Общие положения по выполнению кассовых операций. Понятие операционной кассы (Порядок ведения кассовых операций)
Содержание:
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования определена тем, что кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплатой услуг наличными и т.п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.
Предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях предприятия участвуют в процессе налично-денежного обращения – при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, закупке материалов, выдаче сотрудникам авансов на командировочные расходы и др. В связи с этим предприятие может располагать наличными денежными средствами. Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный участок бухгалтерии – кассу.
Целью данной курсовой работы является рассмотрение общих положений по выполнению кассовых операций, изучение понятия операционных касс, а также нахождение путей совершенствования ведения кассовой дисциплины.
Объектом исследования являются кассовые операции.
Предметом исследования выступает порядок ведения кассовых операций.
В соответствии с целью исследования поставлены следующие задачи:
- раскрыть правила ведения кассовых операций, охарактеризовать понятия лимита кассы и расчетов наличными;
- обозначить особенности приема и выдачи наличных денежных средств;
- изучить книгу учета принятых и выданных наличных денег;
- охарактеризовать операционную кассу, как инструмент использования наличных денег;
- изучить кассовый чек и ежедневные отчеты ККТ;
- отразить особенности составления актов, при проведении манипуляций с контрольно-кассовым аппаратом, раскрыть состав операционной кассы;
- обозначить направления совершенствования ведения кассовых операций путем автоматизации.
Теоретической основой исследования являются труды таких отечественных специалистов в области бухгалтерского учета, как: А.В. Медведев, С.В. Левичева, А.Ю. Гридасов и др., а так же, нормативно-правовые акты, материалы периодической печати, справочники, материалы информационно-справочной системы «Консультант Плюс».
Для написания работы применялись следующие методы исследования: сбора, анализа, систематизации информации, метод системного и комплексного подхода, наблюдения.
Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка литературы и приложений.
1. Порядок ведения кассовых операций
1.1. Правила ведения кассовых операций. Понятие лимита кассы и расчетов наличными
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливается Центральным банком России [3]. При этом мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег, определяются организацией самостоятельно [3, п. 7].
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф [5, ч. 1 ст. 15.1]:
- для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
- для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
В организации должен быть установлен кассовый лимит.
Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно [3, п. 2].
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП [3, п. 2].
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора [4, п. 6]. То есть, допустим, если организация покупает у другого юридического лица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
С физическими лицами обмен наличными (получение/выдача) организации могут проводить без каких-либо ограничений [4, п. 6].
Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись [3, п. 4].
Если в организации работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель.
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета [3, п. 4.3].
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей [3, п. 4.1].
Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир [3, п. 4.3].
При этом кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
1.2. Прием и выдача наличных денежных средств
Как было отмечено ранее, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет [3, п. 5.1]:
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должен в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет [3, п. 6.1]:
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
Так же, как и ПКО, РКО хранится в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) или платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке [3, п. 6.5].
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
В случае выдачи наличных подотчетному лицу РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме [3, п. 6.3]. Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
Кстати, если у подотчетного лица есть задолженность по ранее полученным под отчет суммам, то новые суммы наличности ему выдавать нельзя до тех пор, пока он не погасит старый долг.
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно [3, п. 6.4].
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить [3, п. 6.1]:
- соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юридических лиц, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией и прикладывается к РКО.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юридического лица, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.
1.3. Книга учета принятых и выданных наличных денег
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кассовую книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации [3, п. 4.6]. Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.
Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.
Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет данные книги с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличности, сверив ее с фактическим остатком денег в кассе, и ставит свою подпись [6, с. 458].
Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.
Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу [3, п. 4.6].
Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Кассовые документы и книги могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде [3, п. 4.7].
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено [12, с. 95].
Таким образом, подводя итог первой главы исследования можно отметить, что при ведении кассовой дисциплины организации необходимо не только соблюдать кассовый и расчетный лимиты, но еще и обеспечивать правильность оформления кассовой документации.
2. Операционная касса, как инструмент использования наличных денег: сущность и особенности работы
2.1. Понятие и состав операционной кассы
Операционная касса – это особое специальное подразделения любого банка, обеспечивающего расчетно-кассовое обслуживание на всей территории определенного предприятия [9, с. 208].
