, являющимся потоком работ, которые представляют из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные системы электронного документооборота откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков, которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным системам электронного документооборота еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, которые эксплуатируют системы электронного документооборота, обеспечивать непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия^[16].

Также изменилась архитектура решений: В 2005 году была введена трехзвенная архитектура: «СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя», которая стала фактическим стандартом отрасли^[17] [1, 3, 4].

1.4 Перспективы развития систем электронного документооборота

Говоря о практическом применении систем электронного документооборота, необходимо более подробно рассмотреть задачу их интеграции с другими корпоративными приложениями. Комплексное решение этого класса задач позволит предприятиям создать внутреннюю систему обмена информацией, которая приходит или собирается из разрозненных источников. Ее объединение на основе общей шины данных, приведет к созданию общего корпоративного репозитория информации и данных. Системы электронного документооборота выполняют роль подобных «шин»^[18].

Решение этой проблемы очень важно для современного предприятия, особенно, если на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений, без которых невозможна деятельность ни одной крупной организации. Сейчас системы электронного документооборота обычно выступает в роли платформы для интеграции со следующими типами приложений:

• Front-end приложения, такие как CRM;
• Офисные приложения;
• ERP-системы^[19].

Касательно ERP-систем, то одним из их слабых мест является некоторая избыточность документов, которые генерируются в основных модулях ERP-системы. Развертывание централизованного репозитория на базе системы электронного документооборота, который обеспечивает каждый модуль ERP-системы необходимыми ему документами, ускоряет возврат инвестиций и способствует уменьшению операционных расходов предприятия. То есть, интеграция ERP-системы и системы электронного документооборота обеспечивает более высокое значение показателя IRR, чем это может быть получено при автономном использовании данных систем.

При интеграции систем электронного документооборота с офисными приложениями пользователям предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений. Кроме того, практически во всех распространенных системах электронного документооборота существует возможность работы через Web-навигаторы. Помимо этого, высоко распространена интеграция с фронт-офисными приложениями^[20].

Технологии, которые применяются для развития и разработки систем электронного документооборота, с каждым годом становятся более совершенными и прогрессивными, при этом часто возникает вопрос контролируемого и направленного развития систем электронного документооборота. Не совершенная нормативно-правовая база и разнообразие технологий приводят к тому, что рынок систем электронного документооборота с каждым годом становится все более и более разнородным. В этом случае у предприятия должен быть подход к развитию процессного подхода к контролю и управлению своей деятельности, для подготовки базы с целью развития, адаптации и внедрения выбранной системы электронного документооборота^[21].

Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом автоматизации. Задачи и цели ставятся значительно шире: управление знаниями параллельно с оптимизацией. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами.

Для развития систем электронного документооборота необходимо в первую очередь создать более основательную регламентную базу для массовой миграции к технологии электронно-цифровой подписи и других подобных функций ECM-систем, являющихся камнем преткновения при переходе от смешанного и традиционного документооборота к полностью электронному.

В итоге можно коротко выделить основные требования к современным системам электронного документооборота и тенденции их развития:

• легкость в обновлении и установке клиентских приложений;
• возможность заказчика самостоятельно развивать и изменять функции системы;
• возможность размещения системы электронного документооборота в Интернете и предоставления доступа в качестве сервиса;
• наличие приложений для мобильных устройств и удобство работы с ними;
• наличие Web-доступа к документам с целью работы с ними^[22] [2, 6].

1.5 Сущность и особенности систем электронного документооборота

Создание систем электронного документооборота стало ответом на потребность предприятий в хранении в легкодоступном виде, а также оперативной транспортировке управленческих решений в виде их информационной составляющей. На сегодняшний день в России до сих пор не существует единых норм и правил, которые бы обеспечивали однозначное нормативно-правовое условия существования электронного документа, а также систем электронного документооборота^[23].

