Автоматизация документооборота предприятия ПФРФ

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Важнейшим сектором экономики каждого государства является пенсионная система. Она затрагивает не только нетрудоспособное население, но и каждого трудящегося гражданина. Программа государственного обеспечения пенсии влияет не только на социальную жизнь общества, но и на финансово-бюджетную систему страны, так как формирует и перераспределяет денежные ресурсы.

Несмотря на масштаб и значимость пенсионной системы и пенсионного фонда в частности, даже такая огромная организация имеет недостатки, особенно сильно они проявляются в местных отделениях пенсионного фонда, находящихся в провинциальных городах. Многие процессы не имеют должной оптимизации, следовательно, требуют больше времени и ресурсов на их исполнение, поэтому следует обратить внимание на одну из проблем отделения пенсионного фонда, такую как документооборот.

Тем самым, можно сделать вывод, что пенсионная система и методы оптимизации работы пенсионного фонда являются актуальной темой на данный момент, так как практика показывает, что оптимизация таких процессов как документооборот увеличивает производительность труда в организации.

Объектом исследования выступает Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Заринске и Заринском районе Алтайского края, отдел автоматизации. Предметом исследования является процесс документооборота.

Целью работы является оптимизация процесса документооборота в отделении Управления Пенсионного фонда посредствам внедрения системы электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели следует решить несколько задач:

1) провести анализ деятельности Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске и Заринском районе Алтайского края;

2) составить модель процессов «Деятельность Управления Пенсионного фонда Российской федерации»;

3) проанализировать структуру предприятия и выявить проблемы движения документации между сотрудниками и отделами;

4) выбрать систему электронного документооборота для соответствующего процесса на предприятии и дать оценку эффективности от внедрения системы.

При выполнении данной работы использованы следующие методы: сравнительный анализ, сбор документов синтез и анализ информации, моделирование, обобщение, сравнение.

ГЛАВА АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Г. ЗАРИНСКА

Общая характеристика деятельности УПФРФ в г. Заринске

Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФРФ) состоит из многоуровневой системы, объединяющей подчиненные ему органы, что в совокупности позволяет воплощать управление средствами обязательного страхования в Российской федерации [1].

Система состоит из федерального уровня, федеральных округов, уровня субъектов РФ и местных управлений. Структура Пенсионного фонда Российской Федерации представлена на рисунке 1.1 .

Рисунок 1.1 – Структура Пенсионного фонда Российской Федерации

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске и Заринском районе Алтайского края (межрайонного) является Государственным учреждением и регулируется Положением, утвержденным Постановлением Пенсионного фонда Российской Федерации от 4 апреля 2016г. № 214п.

Данное учреждение является территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации, созданного по решению Правления Пенсионного фонда Российской Федерации.

Управление ПФРФ является юридическим лицом и владеет зафиксированным за ним имуществом на праве оперативного управления. Управление ведет собственный баланс, лицевой счет, открытый получателю бюджетных средств в территориальном органе Федерального казначейства в соответствии с порядком открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства, установленным Федеральным казначейством, может приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде [18].

Бюджет Пенсионного фонда Российской Федерации утверждается Федеральным законом о бюджете ПФРФ каждый год. Далее, через Отделения ПФРФ происходит финансирование расходов на содержание, материальное обеспечение и прочее в Управлениях.

Денежные средства, находящиеся и поступающие на счет Управления, являются федеральной собственностью и не входят в состав бюджетов и иных фондов, также не подлежат изъятию [16].

В связи с последними изменениями в законодательстве, начиная с 1 января 2017 года, сбор и контроль за уплатой страховых взносов со стороны страхователей на обязательное медицинское и пенсионное страхование юридических лиц и индивидуальных предпринимателей осуществляет налоговый орган. В связи с этим, за Пенсионным фондом осталась ответственность по сбору дополнительных страховых взносов, которые направлены на финансирование накопительной пенсии. По состоянию на 2018 год, план Управления по сбору дополнительных страховых взносов доведен до 809434 рублей.

Выполнение плановых показателей, по состоянию на 1 января 2019 года составило 132% (по краю – 107 %). В таблице 1.1 представлены данные по уплате ДСВ за 2016-2018гг.

Таблица 2.1 – Данные по уплате ДСВ за 2016-2018 гг. (тыс. руб.)

Период	План	Поступило	Через страхователей	От лиц, самостоятельн о уплативших	%	% по краю
2016	690	697	98	599	101	80,1
2017	705	706	105	601	100,2	77,3
2018	809	1070	231	839	132,2	107,6
Итого	2204	2473	434	2039

За 2018 год застрахованные граждане, живущие на территории г. Заринска, Заринского, Тальменского и Залесовского районов, перечислили на счет своих будущих пенсионных накоплений 1070350 рублей (132,23%), из них:

- средствами страхователей – 231300 руб.;

- уплатили взносы сами – 839050 руб.

За 2018 год было назначено 2935 пенсий, 80% из них страховые, 20% государственные.

Динамика назначений пенсий, представленная в таблице 1.2, показывает, что количество назначенных пенсий, в сравнении с 2017 годом увеличилось на 10% для страховых пенсий и на 25% для государственных пенсий.

Таблица 1.2 – Динамика назначения пенсий в 2016-2018 гг.

