Методика защиты информации в системах электронного документооборота.

Содержание:

Введение

Актуальность выбранной темы исследования заключается в том, что в современных организациях системы электронного документооборота становятся обязательным элементом информационной инфраструктуры. С помощью данных систем повышается эффективность деятельности промышленных предприятий и коммерческих компаний, а государственные учреждения решают задачи взаимодействия с населением, межведомственного взаимодействия и внутреннего управления на базе технологий электронного документооборота. Общепринятой аббревиатурой систем электронного документооборота является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД, обозначающая систему автоматизации делопроизводства; СЭДО, обозначающая систему электронного документооборота; и САДО, обозначающая систему автоматизации документооборота.

Изначально подобные системы рассматривались в качестве инструмента автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем они стали охватывать более широкие спектры задач. На сегодняшний день разработчики систем электронного документооборота ориентируют свои продукты на работу не только с организационно-распорядительными документами и корреспонденцией, но и с различными внутренними документами, такими как договора, документы по кадровой деятельности, нормативная, справочная и проектная документация и другие подобные. Системы электронного документооборота также используют для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: обработка обращений граждан, управление взаимодействием с клиентами, организация проектного документооборота, автоматизация работы сервисной службы и другие подобные. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, которая обеспечивает работу с электронными документами.

Объектом исследования данной работы являются системы электронного документооборота, их история и сущность. Предметом исследования являются особенности систем электронного документооборота, в мире в целом и в России в частности.

Целью данной работы является повышение информационной грамотности пользователей систем электронного документооборота путем сбора и упорядочивания информации о данных системах.

Задачами данной работы являются:

• изучение понятия систем электронного документооборота;
• классифицирование систем электронного документооборота;
• обзор основных моментов в истории систем электронного документооборота;
• рассмотрение перспектив развития систем электронного документооборота;
• обзор ограничений доступа в системах электронного документооборота;
• изучение основных принципов и особенностей систем электронного документооборота.

В основу данного исследования легли работы Н. Н. Куняева и Г. Мингберга.

1. Эволюция и сущность систем электронного документооборота

1.1. Основные понятия систем электронного документооборота

Система электронного документооборота является автоматизированной многопользовательской системой, сопровождающей процесс управления работой иерархической организации для обеспечения выполнения данной организацией своих функций. При этом предполагается основывание процесса управления на человеко-читаемые документы, которые содержат необходимые к исполнению инструкции для сотрудников организации.

Документооборот является движением документов в организации с момента их создания или получения до окончания отправления или исполнения. Документооборот также представляет собой комплекс работ с документами: прием, рассылку, регистрацию, формирование дел, контроль исполнения, повторное использование и хранение документации, справочные работы^[1].

Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документами, который представлен в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ является документом, который пригоден для автоматического считывания содержащейся в нем информации. Машиночитаемый документ записывают на оптических, магнитных и других носителях информации^[2].

Электронный документ является документом, который создан с помощью средств компьютерной обработки информации и может быть подписан электронной подписью с сохранением в виде файла соответствующего формата на машинном носителе.

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которая является обеспечивающим возможность контроля подтверждения и целостности подлинности электронных документов средством защиты информации^[3].

Основными принципами электронного документооборота являются:

• позволяющая однозначно идентифицировать документ однократная регистрация документа;
• возможность параллельного выполнения операций, которая позволяет сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;
• непрерывность движения документа, которая позволяет идентифицировать ответственное за исполнение задачи лицо в каждый момент времени жизни процесса;
• единая база документной информации, которая позволяет исключать возможность дублирования документов;
• эффективно организованная система поиска документа, позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нем;
• развитая система отчетности по различным атрибутам и статусам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и, основываясь на данных из отчетов, принимать управленческие решения^[4] [3, 5].

1.2. История развития систем электронного документооборота

Начало 90-х годов XX столетия было ознаменовано технической революцией. В этот период в России произошло внедрение персональных компьютеров в систему документооборота предприятий. Они объединяли сети и стали главным технологическим инструментом офисной деятельности. Целью данного процесса было увеличение эффективности работы с созданием, обработкой и хранением документов^[5].