Основные понятия, раскрывающие электронный документооборот отражены в Федеральном законе «Об электронной подписи»:

• электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
• квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Электронным документом зазывают документ, который создан при помощи средств компьютерной обработки информации, имеющий возможность подписания электронной подписью и хранения на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документ должен отвечать определенным требования, таким как:

1. иметь структуру установленного образца;
2. иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком;
3. содержать реквизиты, которые позволяют идентифицировать его и придать ему юридическую силу;
4. создаваться, передаваться и храниться с помощью технических и программных средств^[24].

В связи с чем, система электронных документов наделена следующими свойствами:

• электронный документ, который подписан электронной цифровой подписью, обладает юридической силой, аналогичной документу на бумажном носителе;
• электронные документы подлежат хранению в электронных архивах в порядке, который установлен нормативными правовыми актами РФ;
• все экземпляры электронного документа, которые подписаны одинаковой электронной цифровой подписью, должны иметь равную юридическую силу^[25].

Хранение электронных документов должно быть обеспечено с соблюдением следующих условий:

• необходимо обеспечить возможность предоставления хранимых электронных документов (оригинал, копия) на бумажном носителе;
• необходимо обеспечить возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
• необходимо обеспечить возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, который предусмотрен федеральными законами;
• необходимо обеспечить защиту электронных документов от искажений и несанкционированного доступа^[26].

Структура электронного документа состоит из двух частей, а именно: содержательной и реквизитной. Содержательная часть может включать раздельно или в любом сочетании из аудиовизуальной (мультимедийной), графической и текстовой информации об изделии. Она содержит всю необходимую информацию об изделии.

Реквизитная часть электронного документа состоит из реквизитов, а также допускается вводить дополнительные реквизиты с учетом специфики его обращения и применения^[27].

Все варианты публикаций, т.е. оригиналы, копии, дубликаты имеют одинаковую юридическую силу с бумажной формой выполнения документов аналогичных наименований. В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, которые содержатся в подлиннике электронного документа.

Подлинные электронные документы, которые получены путем изменения из форматов и подписаны в электронной цифровой подписью установленном порядке, имеют то же наименование документа, что и электронный документ, из которого они получены^[28].

Подлинному электронному документу присваивают дополнительный признак, записываемый в реквизитной части документа. Подлинный документ должен содержать в реквизитной части указание на исходный электронный документ, из которого он получен.

При обращении электронного документа должна быть обеспечена возможность проверки электронной цифровой подписи всеми организациями – участниками обращения документа.

Таким образом, проведенное исследование показало, что к электронному документу, а также системам электронного документооборота предъявляются требования, отраженные как во внутренних документах предприятия, так и законодательно^[29] [3, 4, 7].

2 Особенности систем электронного документооборота

2.1 Ограничения доступа в системах электронного документооборота

При электронном документообороте документы в организации распространяются не физически, а путем предоставления сотрудникам, имеющим на это право доступа к электронным копиям документов, хранящимся на сервере системы. Такой механизм доступа к документам позволяет организовать работу всех сотрудников территориально-распределенной компании в едином информационном пространстве и нивелировать влияние удаленности отдельных пользователей на скорость их работы с документами.

Все документы компании располагаются в системе электронного документооборота в виде иерархии представлений документов или в отдельных базах данных^[30].

Формироваться папки могут по хронологическому, алфавитному, номинальному или корреспондентскому признакам.

В папку помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому он может быть отнесен к нескольким папкам, обеспечивая различные варианты классификации одного и того же документа в зависимости от потребностей пользователя.

Такие электронные библиотеки обеспечивают централизованное хранение всех необходимых документов компании, удобство и оперативность доступа к ним. При этом каждый сотрудник "видит" именно те документы, которые нужны ему для работы. Как это возможно?^[31]

Одной из главных задач специальной настраиваемой базы данных систем электронного документооборота является управление доступом пользователей к документам.

