Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Методы и средства проектирования информационных систем (Описание предметной области. Постановка задачи)

Содержание:

Введение

Любая организация начинается с документов и процесса именуемого как документооборот. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Что бы управлять документооборотом существует процесс под названием управление документооборотом. Это очень сложный и трудоёмкий процесс, в котором при не слаженной работой сотрудников может случиться полная неразбериха в документах, которая приведет к понижению производительности организации.

Как и для каждого процесса в организации для процесса управление документооборота разрабатывается регламент процесса. Регламент процесса — документ, определяющий последовательность выполнения работ, их исполнителей, результаты каждой работы и всего процесса в целом. В регламенте будут описаны все требование к процессу в соответствии требований данной организации, будут выставлены сроки и порядок выполнение работ, а также будут назначены сотрудники ответственные за выполнение всех пунктов регламента.

Документооборот – это важный процесс для любой организации и пусть принципы организации процесса документооборота известны всем руководителем организаций, но, увы, часто нарушаются. Таким образом, правильная разработка регламента выполнение процесса «Управление документооборотом» является залогом эффективной работы организации. Этим обусловлена актуальность данной курсовой работы, так как чем более эффективно и рационально разработан регламент процесса, тем будет более качественно и, соответственно, более слаженно выполнена работа организации.

Целью выполнения курсовой работы является поэтапная разработка регламента процесса, рассмотрение часто допускаемых ошибок руководителями организаций, рассмотрение различных программ для упрощения управление документооборота.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Часто в организациях допускаются серьезные ошибки в документообороте, что часто приводит к потере важных документов и писем. Основное правило к управлению документообороту - в организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. По статистики если на предприятии есть несколько каналов поступление входящих документов, то большинство писем и документов будет теряться. Поэтому в организации должна быть соответствующий отдел – канцелярия, которая будет отвечать за все входящие документы и регистрировать их.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

- Изучить основные правила управлением документооборота в организации;

- Изучить основные правила разработки регламента;

- Разработать регламент процесса «Управление документооборотом»;

- Разобрать несколько вспомогательных программ в организациях по уравнению документооборота;

В конечном итоге модернизировать документооборот в организации чтобы возникало меньше ошибок в этом трудоемкой работе.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Порядок документооборота в организациях можно поделить на несколько этапов:

Прием и обработка документов;
Регистрация документов (каждому документу присваивается определённый регистрационный номер в соответствии с регламентом);
Распределение документов внутри организации;
Обработка документов (исполнение или отправление ответов на соответствующие входящие документы)

Рассмотрим типы документов, которые чаще всего используются в организациях и их характеристики. В разных организациях и предприятиях может использоваться до 500-600 типов документов. Но основных и лавных только 3 их мы и рассмотрим:

Входящие – это документы, которые пришли из внешнего мира. Многие входящие документы требуют ответа другими словами исходящих документов, о которых чуть позже также ответить на входящий документ нужно в срок, который установлен во входящем документом или же в соответствии с регламентом организации;
Исходящие – это зачастую ответы на входящие документы, которые требовали ответа, но исходящие также могут формироваться на основе внутренних документов организации, а некоторые могут быть запросом на входящие документацию, в котором тоже можно указать срок исполнение запроса в соответствии с регламентом;
Внутренние – это документы, которые формируют работу в организациях, необязательно все внутренние документы должны проходить через канцелярию, очень часто через канцелярию проходят только важные и крупные документы или же документы которые порождают исходящие;

Типов в документообороте может быть очень много, все зависит от размера организации и объема поступления документов. Мы же рассмотрим только эти три типа входящие, исходящие и внутренние. В независимости от типа документа у него должны быть некоторые атрибуты, без которых документ не будет считаться документом. Основных атрибутов всего 4:

Регистрационный номер (номер который присуждаются каждому документу в организации и к этому номеру можно вернуться, когда понадобится документ снова);
Источник документа (откуда и от кого этот документ);
Ответственный за документ (чаще всего это сотрудник, который должен проследить, что бы ответ или выполнение были выполнены в срок или же выполнить этот документ сам);
И последние это код документа (этот код присваивается документу, что бы отнести его к определённому типу вопросов решаемых в организации);

Любые документы, которые прошли канцелярию в той или иной степени взаимосвязаны, то есть какой-то документ может ссылаться на другой документ, а тот в свою очередь на другой. На рисунке 1. Взаимосвязи документов представлены взаимосвязи документов в канцелярии.