Первоочередной задачей, решаемой персональными компьютерами был автоматизация делопроизводственной деятельности, то есть создания документов, их перемещения, регистрации, хранения, контроля и других подобных процессов. Не вызывает сомнений тот факт, что первые системы электронного документооборота (СЭД) были примитивными и были далеки по выполняемым функциям от современных. Они способствовали проведению исключительно учета документов в централизованной делопроизводственной службе предприятия (управлении делопроизводства, канцелярии, секретариате и т. д.). В системах того времени происходило хранение и обработка преимущественно регистрационно-контрольной информации о документах, а также их исполнении и движении^[6]. Они представляли собой более современный аналог систем журнально-карточного учета. Системы электронной документации позволяли осуществлять хранение электронных версий документов, используемых для информационно-справочных целей.

Вторым этапов развития произошло установление рабочих мест систем электронного документооборота за пределами централизованной делопроизводственной службы, т.е. в подразделениях предприятия. Это позволило повысить оперативность доведения до отделов (подразделений) информации о направленных в их адрес документах, а в ответ получать отчет о состоянии работы с ними. В последующем происходит расширение действия систем электронного документооборота. Они начинают обеспечивать документационную деятельность сети территориально взаимосвязанных предприятий, обеспечивая при этом обмен электронными версиями документов и документационной информацией^[7].

На третьем этапе произошло развитие систем электронной документации уже за традиционными рамками делопроизводственной деятельности. В этот период к системам стали подключать рабочие места всех должностных лиц предприятия, которые участвуют в работе с документами: как руководителей, так и исполнителей. Для этих групп пользователей наиболее важной была не столько работа с учетными данными, сколько непосредственно работа с документами. Это привело к росту во внутреннем документообороте предприятий систем электронного документооборота^[8].

Современный этап развития систем электронного документооборота позволяют и вовсе отказаться от работы с бумажными носителями внутри предприятия, однако, только с изданием соответствующего официального документа^[9]. По окончании работы с электронными версиями производится формирование бумажного проекта официального документа, подписываемого руководителем. Бумажные копии (или оригиналы) хранятся и передаются в архивы, а также при необходимости отправляются в другие организации, гражданам. Таким образом, было выявлено, что современные электронные системы документооборота направлены на оптимизацию работы и обслуживание бумажных оригиналов. Это вызвано множеством факторов, таких как недостаточный уровень информатизации, неполнота нормативной базы использования электронных документов и др.

Системы электронного документооборота появились относительно недавно и на настоящее время уже прочно заняли свое место в информационной структуре предприятий. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но никак не замена циркулирующих на предприятии документных потоков.

Многое изменилось в тот момент, когда производители систем электронного документооборота стали не просто копировать процессы предприятий, которые обеспечивают движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие перед этими процессами в частности и перед всем документооборотом в целом^[10].

Понимание того, что документооборот предприятия предназначается для поддержки его системы управления, далеко не сразу пришло в системы электронного документооборота. Более того, многие современные муниципальные федеральные и органы власти до сих пор используют простейшие системы электронного документооборота, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не его оптимизация и замена, и поддержка структуры управления^[11].

Хронологически первый этап эволюции систем электронного документооборота начался в 80-х годах 20 века и продолжался около 20 лет. Данный период характерен разрозненностью решений, появившейся вследствие того, что предприятия с пониманием необходимости автоматизации документооборота еще не имели унифицированного инструментария, который необходим для решения задач такого рода.

К необходимости автоматизации документопотоков привел такой этап развития компаний, когда объемы документации еще не достигли критических показателей, за счет разрозненности длительности процедур согласования руководителями. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, в то время, когда параллельное согласование требовало очень больших временных затрат, за счет чего его использование применялось исключительно пределах одного здания и сводилось к минимуму. После достижения отметки объемов документооборота критических значений, понадобилась перестройка и оптимизация процессов^[12].

Таким образом, первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы и разрабатывались непосредственно на предприятиях, создаваясь силами внутренних ресурсов. Достоинствами такого подхода были общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации и четкое соответствие построенной системы электронного документооборота фактическим регламентированным процессам документооборота. В качестве недостатков можно отметить немасштабируемость системы, что приводило к невозможности развития^[13].

Для решения этой проблемы сразу несколько компаний в середине 90-х годов начали создавать универсальные системы электронного документооборота, легко масштабируемые под нужды практически любых заказчиков. Сама технология создания конечного решения систем электронного документооборота стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро системы электронного документооборота, на втором этапе происходило внедрение. Данный метод позволял снижать стоимость конечных решений и обеспечивал возможности функционального и организационного масштабирования системы^[14].