Данное устройство нужно предприятиям, которые открывают обществу доступ к товарам и услугам, а также более крупным предприятиям, включая: розничные и оптовые магазины, автосалоны, магазины электроники, ювелирные магазины, агентства по недвижимости, и турагентства.
Касса такого вида – это некий универсальный инструмент, при прямом использовании наличных денег. Это, в свою очередь, позволяет следующее:
- расплачиваться за товары иностранной валютой, при этом в процессе валюта переводится в рубли и идет на баланс организации;
- появляется возможность отказа от личной кассы, благодаря этому исключены недостачи, каждодневные отчеты, повторный счет денег, оформление документов, доставку наличных средств в разные банки, проверку купюр на их неподдельность [7, с. 367];
- возможность сэкономить средства за счет уменьшения внутренних издержек;
- повысить скорость оборота средств. Таким образом, деньги моментально попадают на счет по факту продажи;
- воспользоваться разнообразием возможностей получить кредиты в Банке, обслуживающем операционную кассу;
- оплата товара с помощью пластиковых карт.
Далее рассмотрим операции, проводимые данной кассой. Среди них следующие:
- прием от физических лиц наличных денег в любом виде валют за определенные товары и услуги, с будущим зачислением их на счет юридического лица;
- прием оплаты за товар с переводом денег за границу;
- прием, а также выдача накопительных, вкладов до востребования в рублях и иностранной валюте;
- продажу и покупку ЦБ;
- обмен валют;
- переводы денег в рубли и валюты с открытием, а также, исключая открытие счета;
- выплату наличных руб. и валюты по картам и дорожным чекам;
- выдачу денег на зарплату и выплаты соц. характера, а также на командировочные издержки [8, с. 231].
Для открытия и начала работы операционной кассы крайне нужно иметь кассовое помещение, соответствующее всем требованиям банков РФ. Рабочее место самого кассира ограждено от внешнего помещения и клиентов пулезащитной перегородкой из бронестекла, имеет специальное устройство для переговоров и кассовый лоток, а также снабжается кнопкой (иначе говоря, педалью) для срабатывания сигнализации в случае тревоги. Данные сигналы выводятся на пункт работы и наблюдения централизованной охраны или же в определенную дежурную часть назначенного за данный участок отделения милиции. Помещение кассы содержит в себе все самое необходимое из оргтехники, включая: компьютер, модем, принтер для распечатки нужных бумаг и документов [13, с. 503].
Тарифы по обслуживанию операционной кассы регулируются дополнительным соглашением. Для каждого отдельного предприятия банк прорабатывает индивидуальную и неповторимую техническую часть работы.
При помощи данного устройства можно:
- вносить валюту как оплату, которая переводиться в рубли, и впоследствии начисляется на счет организации;
- отказаться от личной кассы, следовательно, это поможет предотвратить недостачи, каждодневные отчеты, постоянный пересчет денег, оформление кассовых документов, отправку наличности в банк, проверку купюр на подлинность и другие подобные операции [17, с. 106];
- произвести экономию средств за счет уменьшения внутренних затрат;
- повысить скорость оборота средств – то есть денежные средства, поступающие как оплата товаров или же услуг от любых частных лиц, моментально идут на счет организации;
- повысить уровень безопасности работы с наличными средствами;
- использовать возможность получения кредитов в банке, сотрудничающих с операционной кассой;
- оплата товара с помощью пластиковых карточек.
Операционная касса уполномочена проводить такие действия:
- прием от физических лиц наличных средств в любой валюте за какие-либо товары и услуги, с дальнейшим переводом их на счет юридического лица; прием платы за товар с переводом денег за границу [15, с. 186];
- прием и выдача вкладов, вкладов до момента востребования в национальной и иностранной валютах; продажа и покупка любого рода ценных бумаг;
- обмен валют;
- перевод денег в национальную и зарубежную валюты с открытием и без открытия личного счета;
- выплата наличных рублей и валюты по пластиковым карточкам и дорожным чекам;
- выдача денег, как заработной платы сотрудникам, а также выплаты социального характера, или командировочные расходы [18, с. 311].
