Особенности ПО УП Адванта

ПО УП Адванта комплексная информационная система, которая покрывает все процессы проектного управления и автоматизирует работу всех участников проектов. Система разработана в России с использованием отечественного опыта управления проектами крупных корпораций и по функциональности является аналогом таких продуктов, как MS Project Server + Sharepoint + BI + Excel и других. Advanta гибкая в настройке, удобная и простая в использовании, гарантированно внедряется за 2 месяца.

Адаптация системы под потребности компании происходит без программирования, от простого к сложному, поэтому Advanta подходит компаниям как с базовым уровнем зрелости проектного управления, так и для тех, кто предъявляет к автоматизированным системам высокие требования по широте функционала и степени автоматизации.

Широкий функционал Advanta позволяет автоматизировать все процессы проектного управления в единой системе, предоставить один инструмент реализации проектов и коммуникаций всем участникам проектной деятельности. При помощи системы Advanta можно управлять стратегическими планами, проектами, инициативами, поручениями, идеями, контрактами, документами, и прочими объектами, связанными с проектной деятельностью. Система поможет повысить эффективность не только проектов, но и всех связанных с ними объектов и процессов.

Система Advanta используется в холдингах, промышленных и производственных предприятиях, проектно-строительных организациях, инжиниринговых и ИТ-компаниях, финансовых компаниях и государственных структурах.

Она может быть интегрирована со всеми действующими системами организации.

Главным пользователем Адванты является руководитель компании. Работа в системе осуществляется на пяти уровнях:

Моя работа -> Команда -> Организация -> Стратегия -> Видение.

Таким образом, руководитель может использовать систему, как для планирования рабочего дня, так и для формирования целей компании.

Моя работа. Одной из основных проблем на пути реализации любого проекта является отсутствие единого источника информации и информационного пространства, дублирование информации.

Решение этих вопросов предлагает общий корпоративный портал, который использует технологию социальных сетей.

Корпоративный портал – это то самое, необходимое нам, единое информационное пространство, на котором для каждого участника предусмотрены как личный кабинет, так и возможности для совместной работы (доступ к общей информации). Work space – это удобное пространство для выполнения работы в «один клик» без лишних переключений и потерь времени, где можно обсуждать рабочие вопросы, согласовывать документы, планировать свой рабочий день, отслеживать все события в компании.

Все действия в системе фиксируются, что исключает возможность потери или передачи некорректной информации.

Автоматически отслеживаются заданные вами параметры выполнения задачи (например, создание некоего документа) и только при соблюдении всех условий задача может быть закрыта.

Раздел «Команда». Система позволяет создавать двухуровневую структуру: группа – сотрудники. По каждому сотруднику фиксируется развернутая информация – ФИО, подразделение, должность, список телефонов и адресов электронной почты, факс. При необходимости контактную информацию можно убрать из общего доступа. Существует удобный и быстрый поиск данных по конкретному сотруднику.

Создав список сотрудников, мы можем вернуться в раздел «Организация и проекты» и приступить к назначению сотрудникам перечня предполагаемых задач.

Из списка сотрудников определяется руководитель и исполнитель данной задачи. При этом, для выбранных сотрудников автоматически формируется информационное сообщение со ссылкой на искомую задачу, перейдя по которой можно посмотреть информацию по ней.

Система автоматически фиксирует время реализации поставленной задачи (приступить-завершить). 

В процессе работы предлагается возможность изменения статусов задачи в режиме реального времени (для удобства пользователей статусы уже предусмотрены в системе).

Раздел «Организация и проекты». Используя инструменты, предложенные в данном разделе, возможно:

• создавать наглядную иерархию проектов, задач, документов;
• добавить информационное сообщение (с публикацией в необходимых группах);
• сформировать панель управления, позволяющую:
• самостоятельно определять параметры контроля хода работ;
• отслеживать изменения параметров в удобном графическом режиме, как каждого отдельного проекта, так и портфеля проектов компании в целом.

Для каждого проекта автоматически создается карточка с диаграммой Ганта, задачами, документами и их согласованиями, списком участников, дискуссиями и дополнительными отчетами по ходу проекта (определяемыми пользователем).

Система отчетов построена на таком мощном инструменте, как кубы данных OLAP, что в очередной раз выгодно отличает решение Адванта от других предложений на рынке. Дружелюбный интерфейс настройки отчетов не требует навыков программирования.

Создание стратегических карт. Для создания стратегических карт предлагается многофункциональный инструмент, похожий на MS Visio.
Однако, в отличие от других подобных инструментов, к каждому блоку на карте можно привязать любой объект системы, в том числе уже существующие, а также вновь созданные проекты, задачи, связи, контрагенты, встречи и т.д.

Стратегические карты дают возможность визуально отслеживать в режиме реального времени статусы выполнения работ/этапов, что реализовано с помощью изменения цвета «блока» в случае изменения статуса.

Определение и визуализация цели. Предполагается визуальный образ и полное описание цели или целей организации. 

Цели компании могут видеть все сотрудники, а значит, и оценить глобальность перспектив развития своей компании.

