Автор Анна Евкова

Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Анализ внешней и внутренней среды организации (Методы анализа)

Содержание:

Введение

В условиях рыночных отношений проблемы стратегического и

внутрифирменного управления приобретают особую актуальность для любых

предприятий, поэтому эффективность деятельности предприятий в

значительной степени зависит от того, насколько достоверно они предвидят

дальнюю и ближнюю перспективу своего развития.

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое

действие всех без исключения организаций возможно только в том случае,

если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации

является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал,

который дает возможность организации функционировать, а следовательно,

существовать и выживать в определенном промежутке времени.

Внешняя среда является источником, питающим организацию

ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на

должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с

внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

В настоящее время менеджерам необходимо учитывать действие

факторов, находящихся вне организаций, поскольку организация как открытая

система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние воздействия. Организации вынуждены приспосабливаться к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Анализ состояния компании позволяет обеспечить баланс рыночных

запросов и реальных возможностей самой компании, получить необходимую

информацию для принятия обоснованных управленческих решений и

разработки рыночной стратегии и политики.

Целью работы является изучение внешней среды организации

Для реализации поставленной цели будут решены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты внешней среды организации;

- проанализировать методы внешней среды организации.

При написании работы использованы книги, учебники, статьи по

менеджменту, теории организации, стратегическому менеджменту,

маркетингу.

Анализ опубликованных источников свидетельствует о том, что в этой

области создана теоретическая база, сформулирован круг идей, подходов к

осмыслению данной проблемы.

1. Теоретические основы внешней среды организации

1.1 Сущность внешней среды организации

В управленческой мысли представление о значении внешнего

окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к

организации, появилось в конце 50-х годов. Это стало одним из важных

вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчёркивалась

необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как

целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь

опубликованных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил

расширить теорию систем за счёт разработки концепции, согласно которой

наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными

внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и

влияющими на неё соответствующим образом. Системный и ситуационный

взгляды на вещи привлекли внимание как реакция на изменения, в

возрастающей мере влияния на успешность действий организации.

Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю

среду ещё большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Эльвар

Эльбинг: «Внешнее окружение организации всё больше становится

источником проблем для современных руководителей. По сути дела,

руководители самых важных для общества организаций – деловых,

образовательных, государственных

–под влиянием недавних событий в мире были вынуждены

сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и её воздействиях на

внутреннее строение организации». Даже если бы изменения не были столь

значительны, руководителям всё равно пришлось бы учитывать среду,

поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в

отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей.

Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан

уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют не

его организацию. Более того он должен предложить подходящие способы,

регулирования на внешнее воздействия. В этом отношении организации

подобны биологическим организмам.

Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся виды

выживали потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к

изменениям в своей среде. И организации вынуждены приспосабливаться к

своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Таким образом,

руководитель должен использовать дарвинизм в среде организаций, чтобы в

мире быстрых изменений, где выживают только приспособившиеся, его

организация не оказалась в числе исчезнувших.

Многие факторы внешней среды могут влиять на организацию. Штейнер

и Майнер указывают: «В прошлом руководители концентрировали внимание

на экономических и технических обстоятельствах. Однако частные изменения

установок людей социальных ценностей, политических сил и сферы

юридической ответственности заставили руководителей расширить спектр

требующих учёта внешних воздействий».

Отсюда следует, что между факторами внешней среды существует некая

взаимосвязанность. Эта взаимосвязанность определяется как уровень силы, с

которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Также ,

как изменение любой внутренней переменной может сказаться на других,

изменение одного фактора окружения может обуславливать изменение

других.

Например, в 70-е годы снижение поставок нефти, прежде всего в силу

политической структуры и целей других стран, оказало сильное воздействие

на общее состояние экономики США. Рост цен на продукты нефтепереработки

повлёк за собой общее повышение цен почти на всё. Это же изменение стало

катализатором серии правительственных акций, например, попыток

регулирования температуры в общественных местах распределения топлива,

установления нормативов на эффективность использования топлива, введения налогов на сверхприбыль нефтяных компаний, учреждения крупногофедерального проекта по преодолению энергетической зависимости от других

стран. До того, как произошло резкое падение цен на бензин, среда прямого

воздействия многих организаций также была под ударом, поскольку

профсоюзы требовали компенсации в связи со скачками цен на

потребительскую продукцию.