В состав операционной кассы входят приходные, равно как и расходные кассы, кассы для размена денежных средств, вечерние кассы, кассы перерасчета наличности.
Приходные кассы – особый вид, который осуществляет прием, а также перечисление наличных денег за весь операционный день. Прием денег осуществляется от лица предприятий, организаций, отдельных людей, а также выручки предприятий для зачисления денежных средств на счет банка.
Расходные кассы – кассы выдающие наличные деньги из кассы банка организациям, учреждениям, отдельным заемщикам, которые заполучают ссуды в банке, вкладчикам, и физическим лицам, получающие наличные с личных текущих счетов [11, с. 124].
Вечерняя касса – касса, принимающая от предприятий наличные деньги после завершения рабочего дня, а также инкассаторские сумки с наличностью, поступающие от банковских инкассаторов.
Кассы пересчета наличности – кассы, осуществляющие пересчет, сортируют, а также упаковывают деньги от предприятий и банков. Пересчет наличных средств осуществляется кассирами счетных бригад. Каждую отдельную бригаду регулирует контроллер. Служащие кассы пересчета полностью материально ответственны за одержанные ими ценности.
В степени зависимости от различного рода услуг, банки могут образовывать кассы по приему коммунальных платежей, вкладные кассы, а также разновидность касс по реализации памятных или, например, юбилейных монет и тому подобное. Излишек денег из операционной кассы банков уходит в оборотную кассу определенного территориального управления Национального банка. В случае если существуют потребности банка в деньгах, она уходит в операционную кассу банка из оборотной кассы управления Национального банка. В заранее отведенные на то сроки, а также при изменении материально-ответственных лиц осуществляется ревизия наличности операционной кассы [16, с. 122].
2.2. Кассовый чек и ежедневные отчеты ККТ
Получая деньги за определенные товары, кассир имеет обязательство пробить кассовый чек и вручить его покупателю. В чеке необходимо точно указывать:
- название и личное ИНН фирмы; присвоенный заводской номер ККМ;
- порядковый номер данного чека;
- дату, а также время совершения покупки;
- стоимость товара;
- признак фискального режима (это спецсимволы, которые дают неоспоримое доказательство того, что ККМ является зарегистрированной, а ее память работает в определенном фискальном режиме) [14, с. 229].
Кроме обязательных элементов в чеке прямо могут быть указаны и другие данные, которые определенная фирма или же предприниматель думает указывать в необходимом порядке (например, фамилия продавца, выполняющего роль кассира).
В ходе работы на кассовом аппарате кассир составляет различные отчеты. Их печать происходит через сам аппарат [16, с. 133].
В течение целого рабочего дня с аппарата можно снимать секционный отчет. Его роль крайне необходима для проверки начисления выручки за определенную секцию или кассе в течение определенной смены. X-отчет, как иначе называется секционный отчет, не оказывает никакого влияния на показания счетчиков денег, именно поэтому его можно пробивать неоднократно [10, с. 85].
В завершении рабочего дня кассир-операционист обязан снять контрольную ленту. Она имеет в себе данные о всей поступившей за целый день выручке по данному кассовому аппарату. Счетчики такого Z-отчета кассир-операционист заносит в спецжурнал (форма № КМ-4 или КМ-5). Именуемый Z-отчетом документ, кассир подклеит в спецжурнал и сохраняет на протяжении пяти лет.
Когда в работе применяется подобного рода контрольно-кассовая техника, то, не считая чека и отчетов ККТ, необходимо оформлять и целый список других документов. К ним относятся:
- акт, свидетельствующий о переводе показаний счетчика общих денежных показателей на нули и регистрации контрольных счетчиков кассовой машины (форма № КМ-1);
- акт, свидетельствующий о снятии показаний счетчика контрольных и совокупных денежных счетчиков при отправке кассовой машины, например, в ремонт и на момент его возвращения в организацию (форма № КМ-2);
- акт, свидетельствующий о возврате денег покупателям по еще неиспользованным чекам; журнал кассира-операциониста;
- журнал, в котором проводится регистрация показаний счетчика подсчитывающих денежные и контрольные счетчики контрольно-кассовой техники, которые работают без кассира [6, с. 450];
- определенную справку-отчет кассира;
- информацию о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и о доходе организации;
- журнал учета всех вызовов техспециалистов и регистрации всех выполненных работ;
- акт, свидетельствующий о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9) [11, с. 128].
