Организация защиты персонала организации от переманивания конкурентами

Проблема кадровой безопасности организации в настоящее время очень актуальна и широко обсуждается в различных источниках информации. В связи с тем, что безопасность персонала не выделяется в качестве особого вида какого-либо вида деятельности, а сотрудники, участвующие в ее осуществлении, находятся в разных структурных подразделениях, у организации могут возникнуть определенные проблемы в отношении функционирования системы безопасности персонала, распределение полномочий между подразделениями и контроль за осуществлением мероприятий по его обеспечению.

Система обеспечения безопасности персонала организации представляет собой комплекс мер по предотвращению негативных воздействий на экономическую безопасность компании за счет рисков и угроз, связанных с персоналом, его интеллектуальным потенциалом и трудовыми отношениями в целом.

Система безопасности персонала, как правило, включает в себя четыре группы мероприятий:

- в сфере подбора персонала;

- в области информационной безопасности;

- при строительных работах с персоналом;

- о применении российского законодательства в системе безопасности персонала.

Деятельность по обеспечению безопасности персонала начинается на этапе отбора кандидатов. При проведении собеседования, прежде всего, обратите внимание на:

- необходимость расходов кандидата на должность и ее соизмеримость с общим доходом на этом рабочем месте;

- деловая репутация кандидата;

- возможность общения кандидата с криминальными структурами;

- обслуживание его родственников в конкурирующих фирмах.

Нет сомнений в том, что проведение последних двух проверок необходимо, но я хотела бы предостеречь работников, проводящих собеседование, - обнаружение этой информации может рассматриваться как дискриминация при приеме на работу. Единственная дополнительная информация, которую можем получить в соответствии с действующим законодательством, это «есть или нет приговор суда о лишении определенного лица определенной должности или участия в определенных действиях»" (подп.1 п.1 ст.84 ТК РФ).

Ст.84 ТК РФ дает ограничения при приеме на работу. "Комментируемая статья предусматривает перечень нарушений правил заключения трудового договора, установленных Трудовой кодекс или иной федеральный закон, исключающий возможность продолжения работы, предусмотренный трудовым договором. К числу нарушений правил заключения трудового договора, повлекших за собой его расторжение, относятся:

1) заключение трудового договора с нарушением приговора суда о лишении работника права выполнять такую работу или занимать такую должность.

Согласно ст.47 УК РФ, лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью состоит в запрещении занимать должности на государственной службе, в органах местного самоуправления либо заниматься определенной профессиональной или иной деятельностью (например, врачебной или иной медицинской, педагогической деятельностью)".

При подготовке к собеседованию рекомендуется предоставить кандидату анкету (для менеджеров одна (расширенная), для работников другая (упрощенная), в которой кандидат указывает информацию о своем образовании, местах работы и т. Д. Согласие на проверку информации, указанной в Анкета, которую вы должны включить в конце анкеты, в противном случае для подтверждения информации требуется отдельное письменное разрешение кандидата.

В связи с тем, что в настоящее время практически все кандидаты уже научились писать резюме, представляя себя с лучшей стороны, необходимо проверить документы или их копии во время первоначального собеседования.

Особое внимание стоит уделить записям в трудовой книжке. Так, например, запись о расторжении трудового договора по п.1 ст.77 ТК РФ (по соглашению сторон) может служить сигналом, что с недобросовестным сотрудником "мирно" расстаются, а, с другой стороны, это может быть скрытая форма увольнения "по сокращению штата". Запись о расторжении трудового договора по п.5 ст.81 ТК РФ может говорить о низкой дисциплине работника, а, с другой стороны, о том, что от данного работник решили избавиться по той или иной причине.

Очень часто на практике встречаются случаи, когда кандидат представляет в резюме информацию, которая не совпадает с фактическими документами (например, названиями должностей, сроками работы, причинами ухода с предыдущей работы), и рекрутер не проверяет эту информацию во время Собеседование и представление этого кандидата руководителю подразделений, который, в свою очередь, уже считает, что все данные проверены и соответствуют тем, которые записаны в резюме. Для того, чтобы такие проблемы возникли, необходимо четко указать порядок отбора кандидатов (Положение об отборе, положения и т. Д.). Кроме того, в этих документах должно быть указано, кто, как и какую информацию о кандидате проводит проверка (кадровая служба или служба безопасности). В крупных организациях, имеющих службу безопасности (далее именуемую Советом безопасности), в нормативных документах необходимо описать процедуру взаимодействия служб при проверке кандидатов, а также включить эту функцию в должностные инструкции сотрудников. участие в этом процессе.