Период	Всего назначено пенсий	Страховые пенсии	Государственные пенсии
2016г.	2303	2018	285
2017г.	2611	2147	464
2018г.	2935	2355	580

Анализ результатов назначения пенсий в 2018 году, по отношению к 2017, представленный в таблице 1.3, выявил, что назначение пенсий по старости увеличилось на 9%, назначение пенсий по СПК увеличилось на 2% и количество назначенных пенсий по инвалидность увеличилось на 19%.

Таблица 1.3 – Динамика назначения пенсий за 2016-2018 года

Период	По старости	По инвалидности	По СПК	Всего
2016	1696	154	168	2018
2017	1732	169	246	2147
2018	1897	207	251	2355

Руководствуясь распоряжением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 23.01.2015 г. № 29р «О проведении опытной эксплуатации электронных сервисов по приему заявлений о назначении пенсии и о доставке пенсии, поступивших в форме электронного документа через информационную систему «Личный кабинет застрахованного лица», Управление начинает предоставление государственных услуг в электронном виде [11].

Данный сервис позволяет:

- осуществлять запись на прием в клиентской службе;-

- заказывать документы и справки из Пенсионного фонда;

- использовать пенсионный калькулятор для расчета будущей пенсии;

- следить за состоянием индивидуального лицевого счета;

- подавать заявление о назначение срочной пенсионной выплаты средств пенсионных накоплений;

- подавать заявление о назначении пенсии;

- подавать заявление о ежемесячной выплате средств;

- подавать заявление о единовременной выплате средств;

- подать заявление о перерасчете размера пенсии;

- подать заявление о назначении ежемесячной выплате неработающему трудоспособному лицу, ухаживающему за нетрудоспособным;

- подать заявление об восстановлении, отказе и возобновлении выплат;

- подать заявление на подключение социальных услуг;

- подать заявление о назначении федеральной социальной доплаты;

- следить за количеством пенсионных баллов, стаже, размере страховых взносов, способе формирования пенсионных накоплений, о страховщике и об участии в пенсионных программах.

Таким образом, по результатам за 2018 год, используя сервис «Личный кабинет» в Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске было направлено 5625 заявлений.

По состоянию на 01.01.2019 в Управление зарегистрировано 79856 лиц, получающих пенсионные выплаты и состоящих на учете, данные по категориям представлены в таблице 1.4.

Таблица 1.4 – Количество пенсионеров на 01.01.2019.

№	Вид пенсии	Средний размер пенсии (руб.)	Количество пенсионеров
1	Страховые пенсии, в том числе	13331,52	37342
2	по старости	13552,80	34715
3	по инвалидности	9063,65	1238
4	по случаю потере кормильца	11286,02	1389
5	пенсии по государственному пенсионному обеспечению	8773,90	5172

Также, в 2018 году, в Управление обратилось 504 человека из числа лиц, имеющих право на меры государственной поддержки, с заявлением о выдаче сертификата на материнский (семейный) капитал.

Делопроизводство в Управлении ведется специалистами по кадрам и делопроизводству. Регистрируется исходящая и входящая корреспонденция отдельно на бумажном носителе и в электронном виде через почту (таблица 1.5).

До 2017 года корреспонденция регистрировалась только на бумажном носителе, с помощью ручных журналов.

Таблица 1.5 – Входящая корреспонденция за 2017-2018 гг.

Год	Электронный носитель	Бумажный носитель
2017	1494	12868
2018	2153	12021

Исходящая корреспонденция Управления представлена в таблице 1.6.

Таблица 1.6 – Исходящая корреспонденция за 2017-2018 гг.

Год	Электронный носитель	Бумажный носитель
2017	874	12365
2018	992	9486

Отдельно на бумажном носителе в журнале регистрируются выписки медико-социальной экспертизы из актов освидетельствования граждан, признанных инвалидами. Далее выписки передаются специалистам профильных отделов для исполнения (также под роспись в бумажном носителе). Служебные записки передаются начальству на бумажном носителе, без регистрации, поэтому их количество неизвестно.

Запросы социально-правового характера в целях назначения пенсии регистрируются отдельно от общего делопроизводства в программном комплексе «Клиентская служба и управление пенсионной документацией». За 2017 год зарегистрировано 7240 запросов, за 2018 год зарегистрировано 8653 запросов.

Анализ бизнес-процессов УПФРФ в г. Заринске

Управлений ПФРФ в процессе своей деятельности включает в себя многоуровневую систему, состоящую из множества процессов, которые в данной работе будут отражены на контекстных диаграммах с помощью программного продукта AllFusion Process Modeler.

Стрелки слева от процесса показывают входную информацию и ресурсы, необходимые для начала процесса. Стрелки снизу отображают средства и инструменты с помощью которых процесс осуществляется. Стрелки сверху, правила и технологии, которые регулируют процесс. Стрелки справа от процесса показывают выходные данные после протекания процесса [17].

Далее, на рисунке 1.1, представлена контекстная диаграмма А-0 в нотации IDEF0, которая показывает целевую функцию деятельности организации [19].

Входные данные процесса: обращения и заявления от физических и юридических лиц, исковые письма, поступление средств из государственного бюджета и страхователей, данные исследований и статистики, заявления о назначении, перерасчете и выплате пенсий, поступающие резюме от соискателей и расчет с контрагентами. Обращения и заявления поступают в форме электронных и обычных писем через различные каналы коммуникации с гражданами и организациями. Поступающие денежные средства сопровождаются информацией о дате отправления, отправителе и о назначении средств.

Выходная информации процесса: отчеты, исковые заявления и письма, ответы на претензии и обращения, декларации, обращения и претензии, решения о назначении, перерасчете и выплате пенсий.