Рисунок 1. Взаимосвязи документов

Приступим к рассмотрению процессов обработки документов в организации. В основном у канцелярии есть главная функция, она должна следить за входными документами иными словами она должна проследить за тем, что бы ни один входящий документ не остался без ответа и не потерялся. Это объясняет и то, что в организациях должен быть только один вход входящей документов т. к. в ином случаи при несколько входов документы будут теряться и их будет трудно контролировать. Также она осуществляет контроль всех сроков исполнение в документах и следит, кто и когда не выполнил эти сроки.

Канцелярия не только транспортирует документы в организации, она также может составить исходящий документ на соответствующий входящий документ, если это не требует вмешательства сторонних инструментов. Так же на основе внутренних документов или же по распоряжению выше стоящих сотрудников они могут составить документы в ответ исходящих или же документ, который породит входящею документацию.

Канцелярия не может выполнять требование в документах ее работа только следить, что бы в документе обороте был порядок, тут вступают в свою роль сотрудники-исполнители. Им ставят сроки в соответствии с регламентом организации или они могут быть указаны во входящем документе сторонней организацией. Канцелярия следит за сроками выполнения, в некоторых организациях в регламенте указывают, что канцелярия несет ответственность за не выполнение сроков или же в регламенте можно прописать, что только сотрудник несет ответственность за сроки, а канцелярия проверяет выполненную работу.

И последние что канцелярия должна делать, это составлять отчеты о проделанной работе вышестоящему руководству. Отчеты делятся на два типа это оперативные и аналитические отчеты. Оперативные отчеты – это получение информации для управления организации. Другими словами это отчет, в котором будет описано, что и до какого срока нужно будет сделать исполнителям. Такие отчеты предоставляются исполнителям и руководству. Сами отчеты могут разделяться на два вида сводные и индивидуальные. Сводные отчеты – это отчеты, которые поступают непосредственно руководителю со списком работ которые на стадии завершение в определённый период времени. Индивидуальные отчеты – это отчеты, которые поступают исполнителям со списком работ, которые нужно завершить за указанный период.

Аналитические отчеты – это отчеты уже о проделанной работе за конкретный период времени за месяц, погода, год. Данные отчеты предоставляются непосредственно вышестоящему руководству.

Мы разобрали основные правила управлением документооборота в организации, которые помогут нам в составлении регламента.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

В предыдущем параграфе мы разобрали, как управлять документооборотом, но не одно предприятие не сможет слажено работать бел регламента. Регламент – это документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы, которые должна предпринимать группа участников для выполнения любого процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов.

При создании регламента организация потратит очень много времени и сил. Ведь регламент это инструкция, которая подразумевает слаженную работу всех в ней описанных сотрудников. Потребуется ни одно собрание, что бы регламент отвечал всем требованием, так же регламент может быть доработан в последующее месяца или года. Что же можно за регламентировать? Например, часто повторяющие процессы, процессы с большим количеством сотрудников, дорогостоящее или важные процессы для организации.

Форму регламента рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Структура регламента должна содержать следующее:

Название процесса;
Список людей, которые согласовали этот процесс;
Назначение и область применения;
Нормативные ссылки;
Термины и определения;
Владелец процесса, входы и выходы процесса;
Выполнение процесса;
Управление процессом;
Ресурсы процесса;
Документирование и архивирование;
Порядок внесения изменений;
Рассылка;
Лист регистрации изменений;
Ознакомление сотрудников;

Выше представлен список из 14 пунктов, которые надо описать в любом регламенте любого процесса. Мы не будем, углубляется по каждому пункту отдельно, детально рассмотрим их при написании нашего процесса.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Любой регламент начинается с титульной страницы. Пример титульного листа представлен на рисунке 2. Титульный лист.