В конце XX века в сферу автоматизации документооборота процессный подход к управлению вместе с понятие WorkFlow, являющимся потоком работ, которые представляют из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные системы электронного документооборота откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков, ставших одновременно новым методологическим шагом, который позволял современным системам электронного документооборота еще эффективнее и быстрее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, которые эксплуатируют системы электронного документооборота, обеспечивать непрерывное изменение автоматизируемого процесса с целью увеличения его максимального соответствия процессам предприятия^[15].

Также изменилась архитектура решений: В 2005 году была введена трехзвенная архитектура: «система управления базами данных - сервер приложений - интерфейс пользователя», которая стала фактическим стандартом отрасли^[16] [2, 4, 7].

1.3. Классификация систем электронного документооборота

• Универсальные «коробочные» системы электронного документооборота:
  • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
  • стандартный набор функций;
  • относительно низкая стоимость;
  • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место;
  • низкие временные затраты на установку и приобретение.
• Индивидуально разрабатываемые системы электронного документооборота:
  • большие временные затраты;
  • максимально персонифицированная система;
  • сопутствующие расходы: затраты на покупку нового программного обеспечения и оборудования, обучение сотрудников;
  • высокая стоимость разработки.
• Комбинированные системы электронного документооборота:
  • полное соответствие нуждам предприятия;
  • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  • стоимость включает: стоимость зависящей от сложности заказа индивидуальной доработки и цену базовой платформы;
  • небольшие временные затраты на внедрение и разработку;
  • простота освоения и использования;
  • передача заказчику прав на продукт;
  • взаимодействие с существующими офисными приложениями;
  • удобный интерфейс;
  • полная локализация ^[17] [2].

1.4. Перспективы развития систем электронного документооборота

Говоря о практическом применении систем электронного документооборота, необходимо более подробно рассмотреть задачу их интеграции с другими корпоративными приложениями. Комплексное решение данного класса задач позволяет предприятиям создавать внутреннюю систему обмена информацией, которая приходит или собирается из разрозненных источников. Ее объединение на основе общей шины данных, приводит к созданию общего корпоративного репозитория информации и данных. Системы электронного документооборота выполняют роль подобных «шин»^[18].

Решение этой проблемы очень важно для современного предприятия, особенно в случае, когда на нем используются одновременно несколько корпоративных приложений, без которых невозможна деятельность ни одной крупной организации. Сейчас системы электронного документооборота обычно выступает в роли платформы для интеграции со следующими типами приложений:

• Front-end приложения, такие как CRM;
• Офисные приложения;
• ERP-системы^[19].

Касательно ERP-систем, то одним из их слабых мест является некоторая избыточность документов, которые генерируются в основных модулях ERP-системы. Развертывание централизованного репозитория на базе системы электронного документооборота, который обеспечивает каждый модуль ERP-системы необходимыми ему документами, ускоряет возврат инвестиций и способствует уменьшению операционных расходов предприятия. То есть, интеграция ERP-системы и системы электронного документооборота обеспечивает более высокое значение показателя IRR, чем это может быть получено при автономном использовании данных систем.

При интеграции офисных приложений пользователям с системой электронного документооборота предлагается возможность доступа к библиотечным сервисам непосредственно из распространенных офисных приложений. Кроме того, практически во всех распространенных системах электронного документооборота существует возможность работы через веб-навигаторы. Помимо этого, высоко распространена интеграция с фронт-офисными приложениями^[20].

Технологии, которые применяются для развития и разработки систем электронного документооборота, с каждым годом становятся более совершенными и прогрессивными, при этом часто возникает вопрос контролируемого и направленного развития систем электронного документооборота. Не совершенная нормативно-правовая база и разнообразие технологий приводят к тому, что рынок систем электронного документооборота с каждым годом становится все более и более разнородным. В таком случае у предприятия должен быть подход к развитию процессного подхода к контролю и управлению своей деятельности, для подготовки базы с целью развития, адаптации и внедрения выбранной системы электронного документооборота^[21].

Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом автоматизации. Задачи и цели ставятся значительно шире, так как управление знаниями происходит параллельно с оптимизацией. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами.