Рисунок 1.1 – Диаграмма деятельности УПФРФ в г. Заринске

В своей деятельности Пенсионный фонд Российской Федерации руководствуется следующими документами: Налоговый, Гражданский и Трудовой кодексы, Законодательные акты о закупках, законы о защите информации и персональных данных, Бюджетный кодекс, Пенсионное законодательство и закон об обязательном пенсионном страховании и учете.

Деятельность Управления Пенсионного фонда состоит деятельности отделов, во главе которых стоят руководители и начальники.

Далее, на рисунке 1.2 представлена декомпозиция деятельности пенсионного фонда. Декомпозиция включает в себя семь процессов, протекающих в организации.

Рисунок 1.2 – Декомпозиция диаграммы «Деятельность УПФРФ в г. Заринске»

Деятельность отдела автоматизации заключается в поддержание ИТструктуры организации, обновлением ПО, поддержкой пользовательских мест, информационной безопасности организации.

Деятельность юридического отдела состоит в взаимодействии с судебными инстанциями и решении юридических вопросов Управления ПФРФ.

Деятельность отдела кадров и делопроизводства заключается в подборе кадров и их последующем обучении. Также, данный отдел занимается составлением отчетов и ведением общего документооборота организации. Финансово-экономический отдел занимается вопросами бюджета организации, его формированием, использованием и перераспределением.

Деятельность отдела учета и взаимодействия со страхователями заключается в регистрации средств, поступивших от страхователей и их перераспределением.

Деятельность пенсионного отдела заключается в назначении, расчете и перерасчете пенсий. Деятельность клиентской службы заключается в взаимодействии с застрахованными лицами и населением в области реализации прав и правовой защиты.

Рассмотрим на рисунке1.3 деятельность отдела автоматизации

Рисунок 1.3 – Диаграмма процесса «Деятельность отдела автоматизации»

Оптимизация документооборота представляет собой сложный процесс, затрагивающий все отделы и процессы организации, но в первую очередь, отдел автоматизации. Отдел автоматизации занимается вопросами внедрения новых технологий, в том числе системы документооборота.

Деятельность отдела автоматизации включает в себя обслуживание программного обеспечения, поддержку ИТ-инфраструктуры, информационную безопасность, поддержку, путем написания ПО и обслуживание внутренней сети.

Описание информационной структуры УПФРФ в г. Заринске

Автоматизация процессов уже давно является важным аспектом успешного функционирования предприятия. Автоматизация подразумевает собой всевозможные операции с информацией с использованием технических средств, ЭВМ, которые упрощают множество процессов, протекающих в организации образуя информационную структуру.

Информационная структура предприятия представляет собой налаженные связи между информационными потоками. Данная структура состоит из информационного обеспечения, включающая в себя компьютеры, установленное на них программное обеспечение, сервера и налаженные между ними связи [12].

Поддержкой информационной структуры Управления занимается отдел автоматизации. Основными задачами отдела являются:

- подготовка к использованию и поддержка технического состояния оборудования;

- внедрение программных решений и обновление уже имеющегося программного обеспечения;

- обслуживание локальной сети и внутренних серверов Управления;

- подключение периферии и дополнительного оборудования, такого как принтер, сканер, ключи доступа, мониторы и проекторы;

- обслуживание сетей телекоммуникации;

- разработка дополнительного программного обеспечения в целях оптимизации деятельности организации;

- анализ и составление плана экономических затрат на содержание информационных систем, а также расходование выделенных средств на поддержку информационной структуры;

- обеспечение защиты информации от утечки, потери или несанкционированного доступа;

- проводить обучение сотрудников навыкам работы с программным обеспечением и оборудованием;

- обеспечение соблюдения техники безопасности при работе с оборудованием;

- составление предложений по совершенствованию информационной структуры Управления.

В соответствии с Целевым стандартом обеспеченности рабочих мест специалистов отделений ПФР по Алтайскому краю и Управлений ПФР в районах и городах края установлена потребность в оснащении, в зависимости от функциональных нужд, рабочих мест сотрудников.

На данный момент, в Управлении ПФРФ в г. Заринске компьютерами оснащено 91 рабочее место, соответственно каждый специалист имеет в своем распоряжение компьютер, но не каждое рабочее место имеет в своем распоряжении принтер, сканер или другое дополнительное оборудование.

Информационная структура Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске состоит из следующих видов программного обеспечения:

- операционная система – Microsoft Windows 7;

- пакет офисных приложений – Open Office;

- антивирус – Kaspersky Anti-virus

Данные программные продукты установлены на все компьютеры организации, но в зависимости от целей, на некоторых рабочих местах имеется и другое программное обеспечение:

- справочно-правовая система «Консультант Плюс»;

- электронная почта «IBM Lotus notes»;

- система «Выплата», включающая ПТК НВП, КС;

- ПТК по назначению и выплате пенсий, клиентской службе и персонифицируемому учету;

- АРМ «Страхователь», включающая РК АСВ;

- 1С: Предприятие 8.3;

- ПК «Исполнение бюджета и бюджетный учет ПФРФ».

Рабочие места сотрудников оснащены персональными компьютерами. В зависимости от должности, характеристики и комплектующие рабочего места имеют разные данные, поэтому был выбран компьютер сотрудника отдела автоматизации, оснащенный ПК, двумя мониторами, МФУ, мышкой, клавиатурой и дополнительным оборудованием (разъем для электронного ключа).