Некоторые фирмы, например, выпускавшие автомобили для загородных

путешествий и крупные модели, а также занимавшиеся автомобильным

туризмом, пострадали из-за оттока потребителей. Но в некоторых случаях

эффект оказался положительным. Пошли в гору дела у ряда фирм,

производящих теплоизоляционные материалы, разрабатывающих

синтетические топлива и выпускающих электромобили и устройства

работающие от солнечной энергии. В тоже время в этих секторах возросла

конкуренция, поскольку многие фирмы решили добиваться своей доли в

развивающихся отраслях производства. Взаимосвязанность различных

факторов внешней среды, как считают Эмери и Трист, должна была

превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся.

Они приводят в пример провал одной английской фирмы по

производству пищевых консервов, которая «так и не сумела осознать, что ряд

внешних событий становится настолько взаимоувязанным, что это ведёт к

необратимым общим изменениям». Как они указывают далее, «выживание

становится решающим образом связанным с уровнем знаний организации о еёокружении».

Внешняя среда обладает определённой сложностью. Под сложностью

внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана

реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если брать во

внимание число внешних факторов, на которые организация вынуждена

реагировать, то если на неё давят государственные постановления, частое

перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных

групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические

изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более

сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями

всего нескольких поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном

изменении технологии.

Подобным образом, когда речь идёт о разнообразии факторов,

организация, использующая всего несколько исходных материалов,

нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей

страны, должен считать условия обеспечения менее сложными, чем

организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия

факторов в более сложных условиях будет находиться организация,

использующая многообразные и разные технологии, претерпевшие более

быстрое развитие, чем организация, чем организация, которой всё это не

касается. Наравне с ранее перечисленными характеристиками, внешняя среда

также обладает подвижностью.

Учитывая способность функционирования в условиях

высокоподвижной среды, организация или её подразделения должны

опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать

эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это

делает принятие решений более трудным процессом. Изменения, которые

происходят на мировых товарных рынках и в мировом хозяйстве в целом,

непосредственным образом сказывается на хозяйственной деятельности

отдельных фирм, использующих различные средства, формы и методы

приспособления к внешней среде. В каждой стране они многовариантны, что

зависит от конкретных экономических условий, традиций, степени

ориентации на внешний рынок и многих других факторов. Именно анализ

внешней среды, основанный на многовариантных расчётах рентабельности и

эффективности производства отдельных видов продуктов и деятельности

фирмы в целом, даёт возможность учитывать конкретное условие внешней

среды путём применения гибких форм связей между всеми функциями

управления и влиять непосредственно на весь хозяйственный цикл НИОКР –

производство – сбыт.

Существует ещё одна характеристика внешнего окружения, которую

следует выделить– это её неопределённость. Неопределённость внешней

среды является функцией количества информации, которой располагает

организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией

уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в

её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда

имеется адекватная информация и есть основания считать её высоконадёжной. Поскольку бизнес всё более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в её точности снижается. Таким образом, чем неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Внешняя среда организации является источником, питающим

организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего

потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии

постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе

возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на

них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде.

Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет

получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её

потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого

взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей

поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей,

и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе (4, С.78).

Таким образом, учитывая сложность функционирования в условиях

высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны

опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать

эффективные решения относительно своих переменных. Это делает принятие

решений более трудным процессом.

1.2 Основные факторы внешней среды организации

Среда прямого воздействия внешней среды – это непосредственное

окружение организации, оно формирует такие субъекты среды, которые

непосредственно влияют на деятельность определенной организации.

При рассмотрении влияния на организацию внешнего окружения важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с её факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности внешней среды описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Эта зависимость станет понятнее при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов.