Для развития систем электронного документооборота необходимо в первую очередь создать более основательную регламентную базу для массовой миграции к технологии электронно-цифровой подписи и других подобных функций ECM-систем, являющихся камнем преткновения при переходе от смешанного и традиционного документооборота к полностью электронному.

В итоге можно коротко выделить основные требования к современным системам электронного документооборота и тенденции их развития:

• легкость в обновлении и установке клиентских приложений;
• возможность заказчика самостоятельно развивать и изменять функции системы;
• возможность размещения системы электронного документооборота в Интернете и предоставления доступа в качестве сервиса;
• наличие приложений для мобильных устройств и удобство работы с ними;
• наличие Web-доступа к документам с целью работы с ними^[22] [1, 3].

1.5. Сущность и особенности систем электронного документооборота

Создание систем электронного документооборота стало ответом на потребность предприятий в хранении в легкодоступном виде, а также оперативной транспортировке управленческих решений в виде их информационной составляющей. На сегодняшний день в России до сих пор не существует единых норм и правил, которые бы обеспечивали однозначное нормативно-правовое условия существования электронного документа, а также систем электронного документооборота^[23].

Основные понятия, раскрывающие электронный документооборот отражены в Федеральном законе «Об электронной подписи»:

• электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, присоединенную к другой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией, а также используется для определения подписывающего информацию лица;
• квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи, который выдан уполномоченным в сфере использования электронной подписи федеральным органом исполнительной власти, аккредитованным удостоверяющим центром или либо доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра.

Электронным документом зазывают документ, который создан при помощи средств компьютерной обработки информации, имеющий возможность подписания электронной подписью и хранения на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документ должен отвечать определенным требования, таким как:

1. иметь структуру установленного образца;
2. иметь возможность быть представленным в понятной для восприятия человеком форме;
3. содержать реквизиты, которые позволяют идентифицировать его и придать ему юридическую силу;
4. создаваться, передаваться и храниться с помощью технических и программных средств^[24].

В связи с чем, система электронных документов наделена следующими свойствами:

• подписанный электронной цифровой подписью электронный документ, обладает юридической силой, которая аналогична документу на бумажном носителе;
• электронные документы подлежат хранению в электронных архивах в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• все подписанные одинаковой электронной цифровой подписью экземпляры электронного документа должны иметь равную юридическую силу^[25].

Хранение электронных документов должно быть обеспечено с соблюдением следующих условий:

• необходимо обеспечить возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
• необходимо обеспечить возможность предоставления хранимых электронных документов на бумажном носителе;
• необходимо обеспечить защиту электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
• необходимо обеспечить возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном федеральными законами ^[26].

Структура электронного документа состоит из двух частей: реквизитной и содержательной. Содержательная часть может включать раздельно или в любом сочетании из текстовой, графической и аудиовизуальной информации об изделии. Она содержит всю необходимую информацию об изделии.

Реквизитная часть электронного документа состоит из реквизитов, а также допускается вводить дополнительные реквизиты с учетом специфики его применения и обращения^[27].

Все варианты публикаций, то есть дубликаты, копии и оригиналы имеют одинаковую юридическую силу с бумажной формой выполнения документов аналогичных наименований. В копиях и дубликатах должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике электронного документа.

Подлинные электронные документы, полученные путем изменения из форматов и подписанные электронной цифровой подписью в установленном порядке, имеют то же наименование документа, что и электронный документ, из которого они получены^[28].

Подлинному электронному документу присваивают дополнительный признак, который записывается в реквизитной части документа. Подлинный документ должен содержать в реквизитной части указание на исходный электронный документ, из которого он получен.

При обращении электронного документа должна быть обеспечена возможность проверки электронной цифровой подписи всеми организациями, которые являются участниками обращения документа.

Таким образом, проведенное исследование показывает, что к электронному документу, а также системам электронного документооборота предъявляются требования, отраженные как законодательно, так и во внутренних документах предприятия ^[29] [2, 4, 8].

По итогам данной главы можно сделать вывод, что системы электронного документооборота призваны заменить хождение обычных бумажных документов, что ускоряет различные производственные процессы и увеличивает их эффективность.

2. Особенности систем электронного документооборота

2.1. Ограничения доступа в системах электронного документооборота

При электронном документообороте документы в организации распространяются не физически, а путем предоставления имеющим права сотрудникам доступа к электронным хранящимся на сервере системы копиям документов. Такой механизм доступа к документам позволяет нивелировать влияние удаленности отдельных сотрудников на скорость работы с документами и организовать работу всех пользователей в едином информационном пространстве территориально-распределенной компании.