Общие характеристики ПК Acer Veriton S2710g:

- форм-фактор – Mini-Tower;

- оптический привод – DVD-ROM LiteOn;

- флоппи привод – FDD.

Процессор:

- модель процессора – Pentium G4560;

- количество ядер – 2;

- частота процессора – 3500 МГц.

Видеокарта:

- видеопамять – Intel HD Graphics 610;

- тип видеопамяти – SMA;

- объем видеопамяти – Выделяется из оперативной.

Оперативная память:

- тип оперативной памяти – DDR4;

- размер оперативной памяти – 4 Гб.

Накопители данных:

- тип накопителя – HDD;

- объем накопителя – 1 Тб.

Разъемы:

- видео разъемы – DVI, VGA;

- аудио разъемы – jack 3.5 mm, USB 3.0 x4.

МФУ рассчитан на несколько сотрудников, но подключен к разбираемому рабочему месту, в большинстве случаев это HP LaserJet Pro M426fdw.

Также, каждое рабочее место оснащено дополнительным разъёмом USB для устройства криптографической защиты – электронной подписи.

Вышеперечисленное ПО не дает достаточный эффект от использования, даже если учесть, что электронная документация поступает через Lotus Notes, внутренний документооборот почти полностью представлен в бумажном виде.

Таким образом, можно сделать вывод, что Управление Пенсионного фонда в г. Заринске имеет достаточный уровень технического оснащения и готово к внедрению информационных решений

2. ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И РЕЗУЛЬТАТЫ

2.1 Постановка задачи и выбор метода реализации проекта

Для успешной постановки задач, которые будут решаться в следствии автоматизации предприятия, следует выявить основные проблемы организации. Для наглядного отображения проблем был выбран метод построения дерева проблем, представленный на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Дерево проблем организации

Составление дерева проблем позволило построить дерево целей, представленных на рисунке 2.2, которые следует достичь для решения выявленных проблем.

Рисунок 2.2 – Дерево целей организации

На основе представленных данных, можно сделать вывод, что оптимизация затрат ресурсов на работу с документацией должна осуществляться посредствам внедрения системы электронного документооборота. Это позволит решить все выявленные проблемы, а следовательно выполнить поставленные цели.

Следующий этап представляет собой определение требований к выбору системы оптимизации электронного документооборота. Данный этап является важным аспектом внедрения, поскольку от выбора подходящей системы зависит ее дальнейшее соответствие выполнению поставленных задач. Выбор системы включает в себя описание требований, выяснение границ проекта и ожидания организации от внедрения системы [22, с. 345-347].

Выявление требование зависит от конечных пользователей системы, для этого был проведен опрос работников организации в числе 10 лиц:

- руководитель отдела автоматизации;

- сотрудник отдела клиентской службы;

- руководитель отдела кадров и делопроизводства;

- сотрудник отдела кадров и делопроизводства; -

- сотрудник финансово-экономического отдела;

- руководитель отдела учета и взаимодействия со страхователями;

- сотрудник пенсионного отдела;

- руководитель Управления;

- руководитель юридического отдела;

- сотрудник юридического отдела. Опрос проводился в устной форме среди сотрудников разного уровня, чтобы лучше понять какие аспекты следует учесть при выборе СЭД.

По результатам опроса были выявлены следующие требования к системе:

- возможность хранения документов в архиве или работы с архивами;

- возможность работы с базами данных;

- настройка иерархичности при хранении документов;

- составление карточек документов;

-установка прав доступа для отдельных пользователей;

- установки прав доступа для отдельных видов документации;

- поддержка шаблонов документов;

- интеграция с уже имеющимся программным обеспечением организации;

- возможность работы со средствами перевода документов в электронный вид;

- поддержка разных форматов документов, медиа файлов, ссылок;

- защита данных от утечки, взлома или утери;

- возможность работы с документами, редактирование, удаление, поиск;

- возможность отслеживания исполнения документации.

Основываясь на требованиях к системе, оценке имеющего ПО и статуса государственного учреждения выбранной организации, было выявлено несколько вариантов систем электронного документооборота.

DocsVision – CЭД компании Digital Design являющейся российским разработчиком программных продуктов, внедряемых в различных организациях с 2005 года. Основные функции данной системы включают в себя контроль исполнения, создание и ведение электронных регламентов и архивов, оптимизация документооборота организации. Серверная часть представлена платформой Microsoft SQL, интегрируется с программными продуктами Microsoft office.

Directum – система управления взаимодействиями и электронным документооборотом одноименного российского разработчика. Система обеспечивает полны объем работы с электронными документами и сочетается с традиционным документооборотом. Система направлена на поддержку ведения сложных бизнес-процессов, таких как поддержка продаж, ведение документации, организация совещаний и поддержка ведения заказов. Является ECM-системой (Enterprise Content Management) и интегрируется с продукцией Microsoft и 1С, а также использует собственный язык программирования.

ДЕЛО – система «ДЕЛО» является комплексом решений российского производителя электронных офисных систем, применяемых в предприятиях разного масштаба с 1996 года. Также является ECM-системой и обеспечивает автоматизацию процессов организации, связанных с документооборотом. Имеет ряд подсистем для работы в сети интернет, для предприятий с разделенной структурой, и для работы через мобильные устройства. Интегрируется с программными продуктами Microsoft, Oracle, 1С.

