Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Нормы делового этикета для проведения совещания

Деловой этикет – это общепринятые правила и нормы поведения принятые в бизнес-среде, регламентирующие нормы делового общения. Само слово «этикет» французского происхождения, появилось в 17-18 веках.

Правила этикета регулярно менялись параллельно с развитием общества, учитывая все потребности и особенности.

Ранее деловой этикет ассоциировали с правилами поведения на балах, светских мероприятиях. В данным момент деловой этикет подразумевает правила коммуникации с партнерами, сотрудниками, клиентами и т.д. Коммуникация может быть, как при личной встрече, так и в телефонном разговоре.

Общая характеристика служебных совещаний

В предпринимательской деятельности распространены служебные совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения вопросов. Такие решения являются более результативными, чем решения, принятые узким кругом управленцев. Служебные совещания проводятся, чтобы обеспечить дискуссию и прийти к общему решению, учитывая разнообразные мнения.

Иначе говоря, совещания – полезный инструмент для решения стратегических и срочных проблем организации. Не всегда совещания проходят по плану, часто они не несут никакого смысла и превращаются в препирания и ругань сторон.

Результативность совещания зависит от качества его организации, значительную долю результативности составляет этика делового общения среди участников. Зарождающийся конфликт сторон на совещании можно минимизировать или свести к нулю с помощью правил этикета. Тогда, совещание пройдет более успешно.

Целью каждого совещания является получение планового и оперативного ответа на повестку дня и подписать протокол совещания, закрепив решение вопросов по каждому пункту. Поэтому предварительная подготовка к совещанию, тщательная проработка деталей, приглашение заинтересованных сотрудников – залог успеха предстоящего совещания.

К обязательным требованиям, позволяющим сделать служебные совещания инструментом создания команды единомышленников, относятся:

Регулярность;
Обсуждение стратегических и оперативных вопросов;
Урегулирование корпоративных отношений;
Руководитель должен понимать, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль делового общения.

Служебные совещания могут нести негативные последствия, если их будут проводить чрезмерно часто и долго. Поэтому руководителям, проводящим совещания, нужно руководствоваться общими принципами организации совещаний:

в организационной деятельности нет мелочей;
техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;
должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

Чтобы избежать снижение интереса к предлагаемой проблеме, формулировка цели совещания должна краткой с конкретными формулировками. Ведущий совещания должен придерживаться дипломатического или авторитарного стиля ведения.

Классификация служебных совещаний

Служебные совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:

По периодичности проведения:

разовые;
регулярные;
периодические;

По количеству частников:

узкий состав (до пяти человек);
расширенные (до двадцати человек);
представительные (свыше двадцати человек);

По степени стабильности состава участников совещания:

с фиксированным составом;
с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;
комбинированные;

По принадлежности общественных организаций:

административные;
научные и научно-технические;
объединенные;

По масштабу привлечения участников:

международные;
республиканские, отраслевые;
региональные;
областные;
городские;
районные;
внутренние;

По месту проведения:

местные;
выездные;
по назначению:
вырабатывающие и принимающие решения.

Правила подготовки к совещаниям

Организацией совещаний занимается секретарь совместно с руководителем. Поэтому знать правила делового этикета, которые помогают организовать совещание по всем деловым нормам, нужно обязательно.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости проведения служебного совещания, формулировки задач, которые требуют решения.

Рекомендуется выполнить несколько этапов подготовительных работ:

Рассылка проектов решений в поставленных вопросах специалистам, чтобы получить заключение от них к уставленному сроку.
Обработка полученных заключений и проработка вопроса о необходимости проведения совещания.
Если мнения специалистов не сводится к одному из предложенных вариантов решения, то совещание признается целесообразным.
Определение повестки дня и состав участников совещания.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить:

тему предстоящего совещания и содержание поставленных проблем;
условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания;
кто и какую подготовительную работу должен проводить.

Эффективность служебного совещания определяется подбором его участников. Участниками совещания должны быть те специалисты, которые заинтересованы и компетентны в поставленных вопросах. Наиболее компетентными участниками могут являться не только первые лица организационной структуры, но и неруководящие сотрудники. Не следует приглашать на совещание слишком много сотрудников для массовки. Количество участников совещания должно соответствовать количеству тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса.

Необходимо заранее определить день и время проведения совещания, чтобы участники могли спланировать свое рабочее время и подготовиться к совещанию. Лучшим днем для проведения совещания считается среда или четверг. Рекомендуется проводить совещания в первой половине дня.

Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

Совещание лучше проводить в специально оборудованных помещениях, за столом, где каждый сотрудник хорошо видит всех остальных. Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, температуру и влажность воздуха и т.д.

Последним этапом подготовки к совещанию является подготовка участников совещания (каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания).

Оптимальная продолжительность совещания – не более часа, если по определенным обстоятельствам совещание затягивается, то нужно сделать 10-15 минутный перерыв.