Рисунок 2. Титульный лист.

Справа вверху руководитель должен утвердить регламент и поставить дату утверждение с этой даты регламент вступает в силу. Слева после руководителя пишется подразделение в нашем случае это канцелярия. Посередине пишется «РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА» и его название у нас это «Управление документооборотом» ниже подписываются все, кто согласовывал данный процесс. После подписываются те кто разработал и проверил регламент. Титульный лист готов.

После титульного листа в регламенте идут рекомендации по структуре документа, в большинстве случаев это оформление регламента. Пример рекомендаций представлен на рисунке 3. Рекомендации по структуре документа.

Рисунок 3. Рекомендации по структуре документа.

Таких рекомендации может быть несколько все это делается для того что регламент может, составляется в главном офисе организации и после его утверждения рассылаться по филиалам те в свою очередь должны разобрать регламент и следовать ему.

Следующим пунктом в регламенте является назначение и область применения, пример его написания представлен на рисунке 4. Назначение и область применения.

Рисунок 4. Назначение и область применения

В нашем процессе будет следующее -

1.1 Настоящий регламент процесса устанавливает порядок выполнения «Процесса управление документооборотом» и предназначен для:

а) управлением документацией в организации в соответствии требованием нормативных документов;

б) постоянного улучшения процесса и качества выполнения работ.

1.2 Требования настоящего регламента процесса распространяются на все функции и работы, выполняемые в ходе выполнения “Процесса управление документооборота” далее «процесса» в канцелярии.

Далее идут нормативные ссылки, пример представлен на рисунке 5. Нормативные ссылки.

Рисунок 5. Нормативные ссылки.

В этом пункте регламент может ссылаться на документы организации, которые были приняты раньше.

Далее следуют термины и определение, пример заполнения этого пункта представлен на рисунке 6. Термины и определения.

Рисунок 6. Термины и определения.

Этот пункт также ознакомительный, как и рекомендации. Также регламент составляется не на один год, но он проверяется каждый год, с проверкой следуют ли регламенту сотрудники или же он уже устарел и требуется новый. Сотрудник может уже уволится и на его место придет новый, который не подозревает, какие термины и сокращение использовали при создании регламента, поэтому, этот пункт важен и его нельзя игнорировать.

Далее следует пункт регламента владелец процесса, входы и выходы процесса. Пример его заполнение представлен на рисунке 7. Владелец процесса, выходы и входы процесса.

Рисунок 7. Владелец процесса, входы и выходы процесса.

В процессе документооборота будет не много иначе -

4. Владелец процесса, выходы и входы процесса.

1. Владелец процесса - руководитель канцелярии. Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции руководителя канцелярии.
2. Выходы процесса ( здесь мы будем это рассматривать как выходы исходящей документации, следовательно таблица будет немного иной)

Подразделение

Сотрудник

Название документа

Кабинет директоров

Директор

Письмо, приказ и т.д.

Таблица 1. Выходы процесса.

В таблице 1 представлены выходы исходящей документации. В первом столбце прописывается подразделение организации, во втором - сотрудник или сотрудники которые отправляют документацию и в третьем, что именно подразделение может отправить.

1. Входы процесса. В этом пункте может быть также таблица с организациями, откуда приходит входящая документация, но этот список может быть очень велик. Так что единственным входом входящей документации будет канцелярия.

В этом пункте пишутся субподрядчики процесса. Таблица заполняется для случаев, когда действия субподрядчика настолько сложны и ответственны, что между ним и процессом существуют документированные требования по форме и срокам взаимодействия.

Следующий пункт самый важный в регламенте – это выполнение процесса. Пример представлен на рисунке 8. Выполнение процесса.

Рисунок 8. Выполнение процесса.