1С:Документооборот – решение оптимизации документооборота российского разработчика 1С на базе платформы «1С:Предприятие». Система позволяет автоматизировать все процессы, связанные с делопроизводством предприятия, а также наладить контроль и взаимодействия сотрудников между собой. Продукт имеет обширное количество настраиваемых модулей для предприятий с различным масштабом и организационной структурой

. Полная интеграция с продукцией 1С, поддержка различных форматов файлов, в том числе форматов Microsoft Office.

На основе проведенного анализа, а также таких факторов, как наличие продукции 1С и статус государственного учреждения, был выбран программный продукт 1С:Документооборот 8.3.

2.2 Внедрение программного обеспечения для оптимизации документооборота

Внедрение 1С: Документооборот дает возможность решить сразу несколько задач организации. Данное решение внедряется на предприятиях разного масштаба и помимо документооборота есть возможность управлять и другими процессами. 1С является масштабируемой системой и легко настраивается под нужды конкретного предприятия [24].

Система 1С: Документооборот поставляется в четырех конфигурациях:

- 1С: Документооборот Менеджмент – является версией с интерфейсом, представленным в двух языках, английский и русский. Используется в России, на предприятиях, являющихся филиалами зарубежных представителей, либо на предприятиях, с частью иностранных сотрудников;

- 1С: Документооборот Корпоративный – предназначен для организаций с большим документооборотом и сложной структурой;

- 1С: Документооборот Профессиональный – предназначен для предприятий с малой структурой и простым документооборотом;

- 1С: Документооборот для государственных учреждений – подходит для государственных учреждений любого масштаба и организационной структуры.

Для Управления ПФРФ в г. Заринске были подобраны модули, которые будут обеспечивать поддержку документооборота и деятельности организации в целом.

В программном обеспечении имеется ряд функциональных возможностей, таких как учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренний документооборот. Вкладка «Внутренний документооборот» представленная на рисунке 2.3, отображает инструменты для работы с внутренней документацией.

Рисунок 2.3 – Вкладка «Внутренние документы»

Также система позволяет содержать архивы, поэтому, в распоряжении пользователей имеются функции поиска данных по следующим видам:

- поиск с использованием штрих-кода;

- поиск с использованием реквизитов;

- поиск по спискам;

- полный поиск.

Поиск по штрих-кодам осуществляется посредствам присвоения документам уникального идентификатора, который печатается на бумажном экземпляре документа, что позволяет упростить поиск в архиве.

Электронная подпись является важнейшим элементом работы с документами, также в программе реализована функция шифрования информации по внутреннему протоколу (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 – Элемент «ЭП и шифрование»

На вкладке «Главное», представленном на рисунке 2.5, в меню работы с документами можно осуществлять контроль над поступлением средств и копий документов, согласовывать и отслеживать стадии жизненного цикла документа.

Рисунок 2.5 – Вкладка «Согласование документа»

Постановка на контроль включает в себя блок с комментариями, ссылку на документ, срок и сотрудника, ведущего документ (рисунок 2.6).

Рисунок 2.6 – Вкладка «Постановка на контроль»

Для работы с документами организована система совместной работы сотрудников в единой базе в реальном времени. Реализована возможность контроля исполнения и движения документов, управление процессами документооборота и жизненным циклом документов (рисунок 2.7).

Рисунок 2.7 – Вкладка «Файлы»

Вкладка «Почта» имеет стандартный функционал почтового сервиса, но также включает дополнительные ресурсы по работе с файлами. Таких инструментов более 30, в зависимости от конфигурации системы. Например, в корпоративной и государственной версиях имеется функция контроля внутренней и внешней почты, что позволяет отслеживать движение внутренний почты до самого архива и предупреждать, если архив находится на внешнем сервере (рисунок 2.8).

Рисунок 2.8 – Вкладка «Почта»

Блок управления проектами позволяет разделить объемы обрабатываемых документов между сотрудниками объединяя их в проектные группы. Данный раздел позволяет решать вопросы контроля исполнения проекта, начиная от формирования плана, заканчивая подготовкой отчета по проекту.

Также осуществляется управление процессами организации. Данная функция позволяет отследить эффективность работы и цикл ведения документации сотрудниками, что позволяет повысить показатели уровня качества деятельности организации.

Всего в программе представлено несколько видов процессов:

- рассмотрение, в результате которого заверенный документ возвращается автору;

-согласование, на данном этапе проводится редактирование и согласование документа пользователем для дальнейшей передачи в производство;

- регистрация документа, процесс передачи на подписание и проставление печатей для дальнейшей передачи адресату;

- ознакомление, дает возможность изучить представленную в документе информацию лицам, имеющим к ней доступ;

- утверждение документа производится исполняющим лицом, а затем передается инициатору для дальнейшего редактирования или ознакомления;

- исполнение документа включает в себя передачу информации всем лицам, имеющим доступ к процессу для дальнейшего обеспечения исполнения. Также, данный раздел позволяет создавать или использовать уже готовые шаблоны процессов (рисунок 2.9).

Рисунок 2.9 – Вкладка «Создание процесса»

Система имеет встроенный конструктор моделирования процессов, представленный на рисунке 2.10. Данная функция позволяет создать четкий план действий и ответственных лиц, а также, наглядно проследить за функционированием процесса.

Рисунок 2.10 – Схема процесса «Согласование»

Для удобства работы и дальнейшей оптимизации ресурсов организации, в системе реализована функция учета рабочего времени сотрудников (рисунок 2.11). Это позволяет отслеживать деятельность, которой был занят сотрудник в течении рабочей периода и сколько времени было на это потрачено. Также, документы, которые сотрудник использовал в процессах и проектах, привязываются к информации о его работе. Это позволяет провести анализ и дать оценку того, как реализуется рабочие ресурсы предприятия.