Следует обратить внимание, что согласно с законом о бухгалтерском учете (от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ), который действует с 1. 01. 2013 года, отменяется обязательное использование унифицированных форм первичных учетных документов. А значит, предприятия, которые не имеют желания использовать унифицированные формы, вправе сами разрабатывать собственные бланки или, так называемые «первички». Однако, далеко не все формы первичных документов организации могут разрабатывать на самостоятельной основе. Одним из подобного рода исключением являются формы №КМ1 — КМ9. Они применяются при проведении работ с контрольно-кассовой аппаратурой. Так как использование данных форм связано с контролем в сфере применения ККТ, компания не имеет права самостоятельно разрабатывать эти бланки, а применяет исключительно унифицированные формы [9, с. 217].
2.3. Составление актов, при проведении манипуляций с контрольно-кассовым аппаратом
Акт, свидетельствующий о переводе показаний счетчика на нули. Когда происходит перевод показаний счетчика, которые подбивают общую сумму денежных показаний на нули, составляется специальный акт. Подобные действия имеют место, когда происходит ввод нового кассового аппарата в обиход. Тогда оформляют акт о перечислении показаний, обобщающих денежные счетчики на нули. Для данного акта существует типовой бланк. Он установлен постановлением Госкомстата РФ [13, с. 172].
Акт оформляется с помощью работы комиссии, назначенной приказом определенного руководителя. Следует учитывать, что в комиссии по неотъемлемому условию принимает участие налоговый инспектор. Такой акт составляют в двух идентичных экземплярах:
- первый при этом остается в наличии на фирме;
- второй же передают в налоговую инспекцию по месторасположению регистрации кассового аппарата [17, с. 458].
Такой акт подписывают абсолютно все члены комиссии и конечно руководитель фирмы или предприниматель. Документ при этом сохраняются в ее архиве на протяжении всего срока эксплуатации ККТ.
Акт, свидетельствующий о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков.
Стоит помнить, что сдачу контрольно-кассовой машины в ремонт, а также ее возврат на саму фирму фиксируют актом о снятии показаний контрольных и совокупных денежных счетчиков. Для данного акта существует типовой бланк. Он узаконен постановлением Госкомстата РФ.
Акт создает комиссия, уполномоченная приказом самого руководителя. Следует принимать за правило, что в нее входят руководитель организации личный предприниматель, старший кассир, а также кассир-операционист. Документ создается в непосредственном присутствии при данном действии налогового инспектора и специалиста центра тех. обслуживания данной кассовой техники [16, с. 146].
В акте отражаются все показатели совокупных денежных счетчиков на момент неисправности кассового аппарата. Его заполняют в единственном экземпляре и отдают в бухгалтерию.
Акт, свидетельствующий о возврате денег клиентам по неиспользованным кассовым чекам.
Акт данного вида создают тогда, когда есть необходимость возвращать покупателям деньги из операционной кассы. Такое происходит, в следующих случаях:
- покупатель вернул товар, купленный им в день покупки;
- кассовый чек был пробит по ошибке.
Акт создают в единственном экземпляре. Это совершает комиссия, временно созданная или же постоянно работающая на территории предприятии. В ее составе обязательно присутствие следующих лиц:
- руководитель организации или ее индивидуальный предприниматель;
- заведующий данным отделом;
- занимающий звание старшего кассира;
- кассир-операционист, который пробил неправильно чек или тот, кто вернул средства покупателю [19, с. 88].
Составляя акт, следует обязательно обратить внимание на заполнение следующих обязательных строк и граф. В строке «Контрольно-кассовая машина» пишут название модели, класс, тип, а также марку ККМ, с помощью которой и был выбит чек, по которому был возвращены деньги покупателю. В табличную часть данной строки вписывают следующее:
- номер самого производителя. Чаще всего он указан на самой ККМ и в ее тех. паспорте;
- регистрационный номер ККМ. Он отображен в карточке постановки контрольно-кассовой машины на учете, которую дают в органах налоговой инспекции.