Итак, к элементам прямого воздействия внешней среды организации

относятся:

1)Поставщики осуществляют поставки материалов, оборудования,

энергии, капитала и рабочей силы.

Поставщики - очень сильный фактор. От качества поставщиков

(комплексный показатель) зависит жизнеспособность многих организаций.

2) Потребители. Существование организации зависит от её способности

находить потребителя результатов её деятельности и удовлетворять его

запросы.

По мнению многих специалистов в области менеджмента, единственно

подлинная цель бизнеса - создавать потребителя.

Фирма существует и тем более процветает до тех пор, пока есть

потребитель, пока она удовлетворяет его потребности. Это утверждение

справедливо не только для бизнеса. Основная цель государства - оказывать

услуги своим гражданам по обеспечению территориальной целостности, по

обеспечению их прав и свобод и многое другое. То, что граждане являются

потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к

сожалению, иногда не очевидно в повседневных соприкосновениях с

государственной бюрократией. Тем не менее, в период выборов

использование рекламы и личных встреч с избирателями служит ясным

указанием на то, что кандидаты в будущие хозяева кабинетов рассматривают

граждан как потребителей услуг государственных организаций.

3) Конкуренты.

Это один из внешних факторов, влияние которого невозможно

оспаривать. Руководство каждой организации четко понимает, что если не

удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают

конкуренты, то долго на рынке товаров или услуг не просуществуешь. Иногда не потребители, а именно конкуренты (качеством своей продукции и своими затратами на их производство) определяют, какие продукты деятельности организация сможет продать и по какой цене.

Следует понимать, что потребители - не единственный объект соперничества

организаций. Они ведут борьбу за влияние на все факторы внешней среды -

трудовые ресурсы, материалы, капитал, за право на использование новых

технологий.

Факторы внешней среды косвенного воздействия внешней среды

организации обычно не влияют на деятельность организаций так же заметно,

как факторы внешней среды прямого воздействия. Однако руководству

организаций необходимо учитывать и их.

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого

воздействия. Прогнозируя ее воздействие на организацию, руководство, как

правило, не располагает достоверной информацией относительно направления и абсолютных значений факторов внешней среды (курс доллара,

законодательно установленная минимальная зарплата, ставка процента

кредитования и многое другое), поэтому зачастую при принятии

стратегических для организации решений оно вынуждено опираться лишь на

свою интуицию. При этом следует учесть, что организация не может

оказывать прямого влияния на изменения факторов среды косвенного

воздействия. Поскольку среди них - технологии (в широком смысле - как

состояние научно-технического прогресса), состояние экономики, социально-

культурные и политические факторы, отношения с местным населением,

международное окружение.

Итак, к элементам косвенного воздействия внешней среды организации

относятся:

1)Технология

(как состояние научно-технического прогресса) в качестве внешнего

фактора отражает уровень научно – технического развития, который

воздействует на организацию. Технология, как внутренний переменный и

внешний фактор, имеющий большое значение для организации.

Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой

продукцию или услугу можно производить и продавать, на скорость

морального устаревания продукции, на то, как можно собирать, хранить и

распределять информацию, а также на то, какого рода новые продукты и

услуги ожидают потребители от данной организации.

Скорость изменения технологий постоянно увеличивается.

Принципиальное влияние на деятельность многих организаций оказывают

компьютерная, лазерная, микроволновая технологии, а также робототехника,

спутниковая связь, атомная энергетика, генная инженерия и многое другое.

Очевидно, что этот фактор внешней среды жизненно важен для

организаций, имеющих дело непосредственно с высокими технологиями.

2) Состояние экономики.

Менеджер должен также уметь оценивать то, как скажутся на операциях организации общие изменения состоянии экономики, так как оно

может сильно влиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд.

Состояние мировой экономики влияет, как правило, на стоимость

сырьевых ресурсов. Состояние национальной экономики определяет

платежеспособность населения, цену кредитов и многое другое.

То или иное конкретное состояние экономики может оказать положительное

влияние на одни, и отрицательное влияние на другие организации.

Организации, ведущие дела во многих странах, считают состояние экономики особенно сложным и важным для себя фактором внешней среды.