Более детально рассмотрим возможности Адванты. На базе одной организации можно одновременно развернуть несколько функциональных решений:

Управление ресурсами: ведение финансовой информации о проектах, утверждение бюджетных показателей проекта, составление графиков платежей, финансовый анализ. Оперативные данные по проекту могут быть перенесены из других корпоративных систем предприятия (например, 1С, SAP) через интерфейс интеграции API.

Содержит инструменты для автоматизации цикла управления идеями и инновациями. Позволяет настраивать параметры для оценки идей, критерии их выбора, этапы жизненного цикла. Система позволяет сотрудникам обсуждать и классифицировать идеи, экспертам проводить экспертную оценку и мониторинг реализации выбранных проектов.

Стратегическое планирование дает представление о корпоративных целях. Позволяет создавать стратегические планы в произвольных нотациях и связывать их с конкретными проектами.

Управление временем: планирование и отслеживание хода выполнения проектов, организация коммуникаций в проекте и управление документооборотом. Диаграмма Гантта, несколько версий базовых планов, критический путь, табелирование и загрузка ресурсов. Ведение паспорта проекта и отслеживание всей информации о ходе проекта, активностям команды через ленту событий в режиме онлайн.

Управление идеями: Система управления идеями содержит следующие группы бизнес – процессов:

• Планирование инновационной деятельности –включает в себя формирование плана управления инновациями.
• Регистрация и обсуждение идеи – состоит из организации единой точки доступа, регистрации инициативы и первичной оценки инициативы.
• Подготовка и оценка инновационного предложения–включает создание инновационного предложения, экспертную оценку инновационных предложений, организацию заседаний инновационного комитета.
• Внедрение инновационного предложения-перевод инновационных предложений в проекты, управление проектом по внедрению инновации (планирование проекта, обсуждения, управление бюджетом, рисками, поставками и ресурсами проекта), расчет бонусов для инициаторов идей.

Визуализация: возможность визуализации целей, построение бизнес- диаграмм, панель управления на основе KPI.

KPI- ключевые показатели эффективности – показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей.

Анализ и отчетность: предоставление необходимой сводной отчетности для инвестиционного комитета, который будет принимать решение о допуске проекта на следующую стадию рассмотрения.

Управление документами: управление входящей, исходящей и внутренней документацией. Классические средства согласования документов через параллельные и последовательные маршруты, инструменты совместной работы для разработки документов в составе рабочих групп. Планирование деятельности подразделений и контроль поручений.

Интеграция: функционал классического CRM с элементами управления проектами и задачами. Подходит проектным организациям для управления крупными сделками.

Организация доступа: интернет-портал с возможностью хранения документов, организацией онлайн-совещаний, планированием мероприятий, аналогом форумов и живой лентой событий.

Гибкость настройки: гибкая настройка уровней доступа в систему. Разграничение прав по группам. Создание иерархии ответственности в проекте. Личное пространство, сообщения, иконка с фотографией и контактные данные. Простота освоения: Адванта изначально разрабатывается, как система, которой просто пользоваться обычному сотруднику. Доступ к большинству функций в системе находится на расстоянии двух-трех кликов мышью и интуитивно понятен. Скорость работы системы позволяет работать в комфортном режиме.

Лицензирование: существует 3 типа лицензии:

Лицензия Администратора – настройка решения под требования компании, управление правами доступа.

Лицензия Руководителя – предоставляет право делегировать задачи исполнителям.

Лицензия Исполнителя – предоставляет весь остальной функционал системы, за исключением возможностей Администратора и Руководителя.

Оплачиваются только лицензии Администратора и Руководителя. Лицензии Исполнителей предоставляются бесплатно в неограниченном количестве. При покупке любого количества лицензий организация получает весь функционал системы без ограничений.

Стоимость внедрения: стоимость проекта внедрения определяется двумя основными факторами:

• Количеством лицензий для руководителей, имеющих право делегировать задачи другим пользователям (прочие лицензии бесплатно в неограниченном количестве);
• Объемом услуг консалтинга по настройке системы.

Особенности внедрения: Запуск системы в компании происходит за 5-8 недель. Средний проект внедрения базовой функциональности системы длится около 2 месяцев. Дальнейшее развитие решения возможно силами внутренних специалистов компании. Для обслуживания и внедрения нужен только один бизнес-аналитик на 50 % рабочего времени. Система устанавливается на сервере компании или в дата-центре, а клиент работает через интернет-браузер. Необходимое системное ПО Microsoft: Windows Server, IIS, SQL Server.

Аналоги: MS Project, Clarizen, Primavera.

Недостатки: Несмотря на широкие возможности системы пользователи отмечают следующие ее ограничения. В сравнении с Microsoft Project Server в системе нет автоматических процедур оптимизации ресурсов. В сравнении с Oracle Primavera система не поддерживает сложных процедур планирования и оптимизации материальных ресурсов. Разработчик не предоставляет данных по работе системы на крупных проектах с количеством задач в каждом 10000 и выше.