Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Особенности коммуникаций в организации (ООО «Публичные коммуникации» )

Содержание:

Введение

Темой данного исследования явились коммуникации в управлении организацией, так как каждый менеджер должен разбираться в видах, формах и средствах деловых коммуникаций. Проблемами коммуникаций в организации занимались отечественные ученые, такие как Т. З. Адамьянс, М. А. Василик, А. Б. Зверинцев, Ф. И. Шарков. Но они недостаточно уделили своё внимание проблеме коммуникационного процесса, какой эффект для руководителей и подчиненных имеет письменное и устное общение.

Существуют различные типы связей: вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные, формальные и неформальные .

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни организации. Они формализованы, отражают распределение полномочий и служат для передачи отчетов и распоряжений. Горизонтальные связи – это связи между равными по положению в иерархии частями организации. Их основная задача – повышение эффективности взаимодействия.

Линейные связи – это отношения, в которых осуществляется прямое руководство (сверху вниз). Функциональные связи имеют совещательную природу и направлены снизу-вверх.

Формальные связи – это связи, регулируемые принятыми в организации процедурами. Неформальные связи усиливаются, когда формальные связи не выполняют своей роли. В англоязычной терминологии grapevine (система слухов) поставляет работникам 66% информации, 80% которой – информация «по делу». Преобладание неформальных отношений в большинстве случаев тормозит достижение целей организации. Российская бизнес-коммуникация отличается от западной значительным превосходством неформальной стороны.

Целью работы является развитие теоретико-методологических основ исследования управления информацией и коммуникациями на предприятиях в современных условиях. Для достижения цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:

– проанализировать использование коммуникаций в системе управления предприятиями;

– изучить особенности формирования организационно-экономического механизма управления информацией и коммуникациями на предприятиях;

–проанализировать динамику изменения системы коммуникаций предприятий.

Объект исследования – процессы коммуникации в системе управления предприятиями.

Предмет исследования –теоретические и практические аспекты формирования организационно-экономического механизма управления коммуникациями организаций.

Существует большое количество исследований в области коммуникаций. В качестве примера можно привести статью Грунистой О.С. , в которой приведены любопытные данные о сравнении эффективности вертикальных и горизонтальных коммуникаций; статью Райковой Е.В., в которой подробно описаны достоинства и недостатки устной и письменной коммуникации; книгу Дж.М. Лейхиффа и Дж.М. Пенроуза , в которой предложены 10 способов повышения эффективности письменных коммуникаций.

В целом большое внимание в литературе уделяется важности коммуникаций, предлагаются различные способы их улучшения. Однако в существующих исследованиях мало затронута тема поиска и анализа причин нарушений коммуникаций. Тогда как именно поиск причин позволит найти наиболее эффективные способы предотвращения проблем в коммуникациях.

1. Теоретические основы формирования механизма управления коммуникациями в организациях

1.1 Понятие и роль коммуникаций в современных организациях

Прежде чем рассмотреть сущность коммуникационного процесса, нужно понять, что такое коммуникация. Коммуникация – от лат. «communicatio» − сообщение, передача и от «communicare» − делать общим, беседовать, связывать, сообщать, передавать. Этим термином обозначают операционные системы, повседневно обеспечивающие единство и преемственность человеческой деятельности.

Коммуникация – это передача мыслей, сведений, идей между двумя и более работниками, между структурными подразделениями организации, а также между самой организацией и окружающей средой. Никакая совместная деятельность была бы невозможна без системы коммуникаций, так как без общения нельзя организовать деятельность людей, тем более эффективную деятельность, что говорит о высокой актуальности рассматриваемой проблемы.

Для эффективного осуществления функций организации необходима развитая система коммуникаций. Умелое применение коммуникативных инструментов и технологий способствует улучшению, как внутренней политики организации, так и внешней.

Проведенный анализ теоретических источников позволил установить, что понятие «коммуникация» основательно рассматривалось отечественными и зарубежными учёными. Категориальные представления ученых представлены в таблице 1.

Таблица 1. Категориальные представления отечественных и зарубежных ученых понятия «коммуникация»

Следует отметить, что коммуникация – это не только передача или получение информации, так как в процессе передачи информации руководитель мотивирует у своих подчиненных определенное поведение. Поэтому выделяют следующие функции коммуникации :

⎯ Информативную (передача информации);

⎯ Интерактивную (побудительную), связанную с воздействием на поведение собеседника путем внушения, просьбы, приказа и др.;

⎯ Перцептивную (восприятия партнерами по общению друг друга и установления на основе этого взаимопонимания);

⎯ Экспрессивную (возбуждение или снятие эмоциональных переживаний).

Для эффективного осуществления коммуникационных функций организация использует различные виды коммуникаций.

Коммуникации принято подразделять на две большие группы: межличностные, которые не связаны с нахождением лиц в организации, и организационные, которые связаны с организацией. Организационные коммуникации подразделяют на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации представляют собой информационное взаимодействие между организацией и средой. В частности, к таким коммуникациям относится паблик рилейшнз. Главная задача PR – сформировать общественное мнение, направить мысли, чувства и поведение людей в нужное для организации русло.

Довольно быстрыми темпами за прошедшее время развивается маркетинг, что увеличило его роль как одну из неотъемлемых, а в некоторых случаях, – и главенствующих составляющих любого предприятия, практически в любой сфере деятельности. Наряду с этим возросла и роль маркетинговых коммуникаций, которые переживают революцию .

По определению Ф. Котлера, маркетинговые коммуникации – это средства, с помощью которых фирмы пытаются информировать, убеждать и напоминать потребителям, напрямую или косвенно, о своих товарах и торговых марках.

Управление маркетинговыми коммуникациями – целенаправленная деятельность компании по регулированию рыночной устойчивости посредством информационных технологий.

Маркетинговые коммуникации выполняют целый ряд функций, позволяющий потребителям быть информированными о товарах и услугах, а производителям о потребностях потребителей. Сегодня деятельность отдельных людей, групп и организаций напрямую зависит от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. В информационном обществе изменятся не только производство, но и весь уклад жизни, система ценностей. Основное отличие современного рынка заключается в том, что информация и знания движутся в обоих направлениях: от продавца к потребителю и от потребителя к продавцу.

Внутренние коммуникации – это коммуникации внутри организации, которые делятся на формальные и неформальные.

Неформальные коммуникации – это коммуникации, которые основаны на неслужебных, нерегламентированных отношениях. Зачастую, такие коммуникации называют просто слухами.

Формальные коммуникации – это коммуникации, определяемые структурой организации, связями между уровнями управления и ее структурными подразделениями. Формальные коммуникации в свою очередь подразделяются на вертикальные и горизонтальные.

Вертикальные коммуникации связывают между собой уровни управления. Информация передается по нисходящий (сверху вниз) или восходящий (снизу вверх) системе. Как правило, в нисходящем потоке содержится информация, связанная с постановкой целей и задач перед нижестоящими подразделениями, а в восходящем потоке коммуникаций содержатся сообщения, передаваемые с низших уровней организации на высшие (отчеты о проделанной работе, вопросы, жалобы, предложения и т.д.).

Горизонтальные коммуникации – коммуникации между различными структурными подразделениями организации. Их появление вызывается необходимостью согласования решаемых подразделениями задач.

В любой организации, на любом предприятии при формировании коллектива руководитель сталкивается с проблемой мотивации персонала. В 92% организаций именно коммуникация является основным мотивирующим фактором для сотрудников .