В нашем процессе это выглядеть будет так -

5. Выполнение процесса.

5.1 Матрица ответственности. Ответственность персонала за функции в Процессе установлена следующим образом:

Функции (работы)	Регламентирующий документ	Должностные лица
Функции (работы)	Регламентирующий документ	1	2	3	4	5	6	7
1. Планирование	Регламент процесса	О
2. Отчетность о ходе процесса	Регламент процесса	О
3. Управление процессом	Регламент процесса	О

Должностные лица, ответственные за функции (работы):

Владелец процесса - ___________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

Таблица 2. Матрица ответственности.

В таблице 2 прописывают все работы, которые должны затрагивается в процессе, также назначаются ответственные за эту работу

5.3 Порядок выполнение функций и работ.

В этом пункте описывается, какие работы и функции, в какой срок нужно выполнить. Пример представлен в таблице 3. Порядок выполнения.

Наименование работы	Срок выполнение
Входящие письмо требующее ответа	Ответ должен быть не позднее чем через 2 недели от момента получения

Таблица 3. Порядок выполнения работ

5.4 Ответственность владельца процесса. В этом пункте прописываются обязанности владельца процесса, пример приведен на рисунке 9. Ответственность владельца процесса. Другими словами владелец процесса должен пояснить всем подчинённым сотрудникам о регламенте процесса. Если из за какого то сотрудника регламент будет нарушен, то отвечать за это будет владелец процесса.

Рисунок 9. Ответственность владельца процесса.

Следующим пунктом в регламенте является управление процессом.

И первое что нужно рассмотреть это планирование, пример представлен на рисунке 10. Планирование.

Рисунок 10. Планирование.

Владелец процесса производит планирование хода процесса по следующему регламенту:

Входные данные для планирование. Владелец процесса должен составить план по процессу на определённый срок год , полгода. Он может использовать для этого другие данные, например результаты других планов, отчеты своих коллег и т. д.
План на бюджет процесса. На каждый процесс в компании должна затрачиваться определённая сумма. Данная сумма должна рассчитываться из нужд компании, выделятся на время, на которое составляется план. Также в нем прописываются пункты, куда и на что уйдут деньги. При вне плановой затрате денег в регламенте нужно приписать при какой сумме владелец процесса может самостоятельно решить возникшую потребность.

Второе что входит в пункт управление процессом это отчетность. Пример показан на рисунке 11. Отчетность.

Рисунок 11. Отчетность

Владелец процесса в обязательном порядке должен отчитываться перед вышестоящим руководством в определенный срок. Отчеты могут быть разными ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Сроки сдачи отчетов устанавливает руководство.

Третьим является - анализ данных со стороны вышестоящего руководителя. Пример переведён на рисунке 12. Анализ данных.

Рисунок 12. Анализ данных

Вышестоящий руководитель должен проводить регулярные анализы процесса, на основе предыдущих отчетов, а также на основе проведённых собраний. Руководитель составляет протокол, который возвращает владельцу процесса, если руководителем были найдены не до четы в процессе, владелец процесса принимает любые меры для их устранения.

Четвертое – это контроль хода процесса. Пример на рисунке 13. Контроль хода процесса.

Рисунок 13. Контроль хода процесса

Владелец процесса является руководителем своей группы людей и для того чтобы руководить было проще и мелкие недочеты были устранены вовремя. Владелец процесса также принимает отчеты от своих подчинённых и проводит нужные собрания по своему усмотрению.

Владелец процесса ведет управление процессом путем принятия оперативных решений. В случае, если финансовая оценка стоимости решения проблемы превышает критерии, установленные в регламенте владелец процесса выносит принятие решения по данной проблеме на вышестоящего руководителя.

Перейдем к следующему пункту в нашем регламенте – ресурсы и процессы. Пример на рисунке 14. Ресурсы процесса.

