Юридическая сила документа

Во многих документоведческих источниках постулируется такое свойство документа, как юридическая сила, но, к сожалению, более подробной характеристики не приводится. Такое положение вещей существует в силу очевидности данного феномена и того, что мы с ним сталкиваемся в обыденной жизни повсеместно. Но что это за свойство в теоретическом разрезе? Каким документам оно присуще? Какое место это свойство документа занимает в их иерархии? Стабильно ли оно или подвижно? Лишаются ли документы юридической силы, и в каких случаях?

В первую очередь нужно определиться с дефиницией юридической силы. В терминологическом стандарте она определяется как «свойство официального документа вызывать правовые последствия». В стандарте «Управление документами» ее формулировка расширена и звучит как свойство документа, которому придают особое значение как создатели документов, так и их потребители. Основными критериями наличия юридической силы является подлинность, аутентичность, соответствие законодательству.

Юридическая сила как свойство документа появилась вместе с возникновением письменного права как такового, ибо письменная фиксация правовой нормы и стала исходной точкой становления этого института. Право рассматривает документ, наделенный правомочиями, своим инструментом. А документ, взятый безотносительно к включенности в правовой процесс, стал носителем юридической силы.

Прежде всего, юридической силой наделяются не все документы, а лишь те, которые имеют статус официальных. Этот статус уже свидетельствует о том, что подобные документы создаются в общественных структурах, рассматриваемых как юридическое лицо, субъектами, наделенными соответствующими полномочиями; они проходят сложную процедуру, последовательно состоящую из нескольких этапов, ни один из которых исключить нельзя, ибо это уже приведет к тому, что документ можно оспорить. Таким образом, юридическая сила сообщает определенный статус документу. А это уже выделяет его из ряда всех остальных.

Юридической силой документ наделяется органом или лицом, имеющим на это право. Без такого наделения это не документ в полном смысле слова, а черновик, проект, т.е. на его основе нельзя свершать каких-либо предписываемых действий, принимать решений, принимать к сведению. Наделение юридической силой – это процесс, растянутый во времени, ибо он состоит из нескольких этапов. Среди них – подготовка проекта на специальном носителе – бланке, уже имеющем некоторые реквизиты, свидетельствующие о возможной (потенциальной) юридической силе; подписание уполномоченным лицом – второй шаг на пути обретения юридической силы; третий шаг – регистрация документа, обретение им соответствующего номера в некой последовательности номеров аналогичных документов регистрационной системы.

Юридическая сила имеет временные ограничения, она в какой-то момент появляется, и также утрачивается. Утрата силы может иметь плановопрогнозируемый характер, например, в связи с истечением срока действия, обозначенным в самом документе; отмененный характер, когда ранее наделенный юридической силой документ заменен на вновь появившийся либо, когда в нем обнаружились погрешности. Поэтому можно рассматривать документы с позиции актуальной юридической силы и утраченной. Ведь даже полноценный документ, казалось бы, со всеми обеспечивающими юридическую силу реквизитами в его структуре, но с просроченной датой актуальной юридической силы не имеет.

Тем не менее для документа юридическая сила не является самоценной, он может функционировать и после ее отмены, как, к примеру, используются в научных целях в анализе исторической практики уже давно отмененные законы, в музеях, архивах хранятся документы, свидетельствующие о давно прошедших событиях (протоколы, акты, служебные записки, личные дела и т.д.), а также приобщенные к делу фальсифицированные документы, используемые в качестве доказательства свершенных правонарушений.

Бывает так, что документ имеет сомнительную юридическую силу. Любой официальный документ должен быть подвергнут сомнению, ибо за каждым их них стоят какие-то решения, действия, приводящие к различным правовым последствиям. В особую группу выделяются фальсифицированные документы, как таковой юридической силой не обладающие, так как не прошли всей необходимой процедуры, но имеющие ее видимость – внешние признаки. Отсюда – связь понятий юридической силы и защиты документов от подделки и фальсификации. Защита призвана создать как можно больше сложностей на пути оформления внешних признаков юридической силы. Биометрические данные, более сложные регистрационные системы. Пояснить. Но в перспективе тотального бессубъектного документирования подделать внешние признаки будет все сложнее и сложнее. В силу возможности создавать копии документов они тоже имеют юридическую силу, но в разной степени и их можно сравнивать.

На этом примере выстраивания иерархии юридической силы копий по убыванию (оригинал, дубликат, нотариально заверенная копия, копия, заверенная по месту работы, ксерокопия) видно, что юридическая сила не статичное явление, а весьма подвижное.

Таким образом, специалистам по документации необходимо более внимательно подходить к вопросу придания юридической силы документу: не только грамотно документировать информацию, более тщательно выбирая вид и разновидность официального документа, но и понимать необходимость сохранения главного свойства документа в процессе управления информационными потоками – его юридической силы.