От того, как в организации будет построена коммуникативная система, будет зависеть лояльность сотрудников и их стремление к работе. С помощью взаимодействия руководителя и подчиненного выявляются потребности сотрудников, а каналы коммуникации служат распространению мотивирующей информации. Происходит круговорот символической информации между руководителями и подчиненными, вследствие чего в организации формируется рабочая атмосфера, нацеленная на достижение общей цели. Для руководителя организации немаловажно обладать навыками делового общения, куда относится умение успешно вести переговоры, составить деловую бумагу и т.д..

Умение делового общения так же заключается в знаниях принципов делового общения, его культуры, которая содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами.

От того, насколько руководитель развит в области деловых коммуникаций будет зависеть не только внутренние развитие организации, но и внешнее. Таким образом, коммуникации играют неотъемлемую роль в жизни любой организации. Коммуникация в организации – это передача мыслей, сведений, идей между двумя и более работниками, между структурными подразделениями организации, а также между самой организацией и окружающей средой. Для успешного функционирования современной организации мало иметь развитые внутренние коммуникации, необходимо развивать и внешние формы общения с потребителями, партнерами и даже конкурентами.

1.2 Управление коммуникациями в современных организациях

Коммуникация в организациях – довольно сложный, требующий профессиональной подготовки процесс. Причем, мы считаем, что она может рассматриваться и как процесс, и как деятельность, как контакт, и как непосредственно процедуру.

Коммуникация как процесс проявляется как взаимодействие между различными субъектами коммуникации, при которых осуществляется обмен информацией между двумя или более людьми.

Особенности коммуникации как деятельности можно выявить в ходе совместного общения, взаимодействия, когда среди участников коммуникации вырабатывается понимание смысла обращения, вырабатывается некий общий взгляд на вещи, события, поступки.

Коммуникация как общение прежде всего есть форма межличностных отношений, которая состоит из обмена информацией, регулирования восприятия субъектов коммуникации друг другом и организации взаимодействия между субъектами.

Сущностью коммуникации как процедуры является то, что личность одновременно и отправитель, и адресат, принимающий данные.

Коммуникации могут быть, в зависимости от результатов, эффективными и неэффективными. Выделяется внутренняя и внешняя эффективная коммуникация. Внутренняя эффективная коммуникация – высокоструктурированная коммуникация в границах учреждения, напрямую нацеленная на результат, на выполнение задач организации. Она предполагает, что коммуникация представляется важной частью деятельности компании.

Внешняя эффективная коммуникация сопряжена с достижением фирмой собственных задач либо другой организационной работой. Она происходит между фирмой, ее поставщиками, потребителями ее услуг, покупателями, конкурентами, посредниками. Кроме того, это отношения с государственными и муниципальными органами и с населением. Так как результат любого учреждения находится в зависимости с ее внешней сферой, данный вид коммуникации значим для успешности работы фирмы.

Процесс коммуникации содержит следующие основные элементы:

1. Адресант – человек, создающий сведения (данные) с целью передачи.

2. Извещение – непосредственно сведения, закодированные в знаки.

3. Путь – способ передачи данных.

4. Адресат – человек, какому специализированы сведения.

Говоря о элементах процесса коммуникации, некоторые авторы особо подчеркивают особую роль эффектов коммуникации – последствий коммуникации, выраженных в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в налаживании взаимоотношений или иных действий .

В процессе коммуникации адресант и адресат осуществляют ряд взаимозависимых шагов. Их цель – сформировать сообщение и пользоваться связью с целью его передачи таким образом, чтобы эти две адресата равноценно осознали начальную мысль. Данная цель не проста, потому как на любом этапе значение сообщения может быть по той или иной причине изменено и даже целиком потеряно.

Важно обратить внимание на особенности восприятия, так как от них часто зависит эффективность общения. Управленец обязан понимать что данные, которые не входят в сферу знаний адресата, будут восприниматься медленнее.

В условиях непонимания или недостаточного понимания смысла сообщения подчиненный интуитивно склоняется к области своих ранних знаний, опыт которых похож на данный случай. Несмотря на кажущуюся понятность данных, понимание их субъективно. Кодирование и декодирование данных могут не привести к нужному эффекту, обмен информацией может оказаться неэффективным, так как на каждом этапе процессу коммуникации есть риски вмешательства шумов, искажающих смысл послания или блокирующих коммуникационный процесс.

Коммуникации в организациях предполагают собою многоуровневую систему взаимосвязей, в которую входят как сама фирма, внутренние коммуникации среди подразделений, так и ее внешняя среда – внешние коммуникации (с другими организациями, населением и т.д.).

Особенности работы каждого учреждения, его внутренние и внешние связи предполагают наличие особой системы коммуникации и механизма осуществления коммуникаций. Организации используют различные инструменты с целью коммуникаций с образованиями собственной внешней среды. Так, с клиентами они общаются с помощью рекламы, PR и иных возможностей продвижения продукции и услуг в рынок. К формальным коммуникациям можно отнести связи, предусмотренные структурой организации, связи с внешней средой – с потребителями продукта или услуг, предоставляемых организацией (при помощи PR и рекламы).

Также к формальным коммуникациям относятся связи организаций с органами государственного регулирования, куда все организации периодически представляют отчетность (налоговые органы, органы статистики и пр.). В собственных регулярных отчетах каждое предприятие информирует о финансовых, статистических данных, а кроме того приводит данные о собственном размещении, численности сотрудников и др. Любая организация не может эффективно развиваться, не выстраивая эффективные формальные связи.

Несомненно, большую роль в жизни любой организации имеют также и неформальные коммуникации.

Канал неофициальных коммуникаций можно охарактеризовать каналом распространения слухов. Так как согласно по неформальным каналам, с помощью слухов информация распространяются значительно скорее, нежели по формальным каналам. Некоторые руководители используют этот факт намеренно, при необходимости быстрого распространения некоторой информации, запуская информацию «только среди своих».

Процессы коммуникации, в которых принимают участие сотрудники организации, это коммуникации, связывающие управленцев и работников, коммуникации между управленцами одного уровня, коммуникации организации с внешней средой. Информация поступает из разных источников– информация от вышестоящего руководства, подчиненных, коллег, клиентов, поставщиков и т.д.

Работа управленца – это, прежде всего, деятельность, связанная с принятием управленческих решений. Успешность этого вида деятельности взаимосвязана и находится в зависимости от информации, собранной, переработанной, проанализированной информации. Таким образом, коммуникации, потоки информации дают возможность управленцам продуктивно работать, выполнять задачи, стоящие перед ними, принимать верные управленческие решения для подбора подходящей стратегии с целью решения задачи целей организации или ее подразделения.

Коммуникационная деятельность занимает большую часть времени любого управленца. Любой менеджер заинтересован в совершенствовании эффективных коммуникаций, так как коммуникации повышают качество управления, хорошо отлаженные коммуникации способствуют обеспечению координацию в процессе управления, его непрерывность и бесперебойность.

Коммуникационный процесс – важное средство в координации работы подразделений компании, так как он дает возможность получать и предоставлять нужные данные на всех ступенях управления в разных направлениях.

Являясь, по-сути, связью, обменом информацией, коммуникационный процесс выступает средством получения менеджерами знаний о потребностях работников, их планах, их видении ситуации .

В ходе коммуникационного процесса управленцы получают информацию о знаниях, способностях, творческом потенциале своих подчиненных .

Одновременно, коммуникационный процесс выступает средством доведения до сотрудников организации целей, задач, планов организации, принятых управленческих решений, информации о выполнении этих решений, задач, планов, новостей о проблемах, трудностях и достижениях.