3) Социально-культурные факторы.

Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной

культурной среде. Поэтому социально-культурные факторы этой среды, в

числе которых - установки, жизненные ценности, национальные традиции

населения, независимые средства массовой информации и многое другое –

влияют на организацию непосредственно.

Примеры социально-культурного влияния на деловую практику:

- в США этичный бизнес, это бизнес без взяток, без фаворитов, без

использования слухов, порочащих конкурентов;

-во многих странах до сих пор действует стереотип, дискриминирующий женщин при приеме их на работу; при продвижении по службе, согласно которому женщины не склонны рисковать и некомпетентны в качестве руководителей;

-при производстве одежды и обуви многие организации используют

честолюбие определенных слоев населения, готовых платить дороже за

продукцию престижных фирм, - им кажется, что это способствует

возрастанию их веса в обществе;

-представления основной массы населения о "культурном

обслуживании" влияет на работу магазинов, кафе, ресторанов.

В целяхуспешного функционирования организации должны быть в состоянии предугадывать изменение ожиданий общества и обслуживать своих клиентов более эффективно, чем конкуренты.

4)Политические факторы – настроение администрации,

законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Настроения влияют

на такие действия правительства, как налогообложение доходов корпорации,

установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, обязательной

сертификации, тенденции в соотношении цен и зарплаты и многое другое.

Некоторые аспекты политической обстановки представляют для организаций особое значение.

Другой элемент политической обстановки, влияющий на деятельность

многих фирм - это группы особых интересов или лоббисты. Примеры таких

групп: военно-промышленный комплекс, крупный бизнес, малый бизнес и

многое другое.

Для компаний, ведущих операции или имеющих рынки сбыта во многих странах, особенно важным является такой фактор, как политическая

стабильность.

5)Отношения с местным населением.

Имеет преобладающее значение местной общественности для

организации. Почти в каждой общности существуют определенные законы и

установки по отношению к бизнесу, определяющие, где можно развернуть

деятельность той или иной организации.

Вывод: Анализ среды – очень важный для выработки стратегии

организации и очень сложный процесс, требующий внимательного

отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и

установления связи между факторами и теми сильными и слабыми сторонами,

а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде.

Очевидно, что не зная среды, организация не может существовать.

Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к

своим целям. Поэтому вслед за анализом среды следует установление миссии

организации и ее целей.

2. Методы анализа внешней среды организации

Анализ среды организации — это процесс определения критически

важных элементов внешней и внутренней сред, которые могут оказать

влияние на способности фирмы в достижении своих целей.

Анализ состояния предприятия (фирмы) включает в себя [6, с.81]:

- внутренний анализ (управленческий анализ);

- оценку конкурентоспособности предприятия (сопоставление с

основными конкурентами).

Методы оценки внешней среды следующие:

- pest – анализ

- матрица анализа внешних стратегических факторов

- матрица определения приоритетных внешних факторов

- карта стратегических групп

- лист анализа конкуренции

- pest – анализ

PEST – Анализ – это инструмент, предназначенный для выявления

политических (Policy), экономических (Economy), социальных (Society) и

технологических (Technology) аспектов внешней среды, которые могут

повлиять на стратегию компании. Политика изучается потому, что она

регулирует власть, которая в свою очередь определяет среду компании и

получение ключевых ресурсов для её деятельности. Основная причина

изучения экономики это создание картины распределения ресурсов на уровне

государства, которая является важнейшим условием деятельности

предприятия. Не менее важные потребительские предпочтения определяются

с помощью социальной компоненты PEST – Анализа.

Матрица анализа внешних стратегических факторов

Матрица анализа внешних стратегических факторов предназначена для

выявления и планирования влияния внешних общественных сил на

непосредственное окружение компании. Для того чтобы составить данную

матрицу, в первую очередь, мы должны определить три или четыре наиболее

явных тенденций в экономическом, технологическом, политико-правовом и

социокультурном окружении компании, в этом может помочь PEST - анализ.

Примером экономических тенденций может быть введения квот на ввоз

подержанных иномарок или значительное изменение курса доллара.

