ПО УП «Адванта»

Среди заказчиков «Адванты» много федеральных структур — «Перекресток», «Ригла», «Сухой», «Интер РАО», «Вертолеты России». По словам владельцев фирмы — Дениса Базина и Дмитрия Мазеина, система управления проектами, которую они продвигают, интересна предприятиям, замахнувшимся на экспансию, модернизацию производства и торговлю с заграницей. При этом сама «Адванта» остается малым бизнесом с оборотом 130 млн руб. в год, который еще несколько лет назад едва сводил концы с концами.

Компанию «Адванта» создали программисты из Екатеринбурга, выполнявшие прежде заказы иностранных фирм. Накопленный опыт они использовали, чтобы разработать IT-систему для российского бизнеса, полезную в решении стратегических и тактических задач. Директором по развитию «Адванты» стал Денис Базин. Шесть месяцев спустя он нашел инвестора, вложившего в стартап 10 млн руб.   

Первые внедрения нового продукта на предприятиях показали, однако, что половина функций, обычно используемых за рубежом, в России не востребована, и программу пришлось адаптировать к пожеланиям заказчиков. Система менялась по мере того, как разработчики изучали опыт компаний, научившихся управлять своими проектами. Практики, которые специалисты «Адванты» считали успешными, фирма закладывала в типовые решения и предлагала всем, кто соглашался за это платить.

По словам Дмитрия Мазеина, речь шла не об отдельных решениях, а об управлении портфелем проектов. За год у предприятия-заказчика их могло быть несколько, причем из разных сфер (реконструировать производство, вывести на рынок новый продукт, внедрить ИТ-систему и проч.) Контролировать все задачи и сроки в ручном режиме руководитель не успевал.

«Здесь можно провести аналогию с CRM-системой», — поясняет г-н Мазеин. — «В ее отсутствие каждый менеджер по продажам работает как умеет: есть более успешные специалисты и менее успешные. Контролировать их действия сложно. С появлением CRM компания получает единую базу клиентов и поэтапную технологию продаж, позволяющую добиваться нужного результата. То же самое — с управлением проектами. Без инструмента, позволяющего стандартизировать все этапы и следить за действиями исполнителей, результат будет зависеть от усилий отдельных менеджеров. В растущих компаниях проектов становится все больше, а способные управленцы обычно в дефиците».

Поначалу рынок, на который претендовала «Адванта», был узким, но число компаний, решивших управлять бизнесом с помощью электронной системы, постепенно увеличивалось. Отчасти этому способствовал курс на импортозамещение. Первыми на призыв государства откликнулись производители лекарств и сельхозпродукции, которым пообещали льготы и преференции. С тех пор продвигать систему стало проще.

Инструменты визуализации бизнеса

В системе можно создать разные бизнес-структуры для формирования оптимального представления о составе и внутренних взаимосвязях организации.

База активов бизнеса

Возможно создавать не только проекты, но и разнообразные активы – Земельные участки, Дочерние бизнесы, Бренды, Франшизы, Лицензии, Оборудование и т.д. Каждый актив может иметь свой паспорт с произвольным набором реквизитов, а также связанные таблицы с данными. Через механизмы сквозных связей активы можно связывать друг с другом, а также с проектами компании.

Ключевые показатели эффективности

Настраиваемая система KPI (Key Performance Indicators) позволяет обеспечить планирование и сбор фактических показателей по подразделениям, активам и пользователям.

Карта

Картографическое представление объектов и проектов дает большую наглядность в работе для распределенного бизнеса.

Организационная структура

Понятная и подробная организационная структура облегчает выполнение операций при большом числе пользователей.

Входящие/исходящие

Интуитивно понятная система обмена вопросами, задачами и запросами

Календари

Возможность ведения персональных календарей, с редактируемыми статусами задач. Задачи могут быть как проектные, так и не проектные, видимые только пользователю (заметки). Возможность создавать мероприятия, с возможностью приглашения других пользователей системы.

Отчеты

Каждый пользователь может сохранить на своей Домашней странице персональные отчеты, которые дают доступ к нужной информации в режиме реального времени.

Права доступа

Система прав позволяет ограничить доступ к информации в разрезе подразделений, проектов, и даже отдельных задач. При этом ограничения/разрешения накладываются на операции связанные с просмотром, редактированием и удалением данных.