Пример:

Итак, в Положении о подборе персонала крупной компании порядок взаимодействия описывается следующим образом:

«10. Порядок проверки Советом Безопасности

10.1. Сотрудник Совета безопасности, получив копии документов от менеджера по подбору персонала, проверяет следующие области:

- проверка достоверности личной информации, предоставленной кандидатом;

- проверка подлинности документов, представленных кандидатом (паспорт, трудовая книжка, справка об образовании) и правильности записей в этих документах;

- выявление фактов из биографии кандидата, препятствующих его допуску к работе;

- проверка причин увольнения с двух последних работ кандидата

10.2. Сотрудник службы безопасности при получении новой информации в исключительных случаях может провести дополнительную проверку кандидата после его официальной регистрации на работу в группе компаний.

10.3. Сотрудник СБ может потребовать личного собеседования с кандидатом. Менеджер по подбору персонала организует это интервью (координирует дату, время и место).

10.4. После проверки кандидата сотрудник СБ, проводивший проверку, отправляет полученную информацию о кандидате по электронной почте с использованием разработанной формы или в печатном виде лично менеджеру по подбору персонала, который подал документы на проверку в течение 5 рабочих дней с даты отправки информации о кандидатах.

10.5. Менеджер по подбору персонала, основываясь на данных СБ, делает отметку в анкете кандидата о положительном или отрицательном результате проверки СБ, сообщает о результатах проверки руководителю структурного подразделения, подавшему заявление по телефону, и, дополнительно по электронной почте в течение одного рабочего дня после получения информации от сотрудников СБ.

Если результат экзаменационной комиссии отрицательный, кандидат получает отказ предоставить работу в течение двух рабочих дней, отказ не должен указывать на то, что кандидат не был удовлетворен результатами проверки СБ.

В случае отрицательного результата проверки кандидата руководитель структурного подразделения, представившего заявление, имеет право по согласованию с руководителем службы безопасности и контроля подать петицию на имя вышестоящего руководства о приеме кандидата на работу. , В этом случае управляющий берет на себя финансовую ответственность в той же степени, что и лицо, на которое ему доверено и на которого он претендует. Оригинал заявки хранится в ОК вместе с личной информацией о сотруднике. Копия ходатайства, поданного сотруднику начальником отдела, хранится в Совете безопасности.

Важным моментом после принятия решения о найме является определение уровня доступа к информации, необходимой для работы.

В стандартной схеме принцип доступа следующий: чем выше позиция, тем выше уровень доступа.

При подаче заявки на работу в служебной записке о предоставлении доступа к информации руководитель структурного подразделения, в котором планируется использовать нового сотрудника, указывает необходимый доступ к программам и папкам.

Чтобы снизить риски, связанные с работой, перед приемом на работу, перед подписанием трудового договора кандидат должен ознакомиться с утвержденными местными правилами организации (Положения о структурном подразделении и должностной инструкции, Положения о коммерческой тайне, Правила охраны труда и т. Д.). .) регулируя свою работу. В идеале может быть утвержден документ, в котором будет четко указано, что разрешено и что запрещено при работе в организации.

Пример:

Положение о рабочем месте сотрудников компании одной из групп компаний гласит:

«2. Условия использования рабочего места

2.1. Не допускается хранение юридических документов (учредительных, уставных, свидетельств о правах собственности, протоколов собраний учредителей, лицензий, проектной и бухгалтерской документации на объекты недвижимости, договоров купли-продажи).

2.2. Хранение оригиналов или заверенных копий документов разрешается только сшивать в папки, которые следует хранить в специальном хранилище.

2.3. Не разрешается хранить распечатки внутренних корпоративных документов из информационных систем, таких как MS Outlook, TD, 1C: Archive и т. Д., Как на настольных компьютерах, так и в ящиках, а также в сейфах и шкафах.

2.4. Исключение составляют распечатки документов, подготовленных к встрече; в конце встречи распечатки уничтожаются.

2.5. Не оставляйте монитор включенным, при отсутствии работника на рабочем месте блокировка должна быть включена.

2.6. Категорически запрещается использовать компьютер для запуска игровых программ или просмотра видео.

2.7. Не разрешается работать под вымышленным именем в Интернете. "

Одной из самых больших проблем коммерческой организации является сохранение баз данных. Наиболее распространенная ситуация - когда менеджер по продажам обращается в конкурирующую организацию с клиентской базой. К сожалению, практически невозможно устоять перед копированием баз данных клиентов. Еще хуже то, что существует ситуация, когда сотрудник, «разозленный» в организации, уничтожает базу данных, программы или папки организации, то есть занимается саботажем. Способы защиты организации от таких случаев могут включать:

- резервное копирование (с определенной периодичностью) информации;

- установление допуска к изменению информации;

- защита информации от удаления;

- контроль передаваемой информации.