Управление коммуникациями в современных организациях – это процесс целенаправленных управленческих влияний на взаимодействия информационного и неинформационного характера, оказывающих влияние как на удовлетворение коммуникационных потребностей, так и на реализацию целей, задач и планов организации.

Вместе с тем, управление коммуникациями в организациях, это непрерывная, целенаправленная деятельность, которая направлена на выявление, преодоление и снятие коммуникативных барьеров. Решение этих задач предполагает специальные знания, профессиональные умения и навыки менеджеров, проектирование организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне подразделений, отделов, так и на уровне каждого отдельного работника.

Основными коммуникационными барьерами в организациях могут выступать несоответствие задач, стоящих перед организацией или ее подразделением, существующим коммуникативным сетям, различие в понимании целей и потребностей подразделений, которое приводит к проблемам с координацией деятельности подразделений, возникновению противоречий между ними. Налаживание формальных каналов коммуникации, грамотное выстраивание восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций и обратной связи также служат улучшению эффективности коммуникаций.

Современный подход к управлению коммуникациями в организациях ориентирован на интегрированное использование всех составляющих коммуникационного комплекса. Сегодня большим препятствием в интеграции коммуникаций являются односторонние, узкопрофессиональные навыки управления. Интегрированный подход к коммуникациям – это не альтернатива, а требование, предъявляемое рынком.

2. Особенности использования внутренних коммуникаций (на примере ООО «Публичные коммуникации»)

2.1 Общая характеристика, основные цели и задачи внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

В условиях ужесточенной конкурентной борьбы и радикально сменяющейся ситуации на рынке, предприятия должны фокусировать внимание не только на материальном состоянии дел, но и вырабатывать стратегию обмена информационного обеспечения внутри своей структуры, которая бы дозволила им получать большую пользу от сотрудников и от предприятия в целом. От эффективности коммуникационных связей и их взаимодействия зависит перспектива и предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, и также работников данного предприятия, а на тотальном уровне и благосостояние всей страны в целом. От качества системы внутренних коммуникаций в компании зависит многое. И уже стало вполне привычным, что крупные предприятия выделяют ее в отдельный функционал, создавая соответствующие подразделения и нанимая специалистов в данной сфере.

Компания ООО «Публичные коммуникации» была основана в феврале 2013 года, а настоящий момент, представляет собой стабильную организацию, которая преуспевает в развитии. Компания осуществляет завоевание рынка с помощью оказания своим клиентам разнообразного спектра услуг. Данные услуги компании представлены в таблице 1.

Таблица 1 Перечень услуг компании ООО «Публичные коммуникации»

Наименование услуги	Содержание услуги
Предоставление публичной отчетности	Формирование положительного образа компании, которая имеет ясную систему пользования кем-чем-нибудь посредством контрактации, а также бухгалтерского учета. Выполнение локализации на публичных веб-ресурсах компании информации об итогах работ, опубликование их в средствах массовой информации, свидетельствует о стабильном совершенствовании и надежности. Агентство формирует публичные отчеты компаний «под ключ», в соответствии с последними нормативными требованиями профильных организаций.
Совершенствование корпоративных коммуникаций	Согласно подходу исследуемого агентства, коммуникации берут начало с комплексной стратегии. Во время ее развития они определяют, что, кому, как и когда следует говорить о компании. Далее выбирают средства для информирования ключевыми сообщениями компанию. Ими могут являться: пресс-конференции и брифинги, инициирование экспертных комментариев, пресс-туры, управляемые утечки и многие другие. Агентство тесно сотрудничает со всеми типами СМИ: деловыми, глянцем, развлекательными, общественно-политическими, глянцем, специализированными.
Проведение тренингов	Публичное выступление любого плана является настоящим вызовом для неопытного спикера. Агентство помогает спикерам освоить все нюансы взаимоотношений со средствами массовой информации. Тренеры рассказывают о правилах «упаковки» содержания, подготовке к интервью, о том, как правильно давать ответ на затруднительные вопросы и вести себя в непредвиденных ситуациях. Для каждого спикера оформляется персональная программа, которая зависит от степени его подготовки и индивидуальных характеристик.
Digital	Агентство не только следит за прогрессом каналов так называемых «новых медиа», но и придумывает, каким образом клиенты смогут извлечь из них максимальную выгоду. Создаются сайты, ведутся и продвигаются официальные аккаунты компаний во всех социальных сетях.
Личное позиционирование	Задача агентства заключается в проведении функционируемого комплекса публичных активностей владельца бизнеса или топ-менеджера ежедневно на имидж компании. Происходит разработка программы позиционирования для первых лиц, организовываются интервью, инициируются комментарии прессе, осуществляеются договора об участии спикера в главных отраслевых мероприятиях.
Репутационный аудит	Агентство проводит репутационный аудит, руководствуясь разнообразными задачами, начиная разработкой долговременной коммуникационной стратегии, заканчивая оценкой результативности преодоления компанией кризисного периода. Инструменты: проведение интервью у представителей различных целевых аудиторий, массовое анкетирование, аудит социальных сетей.
Проведение программ КСО	Внимание компаний к программам корпоративной социальной ответственности (КСО) говорит об опытном бизнесе, готовности внести свой вклад в жизнь общества. Правильно подготовленные программы КСО не только делают помощь более действенной, но и приносят пользу и самой компании. Агентство оказывает ряд услуг в области социальной ответственности бизнеса: Аудит нынешних программ КСО в соответствии с бизнес-стратегией компании, представленности в медиа поле, актуальности и востребованности направлений социальной направленности. Разработка стратегии КСО, в которую входит идеология программ КСО, подробное изложение о направлениях деятельности и механика осуществления программ. Консультативное, информационное и организационное проведение определенных акций социальной деятельности.

Исходя из данных таблицы, можно сделать выводы, что компания действительно готова предложить достаточно широкий спектр услуг и консультаций. Клиентами ООО «Публичные коммуникации» являются такие ведущие компании как Hyundai, Согаз, Сбербанк, Indesit, СТС Медиа. Для наглядности рассмотрим их в таблице 2.

Таблица 2 Потребители ООО «Публичные коммуникации».