Уведомления о событиях

По каждому интересующему объекту (подразделению, активу, проекту, задаче, документу, обсуждению) можно подписаться на определенные типы событий, которые формируют «ленту новостей» (аналогично facebook) на Домашней странице пользователя.

Интеллектуальная статистика

В системе реализована интеллектуальная статистика, которая дает возможность понять состояние проекта с первого взгляда. Данный тип представления информации позволяет быстро оценить объем всех действий и событий в системе, которые были выполнены по отношению к определенному объекту системы или выполнены конкретным пользователем.

Настраиваемые проекты

Система позволяет создавать различные типы проектов, каждый из которых может иметь уникальный состав реквизитов и связанных закладок (областей управления).

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта системы – одна из лучших в своем классе. Она позволяет на Web-интерфейсе:

1. Формировать план работ.

2. Менять календарные масштабы просмотра.

3. Открыть диаграмму в полноэкранный размер.

4. Редактировать данные «прямым кликом».

5. Изменять статусы, даты, трудозатраты, делегировать задачи.

6. Создать связи (зависимости) между задачами «протягиванием», аналогично как в MS Project, с одновременным перерасчетом плана.

7. Двигать и растягивать работы «мышкой», аналогично как в MS Project, непосредственно на диаграмме.

8. Просматривать изображение в режиме отслеживания полосок «план/факт».

9. Выводить изображение на печать в формате PDF.

MindMap

Адванта - единственная из систем управления проектами, которая имеет вариант просмотра и редактирования данных в формате MindMap. При этом работа с деревом производится так же легко и просто, как и в настольных приложениях – преимущественно методом Drag&Drop.

Планирование трудозатрат

Система имеет инструменты для планирования трудозатрат, и позволяет в удобном формате производить планирование человеческих ресурсов. При этом диаграмма является полностью редактируемым интерфейсом - проекты и задачи можно перемещать, а значения плановых трудозатрат вводить либо общим итогом на всю задачу (при этом сумма сама распределяется по дням), или вводить значения на каждый день (при этом они могут отличаться друг от друга).

Учет времени

Для оценки фактических трудозатрат, система позволяет вести учет времени при работе в проектах в разрезе по пользователям. При этом реализована процедура утверждения табеля руководителем.

Шаблоны проектов

Система позволяет создавать шаблоны типовых проектов, имеющих:

• заданную декомпозицию работ, с учетом связей, длительностей

• прикрепленные шаблоны документов, а также указанные обязательные документы;

• предопределенных исполнителей работ

• предварительно сформированные планы ресурсов, стоимостей, рисков, оборудования.

Статусы

Основой для организации контроля выполнения работ в системе является система цветовых статусов. Изменение статусов производится исполнителями в календаре или на плане проекта. В результате система фиксирует фактические сроки выполнения работ и рассчитывает процент выполнения проекта.

Дополнительная возможность контроля, реализованная, и отсутствующая в других системах – это возможность определения в работах необходимых документов, без прикрепления которых, «завершить» работу будет невозможно.

CRM-система (Customer Relationship Management) - модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов.

Реестр контрагентов

В системе «Адванта» можно вести полный реестр всех контрагентов, с которыми работает предприятие. У каждого контрагента формируется карточка с реквизитами и таблицей контактов. Особенно важной является возможность прямого связывания контрагента с проектами по данному контрагенту, с учетом всей необходимой финансовой аналитики.

Планирование звонков встреч

Пользователи имеют возможность планировать звонки и встречи в разрезе по контактным лицам, с единовременным занесением информации в персональные календари.

Сопровождение сделок

Для отражения сделки в системе по шаблону создается проект, имеющий стандартные этапы продажи – например, Презентация, Подготовка, Работа с возражениями, Подписание договора, Получение аванса. При этом доступна аналитика по сделкам в табличном и визуальном виде.

Электронный архив проекта

В Адванте структура хранения документов соответствует структуре проекта. Все документы в системе имеют версионность. Поддерживается процедура параллельного согласования документов.

Защищённый сетевой протокол

Для быстрого редактирования документов реализована поддержка протокола WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning) — защищённый сетевой протокол высокого уровня, в результате чего пользователи имеют возможность редактирования документов без их локального сохранения. Здесь важным отличием от других систем является:

• отсутствие необходимости устанавливать дополнительные плагины в браузер;

• сохранение новой версии документа после сессии (в других системах, в режиме работы с WebDAV новая версия сохраняется вместо предыдущей версии).

