Проблемы внедрения ИС способы их решения

КИС – Корпоративная Информационная Система. Часто, особенно в среде IT, под КИС понимают ERP-системы.

ERP системы – это программы для управления предприятиями. В этих программах ведется бухгалтерия и финансовое управление, производство и склады, продажи и маркетинг, управление персоналом.

Цель данной работы заключается в анализе и разрешении типовых проблем, возникающих в процессе внедрения КИС, для обеспечения более эффективного процесса использования ERP-систем.

1) Этапы внедрения ERP-систем

Процесс внедрения КИС достаточно продолжителен, поэтому есть смысл разделить его на этапы. Перечень типовых этапов внедрения ERP-систем (рис.1. Рассмотрим активности каждого из этапов, что в свою очередь позволит очертить круг проблем при реализации КИС.

Рисунок 1 -  Типовые этапы внедрения ERP-систем 

На этапе подготовки определяется объем проекта и ведется его планирование.

Фаза проектирования является основной и включает анализ требований и процессов заказчика, по результатам которого готовятся проектные решения и список доработок системы. На основе описанных процессов совершенствуется система, как следствие возникает потребность в детализации требований в спецификациях на разработку, а также проверке качества программ на этапе реализации.

После реализации системы следует фаза подготовки к опытной / опытно-промышленной эксплуатации. Возникает потребность в скором обучении пользователей работе с ней. Сопутствующие проблемы очевидны: недостаточный уровень компьютерной грамотности и чрезмерное число пользователей.

Последний этап - задача миграции, заключающаяся в трансформации и переносе данных из предыдущих систем в ERP, причем так, чтобы они в любой момент времени совпадали. Рассмотрим перечисленные проблемы подробнее (рисунок 2). 

Рисунок 2 - Проблемные области внедрения ERP-систем 

2) Анализ и описание бизнес-процессов

Независимо от того, какое решение принимается на предприятии, существует потребность в анализе бизнес - процессов организации. И первой проблемой будет являться - нежелание сотрудников делиться информацией. Так происходит, если персонал не заинтересован в использовании ERP-решений, вследствие чего сотрудники всячески стараются препятствовать процессу внедрения. Однако даже при отсутствии сопротивления неминуема встреча с проблемами несвязности, скудности и противоречий в описании операций, выполняемых сотрудниками. 

Они возникают по причине того, что каждый сотрудник ответственен за выполнение лишь заданных операций в рамках интегрированного бизнес-процесса, тем самым общее представление о процессе теряется. Для разрешения проблем несвязности и ограниченности информации воспользуемся теоремой Шеннона: чем больше разнородной информации, тем достовернее суждение. Следовательно, необходимо использовать информацию из различных источников для полноценного описания процессов. При возникновении противоречий целесообразно обратиться к владельцу бизнес-процесса, тем самым будет принято единственное решение из совокупности возможных. Выявленные процессы подлежат описанию и дальнейшему согласованию в документах функционально-технических требований и проектных решений.

3) Подготовка и тестирование спецификаций на разработку

Описав бизнес-процессы в модели, проводится Fit/Gap-анализ для выявления соответствий и функциональных дефицитов ERP-системы (рисунок 3). Функциональные разрывы КИС (отсутствие необходимых бизнес-процессов в ERP) часто требуют дополнительных доработок системы. Последние ведутся на основе спецификаций на разработку (технические задания), содержащих постановку задачи и предполагаемые пути решения.

Рисунок 3 - Графическая интерпретация Fit/Gap-анализа

Основная сложность заключается в том, что, решая частную задачу, требуется разработать программу, применимую для общего случая.

Для разрешения подобной проблемы необходимо воспользоваться типовыми требованиями к программным разработкам (вне зависимости от вида разработок), которые обязательно должны быть отражены в спецификации.

Типовыми ошибками при реализации разработок являются отсутствие проверок полномочий (в результате пользователь может обрабатывать данные всех организационных единиц) и наличие в тексте программы константных переменных (например, конкретные значения пользователей, материалов, кредиторов и др.). Налицо признак того, что консультант заблаговременно не подумал о возможности масштабирования программы.