Рисунок 14. Ресурсы процесса

В этом пункте описываются все ресурсы, которые потребуются для реализации процесса. Это сотрудники (в регламенте прописываются, сколько сотрудников требуется для процесса), это инструктора (помещение в офисе, орг. техника), а также, если требуется это производственная среда. Если регламент рассылается нескольким филиалам, то требованием к помещению может быть только квадратура, а если регламент создаются непосредственно только на одну организацию, то к требованию помещения пишется адрес расположение офиса.

Документирование и архивирование – это еще один пункт в регламенте.

Регламент создаётся на несколько лет, но рано или поздно он будет устаревшим. Но даже после окончания срока действия регламент он хранится в архиве. Около 3-х лет. Все документы, которые были созданы во время регламента, также хранятся в архиве. Срок хранение документов прописывается в регламенте заранее. Пример пункта документирование и архивирование приведено на рисунке 15. Документирование и архивирование.

Рисунок 15. Документирование и архивирование

Порядок внесение изменений в регламент. Через некоторый промежуток времени владелец процесса должен просматривать регламент. По итогам рассмотрения владелец процесса может подлить регламент без изменений, внести некоторые изменения в регламент или принять решение, что регламент устарел.

Пример на рисунке 16. Порядок внесение изменений.

Рисунок 16. Порядок внесение изменений

Если регламент рассылается по филиалам, то в регламенте требуется таблица, по каким подразделениям требуется рассылка копий. Пример рисунок 17. Рассылка

Рисунок 17. Рассылка

Если в регламент вводились, какие то изменения, то в регламенте создается таблица изменений. Пример на рисунке 18. Лист регистрации изменений.

Рисунок 18. Лист регистрации изменений

Привнесений изменений в регламент сотрудники, конечно же, должны ознакомится с изменениями, и расписаться в соответствующей таблице, пример которой представлен на рисунке 19 Ознакомление сотрудников.

Рисунок 19. Ознакомление сотрудников

По всем пунктам регламента мы прошлись. В регламенте могут быть приложение, например образцы документов, которые могут заполнятся в процессе. Пример представлен на рисунке 20 Образец.

Мы разобрали, как составить регламент на процесс «Управление документооборотом» прошлись по всем его основным пунктам. Пунктов может быть как и больше так и меньше все зависит от объёма процесса.

Рисунок 20. Образец

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

В этом параграфе мы рассмотрим вспомогательные программы, которые помогут управлять трудоемким процессом документооборотом.

Всем уже не секрет что в электроном виде документы, приказы, распоряжение быстрее дойдут и вступят в исполнения. Да и в общем в с развитием компьютера и интернета осталось меньше бумажной работы. Существуют целые программы для ведение бизнеса, об одной из них мы и поговорим.

В программе вы можете создать подразделение вашей компании, мы создадим канцелярию и добавим сотрудников, руководителем сделаем Владельца процесса рисунок 21 и 22.

Рисунок 21. Создание группы

Рисунок 22. Добавление сотрудников.

Мы можем создать и другие подразделения, но они нам не требуются. Если штат сотрудников увеличится, мы можем просто добавить нового.

В программе можно создавать задачи на сотрудников добавлять контролера и ставить сроки исполнения. Когда задача создана на сотрудника ему приходит оповещение о том что на него назначена задача и ее срок выполнения, когда он ее выполняет она переходит к контролёру задачи, но а если сотрудник просрочил задачу то контролеру приходит уведомление о том что задача просрочена что очень удобно отслеживать просроченные задачи у сотрудников.

На рисунке 23 представлено создание задачи под названием «Раздать входящею документацию по подразделениям» назначена она на сотрудника 1, а контролером назначен владелец процесса. Задачу мы сделали повторяющею так как раздача документации проходит каждый день, после того как сотрудник ее выполнит то контролер, в данном случае владелец процесса, проконтролирует задачу.