Сложные реквизиты

Ключевым преимуществом Адванты при работе с документами является возможность создания условно-зависимых реквизитов. Например, сначала пользователь может указать реквизит тип документа (Договор, Акт, Письмо, Рисунок). Затем, в зависимости от выбранного значения, станет доступной следующая группа реквизитов (автор, № входящий и т.д.).

В результате Адванта позволяет классифицировать документы с большим числом различных реквизитов.

Управляемые обсуждения – дискуссии

Для организации взаимодействия Адванта предлагает использовать управляемые обсуждения – дискуссии. Их отличием от форума является то, что Вы можете сами приглашать участников в дискуссию, при этом они будут получать входящие вопросы на Домашней странице.

Задачи по дискуссиям

По дискуссиям можно создавать задачи и новые проекты.

В результате можно легко организовать процессы:

• управления инициацией проектов

• управление проблемами

• управления рисками

• управления изменениями.

При этом каждая созданная задача или проект будут иметь гиперссылку на исходную дискуссию в поле «Основание».

Стандартные конструкторы отчетов

Система позволяет пользователю делать любые представления данных на базе конструкторов отчетов. Каждый конструктор оперирует определенными типами данных, и содержит стандартные возможности для выборки, фильтрации, сортировки, группировки, выгрузки в MS Excel и визуализации данных.

Первый шаг – выбор типа отчета

Второй шаг - фильтрация данных

Результат – пример готового отчета

Шаблоны справочников

Адванта дает возможность связывать с типами объектов произвольные таблицы данных. В качестве аналогии можно привести закладки MS Excel - когда в одном файле можно вести сразу несколько таблиц по предметной теме. Так и в системе можно самостоятельно настроить такие «закладки», с целью ведения различных данных по проектам и активам. Примером таких таблиц являются таблицы по затратам, актированию, поступлению, оборудованию, рискам и т.д.

Утверждение данных

Важно отметить, что в системе «Адванта» существует возможность утверждения данных для блокировки их последующего редактирования.

Аналитическая отчетность (OLAP)

Адванта позволяет создавать многомерные кубы для анализа данных. Например, данные по финансам могут быть проанализированы в разрезах по подразделению, проекту, дате, контрагенту, статье, источнику и т.д. Система позволяет сама создавать нужные показатели на основе необходимых формул. При этом конечная настройка отчета проводится методом Drag&Drop, и не требует специальной подготовки пользователя. Все отчеты могут быть представлены в графическом виде.

Для этого доступно семь типов графиков – гистограмма, линии, точечные, секторные, области, накопительные области, пузырьковые диаграммы.

Возможно представление данных накопительным итогом.

Интерфейс программирования приложений

В Адванте реализован интерфейс программирования приложений (API), позволяющий взаимодействовать и управлять различными функциями системы из других информационных систем. Например, можно выгружать из 1С любые уровни иерархий и связывать любой выгружаемый тип с определенным справочником. Подобные операции могут быть реализованы и в других информационных системах.

Связка с MSProject

Адванта имеет механизмы экспорта и импорта проектов в/из MS Project.

Связка с MSExcel

Адванта имеет механизмы экспорта и импорта табличных данных в/из MS Excel. В Excel из Адванты могут быть выгружены любые отчеты, а также дерево задач проекта с данными по срокам, ответственным и процентом выполнения. В Адванту из Excel можно загрузить табличные данные по контактам контрагентов, оборудованию, финансам и ресурсам.

Связь систем «Адванта» друг с другом

Уникальным отличием системы «Адванта» является возможность объединения нескольких информационных систем в общую сеть, что позволяет создавать информационные решения нового типа:

• создание сети порталов головной и дочерних организаций холдинга;

• создание связанных друг с другом портальных решений для государственных организаций;

• кооперация бизнес-партнеров при ведении совместных проектов в рамках сети объединенных информационных систем.

При этом для каждого пользователя одна из систем будет основной, по отношению к которой все другие связанные системы будут «гостевыми системами». Гостевые системы отображаются на Домашней странице пользователя в виде логотипов предприятий и их названий. В случае появления назначений, вопросов и запросов в гостевой системе, пользователь увидит на своей Домашней странице соответствующие индикаторы.