Строка «Прикладная программа» существует для того, чтобы написать в ней название прикладной программы по бухгалтерии, с помощью нее на фирме создан оперативный учет товаров. В случае, когда такой программы нет в наличии, то в этой строке будет стоять прочерк [6, с. 409].
В графу «Кассир» обычно вбивают табельный номер кассира, ошибочно пробившего чек либо возвращающего покупателю средства за приобретенный им товар. В таблице также отражают номера и суммы каждого отдельного чека. Когда акт заполнен, его подписывают абсолютно все члены комиссии, а потом его передают на окончательно утверждение самому руководителю фирмы.
Можно привести такой пример. Покупатель приобретает одежду в магазине, в сумме 7770 руб. Но кассир делает ошибку и пробивает чек по сумме в 5550 руб. Для исправления, следует проделать такие операции:
- пробить и отдать новый чек по правильной сумме;
- на сумму в 7770 руб. создать акт о возврате средств клиенту по неиспользованному им чеку;
- приложить чек с ошибкой в документы и отдать их в отдел бухгалтерии [12, с. 76].
Как это выглядит на практике? Возвращенный чек, должен быть приклеен на чистый лист и отдают в отделение бухгалтерии данного предприятия. Затем любой из бухгалтеров прикладывает его к приходному кассовому ордеру, и оформляет получение выручки за отдельный день. Стоит обязательно помнить, что поскольку деньги возвращаются из операционной кассы, выручка за рабочий день выходит в минус [8, с. 431].
Таким образом мы рассмотрели что такое операционная касса, действия и операции, проводимые данной кассой, а также что такое кассовый чек, виды актов при работе с кассовым аппаратом и состав операционной кассы.
3. Совершенствование ведения кассовых операций путем автоматизации
3.1. Программное обеспечение в автоматизированном учете кассовых операций
Для того, чтобы исключить возможные неточности и ошибки в ведении кассовой дисциплины предприятиям необходимо применять автоматизированные системы бухгалтерского учета.
Важным элементом реализации технологии обработки информации является выбор программного обеспечения. Программное обеспечение - это важнейший элемент автоматизированных информационных систем - предназначено для отражения информации. Разработкой и созданием компьютерных систем автоматизации бухгалтерского учета занимается большое количество специализированных фирм [7, с. 415].
Необходим «идеальный» пакет, который для начинающего бухгалтера будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала - отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора - надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, малопригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта «на вырост», если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.
Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки - Главная книга - Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы) [10, с. 71].
К программному обеспечению, используемому в бухгалтерии, относятся также программы, обеспечивающие автономию таких операций как создание и печать текстовых документов, расчет табличных данных.
Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности.
В компьютерной реализации бухгалтерского учета несколько иной подход к отражению информации по сравнению с традиционной формой. Если при ручном учете приходится многократно делать одни и те же записи в различных регистрах, то при компьютерном учете запись заносится один раз. Как правило, это бухгалтерская проводка, которая записывается в журнал хозяйственных операций (журнал проводок). Дело в том, что программа может легко выбрать из всего набора проводки только те, которые нужны в данный момент. На основе данных хозяйственных операций автоматически формируются все накопительные ведомости - сальдо, обороты, кассовая и главная книги и др. [12, с. 134]
3.2. Преимущества использования автоматизированного учета кассовых операций
Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать - это понимает любой бухгалтер. Предпосылками для этого являются:
- наличие большого объема трудоемких и рутинных работ;
- задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций;
- строго определенные элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия;
- сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия;
- внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях;
- в стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета;
- наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете [13, с. 492].
Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей:
1) выполнить эту работу собственными силами;
2) пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации
3) купить готовый программный продукт. [17, с. 128]
Есть целый ряд преимуществ использования автоматизированных информационных технологий:
- максимальная управляемость компанией путем быстрого и оперативного получения информации о текущем состоянии организации;
- возможность быстрого реагирования на изменения рынка;
- повышение эффективности работы организации;
- сокращение времени обработки и анализа информации, а также формирования, поиска первичных документов;
- уменьшение количества ошибок;
- возможность ограничивать доступ персонала к редактированию или просмотру определенной информации;
- возможность напоминать пользователю о необходимости определенных действий, которые ему необходимо предпринять [6, с. 438].