Рисунок 2.11 – Вкладка «Учет рабочего времени»

По принципу учета рабочего времени реализована функция учета сотрудников. Данный модуль представляет собой простой, но эффективный инструмент учета отсутствия сотрудников на рабочем месте и позволяет в случае его участии в каком-либо процессе, найти другого сотрудника. Для удобства, данный блок реализован в виде календаря (рисунок 2.12).

Рисунок 2.12 – Вкладка «Учет сотрудников»

Контроль над исполнением включает в себя сразу несколько функций:

- учет рабочих ресурсов с отслеживанием работ;

- мониторинг сроков и объемов работ в виде диаграмм;

- аналитика трудозатрат и ресурсов по всем видам деятельности. Данный блок настраивается и имеет возможность вывода информации в виде диаграмм и таблиц с подробным описанием (рисунок 2.13).

Рисунок 2.13 – Вкладка «Контроль над исполнением»

Помимо всего, в версии 1С:Документооборот для государственных учреждений представлена классическая система делопроизводства, включающая в себя стандартные шаблоны, формы, печати, дела и другие инструменты для работы с файлами.

Также система предоставляет возможность согласований и составление плана проводимых совещаний и встреч. Контроль задач, принятых на этих совещаниях, связь процессов, имеющих непосредственное отношение друг к другу и информация по согласованию решений. Это дает ясность работы всей организации (рисунок 2.14).

Рисунок 2.14 – Вкладка «Учет мероприятий»

Помимо организации совещаний, в системе реализована функция бронирования помещений. В этой вкладке можно настроить дату, составить план мест и привязать информацию по проводимому мероприятию, что позволит сотрудникам быстрее ориентироваться в предстоящем совещании (рисунок 2.15).

Рисунок 2.15 – Вкладка «Бронирование помещений»

Для упрощения коммуникации сотрудников в 1С:Документооборот для государственных учреждений присутствует модуль «форум», которые позволяет выстраивать общение начиная от неформального, заканчивая деловым письмом. Также форум позволяет экономить время на решение вопросов опытными сотрудниками. В данном блоке также реализована функция управления содержанием и настройки прав доступа к конкретным темам и группам, встроенная система сообщений между сотрудниками. Все обсуждения имеют привязку к процессу и сопутствующей документации (рисунок 2.16).

Рисунок 2.16 – Вкладка «Форум»

Для любой организации важно сохранять конфиденциальность данных, для этих целей в системе реализована функция настройки прав доступа. Данный модуль позволяет настроить доступ к папкам, документам и информации для конкретных пользователей и групп (рисунок 2.17).

Рисунок 2.17 – Вкладка «Настройка прав доступа»

Помимо представленных выше модулей система позволяет:

- настроить работу приложения через мобильные устройства и планшеты для удаленного доступа, например, во время конференций или командировок;

- настроить интерфейс под конкретного пользователя, включая выбор цветного обозначения файлов, сортировку по собственным параметрам и создание собственных шаблонов;

- интеграция с личными приложениями, такими как календарь, для более точного планирования рабочего процесса.

Помимо этого, для внедрения 1С:Документооборот не ставятся никакие ограничения. Количество сотрудников, организационная форма и отрасль организации не зависит при использовании данной системы, и она легко масштабируется и настраивается в соответствии с требованиями [24].

Внедрение 1С:Документооборот 8.3 для государственных учреждений будет осуществляться сотрудниками отдела автоматизации после составления технического задания.

Так как Управление ПФРФ уже использует 1С:Предприятие, то покупка лицензии на конфигурацию «Документооборот» обойдется дешевле (таблица 2.1).

Таблица 2.1 – Затраты на приобретение 1С:Документооборот

Статья затрат	Цена, руб.
Серверная лицензия	25 200
Покупка конфигурации	58 800
Сопровождение системы	первый год – бесплатно

Итоговая стоимость составленной конфигурации 1С:Документооборот для государственных учреждений на базе 1С:Предприятие составила 84 000 рублей.

2.3 Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота для организации

Основными эффектами от внедрения 1С: Документооборот можно считать экономию таких ресурсов как рабочее время, канцелярские принадлежности и другие материалы. Но также можно выделить косвенный положительный эффект, например, контроль над деятельностью, связанной с документооборотом, наглядность процессов и повышенная организованность.

Таким образом, результатам внедрения СЭД не всегда можно дать количественную оценку, но можно сделать выводы об общей ситуации, после проведения оптимизации предприятия. При сокращении времени и трудозатрат на работу с документацией, можно выделить больше ресурсов на действительно важные для организации процессы, что увеличит эффективность труда в конкретной отрясли.

При расчете эффективности внедрения СЭД используются данные, представленные средними значениями. Для этого был выбран процесс работы сотрудников с документацией в минутах времени (таблица 2.2).

Таблица 2.2 – Время выполнения процес сов

Действие	Время выполнения до внедрения	Время выполнения после внедрения
Поиск документа	14	3
Движение документа между отделами	20	2
Регистрация документа	60	30
Составление отчета	40	5
Архивирование документов	90	15
Обработка данных	60	20
Итого:	284	75

В конечном итоге, временные затраты на работу с документами сократились на 73%.