Все документы компании располагаются в системе электронного документооборота в отдельных базах данных или в виде иерархии представлений документов^[30].

Формироваться папки могут по хронологическому, алфавитному, номинальному или корреспондентскому признакам.

В папку помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому он может быть отнесен к нескольким папкам, обеспечивая различные варианты классификации одного и того же документа в зависимости от потребностей пользователя.

Такие электронные библиотеки обеспечивают централизованное хранение всех необходимых документов компании, удобство и оперативность доступа к ним. При этом каждый сотрудник «видит» именно нужные для работы документы^[31].

Одной из главных задач специальной настраиваемой базы данных систем электронного документооборота является управление доступом пользователей к документам.

Такая база обычно содержит информацию о таких параметрах, как иерархия штатной структуры организации, которая состоит из штатных и структурных единиц, и функциональные роли.

В такой базе прописываются права на различные операции и доступ к документам штатной или структурной единицы или замещающего ее и функциональные роли, которые определяют набор доступных функций. Набор видов доступа варьируется от одной системы электронного документооборота к другой, но в целом можно сформировать такую классификацию доступа к документам:

• общий доступ, при котором документ доступен для ознакомления всем лицам;
• регулируемый доступ, при котором документ доступен сотрудникам, имеющем на это право;
• доступ по типу документа ^[32].

У сотрудников могут быть права:

• полный контроль над документом с возможностью создавать, редактировать и удалять;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право доступа к регистрационно-контрольной карточке документа;
• право оставлять комментарии к документу, но не редактировать документ и не создавать новые версии;
• полное отсутствие прав доступа к документу;
• право читать, но не редактировать документ ^[33].

Настройка прав и ограничений доступа к документам может осуществляться как на уровне системы в отражающей организационную структуру компании базе, так и на уровне пользователя, самостоятельно определяющего список сотрудников, которые имеют возможность просмотра документа, его редактирования и осуществления других действий^[34] [6, 7].

2.2. Основные принципы электронного документооборота

В качестве основных принципов электронного документооборота можно назвать такие, как:

• возможность параллельного выполнения операций, которая повышает оперативность их исполнения и позволяет сократить время движения документов;
• позволяющая однозначно идентифицировать документ однократная регистрация документа;
• единая база документной информации, которая позволяет исключить возможность дублирования документов;
• непрерывность движения документа, которая позволяет идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа^[35];
• развитая система отчетности по различным атрибутам и статусам документов, которая позволяет контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов;
• эффективно организованная система поиска документа, которая позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нем^[36] [3].

2.3. Преимущества электронного документооборота

В качестве преимуществ электронного документооборота можно назвать следующие.

1. Экономия времени, при которой служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Регулярно создаются резервные копии файлов благодаря центральной базе данных, за счет чего исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в транспорте, преднамеренно или случайно уничтожат или он просто пропадет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски документов и файлов, которых не оказалось на своем месте по какой-то причине^[37].
2. Более адекватное использование техники и физического пространства, когда занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов ценные квадратные метры могут быть освобождены. В зависимости от актуальности и статуса информации, файлы и документы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.
3. Повышение прозрачности внутренней работы предприятия, при котором системы электронного документооборота позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его утверждения и согласования. В дополнение к этому, системы электронного документооборота позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчет о том, кто его создал, имел к нему доступ и редактировал^[38].
4. Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации, при которой системы электронного документооборота позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с поставщиками и клиентами. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, для вызова всех необходимых документов, содержащих требования, которые связаны с различными типами взаимоотношений между внешними субъектами и организацией.
5. Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников, когда, благодаря возможностям коммуникаций и электронного доступа, служащие получают возможность работать удаленно. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса^[39].
6. Повышение безопасности документов и информации: за счет того, что, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, снижая риск умышленной или случайной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.
7. Снижение затрат на почтовые марки, распечатку, пересылку и конверты, за счет того, что пересылаемые между поставщиками или отделами бумажные документы могут пересылаться в электронном виде.
8. Повышение уровня удовлетворенности руководителей и служащих за счет оптимизации ежедневных задач, что позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей для контроля работы своих подчиненных. В конечном счете, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень^[40] [1, 3].