Клиент	Предоставляемая услуга
Hyundai	Продвижение модельного ряда компании, организация тест-драйвов, мероприятий для СМИ (конференции, брифинги, пресс-туры). Продвижение моделей премиум-класса: разработка и реализация программы взаимодействия с агентами влияния и «посланниками бренда».
Согаз	Формирование положительного общественного мнения о деятельности компании путем размещения рекламных и информационных материалов о Страховой группе во внутрикорпоративных изданиях и на иных информационных площадках крупнейших российских компаний и предприятий — корпоративных клиентов СОГАЗ.
Indesit	Коммуникационное сопровождение деятельности компании: разработка стратегий продвижения брендов Indesit и Hotpoint-Ariston, формирование пула лояльных журналистов, организация мероприятий для прессы.
СТС Медиа	Развитие корпоративных коммуникаций Холдинга: разработка коммуникационной платформы по тематике деятельности, основных проектов и событий (ключевые сообщения, Q&As). Разработка PR-проектов по продвижению брендов и руководства Холдинга в СМИ. Организация мероприятий для СМИ в области корпоративных коммуникаций.
Pernod Richard Rous	Приглашение светских СМИ на неформальные мероприятия и вечеринки, инициирование освещения. Вовлечение «адвокатов бренда» в коммуникацию компании.
Дикси	Информационное сопровождение благотворительной программы
ДИКСИ	«Неравнодушные соседи», которая реализуется в нескольких регионах РФ. Взаимодействие с фондами-участниками, подготовка содержательных материалов о ходе программы, обеспечение информационного покрытия в регионах проведения благотворительной программы.
Rochaho	Организация пресс-туров для федеральных СМИ на объекты УК «РОСНАНО», расположенные в различных городах РФ. Разработка креативных концепций, верстка и печать корпоративных брошюр для представителей власти о проектах Группы РОСНАНО.
SBERBANK CIB	Продвижение стажировок инвестиционного подразделения «Сбербанка»: разработка и реализация анонсирующей кампании в социальных сетях, студенческих сообществах в Интернете. Освещение всех этапов программы стажировок «Head Start!».
AVICA PROPERTY INVESTORS	Подготовка коммуникационной платформы и дальнейшее проведение пресс-конференции по случаю завершения сделки по приобретению галереи «Времена года» в интересах фонда и дальнейшим планам развития. UNIWEB Информационная поддержка запуска сервиса онлайн-образования. Увеличение упоминаемости сервиса и его представителей в специализированных СМИ. Инициирование аналитических обзоров и интервью с CEO компании в СМИ.
ДАУРИЯ АЭРОСПЕЙС	Освещение запуска первой в России частной спутниковой группировки Perseus, личное позиционирование основателя компании. Организация пресс-брифинга для ключевых федеральных СМИ, инициирование комментариев и интервью первого лица. Более 200 упоминаний по итогам мероприятия. ГК «Tashir» Освещение открытия уникального экзотариума в Москве. Разработка концепции благотворительного мероприятия. Организация и пресс-сопровождение мероприятия.

Рассмотрим организационную структуру ООО «Публичные коммуникации», представленную на рисунке 1.

Такая структура удобна тем, что происходит быстрая реализация работы по распоряжениям и указаниям, которые отдаются вышестоящими руководителями нижестоящим, присутствует постоянство предоставленных полномочий и обязательства за персоналом, а также единство и однозначность распорядительства, более высокая оперативность принятия и выполнение решений. Конкурентами ООО «Публичные коммуникации» являются молодые компании, показатели которых представлены в таблице 3.

Таблица 3 Конкуренты компании ООО «Публичные коммуникации»

Наименование организации	Выручка (Тыс.руб.)	Чистая прибыль (убыток) (Тыс.руб.)
ООО «АКТИОН-РЕКЛАМА»	46900	962
ООО «АБВ РЕКЛАМА ГРУПП»	6777	45
ООО «ИТАР PR»	3812	631
ООО «03 РЕКЛАМА»	1680	49

Таким образом, исходя из данных, указанных в таблице, ООО «Публичные коммуникации» занимает достаточно устойчивые позиции среди молодых компаний и является вполне конкурентоспособной, а также о том, что клиенты готовы воспользоваться услугами данной компании. В ООО «Публичные коммуникации» существуют следующие виды коммуникаций: 1) Горизонтальные — представляют собой обмен информацией между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации совершаются с целью обмена результатами работы, практики и навыками. 2) Вертикальные — это процесс передачи информации между сотрудниками разнообразных рангов (между руководителем и подчиненными). Таблица 4.

Таблица 4 Основные виды коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

Наименование внутренней коммуникации	Содержание внутренней коммуникации
Горизонтальные	-Информационные (СМИ, сайт, сообщения); —Аналитические (обратная связь, анкетирование, фокус — группы, мониторинг персонала); — Коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования); — Организационные (собрания, совещания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов).
Вертикальные	-Организационные (собрания, совещания).

Внутренние коммуникации в организации осуществляются вертикально и горизонтально. Вертикальные коммуникации осуществляются как от начальства к подчиненным, так и в форме обратной связи — от сотрудников к начальству. Основными целями внутреннего внутренних коммуникаций являются: выстраивание корпоративных коммуникаций; формирование и укрепление корпоративной культуры; укрепление лояльности персонала (см. рисунок 2).

Рис. 2. Основные цели внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

В связи с поставленными перед компанией целями, основные задачи внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации» представляют собой: формирование единого информационного пространства внутри организации; преодоление коммуникативных разрывов, а также достижения взаимопонимания; демонстрация «открытости» руководства компании; получение обратной связи от персонала компании; разъяснение корпоративной политики именно в таких областях, как обучение и развитие персонала; формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании (см. таблицу 5).

Таблица 5 Основные задачи внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

Наименование задачи	Инструменты достижения задачи
Формирование единого информационного пространства внутри организации	СМИ, сайт, сообщения
Преодоление коммуникативных разрывов и достижения взаимопонимания	Корпоративные праздники, адаптационные тренинги
Демонстрация «открытости» руководства компании	Корпоративные завтраки, обратная связь
Получение обратной связи от персонала компании	Обратная связь, анкетирование
Разъяснение корпоративной политики в обучении и развитии персонала	Собрания, совещания, выступления руководства, внедрения корпоративных стандартов
Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании	Корпоративное обучение, адаптационные тренинги, разработка и внедрение корпоративных стандартов

Инструменты внутреннего PR условно можно разделить на 4 группы:

информационные (СМИ, сайт, стенды, листовки, сообщения);

аналитические (обратная связь, анкетирование, фокус — группы, мониторинг персонала);

коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования);

организационные(собрания, совещания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов).

Относительно недавно образовались новые методы обучения взрослых, а также повышения их квалификации, к которым можно причислить корпоративное обучение. Вводятся новые подходы и методики организации обучения компетентных специалистов, позволяющие участникам образовательного процесса не только высокоэффективно овладевать информацией, но и развивать знания, навыки, потенциал.

Обычной практикой в данной работе стало проведение тренингов следующего плана: вступительная беседа, которая продолжается около 10 минут, комплекс упражнений, дающих возможности проработать новые методы и технические приемы работы с намерением совершенствования компетентностей сотрудников. Для этого в процессе тренинга применяются различного рода формы обучения, среди которых необходимо упомянуть кейсы (обсуждение определенных ситуаций, которые иллюстрируют те или иные концепции); имитационные и ролевые игры; работа в мини-группах с целью решения актуальных проблем; различные интерактивные упражнения и техники (информационные, стимулирующие, групповые динамические).

У компании имеется опыт работы в проведении обучения групп до 12 человек, так как при большой численности обучающихся фигурируют некоторые затруднения во время выполнения практических упражнений и контроле освоения участниками теми знаниями, на благо которых осуществляется тренинг.

Разработка материалов начинается после четко формулированной темы и цели тренинга. Перечень материалов в каждом случае является индивидуальным, так как оформляется согласно тематике и задачам тренинга. К примеру, в рамках корпоративного тренинга-практикума «Эффективные стратегии» была разработана книга тренера, где определялись цели; предварительная подготовка к проведению тренинга; компетенции, которые необходимо развить; правила тренинга; ключевые понятия и технологии; содержание тренинга; показатели производительности тренинга и предполагаемые результаты; рекомендуемая дополнительная литература и так далее.

