Связь информации и документа

Введение

Основу деятельности любого предприятия составляет работа с информацией- её получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнение. С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать всё более сложные комплексы взаимосвязанных задач. Их решение основывается на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Развитие человечества объективно сопровождает рост объёмов информации и её носителей – документов.

Понятие и виды информации

В жизни человека огромную роль играют самые разнообразные сведения, сообщения, известия, знания и умения, которые он получает из окружающего мира, - информация. С каждым веком, десятилетия и годом роль информации в жизни человека только увеличивается.

Информация – это настолько общее и глубокое понятие, что его нельзя объяснить одной фразой. В это слово вкладывается различный смысл в технике, науке и житейских ситуациях. Понимать ведущую роль информации люди стали не очень давно. Это понимание пришло с ростом информационных технологий, который резко увеличил то количество информации, с которым приходится иметь дело человечеству.

Существует достаточно много определений термина информация, отражающих различные подходы к толкованию этого понятия:

- сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством: сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь;

- сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

- одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.д.

Термин «информация» происходит от латинского слова informatio, что означает «разъяснения, изложение, осведомленность».

Почти в каждом определении информация определяется с помощью понятия «сведения». Сведения- это знания, выраженные в сигналах, сообщениях, известиях, уведомлениях. Но информация – это не просто сведения, а сведения, обращенные, предназначенные, адресованные кому-, чему-либо, или воспринимаемые конкретным источником. Следуя всему выше сказанному, можно дать следующее определение:

Информация – это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы её представления. Информацию можно создавать, передавать, обрабатывать, хранить.

Существует следующие виды информации:

- текстовая;

- числовая;

- графическая;

- звуковая.

Информация имеет большое значение, так как на её основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, её достоверности и своевременности представления.

Значение слова документ

В «Русский язык» слово «Документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Documentum на латинском языке означает «Доказательство».

Документ – это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение.

Одной из самых общих классификацией документов как носителя информации является классификация их по внешним признакам, технике и способам запечатления информации и выражении содержания. Документ – это любая фиксируемая и сохраняемая информация вне зависимости от носителей и способа выражения содержания, особая категория письменных документов, которая пока служит основным средством запечатления, передачи и сохранения интеллектуальной деятельности человека и которая является поэтому главным объектом исследования.

Вывод: Главной составляющей документа является информация. Любая сфера человеческой деятельности связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Документ отобразив информацию, тем самым обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.

Список используемой литературы

1) Толковый словарь русского языка С.И. Ожигова Издательство: ИТИ Технологии; издание 4-е, год 2006 с-944.

2) Краткий философский словарь под редакцией Юдина П.Ф с-745

3) Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информаций» Философский словарь