В итоге Адванта это не только система управления проектами. Это в том числе и средство общения, единый коммуникационный центр - и по проектам, и в компании. При этом с правами всё хорошо - в доставшихся мне по наследству от предшественника проектах есть участники. И кроме них в дискуссиях по проекту никто не участвует. При этом есть ветки, где общается вся компания. В рамках своих полномочий - есть лента событий. Туда приходят оповещения обо всём, что произошло - будь то списания трудозатрат в проекте или добавления новых комментариев в дискуссию.

Кстати, про дискуссии. По моему мнению, только на них можно выстроить light-систему менеджмента в небольшой компании - для этого есть всё, что надо: возможность пригласить пользователя, описать суть поручения, проконтролировать исполнение… Дискуссия может быть разных типов, в зависимости от настроек - она может содержать в себе некие дополнительные атрибуты, что позволяет, например, достаточно просто организовать на базе Адванты техподдержку или биржу идей.

Следующее, на что обращаешь внимание - это отчеты. Отчеты вообще показались мне сильной стороной Адванты. Потому что - с их помощью можно посмотреть если не всё, то очень и очень многое. Хотите отчет по КТ-0? Да не вопрос. Отчет по БДДС? Элементарно! (При условии, что первичка каким-то образом попадает в Адванту). Но тем не менее… Отчет по трудозатратм, отчет по здоровью портфеля, отчет по работам в проекте - отчетов не просто много, их очень много. При этом пользователь может сам, без программирования - запросто построить почти любой отчет. Да, некоторые отчеты так или иначе могут использовать внутреннюю аналитику Адванты и, как следствие, требуют предварительных настроек администратором - но оно того однозначно стоит. Тот же БДДС с наложением графика работ и ФОТ ресурсов. Честно сказать, в этой части я был поражен возможностями системы. Да, тот же Project предлагает несколько удобных видов представления проекта. Но Адванта, в отличие от него - позволяет строить полностью “заточенные” под конкретного пользователя отчеты.

Следующее, это подход к планированию. Я до сих пор был большим поклонником планирования “по Ганту”, считая его единственно правильным для составления плана большого проекта. Адванта немного перевернула моё представление об этом процессе. Дело в том, что в Адванте можно можно планировать “от Ганта”, а можно от иерархии задач, перемещаясь по узлам (например, сверху вниз) и формируя пул подчиненных задач, папок и других элементов.

Об элементах. Еще одна особенность Адванты состоит в возможности типизации объектов учета. Проще говоря - “по жизни” в проекте есть задачи разного типа. Например, в ИТ-проекте может быть исследовательская задача, задача реализации, задача исправления дефекта и т.д. Адванта может учитывать всё это! Более того, я по своему проекту могу получить информацию (в виде отчета) о том, сколько времени-бюджета-ресурсов на данный момент сгорело и осталось в проекте, применительно к задачам определенных типов.

Кроме того, Адванта может вести табели, через нее можно автоматически и вручную запросить и получить комментарии по статусу проекта. В частности, я периодически заполняю такие отчеты, которые анализируются руководством компании, и на основании которых принимаются те или иные решения.

Еще один механизм, который используется у одного из клиентов - это механизм автоматизированных запросов на изменение через дискуссии. Они настроили Адванту  так, что при необходимости ввести изменение в проект, открывается дискуссия определенного типа, с определенными атрибутами, которые позволяют оценить полезность изменения для проекта. Всё это рассматривается руководством и либо согласуется, либо - отклоняется.

Кстати, про согласования. В системе зашита возможность создавать согласования документа с одним или более сотрудниками. Как итог, ряд наших клиентов используют её как систему документооборота - хотя по факту, Адванта не документооборот. (Строго говоря, там согласования только параллельные, с каждый раз вновь собираемой группой. Этого однозначно хватает для согласования различных проектных артефактов - но категорически недостаточно для развертывания полноценной СЭД).

В заключении хотелось бы отметить то, что создание ИСУП, соответствующей современным требованиям, является сложным, длительным и многоэтапным процессом, требующим затрат значительных ресурсов.

Для достижения поставленных целей реализация проекта требует постоянного контроля со стороны высшего менеджмента и значительных усилий со стороны всех сотрудников системы управления предприятием.

При этом наиболее эффективно финансовое планирование и бухгалтерский учет могут осуществляться именно в условиях комплексной автоматизации системы управления, обеспечивающей согласованное решение задач формирования производственных и финансовых планов, а также контроля их исполнения.