Примером технологических изменений может быть появление двигателей

работающих на электрической энергии, а так же появление новой технологии

в очистке бензина. Примером политико-правовых тенденций может быть

приход к власти другой политической партии или издание закона о

запрещении передвижения по автомобильным дорогам без зеркал заднего

вида (8, С.97).

Матрица определения приоритетных внешних факторов

При анализе внешней среды матрицой анализа внешних стратегических

факторов мы выявляем некоторые из них, которые могут повлиять на будущее окружение компании. К сожалению данная матрица не дает информации о том какие из них окажут наибольшее влияние на деятельность компании, а какие меньшее, поэтому для определения важности внешних стратегических факторов для компании применяется матрица определения приоритетных внешних факторов. Анализ данной матрицы выявляет планируемую вероятность проявления данных внешних стратегических факторов и степень их потенциального влияния на деятельность компании.

Карта стратегических групп применяется при анализе конкурентной

среды для выявления конкурентов со схожими стратегиями. Группировка

конкурентов по стратегическому признаку помогает значительно лучше

понять конкурентное окружение компании.

Анализ внешней и внутренней среды предприятия улучшает учет

наиболее важных факторов, влияющих на экономическую организацию и ее

будущее, помогает предприятию создать о себе наиболее благоприятное

впечатление, с точки зрения текущей деятельности, обеспечивает

информацией, необходимой для наилучшего выполнения рабочих функций.

Заключение

Внешняя среда для организации чрезвычайно сложна и разнообразна.

Все факторы внешней среды взаимосвязаны и значение их меняется от

организации к организации, от подразделения к подразделению в пределах

одного и того же предприятия. Несмотря на такие сложности и трудности

организации, желающей обеспечить себе выживание и достижение

поставленных целей, следует постоянно быть в состоянии эффективно

реагировать и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения.

Факторы внешней среды влияют на деятельность фирмы, и организация должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей.

Ситуационные факторы внутри организации составляют внутренние

переменные, которые являются результатом управленческих решений.

Основные переменные, которые требуют внимания руководства, - это цели,

структура, задачи, технология, люди.

Анализ внешней среды предприятия улучшает учет наиболее важных

факторов, влияющих на экономическую организацию и ее будущее, помогает

предприятию создать о себе наиболее благоприятное впечатление, с точки

зрения текущей деятельности, обеспечивает информацией, необходимой для

наилучшего выполнения рабочих функций.

Таким образом, главным выводом является то, что внешние факторы в

совокупности с факторами внутренней среды оказывают решающее

воздействие на функционирование организации. Все переменные тесно

переплетаются и влияют друг на друга. Менеджер должен уметь

анализировать все эти факторы в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение.

Список использованной литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент М.: Магистр, 2015. – 288 с.

2. Джек Траут, Эл Райс Позиционирование. Битва за умы. – СПб: Питер,

2014. - 272 с.

3. Дэвид В. Кревенс. Стратегический маркетинг. – М.: ИД «Вильямс»,

2013. - 752 с.

4. Зайцев Л.Г. Соколова М.И. Стратегический менеджмент. – М.:

Экономистъ, 2012. - 416 с.

5. Качалина Л.Н. Конкурентоспособный менеджмент. – М.: Изд-во

«Эксмо», 2013. - 464 с.

6. Лафта Дж. К. Теория организации: Учебное пособие.- М.: ТК Велби,

2015. – 416 с.

7. Маслова Т.Д., Божук С.Г., Ковалик Л.Н. Маркетинг. – СПб: Питер, 2015.

– 384 с.

8. Пунин Е.И. Маркетинг, менеджмент и ценообразование на

предприятиях.- М.: Международные отношения, 2015. - 165 с.

9. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика:

Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2015. – 304 с.

10. Третьяк О. Маркетинг: новые ориентиры модели управления. – М.:

Инфра-М, 2014. – 403 с.

11. Фатхутдинов Р. А. Стратегический менеджмент. – СПб.: Издательство:

Питер, 2013. - 368 с.