Если учесть, что средняя заработная плата составляет 20 000 рублей, а в месяц сотрудник работает 27 дней по 8 часов, то средняя стоимость минуты работы составляет 1.53 рубля. Таким образом, при сокращении времени работы с документами на 209 минут, Управление экономит 313 рублей в день с одного сотрудника. Помимо сокращения затрат на работу с документами, так же сокращаются затраты на канцелярские товары.

В ходе выполнения работ организация может столкнуться с проблемами, для того, чтобы избежать этого, следует заранее обозначить риски проекта.

Далее, рассмотрим риски, которые сопутствуют процессу внедрения СЭД в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Заринске, а также возможные пути решения или предотвращения проблем (таблица 2.3).

Таблица 2.3 – Риски, сопутствующие проекту

Риск	Пути предотвращения	Пути решения
1	2	3
Неточная постановка цели проекта	Сформулировать основные требования к результату проекта и составить техническое задание	Согласовать техническое задание со всеми участниками проекта
Неправильное составление этапов проекта	Составить четкий план реализации проекта, согласованный со всеми участниками	Переоценка составленных задач
Недостаточный анализ организации	Повысить вовлеченность сотрудников организации в проведении проекта и предоставлении корректных данных	Провести дополнительное исследование объекта автоматизации
Не определены рамки проекта	Составить план выполнения поставленных задач включая промежуточный контроль	Определить возможные изменения в плане проекта
Недостаточная квалификация участников проекта	Осуществлять подбор участников проекта в соответствии с уровнем квалификации	Провести обучение сотрудников либо наем дополнительных специалистов
Изменения в требованиях к проекту	Соблюдение процесса внесения правок в техническое задание, а также согласование требований заказчика на начальном этапе	Провести оценку внесения возможных изменений в проект
Низкая вовлеченность руководителей организации	Разъяснить руководству все риски при низкой степени его участия	Привлечение руководителей отделов, вовлеченных в процесс реализации проекта
Выход за рамки срока реализации проекта	Контроль над сроками реализации проекта, посредствам постоянного мониторинга процессов	Провести анализ последствий от изменений срок проекта, сократить или изменить задачи проекта
Сотрудники организации загружены своей работой	Рассмотреть возможные варианты совмещения основной деятельности с вовлеченностью в проект	Перераспределение работников организации и их рабочего времени
Несоответствие взглядов участников проекта	Составление технической документации в соответствии с интересами всех сторон	Выбор руководителей в качестве лица, принимающего решения в данном вопросе
Сложность в обучении сотрудников организации	Обеспечение сотрудников всей необходимой документацией и пользовательскими инструкциями	Обучение работников организации или наем новых сотрудников
Уровень информационной поддержки организации не соответствует необходимым требованиям	Оценка возможных несоответствий в планах реализации проекта	Обновление имеющегося оборудования до необходимого уровня

В результате проведенных исследований было выявлено несколько проблем при реализации поставленных целей и задач, но они не относятся к неразрешимым. При грамотном подходе к реализации проекта по внедрению СЭД, данных проблем можно избежать или решить на конкретном этапе. Основным аспектом успешного внедрения является вовлеченность всех участников проекта в процесс.

Таким образом, внедрение системы оптимизации электронного документооборота является эффективным решением, способствующим автоматизации делопроизводства и повышению эффективности организации в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время, пенсионная система занимает важное место в жизни граждан. Гарантия защиты пенсионных накоплений и последующая выплата нетрудоспособному населению осуществляется Отделениями по всей России включающими в себя тысячи процессов и тысячи сотрудников. Но даже при таком количестве ресурсов, процесс документооборота не всегда имеет должную оптимизацию и отнимает значительную часть времени. Особенно сильно данная проблема ощущается в век цифровых технологий, когда на рынке все больше организации прибегают к системам оптимизации документооборота. Таким образом, анализ процесса документооборота и его оптимизация посредствам системы электронного документооборота является необходимостью.

Системы электронного документооборота являются основным инструментом при работе с большим количеством обрабатываемых данных. Помимо этого, данное программное обеспечение решает множество смежных задач организации, начиная от планирования и составления отчетов, заканчивая встроенной системой коммуникации сотрудников.

В результате проведенного анализа Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Заринске были выявлены проблемы, связанные с недостаточной оптимизацией документооборота организации. Было выявлено, что за последний год зарегистрировано 2153 входящей корреспонденции и 992 исходящей в электронном виде. Медико-социальные выписки и служебные записки передаются на бумажном носителе, что затрудняет их контроль. Большинство архивов и документов передается и хранится в бумажном виде, а программы по работе с электронными ресурсами не всегда оптимизированы и связаны между собой. В следствии этого, было решено провести подбор и настройку программного обеспечения для решения выявленных проблем.

По результатам расчетов, после внедрения СЭД показатели эффективности при работе с документами возрастут на 73%. Данный результат является полностью соответствует поставленным в этой работе целям. Помимо точных результатов, также стоит отметить повышение уровня коммуникации между сотрудниками разных отделов, что позволит работать над совместными процессами более эффективно.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет сделать процессы в организации более прозрачными, что в конечном итоге дает возможность руководителям эффективнее контролировать процессы организации и своих сотрудников в частности.