Автоматизация бухучета приведет:
- к упорядочению бухучета;
- к увеличению количества информации, получаемой из бухучета;
- к уменьшению числа бухгалтерских ошибок. Этот фактор поможет избежать штрафов и пеней.
- к повышению оперативности бухучета.
Внедрение АИТ приводит к сокращению штата, позволяет привлекать менее квалифицированный персонал (обученный работе с программой), эффективно управлять компанией, оперативно устраняя возникающие проблемы и негативные тенденции. [17, с. 119]
Таким образом можно сказать о том, что автоматизация кассовых операций упрощает как организацию их документального сопровождения, так и бухгалтерский учет.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог исследования, необходимо отметить, что для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию.
В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме.
В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки.
Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т.д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.
Прием и выдача наличных денег кассами предприятий может производиться и по другим надлежаще оформленным документам: товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.
Прием и выдача наличных денег кассами предприятий может производиться и по другим надлежаще оформленным документам: товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
До передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Сразу же после получения или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу. На предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.
Кроме наличных денег, в кассах могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути и др.).
Внезапная ревизия кассы производится в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в квартал.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 23.05.2016) // Собрание законодательства РФ, 12.12.2011, N 50, ст. 7344.
- Приказ Минфина РФ «О формах бухгалтерской отчетности организаций» № 66н. (ред. от 04.12.2012) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 35, 30.08.2010.
- Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» // Минюст России № 32404 от 23.05.2014.
- Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» // Минюст России № 32079 от 23.04.2014.
- КоАП РФ от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 28.12.2016) // Справочно-правовая система Консультант Плюс
- Аверина О.И. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности: Учебник. - М.: КноРус, 2013. – 653 с.
- Бабаева Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник.- М.: Вузовский учебник: ИНФА-М., 2014. – 576 с.
- Бычкова С.М. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. – М.: Эксмо, 2011 -528 с.
- Вахрушиной М.А. Анализ финансовой отчетности: Учебник . - М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2011. - 431 с.
- Гридасов А.Ю. Бухгалтерский учет в программе 1С: Бухгалтерия 8.0. Лабораторный практикум: Учебное пособие. - М.: КноРус, 2014. – 437 с.
- Дмитриева И.М. Бухгалтерский учет и аудит: Учебное пособие. - М.: Юрайт 2015. – 490 с.
- Косолапова М.В. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности. - М.: Дашков и К, 2014. – 397 с.
- Лытнева Н.А. Бухгалтерский учет и анализ: Учебное пособие. – Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 604 c.
- Медведев, А.В. Бухгалтерский учет, анализ, аудит: Учебное пособие. - Мн.: Вышэйшаяшк., 2015. - 558 c.
- Мельникова Л.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров. - М.: Проспект, 2013. - 432 c.
- Самохвалова Ю.Н. Бухгалтерский учет: Практикум: Учебное пособие. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 232 c.
- Соколов, Я.В. Бухгалтерский учет как сумма фактов хозяйственной жизни: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 224 c.
- Шилов Л.Ф., Бухгалтерский финансовый учет: учеб.пособие. - М. : Флинта: Наука, 2015.- 400 с.
- Левичева С.В. Порядок формирования пояснительной записки к годовой отчетности // Вестник филиала ВЗФЭИ. - 2014.-№ 7 – С. 88-94.
- Управления каналами сбыта в системе товародвижения реально существующей организации (Понятия, функции и структура каналов распределения)
- Система управления персоналом в современной организации
- Выбор стиля руководства организаций
- Понятие и виды правосознания (Понятие и подходы к термину правосознание)
- Формирование межличностных отношений в детском коллективе (Теоретические основы формирования межличностных отношений в детском коллективе)
- Дидактическая игра как метод обучения (Сущность понятия «познавательный интерес»)
- Создание нововведений в организации
- Методы кодирования данных (Теоретические основы кодирования данных)
- Роль мотивации в поведении организации (Понятие мотивации. Теории мотивации)
- Формы и системы оплаты труда на предприятии
- Современный банковский маркетинг: методы и тенденции развития (Сущность банковской услуги)
- Корпоративная культура в организации (Анализ корпоративной культуры группы компаний «Автомагистраль»)