2.4. Рынок систем электронного документооборота в России

По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week, в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объем продаж тиражных программных продуктов вырос на 13 %. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, который представлен в материале Cnews, российский рынок систем электронного документооборота и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 миллиарда рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35%. На российском рынке представлены как созданные внутри страны отечественные системы, так и решения на базе крупнейших систем электронного документооборота и ЕСМ-систем^[41].

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения систем электронного документооборота является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» с 49% проектов. К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012—2013 году в обзоре отнесены внедрения система электронного документооборота «Дело» в Центробанке, проект по внедрению DocsVision в Сбербанке и внедрение EMC Documentum в Ростелекоме^[42]. К крупнейшим интеграторам систем электронного документооборота авторы обзора отнесли компании «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст», «Логика бизнеса», ЭОС и все ее партнеры, «Хоулмонт» и «Парма-Телеком».

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка систем электронного документооборота относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году — система электронного документооборота Дело, DocsVision, Directum, CompanyMedia, 1С: Документооборот; по числу автоматизированных рабочих мест — система электронного документооборота Дело, DocsVision, CompanyMedia, Directum. Еще одним критерием является количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов — система электронного документооборота, DocsVision, Directum, ТЕЗИС и Логика ЕСМ^[43].

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи, основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году системы электронного документооборота были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота, а три из них так же подключены к элементам электронного правительства. Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСБ, ФСТЭК, МВД, Ростуризме и СВР ^[44] [7, 8].

По итогам данной главы можно сделать вывод, что системы электронного документооборота набирают популярность в наши дни и развиваются в соответствии с требованиями рынка к безопасности и удобству для конечного пользователя.

Заключение

В данной работе были рассмотрены основные понятия систем электронного документооборота, такие как сама система электронного документооборота, документооборот, электронный документооборот, машиночитаемый документ, электронный документ и электронная подпись. Система электронного документооборота является автоматизированной многопользовательской системой, сопровождающей процесс управления работой иерархической организации для обеспечения выполнения данной организацией своих функций. Документооборот является движением документов в организации с момента их создания или получения до окончания отправления или исполнения. Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документами, который представлен в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Машиночитаемый документ является документом, который пригоден для автоматического считывания содержащейся в нем информации. Электронный документ является документом, который создан с помощью средств компьютерной обработки информации и может быть подписан электронной подписью с сохранением в виде файла соответствующего формата на машинном носителе.Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которая является обеспечивающим возможность контроля подтверждения и целостности подлинности электронных документов средством защиты информации.

Также были рассмотрены основные принципы электронного документооборота и были выделены этапы истории развития электронного документооборота, с начала 80-х годов 20 века до наших дней. Была проведена классификация систем электронного документооборота с выделением коробочных систем, индивидуально разрабатываемых и комбинированных

Отдельным вопросом были рассмотрены ограничения доступа в системах электронного документооборота. Были выделены общий доступ, доступ по типу документа и регулируемый доступ. Для регулируемого доступа были рассмотрены допустимые права.

Также были выделены восемь основных преимуществ систем электронного документооборота. В конце работы были рассмотрены особенности использования систем электронного документооборота в России.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9.
2. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005
3. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с.
4. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с.
5. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с.
6. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – 288 с.
7. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с.
8. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с.

1. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 132. ↑

2. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – С. 124. ↑

3. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. –С. 125. ↑

4. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 241. ↑

5. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. –С. 241. ↑

6. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 253. ↑

7. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. –С. 354. ↑

8. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – С. 292. ↑

9. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

10. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

11. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С.353. ↑

12. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

13. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 314. ↑

14. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – С. 324. ↑

15. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

16. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 325. ↑

17. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

18. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

19. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 126. ↑

20. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству / В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

21. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 153. ↑

22. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

23. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 25. ↑

24. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – С. 115. ↑

25. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

26. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 35. ↑

27. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – С. 116. ↑

28. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

29. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 42. ↑

30. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 355. ↑

31. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – С 152. ↑

32. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 335. ↑

33. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – С.225. ↑

34. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С.366. ↑

35. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 114. ↑

36. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

37. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 214. ↑

38. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

39. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 145. ↑

40. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

41. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 241. ↑

42. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 52. ↑

43. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 72. ↑

44. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 359. ↑