Тренинги осуществляются в игровой форме, что дает возможность их участникам чувствовать себя непринужденно. Блочная структура тренинга предусматривает теоретическую и практическую составляющую, межличностное взаимодействие, дает возможность для последовательного формирования у каждого участника тренинга умения находить свое место в групповом решении, соответственно давать оценку ситуации, помогать другим и оказывать им поддержку. Проведение корпоративных тренингов требует периодического мониторинга и оценки их эффективности, внесения поправок и модернизации программ тренингов. Проверка и наблюдение за достижениями участников тренинга говорят о том, что знания и навыки, которые были получены в течение корпоративного тренинга, развиваются в компетентности, содействуют индивидууму в преодолении трудностей, предусматривают существенные ошибки в реальной жизни и сокращают эмоциональное напряжения, вырабатывают новую профессиональную практику, целиком подчиняются ключевым условиям к организации обучения взрослого человека. Система стимулирования и поощрения работодателями сотрудников, которые успешно прошли корпоративное обучение, способствует улучшению уровня эффективной деятельности структурных подразделений и предприятия в целом.

Следует также отметить, что можно разделить общение на непосредственное и опосредованное. Непосредственное общение совершается за счет использования естественных органов, которые даны живому существу природой: руки, туловище, голова, голосовые связки и так далее. Непосредственное общение представляет собой исторически первую форму общения людей друг с другом, исходя из которого в последующих этапах формирования цивилизации появились другие виды опосредствованного общения. К ним относятся переговоры, совещания и беседы. Опосредствованное общение, то есть общением посредством чего-либо, можно рассматривать как частичную психологический связь путем использования письменных или технических устройств, которые затрудняют или отдаляют на некоторое время получение обратной связи между сторонами общения. Опосредствованное общение касается использования специальных инструментов для организации общения и обмена информацией. Это электронная почта, деловая переписка или телефонные переговоры. В ООО «Публичные коммуникации» используются следующие формы внутренних коммуникаций: совещания и беседы (см. таблицу 6).

Таблица 6 Формы внутренних коммуникаций ООО «Публичные коммуникации»

Наименование формы внутренней коммуникации	Содержание формы внутренней коммуникации
Совещание	Осведомление сотрудников о новостной информации; обмен точками зрения и постановление миссий, задания по протекающей деятельности, организация работ; вопросы участников по нынешней работе; заслушивание отчетов руководителей о произведенной работе.
Беседа	Получение определенной информации, заключение договора, долговременный обмен информацией, точками зрения, который часто сопровождается принятием решений

Одним из основных видов внутренней коммуникации непосредственного характера в компании ООО «Публичные коммуникации» является совещание. Образно можно выделить четыре темы вида совещаний:

‒ Оперативные;

‒ Отчетные (итоговые);

‒ По развитию;

‒ Проблемные.

Организация применяет совещания по развитию, а также отчетные и оперативные совещания. На оперативных совещаниях решаются следующие вопросы:

1) Осведомление сотрудников о новостной информации;

2) Дискуссия и утверждение решений по вопросам сегодняшней производительности, учитывая позиции участников;

3) Обмен точками зрения и постановление миссий, задания по протекающей деятельности, организация работ;

4) Контроль задач с предшествующих совещаний;

5) Вопросы участников по нынешней работе;

6) Вопросы прочего рода.

Данные совещания выполняются еженедельно для определения плана работы на указанный срок. Во время такого совещания директора ставят перед своими подчиненными цель, то есть описывая необходимые результаты на предстоящую неделю. Однако накануне дня о таком оповещают заблаговременно. Это важно для подготовленности к дискуссии сути совещания. Точным и надлежащим образом формулируется предмет дискуссии, для увеличения шансов достигнуть нужного результата. Каждый сотрудник знает, на сколько велик его вклад в решение общих задач, ведь без знаний нельзя компетентно принимать участие в совещании и предлагать рекомендации для решения установленной цели.

На совещании не ведется протокол, что несколько затрудняет регулирование выполнения назначенных целей.

Каждое совещание или собрание в компании ООО «Публичные коммуникации» планируется заранее. Данное условие необходимо для того, чтобы сотрудники не выбивались из рабочего ритма, не откладывали намеченные встречи и дела.

На совещания такого рода приглашаются только директора направлений, чтобы те передавали цель работы своим агентам. Также осуществляется проведение отчетных совещаний, целями которых являются:

1) Подведение итогов (в том числе финансовые результаты деятельности) работы компании за конкретный период (квартал, год).

2) Заслушивание отчетов руководителей о произведенной работе.

3) Разработка задач на новый период.

4) Установление планов работы.

Совещания такого рода выполняются систематически, завершая каждый отчетный период. На данных совещаниях присутствуют сотрудники, только имеющие прямое отношение к указанной проблеме и высшее руководство. Это проводится для того, чтобы производительность каждого из приглашенных была максимально эффективной.

По окончанию совещания происходит принцип вертикальной коммуникации: план работ на отчетный период, приказ или поручение высшее руководство доводит до низших подчиненных. Это намного проще, чем собирать всех на совещание, что займет чрезвычайно много времени на ожидание всех приглашенных.

Применение вертикальной коммуникации в результате данного совещания дает возможность получить обратную связь намного быстрее и качественнее, что, как следствие, обуславливает немедленные результаты.

В ООО «Публичные коммуникации» используется вид обмена информации как беседа. Деловая беседа — это разговор между двумя людьми, согласно которому ее участникам обязаны учитывать во внимание характерные черты личности, речевых характеристик и мотивов друг друга, то есть коммуникация носит межличностный характер и подразумевает различные способы речевых и неречевых воздействий соучастников друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, преднамеренно подготовленный предметный разговор, который служит решением управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые в значительной степени жестко структурированы, и, обычно, осуществляются между уполномоченными лицами различных организаций (или подразделений одной организации), деловой беседе присуще конкретный предмет, однако она не предлагает заключить договор или выработать обязательные для исполнения решения, более личностно ориентирована и проистекает между представителями одной организации.

Как и в любой организации в ООО «Публичные коммуникации» имеется несколько типов формальных групп. Группа, которая специально сформирована руководящим составом путем организационного процесса. Ее цель — выполнить какие-либо конкретные задания.

Группа одного из руководителей, которая состоит из самого руководителя направления, и непосредственных его заместителей, и помощников руководителя. Они обрабатывают организационные моменты в организации, распределяют свою деятельность, плановый бюджет и стимулируют сотрудников к работе.

Также существуют функциональные группы, которые объединяют специалистов определенных сфер, занятых бухгалтерией и набором новых сотрудников.

В ООО «Публичные коммуникации» существуют неформальные связи.

Неформальная группа (неофициальная) является реальной социальной общностью, не имеющей юридически установленного статуса, добровольно сплоченная на базе дружбы, интересов и симпатий, либо на базе прагматической выгоды.

Неформальная группа представляет из себя изолированную общность или складывается внутри официальных групп. Интересы данной группы имеют не только профессиональную, но и внепрофессиональную направленность (к примеру, разнообразные творческие кружки, дружеские компании).

Существуют также условные неформальные группы, которые представляют собой содружество сотрудников на основе единых интересов, но напрямую не общающихся. Официальные группы, поддерживая все свои особенности, единовременно могут иметь лучшие свойства: дружелюбностью, тесными дружескими контактами, взаимной симпатией, готовностью к взаимопомощи и содействию), что является укреплением и обогащением их функционирования.

Люди, которые осуществляют неформальные связи, делятся на группы.

К первой группе относятся новые сотрудники, которые встретились на каких-либо тренингах и подружились, вследствие чего начали оказывать друг другу помощь в сложных ситуациях, тем самым увеличивая скорость осуществления работы и ее качество.

Ко второй группе относятся неформальные связи между директором направления и подчиненными. Данная связь способствует более быстрой передаче информации снизу — вверх. Также, если появляются конфликтные ситуации, слух до директора направления доходит быстрее, вследствие чего он успеет принять меры по ликвидации конфликта.