Такая база обычно содержит информацию о таких параметрах, как иерархия штатной структуры организации, которая состоит из штатных и структурных единиц, и функциональные роли.

В такой базе прописываются права на различные операции и доступ к документам штатной или структурной единицы или замещающего ее и функциональные роли, которые определяют набор доступных функций. Набор видов доступа варьируется от одной системы электронного документооборота к другой, но в целом можно сформировать такую классификацию доступа к документам:

• общий доступ, при котором документ доступен для ознакомления всем лицам;
• доступ по типу документа;
• регулируемый доступ, при котором документ доступен сотрудникам, имеющем на это право^[32].

У сотрудников могут быть права:

• полный контроль над документом с возможностью создавать, редактировать и удалять;
• право доступа к регистрационно-контрольной карточке документа;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право читать, но не редактировать документ;
• право оставлять комментарии к документу, но не создавать новые версии и не редактировать документ;
• полное отсутствие прав доступа к документу^[33].

Настройка прав и ограничений доступа к документам может осуществляться как на уровне системы в отражающей организационную структуру компании базе, так и на уровне пользователя, который может сам определить список сотрудников, имеющих возможность просматривать документ, редактировать его и осуществлять другие действия^[34] [1, 8].

2.2 Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса)^[35].

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов^[36] [2].

2.3 Преимущества электронного документооборота

Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте^[37].

Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал^[38].

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.

Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса^[39].

Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.

Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень^[40] [2, 6].

2.4 Рынок систем электронного документооборота в России

По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week, в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объём продаж тиражных программных продуктов — на 13 %. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews, российский рынок СЭД и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объёме 25,6 млрд рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus Notes, Microsoft SharePoint и др.)^[41].

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012—2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании «Логика бизнеса», «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст» (CompanyMedia), ЭОС и все её партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), «Парма-Телеком» (на базе SAP /R3) и «Хоулмонт» (на базе СЭД ТЕЗИС)^[42].

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году — СЭД Дело (25,3 % проектов), Directum (23,6 %), DocsVision (13,3 %), 1С: Документооборот (12,7 %), CompanyMedia (5,9 %); по числу автоматизированных рабочих мест — СЭД Дело (40,1 %), CompanyMedia (17,5 %), DocsVision (17,1 %), Directum (8 %). Ещё один критерий — это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов — СЭД Дело (42,1 %), Directum (28,2 %), DocsVision (9,3 %), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1 %) и ТЕЗИС (4,3 %)^[43].

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи, основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и Министерства транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23 % всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства. Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД^[44] [1, 7].

Заключение

В данной работе были рассмотрены основные понятия систем электронного документооборота, такие как сама система электронного документооборота, документооборот, электронный документооборот, машиночитаемый документ, электронный документ и электронная подпись. Также были рассмотрены основные принципы электронного документооборота и были выделены этапы истории развития электронного документооборота, с начала 80-х годов XX века до наших дней.

Отдельным вопросом были рассмотрены ограничения доступа в системах электронного документооборота. Были выделены общий доступ, доступ по типу документа и регулируемый доступ. Для регулируемого доступа были рассмотрены допустимые права.

В конце работы были рассмотрены перспективы развития систем электронного документооборота.

Список используемой литературы

1. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с.
2. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с.
3. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005
4. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с.
5. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с.
6. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9.
7. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с.
8. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – 288 с.

1. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

2. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с. ↑

3. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с. ↑

4. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

5. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

6. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

7. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

8. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

9. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

10. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

11. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

12. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

13. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

14. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

15. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

16. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

17. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

18. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

19. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

20. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

21. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству / В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

22. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

23. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

24. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

25. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

26. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

27. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с. ↑

28. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

29. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

30. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – 288 с. ↑

31. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

32. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

33. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – 288 с. ↑

34. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

35. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

36. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

37. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

38. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

39. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

40. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с. ↑

41. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

42. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑

43. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с. ↑

44. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с. ↑