Особое внимание следует уделить хранению информации на бумаге. Организация должна быть определена: лицо, ответственное за ведение и хранение информации, место для хранения документов. В небольших организациях за хранение и хранение документов обычно отвечает секретарь, в крупных компаниях - структурное подразделение, например, отдел поддержки документации. В крупной организации механизм хранения документов должен быть указан в правилах или положениях.

Пример:

Выдержка из Положения о хранении документов на бумаге:

«4. Хранение служебной информации (внутреннего пользования) на бумаге. Документы для внутреннего использования хранятся только в папках. Папки должны указывать характер информации, хранящейся в ней. Документы в папках организованы для удобства пользователей.

Папки следует хранить в сейфах и шкафах. Нормальное положение сейфов и шкафов закрыто. Шкафы (сейфы) открываются на время, необходимое для принятия или сдачи документов.

Ответственность за сохранность документов вне сейфов и шкафов, а также за папки в сейфах и шкафах после получения ключей от оперативного дежурного сотрудника несут должностные лица, работающие с документами. Общая ответственность за организацию хранения и хранения документов лежит на главе юридического лица.

Ответственность за сохранность информации в сейфах и шкафах после передачи ключей оперативному дежурному сотруднику лежит на оперативном дежурстве и защите смены дежурства.

Уставы, свидетельства о регистрации юридических лиц, лицензии и другая аналогичная документация хранятся отдельно в установленном порядке. "

Одним из наиболее эффективных способов предотвращения проблем, связанных с безопасностью персонала, является проведение аутрич-работы с персоналом, установление доверительных отношений с сотрудниками и своевременное получение от них информации о возможных проблемах их коллег. Правильное поведение сотрудников обычно фиксируется в корпоративных стандартах.

Пример:

Выдержка из Меморандума об основных принципах безопасности группы компаний:

«Руководители и работники организаций обязаны немедленно отчитываться перед своими руководителями и в Совете безопасности:

попытки подкупа;

о попытках получить коммерческую информацию об организациях;

9.3. о возникновении или возможных негативных воздействиях правоохранительных органов, служб безопасности конкурентов или представителей организованных преступных групп. "

Современное российское законодательство предусматривает механизмы снижения рисков организации. Однако не все применимые законы применяются правильно.

Как упоминалось ранее, до подачи заявки на работу, до подписания трудового договора, кандидат должен быть ознакомлен с применимыми местными и нормативными актами. Почти во всех заключенных трудовых договорах есть пункт со словами «работник обязан хранить коммерческую тайну». В отсутствие «Положения о коммерческой тайне» на вопрос, какая информация представляет собой коммерческую тайну организации, менеджеры обычно начинают объяснять, что это размер заработной платы, структура организации и тому подобное. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (ред. от 24.07.2008) в ст. 5 дает четкие разъяснение о том, что не является коммерческой тайной, и, например, размер заработной платы не может служить коммерческой тайной. Иное трактование закона особенно в случае применения к сотрудникам мер дисциплинарного характера, например, за разглашение уровня своей заработной платы, может привести к плачевным последствиям. Наоборот, четко прописанный в "Положении о коммерческой тайне" перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, позволит существенно снизить риски организации и отстоять ее интересы в суде.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 27.07.2010) определяет механизм получения, использования и хранения персональных данных сотрудников.

Есть две крайности:

- со всеми сотрудниками организации подписаны обязательства о неразглашении персональных данных;

- обязательства по неразглашению персональных данных не подписаны ни одним из сотрудников, ответственных за это.

Понятно, что первый и второй подходы не верны. Для устранения рисков вам необходимо:

- утвердить Положение о защите персональных данных работников;

- подписывать сотрудников с членами сотрудников, которым разрешено обрабатывать, передавать и хранить персональные данные, не разглашать персональные данные. Важной мерой обеспечения безопасности персонала является заключение договоров об ответственности работников. Несмотря на то, что условия заключения этого вида договора изложены в гл. 39 Трудового кодекса Российской Федерации, во многих организациях соглашения о полной материальной ответственности заключаются со всеми принятыми работниками, а не только с теми, кто непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценности или иное имущество. Такой подход является неграмотным и сопряжен с судебными издержками. Законодательством предусмотрен четкий список должностных лиц, с которыми заключается договор о материальной ответственности. Кроме того, важно не забывать, что как трудовой договор, так и договор о полной ответственности составлены в двух экземплярах. В копии договора, хранящейся у работодателя, работник должен указать, что он получил этот документ.

В заключение я хотела бы сказать, что вы можно написать много разных документов, контролировать процессы и процедуры, происходящие в организации, но никакие события не приведут к желаемому эффекту и не обеспечат безопасность персонала организации, если сотрудники организации не мотивирован работать в этой организации на длительный срок!