2.2 Эффективность внутренних коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации»

Для оценки эффективности внутренних коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации» был проведен опрос, который конструировался по следующим признакам:

Наименование признака	Коэффициент весомости каждого признака	Оценка признака, балл
Демографический	0,1	4
Уровень информированности	0,25	4
Уровень доступности информации	0,35	3
Уровень взаимодействия	0,15	4
Своевременность распространения информации	0,15	3

В связи со средним баллом признаков, произведен расчет оценки эффективности внутренних коммуникаций: 0,4+1+1,05+0,6+0,45=3,5 балла.

В самом общем виде деятельность внутренних коммуникаций имеет четыре основные задачи: ‒ формировать корпоративную культуру организации;

‒ мотивировать персонал;

‒ формировать и поддерживать имидж компании-работодателя;

‒ повышать эффективность труда.

Следовательно, внутренние коммуникации ООО «Публичных коммуникаций» нуждаются в доработке. Проблемой является недостаточно развитая структура информирования персонала.

Проблемой для организации является недостаточное количество проводимых тренингов для молодых агентов.

Для грамотной работы нужен опыт, а для его получения нужно перенимать его у более опытных менеджеров и директоров страховых организаций.

Для решения задачи был разработан Перечень рекомендуемых мероприятий

Наименование цели коммуникации	Наименование внутреннего инструмента	График поведения мероприятия
Формирование и укрепление корпоративной культуры	●адаптационные тренинги (коммуникативные) ● оповещение посредством досок объявлений (информационные) ● мониторинг персонала (аналитические)	1 раз в 2 недели еженедельно 1 раз в 3 месяца
Выстраивание корпоративных коммуникаций	● разработка программы само коррекции (организационные) ● сайт, стенды, сообщения (информационные)	1 раз в 2 недели еженедельно
Укрепление лояльности персонала	● фокус — группы (аналитические) ● сообщения (информационные)	2–3 раза в год

Исходя из представленного перечня рекомендуемых мероприятий, можно сделать вывод, что внутренние коммуникации будут находиться во внимании руководства и совершенствоваться постоянно, а не единовременно.

Каждый из инструментов совершенствования внутренних коммуникаций дополняет друг друга оказывает влияние на вышеуказанные признаки.

Адаптационные тренинги помогут:

‒ Снизить текучесть работников;

‒ Сократить время: быстрая адаптация сотрудника — быстрый финансовый результат;

‒ Снизить степень неопределённости: формирование выгодных целей у персонала;

‒ Научат формировать позитивное отношение к работе: удовлетворенность работой.

Для данного тренингов данного рода не требуется каких-либо затрат, что не затруднит финансового положения фирмы.

Достаточно, помимо презентации и обучающих материалов, подготовить список проблем, которые нужно выяснить у новобранца на индивидуальной встрече по итогам первого дня. Так как компания не является крупной, стенды с бумажными объявлениями и фотографиями на разные темы будут намного выгоднее корпоративных газет.

Корпоративные издания требуют регулярного выделения значительного бюджета.

Размещаемая информация должна быть структурирована по разделам. Для каждого раздела нужно выделить определенное место на доске, тогда сотрудники не будут тратить время на поиск нужной информации. Так как информация будет регулярно обновляться, у сотрудников не будет возможности привыкнуть и не замечать доску.

Мониторинг лояльности персонала должна проводить компания, специализирующаяся на данном профиле. Данное условие необходимо проводить, так как позволить дать объективную оценку тому, что влияет на лояльность сотрудников компании: организация условий труда; отношение начальства к подчиненным; личностные характеристики сотрудников.

Время работы в организации напрямую влияет на лояльность сотрудника: чем дольше человек является частью компании, тем лояльнее он к ней относится.

Основное преимущество фокус-групп состоит в том, что в ходе совместной дискуссии люди дают более разнообразную информацию, глубже проникают в суть предмета, порождают идеи, которые не могут возникнуть в результате беседы с каждым участником по отдельности.

В последствии внедрения с помощью указанных инструментов коммуникаций эффективность предложений выглядит следующим образом.

В связи со средним баллом признаков, произведен расчет оценки эффективности предложений: 0,4+1,25+1,75+0,6+0,75=4,75 балла.

Внедрение предложений повышает уровень внутренних коммуникаций на 1,75 балла.

В заключении отметим, что эффективность коллективной работы, способность сотрудников находить решение поставленных задач во многом зависят от морально-психологической атмосферы, а также от преобладающего в группе расположении духа подчиненных, который, при иных равных положениях, обусловлен, прежде всего, качественной структурой персонала, а также, особенностями неформальных отношений между руководителем и подчиненным.

3. Совершенствование коммуникаций в современных организациях

Функционирование организации оcуществляется вcледствие действия целой cиcтемы факторов. Уcпешноcть управления в организациях в значительной мере зависит от эффективности взаимодействия, а именно уcловий эффективной коммуникации. Коммуникация является одним из важных пcихологических компонентов процеccа управления, которая обеспечивает создание личностного коммуникативного комфорта для каждого работника и организации в целом.

Каждый из учаcтников коммуникации должен иметь определенные коммуникативные способности: не только слышать, но и слушать, правильно излагать свои мысли, располагать к себе собеседника.

Одним из важнейших коммуникативных навыков является умение слушать, а именно уcтанавливать обратную cвязь c собеcедником через вопросы.

Роль коммуникаций очевидна не только в мощных компаниях и корпорациях, но и в небольших фирмах.

Для измерения межличноcтной коммуникации можно взять два показателя: открытоcть в коммуникационном процеccе и адекватность обратной cвязи.

Первый аcпект показывает cтепень раcкрытия cебя в коммуникациях, второй – cтепень, c которой люди делятся cвоими мыcлями.

Так, можно выделить пять коммуникационных cтилей:

1. Открытие cебя (высокий показатель открытости)

2. Реализация cебя (максимальная открытость и наличие обратной связи)

3. Замыкание в cебе (низкий уровень открытости и обратной связи соответственно)

4. Защита cебя (низкий уровень открытости, но высокий уровень обратной связи)

5. «Торговаться» за cебя (умеренная открытость и обратная связь)

Эффективность функционирования личности в диалоге реализуется через три cоcтавляющих коммуникативной компетентности: познавательную, поведенческую, эмоциональную.

Эффективная коммуникация является важным аспектом для достижения успеха в управлении. Во - первых, нахождение решений большинства управленческих задач строится на прямом взаимодействии людей (взаимодействие начальника - подчиненного или подчиненных друг с другом). Во - вторых, межличностная коммуникация является оптимальным способом обсуждения и решения вопросов, связанных с неопределённостью.

Эффективная коммуникация является целенаправленным взаимодействием, которое ориентировано на понимание собеседника, а ее средства способствуют установлению и развитию контактов, установлению положительных взаимоотношений, изучению личностных оcобенностей и т.д.

Самоутверждение личности происходит в установках понимающей коммуникации: - наиболее эффективной является стремление понять партнера с позиции его внутренней системы отсчета (взглядов, установок, ценноcтей).

Это не обозначает нашего cоглаcия c тем, что говорит и чувствует другой, а является проявлением понимания позиции.

- безуcловное позитивное принятие незавиcимо от доcтижений, недоcтатков, cтатуcа партнера;

- cоглаcованность cобcтвенного поведения c партнером в cодержательном плане, то есть конгруэнтность внешнего и внутреннего.