Рисунок 23. Задача 1

Если задача просрочена, то она меняет цвет на красный цвет и занимает первую позицию в списке (Рисунок 24)

Рисунок 24. Просроченная задача

Также можно добавить ярлыки к задачи такие как «Важно», «Срочно». (Рисунок 25)

Рисунок 25. Ярлыки

В программе можно просматривать отчеты по всем задачам, сколько выполнено, сколько просрочено. (Рисунок 26)

Рисунок 26. Отчеты по задачам

Также можно создать шаблоны заявок. Это могут быть заявки на рассмотрения изменений в регламенте, заявка на отчет о процессе на текучий день. (Рисунок 27)

Рисунок 27. Заявки

Это лишь малая часть, которую можно сделать в программах, но даже эта часть существенно облегчит работу в команде. Задачи теперь не надо ставить устно и сотрудник ни когда не скажет, теперь что эту задачу ему не ставили или он забыл.

Бумажная работа более трудоемкая и труда затратная, но теперь ее можно заменить компьютерными технологиями, все документы, письма могут храниться в электроном виде и только самые ценные в бумажном виде. Но не стоит забывать о безопасности электронных документов нужно регулярно создавать резервные копии и хранить их отдельно. Даже при помощи программ организация все равно должна составлять регламенты на трудные процессы и следовать им.

Заключение

В курсовой работе мы затронули важную тему разработка регламента для процесса «Управление документооборотом» многие руководители игнорируют этот регламент, т. к. считаю не таким уж важным для организации. А на деле получается, что это самый важный процесс в организации, если руководитель составит регламент, и сотрудники будут ему следовать, то очень многих проблем можно избежать таких как потеря важных документов, не укладывание в сроки, а следовательно потеря клиентов и спад заработка организации.

Но в таком на первый взгляд простом процессе есть свои правила и «подводные камни», которым следует придерживаться, ведь они не выдуманы просто так, а напротив проверены временем. Правил управлением документооборотом очень много, иногда даже организации создают свои, которые помогают улучшить работу в разы. Мы разобрали основные правила документооборота и разобрались что такое документооборот в целом.

Разобрали регламент и как его составить на процесс документооборот. Регламент – это документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы, которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов. Другими словами это сводка инструкций на процессы, которые возникают при ходе работы, в регламенте пишется все в мельчайших подробностях, чтобы не возникало дополнительных вопросов, а было все «прозрачно» и четко.

Если регламент составляется в крупных компаниях, то его можно разослать по всем филиалам и быть уверенным в том, что в любом филиале работа идет слажено и без ошибок. Регламенту нужно уделить достаточно времени ведь он составляется не на один год, нужно придумать такую схему работы, чтобы она не «рухнула» при мельчайшей поправки в работе процесса.

Мы разобрали компьютерною программу, которая облегчит этот трудоемкий процесс и сделает работу более прозрачной.

Список литературы

Статья «Методы управления документооборотом в организации». Автор А. Афанасьев, АО Весть

Статья «Как составить регламент организации.» Автор неизвестен. Сайт «Бизнес ресурс»

Статья «Рабочий регламент: как написать и внедрить» Авторы Александр Груздев и Леонид Волков

Статья «Пишем регламент: рекомендации по разработке». Автор неизвестен. Сайт «корпоративный менеджмент»

Т.В. Сиганова «Делопроизводство и документооборот»
Издание ОмГУ. Омск, 2004

Алексей Барихин . «Делопроизводство и документооборот». 2008

Лушников В.В., Бондарев А.В. «1С:Документооборот. 200 вопросов и ответов»

Статья «Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»» Автор О.В. Кулагина

Статья «Составляем регламент» Автор Е.Н. Кожанова

Статья «Регламент разработки и внедрения программных продуктов» Автор неизвестен. Сайт «Инфостарт»

Статья «Регламент: разработка и внедрение» Автор Александр Карпов

Статья «Разработка, порядок составления регламентов» Автор неизвестен. Сайт «Оргосистем»

Статья ««Попробуй заставить меня написать регламент!» или Алгоритм по написанию регламентов: как делегировать разработку инструкций своим подчинённым» Автор Евгений Севастьянов

Статья «Документооборот и его организация на предприятии» Автор О. Берг