4) Обучение пользователей

На практике приходится сталкиваться с тем, что обучаемые КИС сотрудники и вовсе не знают, как работать с компьютером. Следует отметить, что интерфейс для работы с ERP-системой весьма «недружелюбен» даже для технического специалиста (функциональное ядро большинства КИС было разработано достаточно давно), что уж говорить о пользователях.

Проведению обучения предшествует этап подготовки, включающий формирование обучающих материалов (презентации, тестовые сценарии и инструкции). Выделяют два подхода к формированию пользовательских инструкций: процессный и пошаговый Процессный подход подразумевает описание бизнес-процесса целиком и предполагает вовлечение нескольких ответственных сотрудников (например, процесс приобретения товаров, за который отвечают закупщик, кладовщик и бухгалтер).

В отличие от процессного, пошаговый подход предполагает описание схожих операций различных бизнес-процессов (например, создание закупщиком заказов на снабжение для разных видов номенклатур). Плюсами процессного подхода являются полнота и наглядность описания процесса, в то время как минусами – длительное время подготовки и обновления инструкции. Преимущества и недостатки пошагового подхода прямо противоположны процессному описанию. 

Курсы по обучению разделяются на части, однако один и тот же материал в течение дня преподается параллельно нескольким группам. Более того, пользователь за день может посещать разные курсы. Итог, с одной стороны – обучение проводится достаточно быстро, с другой – увеличивается число референтов. 

Виды обучения, а также их преимущества и недостатки (рисунок 4).

Рисунок 4 - Преимущества и недостатки видов обучения пользователей 

Решение указанных проблем требует дополнительного времени, вследствие чего увеличиваются как сроки, так и бюджет проекта. Обойти проблему компьютерной безграмотности практически невозможно, поэтому следует сразу обозначить границы: обучить пользователя ровно тем операциям, которые необходимы для отражения транзакций в ERP. В заключении хочется отметить, что обучение является одним из ключевых процессов внедрения КИС: неподготовленные пользователи не смогут работать в ERP-системе, тем самым результаты работы предыдущих этапов проекта будут попросту обнулены.  

Заключение

Таким образом, все вышеперечисленные проблемы и задачи, возникающие в процессе внедрения автоматизированной информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными.

В общем случае можно руководствоваться следующими рекомендациями:

-прежде чем внедрять систему автоматизации, необходимо максимально точно определить цели;

-рекомендуется привлекать профессиональных консультантов для анализа деятельности предприятия и постановки задач менеджмента, иначе внедрение может повлечь за собой неоправданные дополнительные затраты и существенное увеличение времени процесса внедрения;

-необходимо тщательно проанализировать все существующие АИС и выбрать наиболее подходящую и качественную систему, прежде чем перейти к внедрению;

-в процессе внедрения стоит отодвинуть остальные организационные и коммерческие процессы на второй план и установить высокий приоритет непосредственно самому процессу внедрения;

-необходимо настроить сотрудников на положительную волну путём создания различных поощрительных мер, для обеспечения быстрого темпа внедрения.

Следование этим рекомендациям позволит снизить риски, возникающие при внедрении информационных систем и увеличить эффективность деятельности предприятия.

Список использованных источников и литературы

1. Белов В.В., Чистякова В.И. «Проектирование информационных систем: учебник.» В.И. Чистякова, В.В. Белов – М.: Академия, 2013. – 352 с.

2. Галямина И., «Управление процессами.» И. Галямина – СПб.: Питер, 2013. – 304 с.

3. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. «Проектирование информационных систем: учебное пособие.» Б.А. Баллод, Т.В. Гвоздева – Ростов н/Д.: Феникс, 2009. – 508 с.

4. Заботина Н.Н. «Проектирование информационных систем: учебное пособие.» Н.Н. Заботина – М.: ИНФРА-М, 2014. – 330 с.

5. Ковалев С., Ковалев В. «Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура.» В. Ковалев, С. Ковалев – М.: БИТЕК, 2012. – 498 с.

6. Шеннон К. «Работы по теории информации и кибернетики.» К. Шеннон – М.: Информационная литература, 1963. – 824 с.