Правила рассадки за столом

Сейчас практически в каждой фирме существует зал (комната) для переговоров, иногда ее еще называют переговорная. Только на молодых фирмах, где пока мало помещений, встреча может проходить в кабинете руководителя. Если стол прямоугольный, то в торцах стола – подносы, на которых стоят стаканы или фужеры, готовые для наполнения.

Если стол для переговоров прямоугольный, то рассадка производится следующим образом: первый вариант – руководители сидят в центре длинной стороны стола друг напротив друга. Если присутствуют переводчики, то они сидят у левого плеча своего руководителя. Остальные участники переговоров распределяются так: первый заместитель – справа от руководителя, второе лицо – по левую руку, третье лицо – справа, и т. п. Это международное правило: нечетные – справа, четные – слева. Таким образом соблюдается субординация.

Второй вариант рассадки за прямоугольным столом: переводчики сидят в одном торце стола рядом друг с другом. Рядом с ними за длинной стороной стола сидят руководители. Рядом с руководителями – остальные участники переговоров по нисходящей, т.е. так: руководитель, затем – первый заместитель, затем – второй и т.п.

Если же стол для переговоров круглый, то рассаживают руководителей друг напротив друга, а сотрудников – нечетные – справа, четные – слева по нисходящей. Так, руководитель сидит за столом, справа – первый заместитель, слева – второй, рядом с первым – третий, рядом со вторым – четвертый и т.д. Если, по договоренности сторон, предполагается запись переговоров, то лицо, осуществляющее запись (секретарь, стенографистка), сидит за отдельным столиком или же в самом конце прямоугольного стола. Когда переговорная полностью готова к приему делегации, остается одно – повесить на двери табличку «Идут переговоры».

Правила проведения совещаний

Для повышения эффективности общения во время проведения совещания стоит придерживаться определенных правил:

Знать предмет разговора: точно сформулируйте какого результата хотите достичь, сообщите эту цель всем, кто будет принимать участие в совещании.
Настаивайте на письменной повестке дня: без письменной повестки дня совещания часто превращаются в расплывчатые дебаты и упускаются ключевые моменты.
Ограничьте свое участие в совещаниях: присутствуйте на тех совещаниях, где вам действительно необходимо быть.
Поддерживайте интерес участников совещания: проводя совещание, разнообразьте формат, темп и стиль выступлений.
Ваши выступления должны быть краткими: не поддавайтесь искушению поговорить о нерабочих моментах.
Заканчивайте планом действий.

Правила завершения совещаний

Подведение итогов – важнейшая часть совещания. Однако, именно эта часть часто бывает «скомканной» по причине того, что большинство сотрудников устали или торопятся вернуться к своим текущим рабочим вопросам. Поэтому к концу совещания стоит постараться разрядить обстановку, иначе будут потеряны хорошие идеи и действия.

Сконцентрировав внимание участников совещания, необходимо провести следующие действия:

Резюмировать итоги обсуждения;
Озвучить принятые решения и намеченные меры;
Фиксировать, кто и что будет выполнять в соответствии с принятыми решениями;
Поблагодарить участников и призвать к продолжению интеллектуальной работы над обозначенной проблемой.

После окончания заседания следует период, в котором осуществляется анализ результатов совещания, рассылка протокола результатов, контроль выполнения решений, внесение коррективов и дополнений.

Оценив итоги совещания, можно сделать вывод о его эффективности. Так, причинами низкой эффективности совещания могут быть:

• недостаточная подготовка совещания, слабая организация;

• неоптимальный состав участников;

• низкая заинтересованность участвовавших в обсуждении и решении проблемы;

• неразрешенный конфликт интересов участвовавших сторон;

• нечеткая формулировка проблем, предложенных к обсуждению;

• хаотичный и малопродуктивный ход обсуждения;

• поиск причин и виновных в проблеме преобладал над поиском конструктивных решений;

• нечетко оформлено распределение обязанностей и ответственности за выполнение коллективных решений и пр.

Постоянная работа руководителя над проведением совещаний является надежным способом повышения эффективности совещательного процесса.

Заключение

Подводя итог, могу отметить актуальность подбора хорошего руководителя, который способен правильно распределить рабочее время каждого сотрудника организации, способен ясно, быстро и кратко доводить информацию до своих подчиненных, получать необходимые сведения от них, принимать правильные решения даже в напряженной ситуации.

В подготовке к проведению совещания важно иметь четкость и системность. Совещание является сложным процессом, при проведении которого необходимо учитывать психологические закономерности и правила.

Необходимо продуктивно использовать каждую минуту рабочего времени.

Список используемой литературы

А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г.Коновалова Этика деловых отношений – М.: ИНФРА – 2009.
В.Е. Николайчук Маркетинг и менеджмент услуг Деловой сервис Издание 1-ое Издательство «Питер» 2008.
https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/delovoi-etiket-kak-vesti-sebia-na-sovescanii-5d56cf14bd639600addde1b9
https://studme.org/64155/menedzhment/provedenie_soveschaniya
https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9_%D1%8D%D1%82%D0%B8%D0%BA%D0%B5%D1%82