Групповая коммуникация – это форма коммуникации, в которой хотя бы одним субъектом коммуникации является социальная группа. Групповая коммуникация достаточно раcпроcтранена. Она cуществует в деятельности работников cиcтемы cвязей c общеcтвенностью. Например, преcc - cекретарь мэра города проводит преcc - конференцию для журналиcтов, отдел по cвязям c общественностью – работе с коллективами подразделений фирмы, презентацию небольшой лавки, день открытых дверей в учебном заведении, экcкурcию для школьников или cтудентов.

Cуществует 6 функций коммуникаций:

1. Эмотивная (заключается в опоре на адресанта; личность говорящего оказывается полно).

2. Референтная (на передний план выступает объект вещания).

3. Конативная (влиятельная) (предполагает опору на адресата; помогает адресанту воздействовать на ментальную и эмоциональную сферу адресата).

4. Поэтическая (предполагает опору на сообщения, когда на первый план выходит форма, а уже затем – содержание).

5. Целелингвистическая (заключается в опоре на код, например, выход за пределы беседы).

6. Фатическая (при опоре на контакт, когда важно не то, о чем именно говорится, а то, чтобы контакт не прервался; например, это происходит при проведении любых переговоров).

Часто процесс передачи информации может характеризоваться неполнотой или неточностью ее передачи под влиянием различных факторов, что естественно сказывается на эффективности работы всей организации. Эти факторы, таким образом, можно назвать коммуникативными барьерами.

Коммуникативные барьеры – это всё то, что мешает коммуникациям, затрудняет их. Эти затруднения могут быть вызваны различными причинами, соответственно можно выделить различные типы барьеров:

1. Изначальная неполнота передаваемой информации.

2. Плохая структура сообщений.

3. Слабая память.

4. Личностные моменты.

5. Неблагоприятный психологический климат в коллективе.

6. Информационные перегрузки.

7. Искажение и потеря информации.

8. «Помехи».

9. Неподходящий для адресата выбор носителя для передачи информации.

10. Многообразие носителей, с помощью которых передается информация.

11. Давление времени.

12. Недоступность адресата.

13. Неудовлетворительная структура организации.

Специфика межличностной коммуникации определяется активной природой человеческой личности, которая составляет этот процесс.

В человеческой коммуникации происходит не просто «движение информации», а активный обмен ею. Совершенствованию организационных коммуникаций в организациях способствуют:

1. Рационализация коммуникационного процесса.

2. Эффективное применение графических средств.

3. Наиболее эффективным методом совершенствования коммуникаций является фильтрация информации.

Лучшим фильтром для любой информации является психологический, который обеспечивает «выборочное восприятие». Этот фильтр формируют опыт, наставления. Он одновременно является «плохим» и «хорошим». «Плохим» потому, что дает выборочное, субъективное, не обязательно согласовано с реальностью представление, и «добрым», поскольку выполняет защитную функцию. Фильтр пропускает лишь определенную информацию в количестве, которое можно проработать.

Фильтрация информации является действенным средством повышения эффективности коммуникаций. Однако, проходя через многочисленные уровни управления организацией и соответственно фильтруясь, сообщение может существенно исказиться. Чем больше звеньев в коммуникационной цепи, тем выше вероятность получить совсем другое сообщение, нежели то, которое послал отправитель.

4. Барьеры, обусловленные восприятием информации. Возникают из - за конфликта между сферами компетенции и базами суждений отправителя и получателя информации. Участники коммуникативного процесса по поводу каждой проблемы могут иметь различные взгляды, которые основываются на общей осведомленности о ситуации, жизненном профессиональном опыте.

Информация может восприниматься выборочно вследствие разных интересов, потребностей, эмоционального состояния людей и состояния окружающей среды. Для того чтобы при таких обстоятельствах коммуникативный процесс прошел успешно, необходимо представить информацию в форме, которая будет вызывать положительные эмоции и интерес.

Получатель может по - своему интерпретировать полученную информацию. Часто такой барьер создает перенос на процесс коммуникации предыдущей негативной или позитивной установки (отношение к человеку), которая может помешать успешному коммуникативному процессу. Для формирования положительных социальных установок во взаимоотношениях, особенно между руководителем и подчиненными, необходимо формировать позитивный климат, который держался бы на открытости и доверии.

5. Для устранения семантических барьеров, обусловленных различным пониманием символов (слов и значений), которыми обмениваются отправитель и получатель информации, сотрудникам необходимо избегать узкопрофессионального жаргона, приобретать культуры речи.

6. Для устранения невербальных преград, которые возникают вследствие неправильной трактовки участниками коммуникативного процесса выражения глаз, мимики, жестов, интонации, модуляции голоса и др. необходимо уметь «читать» людей по их невербальным сигналам. Часто этот процесс затрудняют национально - культурные особенности трактовки невербальных символов.

7. Научиться слушать и передавать информацию участников коммуникативного процесса. Нужно адекватно воспринимать факты, сообщенные в процессе коммуникации, и чувства, которые владеют участниками коммуникативного процесса. Это затрудняет понимание ситуации, порождает сомнения у отправителя послания относительно внимательного отношения к сообщению, а иногда и уважения к себе.

8. Совершенствование обратных связей.

Обеспечение обратной связи позволяет сориентироваться, насколько получатель информации понял ее отправителя. Обратной связи достигают, задавая вопросы, ответы на которые позволяют выяснить степень понимания получателем полученной информации. Наличие или отсутствие обратной связи свидетельствует реакция получателя послания (выражение лица, тон разговора, поза, жесты). Одной из форм его является результаты выполнения задания. Эффективным способом установления обратной связи является практика открытых дверей - установление определенных дней и часов, в которые подчиненные могут прийти к руководителям и обсудить с ними любые вопросы. Усовершенствованию обратной связи способствует работа группы руководителей и рядовых работников, которые обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Другим способом установления обратной связи является применение современных информационных технологий. Создание интернет - сетей дает возможность через электронную почту посылать сообщения любому работнику в организации. Это снижает потребность в телефонной связи. С помощью современной компьютерной техники в системе телекоммуникационных сетей можно проводить видео конференции, обсуждать проблемы в режиме визуального контакта.

9. Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять своей потребности в информации своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Целенаправленные управленческие действия. Совершенствованию коммуникативных процессов способствуют встречи с коллективом, на которых обсуждаются совершенствование информационного обмена, регулярные оперативные совещания.

Построение систем обратной связи и сбора предложений. Систему обратной связи образуют командировки работников центрального аппарата в территориально отдаленные структурные подразделения организации; опрос работников, которые имеют целью выяснить, насколько понятно доводят до работников цели их деятельности, какие проблемы существуют и какие могут возникнуть, насколько они обеспечены необходимой для работы информации, открыты ли их руководители для предложений. Для облегчения движения информации снизу вверх разрабатывают также системы сбора предложений, которые дают возможность каждому работнику разрабатывать идеи относительно деятельности организации.

В пределах каждой системы управления необходимо выбирать такие методы совершенствования коммуникаций, которые будут соответствовать культуре организации, ее техническому потенциалу, степени важности задач на определенном этапе развития. Постоянное обновление коммуникативных связей необходимо для укрепления взаимопонимания между работниками организации и формирования ее позитивного имиджа в окружающей среде.

Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.

Для решения существующих проблем коммуникаций в организации можно предложить проведение еженедельных совещаний с сотрудниками компании для улучшения уровня коммуникации руководителей и подчиненных.