Стоит отметить, что система не является статической и со временем требует модернизации, для ее успешного использования в дальнейшем.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Directum в ОАО «Славянка» автоматизация процессов многофилиальной компании [Электронный ресурс] // Directum. – Электрон. дан. [М.], 2018. – URL: https://www.directum.ru/6910285.aspx (
2. Арлазаров В. Л. Системы обработки документов. Основные компоненты [Электронный ресурс] // Рефераты. – Электрон. дан. – [М.], 2017. 56 – URL: http://psihdocs.ru/sistemi-obrabotki-dokumentov-osnovniekomponenti.html
3. Белов С. П. Разработка методики подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота [Электронный ресурс] // Интернет-журнал «Науковедение». – Электрон. журн. – 2014. – № 1. – С. 13. – URL: https://cyberleninka.ru/article/v/razrabotka-metodikipodgotovki-organizatsii-k-vnedreniyu-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota
4. Борисоглебская Л. Н. Кросс-функциональное моделирование процессов взаимодействия коммерческих сетей [Электронный ресурс] / Сергеев С. М. // Право. Менеджмент. Маркетинг. – Электрон. дан. – [М.], 2016. – URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kross-funktsionalnoemodelirovanie-protsessov-vzaimodeystviya-kommercheskih-setey
5. Внедрение системы электронного документооборота в ОАО «Спецремонт» [Электронный ресурс] // ОАО «Актион кадры и право». Электрон. дан. - [М.], 2011-2017. – URL: https://www.sekretariat.ru/article/210436-qqe-16-m5-vnedrenie-sistemyelektronnogo-dokumentooborota
6. Внедрение электронного документооборота на предприятии. [Электронный ресурс] // Электронные офисные системы. – Электрон. дан. – [М.], 2018. - URL: https://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php
7. Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО. [Электронный ресурс] // Комсомольская правда. – Электрон. дан. – 2017. – URL: https://www.kp.ru/guide/sistemydokumentooborota.html
8. Гагиева А. К. Разработка методических рекомендаций по работе с документами ограниченного доступа (на примере ОМОН МВД по Республике Коми) [ Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2018. – № 2. – С. 71. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?39
9. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота [Электронный ресурс] // Секретарское дело. – 2017. - № 4. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://sekretarskoedelo.ru/index.php?id=455
10. История внедрения систем электронного документооборота в одном организаций [Электронный ресурс] // habr. Электрон. дан. [М.], 2006- 2018. – URL: https://habr.com/post/320378/
11. Казаринова Н.Л., Хабарова Э.А. Опыт внедрения системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти [Электронный ресурс] // Делопресс. Электрон. дан. [М.], 2018. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=4956
12. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы [Электронный ресурс] // Pandia. – Электрон. дан. – [М.], 2009-2018. – URL: http://www.pandia.ru/text/78/629/9481.php
13. Кукарина Ю. М. Документирование деятельности представительных органов местного самоуправления Российской Федерации [Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2018. – № 2. – С. 36. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.toppersonal.ru/officework.html?39
14. Куклина А.А Опыт внедрения электронного документооборота уральского федерального университета [Электронный ресурс] // Выпускная квалификационная работа на соискание степени магистра - Электрон. дан. – [М.], 2014. URL: http://elar.urfu.ru/bitstream/10995/35746/1/m_th_a.a.kuklina_2014.pdf
15. Опыт разработки систем электронного документооборота в ОАО «Гипроспецгаз» [Электронный ресурс] // Бюро EGS. Электрон. дан. – [М.], 2000-2018. – URL: http://интерграф.рф/files/articles/101/veUv21P856.pdf
16. Платко А. Ю. Современные тенденции развития российского рынка систем электронного документооборота [Электронный ресурс] // Делопроизводство. – 2018. – № 1. – С. 34-38. – Электрон. версия печат. публ. – URL: http://www.top-personal.ru/officework.html?38
17. Плюсы и минусы электронного оборота документов [Электронный ресурс] // Эксперт Online. – Электрон. дан. – [М.], 1995-2018. – URL: http://expert.ru/2016/06/24/plyusyi-i-minusyi-elektronnogo-oborotadokumentov/
18. «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») [Электронный ресурс] // Логика бизнеса. - Электрон. дан. – [М.], 2012–2018. - URL: http://ecm.blogic20.ru/company
19. TAdviser [Электронный ресурс] // TAdviser Государство. Бизнес. ИТ – Электрон. дан. – [М.], 2005-2018. - URL: http://www.tadviser.ru
20. ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» [Электронный ресурс] // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. - Электрон. дан. – [М.], 2018. - URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-34-602-89
21. ГОСТ Р 53898-2013 Система электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению [Электронный ресурс] // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. - Электрон. дан. – [М.], 2018. – URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108037
22. КРОК [Электронный ресурс] // Крок . Электрон. дан. – [М.], 2009-2018. – URL: https://www.croc.ru/about/?from=1
23. Положение об отделе по обеспечению деятельности Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Белгородской области (утв. приказом от 07.04.2014 № 133). – Белгород, 2014. – П. 2.1. [Электронный ресурс] // Электронный фонд правовой и нормативнотехнической документации. – Электрон. дан. – [М.], 2018. – URL: http://docs.cntd.ru/document/436757967
24. Портал об автоматизации процессов документооборота и делопроизводства [Электронный ресурс] // Автоматизация процессов документооборота и делопроизводства. – Электрон. дан. – [Б.м., б.г.] – URL: http://ecm.ict-online.ru/
25. Российский форум по вопросам информационной безопасности ITSEC [Электронный ресурс] // Информационная безопасность. - Электрон. дан. – [Б.м.], 2003-2013. – URL: http://www.itsec.ru/forum.php