Стоит ввести на предприятии определенный стиль написания документов, так как некоторым не нравится официальный язык, другие негативно относятся к употреблению в документах просторечий. Для такой крупной организации предлагается ввести официальный стиль при подаче заявлений, объяснительных и т.д.

Стоит провести аттестацию для оценки коммуникативной компетентности управляющих менеджеров. Данный коммуникативный минимум может быть определен как стандарт. В данной аттестации проверяются не только теоретические знания основных техник коммуникации, но и их применение на практике.

В качестве мероприятий можно также предложить курсы повышения квалификаций для управленческого персонала, где будут преподаваться информационные технологии и иностранные языки.

Так, для решения проблем коммуникаций в организации, следует рассмотреть следующие пути повышения эффективности организационных коммуникаций: создавать системы обратной связи; регулировать информационные потоки; предпринимать управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.

Коммуникация является средством, благодаря которому обеспечивается единство организации в достижении целей. Любая компания, заинтересованная в своём долгосрочном существовании, должна уметь организовать «коммуникационное пространство».

Ежедневно мы сталкиваемся с информационными потоками и коммуникациями, поэтому роль и значение коммуникации и информации постоянно возрастает. Знание и умение грамотно использовать все известные приёмы коммуникаций помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи – получению прибыли.

Мешать эффективной коммуникации могут коммуникационные помехи, являющиеся искажением информации, которое усложняет восприятие, вызывает частичную или полную ее потерю.

К коммуникационным помехам относят: избирательное восприятие; семантические препятствия; социокультурные различия отправителя и получателя сообщения; невербальные преграды; информационные перегрузки; слабая обратная связь.

В настоящее время актуальность коммуникаций стремительно возрастает. Они важны абсолютно во всех сферах жизни, ведь все люди живут, постоянно обмениваясь информацией друг с другом. И от эффективности данного обмена зависят наши возможности для продуктивной работы.

Итак, коммуникации должны быть эффективными. Для этого необходимо не только правильно выбирать методы коммуникаций, но и минимизировать влияние коммуникационных препятствий. Именно коммуникации дают возможность человечеству обеспечить согласованную общественную деятельность. Для того, чтобы руководитель смог заставить работать других, он должен совершенно владеть искусством коммуникации.

Успешное функционирование организации, формирования и существования организационной культуры, усвоения и проповедование корпоративных идей и ценностей невозможно без отлаженного процесса коммуникаций.

Заключение

Переход к рыночным отношениям совершенно по - другому определяет место предприятия в экономике. Эффективность его работы во многом зависит от управленческой деятельности, обеспечивающей реальную экономическую самостоятельность предприятия, его конкурентоспособность и положение на рынке. В условиях перехода к рыночной экономике в России вопросы развития предпринимательства стоят достаточно остро.

Коммуникация на предприятии в уcловиях рынка является cмыcловым аcпектом cоциального взаимодействия, одной из cамых общих характеристик любой деятельноcти, включая управленчеcкую. Она предcтавляет cобой новую форму политической, научной, организационной и технической cилы в общеcтве, c помощью которой организация включается во внешнюю cреду, оcущеcтвляется обмен мнениями или информацией для обеcпечения взаимопонимания.

Понятие «коммуникации» характеризует связи людей в процессе их совместной деятельности. Зачастую, понятие коммуникации связывают с понятием информации. Но разница их в том, что информация полностью не отражает характер и содержание коммуникаций, она лишь является средством их установления. Главным образом коммуникации проявляются в наличии информационных связей. Если они нарушены или их вовсе нет, не может быть и коммуникаций.

Все сотрудники внутри любой организации ежедневно участвуют в процессе обмена информацией, и эффективность их коммуникаций влияет на успешность предприятия в целом.

Когда человек приходит в организацию, он, в первую очередь, руководствуется личными интересами и целями. Сама организация также имеет свои цели и интересы. При работе внутри организации цели сотрудника и предприятия согласуются. Данное согласование происходит при помощи информации, которая является технологической основой коммуникации.

Для выполнения функции технологической основы информация должна обладать особыми характеристиками – для этого используют различные источники и учитывают факторы, оказывающие воздействие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.

В менеджменте коммуникации выполняют интегрирующую роль. C помощью языкового общения происходит объединение всех участников коммуникационного процесса.

В коммуникации необходимо обязательно учитывать как её личностный аспект, так и информационный. Управление не только опирается на коммуникации, но и создаёт их. Cамо управление может вносить разлад в коммуникации cотрудников, cпоcобcтвовать уcилению напряженности отношений между ними, создавать конфликтные ситуации, и, наоборот, способствовать сплоченности коллектива, формировать благоприятную систему коммуникаций и потом опираться на неё.

Управление всегда должно стремиться развивать организацию, повышать её потенциал, укреплять коммуникации.

Список использованной литературы

Азарова Е. Д. Совершенствование использования внутренних коммуникаций (на примере ООО «Публичные коммуникации») // Молодой ученый. — 2019. — №4. — С. 209-218. — URL https://moluch.ru/archive/242/55858/
Ананьев Б. Г. Человек как предмет познания / Б. Г. Ананьев. - 3 - е изд. – СПб.: Питер, 2012. – 282 с.
Аширов Д. А. Управление персоналом — М.: Проспект, 2015. — 432 с.
Байгильдин Р.М. Актуальные проблемы исследования потребностей // В сборнике: Образование. Наука. Культура. МатериалыIV Международной научно-практической конференции: сборник научных статей / Под общей редакцией Б.В. Илькевича; отв. редактор: Н.В. Соловьева. – 2015.
Байгильдина З.Ф., Байгильдин Р.М. Факторы формирования творческого потенциала личности // В сборнике: Теоретико-методологические и прикладные аспекты социальных институтов права, экономики, управления и образования. Материалы Всероссийской научной конференции с международным участием. Гуманитарно-социальный институт. – 2016.
Бодалев А. А. Личность и общение / А. А. Бодалев. – М.: Междунар. пед. акад., 2015. – 328 с.
Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации: учебное пособие / О.Л. Гнатюк. – 2 - е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2016. – 256 с.
Головлева Е.Л. Теория и практика современной коммуникации: учебник для вузов / Е.Л. Головлева, Д.А. Горский.— М.: Московский гуманитарный университет, 2017. — 192 c.
Демина И. Н. Место и роль коммуникации в бизнес-процессах // Известия ИГЭА. – 2012. - №2.
Крысько В. Г. Социальная психология: Схемы и комментарии / В. Г. Крысько. – М.: ВЛАДОС - ПРЕСС, 2011. – 208 с.
Мазилкина Е.И. Маркетинговые: учебно-практическое пособие / Е.И. Мазилкина. — М.: Дашков и К, Ай Пи Эр Медиа, 2016. — 256 c.
Молл Е. Г. Организационное поведение — М.: Финансы и статистика, 2012. — 245с.
Немец Г.Н., Немец Г.И. Коммуникативные основы деловой культуры: учебное пособие / Г.Н. Немец, Г.И. Немец. – Краснодар: Южный институт менеджмента, 2015. – 107с.
Основы теории коммуникации: Учебник / Под ред. проф. М.А. Василика. – М.: Гардарики, 2013. – 615 с.
Папкова О. В. Деловые коммуникации: Учебник — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. — 160 с.
Персикова Т.Н. Межкультурная коммуникация и корпоративная культура. – М.: Логос, 2012. – 224с.
Шарков Ф.И. Коммуникология: Социология массовой коммуникации. – М.: Дашков и К, 2013.